Học cấp tốc MS Access trình độ B

Tài liệu tự học cấp tốc môn Access, ngắn gọn dễ hiểu, dễ nhớ, bám sát đề thi chứng chỉ Quốc gia. Tài liệu phù hợp với những người có ít thời gian đến lớp, vừa học vừa thực hành trong vòng 4 tuần đảm bảo thi đậu Chứng chỉ trình độ B Tin học,

1 Biên soạn Biên soạn : : L L ê Xuân Nuôi ê Xuân Nuôi Cao đẳng Kinh tế - Đại học Tin học Cao đẳng Kinh tế - Đại học Tin học Điện thoại: 0121.23.23.555 Điện thoại: 0121.23.23.555 Website : : http://lênuôi.vn http://lênuôi.vn Mở đầu Form Table Microsoft Access 2003 Microsoft Access 2003  Mở đầu: Giới thiệu về Microsoft Access  Bảng (Table)  Làm việc với mẫu biểu (Form)  Truy vấn dữ liệu (Query)  Báo biểu (Report) Query Report 2  Access 2003 là một phần trong bộ chương trình Microsoft Office 2003 được dùng rất rộng rãi hiện nay  Access cho phép người sử dụng quản lý, bảo trì, khai thác, lưu trữ số liệu một cách có tổ chức trên máy tính Giới thiệu về Microsoft Access 2003 Giới thiệu về Microsoft Access 2003 Mở đầu Form Table Query Report 3  Form (Biểu mẫu): cho xây dựng các biểu mẫu nhập số liệu, giúp NSD thực hiện việc nhập, xuất phong phú, không đơn điệu như nhập xuất trên Table hay Query  Report (Báo biểu):  Table (bảng): Cho phép lưu trữ dữ liệu phục vụ công tác quản lý. Các bảng thường có mối quan hệ với nhau  Query (truy vấn): là công cụ dùng để tính toán các cột không cần lưu trữ (điểmTB, thành tiền), sắp xếp, tìm kiếm, tổng hợp dữ liệu Cơ sở dữ liệu Access bao gồm (cơ bản): Mở đầu Form Table Query Report 4 I. Tạo cấu trúc của bảng + Chọn mục Table trên khung Object + Click nút New, chọn Design View. thực hiện tiếp 3 việc sau: Phần thứ nhất : Bảng (Table) Phần thứ nhất : Bảng (Table) Mở đầu Form Table Query Report 5 Việc 1: Lần lượt tạo các cột của bảng + Gõ đặt tên cột vào mục Field Name + Chọn kiểu dữ liệu của cột ở mục DataType; (Text, Number, Date/Time, Yes/No) + Thay đổi độ rộng của cột ở mục Field Size. Lặp lại các bước trên để tạo tiếp các cột khác Mở đầu Form Table Query Report 6 Việc 2: Tạo khoá chính cho bảng: Primary Key + Chọn một CỘT hay rê chuột để chọn nhiều cột làm khoá chính. (Thông thường là những cột có tên: Mã…) + Click vào nút Primary Key (hình chìa khoá). Nếu quên tạo khóa chính access sẽ hỏi: Mở đầu Form Table Query Report 7 Việc 3 : Lưu và đặt tên cho bảng vừa tạo: + Click nút Save, gõ đặt tên cho bảng. + Click nút Close Windows để đóng bảng lại, Mở đầu Form Table Query Report 8 + Click Chọn bảng, chọn tiếp Design view để vào chế độ chỉnh sửa. + Gõ điều kiện vào dòng Validation Rule của cột cần ràng buột. + Gõ nội dung cần thông báo vào dòng Validation Text.   Thiết lập điều kiện ràng buột dữ liệu ở các cột. Thiết lập điều kiện ràng buột dữ liệu ở các cột. (nếu có) (nếu có) Mở đầu Form Table Query Report 9 Thiết lập Điều kiện ràng buột Mở đầu Form Table Query Report 10 Một số hàm hay dùng: Year([NGAYSINH]) => Trả về phần NĂM của cột [NGAYSINH]. Now() => Trả về thời gian hiện hành Between X and Y => Trong khoảng từ X đến Y Các toán tử so sánh: >, <, >=, <= Chú ý: Tên cột phải đặt trong ngoặc vuông Mở đầu Form Table Query Report [...]... giá trị 17 Mở đầu Table Select Object Label Form Query Report Controls Wizard Text Box Option Group Toggle Button Option Button Check Box Combo Box Command Button Unbound Object Frame Page Break Subform/Subreport Rectangle List Box Image Bound Object Frame Tab Control Line More18 Controls Mở đầu Table Form Query Report 1) Thêm Nút lệnh (Command Button)  Nhắp chọn biểu tượng Command Button rê chuột trên... hoàn tất 26 Mở đầu Table Form Query Report 4.Thêm Textbox (Hộp văn b n): Nội dung hiển thị trên TextBox thường được lấy từ nguồn dữ liệu nào đó (Control Source) B ớc 1: Chọn nút TextBox trên ToolBox, rê chuột để vẽ Có thể xoá b label đính kèm tên là B ớc 2: Khai b o nguồn (Control Source) cho TextBox b ng 2 cách: + Gõ trực tiếp nguồn dữ liệu vào TextBox + Kích đôi trên TextBox vừa tạo để mở... trên forms để vẽ B ớc 2: Chọn :  I Want the Combo Box to lock up the values in a table or query ; Click Next> để tiếp tục 22 Mở đầu Table Form Query Report B ớc 3: Chọn b ng (Table) lấy dữ liệu dùng làm nguồn cho Combo Box; Click Next> để tiếp tục 23 Mở đầu Table Form Query Report B ớc 4: Click nút > để chuyển cột cần chọn sang ô Select Field; (Thường là cột có tên là Mã và cột nội dung) B ớc 5:... Mở đầu Table Form Query Report 2 Thêm Nhãn (Label):  Click nút Label trên ToolBox  Rê chuột trên forms để vẽ hộp  Gõ nội dung, canh chỉnh, tô màu 21 Mở đầu Table Form Query Report 3 Thêm hộp chọn (Combo Box): Mục đích: Thường dùng để chọn trực tiếp dữ liệu cần nhập cho cột (Field) là khoá ngoại Thực hiện lần lượt qua 8 b ớc sau: B ớc 1: Click chọn nút Combo Box trên thanh công cụ ToolBox, sau đó... 27 Mở đầu Table Form Query Report Ví dụ: Tạo TextBox với nguồn dữ liệu lấy từ trong ComboBox tên là Combo19 ta gõ vào TextBox dòng lệnh sau: =combo19.column(1) Hết phần Forms -28 Mở đầu Table Form Query Report Phần thứ ba: QUERY (Truy vấn) 1 Tạo Query : + Trên Mục Object, chọn Queries; Click nút New + Chọn dòng Design View\OK 29 Mở đầu Table Form Query Report Click đôi để chọn những b ng cần lấy... đóng Form lại 16 Mở đầu Table Form Query Report III Chỉnh sửa Form + Click vào tên Form, chọn Design + Dùng các nút trên thanh công cụ ToollBox để thêm 5 thành phần sau vào forms: 1 Command Button (Nút lệnh ) 2 Label (Nhãn): Gõ tiêu đề hoặc các ghi chú 3 Combo Box: Hộp lựa chọn giá trị từ danh sách 4.Textbox (Hộp văn b n): Hiện giá trị/Nhập liệu/kết quả tính toán… 5.Option Button: Nút chọn một trong... đầu Table Form Query Report II Lập quan hệ giữa các b ng 1 Công dụng  Ta thường đặt quan hệ giữa một cột của b ng này với một cột của các b ng khác để liên kết dữ liệu giữa các b ng với nhau (các cột quan hệ cùng tên, cùng kiểu) 2 Cách tạo B ớc 1: + Click nút RelationShips; + Click đôi (hoặc click Add) để chọn những b ng muốn tạo quan hệ (Thông thường phải chọn tất cả các b ng) 11 Mở đầu Table Form... Table Form Query Report B ớc 2: Rê chuột từ trên tên cột là khoá chính của b ng này kéo sang thả trên tên cột là khoá ngoại của b ng cần liên kết B ớc 3: Click đánh dấu vào mục : Enforce Referential Integrity, click tiếp nút Create 12 Mở đầu Table Form Query Report B ớc 4: (Khi tạo xong quan hệ các b ng) Clich nút Save để lưu, Click nút Close Windows để đóng cửa sổ lại 13 Mở đầu Table Form Query Report... trực tiếp vào b ng: Click đôi vào tên b ng để mở và thực hiện nhập Chú ý: + Chỉ cần nhập liệu trực tiếp cho các b ng không có khoá ngoại (Các b ng có chứa khóa ngoại sau này ta sẽ dùng form để nhập cho thuận tiện) + Không được trùng hoặc để trống cột khóa chính, không sai kiểu của cột, không phạm điều kiện ràng buột Hết phần b ng -14 Mở đầu Table Form Query Report Phần thứ hai: FORM (Mẫu biểu) I Giới... thiệu: Form là một công cụ của Access < /b> dùng để thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các b ng, tổ chức giao diện chương trình < /b>  Khi có nguồn dữ liệu (Nguồn từ một b ng hoặc một truy vấn): Form dùng để thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các cột nguồn  Khi không có nguồn dữ liệu: Form dùng để tổ chức giao liệu diện chương trình < /b> 15 Mở đầu Table Form Query Report II Tạo Form:  Chọn Forms / New, hộp thoại New Form