22 Kế toán tổng hợp NVL theo phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp theo dõi phản ánh không thương xuyên , liên tục tình hình nhập , xuất NVL trên các tài khoản tương ứng . Giá trị của NVL mua vào nhập kho , xuất kho trong kỳ được theo dõi , phản ánh ở tài khoản 611 “ Mua hàng”. Độ chính xác của phương pháp này không cao mặc dù tiết kiệm được công sức ghi chép và nó chỉ thích hợp với các đơn vị kinh doanh những loại hàng hoá , vật tư khác nhau, giá trị thấp , thường xuyên xuất dùng , xuất bán . 1.2.1. Tài khoản kế toán sử dụng * TK 611 “ Mua hàng” :tài khoản này sử dụng để phản ánh giá trị thực tế của số vật tư , hàng hoá mua vào trong kỳ . Nó chỉ được áp dụng trong doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ Nội dung, kết cấu của TK 611 Bên nợ * Kết chuyển trị giá thực tế của vật tư hàng hoá tông kho * Trị giá thực tế của vật tư , hàng hoá mua vào trong kỳ * Trị giá thực tế vật tư , hàng hoá nhập vào trong kỳ (do các nguồn khác như hàng bán bị trả lại ) Bên có * Trị giá thực tế vật tư , hàng hoá tồn kho cuối kỳ theo kết quả kiểm kê *Trị giá thực tế vật tư, hàng hoá xuất bán , xuất dùng trong kỳ *Trị giá vật tư, hàng hoá gửi bán chư xác định là tiêu thụ trong kỳ *Trị giá vật tư , hàng hoá trả lại ngườ i bán hoặc số tiền được bên bán giảm giá TK 611 có 2 tài khoản cấp -TK 6111 “ Mua nguyên vật liệu” -TK 6112 “ Mua hàng hoá” Tại các doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ , TK 151, TK 152 không sử dụng để theo dõi phương pháp 23 tình hình nhập , xuất trong kỳ chỉ sử dụng để kết chuyển trị giá thực tế NVL tồn kho và đang đi đường lúc đầu kỳ và cuối kỳ. 1.2.2. Phương pháp kế toán Trình tự kế toán được biểu diễn bằng sơ đồ sau(áp dụng cho cả doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp ) TK151,152 TK611 TK152 TK111,112,331 TK151 TK1331 TK111,112,331 TK3333 TK621,627,641,642 TK154 TK632 TK411 TK111,1388,334 TK128,222 Kết chuyển trị gia NVL tồn đang đi đường đầu kỳ Nhập kho NVLmua ngoài (nộp VAT theo phương pháp trực tiếp) Kết chuyển trị giá NVL đang đi đường cuối kỳ Kết chuyển trị giá NVL Tồn kho cuối kỳ Giảm giá hàng mua bị trả lại Thuế nhập khẩu tính vào trị giá NVL nhập kho Cuối kỳ kết chuyển số xuất dùng cho SXKD Nhập kho NVL gia công chế biến, phế liệu thu hồi Kết chuyển giá vốn NVL xuất bán Phần thiếu hụt, mất mát Nhận lại vốn góp liên doanh Bằng NVL Chênh lệch giảm do đánh giá lại NVL Nộp kho NVL mua ngoài (Nộp VAT theo phương pháp khấu trừ) VAT đầu vào Nhận góp vốn liên doanh bằng NVL TK336 TK412 NVL di chuyển nội bộ Tạiđơn vị nhận TK412 TK128,228 Chênh lệch tăng do đánh giá lại NVL Kết chuyển giá trị NVL đem góp vốn liên doanh 24 1.3. Kế toán dự phòng giảm giá NGUYêN VậT LIệU Trong điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị trường , để hạn chế rủi ro trong quá trình sản xuất kinh doanh và tôn trọng nguyên tắc thận trọng của kế toán , các doanh nghiệp cần thực hiện việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho trong đó bao hàm cả NGUYêN VậT LIệU Theo thông tư số 107/2001/TT – BTC của Bộ Tài Chính trước đây quy định : những vậ t tư , hàng hoá có giá trị thu hồi hoặc giá trị thường thấp hơn giá trị ghi sổ kế toán thì sẽ tiến hành lập dự phong. Điều này trong nhiều trường hợp vẫn chưa đảm bảo nguyên tắc thận trọng.Từ thực tế phát sinh, trên cơ sở tiếp thu nghiên cứu chuẩn mực kế toán quốc tế , vừa qua ngày 31tháng 12 năm 2001 , Bộ Tài Chính đã ra quyết định số 149/2001/QĐ-BTC v ề việc ban hành công bố bốn chuẩn mực hàng tồn kho đã quy định nguyên tắc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho và cụ thể với nguyên vật liệu như sau: Việc trích lập dự phòng chỉ được thực hiện vào cuối niên độ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính trên cơ sở từng mặt hàng tồn kho .Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho được lập là số chênh lệch giữa giá gốc củ a hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng: Giá trị thuần Giá bán ước tính Chi phí ước Chi phí có thể thực = của hàng hoá tồn - tính để hoàn - tiêu thụ hiện được kho trong kỳ SXK thành sản hàng hoá bình thường phẩm đó Giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn kho phải ước tính trên cơ sở các bằng chứng tin cậy thu thập được vào thời điểm ước tính. Với tư cách là hàng tồn kho , NVL dự trữ để sử dụng cho mục đích sản xuất sản phẩm cũng là đối tượng lập dự phòng nhưng không được đánh giá thấp hơn giá gốc nếu sản phẩm do chúng góp phần cấu tạo nên sẽ được bán bằng giá hoặc cao hơn giá thành sản phẩm. Khi có sự giảm giá NVL mà giá 25 thành sản xuất sản phẩm cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được thì mới đánh giá giảm bằng với giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng. 1.3.1. Chứng từ sử dụng trong hạch toán dự phòng giảm giá NVL Các chứng từ ở đây là các bằng chứng chứng minh cho sự giảm giá của nguyên vật liệu tại thời điểm lập báo cáo tài chính năm , cũ ng như các chứng từ khác cho thấy sự giảm giá của sản phẩm được sản xuất từ các loại NVL đó. Chúng có thể gồm các giấy báo giá , bảng niêm yết giá, các hoá đơn Dựa vào đó, kế toán lập “Sổ chi tiết dự phòng giảm giá NVL” Sổ Chi Tiết Dự Phòng Giảm Giá NVL STT Mã số Tên vật liệu Giá hạch toán Giá trị ghi sổ Giá trị thuần có thể thực hiên đượ c Chênh lệch 1 2 … Cộng Sổ này là căn cứ để kế toán tiến hành các bút toán trích lập dự phòng 1.3.2. Tài khoản sử dụng * Kế toán sử dụng TK 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” : Tài khoản này phản ánh các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được trích lập và hoàn nhập của doanh nghiệp Nội dung và kết cấu TK 159 Bên nợ *Giá trị khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho được hoàn nhập Bên có *Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã trích lập vào chi phí SXKD trong kỳ của doanh nghiệp 26 Số dư bên Có *Giá trị dự phòng giảm giá hàng tồn kho *Và TK 632 “Giá vốn hàng bán” được chi tiết cho khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho . 1.3.3. Trình tự hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu - Trường hợp khoản trích lập dự phòng cuối niên độ trước nhỏ hơn khoản cần trích tại thời điểm cuối niên độ này, thì phải trích lập thêm bằng bút toán Nợ TK 632: - Mức trích lập thêm Có TK 159 Ng ược lại, nếu số cần trích lập lớn hơn số đã trích lập , kế toán chỉ phải hoàn nhập phần chênh lệch để ghi giảm chi phí kinh doanh trong kỳ Nợ TK 159: - Phần chênh lệch Có TK 632 Rõ ràng cách hạch toán như trên đơn giản hơn rất nhiều sao với trước đây. Cuối niên độ kế toán dù cần trích lập thêm hay phải hoàn nhập thì chỉ bằng một bút toán . Cách làm này vừa đơn giản mà vẫ n đảm bảo được thực chất của nghiệp vụ . Đây có thể nói chung là một trong những điểm mới , tiến bộ mà chuẩn mực mới ban hành đợt I này đạt được . Nhờ đó tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thành các chuẩn mực tiếp theo nhằm đưa kế toán nước nhà ngày càng phù hợp với kế toán Quốc tế góp phần nâng cao khả năng hội nh ập của nền kinh tế đất nước . 2.1.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Những số liệu mà kế toán tổng hợp cung cấp chỉ dừng lại ở những con số tổng quát và phản ánh sự biến động của NVL một cách chung nhất . Trong khi yêu cầu quản lý đòi hỏi sự cụ thể chi tiết không chỉ đến từng loại NVL mà còn cần chi tiết đến từng nhóm , từ ng thứ NVL . Như vậy mới có cách quản lý 27 chúng tiết kiệm và hiệu quả .Vì thế song song với kế toán tổng hợp các doanh nghiệp còn tiến hành tổ chức hạch toán chi tiết NVL . Kế toán chi tiết NVL là việc ghi chép thường xuyên sự biến động nhập , xuất , tồn của từng loại , nhóm , thứ NVL , cả về mặt giá trị hiện vật tại từng kho trong doanh nghiệp . Hạch toán chi tiết NVL phải tiến hành đồng thời ở cả kho và phòng kế toán trên cơ sở các chứng từ nhập , xuất . Muốn vậy, các doanh nghiệp phải tiến hành tổ chức hệ thống chứng từ , mở các sổ kế toán chi tiết trên cơ sở lựa chọn và sử dụng phương pháp kế toán chi tiết NVL cho phù hợp nhằm tăng cường công tác quản lý doanh nghiệp 2.1.1. Phương pháp thẻ song song Về nguyên tắc phương pháp này yêu cầu ở kho ghi chép về mặt số kượng , phòng kế toán ghi chép c ụ thể cả về số lượng và giá trị từng thứ NVL .Cụ thể: Tại kho : Công tác ghi chép tình hình nhập , xuất , tồn kho vật liệu do thủ kho tiến hành trên thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng . Thẻ kho do kế toán lập theo mẫu quy định (mẫu 06-VT) cho từng danh điểm vật liệu của từng kho rồi phát cho thủ kho ghi chép hàng ngày. Đơn vị Tên kho THẺ KHO Số thẻ kho Số tờ Ngày lập thẻ Danh điểm vật liệu Tên , nhãn hiệu ,quy cách VT Đơn vị tính Định mức dự trữ Số lượng Tối đa: Tối thiểu: Số hiệu chứng từ Ngày tháng Nhập Xuất Diễn giải Nhập Xuất Tồn Ký xác nhận của kế toán 28 1 2 3 4 5 6 7 8 Hàng ngày sau khi kiểm tra tính hợp lệ , hợp pháp của các chứng từ nhập, xuất thủ kho tiến hànhghi chép đầy đủ từ cột 1 đến cột 6. Đến cuối ngày tính ra số liệu tồn kho và ghi vào cột 7. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu số lượng tồn kho ghi trên thẻ kho với số vật liệu thực tế còn lại trong kho để đảm bảo sổ sách và hiện vật luôn khớp nhau. Hàng ngày hoặc định kỳ (khoảng 3-5 ngày), sau khi ghi thẻ kho xong , thủ kho phải chuyển các chứng từ nhập , xuất đã được phân loại về phòng kế toán -Tại phòng kế toán :kế toán NVL sử dụng sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết NVL cho từng danh điểm tương ứng với thẻ kho của từng kho để theo dõi về mặt số liệu và giá trị. SỔ (THẺ) KẾ TOÁN CHI TIẾT VẬT LIỆU Số thẻ kho Số tờ Danh điểm vật liệu Tên , nhãn hiệu, quy cách VT Kho Giá hạch toán Đơn vị tính S ố hiệu chứng từ Nhập Xuất Tồn Ngày tháng Nhập Xuất Diễn giải TK đối ứng SL ĐG TT SL ĐG TT SL ĐG TT Ghi chú 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Khi nhận được các chứng từ nhập , xuất kho của các thủ kho chuyển lên, kế toán NVL phải kiểm kê từng chứng từ , ghi đơn giá và tính thành tiền rồi ghi vào sổ chi tiết . Trường hợp sử dụng giá hạch toán , kế toán sẽ không ghi vào cột 7, 10, 13 , mà lấy giá đã được ghi ở trên .Cuối tháng , kế toán cộng sổ chi tiết NVL và đối chiếu với thẻ kho . Số lượng NVL tồn kho trên sổ (thẻ) kế toán chi tiế t phải khớp với số tồn kho ghi trên thẻ kho. . đưa kế toán nước nhà ngày càng phù hợp với kế toán Quốc tế góp phần nâng cao khả năng hội nh ập của nền kinh tế đất nước . 2.1.Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Những số liệu mà kế toán tổng. - Phần chênh lệch Có TK 632 Rõ ràng cách hạch toán như trên đơn giản hơn rất nhiều sao với trước đây. Cuối niên độ kế toán dù cần trích lập thêm hay phải hoàn nhập thì chỉ bằng một bút toán. tự hạch toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu - Trường hợp khoản trích lập dự phòng cuối niên độ trước nhỏ hơn khoản cần trích tại thời điểm cuối niên độ này, thì phải trích lập thêm bằng