Tài liệu Microsoft Word 2000 doc

Microsoft Word 2000 I - Khởi động - Màn hình Microsoft Word 1 - Khởi động Microsoft Word Thông thờng sau khi cài đặt, Shortcut của Microsoft Word đợc đặt ở Programs trong Start menu. Còn ở trên đĩa chơng trình này đợc đặt trong C:\Program files\Microsoft Office\Office. Vì vậy để khởi động Word có thể thực hiện bằng một trong 2 cách sau : Cách 1 : Kích chuột vào Start menu chọn Programs rồi chọn Microsoft Word. Cách 2 (dùng khi không có biểu tợng của Word) : Kích chuột vào Start menu chọn Programs rồi nhập dòng lệnh : "C:\Program Files\Microsoft Office\Office\WINWORD.EXE" 2 - Màn hình Microsoft Word 2000. Về cơ bản cửa sổ Word tơng t nh cửa sổ của các phần mềm ứng dụng khác (đã trình bày ở phần Microsoft Windows), vì vậy ở đây chỉ trình bày chi tiết các thành phần đặc tr- ng : <+> Thanh menu gồm : Trình đơn File chứa các lệnh liên quan đến tệp, Edit chứa các lệnh về soạn thảo, View chứa các lệnh quản lý khung nhìn, Edit chứa các lệnh phục vụ soạn thảo, Insert chứa các lệnh chèn (nhúng) đối tợng, Format chứa các lệnh định dạng văn bản, Tools chứa các lệnh là công cụ của Word, Table chứa các lệnh về bảng biểu, Windows chứa các lệnh thao tác với cửa sổ tài liệu và Help hớng dẫn sử dụng Word. <+> Thanh công cụ chuẩn : Red Heart 43 Microsoft Word 2000 Hớng dẫn sử dụng Microsoft Word Kiểm soát tỉ lệ cửa sổ tài liệu ẩn/Hiện các dấu ngắt đoạn Hiện tài liệu dới dạng bản đồ Bật/Tắt thanh công cụ vẽ Tạo cột cho văn bản Chèn bảng tính Excel vào tài liệu Chèn bảng vào tài liệu (4 x 5) Bật/Tắt thanh công cụ bảng và đờng viền Chèn các đối tợng siêu liên kết Thực hiện lại các lệnh soạn thảo Huỷ thực hiện các lệnh soạn thảo Sao chép định dạng Dán văn bản, đối tợng từ bộ đệm ra màn hình soạn thảo Chép văn bản, đối tợng vào bộ đệm Cut văn bản, đối tợng vào bộ đệm Kiểm tra ngữ pháp và chính tả tiếng Anh Xem trớc trang in In tài liệu Ghi tài liệu lên đĩa Mở tài liệu đã có trên đĩa Mở tài liệu mới <+> Thanh trạng thái : Thanh trạng thái thông báo một số thông tin về tình trạng làm việc hiện tại bao gồm Số thứ tự của hiện hành (trang chứa con trỏ) - Page <n>, vùng hiện tại, trang hiện tại trên tổng số trang - 3/9, tạo độ con trỏ hiện hành, nút lệnh Record Macro, nút lệnh theo dõi sự thay đổi trong tài liệu, tình trạng của phím Insert, trạng thái in khi thực hiện in tệp, <+> Thanh công cụ định dạng : Red Heart 44 Microsoft Word 2000 Đặt màu cho văn bản Đặt màu nền cho văn bản Viền xung quanh khối chọn Tăng khoảng thụt vào so với lề trái Giảm khoảng thụt vào so với lề trái Tạo dầu nhấn mạnh cho đoạn văn bản Đánh số cho đoạn văn bản Căn thẳng văn bản theo hai lề Căn thẳng văn bản theo lề phải Căn thẳng văn bản theo giữa hai lề Căn thẳng văn bản theo lề trái Tạo hiệu ứng gạch chân cho văn bản Tạo hiệu ứng nghiêng cho văn bản Tạo hiệu ứng đậm cho văn bản Hộp kích thớc chữ Hộp danh sách kiểu chữ Hộp danh sách thẻ định dạng II - Thao tác với tệp tin tài liệu 1 - Tạo tài liệu mới theo mẫu chuẩn Word là phần mềm soạn thảo mạnh tích gộp trong bộ chơng trình của nó các mẫu văn bản đợc thiết kế sẵn. Normal là kiểu gồm các định dạng thông dụng do ngời dùng tự thiết lập, khi dùng thẻ soạn thảo này chỉ cần thay đổi một số định dạng nhỏ cho phù hợp với loại tài liệu cần soạn thảo. Để tạo tệp tài liệu mới với thẻ Normal thực hiện các thao tác sau : +> Mở trình đơn File chọn lệnh New +> Chọn thẻ General, chọn Blank Document, chọn Document trong Create New sau đó nhấn OK. 2 - Mở tài liệu đã có trên đĩa +> Mở trình đơn File chọn lệnh Open Red Heart 45 Microsoft Word 2000 +> Chọn danh mục chứa tệp cần mở ở Look in. +> Chọn tên tệp cần mở ở hộp nội dung của danh mục đã đợc chọn Open. * - Lu ý ở Files of type cần chọn All Word Documents thì ở danh sách mới hiển thị tên các tệp tài liệu hiện có ở danh mục đợc chọn. 3 - Cất giữ tệp tài liệu +> Chuyển tệp cần ghi thành hiện hành. +> Mở trình đơn File chọn lệnh Save. +> Nhập tên tệp tài liệu sẽ đợc ghi tại File name +> Chọn danh mục chứa tệp cần ghi ở hộp Save in. +> Chọn kiểu ghi tệp ở Save as type (Word Document, Text Only hoặc Word 6.0/95 v.v ) Save. 4 - Đóng tệp Mở trình đơn File chọn lệnh Close. +> Nếu tệp đợc đóng không có sự thay đổi gì thì nó đợc đóng và giải phóng khỏi bộ nhớ. +> Trong trờng hợp tệp đợc đóng là tệp mới hoặc tệp đã ghi nhng có sự thay đổi thì thông báo sau xuất hiện : Red Heart 46 Microsoft Word 2000 - Nếu ngời dùng chọn Yes mà tệp đợc đóng là tệp mới thì Word cho hiển thị hộp thoại Save as để yêu cầu cung cấp thêm thông tin cho lệnh ghi, còn nếu là tệp đã đợc ghi tối thiểu một lần thì Word tiến hành ghi lại những sự thay đổi rồi đóng tệp. - Nếu chọn No thì Word sẽ đóng tệp mà không lu lại các thay đổi. - Chọn Cancel để quay về soạn thảo. 5 - Thiết lập trang +> Chuyển tệp cần đặt trang thành hiện hành. +> Mở trình đơn File chọn lệnh Page Setup . Hộp thoại Page Setup gồm nhiều thẻ để thiết lập từng loại thuộc tính của trang văn bản. a - Đặt lề +> Chọn thẻ Margin. +> Đặt kích thớc của lề tại các mục Top (lề trên), Bottom (lề dới), Left (lề trái), Right (lề phải); Kích thớc của tiêu đề trên (Header), dới (Footer) tại mục From edge. +> Chọn Mirror margins trong trờng hợp muốn in văn bản 2 mặt. +> Nhấn OK để thực hiện lệnh, nếu muốn lu các tuỳ chọn vào thẻ Normal nhấn nút Default b - Đặt khổ giấy +> Chọn thẻ Paper Size. Red Heart 47 Microsoft Word 2000 +> Chọn khổ giấy ở hộp Paper size (Lu ý : Các khổ chỉ đợc thiết lập khi đã cài máy in vào Windows). +> Chọn hớng giấy theo chiều dọc (Portrait) hoặc ngang (Landscape) tại mục Orientation OK (Default). c - Đặt nguồn giấy +> Chọn thẻ Paper Source. +> Đặt kiểu nguồn giấy cho trang đầu ở mục First page có thể là : Khay giấy ngầm định [Default tray (Auto Select)], Tự động chọn [Auto Select] hoặc nạp bằng tay (Manual Feed). Red Heart 48 Microsoft Word 2000 +> Đặt kiểu nguồn giấy cho các trang còn lại ở mục Other page. +> Chọn OK (Default ). III - Soạn thảo văn bản trong Word 1 - Phơng thức gõ tiếng Việt kiểu Telex aw ă aa â dd đ ee ê oo ô ow ([) ơ uw (]) AW Ă AA Â DD Đ EE Ê OO Ô OW({) Ơ UW (}) Ư f Dấu huyền s Dấu sắc r Dấu hỏi x Dấu ngã j Nặng z Xoá dấu Phơng thức này bỏ dấu theo kiểu mũ-trực-tiếp-dấu-tự-động Bạn chuyển đổi sang chế độ không bỏ dấu bằng tổ hợp phím SHIFT-SHIFT hoặc Alt-Z hay Ctrl - ~ . Ví dụ: Bạn gõ dòng chữ : "Nớc chảy đá mòn" bằng dãy các phím sau Nuwowcs <phím cách> chayr < phím cách> ddas <phím cách> monf 2 - Nguyên tắc nhập văn bản trong Word Đối tợng xử lý của Word là từng kí tự, từng từ, từng câu, từng đoạn thậm chí cả tệp tài liệu. Nhng đoạn văn bản là đối tợng chủ yếu Word quan tâm xử lý. Do đó, trong quá trình soạn thảo nên cố gắng phân biệt đoạn một cách rõ ràng. Đoạn đợc bắt đầu bằng dấu Enter và kết thúc cũng bằng dấu này, các câu trong đoạn phải đợc nhập liên tục và khi hết chỗ trên một dòng Word sẽ tự động chuyển con trỏ xuống dòng dới để nhập tiếp. 3 - Thao tác đối với khối a - Chọn văn bản - Đối tợng <+> Chọn văn bản : +> Chọn bằng bàn phím : Thực hiện việc chọn văn bản bằng cách ấn giữ phím Shift rồi gõ các phím di chuyển. +> Chọn bằng chuột : - Kích chuột ở vị trí đầu và kéo đến vị trí cuối để chọn một khối văn bản. - Kích liên tiếp ba lần trong một đoạn để chọn toàn đoạn đó. <+> Chọn đối tợng : Để chọn đối tợng bằng cách đặt chuột lên đối tợng đó rồi bấm chọn. Đối tợng đợc chọn sẽ có đờng viền bao quanh. b - Cắt Red Heart 49 Microsoft Word 2000 Chọn văn bản hoặc đối tợng cần cắt sau đó kích chuột vào nút Cut trên thanh công cụ hay thực hiện lệnh Edid\Cut, nội dung bị cắt sẽ đợc chuyển vào bộ đệm (Clip board). c - Sao chép Chọn văn bản hoặc đối tợng cần sao chép rồi kích vào nút Copy trên thanh cung cụ hay thực hiện lệnh Edid\Copy, nội dung của văn bản cũng đợc chuyển vào ClipBoard. d - Dán Đặt con trỏ tại vị trí cần dán rồi thực hiện lệnh Edid\Paste hoặc kích vào nút Paste trên thanh công cụ, nội dung trong bộ đệm sẽ đợc dán ra màn hình soạn thảo tại vị trí con trỏ e - Di chuyển - Bản chất là thực hiện thao tác cắt và dán. - Để thực hiện nhanh thao tác bằng chuột trong hộp thoại Opition thẻ Edid chọn mục Drag-and-Drop text Editing. Chọn văn bản (đối tợng) cần di chuyển sau đó đặt chuột vào vùng chọn rồi thực hiện thao tác kích và kéo đến vị trí mới. f - Huỷ bỏ lệnh soạn thảo đã thực hiện Để huỷ bỏ lệnh soạn thảo đã thực hiện vào trình đơn Edit chọn lệnh Undo. g - Lặp lại lệnh soạn thảo đã thực hiện Để làm lại lệnh soạn thảo đã thực hiện vào trình đơn Edit chọn lệnh Redo. 4 - Tìm kiếm và thay thế văn bản +> Mở trình đơn Edit chọn lệnh Replace Chọn thẻ Replace +> Nhập văn bản cần tìm vào hộp Find What và văn bản cần thay thế vào hộp Replace with. +> Để thiết lập tuỳ chọn tìm kiếm nhấn chuột vào nút More, hộp thoại Find and Replace sẽ đợc mở rộng thêm một phần xuống phía dới. Chọn : - All (Up/Down) ở hộp Search để xác định phạm vi tìm kiếm. - Match case : tìm có phần biệt chữ hoa và chữ thờng. Red Heart 50 Microsoft Word 2000 - Find whole words only : tìm riêng từng từ. - Use wildcards : tìm theo kí tự đại diện. - Sounds like : tìm theo phiên âm. - Find all word forms : tìm cả các từ biểu mẫu. +> Kích nút Find Next để bắt đầu tìm kiếm. +> Khi tìm thấy văn bản Word tự động chọn từ đợc tìm thấy và dừng lại chờ quyết định của ngời dùng. Lúc này, có thể chọn nút Replace để thay thế hoặc chọn Replace All thì Word sẽ tự động thay thế tất cả các từ đợc tìm thấy, còn nếu chọn Find Next thì Word bỏ qua văn bản đợc tìm thấy và tiếm tục tìm kiếm. +> Kết thúc tìm kiếm Word đa ra thông báo : Kích OK để kết thúc rồi kích Cancel để đóng hộp thoại Find and Replace. IV - Biên tập biến đổi thuộc tính văn bản 1 - Định dạng kiểu chữ +> Chọn đoạn văn bản cần định dạng kiểu chữ rồi thực hiện lệnh Font trong trình đơn Fomat Chọn thẻ Font. +> Chọn kiểu chữ ở hộp Font. +> Để thay đổi kích thớc chữ chọn kích thớc tại mục Size. +> Hộp Font Style cho phép gán các kiểu dáng chữ của một Font cho văn bản gồm có : Regular cho kiểu chữ bình thờng, Italic cho kiều chữ nghiêng , Bold cho kiều chữ đậm , Bold Italic cho kiểu dáng chữ đậm và nghiêng . +> Hộp Underline dùng lựa chọn các kiểu gạch chân. +> Mục Effect dùng đặt các hiệu ứng cho văn bản nh : - Strikethough : tạo hiệu ứng gạch bỏ văn bản bằng dấu gạch đơn. - Double strikethough : tạo hiệu ứng gạch bỏ văn bản bằng dấu gạch đôi. - Superscript : tạo hiệu ứng chỉ số trên. - Subscript : tạo hiệu ứng chỉ số dới. - Shadow, Outline, Emboss, Engrave : Bật/tắt hiệu ứng tạo chữ bóng, viền ngoài, làm nổi và hiệu ứng khắc sâu. - Small caps, All caps, Hidden : Bật/tắt hiệu ứng tạo chữ hoa nhỏ, chữ hoa đầy đủ và ẩn văn bản. Red Heart 51 Microsoft Word 2000 Sau khi đã thực hiện song toàn bộ các thay đổi, chọn nút OK để áp dụng, nếu chọn Default Word sẽ ghi các tuỳ chọn này vào tệp Normal.DOT (đặt chế độ ngầm định). 2 - Định dạng đoạn văn bản +> Chọn đoạn văn bản cần định dạng rồi thực hiện lệnh Pragraph trong trình đơn Fomat Chọn thẻ Indents and Spacing. +> Chọn các chiều canh chỉnh trong hộp Aligment gồm : Left canh chỉnh thẳng theo lề trái, Center canh chỉnh thẳng giữa theo hai lề, Right canh chỉnh thẳng theo lề phải, Justify canh đều theo hai lề. +> Mục Indentation dùng đặt khoảng thụt so với hai lề : - Left, Right : thụt dòng so với lề trái hoặc phải. - Thụt dòng đặc biệt (Special) với First line (dòng đầu), Hanging thụt dòng kiểu treo. +> Đặt khoảng cách giữa các đoạn và các dòng trong đoạn tại mục Spacing. Red Heart 52 [...]... Priview 60 Red Heart Microsoft Word 2000 In tài liệu Bật/tắt chế độ phóng to tại vị trí đợc trọn Hiển thị chọn vẹn 1 trang tài liệu trên màn hình Chọn hiển thị nhiều trang tài liệu cùng một lúc Thay đổi tỉ lệ khung nhìn Trợ giúp theo ngữ cảnh Đóng chế độ xem nhanh Hiển thị đầy màn hình Co lại tài liệu cho vừa một trang màn hình Bật/tắt hiển thị thớc +> Chọn nút Close để quay về tài liệu hiện hành 3 -... đợc loại bỏ cho tất cả các trang 4 - In tài liệu a - Thao tác in +> Mở hoặc chuyển sang tài liệu cần in +> Kiểm tra tài liệu trớc khi in Red Heart 65 Microsoft Word 2000 +> Chọn lệnh Print trong trình đơn File +> Kiểm tra lại các thiết lập của máy in ngầm định ở mục Printer +> Chọn vùng in trong mục Page Range gồm các tuỳ chọn : All in toàn bộ các trang trong tài liệu; Current page in trang hiện thời... thứ tự in +> Kiểm tra đối tợng in ở hộp Print What đảm bảo đã chọn Document +> Xác định trang in tron hộp Print chọn : - All Pages in Range in toàn bộ các trang trong tài liệu - Old Pages in các trang lẻ tong tài liệu - Even Pages in các trang chẵn trong tài liệu +> Nhấn OK để bắt đầu in tài liệu b - Huỷ bỏ công việc in Nhấn ESC khi Word đang thực hiện thủ tục Background Printing, nếu không kịp hãy... tròn Công cụ vẽ hộp văn bản Chèn hiệu ứng đặc biệt Chèn ảnh vào tài liệu Thay đổi màu nền Thay đổi màu nét vẽ Thay đổi màu văn bản Thay đổi kiểu nét vẽ Thay đổi kiểu đờng gạch ngang Thay đổi kiểu mũi tên Tạo bóng 2 chiều Tạo bóng 3 chiều 64 Red Heart Microsoft Word 2000 VIII - Hoàn thiện và in tài liệu 1 - Tự động đánh số trang +> Chuyển tài liệu cần đánh số trang thành hiện hành +> Chọn lệnh Page Number... tiêu đề cho các tiêu đề của tài liệu Thông thờng đó là các kiểu trình bày : Heading, List, Body text Tác dụng : Hỗ trợ mạnh cho việc tổ chức lại nội dung của các tài liệu lớn, thay đổi các mục tiêu đề, di chuyển hay sao chép các nội dung văn bản Vào View và chọn Outline để chuyển sang chế độ này 2 - Xem tài liệu trớc khi in +> Mở trình đơn File chọn lệnh Print Preview +> Tài liệu đợc hiển thị dới dạng... dới chứa các nút tạo công thức 62 Red Heart Microsoft Word 2000 +> Soạn thảo công thức, khi muốn kết thúc kích chuột ra màn hình soạn thảo để quay về cửa sổ tài liệu hiện hành 4 - Tạo hiệu ứng đặc biệt +> Bật thanh công cụ Drawing rồi chọn nút Insert WordArt +> Chọn kiểu WordArt ở danh sách vừa xuất hiện +> Nhập nội dung của WordArt trên cửa sổ Edit WordArt Text OK +> Tiến hành hiệu chỉnh hiệu ứng, công... +> Tiến hành hiệu chỉnh hiệu ứng, công việc này đợc thực hiện chủ yếu trên thanh công cụ WordArt và bằng thao tác thay đổi kích thớc của hiệu ứng * Thanh công cụ WordArt : Chèn 1 WordArt mới Thay đổi nội dung của WordArt vừa tạo Thay đổi kiểu của WordArt vừa tạo Định dạng WordArt Thay đổi hình dáng WordArt Xoay WordArt Thay đổi độ dãn của văn bản trong hiệu ứng Canh chỉnh văn bản trong hiệu ứng Xoay... gán 68 Red Heart Microsoft Word 2000 +> Dùng hộp thoại: - Chọn lệnh Macros trong trình đơn Tools\Macro - Trong hộp thoại Macro name chọn tên của Macro cần chạy - Chọn nút Run Word sẽ đóng hộp hội thoại và thực hiện các lệnh trong Macro c - Xoá Macro Mở hộp thoại Macros, chọn tên Macro cần xoá trong hộp Macro name rồi kích chuột vào nút Delete 4 - Kỹ thuật trộn tài liệu Tạo tệp tài liệu chính +> Soạn... đợc kết hợp vào tài liệu chính Thanh công cụ Mail Merge Chèn các trờng cần kết hợp do ngời dùng tạo ra Chèn các trờng cần kết hợp do Word tạo sẵn Xem dữ liệu đã đợc kết hợp Xem bản ghi đầu tiên Xem bản ghi trớc Bản ghi hiện hành Xem bản ghi kế tiếp Xem bản ghi cuối cùng Hiển thị hộp thoại Mail Merge Helper Kiểm tra lỗi kết hợp Kết hợp CSDL nguồn đã tạo với một tài liệu mới In tài liệu kết hợp Tạo... - Đối tợng của microsoft Word 1 - Chèn kí hiệu đặc biệt +> Xác định vị trí muốn chèn kí hiệu đặc biệt vào tài liệu soạn thảo +> Thực hiện lệnh Symbol trong thực đơn Insert +> Chọn thẻ Symbol rồi chọn bộ kí tự đặc biệt trong hộp Font Chọn font Symbol để hiện thị bảng danh sách kí tự đặc biệt hoặc chọn Wingdings để hiện thị bảng danh sách biểu tợng đặc biệt Red Heart 61 Microsoft Word 2000 +> Chọn kí . Microsoft Word 2000 I - Khởi động - Màn hình Microsoft Word 1 - Khởi động Microsoft Word Thông thờng sau khi cài đặt, Shortcut của Microsoft Word. : Red Heart 43 Microsoft Word 2000 Hớng dẫn sử dụng Microsoft Word Kiểm soát tỉ lệ cửa sổ tài liệu ẩn/Hiện các dấu ngắt đoạn Hiện tài liệu dới dạng bản