Tài liệu Microsoft PowerPoint - THDC_C02_Microsoft Word.ppt ppt

BÀI GIẢNG GIẢ Phần mềm Microsoft Word Nội dung Giới thiệu chung Cách tạo mới, lưu, đóng mở Các thao tác soạn thảo văn Định dạng văn : Font, Paragraph, Tab Chia cột, tạo bảng Word Chèn hình, textbox cơng thức Một số chức khác : Mail Merge Định dạng trang văn in ấn 10/2008 Giới thiệu chung MS Word phần mềm soạn thảo văn mạnh, nằm cơng cụ văn phịng hãng Microsoft Một số phiên Microsoft Office : Office 97, Office 2000, Office XP, Office 2003, Office 2007 Khởi động Microsoft Word : Start/ Programs Microsoft Word nhấp biểu tượng W Thoát khỏi Word : Gọi lệnh File/ Exit nhấp vào dấu góc bên phải 10/2008 Màn hình Word Thanh tiêu đề Thanh cơng cụ chuẩn Thanh menu Thước dọc Nút phóng to, thu nhỏ đóng cửa sổ chương trình Vùng soạn thảo Thanh công cụ định dạng Cửa sổ nhiệm vụ Người trợ giúp Thanh trạng thái Thanh cuộn 10/2008 Cách tạo mới, lưu, đóng mở Tạo mới: File/ New nhấp chuột vào biểu tượng New ( ) công cụ chuẩn Lưu : File/ Save nhấp chuột vào biểu tượng Save ( ) công cụ chuẩn, chọn đường dẫn đến thư mục lưu trữ, đặt tên tập tin Mở cũ : File/ Open nhấp chuột vào biểu tượng Open ( ) công cụ chuẩn, chọn đường dẫn, chọn tên tập tin muốn mở Đóng mở : File/ Close nhấp vào dấu góc bên phải tài liệu Lưu ý : Ta không nên mở nhiều lúc 10/2008 Các thao tác soạn thảo (1) Để gõ tiếng Việt, máy tính phải có: Bộ gõ tiếng Việt : Vietkey, Unikey, VietWare Phông chữ hỗ trợ tiếng Việt : VNI, ABC, Unicode Di chuyển trỏ Word : Các phím mũi tên, Home, End, PageUp, PageDown Dùng cuộn dọc ngang Quét khối văn : Kéo rê chuột từ đầu đến cuối vùng chọn Đè Shift kết hợp với phím di chuyển để quét khối Đè Alt + kéo rê chuột để quét khối theo chiều dọc 10/2008 Các thao tác soạn thảo (2) Xố liệu : qt khối để xóa nhiều ký tự Delete : xóa ký tự phía sau trỏ BackSpace : xóa ký tự phía trước trỏ Ghi chèn, ghi đè : nhấn nút Insert để đổi chế độ ghi Insert : chữ gõ vào đẩy ký tự sau Overwrite: chữ gõ vào đè xóa ký tự có Sao chép, di chuyển Sao chép: quét khối, Edit/Copy (Ctrl C) để chép, đến chỗ mới, Edit/Paste (Ctrl V) để dán Có thể dán nhiều lần Di chuyển : quét khối, Edit/Cut (Ctrl X) để cắt vào nhớ, đến chỗ mới, Edit/Paste (Ctrl V) để dán 10/2008 Định dạng văn Sử dụng công cụ Format Định dạng phông chữ : Format/ Font Định dạng đoạn : Format/ Paragraph Đóng khung tơ màu : Border & Shading Thêm chấm đầu dòng : Bullet & Numbering Định dạng mốc dừng thước tab 10/2008 4.1.Sử dụng công cụ Format Kiểu chữ định sẵn (Normal – Bình thường) Kích thước chữ Phơng chữ In đậm (B), In nghiêng(I), Gạch chân (U) Căn lề trái, giữa, phải, hai phía Màu chữ Kích chuột vào mũi tên để chọn màu Bôi đen chữ, đoạn văn cần định dạng kích chuột vào nút chọn phơng, kích cỡ chữ công cụ định dạng,… 10/2008 4.2.Định dạng chữ : Format/ Font FONT Phông chữ Chữ nghiêng (Italic) Đậm (Bold) Kích thước chữ (Bình thường từ 12-14.) Màu chữ Automatic - tự động Kiểu nét gạch chân (none – không gạch chân) Các hiệu ứng khác (tham khảo tài liệu) 10/2008 10 4.3.Định dạng đoạn:Format/Paragraph Indent and Spacing Căn lề văn (Left – trái, right phải, center - giữa, justified – đều) Khoảng cách tới lề (Left - tới lề trái, Right - tới lề phải) First line By (dòng thụt vào so với dòng khác bao nhiêu) Khoảng cách tới đoạn trước(Before) sau (After) điểm (point) Khoảng cách hai dòng liên tiếp đoạn văn (Single – dòng, 1.5 lines – 1.5 dòng) 10/2008 11 4.4.Format/ Border&Shading (1) Một số kiểu định sẵn Border Kiểu đường viền (border) Màu đường viền (automatic - tự động) Kích thước đường viền Các đường viền muốn có (nút chìm) khơng muốn có (nút nổi) Hình cho phép xem trước hình thù bảng Áp dụng cho toàn bảng (table), chữ (text),… Kích chuột vào để chấp nhận 10/2008 12 4.4.Format/ Border&Shading (2) Kích chuột vào tab Shading để tô màu : Shading Chọn màu (Fill) (No Fill – không tô màu nền) Chọn kiểu tô màu (style) (No Fill – không tô màu nền) Xem trước hình thù bảng sau tơ màu Kích chuột vào để chấp nhận (OK) 10/2008 13 4.5.Format/ Bullet&Numbering Format/ Bullet&Numbering Bulleted: chấm đầu dòng Numbered: số đề mục Thay đổi chi tiết: Chọn kiểu chấm/ số Nhấp nút Customize Nhấp vào Bullet, chọn kiểu chấm khác, chọn kiểu đánh số khác Bullet Numbered 10/2008 14 4.6 Kỹ thuật Tab Stop Nhấp vào ô vuông đầu thước tab để chọn loại tab, sau nhấp vào vị trí thước kẻ để thêm tab stop vị trí Có loại tab: Left (└), Right (┘), Center (┴), Decimal (┴o), Bar (│) Để thay đổi tính chất cho tab stop, gọi lệnh : Format/ Tabs Tab stop position: chọn vị trí tab Alignment: kiểu lề Leader: kiểu chấm nối Để xóa tab, chọn ô tab stop position, nhấp Clear 10/2008 15 Chia cột, tạo bảng Chia văn thành nhiều cột Phóng to chữ đầu đoạn Tạo bảng Microsoft Word 10/2008 16 5.1.Chia cột : Format/ Column Quét khối gọi lệnh Format/ Column Chọn kiểu chia cột Hoặc gõ số cột tùy ý Thay đổi độ rộng cột khoảng cách cột Các cột Áp dụng cho toàn (whole document) hay đoạn quét khối (selected text) Line between : thêm đường kẻ cột 10/2008 17 5.2.Phóng to chữ đầu đoạn văn Để phóng to chữ đầu đoạn văn, quét khối chữ đầu đoạn, gọi lệnh Format/ Drop Cap Chọn kiểu rớt chữ Đổi phông chữ đầu đoạn Chọn số dòng rớt xuống Thay đổi khoảng cách 10/2008 18 5.3.Tạo bảng MS Word (1) Bảng (table) sử dụng để tổ chức trình bày liệu theo nhiều cột, nhiều hàng Để tạo bảng mới, ta thực : Di chuyển trỏ tới nơi cần chèn bảng Gọi lệnh Table/ Insert Table Hộp thoại chèn bảng xuất Chọn số cột ô Number of column Chọn số hàng ô Number of row Nhấp OK 10/2008 19 5.3.Tạo bảng MS Word (2) Thay đổi kích thước hàng, cột : di chuyển chuột đến đường viền ô tới trỏ chuột chuyển thành mũi tên hai chiều Bấm rê chuột theo hai chiều mũi tên để để nới rộng/ thu hẹp Trộn nhiều ô làm : quét khối ô cần trộn, gọi lệnh Table/ Merge Cell Tách ô thành nhiều ô: chọn ô cần tách, gọi lệnh Table/ Split Cell, gõ vào số hàng, số cột mong muốn 10/2008 20 Trộn thư (Mail Merge) Việc trộn thư thực văn Thực bước sau đây: Đầu tiên mở văn lên Vào menu Sau thực bước sau: 10/2008 41 Trộn thư (tt) - Bước 10/2008 42 Trộn thư (tt) - Bước 10/2008 43 Trộn thư (tt) - Bước 10/2008 44 Trộn thư (tt) - Bước 10/2008 45 Trộn thư (tt) - Bước (tt) 10/2008 46 Trộn thư (tt) - Bước 10/2008 47 Trộn thư (tt) - Bước 10/2008 48 Trộn thư (tt) - Kết Văn sau trộn mở tài liệu Có thể in ấn, lưu trữ, điều chỉnh lại theo ý người sử dụng 10/2008 49 8.Định dạng trang in ấn Thêm tiêu đề đầu & chân trang Đánh số trang Định dạng giấy in In ấn 10/2008 50 8.1.Header & Footer Các tài liệu (đặc biệt sách) thơng thường có phần header/footer để hiển thị thông tin phụ trợ (số trang, chương mục, ) Chọn View/ Header & Footer Nhấp chuột vào vùng chấm chấm đầu chân trang gõ chữ sửa, chèn ngày giờ, số trang từ cơng cụ header&footer Nhấp đúp ngồi để nhấp Close công cụ header&footer 10/2008 51 8.2.Đánh số trang Insert/ Page Number… Position: vị trí đánh số trang Bottom of the page (Footer) Top of the page (Header) Alignment: lề số trang View/ Header&Footer… Kích vào vùng header/footer Insert AutoText – PAGE – Page X of Y Căn chỉnh thích hợp 10/2008 52 8.3.Định dạng trang giấy Chọn File/ Page Setup Định dạng trang gồm : Khổ giấy (paper size) Lề (margins) Hướng (orientation) Header/Top Left Right Footer/Bottom 10/2008 53 8.4.In ấn Trước in, cần phải Gọi File/ Page Setup để canh chỉnh giấy Gọi File/ Print Preview để xem tổng thể trước In: Gọi lệnh File/ Print… Printer: chọn máy in Page range: chọn trang All: tất CurrentPage: Pages: liệt kê trang in Copies: số in 10/2008 54 PHỤ LỤC – ĐỌC THÊM A B C Gõ tiếng Việt Microsoft Word Các mục menu Microsoft Word Các tổ hợp phím tắt Word 10/2008 55 A Gõ tiếng Việt Để gõ tiếng Việt, máy tính phải có: Bộ gõ tiếng Việt: Vietkey, Unikey, Vietware Phơng chữ hỗ trợ tiếng Việt: VNI : VNI-Time, VNI-Helve,… Unicode: Times New Roman, Tahoma, Arial,… Khi chương trình Vietkey thiết lập chế độ gõ tiếng Việt (chữ V màu vàng System tray hình) gõ tiếng Việt Vietkey chế độ gõ tiếng Việt 10/2008 56 A.1.Kiểu gõ tiếng Việt: Telex Gõ vào Nhận Gõ vào Nhận aw ă OW Ơ ow / [ W Ư uw/ w/ ] AA Â Aa â OO Ô oo ô EE Ê ee ê DD Đ dd đ AW f: huyền s: sắc r: hỏi x: ngã j: nặng z: xoá dấu Vd: Trường->Truwowfng Đại học->DDaij hocj Nguyễn->Nguyeexn Ă 10/2008 57 A.2.Kiểu gõ tiếng Việt: VNI Sắc Huyền Hỏi Ngã Nặng Mũ Móc Ă Đ Ví dụ : Trường Đại học ->Tru7o72ng D9a5i ho5c Nguyễn Văn Tốt ->Nguye64n Va8n To61t Lưu ý : - Các số sử dụng số nằm phía bên trái - Muốn xóa dấu vừa gõ, bấm phím số 10/2008 58 B Hệ thống menu File: Các lệnh thao tác với tệp Edit: Các lệnh soạn thảo View: Các lệnh chế độ hiển thị Insert: Các lệnh chèn Format: Các lệnh định dạng Tool: Các chức hỗ trợ Table: Window: Help: 10/2008 59 B.1.Hệ thống menu File File: Các lệnh thao tác với tệp New: Mở văn Open: Mở văn có đĩa Close: Đóng văn soạn thảo Save: Cất văn vào tệp Save as: Cất văn vào tệp với tên khác Save as Web Page… : Ghi văn dạng HTML Search: Tìm tệp đĩa Version: Quản lý phiên Page Setup: Định dạng trang in Print Preview: Xem trước trang in Print: In máy in Send To: Gửi văn tới thiết bị, chương trình khác Properties: Các thuộc tính văn 10/2008 60 B.2.Hệ thống menu Edit Edit: Các lệnh soạn thảo Undo…: Bỏ thao tác vừa làm Repeat…: Lặp lại thao tác vừa làm Cut: Xoá đối tượng chọn, lưu vào Clipboard Copy: Sao chép đối tượng chọn vào Clipboard Paste: Chuyển đối tượng từ Clipboard vị trí trỏ Paste Special: Chuyển đối tượng từ Clipboard vị trí trỏ theo phương pháp đặc biệt tuỳ chọn Clear: Xố đoạn văn chọn Find: Tìm kiếm xâu văn Replace: Thay xâu văn Go To: Chuyển trỏ tới trang AutoText: Tạo văn mẫu Bookmark: Đánh dấu vị trí văn 10/2008 61 B.3.Hệ thống menu View View: Các lệnh chế độ hiển thị Normal: Chế độ hiển thị bình thường Web Layout: Chế độ trang web Print Layout: Chế độ hiển thị dạng trang in Outline: Chế độ hiển thị dạng outline Toolbars: Các công cụ Ruler: Hiển thị thước kẻ phía văn Document Maps: Chế độ hiển thị kiểu chương mục, bên phải mục lớn, bên trái nội dung văn Header and Footer: Các dòng tiêu đề đầu cuối trang Footnotes: Ghi cuối trang Fullscreen: Hiển thị văn toàn hình Zoom…: Phóng to, thu nhỏ văn 10/2008 62 B.4.Hệ thống menu Insert Insert: Các lệnh chèn Break…: Chèn dấu ngắt trang Page Numbers…: Đánh số trang Date and Time…: Chèn ngày AutoText: Chèn mẫu có sẵn Field…: Chèn trường thông tin Symbol…: Chèn ký tự đặc biệt Comment: Chèn ghi Reference: Tham chiếu Picture: Chèn hình vẽ Text Box: Chèn hộp văn File…: Chèn tệp khác vào văn Object…: Chèn đối tượng (ảnh, bảng tính, …) Bookmark…: Chèn ký hiệu đánh dấu Hyperlink…: Chèn siêu liên kết 10/2008 63 B.5.Hệ thống menu Format Format: Các lệnh định dạng Font…: Định dạng phông chữ Paragraph…: Định dạng đoạn văn Bullets and Numbering…: Định dạng đánh số đầu mục, gạch đầu dòng Borders and Shading…: Đường viền bóng Colunms…: Chia trang giấy thành nhiều cột Tabs…: Định tab Drop Cap…: Định dạng chữ (phóng to) đoạn Change Case: Biến đổi chữ hoa thành thường ngược lại Background: Định dạng Style and Formating…: Sử dụng kiểu định dạng có sẵn tạo 10/2008 64 B.6.Hệ thống menu Tools Tools: Các chức hỗ trợ Spelling and Grammar: Kiểm tra lỗi tả ngữ pháp Language: Chọn ngơn ngữ cho văn Word Count: Đếm từ Track Changes: Theo dõi thay đổi văn Compare and Merge Documents: So sánh hoà nhập văn Protect Document: Bảo vệ phần văn Letters and Mailings: Các chức thư tín (Mail Merge) Macro: Chức macro AutoCorrect Options…: Chức tự sửa từ ngữ gõ vào theo quy tắc (viết tắt, gõ sai,…) Options: Các tuỳ chọn cho Word 10/2008 65 B.7.Hệ thống menu Table Table: Các chức kẻ bảng Draw Table: Vẽ bảng tay với cơng cụ bút chì Insert: Chèn đối tượng thuộc bảng Delete: Xoá đối tượng thuộc bảng Select: Chọn đối tượng thuộc bảng Merge Cells: Hồ nhập bảng Split Cells…: Phân chia ô thành nhiều ô Table AutoFormat…: Định dạng bảng theo mẫu Convert: Các chức chuyển đổi dùng cho bảng Sort…: Sắp xếp bảng Formula…: Tính tốn với số liệu bảng 10/2008 66 B.8.Hệ thống menu Window,Help Windows: Các lệnh cửa sổ văn New Window: Mở cửa sổ văn chứa văn thời Arrange All: Bố trí cửa sổ văn mở Split: Chế độ soạn thảo văn phần (cửa sổ chia làm phần) Remove Split: Bỏ chế độ soạn thảo văn phần Help: Hệ thống trợ giúp Word Word Help : mở hình giúp đỡ hướng dẫn Assitant Help : gọi nhân vật trợ giúp About Microsoft Word : thông tin phiên Word 10/2008 67 C Các tổ hợp phím tắt (1) Alt+F: Chọn menu File Alt+E: Chọn menu Edit Alt+V: Chọn menu View Alt+I: Chọn menu Insert Alt+O: Chọn menu Format Alt+T: Chọn menu Tools Alt+A : Chọn menu Table Alt+W : Chọn menu Window Alt+H: Chọn menu Help Ctrl+C: Sao chép đối tượng chọn vào Clipboard Ctrl+V: Dán nội dung Clipboard vào vị trí trỏ Ctrl+X: Xoá đối tượng chọn lưu vào Clipboard Ctrl+A: Bôi đen văn Ctrl+B: In đậm Ctrl+I: In nghiêng Ctrl+U: Gạch chân 10/2008 68 C Các tổ hợp phím tắt (2) Ctrl+]: Tăng kích thước chữ Ctrl+[: Giảm kích thước chữ Ctrl+Shift+W: Gạch chân từ nét đơn Ctrl+Shift+D: Gạch chân dòng nét kép Ctrl+=: Viết số (m1,m2,…) Ctrl+Shift+=: Viết số (số mũ, x2) Ctrl+Shift+K: Chữ in hoa nhỏ Ctrl+Shift+A: Tất chữ in hoa Ctrl+Shift+H: Ẩn văn Ctrl+Shift+C: Sao chép định dạng Ctrl+Shift+V: Dán định dạng Ctrl+SpaceBar: Loại bỏ định dạng Shift+End: Bôi đen văn đến cuối dịng Shift+Home: Bơi đen đến đầu dịng Shift+xuống lên: Bơi đen dịng Shift+trái phải: Bơi đen ký tự 10/2008 69 10/2008 70 ... Trộn thư (tt) - Bước 10/2008 42 Trộn thư (tt) - Bước 10/2008 43 Trộn thư (tt) - Bước 10/2008 44 Trộn thư (tt) - Bước 10/2008 45 Trộn thư (tt) - Bước (tt) 10/2008 46 Trộn thư (tt) - Bước 10/2008... Trường->Truwowfng Đại học->DDaij hocj Nguyễn->Nguyeexn Ă 10/2008 57 A.2.Kiểu gõ tiếng Việt: VNI Sắc Huyền Hỏi Ngã Nặng Mũ Móc Ă Đ Ví dụ : Trường Đại học -> Tru7o72ng D9a5i ho5c Nguyễn Văn Tốt -> Nguye64n... công cụ văn phòng hãng Microsoft Một số phiên Microsoft Office : Office 97, Office 2000, Office XP, Office 2003, Office 2007 Khởi động Microsoft Word : Start/ Programs Microsoft Word nhấp biểu