228 Kế toán tài sản cố định & vai trò của công tác Kế toán tài sản cố định nhằm tăng cường quản lý tài sản cố định tại Công ty Toyota Việt Nam

228 Kế toán tài sản cố định & vai trò của công tác Kế toán tài sản cố định nhằm tăng cường quản lý tài sản cố định tại Công ty Toyota Việt Nam

LỜI MỞ ĐẦU

Tài sản cố định là một trong những yếu tố quan trọng bậc nhất trong quá trình sảnxuất kinh doanh của các tổ chức và cá nhân, với tỷ trọng … trong cơ cấu tài sản tạidoanh nghiệp Chúng tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh với vai trò là yếu tốcấu thành không thể thiếu trong giá trị sản phẩm, dịch vụ được tạo ra Vì vậy, việcquản lý TSCĐ luôn giữ vai trò hết sức quan trọng và rất chi tiết, cụ thể Trên thực tế,

DN nào quản lý có hiệu quả TSCĐ, DN đó đã thành công một nửa

Chính vì vậy, nhiệm vụ của kế toán TSCĐ là phải luôn hạch toán chính xác cácnghiệp vụ tăng giảm, khấu hao TSCĐ; để có thể theo dõi phù hợp cả về mặt địnhlượng và cả về các thông tin phục vụ cho việc quản lý và bảo toàn

Xuất phát từ những nhận định trên, trong quá trình thực tập tại Công ty Toyota ViệtNam, em đặc biệt quan tâm đến công tác kế toán tài sản cố định và đi sâu nghiên cứu

về đề tài: Kế toán TSCĐ và vai trò của công tác kế toán TSCĐ nhằm tăng cường

quản lý TSCĐ tại Công ty Toyota Việt Nam, dựa trên tình hình kế toán TSCĐ thực

tế tại công ty

Là một doanh nghiệp sản xuất lắp ráp ô tô, nên tổng giá trị TSCĐ ở Công ty ToyotaViệt Nam là rất lớn, không chỉ là giá trị tuyệt đối mà còn lớn về giá trị tương đối sovới tổng giá trị Tài Sản Mặt khác, các loại TSCĐ lại rất phong phú về chủng loại, sửdụng ở nhiều phòng ban, phân xưởng khác nhau; điều kiện sản xuất phức tạp và cónhiều trường hợp có sự gắn kết hai hay nhiều loại tài sản với nhau trong sản xuất.Chính vì vậy, công tác quản lý TSCĐ tại công ty là rất khó khăn phức tạp, đòi hỏi kếtoán TSCĐ phải luôn phối hợp chặt chẽ với các phòng ban, phân xưởng sản xuất; và

có một hệ thống chặt chẽ về thủ tục quản lý và sổ sách chứng từ để có thể hạch toánchính xác, kịp thời, đúng bản chất các biến động về TSCĐ, góp phần cung cấp nhữngthông tin hữu ích nhằm tăng hiệu quả quản lý TSCĐ

Sau đây là những nghiên cứu chi tiết của em về vấn đề này tại Công ty Toyota ViệtNam

1

PHẦN I: ĐẶC ĐIỂM CHUNG VỀ CÔNG TY TOYOTA VÀ

ẢNH HƯỞNG TỚI CÔNG TÁC KẾ TOÁN TSCĐ

1.1 Quá trình hình thành và phát triển công ty:

Công ty Toyota Việt Nam (Toyota Motor VietNam_TMV) là một liên doanh cóvốn đầu tư nước ngoài, hoạt động dưới hình thức hợp đồng hợp tác kinh doanh, đượcthành lập vào 5/9/1995, với số vốn pháp định là 49.14 triệu USD Các đối tác thamgia liên doanh lập nên công ty là: Tập đoàn Toyota Nhật Bản (TMC) (tỷ lệ góp vốn70%), Tổng công ty máy động lực và máy nông nghiệp Việt Nam (20%) (VEAM),Tập Đoàn KUO (10%)

Lĩnh vực hoạt động chính của VEAM là nghiên cứu phát triển, sản xuất vàkinh doanh các trang thiết bị động lực, thiết bị và máy nông nghiệp, máy kéo, ô

tô, xe máy và phụ tùng, các phương tiện giao thông vận tải thuỷ bộ và các trangthiết bị cơ khí khác Các sản phẩm phục vụ nhu cầu trong nước và xuất khẩusang nhiều nước trên thế giới Trong TMV, phần vốn góp của VEAM là quyền

sử dụng đất

Đối tác thứ 2 của công ty là tập đoàn KUO Singapore, tập đoàn này kinhdoanh trên nhiều lĩnh vực khác nhau: dầu thô, các sản phẩm dầu lọc; bất độngsản (xây dựng và quản lý các khu nhà ở cao cấp, các tòa nhà thương mại…;khách sạn; kinh doanh giải trí và kinh doanh chứng khoán Tại Việt Nam, tậpđoàn có bề dày lịch sử suốt 15 năm kinh doanh các sản phẩm về dầu TrongTMV, KUO đóng vai trò là nhà đầu tư tài chính

Đối tác thứ 3, cũng là đối tác chính tham gia điều hành hoạt động kinh

doanh tại TMV, là Tập Đoàn Toyota Nhật Bản Đây là tập đoàn sản xuất ôtôlớn thứ 2 thế giới, với Doanh số hàng năm lên tới 10 triệu USD, tương ứng sảnlượng tiêu thụ 9 triệu xe, tính cả trong nước và xuất khẩu Năm ngoái lợi nhuậncủa Toyota đạt 11,8 tỷ USD Trong TMV, Tập đoàn Toyota không chỉ góp vốn kinhdoanh mà còn chuyển giao cho TMV những công nghệ lắp ráp ô tô hiện đại, cùng độingũ chuyên gia và các nhà quản lý đến từ Nhật Bản và các nước khác

Trụ sở chính của công ty được xây dựng tại phường Phúc Thắng, thị xã PhúcYên, tỉnh Vĩnh Phúc Được cấp giấy phép xây dựng vào tháng 9 năm 1995, đếntháng 8/1996, công ty cho ra đời sản phẩm đầu tiên, là 2 loại xe Hiace và

2

Corolla Trong 2 năm 1997, 1998, Công ty mở thêm 2 chi nhánh ở TP.Hồ ChíMinh và Hà Nội; đồng thời khai trương Tổng kho phụ tùng và Nhà máy chínhtại Mê Linh Cũng trong thời gian này, Công ty cho ra mắt dòng xe Corolla,Hiace và Camry đời mới

Trong năm 1999, Toyota Việt Nam đã đầu tư xây dựng một hệ thống bảo vệmôi trường với các thiết bị xử lý nước hoàn chỉnh, sử dụng các công nghệ tiên tiến

để lọc nước thải một cách hiệu quả trước khi xả ra ngoài Nhờ đó, công ty đã đượcnhận chứng chỉ ISO14001 về môi trường Cũng trong năm này, TMV đã tung ra thịtrường một loại xe mới: Zace

Tháng 9 năm 2000, Công ty đã mở rộng trung tâm đào tạo với xưởng sửachữa thân vỏ và sơn Ngoài ra, nhân kỷ niệm 5 năm thành lập, công ty lại cho

ra mắt 2 mẫu xe mới: Land-cruiser và Camry V6 Grande

Từ năm 2000 trở đi, hầu như năm nào công ty cũng nghiên cứu tung ra ítnhất một mẫu xe đời mới Thị trường tiêu thụ xe liên tục được mở rộng Thịphần của Toyota ở Việt Nam liên tục tăng và luôn giữ vị trí dẫn đầu tại ViệtNam Đến năm 2005, Các sản phẩm của Toyota chiếm 34.7% trên thị trường xe

ô tô Việt Nam, đạt doanh số xe bán là 5602 xe trong 6 tháng đầu năm, đạtthành tích bán 50000 xe kể từ khi bắt đầu hoạt động

Đến năm 2006, trong khi phân nửa các hãng ôtô trong nước giảm sút doanh số sovới năm 2005 thì Toyota Việt Nam vẫn đạt được con số tăng trưởng đến 25%, từ11.813 xe bán ra trong năm 2005 lên con số kỷ lục 14.784 xe bán ra trong năm 2006,nâng tổng doanh số kể từ khi thành lập lên 72.000 xe

Tháng 1 năm 2006, Toyota đã tạo ra một bước đột phá mới bằng việc tung rathị trường dòng xe Innova mới, là một trong 5 loại xe thuộc Dự án xe đa dụngtoàn cầu (IMV) Ngay khi vừa mới ra mắt, xe Innova đã đạt kỷ lục bán 1000chiếc trong một tháng, và kỷ lục 10000 chiếc trong tổng số 14784 xe được tung

ra trong năm 2006 đó

Không chỉ có những bước đi tích cực trong hoạt động mở rộng thị phần,công ty cũng đã có nhiều nỗ lực trong quá trình nội địa hoá sản xuất tại ViệtNam; đối với xe Innova, tỷ lệ này lên tới 45% Hơn 10 năm xây dựng và pháttriển, TMV đã tích cực phát triển mạng lưới các nhà cung cấp phụ tùng trongnước của mình: số nhà cung cấp phụ tùng trong nước tính đến nay là 9 nhà

3

cung cấp, và công ty còn có kế hoạch mở rộng hơn nữa trong tương lai Khôngnhững thế, tháng 3 năm 2003, Toyota Việt Nam đã khai trương nhà máy sản xuất chitiết thân xe ô tô đầu tiên tại Việt Nam Những hoạt động trên đã thể hiện nỗ lực củaToyota Việt Nam trong quá trình thực hiện nội địa hoá, góp phần đáng kể cho sự pháttriển của nền công nghiệp Việt Nam

Đến nay, Tổng vốn đầu tư của Công ty lên đến khoảng 90 triệu USD, hoạt

động kinh doanh chủ yếu là sản xuất lắp ráp và kinh doanh các loại xe củaToyota, và cung cấp các dịch vụ sau bán hàng, với số lượng nhân viên lên đến

875 người (tính đến tháng 6 năm 2006), không kể mạng lưới Đại Lý rộng khắp

cả nước (Hà Nội, Hải Phòng, Đà nẵng, Buôn ma thuột, Đồng Nai và TP Hồ ChíMinh)

Nhân dịp kỷ niệm 10 năm thành lập và hoạt động tại Việt Nam của TMV,Tháng 9 năm 2005, Chủ tịch nước đã trao Huân chương lao động hạng 3 chonhững đóng góp của Toyota đối với nền công nghiệp Việt Nam

Tháng 1 năm 2006, TMV đã vinh dự được nhận giải thưởng Rồng Vàng (giảithưởng của báo Thời báo kinh tế Việt Nam) cho sản phẩm chất lượng cao được ngườitiêu dùng ưa chuộng lần thứ 5 liên tiếp (2001-2005) Với thành tích ấn tượng đó,TMV đã được trao tặng Giải thưởng Đặc biệt cho công ty được nhận giải thưởngRồng Vàng 5 lần liên tiếp

Đạt được những thành tích đáng kể như vậy là nhờ Toyota đã xây dựng cho mìnhmột phong cách riêng trong hoạt động sản xuất kinh doanh, thông qua việc lập ra cácchính sách cụ thể cho từng loại hình hoạt động phát sinh trong quá trình sản xuất kinhdoanh; và luôn đảm bảo sao cho các chính sách đó được thực thi một cách chặt chẽnhất

1.2 Tổ chức kinh doanh:

1.2.1 Đặc điểm và phương pháp sản xuất:

1 2.1.1 Đ ặc điểm kinh doanh:

Công ty Toyota Việt Nam (TMV) là công ty sản xuất lắp ráp và kinh doanh các loạiôtô nhãn hiệu Toyota như COROLLA, HIACE, CAMRY, VIOS, INNOVA và cungcấp dịch vụ sau bán hàng như sửa chữa, bảo dưỡng và cung cấp phụ tùng chính hiệuToyota rộng khắp trên lãnh thổ Việt Nam

Sơ đồ 1.1: Sơ đồ hoạt động kinh doanh của công ty:

4

a Sản phẩm chính_ô tô:

Tính đến năm 2007, Toyota Việt Nam đã lần lượt tung ra thị trường 7 loại xe mangthương hiệu Toyota, trong đó công ty đã ngừng sản xuất xe Zace từ năm 2006, thayvào đó là xe Innova

Các sản phẩm của Toyota được phân cấp thị trường theo thu nhập, sở thích, lứatuổi, đối tượng hoặc để phục vụ cho các mục đích khác nhau như kinh doanh, thươngmại, hay phục vụ cho gia đình Cụ thể như xe Innova là dòng xe đa dụng, có thể dùngtrong các doanh nghiệp để phục vụ cho công tác, kinh doanh hoặc có thể dùng chonhu cầu gia đình, với giá cả phải chăng, có thể chập nhận được đối với những đốitượng khách hàng thu nhập không cao (xấp xỉ 28000-29000$) Hay xe Vios cũngdùng cho đối tượng có thu nhập thấp (xấp xỉ 25 000$) Hoặc xe Camry_với kiểu dángthiết kế sang trọng, hiện đại và mạnh mẽ, với những tiện nghi công nghệ hàng đầuđược coi là dòng xe sedan hạng trung cao cấp, dành cho đối tượng có thu nhập cao,muốn khẳng định đẳng cấp của bản thân (với mức giá từ 52000$ đến 65000$) XeHiace thì lại được sản xuất với mục đích chuyên dùng cho hoạt động kinh doanh củacác doanh nghiệp Khác với những dòng xe trên, xe Land Cruise lại chú trọng tínhnăng vận chuyển, dành cho những người đứng đầu luôn đánh giá cao sức mạnh khảnăng của bản thân và mọi phương tiện có trong tay Cuối cùng, Xe Corolla lại là loại

xe kiểu dáng thể thao, dành cho giới trẻ

b Dịch vụ sau bán hàng và cung cấp phụ tùng, phụ kiện chính hiệu:

Bên cạnh việc cung cấp ô tô, TMV còn cung cấp các dịch vụ sau bán hàng như sửachữa, bảo dưỡng và cung cấp phụ tùng chính hãng của Toyota Dịch vụ sau bán hàngđược Toyota Việt Nam rất coi trọng, công ty cho rằng đó chính là một trong những bíquyết thành công của công ty

Để đảm bảo cho khách hàng của mình luôn nhận được dịch vụ chất lượng cao đápứng tiêu chuẩn của Toyota, công ty đã thiết lập mối quan hệ mật thiết với mạng lưới

SX Ô TôDịch vụ

Cung cấp Phụ

CÔNG TY

5

các đại lý trên khắp toàn quốc Mạng lưới các đại lý của Toyota luôn phải đảm bảo cóthể mang lại dịch vụ hoàn hảo cho khách hàng với đội ngũ kĩ thuật viên tay nghề cao,trang thiết bị xưởng dịch vụ hiện đại và hệ thống cung cấp phụ tùng, phụ kiện chínhhiệu Đồng thời để đảm bảo chất lượng dich vụ luôn đáp ứng được yêu cầu của kháchhàng, công ty đã thành lập trung tâm đào tạo tại trụ sở chính (thị xã Phúc Yên) vớichức năng đào tạo và bổ sung kiến thức cho các kỹ thuật viên.

Một trong những yếu tố được Toyota coi trọng hàng đầu chính là chính sách bảohành Thời hạn bảo hành cơ bản bắt đầu khi xe được giao cho chủ xe, kéo dài trongvòng 36 tháng hay 100000 km Trong thời gian đó Toyota đảm bảo sẽ sữa chữa hoặcthay thế bất kỳ phụ tùng nào của xe Toyota trong điều kiện hoạt động bình thường donguyên liệu không tốt hay do lỗi lắp ráp, đồng thời công ty có chính sách bảo dưỡngđịnh kỳ cho các xe ô tô Chính sách bảo hành vẫn được thực hiện trong trường hợp có

sự chuyển nhượng

c Hoạt động xuất khẩu phụ tùng:

Trung tâm xuất khẩu phụ tùng của Toyota, thành lập tháng 7 năm 2004 là trung tâmđầu tiên tại Việt Nam xuất khẩu phụ tùng ô tô ra thị trường thế giới Các sản phẩmxuất khẩu chủ yếu là van tuần hoàn khí xả, ăng ten và bàn đạp chân ga…Đây là hoạtđộng kinh doanh thương mại của Toyota Việt Nam: công ty nhập phụ tùng từ các nhàsản xuất trong nước, đặc biệt là các khu chế xuất, sau đó xuất khẩu các phụ tùng nàysang các công ty khác thuộc hệ thống Toyota đang sản xuất dòng xe đa dụng Thịtrường xuất khẩu chủ yếu là 8 nước đang sản xuất xe đa dụng toàn cầu của Toyotagồm Thái Lan, Indonesia, Philippin, Malaysia, Ấn Độ, Argentina, Nam Phi vàVenezuêla Trong năm 2007, công ty còn dự kiến xuất khẩu sang Pakistan và ĐàiLoan Theo kết quả thống kê năm 2006, tổng giá trị xuất khẩu của Toyota đạt xấp xỉ

20 triệu USD, nâng tổng giá trị xuất khẩu lên đến 45 triệu USD trong vòng 2 nămrưỡi Sự kiện này đã góp phần nâng cao vị thế của nền công nghiệp ô tô Việt Namtrên thị trường thế giới Ta có thể nhìn thấy sự phát triển đó thông qua biểu đồ:

Biểu đồ 1.1:

6

Biểu đồ giá trị xuất khẩu tích luỹ

15.1 13.4 11.6 9.8

8.1 6.7 5.3 4.1 3.2 2.2

971.2 843.4

717.4 591.4 477.7 372.7 290.7 219.7 163.2 115.9

1000 Giá trị (triệu USD) Số lượng (nghìn linh kiện)

Những đặc trưng của "Hệ thống sản xuất Toyota" gồm:

JIT (Just In Time - đúng lúc / kịp thời)

JIT là hệ thống nhằm giảm tối thiểu tính không hiệu quả với việc cung cấp chính xácnhững chi tiết cần thiết cho mỗi công đoạn sản xuất

JIDOKA

JIDOKA là một hệ thống sản xuất tự điều chỉnh nhằm duy trì chất lượng cao bằngcách yêu cầu mỗi người công nhân là một giám sát viên trong khi thực hiện nhữngnhiệm vụ lắp ráp của họ

7

ai có một ý tưởng hay đều có thể sử dụng mẫu Phiếu Đề xuất Ý kiến để trình bày ýtưởng Các ý tưởng đề xuất sẽ được xem xét Những đề xuất hay sẽ được nghiên cứu

để áp dụng thực hiện Trên thực tế, một số đề xuất đã được Toyota Việt Nam áp dụngtrên dây chuyền sản xuất một cách có hiệu quả

Chính nhờ phương pháp sản xuất phù hợp với đặc thù loại hình kinh doanh, chínhsách khuyến khích sự cải tiến, sáng tạo và thường xuyên áp dụng những công nghệmới vào sản xuất nên sản xuất đạt hiệu quả cao, luôn đảm bảo chất lượng, đáp ứng kịpthời nhu cầu của khách hàng Đó chính là một trong những nguyên nhân giúp thươnghiệu Toyota ngày càng được mở rộng trên thế giới cũng như tại Việt Nam như hiệnnay

1.2.3 Đặc điểm tổ chức sản xuất:

Toyota Việt Nam là công ty lắp ráp và sản xuất ôtô, do vậy, nguyên vật liệu đầuvào chủ yếu là linh kiện lắp ráp nhập khẩu từ các công ty thuộc tập đoàn Toyota NhậtBản Các tấm thép dùng cho xưởng dập cũng được nhập về từ nước ngoài Tuy nhiên,công ty cũng đang nỗ lực nội địa hoá hoạt động sản xuất ô tô Hiện nay, tỷ lệ nội địahóa đạt được khá lớn: chiếm 10% - 20% tùy thuộc vào từng loại xe (một số loại linhkiện được sản xuất trong nước như: ghế, dây điện, ăng ten, bộ dụng cụ, bộ âm thanh,

ắc quy, thảm…) Ngoài ra, nguyên vật liệu chính còn bao gồm hàng sơn được mua từnhà sản xuất trong nước: Sơn Nippon Việt Nam

Ta có sơ đồ :

Sơ đồ 1.2: Sơ đồ sản xuất sản phẩm chính của công ty:

Theo sơ đồ, các miếng thép nhập khẩu được đưa về xưởng Dập, để tạo thành sàn xe

và vỏ thân xe rồi đưa sang xưởng Hàn, cùng những linh kiện lắp ráp khác để hàn các

Nguyên vật liệu chính (linh kiện lắp ráp)

RÁP CHỈNH HOÀN

XEThép

Nguyên Vật Liệu Chính (Sơn)

Các linh kiện, phù tùng khác (gồm linh kiện nội địa hóa…) 8

chi tiết với nhau, tạo thành hình dáng khung thân xe; sau đó là Sơn các chi tiết, ở côngđoạn này cũng nhập nguyên vật liệu chính là hàng sơn, cuối cùng chúng được đưasang bộ phận lắp ráp để lắp ráp thành chiếc xe hoàn chỉnh Cuối cùng là công đoạnkiểm tra chất lượng xe và chạy thử Trước khi xe được xuất đem đi tiêu thụ sẽ đượcsơn lại và kiểm tra chất lượng lại một lần nữa.

Như vậy, hoạt động sản xuất được tổ chức theo dây chuyền, mỗi một công đoạn sảnxuất là một phân xưởng Trong các phân xưởng sản xuất lại có thể được tách ra theotừng mẫu mã, loại xe nếu cần thiết

Mặt khác, để đảm bảo quá trình sản xuất được thông suốt, công ty còn có một số bộphận khác nhằm hỗ trợ cho hoạt động sản xuất như bộ phận bảo dưỡng, hậu cần (quản

lý các kho vật liệu, phụ tùng và vận chuyển vật liệu đến nơi sản xuất) và tổng kho sảnxuất (quản lý, cung cấp công cụ, dụng cụ và những đồ dùng khác phục vụ hoạt độngsản xuất)

Tóm lại, hoạt động sản xuất tại Toyota được tổ chức khá chặt chẽ, nhằm luôn đảmbảo hiệu quả sản xuất tại công ty đạt mức cao nhất, với chất lượng đảm bảo nhất

1.2.4 Đặc điểm công nghệ sản xuất:

Công ty Toyota Việt Nam là một công ty nằm trong hệ thống Toyota thuộc Tậpđoàn Toyota Nhật Bản, vì vậy, công ty được chuyển giao nhiều công nghệ về sảnxuất, lắp ráp ô tô của Tập đoàn Toyota Tuy Toyota không có nhiều bằng phát minhsáng chế như các hãng General Motor hay Ford, nhưng chất lượng những sản phẩmmang thương hiệu Toyota luôn được đảm bảo ở mức độ cao nhất, bởi Toyota sở hữunhững kỹ sư, chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực công nghệ ô tô thế giới Chính vìvậy, công nghệ mà Toyota Việt Nam đang sử dụng là những công nghệ thuộc hàngtiên tiến nhất thế giới Không những thế, phương châm của Toyota là luôn nỗ lực pháttriển khoa học công nghệ không ngừng Do vậy công nghệ sản xuất, lắp ráp tại ToyotaViệt Nam cũng thường xuyên được cải tiến và đổi mới, kể cả công nghệ sơn nhúngtĩnh điện âm cực, đảm bảo cho lớp sơn hoàn thiện có chất lượng cao nhất, và những

ưu việt khác như băng chuyền trên cao nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc lắp ráp

và giảm sự mệt mỏi cho công nhân bằng cách duy trì dây chuyền lắp ráp ở độ cao tối

ưu cho mỗi một thao tác

9

Bên cạnh những cam kết về chất lượng bằng những công nghệ sản xuất đảm bảonhất, công ty còn cam kết bảo vệ môi trường với một hệ thống xử lý chất thải đạt tiêuchuẩn ISO14000.

Như vậy, có thể khẳng định rằng, chính nhờ việc sử dụng những công nghệ tiêntiến trong hoạt động sản xuất và bảo vệ môi trường đã giúp công ty khẳng định được

vị trí của mình như hiện nay

1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty:

Công ty Toyota Việt Nam có trụ sở chính tại Phúc Yên, Vĩnh Phúc Và 2 chi nhánh

là Toyota Kim Liên – Hà Nội và trong thành phố Hồ Chí Minh; ngoài ra công ty còn

có một kho phụ tùng tại Bình Dương Các chi nhánh và kho này chỉ tiến hành các hoạtđộng xúc tiến thương mại, lưu trữ hàng hóa và bán phụ tùng chính hãng, còn tất cảcác hoạt động khác là ở trụ sở chính Toyota có một mạng lưới các nhà phân phốikhắp cả nước (16 Đại Lý); tuy nhiên, các nhà phân phối này là các pháp nhân độc lập,hoạt động theo hình thức mua đứt, bán đoạn

Toyota có hệ thống quản lý theo chức năng: một Tổng Giám Đốc là ôngN.Murakami (Nhật Bản) và một phó Tổng Giám Đốc là ông Quản Thắng (đến từVEAM); dưới đó có 3 Giám Đốc quản lý 5 bộ phận khác nhau của công ty

Sơ đồ 1.3: Sơ đồ mô tả bộ máy quản lý:

1.3.1 Bộ phận Sản Xuất: Tổng Giám Đốc Phó Tổng Giám

10

Hoạt động chủ yếu của Toyota Việt Nam là sản xuất lắp ráp ô tô Vì vậy, bộ phậnsản xuất là bộ phận có số lượng phòng ban lớn nhất và số nhân sự lớn nhất trongCông Ty.

Bộ phận sản xuất có 4 Trưởng phòng quản lý 8 phòng ban, với sự hỗ trợ của cácPhó phòng Mỗi phòng lại được chia ra làm các nhóm, chuyên trách những công việc

- Phòng Quản lý sản xuất chung:

 Quản lý sản xuất và Hậu cần

 Quản lý phụ tùng, công cụ, dụng cụ

 Kế hoạch sản xuất

 Quản lý xuất phụ tùng

- Phòng Quản lý chất lượng

- Phòng Quản lý thiết bị sản xuất:

 Quản lý thiết bị về mặt kỹ thuật

11

- Phòng Hành Chính_Sản Xuất: có chức năng quản lý các hoạt động nhằm cảithiện năng lực sản xuất của công nhân viên: đảm bảo sức khoẻ, an toàn và hoạtđộng giáo dục đào tạo (dạy Tiếng Nhật, lái xe ô tô, tay nghề, các kỹ năng vănphòng…).

1.3.2 Bô phận Marketing:

Gồm 3 trưởng phòng, lãnh đạo ba lĩnh vực hoạt động khác nhau của phòngMarketing: Dịch vụ sau bán hàng, Quảng cáo và Quản lý bán hàng

Trong hoạt động Dịch vụ sau bán hàng gồm có các phòng:

- Tiếp thị sau bán hàng: gồm các nhóm tư vấn cho khách hàng, chăm sóc kháchhàng, tiếp xúc với khách hàng

- Dịch vụ sửa chữa, tư vấn kỹ thuật, bảo hành và đào tạo kỹ thuật viên

- Quản lý bán hàng:

 Hoạt động quảng cáo

 Các hoạt động nghiên cứu thị trường, nghiên cứư sản phẩm mới…

 Quản lý hoạt động bán hàng, lập kế hoạch bán hàng, định giá sản phẩm

- Hoạt động vận chuyển hàng hoá đem bán và các hoạt động hỗ trợ khác chocông tác bán hàng

Quản lý các hoạt động bán hàng bao gồm các công việc lập kế hoạch bán hàng,nghiên cứu thị trường, nghiên cứu sản phẩm mới, định giá sản phẩm và (chi nhánh HàNội_Kim Liên)

1.3.3 Bộ phận Hành chính, Tài chính: do một Giám đốc quản lý chung và 3

Trưởng phòng điều hành ba bộ phận Hành Chính, Tài Chính và Kiểm toán Nội bộ: 1.3.3.1 Bộ phận Hành Chính:

- Phòng Mua hàng: có nhiệm vụ mua các công cụ dụng cụ phục vụ cho hoạtđộng của văn phòng và các hoạt động tập thể (cả thường xuyên và khôngthường xuyên)

12

- Phòng Xuất Nhập Khẩu: chịu trách nhiệm mọi hoạt động xuất nhập khẩu củacông ty, từ việc giao dịch với đối tác, vận chuyển và làm việc với cơ quan hảiquan.

- Phòng hệ thống: có nhiệm vu đảm bảo cho mạng nội bộ của công ty được

thông suốt, giải quyết các vấn đề liên quan đến Công nghệ thông tin như triểnkhai các phần mềm ứng dụng, sửa chữa phần cứng và phần mềm máy tính,quản lý hệ thống, cơ sở dữ liệu của công ty

1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán:

1.4.1 Đặc điểm tổ chức Bộ máy kế toán:

Bộ máy kế toán của công ty là một phòng trong bộ phận Tài Chính của công ty, làkhu vực nòng cốt của bộ phận Tài Chính và có mối quan hệ mật thiết với các phòngcác trong bộ phận Tài Chính

Bộ máy kế toán được tổ chức theo mô hình tập trung Công ty có 2 chi nhánh vàmột kho, nhưng ở các bộ phận này chỉ có kế toán tiền mặt Để có thể quản lý như vậyđược là nhờ phần lớn các nghiệp vụ thanh toán đều được thực hiện qua Ngân Hàng,

kể cả việc thanh toán lương cho nhân viên Thậm chí việc lưu trữ chứng từ cũng thựchiện ở trụ sở chính, các chi nhánh và kho chỉ tiến hành hoạt động kinh doanh

Các kế toán viên trong Phòng Kế toán được bố trí làm việc theo từng phần hành.Trong mỗi phần hành, các công việc được phân công cụ thể cho từng người Kết quảlàm việc luôn được kiểm tra lại 2 lần theo một chu trình chặt chẽ trước khi chúngđược phản ánh vào Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái vào thời điểm cuối kỳ nhằm đảm bảo sẽkhông xảy ra bất cứ sai sót nào trong công tác hạch toán kế toán sau khi đã khoá sổ

13

1.4.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán:

Công tác kế toán được tổ chức theo một quy trình chặt chẽ, nhằm xây dựng một hệthống kiểm soát nội bộ vững mạnh, đảm bảo tính chính xác, đáng tin cậy trong cácthông tin kế toán

Công ty áp dụng hệ thống sổ kế toán Nhật Ký chung, ứng dụng trên phần mềm trọngói Oracle, bao gồm 7 phần hành (Module) (xem sơ đồ trang sau):

Kế toán TSCĐ

Kế toán hàng tồn kho

Kế toán Tổng Hợp

Kế toán tiền mặt

và TGNH

Kế toán tínhgiá thành

Trưởng Phòng Tài Chính

Sơ đồ 1.4: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

14

Ngoài ra công ty còn sử dụng 1 phần mềm ngoài Oracle nữa là phần mềm tính giáthành

Chứng từ Gốc

Sơ đồ 1.5: Trình tự ghi sổ kế toán Công ty ô tô Toyota Việt Nam

1.4.3 Các chính sách kế toán chung tại Toyota Việt Nam:

(dựa trên Thông tư số 2989 TC/CĐKT về chế độ kế toán tại công ty Toyota ViệtNam, ngày 28 tháng 3 năm 2002, và các tài liệu bổ sung):

- Công ty thực hiện công tác kế toán theo Hệ thống Chế độ kế toán doanh nghiệp ViệtNam (ban hành theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, ngày 20 tháng 3 năm 2006), vàcác chuẩn mực kế toán được ban hành trong 5 đợt vừa qua (ban hành theo các QuyếtĐịnh, Thông tư hướng dẫn của bộ Tài chính về chuẩn mực kế toán)

- Ngôn ngữ chính thức được sử dụng trong kế toán: tiếng Việt Nam và tiếng Anh

- Đơn vị tiền tệ được sử dụng chính thức trong kế toán: Đồng Việt Nam Các đồngtiền khác phát sinh được ghi theo nguyên tệ và phải đựơc quy đổi ra Đồng Việt Namtheo tỷ giá giao dịch của nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc tỷ giá giao dịch bình quântrên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam công bố tạithời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế

Ngoài ra, do số lượng các nghiệp vụ có liên quan đến ngoại tệ khá lớn, mặt khác đểtiện cho các nhà quản lý nước ngoài quản lý và điều hành công việc nên hệ thống kếtoán mà công ty sử dụng có hai bộ số liệu: một bằng đơn vị Đồng Việt Nam, mộtbằng Đồng Đô la Khi kế toán phản ánh các ngiệp vụ kinh tế phát sinh vào hệ thống(bằng tiền VND hoặc USD-tùy loại nghiệp), hệ thống kế toán sẽ tự động chuyển đổi

tỷ giá sang tiền Việt Nam Đồng và tiền Đô la Mỹ

- Đơn vị đo lường sử dụng trong kế toán: theo đơn vị đo lường chính thức của ViệtNam

Ngoài ra, do đặc thù hoạt động của công ty phát sinh nhiều nghiệp vụ có ngoại tệ,Công ty có sử dụng hai hệ thống tiền tệ hoạt động song song, hệ thống phần mềm kếtoán sẽ tự động đổi từ Tiền VND sang USD hoặc ngược lại theo tỷ giá đã được kếtoán cập nhật mỗi ngày, khi nghiệp vụ phát sinh được hạch toán vào hệ thống

- Năm tài chính: từ ngày 01/04 hàng năm đến ngày 31/3 năm tiếp theo

Kỳ lập báo cáo là hàng tháng,

Thời gian lập là vào đầu tháng, trong vòng 7 ngày

Nơi nộp báo cáo là Trưởng phòng Tài Chính; Giám đốc hành chính, tài chính; Tổnggiám đốc, phó Tổng giám đốc Công ty

16

Hằng năm, công ty lập Báo cáo Tài Chính nộp lên các Cơ quan Tài chính, Cơ quanthuế, Cơ quan thống kê, Cơ quan đăng ký kinh doanh và các pháp nhân tham gia gópvốn.

- Về khấu hao Tài Sản Cố Định: Phải thực hiện theo đúng các quy định trong Chế độquản lý sử dụng và trích khấu hao TSCĐ (ban hành theo Quyết định số 206/2003/QĐ-BTC Mọi loại tài sản được xác định thời gian sử dụng và đăng ký khấu hao ngay từkhi thành lập công ty

- Hoá đơn bán hàng phải sử dụng mẫu in sẵn do Bộ tài chính phát hành; mẫu hoá đơnbán hàng tự in, phải đăng ký với Tổng cục Thuế và phải được Tổng cục Thuế chấpthuận trước khi sử dụng

1.4.4 Phần mềm kế toán sử dụng:

Công ty sử dụng phần mềm Oracle để vận hành hệ thống kế toán Phần mềm Oracleđược xây dựng không chỉ phục vụ cho hoạt động kế toán mà cả hoạt động quản lý kếtoán và quản lý ngân sách

1.4.4.1 Thủ tục quản lý, sử dụng phần mềm:

Hệ thống Oracle chia làm 7 phần hành hoàn toàn riêng biệt, độc lập trong sử dụng

và tra cứu thông tin Mỗi một kế toán viên được tạo cho một cái tên và một mật khẩu

để sử dụng, kèm theo đó là quyền truy nhập vào các phần hành với tư cách là người

kế toán viên hay là người quản lý (của mỗi phần hành hay của cả hệ thống) Với tưcách là người quản lý, phần mềm sẽ hỗ trợ bằng cách cung cấp các công cụ tra cứuthông tin hiệu quả nhất, các công cụ để kiểm tra, phê chuẩn và chỉnh sửa

Do mỗi người có một tên và mật khẩu riêng để sử dụng nên Oracle có chức năng tựđộng ghi lại tên người hạch toán nghiệp vụ, người phê chuẩn, ngày giờ hạch toán…Điều đó đã giúp đề cao tính chịu trách nhiệm của nhân viên đối với công việc củamình

17

cấp hoặc nhân viên, số hoá đơn, ngày hoá đơn, giá trị trong hoá đơn, giá trị từngkhoản mục, ngày đổi tỷ giá, diễn giải nghiệp vụ, mã tài khoản…

Thứ 2, Oracle sử dụng hệ thống mã Tài khoản rất linh hoạt, không chỉ bao gồm sốhiệu tài khoản, mà còn bao gồm một số mã chứa đựng nhiều chiều thông tin khác,nhằm xác định rõ những chi tiết liên quan đến nghiệp vụ Ta có kết cấu mã tài khoảncủa công ty:

Để quản lý các cặp bút toán liên quan trong cùng một nghiệp vụ như vậy, công ty có

sử dụng các tài khoản liên kết trong từng cặp bút toán và các quy tắc hạch toán ngầmđịnh để đảm bảo các cặp bút toán này thống nhất với nhau Mặc dù đây là một điểmkhác biệt so với chế độ kế toán Việt Nam, nhưng trên góc độ kinh tế thì sự vận độngcủa tài sản và nguồn vốn trong các nghiệp vụ trên vẫn không có gì thay đổi, khônglàm ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính của công ty, và có thể dựa vào số dư của cáctài khoản này để kiểm tra quy trình tác nghiệp đã được thực hiện đầy đủ chưa

Mã sản phẩm

Mã

dự án

Mã Kho

dự trữ hàng hóa

Tên CôngTy

18

Thứ 4, Oracle là một hệ thống phản ánh trung thực nhất các hoạt động kinh tế phátsinh trong một tổ chức kinh tế, nó không cho phép người dùng xóa bất kỳ một búttoán nào đã hạch toán vào hệ thống Tất cả những gì mà người sử dụng có thể làm là

thực hiện bút toán đảo Chính vì đặc điểm này, người sử dụng có thể cảm thấy ái ngại

vì mọi sai sót của họ đều bị kiểm soát Tuy nhiên, cũng nhờ đặc điểm này, số liệu kếtoán do hệ thống cung cấp luôn có độ tin cậy cao đối với các cổ đông cũng như cácđối tác bên ngoài công ty

Thứ 5, Oracle cho phép hợp nhất báo cáo từ các đơn vị thành viên: cơ chế dữ liệutập trung của Oracle cho phép hợp nhất số liệu của các chi nhánh thuận tiện và dễdàng Việc duy nhất mà kế toán phải làm là truy vấn dữ liệu đã có sẵn bằng các công

cụ mà hệ thống cung cấp Cũng nhờ cấu trúc quản lý linh hoạt, việc thêm một đơn vịthành viên hay cấp quản lý mới trong hệ thống Oracle được thực hiện đơn giản Như vậy, chính vì đặc điểm hạch toán kế toán đồng thời với thao tác nghiệp vụ nên

hệ thống số liệu kế toán luôn phản ánh kịp thời và trung thực các hoạt động sản xuấtkinh doanh ở từng khâu trên hệ thống

Với việc sử dụng Oracle, kế toán không chỉ có nhiệm vụ cung cấp thong tin mà còngiữ vai trò kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua các số liệu mà hệthống phản ánh

2.2.4.3 Tác dụng của phần mềm kế toán đối với công tác hạch toán và kế toán

quản trị:

Với cách quản lý theo lô như vậy, cộng với những quy định thống nhất trong khihạch toán, và việc phải xác định chính xác các thành phần của mã Tài khoản giúp kếtoán viên dễ dàng tìm kiếm, bổ sung các nghiệp vụ có liên quan; đồng thời tạo sự liênkết chặt chẽ giữa các kế toán, giúp các kế toán cấp cao có thể kiểm tra, chỉnh sửa vàphê chuẩn được dễ dàng Ngoài ra, phương thức hạch toán như vậy còn có tác dụngrất lớn trong công tác hạch toán chi phí, giá thành vào thời điểm cuối kỳ, cũng nhưtrong công tác kế toán quản trị-giúp quản lý được các khoản chi phí phát sinh ở bộphận nào, vì sao, có phù hợp với lợi ích mà những khoản chi đó mang lại không… Như vậy, việc sử dụng phần mềm Oracle đã góp phần quan trọng trong công táchạch toán kế toán tại công ty Nó làm tăng tốc độ và hiệu quả làm việc của các kế toánviên, đồng thời giảm đáng kể các sai sót xảy ra trong quá trình hạch toán một số lượnglớn các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

19

Chính vì đặc điểm hạch toán KT đồng thời với thao tác nghiệp vụ nên hệ thống số liệu

KT trong Oracle luôn phản ánh kịp thời và trung thực các hoạt động sản xuất kinhdoanh ở từng khâu trên hệ thống

Như vậy, trên hệ thống Oracle, Kế toán không những là nơi ghi nhận và cung cấpthông tin, mà còn giữ vai trò kiểm soát hoạt động sản xuất kinh doanh thông qua các

số liệu mà hệ thống phản ánh

1.4.5 Hệ thống sổ sách:

- Sổ Tổng Hợp: Sổ Nhật ký Chung, Sổ nhật ký đặc biệt, Sổ Cái các Tài Khoản

- Sổ, thẻ Kế Toán Chi tiết: Sổ TSCĐ, Thẻ TSCĐ, Kho;

Sổ Chi Tiết Vật tư, Sản Phẩm;

Sổ Chi Phí sản xuất;

Bảng Tổng hợp giá thành sản phẩm, dịch vụ;

Sổ chi tiết Tạm ứng, Tiền mặt, TGNH,

Sổ chi tiết Thanh toán với Nhà cung cấp, Thanh toán với Khách Hàng

Sổ chi tiết thanh toán với nội bộ, thanh toán với Nhà Nước

1.4.6 Hệ thống Báo cáo Tài Chính:

Bảng Cân đối kế toán, Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, Báo cáo kết quả kinh doanh.Các Báo cáo quản trị

Báo Cáo tổng hợp Nhập, Xuất, Tồn kho Nguyên Vật Liệu

Báo cáo tổng hợp hàng Nhập kho theo người bán, theo mặt hàng

Báo cáo Khấu hao lũy kế…

1.5 Đặc điểm chung chi phối công tác kế toán TSCĐ:

1.5.1 Ảnh hưởng của đặc điểm phát triển kinh doanh và hoạt động sản xuất kinh doanh:

Công ty Toyota Việt Nam có lịch sử hình thành và phát triển trên 10 năm Trongquá trình đó, công ty đã không ngừng cải tiến năng lực sản xuất; liên tục cho ra đờinhững dòng xe, mẫu xe mới; Ngoài ra, công ty còn tiến hành các hoạt động bảo vệmôi trường một cách tích cực Đồng thời, công ty còn mở rộng quy mô bằng cách mởthêm hai chi nhánh, một tổng kho phụ tùng và một trung tâm xuất khẩu Sự mở rộngquy mô như vậy khiến cho công ty có hai lần đầu tư lớn về TSCĐ: năm 1997 và 1998

Sự mở rộng quy mô như vậy lại khiến cho công tác kế toán TSCĐ thêm khó khăn, vìcông ty chỉ có kế toán tiền mặt tại các chi nhánh còn mọi hoạt động ở các phần hành

20

khác và toàn bộ chứng từ lien quan đều được quản lý tại trụ sở chính của công ty.Công tác kế toán phải thực hiện từ xa và một năm chỉ có 2 lần đi kiểm kê thực tế Ngoài ra, chính vì luôn có sự cải tiến về năng lực sản xuất và mẫu mã sản phẩmnên tại Toyota luôn có sự đầu tư mua sắm TSCĐ mới hàng năm; có những trường hợpcông ty mua về những tài sản để gắn thêm lên những TSCĐ cũ để cải tiến Bản thânnhững tài sản mới mua về này không đủ những tiêu chuẩn để ghi nhận là TSCĐ, nếuchúng để tách riêng Tuy nhiên vì có gắn với các TSCĐ khác nên chúng vẫn được ghinhận là TSCĐ và tính khấu hao hàng tháng theo như quy định trong QĐ 206/2003 của

1.5.2 Ảnh hưởng của đặc điểm tổ chức quản lý:

Hầu hết các TSCĐ của công ty là mua từ những công ty nằm trong hệ thống TậpĐoàn Toyota Tuy nhiên, công ty Toyota Việt Nam là một pháp nhân hoàn toàn độclập với những công ty khác của Tập Đoàn Toyota Nhật Bản, vì vậy việc hạch toán cácnghiệp vụ tăng TSCĐ hoàn toàn được ghi nhận như đối với các đối tác bên ngoài Theo sơ đồ, bộ máy quản lý của công ty chia làm 3 mảng chính: Sản xuất,Marketing, Hành chính-Tài Chính-Kiểm soát nội bộ Trong mỗi bộ phận lại có nhiềuphòng ban, làm các nhiệm vụ khác nhau Quy mô công ty lớn nên các hoạt động phátsinh nhiều không chỉ về số lượng mà còn rất đa dạng; do đó dẫn đến hệ thống phòngban khá phức tạp Vậy nên ngoài hệ thống tài khoản kế toán, bộ máy kế toán của công

ty còn sử dụng một hệ thống mã số theo phòng ban, mỗi khi định khoản, kế toán viênđồng thời cũng phải xác định và phản ánh nơi phát sinh nghiệp vụ đó vào hệ thống để

dễ dàng theo dõi, quản lý các khoản chi phí phát sinh Đối với phần hành TSCĐ nóiriêng, kế toán riêng phải có những thông tin liên quan đến TSCĐ không chỉ giá trị củachúng, thời gian sử dụng, mà còn phải biết cụ thể nơi sử dụng, mục đích sử dụng vàcập nhật liên tục những thay đổi phát sinh trong quá trình sử dụng tài sản, để có thểphản ánh một cách chính xác bản chất của khoản chi phí khấu hao phát sinh hàng kỳ

21

Và hệ thống Mã phòng ban chính là để hỗ trợ kế toán hạch toán chính xác các nghiệp

vụ kinh tế phát sinh và tăng hiệu quả trong công tác tính khấu hao hàng kỳ

Là một công ty có quy mô lớn, số lượng TSCĐ nhiều nên để công tác kế toán TSCđược thực hiện một cách hiệu quả, chính xác nhất, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa

kế toán TSCĐ, phòng mua hàng, nơi đặt mua và nơi sử dụng TSCĐ Kế toán TSCĐluôn phải biết rõ một TSCĐ mua như thế nào, ai đặt mua và dùng để làm gì, có dùng

để ghép với một TS nào khác không…Có như vậy mới đảm bảo việc hạch toán đượcchính xác, đúng bản chất của nghiệp vụ kinh tế phát sinh

1.5.3 Ảnh hưởng của đặc điểm hệ thống Kế toán:

Hệ thống kế toán của công ty hoạt động tập trung ở trụ sở chính, tại hai chi nhánhchỉ thực hiện kế toán tiền mặt; vì vậy ở chi nhánh chỉ có nhiệm vụ tập hợp số liệu,chứng từ phát sinh rồi gửi về trụ sở chính, việc tính khấu hao cũng được thực hiện tạitrụ sở chính

Hệ thống kế toán của công ty được chia làm nhiều phần hành, dựa trên cơ sở sửdụng phần mềm kế toán Oracle Tiêu chí đầu tiên của phần mềm này là quản lý đồng

bộ, chặt chẽ và khoa học hơn toàn bộ thông tin của công ty Trong đó, thông tin kếtoán là một phần cốt lõi Để đạt được tiêu chí đó, hệ thống đòi hỏi người sử dụng phảituân thủ quy trình tác nghiệp chặt chẽ, với một khối lượng thông tin đầu vào khổng lồ.Trong Oracle, mỗi thao tác nghiệp vụ trong quy trình sản xuất kinh doanh đều đượcghi nhận bằng một bút toán hạch toán trên hệ thống Cùng với quy trình nghiệp vụđược chia thành nhiều công đoạn khác nhau, các nghiệp vụ Kế Toán cũng được chiathành nhiều cặp bút toán khác nhau Ví dụ, trong quy trình mua hàng, có bút toánnhận hàng tương ứng với việc nhận hàng hoá vào kho; bút toán ghi nhận công nợ phảitrả tương ứng với việc chấp nhận chứng từ mua hàng; bút toán thanh toán tương ứngvới việc chấp nhận thanh toán

Để quản lý các cặp bút toán liên quan trong cùng một nghiệp vụ, hệ thống địnhnghĩa các tài khoản liên kết trong từng cặp bút toán và các quy tắc hạch toán ngầmđịnh để đảm bảo các cặp bút toán này thống nhất với nhau Việc lập ra các Tài khoảntrung gian như vậy tuy có khác biệt so với chế độ Kê Toán Việt Nam, nhưng trên góc

độ kinh tế thì sự vận động của tài sản và nguồn vốn trong các nghiệp vụ trên vẫnkhông có gì thay đổi Như vậy, việc phát sinh giao dịch ở các tài khoản trung giankhông làm ảnh hưởng đến các báo cáo tài chính của công ty, ngoài ra còn có thể dựa

22

vào số dư của các tài khoản này để kiểm tra quy trình tác nghiệp đã được thực hiệnđầy đủ chưa Đối vơi hoạt động kế toán TSCĐ nói riêng, để tạo sự liên kết với phầnhành kế toán phải trả, các khoản chi phí phát sinh trong hoạt động mua TSCĐ, kế toánphải trả sẽ phản ánh vào một TK trung gian là TK 2418 Sau đó, việc vốn hoá cáckhoản chi đó thành TSCĐ sẽ là nhiệm vụ của Kế toán phần hành TSCĐ.

Ngoài ra, hệ thống Oracle có cấu trúc hệ thống tài khoản rất linh hoạt với nhiềuchiều thông tin, chúng đáp ứng được mọi yêu cầu về phân tích và quản lý tài chínhcủa một doanh nghiệp, nhất là với quy mô lớn như Công ty Toyota Việt Nam Nhờ hệthống này mà việc quản lý doanh thu và chi phí theo từng phòng ban sẽ thực hiện đơngiản bằng cách thêm thông tin về phòng ban vào hệ thống tài khoản Cuối kỳ, ta chỉcần sử dụng các báo cáo về số dư tài khoản để xem tất cả các số liệu KT phát sinh ởmột phòng ban bất kỳ Để làm được điều đó, các kế toán khi hạch toán phải đảm bảođịnh khoản chính xác phòng ban phát sinh chi phí Đối với kế toán TSCĐ nói riêng,điều này lại càng quan trọng bởi chi phí khấu hao hàng kỳ bao giờ cũng lớn, vì vậy kếtoán TSCĐ phải luôn nắm được tình hình sử dụng thực tế của các TSCĐ

PHẦN II: THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TSCĐ TẠI

CÔNG TY TOYOTA VIỆT NAM:

2.1 Đặc điểm TSCĐ và chính sách quản lý TSCĐ:

2.1.1 Đặc điểm TSCĐ tại công ty Toyota Việt Nam:

Ta có Bảng tổng kết tình hình tài sản cố định tại công ty vào cuối tháng 3 năm 2007như sau:

lý

8.26 % 11.83 % 4.38 %

23

Quyền sử dụng đất 4.76 % 9.13 % 3.38 %Phần mềm máy tính 1.58 % 0.97 % 0.36 %Các TSCĐ vô hình khác 1.06 % 2.07 % 0.77 %

Trước hết, là công ty sản xuất, lại là sản phẩm có kích thước lớn nên công ty cầnmột diện tích đất lớn để xây dựng nhà xưởng, kho chứa vật liệu, phụ tùng, công cụ,sản phẩm…vậy nên giá trị quyền sử dụng đất chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng tàisản của công ty Quyền sử dụng đất cùng với phần mềm máy tính là hai loại tài sản cốđịnh vô hình điển hình và có giá trị lớn nhất của công ty

Về phần mềm máy tính, sản phẩm của công ty tiêu thụ trên quy mô toàn quốc, thậmchí còn xuất khẩu ra nước ngoài; các đối tác có giao dịch kinh tế phát sinh cũng rấtnhiều, đa dạng và trên quy mô rộng lớn, vì vậy bộ máy quản lý của công ty cần một

số lượng lớn những thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin tiên tiến làm tăng tốc độcông việc Điều này làm cho các phần mềm máy tính và các thiết bị văn phòng công

ty chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng tài sản của công ty: phần mềm máy tính là1.58%, các công cụ, thiết bị văn phòng là 8.26%

Thứ 3, là một doanh nghiệp sản xuất lắp ráp nên cơ cấu giá trị máy móc thiết bị trêntổng số TSCĐ là lớn nhất, chiếm khoảng 34.8% tổng giá trị TSCĐ, chiếm 12.9% tổngtài sản của công ty Công ty sản xuất hàng chính hãng nên thiết bị đặc chủng nhiều,không sản xuất hàng loạt mà phần lớn theo đơn đặt hàng riêng lẻ nên giá trị lớn Đây

là phần TSCĐ khó quản lý nhất trong hệ thống TSCĐ của công ty vì chúng khôngnhững có số lượng lớn mà còn thường xuyên được sử dụng trong môi trường nhiềudầu mỡ, bụi bặm, hay phải di chuyển nên hay hỏng hóc, mất thẻ gắn trên tài sản;thường xuyên phải thay thế, cải tiến, bảo dưỡng, thay đổi nơi sử dụng…Chính vì vậy,những TSCĐ thuộc lại này thường xuyên được theo dõi, kiểm tra hơn những loại tàisản khác

Ngoài ra, đối với các máy móc thiết bị, do là hàng chính hãng nên TSCĐ khôngdùng nữa phần lớn là huỷ hoặc tháo rời, vậy nên giá trị thu hồi ước tính thấp, phần lớn

là công ty không đề cập đến giá trị thu hồi ước tính trong khi tính giá trị khấu haohàng kỳ

Như vậy, các TSCĐ của Công ty Toyota có đặc điểm là giá trị và số lượng đều lớnnên công tác kế toán TSCĐ gặp rất nhiều khó khăn, cần có những phương pháp quản

24

lý tài sản hợp lý, cùng sự theo dõi chặt chẽ hệ thống TSCĐ trên sổ sách cũng như trênthực tế.

2.1.2 Phân loại TSCĐ:

Nguyên tắc phân loại TSCĐ tại công ty Toyota Việt Nam là căn cứ vào tính chấtcủa TSCĐ Các TSCĐ được phân làm hai loại:

- Tài sản cố định dùng cho mục đích kinh doanh

- Tài sản cố định dùng cho mục đích phúc lợi, sự nghiệp an ninh, quốc phòng (hay cónguồn hình thành từ quỹ phúc lợi)

Các TSCĐ thuộc loại thứ 2, doanh nghiệp chỉ theo dõi, quản lý nhưng không tríchkhấu hao hàng kỳ Đối với những TSCĐ thuộc loại 1, công ty phân ra làm 6 loại:

1 Nhà cửa (TK 2112100) là nơi để diễn ra các hoạt động sản xuất kinh doanh củangười và thiết bị, hoặc để làm kho

2 Vật kiến trúc (TK 2112200) bao gồm đường xá, vỉa hè, bục thang máy…

3 Máy móc và thiết bị (TK 2113000): bao gồm máy cưa, máy nghiền, máy hàn,máy biến thế hàn, súng bắn điện để hàn, thiết bị điều khiển…

4 Xe cộ (TK 2114000): bao gồm xe hơi, xe tải, xe bus đưa đón nhân viên và cácloại xe khác

5 Công cụ và thiết bị quản lý (TK 2115000): bao gồm kính hiển vi, các thiết bịkiểm tra và đo lường, cẩu, đồ gá lắp, máy tính và các đồ dùng văn phòngkhác ; được chia làm 3 loại nhỏ:

- Thiết bị công nghệ: máy tính, máy tính xách tay, máy chủ nội bộ, bộ địnhtuyến, khoá chuyển đổi và các thiết bị thông tin khác

- Công cụ cho sản xuất: gồm các công cụ trực tiếp và gián tiếp

- Công cụ văn phòng: các loại công cụ, thiết bị còn lại

TSCĐ vô hình (TK 2130000): là tài sản không có hình thái vật chất, nhưng xác địnhđược giá trị và do doanh nghiệp nắm giữ, sử dụng trong sản xuất kinh doanh, cungcấp dịch vụ hoặc cho các đối tượng khác thuê phù hợp với tiêu chuẩn ghi nhận tài sản

cố định vô hình Ở Công ty Toyota Việt Nam, chúng bao gồm quyền sử dụng đất,phần mềm máy tính và các tài sản vô hình khác

2.1.3 Chính sách quản lý TSCĐ:

Một tài sản được coi là TSCĐ khi chúng có cấu trúc độc lập hoặc có nhiều phầnriêng biệt có thể kết hợp tạo thành một TS để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh

25

doanh có thể được coi là TSCĐ nếu chúng có giá trị trên 1000$ và có thời gian sửdụng trên một năm

Trong trường hợp hệ thống gồm nhiều bộ phận Tài sản riêng lẻ liên kết với nhau,trong đó mỗi bộ phận cấu thành có thời gian sử dụng khác nhau và nếu thiếu một bộphận nào đó mà cả hệ thống vẫn thực hiện được chức năng hoạt động chính của nó,nhưng do yêu cầu quản lý, sử dụng TSCĐ đòi hỏi phải quản lý riêng từng bộ phận tàisản thì mỗi bộ phận tài sản đó nếu cùng thoả mãn đồng thời bốn tiêu chuẩn của TSCĐđược coi là một TSCĐ hữu hình độc lập

Khi được ghi nhận là một TSCĐ, chúng sẽ được quản lý theo nguyên tắc như sau:+ Mọi tài sản cố định trong doanh nghiệp phải có bộ hồ sơ riêng (bao gồm đơn đềnghị mua hàng, đơn đặt hàng, bảng báo giá, hợp đồng kinh tế, hoá đơn thuế, biên bảngiao nhận tài sản và đơn đăng ký TSCĐ

Các TSCĐ được phân loại, thống kê, đánh số và có thẻ riêng, đựơc theo dõi chi tiếttheo từng đối tượng ghi TSCĐ và được phản ánh trong sổ theo dõi TSCĐ

Mỗi TSCĐ được quản lý theo nguyên giá, số khấu hao luỹ kế và giá trị còn lại trên

sổ kế toán:

Giá trị còn lại Nguyên giá Số khấu hao luỹ kế trên sổ kế toán = của Tài sản _ của tài sản của TSCĐ cố định cố định

Đối với những tài sản cố định không tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh quyđịnh tại khoản 2, điều 9 của QĐ206, công ty sẽ quản lý tài sản cố định này theonguyên giá, số giá trị hao mòn luỹ kế và giá trị còn lại trên sổ kế toán:

Giá trị còn lại Nguyên giá Giá trị hao mòn trên sổ kế toán = của tài sản _ luỹ kế của tài sản của Tài sản cố định cố định cố định

Doanh nghiệp phải thực hiện việc quản lý đối với những TSCĐ đã khấu hao hếtnhưng vẫn tham gia vào hoạt động kinh doanh như những TSCĐ bình thường

+Khi một phòng ban nào đó có nhu cầu mua TSCĐ, đại diện phòng ban đó sẽ phảilàm một đơn đề nghị mua hàng, và phải được sự phê chuẩn của các cấp lãnh đạo cóthẩm quyền Sau khi được phê chuẩn, phòng mua hàng sẽ làm đơn đặt hàng gửi đếnnhà cung cấp và tiến hành làm hợp đồng

26