Đề tài “ Kiểm Toán Hoạt Động Tiêu Thụ Tại Công Ty “ pot

Kiểm toán nội bộ: Là loại kiểm toán do những kiểm toán viên nội bộ thực hiện, được thiếtlập trong một tổ chức để kiểm tra và đánh giá các hoạt động của một tổ chứcnhư là một hoạt động ph

Đề tài

“ Kiểm Toán Hoạt Động Tiêu Thụ Tại

Công Ty “

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU.

PHẦN I : 1

NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ KIỂM TOÁN 1

VÀ KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG 1

1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM TOÁN 1

1.1 Khái niệm: 1

1.2 Phân loại kiểm toán: 1

1.2.1 Phân loại theo đối tượng cụ thể của kiểm toán: 1

1.2.2 Phân loại theo chủ thể kiểm toán: 2

2 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG 2

2.1 Khái niệm: 2

2.2 Mục tiêu của kiểm toán hoạt động: 3

2.3 Đặc điểm của kiểm toán hoạt động: 3

2.4 Mối quan hệ giữa kiểm toán hoạt động và kiểm toán nội bộ 4

2.4.1 Khái niệm về kiểm toán nội bộ 4

2.4.2 Chức năng và nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ 4

2.4.3 Mối quan hệ giữa kiểm toán nội bộ và kiểm toán hoạt động 5

2.5 Các chuẩn mực để đánh giá trong kiểm toán hoạt động : 5

2.6 Các hình thức của kiểm toán hoạt động 6

2.6.1 Kiểm toán chức năng 6

2.6.2 Kiểm toán bộ phận 6

2.6.3 Kiểm toán các nhiệm vụ đặc biệt 7

2.7 Quy trình kiểm toán hoạt động 7

3 KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ 10

3.1.Các hoạt động của quá trình tiêu thụ 10

3.1.1.Tìm kiếm thị trường tiêu thụ sản phẩm hàng hoá 10

3.1.2 Nhận đặt hàng từ khách hàng: 11

3.1.3.Cung cấp sản phẩm hàng hoá 11

3.1.4 Nhận tiền thanh toán từ khách hàng 11

3.1.5 Hoạt động khuyến mãi quảng cáo 11

3.2 Mục tiêu và tiêu chuẩn đánh giá của kiểm toán hoạt động tiêu thụ 11

3.2.1 Mục tiêu của kiểm toán hoạt động tiêu thụ: 11

3.2.2 Tiêu chuẩn đánh giá của hoạt động tiêu thụ 11

3.3 Kiểm toán hoạt động tiêu thụ 12

3.3.1 Tìm kiếm thị trường và khách hàng tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá: 12

3.3.2 Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng: 12

3.3.3 Kiểm soát tín dụng và quản lý con nợ: 13

3.3.4 Định giá sản phẩm và khả năng sinh lời từ sản phẩm 15

3.3.5 Hệ thống bán hàng 15

3.3.6 Chính sách Marketing 16

PHẦN II: 18

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN HOÀI NHƠN BÌNH ĐỊNH 18

1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THUỶ SẢN HOÀI NHƠN BÌNH ĐỊNH 18

1.1 Quá trình hình thành và phát triển công ty 18

1.2 Chức năng nhiệm vụ của công ty 18

1.3 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty 19

1.4 Cơ cấu tổ chức quản lý ở công ty 20

1.4.1 Sơ đồ bộ máy quản lý 20

1.4.2 Chức năng của các phòng ban 20

1.5 Tổ chức kế toán tại công ty 22

1.5.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty 22

1.5.2 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty: 23

2 ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẨN THUỶ SẢN HOÀI NHƠN 24

2.1 Khái quát tình hình tiêu thụ tại công ty: 24

2.2 Một số chính sách liên quan đến hoạt động tiêu thụ tại công ty 30

2.2.1 Chính sách sản phẩm: 30

2.2.2 Chính sách giá cả 30

2.2.3 Qui định về ký kết hợp đồng với các nhân viên bán hàng của công ty: 31

2.2.4 Chính sách Marketing: 32

3 KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY 32

3.1 Môi trường kiểm soát: 33

3.1.1 Triết lý quản lý và phong cách hoạt động của nhà quản trị cao cấp 33

3.1.2 Cơ cấu tổ chức 33

3.1.3 Chính sách nhân sự: 33

3.1.4 Công tác kế hoạch hoá tại công ty 34

3.1.5 Các nhân tố bên ngoài: 34

3.2 Hệ thống kế toán: 35

3.3 Thủ tục kiểm soát đối với hoạt động tiêu thụ: 35

PHẦN 3: 37

TỔ CHỨC KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THUỶ SẢN HOÀI NHƠN - BÌNH ĐỊNH 37

1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI TỔ CHỨC KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY: 37

2 MỤC TIÊU, PHẠM VI CỦA KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY 38

3 THƯC HIỆN KIỂM TOÁN 38

3.1 Khảo sát sơ bộ 38

3.2 Mô tả và phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ 40

3.3 Thực hiện các thử nghiệm mở rộng 45

3.3.1 Đối với chính sách giá bán 45

3.3.2 Đối với công tác lập kế hoạch tiêu thụ 47

3.3.3 Đối với hiệu quả của hoạt động tiêu thụ 48

3.3.4 Đối với chính sách marketing 50

3.4 Báo cáo kiểm toán 50

3.4.1 Đối với công tác tìm kiếm thị trường và khách hàng tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá tại công ty 51

3.4.2 Chính sách xử lý đơn đặt hàng 51

3.4.3 Chính sách sản phẩm 53

3.4.4 Đối với chính sách giá bán 54

3.4.5 Đối với công tác lập kế hoạch 55

3.4.6 Đối với chính sách tín dụng 57

3.4.7 Đối với chính sách quảng cáo 58

LỜI KẾT

sự phát triển mới.

Để đảm bảo tính hiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý, kiểm toán hoạt động do đó rất cần thiết đối với sự phát triển của doanh nghiệp.

Trong thời gian thực tập tại công ty cổ phần thuỷ sản Hoài Nhơn Bình Định,

em nhận thấy một trong những khó khăn hiện nay của công ty là giải quyết tốt khâu tiêu thụ nhằm thu hồi vốn kinh doanh và đem lại lợi nhuận Do đó, qua quá trình

thực tập tại công ty em đã chọn đề tài: “ Kiểm Toán Hoạt Động Tiêu Thụ Tại Công Ty “ để nghiên cứu và làm chuyên đề thực tập của mình.

VÀ KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG

1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM TOÁN

1.1 Khái niệm:

Kiểm toán giữ một vai trò quan trọng và không thể thiếu được trong sựphát triển của nền kinh tế thị trường Là một công cụ không những thúc đẩycác doanh nghiệp hoạt động có hiệu quả mà còn tạo ra môi trường thông tinkinh tế lành mạnh trong toàn bộ nền kinh tế

Có rất nhiều cách định nghĩa khác nhau về kiểm toán, nhưng có thể đưa

ra một định nghĩa chung nhất cho tất cả các loại hình kiểm toán Đó là:" Kiểmtoán là xác minh và bày tỏ ý kiến về thực trạng hoạt động được kiểm toánbằng hệ thống phương pháp kỹ thuật của kiểm toán do các kiểm toán viên cótrình độ nghiệp vụ tương xứng thực hiện trên cơ sở hệ thống pháp lý có hiệulực"

1.2 Phân loại kiểm toán:

Có rất nhiều tiêu thức khác nhau để phân loại kiểm toán Song có haicách phân loại chính yếu sau đây:

1.2.1 Phân loại theo đối tượng cụ thể của kiểm toán:

Theo cách phân loại này thì kiểm toán chia làm ba loại: kiểm toán hoạtđộng, kiểm toán tuân thủ, kiểm toán báo cáo tài chính

a Kiểm toán hoạt động:

Kiểm toán hoạt động là tiến trình kiểm tra và đánh giá về sự hữu hiệu

và tính hiệu quả của một hoạt động để đề xuất phương án cải tiến Ở đây sựhữu hiệu là khả năng hoàn thành nhiệm vụ hay mục tiêu ; còn tính hiệu quả là

sự so sánh giữa kết quả đạt được và chi phí bỏ ra để đạt được kết quả đó

b Kiểm toán tuân thủ:

Kiểm toán tuân thủ là việc kiểm tra nhằm đánh giá mức độ chấp hànhluật pháp hay một văn bản một qui định nào đó của đơn vị

c Kiểm toán báo cáo tài chính :

Kiểm toán báo cáo tài chính là sự kiểm tra và trình bày ý kiến nhận xét

về những báo cáo tài chính của một đơn vị

1.2.2 Phân loại theo chủ thể kiểm toán:

Theo cách phân loại này, kiểm toán chia làm ba loại: Kiểm toán nội bộ,kiểm toán nhà nước, Kiểm toán độc lập

a Kiểm toán nội bộ:

Là loại kiểm toán do những kiểm toán viên nội bộ thực hiện, được thiếtlập trong một tổ chức để kiểm tra và đánh giá các hoạt động của một tổ chứcnhư là một hoạt động phục vụ cho tổ chức Kiểm toán nội bộ được tổ chứcđộc lập với các bộ phận khác trong đơn vị, tuy nhiên sự độc lập này chỉ mangtính tương đối vì người tiến hành kiểm toán là nhân viên của đơn vị

b Kiểm toán nhà nước

Là hoạt động kiểm toán do kiểm toán viên nhà nước tiến hành, chủ yếu làthực hiện kiểm toán tính tuân thủ, chẳng hạn như xem xét việc chấp hành luậtpháp ở đơn vị

c Kiểm toán độc lập

Là loại kiểm toán đươc tiến hành bởi các kiểm toán viên độc lập thuộcnhững tổ chức kiểm toán độc lập, họ thực hiện các cuộc kiểm toán báo cáo tàichính và tuỳ theo yêu cầu của khách hàng họ còn có thể thực hiện kiểm toán

hoạt động, kiểm toán tuân thủ và các dịch vụ tư vấn về kế toán, thuế, tàichính

2 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG

2.1 Khái niệm:

Trong quá trình phát triển, kiểm toán không chỉ giới hạn ở kiểm toánbáo cáo tài chính mà đã thâm nhập vào nhiều lĩnh vực khác nhau như hiệuquả của các nghiệp vụ, các hoạt động, hiệu năng của quản lý Chính điều nàydẫn đến sự hình thành kiểm toán hoạt động

Kiểm toán hoạt động hiện nay vẫn còn đang mới mẻ, đang tiếp tục pháttriển và ngày càng hoàn thiện về nội dung, về phương pháp tiến hành, vềnguyên tắc đánh giá

Kiểm toán hoạt đông là loại kiểm toán để đánh giá tính kinh tế, tínhhiệu quả và hiệu lực trong hoạt động của một bộ phận hoặc một tổ chức hànhchính so với các mục tiêu quản lý

Tính kinh tế nói đến sự có được một số lượng và chất lượng thích hợpcác nguồn tài chính, nhân lực và vật chất ở thời gian thích hợp và chi phí thấpnhất

Tính hiệu quả nói đến việc sử dụng các nguồn tài chính, nhân lực và vậtchất như thế nào để tạo nên đầu ra cực đại ứng với mỗi bộ phận đầu vào đãcho, hoặc đầu vào cực tiểu ứng với một số lượng và chất lượng đầu ra đượccung cấp đã cho trước

Tính hiệu lực nói đến sự đạt được các mục tiêu hay các kết quả khác đã

dự định của các chương trình, các nghiệp vụ hoặc hoạt động

2.2 Mục tiêu của kiểm toán hoạt động:

Kiểm toán hoạt động thường được thực hiện bởi các kiểm toán viên nội

bộ của một tổ chức Và người sử dụng báo cáo kiểm toán hoạt động chủ yếu

là các nhà quản lý ở các cấp của tổ chức đó Những người lãnh đạo cao nhấtcủa tổ chức cần sự đảm bảo rằng mọi thành viên, mọi bộ phận của tổ chứcđang hành động để đạt được mục tiêu của tổ chức Để đáp ứng yêu cầu nàykiểm toán hoạt động cần thực hiện các mục tiêu sau:

-Đánh giá sự thực hiện của đơn vị trong mối quan hệ với các mục tiêuquản lý hoặc các tiêu chuẩn thích hợp khác

-Đảm bảo rằng các hoạt động của đơn vị ( như các văn bản về mục tiêu,chương trình, dự toán ngân sách, các chỉ thị ) là đầy đủ không thay đổi vàhiểu được các cấp hoạt động

2.3 Đặc điểm của kiểm toán hoạt động:

Kiểm toán hoạt động có các đặc điểm sau :

Đối tượng của kiểm toán hoạt động rất đa dạng, có thể là một phương

án kinh doanh, một qui trình công nghệ, một nghiệp vụ mua sắm tài sản cốđịnh chứ không thống nhất như đối với kiểm toán báo cáo tài chính

Chuẩn mực để đánh giá trong kiểm toán hoạt động không thể là chuẩnmực chung như đối với kiểm toán tài chính, và cũng khó có thể xây dựngchuẩn mực cho từng cuộc kiểm toán hoạt động thật khách quan và đúng đắn.

Trong kiểm toán hoạt động, việc kiểm tra thường liên quan đến nhiềulĩnh vực Vì vậy, kiểm toán hoạt động sử dụng nhiều kỹ năng khác nhau: kếtoán, tài chính, kinh tế, kỹ thuật và tiêu chuẩn tốt cho một kiểm toán viên hoạtđộng chủ yếu là kiến thức về lĩnh vực được kiểm toán có được đào tạo thêm

về kế toán và kiểm toán

Báo cáo của kiểm toán hoạt động chủ yếu phục vụ cho người quản lý,trong đó trình bày kết quả kiểm toán và đưa ra đề xuất cải tiến hoạt động

2.4 Mối quan hệ giữa kiểm toán hoạt động và kiểm toán nội bộ.

2.4.1 Khái niệm về kiểm toán nội bộ.

Kiểm toán nội bộ là chức năng đánh giá độc lập, được thiết lập trongmột tổ chức để kiểm tra và đánh giá các hoạt động của tổ chức như là mộthoạt động phục vụ cho tổ chức

Mục đích của kiểm toán nội bộ là giúp đỡ các thành viên trong doanhnghiệp hoặc trong tổ chức hoàn thành trách nhiệm của họ một cách hiệu quả

Để đạt được mục đích này, kiểm toán nội bộ cung cấp cho họ các phân tích,đánh giá, kiến nghị và tư vấn thông tin liên quan đến hoạt động được kiểm tra Bộ phận kiểm toán nội bộ là một bộ phận quan trọng của một doanh nghiệpmột tổ chức thúc đẩy việc kiểm soát hữu hiệu với chi phí hợp lý

2.4.2 Chức năng và nhiệm vụ của kiểm toán nội bộ

Theo chuẩn mực thực hành nghề nghiệp kiểm toán nội bộ (Standardsfor professional practice of Internal Auditing) Kiểm toán nội bộ có chứcnăng kiểm tra đánh giá sự đầy đủ và hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nộ bộcủa tổ chức và chất lượng hoạt động trong quá trình thực hiện nhiệm vụ đượcgiao

Cụ thể hoá chức năng trên, kiểm toán nội bộ có những nhiệm vụ sau:

 Thứ nhất:

Kiểm tra về tính trung thực, đáng tin cậy của các thông tin tài chính vàhoạt động cũng như các phương thức ghi nhận, đo lường, phân loại cho cácthông tin này

 Thứ hai:

Thẩm tra hệ thống đã được thiết lập để bảo đảm tính tuân thủ các thủtục, chính sách, pháp luật và qui định có thể ảnh hưởng quan trọng đến cáchoạt động báo cáo đồng thời phải xác định tổ chức có tuân thủ trong thực tếhay không

 Thứ ba:

Xem xét các phương thức bảo vệ tài sản và khi cần thẩm tra sự hiệndiện của chính tài sản đó

2.4.3 Mối quan hệ giữa kiểm toán nội bộ và kiểm toán hoạt động

Kiểm toán nội bộ là chức năng đánh giá độc lập trong doanh nghiệp,được tổ chức nhằm kiểm tra và đánh giá về năng lực hiệu quả của hệ thốngkiểm soạt nội bộ cũng như chất lượng thực hiện các trách nhiệm đươc giao.Như vậy, nội dung công việc của kiểm toán nội bộ bao gồm cả kiểm toán hoạtđộng hay nói cách khác kiểm toán hoạt động là một trong những nội dung cơbản của kiểm toán nội bộ

Còn kiểm toán hoạt động là loại kiểm toán được sử dụng để đánh giátính kinh tế, hiệu lực, hiệu quả trong hoạt động của một đơn vị Mà muốnthực hiện tốt điều này thì kiểm toán viên phải có sự am hiểu sâu sắc về tìnhhình thực tế tại đơn vị Do đó, mà kiểm toán viên thực hiện kiểm toán hoạtđộng thường được thực hiện bởi kiểm toán viên nội bộ mặc dù cũng có thể làkiểm toán viên nhà nước hoặc kiểm toán viên độc lập, vì kiểm toán viên nội

bộ là những người làm việc tại đơn vị nên họ là người hiểu biết về đơn vịnhiều nhất

2.5 Các chuẩn mực để đánh giá trong kiểm toán hoạt động :

Trong kiểm toán hoạt động không có các chuẩn mực chung để đánh giánhư đối với kiểm toán tài chính Song kiểm toán viên có thể sử dụng một sốnguồn sau đây để xây dựng chuẩn mực đánh giá:

Thực hiện trước đây: Cách xây dựng chuẩn mực đơn giản có thể dựa

trên các kết quả thực tế từ các kỳ trước ( Hoặc các cuộc kiểm toán trước ) đểxác định liệu sự việc có tốt hơn hoặc kém hơn trước không Ưu điểm của tiêuchuẩn này là dễ dàng trong xây dựng tuy vậy các chuẩn mực thuộc dạng nàykết quả đánh giá chỉ dừng lại ở sự biến động của đối tượng kiểm toán, khôngcho thấy thực sự hoạt động đó như thế nào, thí dụ: Tỷ lệ phế phẩm của phânxưởng A chỉ có thể đánh giá là tốt hơn kỳ trước chứ thực sự có tốt không thìchưa biết, vì có thể tỷ lệ phế phẩm sau khi giảm xuống có thể vẫn còn khá cao

so với các phân xưởng khác

Thực hiện ở các đơn vị hoạt động tương tự : Kiểm toán viên có thể

đánh giá trên cơ sở so sánh hoạt động đang kiểm tra với các hoạt động tương

tự tại một bộ phận hay đơn vị khác Thí dụ: kiểm toán viên có thể so sánh tỷ

lệ phế phẩm của phân xưởng A với các phân xưởng khác trong đơn vị cùngsản xuất một loại sản phẩm hoặc mở rộng hơn, kiểm toán viên có thể so sánh

với tỷ lệ phế phẩm của các doanh nghiệp cùng nghành Việc so sánh này cầnchú ý đến các đặc điểm khác nhau về quy mô, trang bị kỹ thuật.

So sánh với định mức kỹ thuật hoặc dự toán: Trong nhiều trường

hợp, các định mức kỹ thuật là một tiêu chuẩn rất tốt Thí dụ: để đánh giá sảnlượng có thể so sánh với sản lượng định mức của máy Các tiêu chuẩn địnhmức kỹ thuật có ưu điểm là khách quan và dễ được chấp nhận Tuy nhiên,việc xây dựng các định mức thường tốn kém nhiều thời gian và chi phí, chưa

kể phải có sự tham gia của các chuyên viên kỹ thuật Để có thể thực hiệnđược điều này, một phương pháp có thể sử dụng là phối hợp với một số đơn

vị cùng nghành để thiết lập một hệ thống các định mức kỹ thuật quan trọng

Dự toán hay ngân sách cũng có thể là một cơ sở để thiết lập tiêu chuẩn tương

tự như định mức kỹ thuật

Trao đổi và thảo luận: Trong một số trường hợp, các cơ sở trên không

thể áp dụng để thiết lập tiêu chuẩn, khi đó một tiêu chuẩn khác có thể đượcxây dựng trên cơ sở một cuộc thảo luận giữa các bên có liên quan: ban giámđốc, kiểm toán viên và đối tượng kiểm toán

2.6 Các hình thức của kiểm toán hoạt động.

Các hình thức của kiểm toán hoạt động bao gồm: kiểm toán chức năng, kiểmtoán bộ phận và kiểm toán các nhiệm vụ đặc biệt

2.6.1 Kiểm toán chức năng

Kiểm toán chức năng là quá trình kiểm toán hoạt động liên quan đếnmột hoặc nhiều chức năng được trải dài đến một hoặc nhiều bộ phận của đơn

vị, có rất nhiều cách để phân loại và phân chia các chức năng.ví dụ: có mộtchức năng kế toán tiền mặt nhưng cũng có các chức năng thu tiền mặt, chitiền mặt

Cuộc kiểm toán chức năng có ưu điểm là cho phép sự chuyên môn hoátheo kiểm toán viên

2.6.2 Kiểm toán bộ phận

Cuộc kiểm toán hoạt động của một tổ chức liên quan với toàn bộ cơ cấu

tổ chức của một đơn vị.ví dụ: một phòng ban, một chi nhánh hoặc một công

2.6.3 Kiểm toán các nhiệm vụ đặc biệt

Kiểm toán hoạt động đối với các nhiệm vụ đặc biệt phát sinh theo yêucầu của ban quản trị, có rất nhiều cuộc kiểm toán loại này

Ví dụ : kiểm toán phương pháp mua sắm mới tài sản cố định, kiểm toán quátrình góp ý để làm giảm chi phí sản xuất sản phẩm

2.7 Quy trình kiểm toán hoạt động

Quy trình kiểm toán hoạt động cũng tương tự như kiểm toán báo cáo tàichính, gồm 4 giai đoạn: chuẩn bị kiểm toán, thực hiện kiểm toán, báo cáokiểm toán và theo dõi sau kiểm toán

Giai đoạn 1: Chuẩn bị kiểm toán

Bước 1: Xác định đối tượng kiểm toán

Đối tượng kiểm toán có thể là một bộ phận, chi nhánh của đơn vị haymột hoạt động, một chương trình nào đó mà đơn vị đang tiến hành Các kiểmtoán viên có thể lựa chọn đối tượng kiểm toán theo các phương pháp sau đây

Lựa chọn một cách hệ thống: Bộ phận kiểm toán soạn ra một danh sách

các đối tượng kiểm toán sẽ được kiểm tra trong năm Thông thường danh sáchnày lập chủ yếu dựa trên cơ sở rủi ro cao sẽ được lựa chọn đưa vào chươngtrình kiểm toán trước, các đối tượng rủi ro thấp hơn sẽ được đưa vào kỳ sau

Kiểm toán các vấn đề khúc mắc: Phương pháp này dựa trên nguyên tắc

ưu tiên kiểm toán những bộ phận hay vấn đề đang có sự cố Ban giám đốc vàhội đồng quản trị dựa vào sự xét đoán của họ mà đưa ra những vấn đề cầnphải được kiểm toán ngay Do đó, theo phương pháp này, chính người quản lýlựa chọn các đối tượng kiểm toán

Kiểm toán theo yêu cầu của chính đối tượng kiểm toán: Phương pháp

này đối tượng kiểm toán được chọn xuất phát từ đối tượng Một giám đốc các

bộ phận muốn thực hiện việc kiểm toán để đánh giá tính đầy đủ và hiệu quảcủa hệ thống kiểm soát nội bộ có ảnh hưởng đến hoạt động dưới sự giám sátcủa họ

Bước 2: lập kế hoạch kiểm toán nhằm xác định mục tiêu và phạm vi kiểm toán:

+ Nghiên cứu thông tin cơ bản

+ Xác định đội ngũ kiểm toán viên

+ Liên hệ đối tượng kiểm toán với các bộ phận khác

+ Lập chương trình kiểm toán

+ Xác định những vấn đề liên quan đến báo cáo kết quả kiểm toán.+ Trình duyệt kế hoạh kiểm toán

Giai đoạn 2: Thực hiện kiểm toán

Bước3: Khảo sát sơ bộ:

Mục đích của bước khảo sát sơ bộ là thu thập thêm thông tin về đốitượng kiểm toán, thu thập một số bằng chứng ban đầu cũng như tạo mối quan

hệ hợp tác với đối tượng kiểm toán Trong giai đoạn này kiểm toán viên cóthể thực hiện các công việc sau:

Tổ chức một cuộc họp mở rộng: Trong quá trình nghiên cứu tổng quát,

một cuộc hop được tiến hành giữa đoàn kiểm tra và người quản lý đối tượngkiểm toán Cuộc họp này thường được tổ chức tại văn phòng đối tượng kiểm

toán Cuộc họp này xác định trách nhiệm của người quản lý đối với cuộc kiểmtoán và phối hợp các hoạt động kiểm toán với các hoạt động của đối tượngkiểm toán.

Tham quan đơn vị: Tham quan đơn vị giúp cho kiểm toán viên một ý

niệm về các dạng hoạt động, không khí làm việc, cơ sở vật chất, quan hệ nội

bộ trong đơn vị và quy trình công việc tại đối tượng kiểm toán

Nghiên cứu tài liệu: Nghiên cứu tài liệu có chọn lọc cung cấp cơ sở cho

kiểm toán viên viết một bảng mô tả về hoạt động của đối tượng kiểm toán.Kiểm toán viên nghiên cứu các tài liệu như: sơ đồ tổ chức, các quy định củanhà nước, các mục tiêu của đơn vị, các bảng mô tả công việc, hướng dẫn vềchính sách, báo cáo tổng hợp

Bảng mô tả hoạt động của đối tượng kiểm toán:Kiểm toán viên phải lập

và lưu trữ trong hồ sơ kiểm toán một bảng mô tả về hoạt dộng của đối tượngkiểm trong đó trình bày những hiểu biết của mình và qua đó làm cơ sở thamchiếu với những đánh giá kiểm soát nội bộ của đơn vị và các thủ tục kiểmtoán viên tiến hành

Thủ tục phân tích: Kiểm toán viên sẽ so sánh số liệu thực tê với số liệu

kế hoạch, xem xét xu hướng từ năm này sang năm khác, xem xét và ghi nhậncác chi tiết bất thường, ước tính dữ liệu trên báo cáo bằng các dữ liệu liênquan thủ tục phân tích không chỉ gúp kiểm toán viên lập kế hoạch các thủtục kiểm toán khác, chẳng hạn kết quả bất thường thông qua việc tính toán và

so sánh sẽ đặt ra những câu hỏi và cần những thủ tục kiểm toán chi tiết hơn.Ngoài ra, các thủ tục còn cung cấp định hướng để kiểm tra và tạo bằng chứng

về sự hợp lý của các chỉ tiêu hoạt động

Bước 4: Mô tả và phân tích hệ thống kiểm soát nội bộ.

Các kiểm toán viên mô tả hệ thống kiểm soát thông qua vẽ các lưu đồ,trả lời các câu hỏi về kiểm soát nội bộ và các bảng tường thuật Ngoài ra cáckiểm toán viên thực hiện các thử nghiệm sơ bộ, thử nghiệm các thủ tục kiểmsoát đối với các hệ thống thông tin việc đánh giá hệ thống kiểm soát nộ bộđược thông qua bảng đánh giá kiểm soát nội bộ trong đó phát thảo những pháthiện đối chiếu với tiêu chuẩn nhận dạng các rủi ro

Bước 5: Thực hiện các thử nghiệm mở rộng.

Thử nghiệm mở rộng bao gồm việc kiểm tra chứng từ, sổ sách, phỏngvấn người quản lý đối tượng kiểm toán và các nhân viên khác, quan sát cáchoạt động kiểm tra tài sản, so sánh việc ghi chép với thực tế và các thủ tụckhác nhằm hiểu biết chi tiết về chất lượng hoạt động kiểm soát tại đơn vị

Bước 6: Xử lý các phát hiện trong quá trình kiểm toán.

Khi hoàn tất việc nghiên cứu và đánh giá đối tượng kiểm toán kiểmtoán viên có thể đưa ra các phát hiện và xác định cần phải làm gì để hoàn

thiện kiểm soát nội bộ Từ rất nhiều phương án khác nhau, kiểm toán viên cóthể lựa chọn và đề xuất kiến nghị mà họ thấy thích hợp

Phát hiện của kiểm toán viên bao gồm:

+ Thực trạng là những điều phát hiện trong thực tế

+ Tiêu chuẩn là cơ sớ để đánh giá thực trạng

+ Hậu quả là rủi ro phát sinh từ thực trạng

+ Nguyên nhân là nguyên nhân dẫn đến thực trạng

Giai đoạn 3: Báo cáo kiểm toán

Bước 7:

Ở bước này bao gồm việc trình bày và thông tin về kết quả kiểm toán.Báo cáo kiểm toán thường được thực hiện bằng văn bản Báo cáo thường baogồm các giải trình về mục tiêu và phạm vi kiểm toán, các thủ tục tổng quátđược áp dụng, các phát hiện của kiểm toán viên và các kiến nghị được đềxuất

Giai đoạn 4: theo dõi sau kiểm toán

Bước 8:

Sau khi báo cáo kiểm toán được gởi đi và trình bày cho đối tượng kiểmtoán và đối tượng kiểm toán đã có phúc đáp thích hợp, kiểm toán viên bắt đầusang bước theo dõi sau kiểm toán.Tiến trình công việc như sau:

Ban giám đốc công ty sẽ tham khảo ý kiến đối tượng kiểm toán đểquyết định xem các kiến nghị của kiểm toán áp dụng khi nào và áp dụng nhưthế nào

Tiếp theo, đối tượng kiểm toán thưc hiện các quyết định này

Kiểm toán viên sau khi chờ đợi một thời gian sẽ trở lại đối tượng kiểmtoán để xem xét các sửa đổi có được thực hiện không và kết quả có như mongmuốn không

Trong hầu hết các trường hợp, có sự phối hợp trong việc thực hiện cácthủ tục theo dõi sau kiểm toán Giữa đối tượng kiểm toán và kiểm toán viên

để cùng giải quyết các vấn đề được đặt ra Sự phối hợp này vừa giúp đảm bảo

sự độc lập cả kiểm toán viên với quá trình thiết kế và vận hành hệ thống, vừatận dụng được kinh nghiệm của kiểm toán viên nội bộ

Bước 9: Đánh giá cuộc kiểm toán.

Hoạt động sau cùng liên quan đến cuộc kiểm toán là đánh giá của chínhbản thân các kiểm toán viên Trưởng nhóm quyết định những vấn đề liênquan, bao gồm hiệu quả của việc kiểm toán và làm thế nào để thực hiện tốthơn các cuộc kiểm toán sau này

Đồng thời mỗi kiểm toán viên kể cả nhóm trưởng kiểm toán còn phảilập một báo cáo về công việc hoàn thành sau mỗi cuộc kiểm toán Báo cáonày làm cơ sở cho việc phân công đề bạt phát triển nghề nghiệp và tăng lươngsau này

3 KIỂM TOÁN HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ.

3.1.Các hoạt động của quá trình tiêu thụ.

Quá trình tiêu thụ sản phẩm hàng hoá thường gồm một số hoạt độngchính sau đây:

3.1.1.Tìm kiếm thị trường tiêu thụ sản phẩm hàng hoá

Đây là hoạt động nhằm giải quyết vấn đề sản phẩm, hàng hoá sẽ đượctiêu thụ ở vùng thị trường nào, khách hàng nào sẽ mua sản phẩm, hàng hoácủa doanh nghiệp Phần lớn các doanh nghiệp đều xác định cho mình mộtvùng thị trường mục tiêu và kênh phân phối chủ đạo để tiến hành tiêu thụ sảnphẩm, hàng hoá Để tìm kiếm thị trường và khách hàng tiêu thụ sản phẩm,hàng hoá của mình thì doanh nghiệp tiến hành tìm kiếm, ký kết hợp đồng vớicác đại lý tiêu thụ sản phẩm hàng hoá, mở chi nhánh văn phòng đại diện,thành lập hệ thống cửa hàng bán sản phẩm, hàng hoá trực tiếp của doanhnghiệp

3.1.2 Nhận đặt hàng từ khách hàng:

Trước khi đặt hàng từ phía khách hàng thì doanh nghiệp thường làmthủ tục chào hàng, đưa ra các điều kiện bán hàng và thể hiện rõ ý định bánhàng của mình, về sản phẩm đảm bảo chất lượng, giá cả hợp lý

Sau đó trên cơ sở giá cả, chất lượng, phương thức thanh toán do kháchhàng đề nghị trong đơn đặt hàng, doanh nghiệp sẽ phân tích lựa chọn có nêncung cấp sản phẩm hàng hoá hay không

3.1.3.Cung cấp sản phẩm hàng hoá

Sau khi đã có sự thoả thuận của hai bên bán và mua, doanh nghiệp sẽtiến hành giao hàng hoá cho bên mua, phương thức giao hàng tuỳ theo sự thoảthuận của hai bên

3.1.4 Nhận tiền thanh toán từ khách hàng

Thể hiện hoạt động tiêu thụ sản phẩm hàng hoá như thế nào được quyếtđịnh ở khâu này, nó tạo nên doanh thu của doanh nghiệp Tất cả các doanhnghiệp đều muốn thu tiền bán hàng càng sớm càng tốt, ngược lại khách hàngthì muốn chiếm dụng vốn bằng việc trả chậm tiền mua hàng Vì vậy, mỗidoanh nghiệp đều có chính sách riêng về quản lý công nợ để đảm bảo thuđúng, thu đủ các công nợ của khách hàng

3.1.5 Hoạt động khuyến mãi quảng cáo

Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt như hiện nay, phần lớn các doanhnghiệp đều có chiến lược riêng về hoạt động quảng cáo khuyến mãi để sảnphẩm của mình đến với người tiêu dùng và thể hiện vị trí của mình trên thịtrường Vì thế hoạt động này trở thành một trong những công cụ đắc lực đểhoạt động tiêu thụ có hiệu quả hơn

3.2 Mục tiêu và tiêu chuẩn đánh giá của kiểm toán hoạt động tiêu thụ.

3.2.1 Mục tiêu của kiểm toán hoạt động tiêu thụ:

Kiểm toán hoạt động tiêu thụ thường hướng vào mục tiêu chính sau:

+ Đảm bảo các kiểm soát được qui định cho hoạt động tiêu thụ là phùhợp, được duy trì có hiệu quả và được tuân theo đúng

+ Đảm bảo các chính sách tiêu thụ là hợp lý, hiệu quả, có tác dụng thúcđẩy tiêu thụ sản phẩm

+ Đảm bảo các hoạt động tiêu thụ đang được tiến hành có hiệu lực,hiệu quả

3.2.2 Tiêu chuẩn đánh giá của hoạt động tiêu thụ.

Khi tiến hành kiểm toán hoạt động tiêu thụ có thể sử dụng một vài tiêuchuẩn sau để đánh giá:

+Các chỉ tiêu về hoạt động tiêu thụ như : doanh thu, chi phí bán hàng,công nợ của các kỳ trước, của các đơn vị cùng nghành cùng qui mô

+Các định mức kỹ thuật hoặc dự toán được thiết lập qua quá trình phântích các chính sách, qui định liên quan đến hoạt động tiêu thụ

3.3 Kiểm toán hoạt động tiêu thụ

Tiêu thụ sản phẩm là khâu cuối cùng của quá trình lưu thông hàng hoá.Hoạt động tiêu thụ được bắt đầu bằng đơn đặt hàng của khách hàng và chấmdứt bằng sự chuyển đổi hàng hoá, dịch vụ thành một khoản thu và cuối cùngthành tiền

Do đó, kiểm toán hoạt động tiêu thụ là đánh giá tính kinh tế, tính hiệuquả và hiệu lực của các hoạt động: tìm kiếm thị trường và khách hàng tiêu thụsản phẩm, xử lý đơn đặt hàng của khách hàng, kiểm soát tín dụng và quản lýcon nợ, định giá sản phẩm, hệ thống bán hàng của doanh nghiệp, chính sáchmarketing

3.3.1 Tìm kiếm thị trường và khách hàng tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá:

Để hoạt động tiêu thụ đạt hiệu quả tốt, sản phẩm hàng hoá của doanhnghiệp được khách hàng chấp nhận thì hoạt động tìm kiếm thị trường tiêu thụgiữ một vai trò vô cùng quan trọng

Những yêu cầu cần thiết để tiến hành hoạt động tìm kiếm thị trường và khách hàng tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá có hiệu quả:

Ban quản lý nên có một đội ngũ, phòng nghiên cứu thị trường, tiếp cậnthị trường, thu thập thông tin về thị trường: nhu cầu thị hiếu của khách hàng

về sản phẩm hàng hoá, sức mua của thị trường, sản phẩm của đối thủ cạnhtranh ( về số lượng, chất lượng, giá cả )

Định vị vị trí sản phẩm của doanh nghiệp mình trên thị trường

Xác định thị trường mục tiêu ( thị trường có nhiều cơ hội hấp dẫn nhất

mà doanh nghiệp có thể sử dụng nguồn lực của mình )

Trên cơ sở đó mở các văn phòng đại diện, chi nhánh của doanh nghiệptrên thị trường mục tiêu.

Chọn các kênh phân phối chủ đạo: Ký kết với các đại lý tiêu thụ sảnphẩm hàng hoá của doanh nghiệp Mở các cửa hàng bán hàng trực tiếp củadoanh nghiệp trên thị trường mục tiêu

3.3.2 Xử lý đơn đặt hàng của khách hàng:

Việc xử lý một cách có hiệu quả đơn dặt hàng của khách hàng là cầnthiết đối với các doanh nghiệp sản xuất cũng như các doanh nghiệp kinhdoanh Việc chậm trễ hay những sai sót xảy ra trong quá trình xử lý dơn đặthàng đều có thể dẫn đến việc đánh mất thiện chí của khách hàng, huỷ bỏ đơnđặt hàng và thậm chí làm mất đi cơ hội kinh doanh, giảm vị trí của doanhnghiệp trên thị trường

Những yêu cầu cần thiết xử lý có hiệu quả đơn đặt hàng:

Ban quản lý nên có một chính sách rõ ràng về việc xử lý đơn đặt hàng,chính sách này cần phải linh động tuỳ theo từng loại sản phẩm, tuỳ theo từngthị trường cũng như từng khách hàng Đối với những khách hàng khó tínhmuốn hàng hoá được giao nhanh chóng, nhưng vẫn đảm bảo về số lượng vàchất lượng thì doanh nghiệp phải rút ngắn thời gian xử lý đơn đặt hàng đểhàng hoá đến tay khách hàng sớm nhất Vì thế, ban quản lý nên thâu nhậnnhững thông tin hàng tháng về những hướng dẫn sau và xem đó như là nềntảng cơ bản để hướng dẫn sâu sát việc phục vụ khách hàng

- Khối lượng mậu dịch, giá trị của các đơn đặt hàng còn nợ

- Những đơn đặt hàng đang chờ hàng dự trữ

- Khối lượng hàng chuyên chở từng phần

- Định giá nhanh chóng và thực hiện yêu cầu của khách hàng (thườngxuyên cập nhật thông tin về hàng dự trữ, qui cách sản phẩm và giá cả ) Ởnhững công ty có cơ sở dữ liệu về nhóm sản phẩm trên máy có thể cung cấpmột lợi thế cạnh tranh trong việc phục vụ khách hàng

Sự hoàn tất một đơn đặt hàng có thể phụ thuộc vào tốc độ tiến hành kiểmtra tín dụng, kiểm tra chi tiết đơn đặt hàng, xác định hàng hoá tồn kho và nhậpvào máy đơn đặt hàng

Công ty cần phải có kế hoạch hoàn tất các đơn đặt hàng tạm thời dựatrên các yêu cầu qua điện thoại của những khách hành được xác minh, có cácphương tiện giúp kiểm soát nhanh tín dụng khách hàng, xác định những chậmtrễ có thể xảy ra trong việc giao hàng và rà xót thường xuyên những đơn đặthàng còn tồn đọng

3.3.3 Kiểm soát tín dụng và quản lý con nợ:

Mục đích của hoạt động này là đồng vốn của doanh nghiệp bỏ ra phảiđược chu chuyển nhanh tức là nhận tiền thanh toán từ khách hàng đầy đủ,

đúng hạn để hạn chế thấp nhất chi phí tín dụng mà không làm cản trở việc bánhàng có thể đem lại lợi nhuận.

Những chi phí kéo dài thời gian tín dụng cho khách hàng gồm nhữngchi phí sau:

- Chi phí tiền vốn kẹt lại ở con nợ

- Chi phí nhân viên quản lý sổ sách bán hàng

- Chi phí đòi nợ

- Chi phí cho nhân viên trong khi làm việc: In ấn, điện thoại, bưuphí

- Nợ không có khả năng thanh toán

Những chi phí này có thể phát sinh khác nhau đối với những đơn vịkinh doanh khác nhau Tuy nhiên để kiểm soát tín dụng có hiệu quả có thểtiến hành qua 4 giai đoạn sau:

- Thẩm định và xem xét khả năng cho vay tín dụng an toàn đối vớikhách hàng cũ và mới

- Kiểm tra đơn đặt hàng vừa nhận được

- Nhanh chóng xử lý sổ sách bán hàng và viết hoá đơn

Để theo dõi hoạt động kiểm soát tín dụng có thể sử dụng các chỉ dẫn sau:

- Bảng kê các con nợ về số ngày nợ, số và giá trị các tài khoản vượtgiới hạn tín dụng, số và giá trị đơn đặt hàng bị loại bỏ, số và giá trị của cáckhoản nợ khó đòi

- Đối với các công ty lớn nên có một ban kiểm soát tín dụng đóng vaitrò chủ chốt, còn đối với các công ty nhỏ nên có ít nhất một người chuyênchịu trách nhiệm về quản lý tín dụng

- Thu hồi nợ phải được tiến hành thường xuyên đối với những

khoản nợ khó đòi thuộc nguyên nhân chủ quan phải bị truy trách nhiệm trướcban quản lý bán hàng và đội ngũ nhân viên bán hàng, bộ phận chịu tráchnhiệm thu nợ

Thủ tục thu hồi nợ gồm một số nội dung sau: Báo cáo hàng tháng, đánhdấu các chứng từ thanh toán trên báo cáo, giấy báo nhắt nợ (hoặc thường

xuyên gọi qua điện thoại để nhắt nợ), có thể nhờ sự giúp đỡ của pháp luật đốivới những khoản nợ lớn khó đòi được vì khách hàng cố ý không muốn trả nợ.

Giới hạn tín dụng đối với tất cả các khách hàng phải được ấn định mộtcách phù hợp tuỳ từng trường hợp khách hàng và phải thường xuyên rà soátlại, thường dựa vào khối lượng mậu dịch lớn nhất mà khách hàng có thể thựchiện (Ví dụ: không đáng bỏ ra 1.000$ cho một khách hàng mà người ta khôngthể mua hàng với giá trị trên 5.000$) và uy tín của khách hàng Việc xem xétlại thường xuyên cũng rất quan trọng để tránh đánh mất việc bán hàng khikhách hàng đạt đến mức nợ giới hạn, hoặc ngược lại để giảm bớt giới hạn đốivới những khách hàng không mấy hài lòng

Cần có sự liên kết chặt chẽ giữa bộ phận kế toán, quản lý tín dụng, bộphận bán hàng và phân phối hàng Khi một con nợ bất ngờ bị lâm vào hoàncảnh khó khăn về tài chính, việc giao hàng có thể ngưng lại và tất cả các nhânviên bán hàng vận chuyển cũng nên được báo trước và trường hợp cho phépgiao hàng thì tất cả các nhân viên bán hàng và vận chuyển phải biết để tránhđánh mất việc bán hàng

3.3.4 Định giá sản phẩm và khả năng sinh lời từ sản phẩm.

Đối với sản xuất cũng như các ngành công nghiệp dịch vụ, chính sáchđịnh giá sản phẩm và theo dõi khả năng sinh lời từ sản phẩm là nền tảng trongviệc chiếm vị trí cạnh tranh của doanh nghiệp và hoạt động tài chính

Các nhân tố ảnh hưởng đến việc định giá sản phẩm và khả năng sinh lời

từ sản phẩm bao gồm:

- Kết cấu chi phí của công ty

- Chiến lược cạnh tranh và xác định vị trí sản phẩm trên thị trường

Những lĩnh vực kiểm soát chính ở hoạt động này:

- Hồ sơ hệ thông con nợ

- Đơn đặt hàng

- Chuyển hàng

- Hoá đơn bán hàng

- Giấy ghi nợ và điều chỉnh nợ

- Số liệu về hiện trạng các con nợ

- Tổ chức đội ngũ nhân viên bán hàng

Một số yêu cầu nhằm đảm bảo cho hệ thống bán hàng được hiệu quả:

Số liệu về hiện trạng các con nợ và hàng bán ra không bị khai báo saitrong tổng số của những hồ sơ ở máy tính Thường xuyên cân nhắc các hạngmục tổng cộng trên các hồ sơ lưu sẽ giúp đảm bảo rằng số liệu lưu trữ vẫn cònđúng

Có các biện pháp thực hiện từng kỳ để xác định tính đầy đủ chính xác

và hữu hiệu của hàng bán ra và các con nợ Tất cảc các hàng được chuyển đi

và các dịch vụ được giao và được phép Các hàng hoá không được phép rờichổ nếu không đi kèm theo bởi các văn bản chuyển hàng được chấp thuận vàđầy đủ Tức là việc chuyển hàng phải căn cứ trên sự đầy đủ của quá trình đặthàng hoặc trên các thủ tục

Các hoá đơn được lập nhanh cho tất cả hàng và dịch vụ bán ra và đượckiểm tra đầy đủ Hàng bán ra phải phù hợp với hàng chuyển đi Nếu kiểm soátđối với việc so sánh danh đơn hàng bán ra và hàng giao là không đầy đủ thì

có thể hàng hoá hay dịch vụ bán ra không được lập hoá đơn hoặc được lậphoá đơn sai hoặc giao nhận trể trong việc lập hoá đơn

Các giao dịch trong hệ thống bán hàng được cập nhật đầy đủ và chínhxác vào sổ cái bán hàng

Công tác tổ chức phân công các nhiệm vụ trong hệ thống bán hàng phảiphù hợp không được chồng chéo đồng thời giữa các khâu phải có mối liên hệhợp tác với nhau,hỗ trợ cho nhau cùng hoàn thành nhiệm vụ

3.3.6 Chính sách Marketing.

Trong điều kiện kinh tế thị trường, các doanh nghiệp kinh doanh trongmôi trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay Để khẳng định được chỗ đứngcủa mình trên thị trường, mỗi doanh nghiệp không những cạnh tranh về chấtlượng, giá cả, mẫu mã mà còn cạnh tranh trên mọi phương diện: quảng cáo,tiếp thị, khuyến mãi chính vì vậy mà việc xác định một chính sáchmarketing phù hợp hiệu quả, hiệu lực là rất quan trọng để đẩy mạnh hoạtđộng tiêu thụ

Một số vấn đề quan trọng trong hoạt động này:

- Phải hiểu được tâm lý của khách hàng mà có hình thức quảng cáo,tiếp thị phù hợp để không những giữ được khách hàng đã mua mà còn tìmkiếm đến khách hàng chưa mua, muốn mua và sẽ mua

- Tuỳ từng loại hình kinh doanh mà mở những đợt quảng cáo phù hợptrên các phương tiện thông tin đại chúng

- Phải cho khách hàng thấy được lợi ích mang lại cho khách hàng nhiềuhơn những đôí thủ cạnh tranh khác khi quyết định mua hàng hoá của doanhnghiệp.

- Tuỳ từng giai đoạn, thời kỳ cũng như từng loại sản phẩm hàng hoá mà

PHẦN II:

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VỀ HOẠT ĐỘNG TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ

PHẦN THỦY SẢN HOÀI NHƠN BÌNH ĐỊNH

1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THUỶ SẢN HOÀI NHƠN BÌNH ĐỊNH.

1.1 Quá trình hình thành và phát triển công ty.

Tiền thân của công ty cổ phần thuỷ sản Hoài nhơn là trạm hải sản Hoàinhơn trực thuộc công ty thuỷ sản Nghĩa Bình, được thành lập năm 1976 đểphục vụ cho nhu cầu thu mua chế biến thuỷ sản dịch vụ hậu cần nghề cá củahuyện Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của mình,trạm hải sản đã khẳng định sự tồn tại và không ngừng phát triển Vì thế màđược nhà nước xem xét cho thành lập doanh nghiệp nhà nước theo tinh thầnnghị định 388 HĐBT ( nay là chính phủ )

Căn cứ vào tình hình thực tế, cùng với xu hướng nhà nước ta từng bước

cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước Công ty thuỷ sản Hoài nhơn đã chọnhình thức cổ phần hoá, bán toàn bộ vốn nhà nước hiện có đồng thời phát hànhthêm cổ phiếu để gọi vốn đầu tư phát triển doanh nghiệp trên cơ sở hội đồngthẩm định đã soát xét và UBND tỉnh đã có quyết định số 29/60 UB ngày 27tháng 01 năm 1998 và lúc này công ty cổ phần thuỷ sản Hoài Nhơn ra đời.Tên Công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN THUỶ SẢN HOÀI NHƠN

Tên giao dịch : HOAI NHƠN FISHERY JOINT- STOCK COMPANY Tên viết tắt : HOAI NHON FISICO

Trong những năm qua để khẳng định mình trên thương trường, công ty

đã tìm mọi biện pháp để mở rộng địa bàn sản xuất, kinh doanh, nâng cao hiệuquả sản xuất, kinh doanh, từng bước tạo việc làm ổn định tăng thu nhập chongười lao động và thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước Công ty đã từng bướchoà nhập và thích nghi với nền kinh tế mới

1.2 Chức năng nhiệm vụ của công ty.

Công ty có các nhiệm vụ sau:

Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, dịch vụ, đông thời quản lý khai thác cóhiệu quả các nguồn vốn đảm bảo đầu tư, mở rộng sản xuất kinh doanh theophương thức đa dạng, không ngừng đổi mới trang thiết bị, bù đắp chi phí cânđối thu chi và làm tròn nghĩa vụ đối với nhà nước Công ty có trách nhiệmbảo toàn và phát triển vốn

Đầu tư liên doanh, liên kết, góp vốn cổ phần tuỳ theo khả năng của cán

bộ công nhân viên công ty

Nghiên cứu các biện pháp đổi mới mặt hàng, nâng cao chất lượng vàgia tăng số lượng các mặt hàng

Tự chủ trong hoạt động quản lý tài sản, quản lý tài chính và chính sáchcán bộ theo luật định, thực hiện nguyên tắt phân phối theo lao động đảm bảocông bằng xã hội, chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho người lao động ,bồi dưỡng và nâng cao trình độ văn hoá, khoa học kỹ thuật và chuyên mônnghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên

Ghi chép sổ sách kế toán theo đúng pháp luật và qui định hiện hành,chịu sự kiểm tra của cơ quan tài chính

Trong chế biến thực hiện tốt khâu vệ sinh an toàn thực phẩm, toàn bộhải sản trước khi nhập kho và xuất bán ra ngoài đều qua khâu kiểm tra chấtlượng nằm đảm bảo tuyệt đối cho sức khoẻ của người tiêu dùng Thực hiệntốt công tác bảo hộ an toàn lao động, bảo vệ môi trường

1.3 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty

Công ty vừa là một đơn vị sản xuất vừa là một đơn vị kinh doanh lĩnhvực sản xuất kinh doanh của công ty gồm: thu mua chế biến, nuôi trồng thuỷsản, nông sản nội địa và xuất khẩu

Kinh doanh xuất nhập khẩu các loại hải sản, vật tư, trang thiết bị vàdịch vụ hậu cần nghề cá

Chế biến kinh doanh gỗ, đóng mới và sửa chữa tàu thuyền các loại

Tư vấn hồ sơ thiết kế và lập kỹ thuật hoàn công đối với tàu cá kinhdoanh xăng, dầu, dầu mở phụ

Kinh doanh dịch vụ ăn uống giải khát, nhà hàng, dịch vụ vui chơi giảitrí

Xây dựng các công trình dân dụng, giao thông, thuỷ lợi, cấp thoátnước, điện dân dụng, san lắp mặt bằng

Tuy nhiên hai lĩnh vực kinh doanh chính của công ty là kinh doanhxăng dầu và thu mua chế biến mặt hàng thuỷ sản

1.4 Cơ cấu tổ chức quản lý ở công ty.

1.4.1 Sơ đồ bộ máy quản lý.

1.4.2 Chức năng của các phòng ban.

Đại hội cổ đông: là cơ quản quyết định cao nhất của công ty Đại hội

cổ đông tiến hành thường niên và bất thường, định kỳ mỗi năm một lần dochủ tịch HĐQT triệu tập trong thời gian 45 ngày kể từ ngày kết thúc năm tàichính

Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý công ty do Đại hội Cổ đông bầu

ra thay mặt cho cổ đông giữa 2 kỳ đại hội Chủ tịch HĐQT do Đại hội cổđông bầu ra theo nhiệm kỳ đồng thời chủ tịch HĐQT kiêm giám đốc điềuhành công ty

Ban kiểm soát: là tổ chức thay mặt cho Cổ đông để kiểm tra, kiểm soát

mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, quản trị điều hành của Công ty Ban kiểm

Đại hội cổ đông

Giám đốc

XN xây dựng

thuỷ sản XN chế biến thuỷ sản Tam Quan (QNhơn,TPHCM)Các chi nhánh

Ghi chú: Quan hệ trực tuyến

Quan hệ chức năng Quan hệ hổ trợ

soát có thể 2 hoặc 3 người do đại hội Cổ đông bầu ra và bãi miễn nhiệm với

đa số phiếu bằng thể thức trực tiếp hoặc bỏ phiếu kín

Giám đốc: là người đại diện pháp nhân cho Công ty trong mọi giao

dịch, giám đốc là người điều hành mọi hoạt động sản xuất kinh doanh hàngngày của công ty Giám đốc chịu trách nhiệm trước đại hội Cổ đông và Hộiđồng quản trị về trách nhiệm điều hành Công ty

Phòng tài vụ: Có nhiệm vụ tổ chức công tác hạch toán kế toán toàn

Công ty, xác định kết quả kinh doanh, thực hiện các nhiệm vụ thu chi và quản

lý các khoản tiền vốn, tiền vay, tiền gởi, đồng thời theo dõi sát sao tình hìnhcông nợ để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh Đồng thời tham mưucho ban lãnh đạo công ty về những thông tin tài chính quan trọng

Phòng kinh doanh: Tham mưu cho giám đốc về công việc kinh doanh

thị trường, vật tư hàng hoá giúp cho giám đốc ký kết những hợp đồng muabán tiêu thụ sản phẩm, định giá mua, bán ở từng thời điểm theo sự biến độngcủa thị trường

Các xí nghiệp và chi nhánh: có nhiệm vụ tổ chức sản xuất, tổ chức

quản lý ở từng xí nghiệp, định kỳ báo cáo kết quả ( hàng tháng ) cho phòng kếtoán tài vụ

1.5 Tổ chức kế toán tại công ty.

1.5.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

a Sơ đồ bộ máy kế toán:

Ghi chú: Quan hệ trực tuyến

Quan hệ hổ trợ

b Chức năng của từng bộ phận:

Hiện nay công ty tổ chức mô hình kế toán theo kiểu nữa tập trung nữaphân tán.Phòng kế toán trung tâm ( phòng tài vụ ) có nhiệm vụ tổng hợp sốliệu theo dõi chi tiết từng chi nhánh, từng xí nghiệp đồng thời theo dõi ghichép kiểm tra toàn bộ công tác kế toán tại công ty Ở các đơn vị phụ thuộcnhư xí nghiệp xây dựng thuỷ sản, xí nghiệp đông lạnh cũng có phòng kế toánriêng làm nhiệm vụ thu thập và xử lý thông tin theo sự phân cấp của phòng

kế toán tập trung

Kế toán trưởng: Là người trực tiếp chỉ đạo các nhân viên kế toán.

Điều hành toàn bộ hệ thống kế toán ở công ty và chịu sự lãnh đạo trực tiếpcủa giám đốc.Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp có nhệm vụ tổng hợp sốliệu lên chứng từ ghi sổ, vào sổ cái các tài khoản, lập báo cáo tài chính

Kế toán vật tư, tài sản cố định, tiền lương và bảo hiểm: Theo dõi tìnhhình tăng giảm TSCĐ, tiến hành tính khấu hao đồng thời theo dõi tiền lươngphải trả cho công nhân viên và các khoản trích bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y

tế, kinh phí công đoàn

Kế toán công nợ, tiêu thụ, thanh toán: Theo dõi tình hình công nợ,

lập báo cáo tiêu thụ hàng hoá hàng tháng, theo dõi tình hình thu chi quĩ tiềnmặt, tiền gửi ngân hàng, tạm ứng, thanh toán tạm ứng của cán bộ công nhânviên công ty và các xí nghiệp phụ thuộc Đồng thời cung cấp chứng từ cầnthiết cho kế toán tổng hợp

Thủ quĩ

Kế toán xí nghiệp chế biến đông lạnh

Kế toán trưởng (kiêm kế toán tổng hợp

Thủ quĩ: Trực tiếp thu chi quĩ tiền mặt và bảo quản tiền mặt, ghi chép

sổ quĩ và hàng tháng lập báo cáo thu chi tiền quĩ

Kế toán các chi nhánh, các xí nghiệp: là người theo dõi chung trong

chi nhánh xí nghiệp từ việc thu chi, tạm ứng Hàng tháng lập các báo cáo,bảng kê gửi lên cho phòng kế oán tập trung để tập hợp số liệu lập báo cáo tàichính

1.5.2 Hình thức kế toán áp dụng tại công ty:

Với mô hình đặc điểm sản xuất kinh doanh, trình độ nhân viên kế toántại công ty, công ty đã áp dụng hình thức kế toán : Chứng từ ghi sổ

Hiện nay, công ty đã vận dụng máy vi tính vào việc xử lý thông tin kếtoán

(1)(1)

Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong được đăng ký vào sổ đăng kýchứng từ ghi sổ theo trình tự thời gian để quản lý tập trung số liệu kế toán.Đồng thời cũng từ chứng từ ghi sổ số liệu sẽ được ghi vào sổ cái

Sổ chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

Báo cáo kế toán

Cuối quý số liệu tổng cộng ở sổ cái được dùng để lên bảng cân đối sốphát sinh , sau khi đối chiếu giữa sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và bảng cân đối

số phát sinh; bảng tổng hợp chi tiết và bảng cân đối số phát sinh

Số liệu từ bảng cân đối số phát sinh được dùng để lập bảng cân đối

kế toán và các báo cáo kế toán khác

2 ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH TIÊU THỤ TẠI CÔNG TY CỔ PHẨN THUỶ SẢN HOÀI NHƠN

2.1 Khái quát tình hình tiêu thụ tại công ty:

Trong những năm gần đây, đặc biệt là ba năm vừa qua công ty đã tạođược chổ đứng cho mình trên thị trường lãnh đạo của công ty đã từng bướcchứng tỏ được năng lực của mình từ khi chuyển sang hình thức cổ phần hoá.Công ty đã đi vào hoạt động có hiệu quả, điều này thể hiện qua một số chỉtiêu trên bảng báo cáo kết quả kinh doanh như sau:

Bảng 1: Một số chỉ tiêu thể hiện tình hình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá tại công ty.

vt: tr đ ng Đvt: tr đồng ồng

Chỉ tiêu Năm 2000 Năm 2001 Năm 2002

Qua bảng số liệu phân tích ta có thể thấy doanh thu của Công ty quamỗi năm đều tăng lên đáng kể tương ứng với mức lợi nhuận trước thuế cũngtăng Qua đó, ta có thể kết luận rằng: công ty đã từng bước thâm nhập thịtrường, đẩy mạnh hoạt động tiêu thụ sản phẩm hàng hoá Nhìn vào bảng sốliệu ta thấy xu hướng phát triển của công ty trong những năm sắp tới

Trước đây công ty chỉ thu mua một số mặt hàng thuỷ sản rồi sau đó bánlại mà chủ yếu là thu mua cá Ngừ đại dương Hiện nay, Công ty đã đầu tư đưamáy móc thiết bị kỹ thuật hiện đại vào để chế biến một số mặt hàng thuỷ sản

để bán và xuất khẩu.Có thể nêu 1 số mặt hàng thuỷ sản chính của Công ty nhưsau:

Bảng 2: Một số mặt hàng thuỷ sản chính của công ty.

STT Tên mặt hàng

1 Cá Ngừ đại dương

+ Cá nguyên con xuất nội địa + Cá nguyên con xuất khẩu + Cá fillel xông gas

7 Cá bò da tẩm gia vị

Mặt hàng thuỷ sản là mặt hàng cao cấp cho nên thị trường tiêu thụ là thịtrường mà ở đó người dân có mức sống cao Do đó, phần lớn khách hàng củacông ty là các Công ty TNHH, khách sạn, nhà hàng ở TP Hồ Chí Minh vàmột số mặt hàng để xuất khẩu sang nước ngoài: Nhật, Mỹ, EU Đối với Công

ty đây cũng là bước đầu thành công Tuy nhiên còn nhiều khó khăn trước mắt

mà công ty phải đối đầu

Bên cạnh kinh doanh chế biến mặt hàng thuỷ sản Công ty còn kinhdoanh mặt hàng xăng dầu các loại Đây cũng là lĩnh vực kinh doanh chính tạonên doanh thu của Công ty Công ty la tổng đại lý bán xăng dầu của tỉnh gồmcác loại: Xăng Mogas 90, Xăng Mogas 92, dầu lửa, dầu Diezel, dầu Mazút,dầu nhớt các loại

Đối với mặt hàng xăng dầu, Công ty mua của Công ty xăng dầu Bìnhđịnh, Công ty xăng dầu khu vặc V, Công ty xăng dầu Quảng Ngãi Thịtrường tiêu thụ phần lớn là nằm trong tỉnh, các điểm bán xăng dầu các Công

ty và các quầy hàng để bán xăng dầu cho người dân địa phương, bán cho cáctàu thuyền đi biển Nhìn chung thị trường tiêu thụ xăng dầu ổn định Vấn đềkhó khăn là nguồn đầu vào là cho giá cả xăng dầu không ổn định

Để thấy được tình hinh tiêu thụ một số mặt hàng chính của hai lĩnh vựcchính kinh doanh xăng dầu và chế biến thuỷ sản được thể hiện ở bảng 3 nhưsau:

Nhìn vào số liệu bảng 3, ta thấy doanh thu tiêu thụ hai lĩnh vực kinhdoanh xăng dầu và thuỷ sản của Công ty nhìn chung là tăng qua các năm

Trong đó, tình hình tiêu thụ một số mặt hàng thuỷ sản tăng nhanh năm 2001.Điều này cho thấy việc kinh doanh lĩnh vực thuỷ sản đã bắt đầu đi vào hoạtđộng có hiệu quả từ khi chuyển sang hình thức cổ phần hoá Đến năm 2002doanh thu có tăng nhưng chậm hơn, thậm chí mặt hàng cá ngừ đại dương lạigiảm so với năm 2001( vì đây là mặt hàng xuất khẩu nên gặp nhiều khókhăn) Tuy nhiên doanh thu các mặt hàng thuỷ sản của công ty đều tăng qua

và ổn định trong những năm sắp đến

Hiện tại, mặt hàng thuỷ sản của công ty phần lớn là tiêu thụ ở thịtrường nước ngoài Công ty vừa xuất khẩu trực tiếp vừa bán cho các đơn vịkhác xuất khẩu:

Bảng 4: Thị trường tiêu thụ mặt hàng thuỷ sản.

lượng

Doanh thu(ng.đồng)

Sốlượng

Doanh thu(ng.đồng)

Bảng 5: Thị trường tiêu thụ xăng, dầu hàng năm

Thị trườngMặt hàng

Đvt

Các đơn vị thuộc công ty Các đơn

vị ngoàicông ty

Chi nhánhQuy Nhơn

Các quầyhàng

lửa ) Qua đó, ta có thể kết luận rằng: lượng xăng dầu tiêu thụ của công tytương đối ổn định so với mặt hàng thuỷ sản.

Cách thức giao dịch đàm phán của công ty

Tuỳ theo từng khách hàng mà công ty sử dụng các cách thức đàm phánkhác nhau Đối với khách hàng quen biết công ty phải dùng điện thoại đểchào hàng, nếu khách hàng đồng ý mua hầng Công ty sẽ làm hợp đồng gởicho khách hàng để ký kết

Đối với khách hàng mới công ty thường giao dịch đàm phán qua thưhay bằng cách gặp gỡ trực tiếp Với khách hàng này Công ty đã tìm hiểu họqua quá trình nghiên cứu thị trường, sau đó công ty giao dịch đàm phán quathư tín vì qua thư tín công ty có thể trình bày cụ thể rõ ràng hơn về hàng hoámình định bán và tốn ít chi phí, trường hợp này công ty vẫn thường hay dùng

Trường hợp giao dịch đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp, thường làkhách hàng trực tiếp đến tại công ty để đặt hàng hoặc thông qua các nhân viênbán hàng của công ty

Hiện nay, tình hình giao dịch đàm phán với khách hàng mới của công

ty chưa nhiều, chủ yếu là khách hàng quen thuộc Họ thường đặt hàng với quicách, phẩm chất nhất định do họ yêu cầu Do đó, công ty không chủ động sảnxuất các mặt hàng theo ý của mình để chào hang cho nhiều khách hàng khácnhau

Đối thủ cạnh tranh:

Tham gia hoạt động kinh doanh trên thương trường xuất khẩu thuỷ sản,công ty không thể không đương đầu với các đối thủ chủ yếu và trực tiếp tronglĩnh vực xuất khẩu

Hiện nay, trong tỉnh Bình Định công ty phải dương đầu với các công typhát triển thuỷ sản của tỉnh nằm tại thành phố Qui nhơn.Đây la công ty thuỷsản lớn của tỉnh nên gây khó khăn rất lớn cho công ty trong việc thu muanguyên liệu và xuất bán các sản phẩm

Ngoài việc đương đầu với các đối thủ cạnh tranh trong tỉnh, công tycòn phải đương đầu với các công ty ngoài tỉnh như: Seaprodex Đà Nẵng,Seaprodex Nha Trang, Hồ Chí Minh, Basea food Vũng Tàu nhũng đơn vị này có những điểm mạnh như:

- Hầu hết đó là những công ty lớn đóng trên địa bàn phía Nam có cơ sởtại thành phố Hồ Chí Minh, có hệ thống Marketing khá mạnh, họ có kháchhàng lớn có khả năng thu hút số lượng khách hàng lớn trên thị trường trongkhu vực

-Họ đã tạo được mối liên kết khá bền chặt với các xí nghiệp trong khuvực, muốn có những điều kiện thuận lợi về khả năng chế biến, nâng cấp sảnphẩm đông lạnh thành tinh chế có giá trị gia tăng Nên họ không những cạnh

tranh trên phương diện sản xuất sản phẩm mà còn cạnh tranh cả nguyên liệubán thành phẩm

Đó là những khó khăn nhưng đồng thời là những động cơ thúc đẩy công ty phát triển và tìm ra được hướng đi của mình.

2.2 Một số chính sách liên quan đến hoạt động tiêu thụ tại công ty

2.2.1 Chính sách sản phẩm:

Đối với mặt hàng thuỷ sản, công ty đã đưa chiến lược đa dạng hoá sảnphẩm, lúc đầu chỉ mua bán cá ngừ đại dương cho xuất khẩu, sau đó công ty đãnhân rộng ra các mặt hàng ( tôm, cá, các loại khác ) Công ty đã chú ý đếnchất lượng mẫu mã sản phẩm, vì đây chính là đều mà kháh hàng quan tâm.Công ty đã đầu tư máy móc thiết bị hiện đại vào qui trình chế biến hàng thuỷsản đông lạnh với kinh phí khoảng 5 tỷ đồng Công ty đang từng bước hoànthiện chế biến về mẫu mã cũng như chất lượng; chương trình quản lý chấtlượng và an toàn hực phẩm theo HACCP ( HACCP - Hazard Annlysis criticalctrol point - Phân tích các mối nguy và hạn chế những điểm tới hạn) đangđược đưa vào qui trình chế biến cá ngừ đại dương Fillet đông lạnh Còn mặthàng xăng, dầu thì công ty là một đơn vị thương mại mua đi bán lại, do đó màmua bán theo nhu cầu của thị trường và theokhả năng của công ty Tuy nhiênmặt hàng xăng, dầu ủa công ty cũng đa dạng và cơ cấu mặt hàng phù hợp vớinhu cầu của thị trường

2.2.2 Chính sách giá cả.

Hiện nay, công ty sử dụng chính sách hướng nội tức là giá cả phải bùđắp được chi phí và có lãi ( mức lãi cho phép 10% - 15% giá thành sảnphẩm ) Tuy nhiên mức lãi này không ổn định vì công ty còn chú ý đến giá cảthị trường, các đối thủ cạnh tranh Đối với mặt hàng xăng , dầu thì giá cả hầuhết là do tổng công ty xăng dầu Việt Nam qui định, vấn đề bán ra thế nào lãicao hay thấp thì công ty có quyền quyết định trong phạm vi mức lãi ( hoahồng) mà tổng công ty cho phép

Sau đây là bảng giá một số mặt hàng chính thuộc hai lĩnh vực thuỷ sản

và xăng dầu của công ty

Bảng 6: Bảng giá xăng dầu ba tháng cuối năm 2002

Tên mặt hàng Đvt (đvt: đồng)Giá bán lẻ Giá bán buôn (đvt: đồng)