Tài liệu Microsoft Word ppt

MS Word - Bài 1: Bắt đầu với Microsoft Word 2007 Microsoft Word 2007 là gì? Microsoft Word 2007 là một trong các chương trình của Microsoft Office 2007. Bạn có thể sử dụng chương trình này để soạn thảo văn bản, trong đó có chứa nội dung, biểu đồ, hình vẽ cũng như soạn thảo thư, sổ ghi nhớ, tờ bướm quảng cáo,… Nếu bạn là người mới bắt đầu sử dụng Word 2007, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn những kiến thức cơ bản và các tính năng liên quan đến Word 2007. Màn hình Layout Hình 1: Screen Layout Các Menu Khi bạn bắt đầu tìm hiểu Word 2007, hãy chú ý một cách nhìn mới ở thanh menu. Có 3 tính năng mà bạn nên nhớ khi làm việc trong Word 2007: Microsoft Office Button, Quick Access Toolbar, và Ribbon. Những tính năng này chứa rất nhiều các chức năng giống như trong menu ở các phiên bản Word trước đó. Các chức năng này được nói rõ ngay sau đây: Microsoft Office Button Hình 2: Microsoft Office Button Microsoft Office Button thực thi nhiều chức năng giống như các chức năng trong thực đơn File của các phiên bản Word trước đó. Nút này cho phép bạn tạo một tài liệu mới (New), mở một tài liệu đã tồn tại (Open), lưu (Save) hay lưu với tên file (Save as), in ấn (Print), Send (qua email hay fax), xuất bản (publish) hoặc Close. Ribbon Hình 3: Ribbon Ribbon là vùng phía trên tài liệu. Nó có 7 tab: Home, Insert, Page Layout, References, Mailings, Review, View chứa nhiều các tính năng mới và cũ của Word. Mỗi tab được tách thành các nhóm. Nhóm là tập hợp các tính năng thiết kế để thực thi chức năng mà bạn sử dụng trong việc phát triển hay chỉnh sửa tài liệu Word. Các tính năng phổ biến được hiển thị trên Ribbon, để xem các tính năng thêm trong mỗi nhóm, kích vào mũi tên phía dưới bên phải của nhóm đó. Hình 4: Ví dụ các tính năng trong nhóm Paragraph Mỗi tab chứa các công cụ sau: Home: Clipboard, Fonts, Paragraph, Styles, and Editing. Insert: Pages, Tables, Illustrations, Links, Header & Footer, Text, and Symbols. Page Layout: Themes, Page Setup, Page Background, Paragraph, Arrange. References: Table of Contents, Footnote, Citation & Bibliography, Captions, Index, and Table of Authorities. Mailings: Create, Start Mail Merge, Write & Insert Fields, Preview Results, Finish. Review: Proofing, Comments, Tracking, Changes, Compare, Protect. View: Document Views, Show/Hide, Zoom, Window, Macros. Quick Access Toolbar Hình 5: Quick Access Toolbar Quick Access Toolbar là thanh công cụ tùy chỉnh chứa các lệnh mà bạn muốn sử dụng. Bạn có thể đặt Quick Access toolbar ở phía trên hay dưới vùng Ribbon. Để thay đổi vị trí của Quick Access Toolbar, kích vào mũi tên phía cuối thanh công cụ và chọn Show Below the Ribbon. Hình 6: Thay đổi vị trí của Customize Quick Access Toolbar Bạn cũng có thể thêm các mục vào Quick Access toolbar. Kích phải vào bất kỳ mục nào trong Office Button hoặc Ribbon và chọn Add to Quick Access Toolbar và một shortcut sẽ được thêm vào Quick Access Toolbar. Hình 7: Thêm công cụ vào Quick Access Toolbar MS Word - Bài 2: Làm việc với Documents Có một số cách để tạo tài liệu mới, mở các tài liệu đã tồn tại, hay lưu các tài liệu trong Word: MS Word - Bài 1: Bắt đầu với Microsoft Word 2007 Kích vào Microsoft Office Button và chọn New. • Hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+N. Chú ý: Khi kích vào Microsoft Office Button và chọn New, bạn có nhiều sự lựa chọn về kiểu tài liệu có thể tạo. Nếu muốn bắt đầu từ một tài liệu trống, chọn Blank. Nếu muốn bắt đầu từ một tài liệu mẫu, bạn có thể duyệt qua sự lựa chọn ở phía bên trái, nhìn thấy các lựa chọn ở giữa màn hình và xem trước sự chọn lựa ở phía bên phải màn hình. Hình 1: Tạo một tài liệu mới từ Templates Mở một tài liệu có sẵn • Kích Microsoft Office Button và chọn Open. • Hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl+O. • Nếu bạn có các tài liệu mới sử dụng gần đây, bạn có thể kích vào Microsoft Office Button và chọn tên tài liệu trong phần Recent Documents. Hình 2: Mở một tài liệu có sẵn Lưu một tài liệu • Kích vào Microsoft Office Button và Chọn Save hoặc Save As (nếu bạn gửi tài liệu cho ai đó mà họ không sử dụng Office 2007, bạn cần kích Office button và chọn Save As, sau đó chọn Word 97-2003 Document), hoặc • Ấn tổ hợp phím Ctrl+S, hoặc • Chọn biểu tượng Save trên Quick Access Toolbar. Hình 3: Lưu tài liệu Đổi tên tài liệu Đổi tên một tài liệu Word, bạn có thể thực hiện như sau: • Kích vào Office Button và tìm file bạn muốn đổi tên. • Kích phải vào tên tài liệu và chọn Rename từ menu shortcut. • Nhập tên mới cho file và ấn phím ENTER. Hình 4: Đổi tên tài liệu Làm việc trên nhiều tài liệu Một số tài liệu có thể được mở cùng một lúc nếu bạn nhập hay chỉnh sửa nhiều tài liệu. Tất cả các tài liệu đã mở sẽ được liệt kê trong tab View trên Ribbon, khi bạn kích vào Switch Windows, tài liệu hiện thời có một dấu tích phía bên trái tên file. Chọn tài liệu đã mở khác để xem nó. Hình 5: Làm việc với nhiều tài liệu Xem tài liệu Có nhiều cách để xem tài liệu trong Word. • Print Layout: Đây là cách xem tài liệu giống như khi tài liệu được in. Nó bao gồm tất cả các bảng, nội dung, đồ thị và ảnh. • Full Screen Reading: Đây là cách xem toàn bộ chiều dài của tài liệu. Là cách tốt cho việc xem hai trang cùng một lúc. • Web Layout: Đây là cách xem tài liệu như tài liệu trên trình duyệt web. • Outline: Đây là một dạng đường viền của tài liệu dưới dạng các dấu chấm ở đầu dòng. • Draft: Cách xem này không hiển thị ảnh hay các bố cục, chỉ hiển thị nội dung. Để xem một tài liệu ở nhiều dạng khác nhau, kích vào các biểu tượng xem tài liệu ở phía dưới bên phải màn hình , hoặc: • Kích tab View trên Ribbon. • Chọn các cách xem tài liệu thích hợp trên vùng Document Views. Hình 6: Các cách xem tài liệu Word Tắt một tài liệu Để tắt một tài liệu: • Kích vào Office Button. • Chọn Close. MS Word - Bài 3: Tùy chỉnh môi trường Word Word 2007 cung cấp một vùng tùy chọn có thể tùy chỉnh mà cho phép bạn tạo tài liệu Word tốt hơn. Để xem các tùy chọn cơ bản: MS Word - Bài 2: Làm việc với Documents • Kích vào Office Button. • Chọn Word Options. Hình 1: Word Options Popular [...]... Access Toolbar Hình 7: Tính năng Customize MS Word - Bài 4: Chỉnh sửa tài liệu Word Để thực hiện việc chỉnh sửa tài liệu nhanh và thuận tiện hơn, chúng tôi xin giới thiệu trong phần này một số thao tác cơ bản trong chỉnh sửa tài liệu như sao chép (copy), cắt (cut), dán (paste), cũng như các phím tắt cho các thao tác đó MS Word - Bài 3: Tùy chỉnh môi trường Word Gõ và chèn văn bản Để gõ văn bản, chỉ cần... Spacing • Trong phần Spacing, điều chỉnh khoảng cách phù hợp MS Word - Bài 6: Styles Sử dụng Styles trong Word sẽ cho phép bạn định dạng nhanh một tài liệu với một cách nhìn nhất quán và chuyên nghiệp Styles có thể được lưu để sử dụng trong nhiều tài liệu MS Word - Bài 5: Định dạng Paragraphs Áp dụng các Styles Có nhiều kiểu styles có sẵn trong Word mà bạn có thể sử dụng Để xem các styles có sẵn, kích hộp... trong tài liệu: • Kích Find trên nhóm Editing của vùng Ribbon • Để tìm và thay thế một từ hoặc cụm từ trong tài liệu, kích Replace trên nhóm Editing của Ribbon Hoàn tác lại các thay đổi Để hoàn tác lại các tháy đổi: • Kích vào nút Undo trên Quick Access Toolbar hoặc ấn tổ hợp phím CTRL+Z MS Word - Bài 5: Định dạng Paragraphs Định dạng paragraphs cho phép bạn thay đổi cách nhìn trên toàn bộ tài liệu. .. tới vị trí mong muốn và kích chuột trái Các phím tắt được liệt kê bên dưới đây cũng trợ giúp khi di chuyển qua văn bản của một tài liệu: Thao tác Phím tắt Đưa con trỏ về đầu dòng HOME Đưa con trỏ về cuối dòng END Đưa con trỏ về đầu tài liệu CTRL+HOME Đưa con trỏ về cuối tài liệu CTRL+END Lựa chọn (bôi đen) văn bản Để thay đổi bất kỳ thuộc tính nào của văn bản, đầu tiên phải bôi đen đoạn văn bản đó Bôi... trong tài liệu Hình 4: Tính năng Proofing Save Tính năng này cho phép bạn xác định cách tài liệu được lưu Bạn có thể xác định cách lưu tự động để thực thi và nơi bạn lưu tài liệu Hình 5: Tính năng Save Advanced Tính năng này cho phép bạn xác định các tùy chọn cho việc chỉnh sửa, sao chép, dán, hiển thị, in và lưu tài liệu Hình 6: Tính năng Advanced Customize Tính năng này cho phép bạn thêm các tính năng... đổi bên trong tài liệu Hình 2: Tính năng Popular Display Tính năng này cho phép bạn chỉnh sửa nội dung tài liệu được hiển thị trên màn hình và được in Bạn có thể chọn để hiển thị hoặc ẩn phần tử trang Hình 3: Tính năng Display Proofing Tính năng này cho phép bạn xác định chính xác từ và định dạng văn bản Bạn có thể tùy chỉnh các cài đặt tự động và bỏ qua một số từ hay lỗi trong tài liệu Hình 4: Tính... trong tài liệu này New Quick Style Để tạo một Style đơn giản: • Đưa con trỏ vào bất kỳ nơi nào trong Style được chọn • Kích chọn hộp thoại Styles • Kích Save Selection as New Quick Style Style Inspector Để xác định Style của một phần cụ thể trong một tài liệu: • Đưa con trỏ vào bất kỳ nơi nào trong văn bản mà bạn muốn giải thích Style • Chọn thực đơn Styles Drop Down • Kích nút Style Inspector MS Word. .. các từ đó, hay giữ phím SHIFT trong khi sử dụng các phím mũi tên Toàn bộ tài liệu Chọn Editing / Select / Select All từ vùng Ribbon hoặc ấn tổ hợp phím CTRL+A Bỏ chọn (bôi đen) văn bản bằng cách kích chuột vào mọi nơi phía bên ngoài vùng chọn hoặc ấn phím mũi tên trên bàn phím Chèn văn bản Văn bản có thể được chèn trong một tài liệu sử dụng các cách sau: • Gõ văn bản: Đặt con trỏ vào nơi bạn muốn chèn... đổi cách nhìn trên toàn bộ tài liệu Bạn có thể truy cập vào các công cụ của định dạng Paragraphs bằng cách kích tab Page Layout trên vùng Ribbon hoặc kích nhóm Paragraph trên tab Home MS Word - Bài 4: Chỉnh sửa tài liệu Word Canh lề trong Paragraph Canh lề cho phép bạn thiết lập cách văn bản xuất hiện Để thay đổi lề ta thực hiện như sau: • Kích tab Home • Chọn nút thích hợp cho việc canh lề trên nhóm... (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+C), rồi đặt con trỏ vào nơi bạn muốn dán văn bản trong tài liệu, sau đó kích phải và chọn Paste (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+V) • Cắt và dán văn bản: Đánh dấu văn bản bạn muốn sao chép, sau dó kích chuột phải và chọn Cut (hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+X), rồi đặt con trỏ vào nơi bạn muốn dán văn bản trong tài liệu, sau đó kích phải và chọn Paste • Kéo văn bản: Đánh dấu văn bản bạn muốn . Toolbar MS Word - Bài 2: Làm việc với Documents Có một số cách để tạo tài liệu mới, mở các tài liệu đã tồn tại, hay lưu các tài liệu trong Word: MS Word - Bài 1: Bắt đầu với Microsoft Word 2007 Kích. Windows, tài liệu hiện thời có một dấu tích phía bên trái tên file. Chọn tài liệu đã mở khác để xem nó. Hình 5: Làm việc với nhiều tài liệu Xem tài liệu Có nhiều cách để xem tài liệu trong Word. •. phím ENTER. Hình 4: Đổi tên tài liệu Làm việc trên nhiều tài liệu Một số tài liệu có thể được mở cùng một lúc nếu bạn nhập hay chỉnh sửa nhiều tài liệu. Tất cả các tài liệu đã mở sẽ được liệt kê