Một số biện pháp xây dựng kế hoạch năm học của cán bộ quản lý ở nhà trường Tiểu học Trưng Vương - Uông Bí - Quảng Ninh

Một số biện pháp xây dựng kế hoạch năm học của cán bộ quản lý ở nhà trường Tiểu học Trưng Vương - Uông Bí - Quảng Ninh

LỜI MỞ ĐẦU Du lịch ngành công nghiệp khơng khói Hiện nay, giới có hàng trăm triệu người du lịch số người du lịch có khuynh hướng ngày gia tăng Du lịch động lực chủ yếu thúc đẩy kinh tế giới mà nhân tố có tầm quan trọng phát triển kinh tế văn hoá xã hội quốc gia, du lịch cịn thúc đẩy hồ bình, giao lưu văn hố tăng cường hiểu biết lẫn dân tộc quốc gia Đối với Việt Nam du lịch ngành kinh tế trọng điểm đất nước, hàng năm phủ đầu tư lượng vốn không nhỏ để phái triển ngành du lịch, Việt Nam quốc gia có nguồn tài nguyên du lịch phong phú, từ Việt Nam có nhiều tiềm để phát triển du lịch thu thút nhiều khách du lịch đến thăm ngày tăng Từ cơng ty TNHH Dịch vụ Mêkơng đời để đáp ứng nhu cầu thuận lợi phát triển ngành du lịch Tuy nhiên q trình hoạt động cơng ty, hồ nhập với phát triển kinh tế thông tin, hoạt động văn phịng khơng cịn bó gọn phạm vi hẹp với chức mang tính hành tạp vụ mà nâng lên tầm cao với chức nhiệm vụ chuyên sâu trợ giúp hoạch định sách phát triển, triển khai đôn đốc hoạt động tuyển chọn, đào tạo nhân sự, định hướng phát triển kiểm tra hoạt động cơng ty Chính thời gian thực tập Cơng ty TNHH Dịch vụ Mêkơng, em tìm hiểu rõ hoạt động cơng ty nói chung cơng tác văn phịng cơng ty nói riêng Hiểu thực tế hoạt động văn phòng diễn nào, kỹ thao tác, thực công việc Có thể nói cơng ty hoạt động có hiệu nhờ phần lớn máy văn phòng Báo cáo thực tập em gồm phần: Phần I: Khái quát vài nét công ty TNHH Dịch vụ Mêkông Phần II: Thực trạng cơng tác văn phịng Phần III: Đánh giá chung Mặc dù có có gắng viết em khơng tránh khỏi thiếu sót Rất mong bảo thầy cô giáo 1 PHẦN KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ MÊKÔNG I KHÁI QUÁT VÀI NÉT VỀ CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ MÊKƠNG Q trình hình thành phát triển Cơng ty TNHH Dịch Vụ Mêkông Trước phát triển du lịch vũ bão, Thủ đô Hà Nội thành phố lớn Việt Nam, trung tâm trị, văn hố nước Tiềm phát triển du lịch Hà Nội lớn có nhiều danh lam thắng cảnh, di tích lịch sử gắn liền với phát triển dân tộc ta Rất nhiều người dân Việt Nam nước du lịch vào Hà Nội vùng lân cận Hà Nội như: Quảng Ninh, Ninh Bình… Chính vậy, ngày 30/08/2000 Cơng ty TNHH Dịch Vụ Mêkơng thức thành lập với mục đích để phục vụ nhu cầu du lịch nước Ngay năm thành lập, Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông Sở Du lịch thành phố Hà Nội cấp giấy phép kinh doanh lữ hành quốc tế Hiện nay, trụ sở Cơng ty TNHH Dịch Vụ Mêkông 15 Đường Hồng Liên – Thanh Xuân- Hà nội Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông dần lớn mạnh trở thành đơn vị kinh doanh lữ hành động có hiệu Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông thực mở rộng thị trường tồn quốc, thể chỗ đứng thị trường lĩnh vực kinh doanh du lịch nói chung kinh doanh lữ hành nói riêng Chức kinh doanh Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông coi doanh nghiệp lữ hành chuyên kinh doanh sản phẩm dịch vụ lữ hành quốc tế nội địa, ngồi cơng ty cung cấp dịch vụ trung gian khác 2 Cụ thể chức kinh doanh Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông bao gồm: ♦Kinh doanh lữ hành quốc tế nhận khách: nhận đoàn khách hay khách riêng lẻ người nước hay người Việt Nam định cư nước du lịch vào Việt Nam Những khách đến với cơng ty thông qua công ty lữ hành gửi khách nước ngồi khách chủ động đến với cơng ty ♦Kinh doanh lữ hành quốc tế gửi khách: Công ty tổ chức đưa khách từ Việt Nam du lịch sang nước khác Những khách người Việt Nam người nước sống làm việc Việt Nam ♦Kinh doanh lữ hành nội địa: Công ty tổ chức chương trình du lịch cho người Việt Nam tham quan điểm du lịch miền đất nước ♦Cung cấp dịch vụ riêng lẻ cho khách công vụ : Đặt chỗ khách sạn, mua vé máy bay, dịch vụ vận chuyển, hướng dẫn du lịch, đón tiếp sân bay… Trong chức Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông tập trung chủ yếu vào chức kinh doanh lữ hành quốc tế nhận khách Thực phục vụ nhiều đối tượng khách từ nước khác Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông Cơ cấu tổ chức Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông thực cấu trực tuyến chức Đây kiểu cấu phù hợp với đơn vị có nguồn lực tài chính, số lượng nhân viên khơng lớn Cơng ty TNHH Dịch Vụ Mêkơng Mơ hình cấu tổ chức máy công ty sau: 3 Sơ đồ : Cơ cấu tổ chức máy Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Giám đốc Phó Giám đốc Phó Giám đốc Phịng Thị trường Phịng Điều hành Phịng Kế tốn Phịng Tổ chức HC Cơ cấu công ty chia làm phận rõ ràng: phận nghiệp vụ du lịch phận bổ trợ Trong phận có phòng ban, chức khác nhau: phòng Marketing, phòng điều hành thuộc phận nghiệp vụ du lịch, phòng kế tốn hành tổng hợp thuộc phận bổ trợ 4 Tuy có phân chia thành phận khác tất phận, phịng ban cấu tổ chức cơng ty có hỗ trợ, cho việc tạo thuận lợi lớn cho hoạt động kinh doanh cơng ty * Chức nhiệm vụ phịng ban - Hội đồng quản trị: Đây phận định vấn đề quan trọng công ty chiến lược, sách - Giám đốc : Là người trực tiếp điều hành công việc, chịu trách nhiệm trước Hội đồng Quản trị kết kinh doanh công ty Giám đốc hỗ trợ hai phó giám đốc hai người thuộc phận nghiệp vụ du lịch, người phụ trách Marketing, người phụ trách điều hành - Khối phận tổng hợp: Thực chức nhiệm vụ sau: + Phịng Kế tốn: quản lý tồn tài sản vốn có doanh nghiệp Tổng hợp, tốn chế độ thu chi tài tồn doanh nghiệp theo quy định nhà nước, đạo, kiểm tra, theo dõi việc hạch toán đơn vị trực thuộc + Phịng Tổ chức Hành chính: tham mưu giúp việc Giám đốc tổ chức nhân sự, quản lý cán nhân viên lao động theo phân cấp quản lý cán theo Bộ luật lao động quy định Quản lý dấu, sổ đăng ký công văn, giấy tờ, giấy giới thiệu , in ấn, tiếp nhận gửi công văn hàng ngày Quản trị theo dõi việc tổ chức hội nghị, họp hay tiếp khách hàng công ty 5 Đôn đốc kiểm tra đơn vị trực thuộc công ty việc thực chế độ, sách nhà nước, quy chế doanh nghiệp - Khối phận nghiệp vụ du lịch: + Phòng Thị trường: tổ chức tiến hành hoạt động nghiên cứu thị trường du lịch nước quốc tế, tiến hành hoạt động tuyên truyền, quảng cáo thu hút nguồn khách du lịch đến với cơng ty Phối hợp với phịng điều hành, tiến hành xây dựng chương trình du lịch từ nội dung đến mức giá, phù hợp với nhu cầu khách, chủ động việc đưa ý đồ sản phẩm công ty; ký kết hợp đồng với hãng, công ty du lịch nước ngoài, tổ chức, cá nhân nước để khai thác nguồn khách quốc tế vào Việt Nam, khách nước Việt Nam khách du lịch Việt Nam Duy trì mối quan hệ công ty với nguồn khách, đề xuất xây dựng phương án mở công ty, đại diện công ty nước giới Đảm bảo hoạt động thông tin công ty với nguồn khách; thơng báo cho phận có liên quan cơng ty kế hoạch đồn khách, nội dung hợp đồng cần thiết cho việc phục vụ khách Phối hợp với phận có liên quan theo dõi việc tốn q trình thực hợp đồng phục vụ khách + Phòng Điều hành: coi phận tổ chức sản xuất công ty, tiến hành cơng việc để đảm bảo thực sản phẩm cơng ty Phịng điều hành cầu nối công ty với thị trường cung cấp dịch vụ du lịch Do vậy, phòng điều hành thường tổ chức theo nhóm cơng việc(khách sạn, vé máy bay, visa, ô tô ) theo tuyến , điểm du lịch chủ yếu, dựa sản phẩm chủ yếu công ty Phịng điều hành có nhiệm vụ sau đây: Là đầu mối triển khai tồn cơng việc điều hành, cung cấp dịch vụ du lịch sở kế hoạch, thơng báo khách phịng thị thực gửi 6 đến Lập kế hoạch triển khai cơng việc có liên quan đến việc thực chương trình du lịch như: đăng ký chỗ khách sạn, visa, vận chuyển , đảm bảo yêu cầu thời gian chất lượng Thiết lập trì mối quan hệ mật thiết với quan hữu quan (ngoại giao, nội vụ, hải quan) Ký hợp đồng với nhà cung cấp hàng dịch vụ du lịch(khách sạn, hàng không, đường sắt), lựa chọn nhà cung cấp có sản phẩm có uy tín chất lượng Theo dõi q trình thực chương trình du lịch Phối hợp với phận kế toán thực hoạt động toán với công ty gửi khách nhà cung cấp du lịch Nhanh chóng xử lý trường hợp bất thường xảy trình thực chương trình du lịch Ngồi thuận lợi, cấu tổ chức cơng ty cịn có hạn chế phịng hướng dẫn chưa hình thành cách rõ ràng Tình hình tài Cơng ty TNHH Dịch vụ Mêkơng CƠ CẤU VỐN CỦA CƠNG TY Đơn vị tính: 1.000 đồng Chỉ tiêu Năm 2003 Năm 2004 Năm 2005 So sánh tăng giảm 04/03 So sánh tăng giảm 05/04 Tuyệt đối Tổng vốn % Tuyệt đối % 175.000 230.000 300.000 55.000 31,43 70.000 30,43 95.000 106.000 160.000 11.000 11,57 54.000 50,94 Chia theo tính chất + Vốn lưu 7 động + Vốn cố định 80.000 124.000 140.000 44.000 55,00 16.000 12,90 + Vốn chủ sở hữu 110.000 150.000 200.000 40.000 36,36 50.000 33,33 + Vốn vay 65.000 80.000 100.000 15.000 23,08 20.000 25,00 Chia theo sở hữu Sau gần năm hoạt động có hiệu quả, số vốn cố định công ty ngày tăng lên Công ty tự trang bị hệ thống sở vật chất kỹ thuật ngày đầy đủ đồng Các phương tiện làm việc tiên tiến, đại, đạt tiêu chuẩn quốc tế tạo điều kiện lớn trình làm việc cán nhân viên công ty Cụ thể: Năm 2004 tổng sô vốn tăng lên so với năm 2003 31,43% (55.000 nghìn đồng) Năm 2005 tăng so với 2004 30,43% (70.000 nghìn đồng) Trong vốn cố định năm 2004 tăng so với năm 2003 44.000 nghìn đồng (55%) năm 2005 so với 2004 16.000 nghìn đồng (12,90%) Đặc điểm nguồn nhân lực Hiện tại, Cơng ty TNHH Dịch vụ Mêkơng có số lượng cán nhân viên 14 người Đội ngũ cịn trẻ, có độ tuổi trung bình 30 tuổi Trong số lượng nhân viên phịng ban sau: - Một giám đốc cơng ty -Hai phó giám đốc: Một phó giám đốc phụ trách điều hành, phó giám đốc phụ trách marketing -Một kế toán trưởng -Bộ phận nghiệp vụ du lịch +Phòng marketing: Gồm người +Phòng điều hành: Gồm người : Phụ trách mảng khách quốc tế vào(Inbound):3 người 8 Phụ trách mảng khách quốc tế (Outbound):1 người Phụ trách mảng khách nội địa :1 người -Bộ phận bổ trợ +Phong kế tốn: người (trong có kế tốn trưởng) +Phịng Tổ chức hành chính: người Tất nhân viên làm công tác chuyên môn công ty tốt nghiệp đại học đại học Trong phận nghiệp vụ du lịch, phận quan trọng công ty nhân viên phải tốt nghiệp đại học chuyên ngành du lịch Trường đại học KTQD Ngoài nhân viên cơng ty có trình độ ngoại ngữ Điều vô quan trọng kinh doanh du lịch Đặc biệt thị trường mục tiêu công ty thị trường Âu- Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc, ASEAN Do việc nhân viên công ty thông thạo tiếng Anh, Nhật Bản, Trung Quốc… quan trọng trình giao dịch với khách hàng Trình độ học vấn trình độ ngoại ngữ cơng ty thể qua hai bảng sau: TRÌNH ĐỘ HỌC VẤN VÀ TRÌNH ĐỘ NGOẠI NGỮ CỦA CƠNG TY Bộ phận Tổng số Trên ĐH ĐH Trên1 Nngữ 1Nngữ Số Tỷ lệ Số Tỷ lệ Số Tỷ lệ Số Tỷ lệ lượn (%) lượn (%) lượn (%) lượn (%) g g g g Marketing 50 50 50 50 Điều hành 0 100 17 83 Kế toán 0 100 0 100 9 Tổng số 10 9 ( Nguồn: Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông ) Công ty TNHH Dịch Vụ Mêkông đội ngũ hướng dẫn viên riêng cơng ty có đủ mạng lưới hướng dẫn viên, cộng tác viên chun nghiệp có đủ lực trình độ để đảm bảo hướng dẫn cho khách du lịch cơng ty chương trình du lịch nhằm đáp ứng tốt nhu cầu khách du lịch thời gian du lịch II THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY Thị trường Công ty Công ty đáp ứng dịch vụ với đối tượng khách là: + Khách Inbound khách du lịch vào lãnh thổ Việt Nam + Khách Outbound khách du lich lãnh thổ Việt nam + Khách nội địa khách du lịch nước Khách du lịch đến với công ty thời gian qua liên tục tăng nhanh không ngừng uy tín cơng ty ngày khẳng định thị trường Hà nội Khách du lịch đến với côn ty đa phần khách du lịch quốc tế vào (inbound) với nhiều quốc tịch khác • Số lượt khách Cơng ty năm 2005 CƠ CẤU KHÁCH CỦA CÔNG TY Khách Khách nội Tổng lượt Inbound Outbound địa khách 10 Khách 1472 100 483 Tổng số 2055 10 Phịng Tổ chức Hành cơng ty có hai chức năng: chức tham mưu- tổng hợp chức hậu cầu Phòng Tổ chức Hành có chức tham mưu giúp việc cho giám đốc điều hành công việc hàng ngày như: lập chương trình kế hoạch giúp lãnh đạo điều hành công việc, nắm bắt thông tin nhân Mặt khác phịng Tổ chức Hành cịn tham gia biên soạn, quản lý văn tổ chức lưu trữ tài liệu phịng quan Phịng Tổ chức Hành có chức hậu cần, chăm lo điều kiện vật chất tinh thần cho cán công nhân viên công ty, tổ chức đối nối, đối ngoại, tiếp khách, chuẩn bị chuyến công tác xa cho giám đốc b Nhiệm vụ Phịng Tổ chức Hành - Xây dựng chương trình cơng tác hàng năm, sáu tháng, ba tháng, hàng tháng, hàng tuần, hàng ngày quan, đông thời đôn đốc theo dõi việc thực kế hoạch - Thu thập thơng tin xử lý thơng tin, chuẩn bị văn bản, đề định quản lý theo giao phó thủ trưởng quan đơn vị - Biên tập văn xử lý văn - Theo dõi quản lý fax đi, đến Công ty - Quản lý giấy giới thiệu, giấy đường loại giấy tờ khác - Quản lý sử dụng loại dấu Công ty theo chế độ, điều lệ văn thư lưu trữ - Đảm bảo nhu cầu hậu cần, xây dựng sở, mua sắm, quản lý tài sản - Soạn thảo văn - Lập kế hoạch dự toán chi tiêu hàng năm cho Công ty bao gồm: chi tiêu cho hội nghị, mua sắm trang thiết bị, mua sắm văn phịng phẩm hàng ngày cho Cơng ty - Quản lý lịch trình hoạt động đội xe, bố trí điều động xe cho lãnh đạo công ty công tác - Đảm bảo vệ sinh khu vực trụ sở quan - Thực công tác y tế cán nhân viên Cơ cấu tổ chức phịng Tổ chức Hành Sơ đồ tổ chức phịng Hành cơng ty Mêkơng TRƯỞNG PHỊNG PHĨ TRƯỎNG PHỊNG Nhân viên văn thư – lưu trữ 15 Nhân đánh máy, in tài liệu viên Nhân viên kỹ thuật tổng đài Nhân viên lái xe TỔTỔ BẢO VỆ DOANH TRẠI Nhân SINH viên VỆ bảo vệ 15 + Trưởng phịng Tổ chức Hành chính: Chức năng: Tham mưu cho giám đốc công tác tổ chức cán bộ, đào tạo, chế độ sách, hành chính, y tế, phục vụ Nhiệm vụ: Điều hành tồn hoạt động phịng theo chức năng, nhiệm vụ giao - Tuyển dụng, bố trí điều động cán cơng nhân viên tồn Cơng ty - Ký lục giấy giới thiệu, giấy đường cho cán công nhân viên - Tổ chức khám chữa bệnh cho cán công nhân viên theo định kỳ - Đánh giá, nhận xét thực chế độ sách có liên quan cán quản lý theo phân cấp + Phó phịng Tổ chức Hành chính: - Giúp việc cho trưởng phịng để hồn thành nhiệm vụ chung phịng đồng thời phó phòng thay mặt trưởng phòng vắng để giải điều hành cơng việc chung phịng Ký văn giám đốc uỷ quyền - Quản lý công tác trang trí khách tiết phục vụ hội nghị, hội thảo, lễ tế - Quản lý việc lập kế hoạch, mua trang thiết bị, phương tiện làm việc lãnh đạo có phịng ban Cơng ty + Nhân viên văn thư - lữu trữ - Tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn đi, đến theo quy định - Kiểm tra giấy tờ văn chữ ký theo qui định - Thực nghiêm chỉnh quy định mật công tác văn thư - Quản lý đóng dấu văn theo quy chế, 16 16 - Tiếp đón khách đến làm việc hay thăm quan phòng lễ tân theo quy định tai Công ty + Nhân viên đánh máy, in văn bản, tài liệu: - Giúp cho trưởng phó phịng công tác đánh máy, in tài liệu theo quy định - Bảo quản tốt máy móc, thiết bị giao Thực q trình bảo dưỡng máy móc, thiết bị theo quy định - Thực nghiêm chỉnh quy định bảo mật nội dung văn tài liệu + Nhân viên kỹ thuật tổng đài: - Giúp cho trưởng, phó phịng cơng tác kỹ thuật tổng đài, trang trí, thư viện, lữu trữ - Sửa chữa bảo dưỡng hệ thống điện thoại nội Công ty + Nhân viên lái xe con: - Lái xe phục vụ cán công nhân viên Công ty theo quy định - Tuân thủ chấp hành điều hành lãnh đạo phòng - Quản lý, vệ sinh, bảo dưỡng, sử dụng xăng dầu phụ tùng thay cho xe theo quy định + Nhân viên bảo vệ - Nhân viên bảo vệ chịu trách nhiệm thường trực bảo vệ quan liên tục 24/24 ngày, quản lý người cư trú quan - Nhận xe, trông xe, giao trả xe trước, sau làm việc quy định Trang thiết bị văn phịng Cơng ty TNHH Dịch vụ Mêkơng Cơng ty TNHH Dịch vụ Mêkông chủ động đầu tư hệ thống trang thiết bị văn phòng đại đảm bảo cho nhân viên làm việc có mơi trường làm việc tốt Trang thiết bị máy móc văn phịng Cơng ty TNHH Dịch vụ Mêkơng: Tên thiết bị Vi tính Điện thoại cố định 17 Photos Fax Điều Xe tơ hồ 17 Đơn vị Số lượng Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc 10 1 (Nguồn: Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông) Chiếc Như vậy, với việc trang bị phương tiện làm việc đầy đủ đồng Mỗi người làm việc công ty sủ dụng máy vi tính, máy điện thoại cố định Ngồi cơng ty cịn nối mạng nội máy tính với nối mạng bên ngồi Internet tạo cho cơng ty hệ thống thông tin tương đối đại Điều phục vụ đắc lực cho việc kinh doanh công ty tạo lực cạnh tranh cao so với công ty lữ hành khác II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHỊNG Cơng tác văn thư - Thủ tục tiếp nhận giải văn đến Tất công văn đến phải qua phận văn thư Văn thư nhận phân loại cơng văn, bóc bì rà sốt xem cơng văn gửi đến có thủ tục hành hay khơng Đối với văn thư mật, thư đích danh, thư cá nhân khơng phép bóc bì Khi mở phong bì nhân viên văn thư lấy tài liệu có bên xem xét kỹ có để tránh thiếu sót tài liệu, hồ sơ kèm theo, viết phần ghi vào thư kẹp cuối thư Sau vào sổ công văn đến, văn thư phải xếp theo loại để trình thủ trưởng phịng ban chức Cơng ty Cơng văn đến ngày phân phối ngày hơm đó, chậm đến sáng hôm sau Đối với công văn khẩn, hoả tốc, mời họp văn thư phải phân phối sau nhận Tất văn vào sổ văn đến theo biểu mẫu quy định sau: 18 18 Ngày đến Số đến Tên Số Ngày quan ký tháng hiệu văn Tên loại trích yếu Đơn vị Ký nhận người nhận Ghi (1) (2) (6) (7) (9) (3) (4) (5) (8) - Thủ tục giải văn Sau soạn thảo văn xong, văn thư kiểm tra thể thức văn có phù hợp với pháp luật quy định khơng, sau đưa lên thủ trưởng để trình ký Trước văn chuyển bên ngoài, lần văn thư phải kiểm tra văn đóng dấu mức độ khẩn, mật lên văn Văn thư ghi số công văn đề ngày tháng trích yếu cơng văn vào sổ cơng văn Mẫu sổ đăng ký văn đi: Ngày tháng Số ký Tên loại Người ký văn hiệu trích yếu Nơi nhận Số lượng Ghi (1) (5) (6) (2) (3) (4) (7) - Tổ chức bảo quản sử dụng dấu Việc quản lý sử dụng dấu theo quy định Nhà nước Trước đóng dấu lên văn nhân viên văn thư kiểm tra soát kỹ văn trước đóng dấu Cơng tác lưu trữ Tất văn qua xử lý, văn đến lưu văn (bản chính), hồ sơ, tài liệu liên quan phải chuyển vào lưu trữ nhằm để khai thác, xử lý thông tin Hồ sơ lưu trữ vào sổ theo mẫu: STT Ngày, Trích hiệu (1) Số ký tháng yếu (2) (3) (4) Tác giả Tờ số Ghi (5) (6) (7) Công tác hậu cần 19 19 - Văn phòng chuẩn bị cho lãnh đạo công tác cách chu đáo từ việc liên hệ nơi công tác: thời gian công tác, danh sách người đến công văn, điện thoại, fax giúp cho Cơng ty đối tác chủ động công việc - Mua sắm trang thiết bị Văn phịng Cơng ty đảm bảo việc mua sắm trang thiết bị như: điện thoại, máy fax, máy photocopy, văn phòng phẩm, bàn ghế phục vụ cho hoạt động cơng ty Ngồi hàng năm phịng Hành tổ chức tham quan nghỉ mát để tạo hưng phấn làm việc cho cán nhân viên Công tác xử lý thơng tin Hàng ngày Cơng ty Mêkơng có nhiều thơng tin khác loại có cách biểu riêng, mang đặc thù riêng yêu cầu riêng phạm vi, hiệu vai trị, tác dụng định Vì việc xử lý truyền thơng tin cách nhanh chóng xác việc làm cần thiết Chẳng hạn việc cung cấp thơng tin đồn khách du lịch đến liên hệ với công ty cho phòng ban khác cần thiết để họ xếp tổ chức chương trình du lịch cách hợp lý thuận tiện Trước yêu cầu cơng việc việc áp dụng phương tiện khoa học kỹ thuật đại phòng Hành yêu cầu bắt buộc Do đội ngũ nhân viên với trình độ vi tính tương đối tốt với trang thiết bị tin học Công ty tương đối đại kết nối mạng nội nên nhiều thông tin truyền qua hệ thống mạng nội Việc đem lại tính hiệu quả, xác nhanh chóng nhiều so với việc truyền tin văn Các thông tin trao đổi phòng ban truyền tải nhanh giúp cho công tác quản lý công ty thuận lợi Các máy tính trực thuộc nội cơng ty vào mạng, trao đổi thơng tin khai thác thông tin với máy chủ 20 20 Hệ thống máy tính cơng ty kết nối với mạng Internet tồn cầu giúp cho cơng ty có hội khai thác nhiều thơng tin hữu ích mạng Mặt khác việc nối mạng cho phép khách hàng đặt chương trình du lịch qua mạng giúp cho việc giao dịch nhanh chóng giảm chi phí Tuy vậy, bên cạnh yếu tố máy móc trang bị đại phải kể đến yếu tố người sử dụng trang thiết bị Mặc dù nhân viên làm cơng tác văn phịng có trình độ tin học tương đối tốt lúc giải công việc cường độ cao mắc lỗi Những trục trặc máy tính xảy thường xuyên nhân viên không xử lý hết dẫn đến ảnh hưởng đến công việc PHẦN III ĐÁNH GIÁ CHUNG I ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY Những thành tựu đạt 21 21 - Mặc dù Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông hoạt động kinh doanh lĩnh vực du lịch chưa lâu hoạt động kinh doanh công ty có hiệu tìm chỗ đứng thị trường, tạo uy tín với khách hàng - Đội ngũ nhân viên có trình độ cao, chất lượng chương trình du lịch làm hài lịng khách hàng Đội ngũ lãnh đạo có trình độ, nhạy bén với thị trường - Thu nhập nhân viên tương đối ổn định mức cao - Công ty chấp hành đầy đủ quy định Nhà nước chế độ báo cáo thống kê báo cáo lĩnh vực tài chính, cơng tác hạch toán kế toán theo quy định Nhà nước, thực nghiêm chỉnh nghĩa vụ nộp Ngân sách với Nhà nước Những vấn đề tồn công ty: - Thị trường dịch vụ du lịch ngày tạo sức cạnh tranh lớn du lịch, ngày nhiều công ty du lịch mở rộng phát triển tạo môi trường cạnh tranh gay gắt công ty - Nguồn vốn kinh doanh cơng ty cịn thiếu nhiều, việc quảng cáo, Maketing thị trường hạn chế - Trụ sở, văn phịng cơng ty 100% phải thuê, phần ảnh hưởng đến hiệu kinh doanh - Hiện đội ngũ hướng dẫn viên công ty chủ yếu cộng tác viện nên vấn đề quản lý, đào tạo theo dõi hoạt động đội ngũ gặp khó khăn Do đội ngũ hướng dẫn viên cịn cộng tác với nhiều cơng ty khác nên nhiệt tình với cơng việc công ty TNHH Dịch vụ Mêkông không cao, thực đủ nghĩa vụ dẫn đến chương trình du lịch công ty không thành công mong muốn khách công ty - Việc thiết kế chương trình du lịch cơng ty khơng trọng số chương trình chép lại công ty khác II ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG Ưu điểm 22 22 Cùng với phát triển mạnh mẽ công nghệ thơng tin Cơng ty nhanh chóng nắm bắt xu hướng phát triển kinh tế thị trường để đưa công nghệ thông tin vào ứng dụng cơng tác văn phịng: - Một số cơng việc thủ công loại bỏ - Công tác soạn thảo văn có cải tiến rõ rệt nội dung hình thức Do tiết kiệm thời gian sức lao động - Việc tính tốn trở nên xác, đơn giản, nhanh hiệu - Công tác xử lý, thu thập, quản lý, lưu trữ văn thực cách chặt chẽ an toàn, tuyệt đối - Việc quản lý, điều hành cơng tác văn phịng thuận lợi có hiệu Hạn chế: Bên cạnh kết đạt cơng ty cịn số hạn chế cơng tác văn phịng: - Trình độ nhân viên chưa đồng gây ảnh hưởng đến tính thống việc giải cơng việc - Xử lý thông tin sử dụng tin chưa thật khoa học hợp lý - Chưa ứng dụng phần mềm tối ưu công tác quản lý - Trang thiết bị văn phòng chưa thật đồng Còn tồn hạn chế nguồn kinh phí bổ sung chưa kịp thời, Lãnh đạo chưa quan sát quản lý, chưa ưu tiên giải vấn đề nảy sinh cơng tác văn phịng III NHỮNG KIẾN NGHỊ NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC VĂN PHỊNG Đầu tư mua sắm trang thiết bị, cơng nghệ thông tin Với phương tiện trang thiết bị đại làm cho hoạt động văn phòng đạt hiệu cao, thuận lợi hơn, nhanh chóng Tuy công ty 23 23 trạng bị hệ thống máy vi tính đồng chưa sử dụng hết chức hệ thống nhiều công việc phải làm thủ công chủ yếu soạn thảo văn truy cập mạng Để giúp cho cơng tác văn phịng cơng ty bước đại hoá, biện pháp quan trọng đưa công nghệ tin học ứng dụng cách đồng Tăng mức độ tự động hố cơng tác văn phịng tạo mức thay đổi khơng mức độ kỹ thuật mà thay đổi thói quen tác phong làm việc, mối quan hệ thành viên với cơng tác văn phịng Cần phải bổ sung thêm thiết bị lĩnh vực quản lý văn nhân in văn như: máy đăng ký văn đi, đến; máy dán, bóc phong bì, phân loại hồ sơ Đổi cấu tổ chức quản lý nâng cao nghiệp vụ nhân viên văn phòng Văn phòng với vai trò máy điều hành tổng hợp – khâu then chốt tạo động đơn vị Do văn phịng thiết phải đổi Đổi phải khoa học, có hệ thống Một máy văn phịng hoạt động có hiệu phụ thuộc vào nhiều yếu tố quan trọng Và yếu tố quan trọng cần thiết cơng tác tổ chức quản lý Việc tổ chức quản lý tốt động lực đẩy mạnh việc nâng cao, hồn thiện cơng tác văn phịng Cơng việc địi hỏi cán quản lý phải có đủ điều kiện như: + Người lãnh đạo trước hết phải có lực trình độ quản lý thực + Người lãnh đạo phải người làm việc hết mình, có tinh thần trách nhiệm người có tâm, phải có trách nhiệm cơng việc, có tài đối nội, đối ngoại, có lĩnh, linh hoạt hồn cảnh Cụ thể: người lãnh đạo phải làm tốt công việc như: định hướng bước tiến công ty, xác định rõ việc cần phải làm Biết chủ động bình tĩnh đối phó thay đổi trình thực kế hoạch Lãnh đạo theo dõi đôn đốc, kiểm tra đánh giá kết hoàn thành đơn vị cấp cách khách quan, nhằm khuyến khích tinh thần hăng say lao động cán công nhân viên văn phịng 24 24 Mặt khác trình độ lực nhân viên phải tiếp tục nâng cao Mọi hoạt động tổ chức doanh nghiệp có thực kế hoạhc hay khơng? Có đạt hiệu hay không? phụ thuộc vào người, chủ thể hoạt động Do vấn đề cần quan tâm đào tạo đội ngũ cán nhân viên có trình độ chun mơn cao, đáp ứng với nhu cầu việc ứng dụng tiến khoa học kỹ thuật vào cơng việc, có khả làm việc, đáp ứng yêu cầu ngày cao cơng việc Nhất cơng việc văn phịng dường không đơn giản mà trái lại phức tạp địi hỏi khéo léo Cơng việc giúp phần trợ giúp cho lãnh đạo định có phương án tối ưu Đây cịn hoạt động nhằm đảm bảo cho thông tin tốt để phục vụ cho công tác quản lý Như để làm tốt vấn đề cần phải tuân thủ theo yêu cầu như: Nhanh chóng, kịp thời, xác, bí mật, đại + Đánh giá lại lao động mặt trình độ chun mơn lực + Tổ chức phân tích, đánh giá cơng việc số lượng lẫn mức độ phức tạp + Xem xét thực tế công việc cá nhân, phận phù hợp hay chưa Để nghiệp vụ trình độ nhân viên nói chung hay cán nhân viên văn phịng nói riêng theo kịp với xu phát triển không ngừng thời đại, lãnh đạo công ty cần tạo điều kiện cho nhân viên như: tổ chức khố học ngắn hạn cơng tác văn phịng, bổ sung nghiệp vụ cơng tác văn phòng Tạo động lực, cá nhân chủ động hoàn thành nhiệm vụ Kinh tế phát triển nhu cầu tinh thần cao Trong nhiều trường hợp thường tinh thần quan trọng thưởng vật chất Một biện pháp chủ yếu kích thích tinh thần làm việc, không ngừng đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho nhân viên Tinh thần làm việc nhân viên có ảnh hưởng lơn đến hiệu cơng việc Vì cần quan tâm đầy đủ tới quyền lợi ích họ 25 25 + Tạo hội cho tất nhân viên phát huy tối đa khả tiềm tàng người họ Điều địi hỏi nhà quản trị phải tìm hiểu công việc cho phù hợp với đối tượng nhân viên để họ làm việc tốt thoả mãn cao công việc Đặt người vào việc cho nhân viên cảm thấy hài lịng u mến cơng việc đảm nhiệm có hội thăng tiến vị trí cơng việc làm + Xây dựng mối quan hệ chân thành cởi mở lãnh đạo nhân viên tạo hội cho tất nhân viên tham gia tích cực vào việc định quan trọng liên quan đến công việc họ + Tạo mơi trường hài hồ, vui vẻ người hăng say làm việc hăng hái đóng góp ý kiến hay từ lãnh đạo lấy làm sở định quan sát thực tế + Ngồi quan tâm đến đời sống tinh thần cán cơng nhân nhiều hình thức phong phú như: tặng quà sinh nhật, tặng lễ cưới cho nhân viên, giúp đỡ nhân viên khó khăn đột xuất Nhân tố môi trường môi trường ảnh hưởng tới hiệu cơng việc Tạo mơi trường để nhân viên có đủ khoan khối, hứng thú cơng việc tăng suất lao động Cơng ty cần bố trí phịng hợp lý khoa học gọn gàng thoáng mát Sắp xếp văn phòng cho việc trao đổi nhân viên với thuận tiện Chính sách tiền lương, tiền thưởng hợp lý Con người làm việc để mong đảm bảo sống hàng ngày Vì để nhân viên phát huy hết lực đơn vị phải tạo cho họ tâm lý cơng việc họ làm trả cơng thích đáng Do công ty phải đặc biệt ý đến công tác này, đảm bảo công bằng, nhân viên đảm nhiệm công việc nhiều hàm lượng chất xám cao hưởng tiền lương, tiền thưởng cao ngược lại Thưởng vật chất động lực quan trọng thúc đẩy nhân viên làm việc nhiệt tình có trách nhiệm, phấn đấu nâng cao hiệu làm việc 26 26 Trợ cấp cho cán cơng nhân viên khoản thu nhập thêm khác như: trả lương kỳ nghỉ phép, ngày lễ tết, ốm đau, hưu sức lao động… làm tốt điều làm cho nhân viên gắn bó với cơng ty làm việc tốt có nhiều sáng kiến hay Ngồi cịn có số biện pháp kích thích áp dụng chung với tất nhân viên công ty, không kể cấp quản trị gia, chun gia, cơng sức vai trị người đóng góp cho cơng ty phát triển Thơng thường sáng tạo đổi hoạt động cơng ty, có hình thức thưởng như: q tặng đặc biệt, phần thưởng có giá trị gắn với biểu tượng công ty 27 27 KẾT LUẬN Bất kỳ quan, đơn vị hay doanh nghiệp khơng thể thiếu văn phịng Nó khơng trực tiếp tham gia vào q trình sản xuất lại thúc đẩy q trình hoạt động hiệu Tại cơng ty Mêkơng văn phịng nơi diễn nhiều hoạt động mang tính chất phục vụ với chức nhiệm vụ mình, văn phịng công ty Mêkông giúp cho hoạt động Lãnh đạo công ty việc quản lý, cung cấp thông tin cho việc định kinh doanh cách có hiệu Văn phịng cơng ty đáp ứng phần địi hỏi cơng việc kinh doanh công ty giai đoạn Tuy nhiên văn phịng cơng ty cịn số hạn chế Để đáp ứng yêu cầu kinh doanh giai đoạn tới cơng tác văn phịng cần phải đổi nâng cao hiệu hoạt động Vì em chọn đề tài “Hồn thiện cơng tác văn phịng Công ty TNHH Dịch vụ Mêkông” cho luận văn em 28 28 ... bản, đề định quản lý theo giao phó thủ trưởng quan đơn vị - Biên tập văn xử lý văn - Theo dõi quản lý fax đi, đến Công ty - Quản lý giấy giới thiệu, giấy đường loại giấy tờ khác - Quản lý sử dụng... theo chế độ, điều lệ văn thư lưu trữ - Đảm bảo nhu cầu hậu cần, xây dựng sở, mua sắm, quản lý tài sản - Soạn thảo văn - Lập kế hoạch dự toán chi tiêu hàng năm cho Công ty bao gồm: chi tiêu cho... sự, quản lý cán nhân viên lao động theo phân cấp quản lý cán theo Bộ luật lao động quy định Quản lý dấu, sổ đăng ký công văn, giấy tờ, giấy giới thiệu , in ấn, tiếp nhận gửi công văn hàng ngày Quản