1 - Auto Text
a - Tạo AutoText
+> Chọn đoạn văn bản cần tạo Auto Text.
+> Chọn lệnh AutoCorrect trong trình đơn Tools.…
+> Chọn thẻ AutoText rồi nhập tên AutoText cần tạo ở mục Enter AutoText entries here, sau đó kích nút Add.
b - Sử dụng AutoText
+> Đặt con trỏ tại vị trí muốn chèn AutoText gõ vào tên của AutoText cần chèn rồi nhấn phím F3.
c - Xoá AutoText
Mở hộp thoại AutoCorrect chuyển đến thẻ AutoText chọn AutoText cần xoá và kích vào nút Delete.
2 - Tự động sửa lỗi khi nhập văn bản
a - Định nghĩa chuỗi AutoCorrect
+> Nhập nội dung sẽ đợc thay thế tại mục Replace (chuỗi có thể dài đến 14 kí tự nh- ng không đợc chứa khoảng trắng).
+> Nhập nội dung cần thay thế tại mục With.
+> Kích nút Add để đa từ vừa định nghĩa vào danh sách. +> Kích OK để kết thúc lệnh.
b - Tự động sửa lỗi
Công cụ này cho phép tự động sửa các từ bị lỗi khi gõ văn bản thành các từ chính xác đã cài đặt trớc. Vì vậy có thể lợi dụng công cụ này để tạo ra các cụm từ gõ nhanh giống nh AutoText. Khi sử dụng ta chỉ cần gõ cụm từ thay thế, sau phím SpaceBar nội dung thay thế sẽ hiện ra màn hình soạn thảo.
3 - Tạo và thực hiện một Macro
Macro là một chơng trình nhỏ gồm một nhóm các lệnh, có thể gán cho tổ hợp phím nóng. Khi thực hiện Macro chỉ việc bấm tổ hợp phím nóng, các lệnh trong chơng trình của Macro lần lợt đợc tiến hành.
a - Tạo một Macro
+> Mở trình đơn Tools → Macro chọn lệnh Record New Macro …
+> Đặt tên cho Macro trong hộp Macro Name rồi chọn OK hoặc chọn gán macro cho thanh công cụ hoặc bàn phím.
+> Thực hiện các lệnh cần ghi vào Macro, để tạm dừng ghi các lệnh vào Macro chọn nút lệnh Pause, kết thúc việc nhập kích chuột tại nút Stop.
+> Thực hiện lệnh Save all trong trình đơn File để lu các lệnh vào Macro vừa tạo.
b - Chạy một Macro
Có hai cách để thực hiện macro :
+> Dùng hộp thoại:
- Chọn lệnh Macros trong trình đơn Tools\Macro.…
- Trong hộp thoại Macro name chọn tên của Macro cần chạy.
- Chọn nút Run Word sẽ đóng hộp hội thoại và thực hiện các lệnh trong Macro .
c - Xoá Macro
Mở hộp thoại Macros, chọn tên Macro cần xoá trong hộp Macro name rồi kích chuột vào nút Delete.
4 - Kỹ thuật trộn tài liệu
<+> Tạo tệp tài liệu chính
+> Soạn thảo nội dung của tài liệu chính.
+> Mở trình đơn Tools chọn lệnh Mail Merge…
+> Khi hộp thoại Mail Merge Helper xuất hiện nhấn nút Creat chọn Form Letters…
rồi chọn tiếp Active Windows.
<+> Tạo cơ sở dữ liệu nguồn
+> Trên hộp thoại Mail Merge Helper nhấn nút Get Data ở mục Data Source rồi chọn tiếp lệnh Creat Data Source…
+> Khai báo các trờng xuất hiện trong CSDL nguồn bằng cách : - Nhập tên trờng ở hộp Field name.
- Nhấn nút Add Field Name. Để bỏ trờng đã thêm vào Field names in header row chọn tên của nó rồi nhấn Remove Field Name.
- Nhấn OK để kết thúc khai báo.
+> Thực hiện thao tác ghi tệp CSDL nguồn lên đĩa. +> Chọn nút lệnh Edit Data Source.
+> Nhập dữ liệu bản ghi cho tệp CSDL nguồn trên các trờng đã khai báo. +> Nhấn nút Add New để tạo bản ghi mới, nhấn OK để kết thúc nhập.
<+> Kết hợp CSDL nguồn với tài liệu chính
+> Đặt con trỏ soạn thảo đến vị trí muốn chèn trờng CSDL nguồn.
+> Nhấn nút Insert Merge Field trên thanh công cụ Mail Merge khi bảng danh sách xuất hiện chọn tên trờng cần chèn.
+> Nhấn nút View Merge Data trên thanh công cụ Mail Merge để hiển thị CSDL nguồn đã đợc kết hợp vào tài liệu chính.
<+> Thanh công cụ Mail Merge
Chèn các trờng cần kết hợp do ngời dùng tạo ra
Chèn các trờng cần kết hợp do Word tạo sẵn Xem dữ liệu đã đợc kết hợp
Xem bản ghi đầu tiên Xem bản ghi trớc
Bản ghi hiện hành
Xem bản ghi kế tiếp
Xem bản ghi cuối cùng
Hiển thị hộp thoại Mail Merge Helper Kiểm tra lỗi kết hợp Kết hợp CSDL nguồn đã tạo với một tài liệu mới
In tài liệu kết hợp Tạo kết hợp
Tìm kiếm bản ghi Soạn sửa tệp CSDL nguồn