Một tài sản được coi là TSCĐ khi chúng có cấu trúc độc lập hoặc có nhiều phần riêng biệt có thể kết hợp tạo thành một TS để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh có thể được coi là TSCĐ nếu chúng có giá trị trên 1000$ và có thời gian sử dụng trên một năm.
Trong trường hợp hệ thống gồm nhiều bộ phận Tài sản riêng lẻ liên kết với nhau, trong đó mỗi bộ phận cấu thành có thời gian sử dụng khác nhau và nếu thiếu một bộ phận nào đó mà cả hệ thống vẫn thực hiện được chức năng hoạt động chính của nó, nhưng do yêu cầu quản lý, sử dụng TSCĐ đòi hỏi phải quản lý riêng từng bộ phận tài sản thì mỗi bộ phận tài sản đó nếu cùng thoả mãn đồng thời bốn tiêu chuẩn của TSCĐ được coi là một TSCĐ hữu hình độc lập.
Khi được ghi nhận là một TSCĐ, chúng sẽ được quản lý theo nguyên tắc như sau:
+ Mọi tài sản cố định trong doanh nghiệp phải có bộ hồ sơ riêng (bao gồm đơn đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng, bảng báo giá, hợp đồng kinh tế, hoá đơn thuế, biên bản giao nhận tài sản và đơn đăng ký TSCĐ.
Các TSCĐ được phân loại, thống kê, đánh số và có thẻ riêng, đựơc theo dõi chi tiết theo từng đối tượng ghi TSCĐ và được phản ánh trong sổ theo dõi TSCĐ.
Mỗi TSCĐ được quản lý theo nguyên giá, số khấu hao luỹ kế và giá trị còn lại trên sổ kế toán:
Giá trị còn lại Nguyên giá Số khấu hao luỹ kế trên sổ kế toán = của Tài sản _ của tài sản của TSCĐ cố định cố định
Đối với nhữngtài sản cố định không tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh quy định tại khoản 2, điều 9 của QĐ206, công ty sẽ quản lý tài sản cố định này theo nguyên giá, số giá trị hao mòn luỹ kế và giá trị còn lại trên sổ kế toán:
Giá trị còn lại Nguyên giá Giá trị hao mòn trên sổ kế toán = của tài sản _ luỹ kế của tài sản của Tài sản cố định cố định cố định
Doanh nghiệp phải thực hiện việc quản lý đối với những TSCĐ đã khấu hao hết nhưng vẫn tham gia vào hoạt động kinh doanh như những TSCĐ bình thường.
+Khi một phòng ban nào đó có nhu cầu mua TSCĐ, đại diện phòng ban đó sẽ phải làm một đơn đề nghị mua hàng, và phải được sự phê chuẩn của các cấp lãnh đạo có thẩm quyền. Sau khi được phê chuẩn, phòng mua hàng sẽ làm đơn đặt hàng gửi đến nhà cung cấp và tiến hành làm hợp đồng.
+ Đăng ký TSCĐ: mọi TSCĐ được đăng ký bởi yêu cầu Tài Sản hoặc người chịu trách nhiệm về tình trạng kỹ thuật của Tài Sản.
(Xem mẫu đăng ký TSCĐ phần phụ lục- Mẫu số FA-1)
+ Thẻ TSCĐ: mọi TSCĐ trong công ty phải được đính kèm một thẻ có mã số để quản lý, trừ xe của công ty, nhà cửa và vật kiến trúc, súng bắn điện, xe đẩy tay, các tài sản ngầm dưới đất và TSCĐ vô hình (là những tài sản hoặc có thể quản lý theo số seri đặc trưng của tài sản và số lượng hoặc không thể gắn thẻ lên được).
Mã TSCĐ được quy định gồm 9 ký tự : A- AAA- 0000- 0 Trong đó, ký tự đầu tiên chỉ loại tài sản, được quy định như sau:
Mã TSCĐ Số TK Tên TK
A 2112100 Nhà cửa
B 2112200 Vật kiến trúc
C 2113000 Máy móc và thiết bị
D 2114000 Xe cộ (xe văn phòng, xe tải và xe đưa đón nhân viên
E 2115000 Công cụ, thiết bị quản lý
F 2131000 Bảng quảng cáo
G 2137000 Phần mềm máy tính
Ký tự thứ 2, chỉ phòng ban sử dụng Tài sản, được quy định như sau:
Ký tự thứ 1 Ký tự thứ 2 Phòng ban, bộ phận sử dụng A P Sản xuất Z Hành chính M Marketing B P Sản xuất Z Hành chính M Marketing C W Sản xuất – Hàn T Sản xuất - Sơn A Sản xuất - Lắp Ráp
M Sản xuất - Bảo Dưỡng
I Sản xuất - Kiểm tra
S Sản xuất - Dập
E Sản xuất - Xuất Khẩu
P Sản xuất - Thiết bị chung
D V Hành chính E V Sản xuất và Marketing F W Sản xuất – Hàn T Sản xuất - Sơn A Sản xuất - Lắp Ráp
P Sản xuất - Thiết bị chung
M Sản xuất - Bảo Dưỡng
I Sản xuất - Kiểm tra
S Sản xuất - Dập
E Sản xuất - Xuất Khẩu
D Công cụ, thiết bị chung cho văn phòng
G Đồ đạc văn phòng
E Trung tâm đào tạo
G
P Sản xuất
D Hành chính
M Marketing
Ký tự thứ 3 và thứ 4 là để chỉ tên tài sản. Bốn ký tự tiếp theo bằng số là một dãy số chuỗi. Ký tự cuối cùng dung trong trường hợp có sự thay đổi.
Người chịu trách nhiệm về TSCĐ ở phòng kế toán sẽ có nhiệm vụ đặt tên cho những TSCĐ.
+ Thanh lý TSCĐ: tuân theo quy địng trong thông tư số 01/2005 của Bộ Thương Mại, ngày 6/1/2005 (áp dụng cho việc thanh lý vật liệu, xe cộ, thiết bị và dụng cụ của các công ty có vốn đầu tư nước ngoài).
( Xem mẫu thanh lý TSCĐ phần phụ lục Mẫu số FA-3) Tài sản được thanh lý thuộc một trong các trường hợp sau:
- Đã khấu hao hết; thời gian sử dụng không còn nhiều;
- Bị phá huỷ, không thể sửa chữa hoặc chi phí sửa chữa quá lớn;
- Sử dụng lại cho dự án mới hoặc cắt giảm cho hoạt động nghiên cứu cải tiến; - Những công cụ và máy móc đặc biệt dùng cho mẫu xe không còn sản xuất nữa; - Đem bán;
Phương thức thanh lý bao gồm: tái sử dụng, huỷ, tặng, bán. Trường hợp huỷ phải được chuẩn bị, ký bởi những người tham gia chứng kiến và trực tiếp huỷ tài sản. Trường hợp đem bán phải có những văn bản cần thiết kèm theo (như: quyết định bán của cấp lãnh đạo có thẩm quyền, hợp đồng kinh tế với bên mua, hoá đơn thuế); quá trình bán sẽ được ghi lại và bất cứ các khoản lỗ hoặc lãi nào cũng đều phải được ghi nhận bởi Kế toán các khoản phải thu.
+ Kiểm kê TSCĐ: sự tồn tại, vị trí và hiện trạng của mọi TSCĐ sẽ được thẩm tra lại trong các kỳ kiểm kê 2 lần một năm vào giữa và cuối năm tài chính (31/3 và 30/9). Lịch kiểm kê sẽ được gửi cho các phòng ban có liên quan bằng email ít nhất 3 tuần trước khi kiểm kê để đảm bảo kiểm kê nhanh chóng hiệu quả và chính xác nhất.
Quá trình kiểm kê và kết quả kiểm kê sẽ được ghi lại và ký xác nhận bởi đại diện chịu trách nhiệm của bên kế toán và các bên có liên quan.
Mọi sai lệch giữa số liệu của kế toán và số liệu kiểm kê được cần phải được điều tra tìm nguyên nhân, lập biên bản và có biện pháp xử lý trước khi kế toán TSCĐ tiến hành điều chỉnh.
+ Sửa chữa TSCĐ: được phản ánh vào chi phí kỳ phát sinh hoạt động sửa chữa.
+ Mất hoặc bị mất cắp Tài Sản: cần tiến hành điểu tra rõ nguyên nhân, đưa ra quyết định cuối cùng trước khi chuyển sang để kế toán TSCĐ phản ánh.
Như vậy, tuy số lượng tài sản có nhiều nhưng công ty đã thiết lập được những chính sách quản lý đồng bộ, có hệ thống; với sự phối hợp quản lý đồng thời của ban bộ phận: tại nơi sử dụng, bộ phận quản lý chất lượng và phòng kế toán. Chính sách quản lý luôn yêu phải có cầu sự phối hợp tích cực giữa các bên có liên quan với những thủ tục, quy định rõ ràng về trách nhiệm, để làm sao quản lý tốt hệ thống TSCĐ đồ sộ như vậy.
2.2. Thực trạng kế toán Tài sản Cố định tại công ty Toyota Việt Nam: