50 - Ban Tài chính ở các Xí nghiệp thành viên : Làm nhiệm vụ hạch toán tổng hợp , chi tiết thu thập chứng từ , kiểm tra phân loại chứng từ và tính giá thành sản phẩm , cấp phát tiền lương cho Cán bộ , công nhân viên cuối các quý lập báo cáo kế toán lên Công ty . Sơ Đồ 09 : Tổ Chức Lao Động Kế Toán Và Phần Hành Kế Toán *Chức năng , nhiệm vụ của từng người - Trưởng ban tài chính : Kế toán tổng hợp , có nhiệm vụ kiểm tra , tính toán xác định kết quả sản xuất kinh doanh , lập báo cáo kế toán - Kế toán tiền mặt và quỹ tiền mặt : Chuyên theo dõi tình hình tăng , giảm về tiền mặt tại Xí nghiệp. - Kế toán tìa sản cố định và vật tư , nguyên vật liệu : + Kế toán tài sản cố định : Theo dõi tình hình biến động của tài sản cố định tiến hành trích khấu hao c ơ bản và kế hoạch sưa chữa lớn hàng tháng , hàng kỳ PHÒNG KẾ TOÁN TÀI CHÍNH CỦA CÔNG TY BAN TÀI CHÍNH XÍ NGHIỆP THÀNH VIÊN Kê toán tổng hợp (do trưởng ban tài chính của xí nghiệp kiêm nghiệp Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm Kế toán thanh toán công nợ tiền lương và BHXH, BHYT, KPCĐ Kế toán TSCĐ và vật tư nguyên vật liệu Kế toán tiền mặt và quỹ tiền mặt 51 + Kế toán vật tư và nguyên vật liệu : Theo dõi tình hình xuất , nhập , tồn kho NVL. - Kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm : Có nhiệm vụ tập hợp chi phí phát sinh trong kỳ, xác định sản phẩm dở dang cuối kỳ và tính giá thành sản phẩm. - Kế toán thanh toán công nợ và tiền lương, BHXH , BHYT , KPCĐ : Chuyên theo dõi tình hình thanh toán công nợ đối với khách hàng và nội bộ đối với Công ty. Thanh toán và theo dõi Chi phí tiền lương và các khoản khác khấu trừ vào lương c ũng như các loại thưởng khác. Ngoài nhiệm vụ trên , từng đông chí có trách nhiệm theo dõi , kiểm tra , đôn đốc các phần việc tương ứng . 2. Đặc điểm tổ chức hạch toán kế toán và bộ sổ kế toán tại Xí nghiệp 22- Công ty 22- BQP * Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản náh nghiệp vụkinh tế Tài chính phát sinh hoàn thành. Căn cứ vào hệ thống chứng từ Kế toán do Bộ tài chính ban hành , chứng từ của Xí nghiệp 22 bao gồm nội dung chủ yếu sau: 1. Tên và số hiệu của chứng từ 2. Ngày, tháng, năm lập chứng từ 3. Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứ ng từ 4. Nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh 5. Số lương , đơn giá và số tiền của nghiệp vụ tài chính ghi bằng sổ ; Tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng đểthu chi tiền bằng số và bằng chữ. *Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán : Tài khoản kế toán dùng để phân loại , hệ thống hoá các nghiệp vụ kinh tế , Tài chính theo nội dung kinh tế . Hệ thống tài khoản kế toán là bảng 52 kê các tài khoản kế toán dùng cho dơn vị kế toán của Xí nghiệp 22 được áp dụng thống nhất theo quy định của Bộ tài chính. *Tổ chức vận dụng hê thống sổ sách kế toán bao gồm: - Chứng từ ghi sổ - Báo cáo quỹ - Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ - Sổ chi tiết các tài khoản - Bảng cân đối phát sinh các tài khoản *Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán: - Bảng cân đối kế toán - Kết quả hoạt động SXKD - Tình hình tăng giảm TSCĐ và hao mòn TSCĐ ( mẫu B01 /QT-DN) - Bảng kê chi tiết tăng , giảm TSCĐ - Tình hình tăng giảm TSCĐ và vốn kinh doanh ( mẫu BO4/ QT- DN) - Báo cáo tình hình quân số và thu nhập - Báo cáo tình hình sử dụng nguồn vốn khấu hao cơ bản - Thuyết minh báo cáo Tài chính (mẫu B09 / QT – DN) - Lưu chuyển tiền tệ - Báo cáo thu nộp BHXH - Báo cáo quyết toán chi BHXH - Báo cáo thu nộp BHYT - Báo cáo chi tiế t tiêu thụ sản phẩm Để phù hợp với tình hình thực tế và nâng cao hiệu quả công tác kế toán từ ngày 01 tháng 01 năm 1995 Xí nghiệp áp dụng chế độ kế toán mới , hạch toán trên hệ thống tài khoản kế toán ban hành theo quyết định số 1205 của Bộ trưởng Bộ tài chính. 3. Đội ngũ lao động trong đơn vị , mức lương cơ bản của từng bộ phận. a. Quân số đến ngày 31 / 12 / 2005 53 Tổng số : 353 người Trong đó : Biên chế : 168 người Hợp đồng dài hạn : 163 người Hợp đồng ngắn hạn : 22 người b . Tiền lương Tổng thu nhập : 4.997.859.329 đồng , bằng 101,4% so với kế hoạch năm (4.928.820.000 đồng ), và bằng 100, 47% so với năm trước (4.974.348.838 đồng) Trong đó : + Quỹ lương : 4.417.651.129 đồng + Tiền ăn ca : 400.225.000 đồng + Quỹ phúc lợi : 179.983.20 đồng Thu nhập bình quân : 1.239.548 đồng , bằng 109, 45% so v ới kế hoạch năm (1.132.500 đồng) , bằng 110,04% so với năm trước (1.126.437 đồng) + Từ lương , thưởng : 1.095.648 đồng + Từ ăn ca : 99.262 đồng + Thu nhập khác ( quỹ phúc lợi ) : 44.639 đồng III. THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT LIỆU TẠI XÍ NGHIỆP 22- CÔNG TY 22- BQP 1. Đặc điểm vật liệu tại Xí nghiệp 22- Công ty 22-BQP Xí nghiệp 22- Công ty 22- BQP là một công ty có quy mô sản xuất lớn, sản phẩm sản xuất ra thuộc nhóm hàng Công nghiệp thực phẩm . Do đó , NVL của Xí nghiệp chủ yếu là những sản phẩm của ngành Công nghiệp chế biến , nông nghiệp Những loại NVL này có đặc điểm là rất dễ bị hư hỏng , kém phẩm chất do tác động của các y ếu tố môi trường như : ánh sáng , nhiệt độ , độ ẩm nên rất khó bảo quản , đòi hỏi yêu cầu quản lý cao. Tuy các sản phẩm chủ yếu của Xí nghiệp là bánh , lương khô nhưng chủng loại rất đa dạng . Mỗi loại lại có những nhu cầu NVL khác cho sản xuất 54 . Do vậy NVL của Xí nghiệp không chỉ nhiều mà còn phong phú , trong đó chiếm chủ yếu là các loại bột , đường sữa . Ngoài ra , còn có các NVL phụ gồm tinh dầu , bột hoa quả , các loại phẩm mầu , các loại dung dịch axít cùng với hàng trăm thứ bao bì , nhiên liệu trong mỗi loại lại có các tiểu loại khác nhau. 2. Kế toán vật liệu tại Xí nghiệp 22- Công ty 22- BQP a.Các chứng từ sử dụng trong hạch toán ban đầu tại Xí nghiệp 22 Chứng từ phản ánh tăng nguyên vật liệu Tại Xí nghiệp 22 , nguyên vật liệu được phản ánh tăng trong nhiều trường hợp , có thể tăng do mua ngoài , do gia công chế biến hay phát hiện thừa trong kiểm kê và cả những phế liệu thu hồi sau sản xuất Với mỗi trường hợp Xí nghiệp sử dụng các chứng từ khác nhau để ghi chép vào sổ sách kế toán . Nhưng nhìn chung để phản ánh tăng nguyên vật liệu , kế toán c ủa Xí nghiệp sử dụng các chứng từ sau: - Hoá đơn GTGT ( Biểu 01) - Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( Biểu 02) - Phiếu nhập kho ( Biểu 03 ) - Biên bản nhập kê vật tư , hàng hoá tồn kho. - Giấy thông báo thuế ( sử dụng khi Công ty nhập khẩu nguyên vật liệu) Để thanh toán cho các nguồn mua NVL xí nghiệp có thể trả bằng tiền mặt , tiền gửi ngân hàng , bằng tiền tạm ứng ho ặc trả chậm hay đối trừ công nợ . Vì thế các chứng từ thường sử dụng trong thanh toán của xí nghiệp là : - Phiếu chi ( Biểu 05) - Giấy thanh toán tạm ứng (Biểu 04) * Hoá đơn GTGT Sau khi hoạch định được nhu cầu vật tư cho sản xuất , đối chiếu với thực tế NVL tại kho , nếu có nhu cầu cần phải mua thêm một loại NVL nào đó , 55 phòng Kế hoạch – Vật tư sẽ xác định số lượng , chủng loại , quy cách phẩm chất và giao cho cán bộ vật tư đi ký kết hợp đồng với nhà cung cấp hoặc thu mua trên thị trường . Khi nhận được “ hoá đơn GTGT ” của bên cung cấp , Phòng Kế hoạch – Vật tư sẽ đối chiếu với “ Hợp đồng ” để tiến hành kiểm nghiệm NVL nhập kho. * Biên bản kiểm nghiệm vậ t tư Tuỳ theo từng hợp đồng cung cấp mà NVL mua về có thể được giao nhận tại kho Xí nghiệp hoặc tại nơi cung cấp . Vật liệu mua về do phòng Kỹ thuật kiểm tra mọi tiêu chuẩn về quy cách , chất lượng , chủng loại trước khi nhập kho . Xí nghiệp sẽ lập Biên bản kiểm nghiệm vật tư bao gồm 1 trưởng ban là đại diện phòng Kế hoạch – Vật tư và 2 uỷ viên là đại diện phòng Kỹ thuật và thủ kho. Phương pháp để kiểm nghiệm vật tư chủ yếu của Xí nghiệp là bằng phương pháp cảm quan . Nếu NVL bảo đảm yêu cầu , cán bộ kiểm tra lập “Biên bản kiểm nghiệp vật tư ” (Biểu 02)và báo cho phòng Kế hoạch- Vật tư để lập “ Phiếu nhập kho” . Còn nếu trong quá trình kiểm nghiệm vật liệu không đúng quy cách , phẩm chất như trong Hợp đồng , Xí nghiệp sẽ tiến hành trả lại người bán ; Nếu có hao hụt trong định mức thì tính vào giá nhập kho , ngoài định mức thì quy trách nhiệm bồi thường. * Phiếu nhập kho Phiếu nhập kho thông thường được lập làm 4 liên , có đầy đủ chữ ký của 4 người giao vật tư , thủ kho và thủ trưởng đơn vị . Sau khi ký xác nhận , 1 liên giao cho kế toán NVL để ghi sổ , 1 liên giao cho thủ kho để vào “ Thẻ kho ” , 1 liên giao cho kế toán thanh toán cùng với “ Hoá đơ n GTGT ” để theo dõi thanh toán và 1 liên lưu gốc tại Phòng Kế hoạch – Vật tư . nhưng nếu trường hợp Xí nghiệp tự tiến hành chuyên chở hàng hoá về kho để yêu cầu thanh toán chi phí chuyên chở. Với những NVL thừa do thay đổi kế hoạch sản xuất , chủng loại sản phẩm , phòng Kế hoạch – Vật tư tiến hành nhập vào kho trung chuyển . Lúc này “ Phiếu nhập kho” chỉ nhập làm 2 liên : kế toán NVL giữ 1 liên để vào sổ k ế toán và thủ kho giữ 1 liên để ghi vào thẻ kho. Lúc này “ 56 Phiếu nhập kho” được lập trên cơ sở số lượng NVL thực tế đem nhập kho và giá trị của NVL đó xuất kho trước khi có sự thay đổi kế hoạch sản xuất , chủng loại sản phẩm . * Giấy thông báo thuế Với NVL Xí nghiệp nhập khẩu từ nước ngoài còn phải có thêm “ Giấy thông báo thuế ” kèm theo bản sao “ Tờ khai hàng hoá xuất khẩu , nhập khẩu” để kế toán thanh toán tính số thuế nhập khẩu và số thuế GTGT phải nộp cho số NVL nhập khẩu . Các chứng từ này khi giao cho kế toán phải kèm gửi kèm “ Phiếu nhập kho” và “ Biên bản kiểm nghiệm vật tư ”. * Biên bản kiểm kê vật tư , hàng hoá tồn kho Do đặc điểm NVL của Xí nghiệp có giá trị đơn vị nhỏ , số lượng nhiều , đa dạng , rất dễ xảy ra mất mát , thừa , thiếu nên định kỳ ( tại thời điểm cuối tháng 6 và cuối năm ) , Xí nghiệp thực hiện việc kiểm kê NVL một lần do Ban kiểm kê tài sản của Xí nghiệp tiến hành . Mọi kết quả kiểm kê đều được ghi vào Biên bản kiểm kê” . Biên bản này được lập cho từng kho và cho toàn bộ Xí nghiệp theo từng danh điểm NVL . Trong đó ghi rõ mã vật tư , tên vật tư , đơn vị tính , số lượng tồn kho trên sổ sách , số lượng tồn kho thực tế , chênh lệch , số lượng kém phẩm chất , thành tiền của mỗi NVL . Sau khi kiểm kê , kế toán NVL tập hợp kết quả và nhập số liệu vào máy tính . Máy vi tính dựa vào số liệu trên sổ sách tính ra số lượng thừa , thiếu thành tiền của NVL và in ra “ Biên bản kiểm kê ”. Căn cứ vào “ Biên bản kiểm kê ”, Hợp đồng kiểm kê của Xí nghiệp sẽ đưa ra biện pháp xử lý tuỳ thuộc vào s ố lượng hao hụt . Kế toán NVL dựa vào quyết định trên để ghi sổ * Phiếu chi , Giấy thanh toán tạm ứng Đây là các chứng từ Xí nghiệp sử dụng để thanh toán mua NVL và các chi phí khác nhưng chủ yếu là thanh toán cho các cá nhân thu mua NVL . b.Chứng từ phản ánh giảm nguyên vật liệu . phẩm Kế toán thanh toán công nợ tiền lương và BHXH, BHYT, KPCĐ Kế toán TSCĐ và vật tư nguyên vật liệu Kế toán tiền mặt và quỹ tiền mặt 51 + Kế toán vật tư và nguyên vật liệu :. báo cáo kế toán - Kế toán tiền mặt và quỹ tiền mặt : Chuyên theo dõi tình hình tăng , giảm về tiền mặt tại Xí nghiệp. - Kế toán tìa sản cố định và vật tư , nguyên vật liệu : + Kế toán tài. chính ghi bằng sổ ; Tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng đểthu chi tiền bằng số và bằng chữ. *Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán : Tài khoản kế toán dùng để phân loại , hệ thống