29 Ngoài ra , để có số liệu đối chiếu , kiểm tra với kế toán tổng hợp kế toán NVL phải tổng hợp số liệu trên các sổ(thẻ) kế toán chi tiết NVL vào “ Bảng tổng hợp nhập , xuất , tồn kho vật liệu”. Bảng Tổng Hợp Nhập – Xuất – Tồn Kho Vật Liệu Tồn đầu kỳ Nhập trong kỳ Xuất trong kỳ Tồn cuối kỳ Nhóm vật liệu Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Lượng Tiền Tổng cộng Cách phân công ghi chép giữa kho và phòng kế toán theo phương pháp này làm cho việc ghi chép đơn giản và thuận lợi cho công tác kiểm tra , đối chiếu số liệu. Nhưng số liệu ghi chép bị trùng lặp ở chỉ tiêu số lượng , nếu có doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật liệu thì khối lượng các sổ, thẻ sẽ lớn gây khó khăn cho việc lưu trữ , bảo quản. Việc kiểm tra , đối chiếu chủ yếu ti ến hành vào cuối tháng , do đó hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. Vì thế phương pháp này phù hợp với những doanh nghiệp ít chủng loại vật liệu , khối lượng các nghiệp vụ nhập , xuất ít và trình độ chuyên môn của cán bộ kế toán còn hạn chế. Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Theo phương pháp thẻ song song Ghi chú: Ghi hàng ngày Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho Thẻ kho Sổ kế toán chi tiết NVL Bảng TH nhập, xuất, tồn kho vật liệu Sổ kế toán TH về NVL 30 Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.2. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển Ngay tiêu đề của phương pháp đã cho thấy để kế toán chi tiết NVL theo phương pháp cần sử dụng sổ đối chiếu luân chuyển . Nhưng để có số liệu ghi chép vào sổ này , kế toán phải lập bảng kê nhập và bảng kê xuất trên cơ sở các chứng từ nhập và xuất , sau đó số liệu được tậ p hợp vào bảng luỹ kế nhập và bảng luỹ kế xuất . BẢNG KÊ NHẬP (XUẤT ) Tháng Chứng từ Số Ngày Tên vật liệu Diễn giải Đơn vị tính Đơn giá Số lượng Thành tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 BẢNG LUỸ KẾ NHẬP (XUẤT ) Tháng Nhập (xuất) trong tháng Nhóm vật liệu Tồn kho đầu tháng Từ ngày….đến ngày…. Từ ngày…. đến ngày…. …. Cộng Theo phương pháp này , công việc giữa kho và phòng kế toán diễn ra như sau: - Tại kho : Giống như phương pháp thẻ song song , thủ kho mở thẻ kho để theo dõi tình hình biến động từng thứ NVL theo số lượng 31 - Tại phòng kế toán : Định kỳ sau khi nhận được chứng từ nhập , xuất kho của thủ kho , kế toán kiểm tra và mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép về số lượng và giá trị của từng thứ vật liệu ở từng kho. Sổ đối chiếu luân chuyển không ghi theo từng chứng từ , xuất kho mà chỉ ghi một lần vào cuối tháng , mỗi danh điểm vật liệu ghi m ột dòng. Sổ đối chiếu luân chuyển SD đ ầ u T1 Luân chuyển tháng 1 SD đ ầ u tháng 2 Luân chuyển tháng 2 … SL TT Nhập Xuất SL TT Nhập Xuất Số danh điểm Tên vật tư Đ V T Giá HT SL TT SL TT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 + Các cột 1,2 và 3 được lấy từ sổ danh điểm vật liệu mà doanh nghiệp lập. + Cột 4 ghi giá hạch toán trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán để ghi chép . + Cột 5 và 6 lấy số liệu tồn cuối kỳ trên báo cáo nhập, xuất , tồn của kỳ trước . + Các cột còn lại lấy số liệu từ bảng kê chuyển vào Cuối tháng , kế toán tiến hành kiểm tra , đối chiế u giữa số lượng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với số liệu trên thẻ kho của thủ kho và đối chiếu số tiền của từng loại vật liệu trên bảng tổng hợp nhập , xuất , tồn với số liệu trên sổ kế toán tổng hợp. Nhìn chung phương pháp này cũng đơn giản , dễ làm và khối lượng ghi chép giảm nhẹ hơn so vớ i phương pháp thẻ song song , tuy nhiên vẫn có sự trùng lặp về chỉ tiêu số lượng , số liệu cung cấp chưa kịp thời do công việc bị dồn vào cuối tháng . Sơ đồ kế toán chi tiết nguyên vật liệu Theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển 32 2.3. Phương pháp sổ số dư Khác với hai phương pháp trên , phương pháp này yêu cầu phòng kế toántheo dõi và phản ánh từng thứ vật liệu về chỉ tiêu giá trị còn thủ kho vẫn quản lý về số lượng . - Tại kho : hàng ngày hoặc định kỳ sau khi thẻ kho xong , thủ kho tập hợp toàn bộ chứng từ nhập , xuất kho phát sinh trong ngày , trong kỳ và phân loại theo từng nhóm như quy định , sau đó lập một bản chứng từ nhập và một bản chứng từ xuất . Phiếu giao nhận chứng từ nhập ( xuất ) kho Từ ngày đến ngày tháng năm Nhập (xuất) Nhóm vật liệu Số lượng CT Số hiệu CT Thành tiền Ký nhận Tổng cộng Phiếu N.K Bảng kê N Bảng LKN Thẻ kho Phiếu X.K Bảng kê X Bảng LKX Sổ đối chiếu luân chuyển Báo cáo TH nhập, xuất, tồn Sổ kế toán TH về NVL 33 Thủ kho phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu trong phiếu rồi giao cho kế toán kèm theo phiếu nhập kho và phiếu xuất kho . Cuối tháng căn cứ vào số tồn kho ghi vào sổ số dư (cột số lượng ), sau đó chuyển trả cho kế toán Sổ số dư là một loại sổ do kế toán mở cho từng kho , sử dụng cho cả năm , cuối mỗi tháng giao thủ kho ghi một lần . Thông qua đó kế toán kiểm tra và tính thành tiền . Sổ số dư vật liệu SD ĐN SD cuối T1 SD cuối T2 Nhóm vật liệu ĐV T Đơn giá Định mức dự trữ SL TT SL TT SL TT … Cộng - Tại phòng kế toán : khi nhận được các chứng từ nhập , xuất và phiếu giao nhận chứng do nhân viên phụ trách kho chuyển lên , kế toán NVL lập bảng luỹ kế nhập , luỹ kế xuất như ở phương pháp trên cho từng kho để ghi chép tình hình nhập , xuất vật liệu hàng ngày hoặc định kỳ theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng , khi sổ số dư đã được thủ kho chuyển lên , kế toán căn cứ vào số lượng tồn kho mà thủ quỹ đã ghi vào đơn giá từng thứ vật liệu tính ra thành tiền vào cột số tiền . Số liệu trên cột số tiền của sổ số dư sẽ phải đối chiếu với số tồn kho trên bảng tổng hợp nhập , xuất ,tồn và số liệu kế toán tổng hợp. Theo phương pháp này, khối lượng ghi chép hàng ngày đã giảm nhẹ đáng kể , không có sự trùng lặp về công việc giữa kế toán và thủ kho nhưng việc tìm ra sai xót để sửa chữa sẽ khó khăn . Các doanh nghiệp có khối lượng ngiệp vụ nhập , xuất nhiều , chủng loại vật liệu đa dạng , quản lý theo danh điểm và sử dụng giá hạch toán nên sử dụng 34 phương pháp này , nhưng đòi hỏi trình độ cán bộ kế toán trong doanh nghiệp tương đối cao. Sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu Theo phương pháp sổ số dư Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra VI . HỆ THỐNG SỔ SỬ DỤNG TRONG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU Ở DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT 1.Hình thức Nhật ký – Sổ cái Hình thức Nhật ký – Sổ cái trong hạch toán NVL sử dụng duy nhất một quyển sổ tổng hợp là sổ Nhật ký –Sổ cái , ngoài ra còn có các sổ thẻ kế toán chi tiết NVL. Nhật lý – Sổ cái là một quyển sổ gồm hai phần : phần Nhật ký ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian và tập hợp riêng cho từng đối tượng ở phần Sổ cái . NHẬT KÝ – SỔ CÁI Phiếu N.K Phiếu GNCTN Bảng LKN Thẻ kho Phiếu X.K Phiếu GNCTX Bảng LKX Báo cáo TH nhập, xuất, tồn Sổ kế toán TH về NVL Sổ số dư 35 Chứng từ TK 152 TK 153 TK 621 TK 627 TK 641 TK 642 Số TT NT ghi sổ SH NT Diễn giải Số phát sinh Hàng ngày , căn cứ vào các phiếu nhập kho , xuất kho NVL và các chứng từ có liên quan , kế toán NVL tiến hành ghi vào Nhật ký- Sổ cái (của tài khoản 152,621,641 ) theo trình tự thời gian . Cuối tháng , khoá sổ và tiến hành tổng hợp số vật liệu trên Nhật ký – Sổ cái để đối chiếu số liệu với bộ phận kế toán chi tiết . Về nguyên tắc , số phát sinh Nợ và số dư cuối kỳ của các tài khoản 152, 641,627 phải khớp đúng số liệu trên báo cáo tổng hợp nhập , xuất , tồn kho vật liệu . Từ đó tiến hành lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính khi kết thúc niên độ kế toán . Sơ đồ trình tự kế toán chi tiết nguyên vật liệu Theo hình thức Nhật ký – Sổ cái Chứng từ nhập, xuất NVL Nhật ký - Sổ cái Báo cáo tài chính Bảng tổng hợp CT , nhậ p xuất NVL Bảng TH nhập, xuất, tồn kho NVL Sổ (thẻ) kế toán chi tiết NVL . 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 + Các cột 1,2 và 3 được lấy từ sổ danh điểm vật liệu mà doanh nghiệp lập. + Cột 4 ghi giá hạch toán trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán. tiết nguyên vật liệu Theo phương pháp sổ số dư Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra VI . HỆ THỐNG SỔ SỬ DỤNG TRONG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU. lượng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với số liệu trên thẻ kho của thủ kho và đối chiếu số tiền của từng loại vật liệu trên bảng tổng hợp nhập , xuất , tồn với số liệu trên sổ kế toán