Các phương pháp phân tích chi phí trong y tế

Kết quả phân tích chi phí sẽ là cơ sở cho việc phân bổ kinh phí cho các chương trình hoặc các hoạt ñộng của chương trình và như vậy người ta có thể hiểu rõ hơn về nguồn lực ñược sử dụng

bộ giáo dục và đào tạo Bộ y tế

Trường đại học y hà nội ******************************

MỤC LỤC

Phần I: Mở ựầu: 3

Phần II Các khái niệm cơ bản về chi phắ và qui trình phân tắch chi phắ 5

2.1 Phân tắch chi phắ là gì? 5

2.2 Chi phắ là gì? 6

2.3 Tại sao phải thực hiện phân tắch chi phắ? 9

2.4 Phương pháp phân tắch chi phắ 10

2.4.1.Xác ựịnh vấn ựề phân tắch chi phắ 11

2.4.2 Thực hiện phân tắch chi phắ 16

Phần III Một số hình thức phân tắch chi phắ thường ựươc áp dụng 31

3.1 Phân tắch chi phắ cho một can thiệp/ chương trình sức khoẻ: 31

Bước 1: Lập kế hoạch phân tắch chi phắ 31

Bước 2: Xây dựng biểu mẫu thu thập số liệu chi phắ .35

Bước 3 định giá trị nguồn lực sử dụng 37

Bước 4: Phân tắch kết quả chi phắ 39

3.2 Phân tắch chi phắ do mắc bệnh (COI) 44

3.2.1 Các hình thức phân tắch chi phắ cho bệnh tật 46

3.2.2 Tắnh chi phắ theo cách từ trên xuống và từ dưới lên (bottom up) 49

3.2.3 Phân tắch chi phắ mắc bệnh dựa trên nghiên cứu tiến cứu và hồi cứu 51

3.2.4 đánh giá chi phắ trong phân tắch chi phắ mắc bệnh .52

Kết luận 60

Tài liệu tham khảo 61

Phần I

MỞ ðẦU

Nguồn lực cho y tế vốn ñã hạn hẹp ngày càng trở lên khan hiếm Các nhà kế hoạch vẫn luôn trăn trở với câu hỏi với nguồn lực ngày càng khan hiếm, làm thế nào có thể cung cấp các dịch vụ y tế với chất lượng cao ñáp ứng ñược nhu cầu chăm sóc sức khoẻ ngày càng tăng của người dân Nguồn lực nên ñược phân bổ như thế nào, ưu tiên tập trung cho các hoạt ñộng ñiều trị hay cho các hoạt ñộng dự phòng và theo tỷ lệ nào luôn là câu hỏi làm ñau ñầu các nhà lập kế hoạch Vậy dựa trên cơ sở nào ñể xác ñịnh

ưu tiên và ñể phân bổ kinh phí? Kết quả từ phân tích chi phí, kết quả của một qui trình thu thập những thông tin về chi phí cho một chương trình/hoạt ñộng và việc phân tích thông tin một cách có hệ thống sẽ là cơ sở cho việc ñiều chỉnh kinh phí một cách hợp

lý và hiệu quả nhất dựa trên các hoạt ñộng và kết quả của chương trình

Ngày nay, việc sử dụng kết quả phân tích chi phí ngày càng trở nên quan trọng

và cần thiết khi cách tiếp cận lập kế hoạch và quản lý dựa trên bằng chứng ñã và ñang ngày càng ñược áp dụng rộng rãi trong lĩnh vực y tế, ñặc biệt là sử dụng các bằng chứng cho lập kế hoạch về tài chính [39] Kết quả phân tích chi phí sẽ là cơ sở cho việc phân bổ kinh phí cho các chương trình hoặc các hoạt ñộng của chương trình và như vậy người ta có thể hiểu rõ hơn về nguồn lực ñược sử dụng ñược như thế nào, cho mục ñích gì Không chỉ tạo cơ sở cho phân bổ kinh phí, kết quả phân tích chi phí còn thể hiện ai là người cung cấp nguồn lực hoặc chi trả cho nguồn lực và từ ñó có thể hiểu rõ hơn ai chịu gánh nặng chi phí Như vậy phân tích chi phí sẽ giúp cho các nhà kế hoạch

và các nhà quản lý lập kế hoạch hiệu quả hơn và sát thực hơn

Sự chuyển ñổi nền kinh tế Việt Nam từ tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế ñịnh hướng thị trường từ sau “ðổi mới” cũng ñã dẫn theo những chuyển ñổi trong hệ thống tài chính y tế Tính phân quyền ñã và ñang ngày càng ñược ñẩy mạnh khiến cho chính quyền các cấp càng phải tự chủ trong lập kế hoạch, trong phân bổ và

sử dụng kinh phí tại ñịa phương mình ðể có thể lập kế hoạch cho các hoạt ñộng y tế sát thực và hiệu quả nhằm ñáp ứng nhu cầu chăm sóc sức khoẻ ngày càng tăng của người dân, Chính quyền các cấp cần những bằng chứng sát thực và khách quan, ñặc biệt là những bằng chứng về tài chính vậy mà những nghiên cứu ứng dụng các nguyên

lý kinh tế trong y tế nói chung và về phân tích chi phí nói riêng vẫn còn rất hạn chế cả

về số lượng và chất lượng

Nghiên cứu Chuyên ñề Các phương pháp phân tích chi phí trong y tế nhằm mục ñích:

1 Tìm hiểu khái niệm cơ bản về chi phí

2 Tìm hiểu các phương pháp phân tích chi phí thường ñược sử dụng trong y tế

Phần II CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỂ CHI PHÍ VÀ QUI TRÌNH PHÂN TÍCH CHI PHÍ

2.1 Phân tích chi phí là gì?

Phân tích chi phí là quá trình thu thập những thông tin về chi phí của một chương trình/ hoạt ñộng và phân tích các thông tin ñó một cách hệ thống làm cơ sở cho việc ra quyết ñịnh [6][39] ðơn giản nhất, phân tích chi phí gồm:

• Liệt kê các hạng mục (loại chi) cần thiết ñể thực hiện một chương trình

• Cụ thể hoá số lượng những hạng mục ñã ñược sử dụng

• Xác ñịnh hoặc ước tính chi phí ñơn vị của mỗi hạng mục này

• Tính tổng chi phí của chương trình dựa trên những thông tin này

Thông thường phân tích chi phí ñược phát triển vượt xa khung phân tích thông thường theo hai cách Thứ nhất là phân bổ chi phí cho các thành phần/các hoạt ñộng khác nhau của chương trình và như vậy người ta có thể hiểu rõ hơn về nguồn lực ñược

sử dụng như thế nào và ở ñâu Thứ hai là phân bổ chi phí dựa trên cơ sở ai là người cung cấp hoặc chi trả cho nguồn lực ñược sử dụng và như vậy ta sẽ hiểu rõ hơn ai sẽ chịu gánh nặng chi phí

Chúng ta phải lập kế hoạch tài chính năm, phải tính toán chi tiêu cho các hoạt ñộng và phải cân ñối với khoản kinh phí hiện có nhưng trong nhiều trường hợp những

số liệu chi phí thường nhật sẵn có không cung cấp ñược thông tin chính xác và ñầy ñủ cho quá trình ra quyết ñịnh[ref] Số liệu chi phí thường ñược báo cáo theo mục chi mà không ñưa ra thông tin có ích về mối quan hệ giữa chi phí và các hoạt ñộng, ñầu ra và kết quả của chương trình nên khó có thể là cơ sở cho phân bổ kinh phí Phân tích chi phí thường sử dụng số liệu tính toán, nhưng thực ra phân tích chi phí không chỉ ñơn thuần là tính toán Phân tích chi phí trước hết tập trung vào các hạng mục chi thực tế

hoặc nguồn lực ñược sử dụng và các phương án sử dụng nguồn lực ñó Tuy nhiên, chi phí cho các nguồn lực quan trọng thường không phải lúc nào cũng thể hiện trong kinh phí của các ñơn vị vì chi phí có thể do ñơn vị khác chi trả Chi phí cũng không dễ nhận thấy trong ngân sách hiện tại nếu nó ñã ñược chi từ những thời ñiểm trước ví dụ trong nghiên cứu về tính chi phí các dịch vụ y tế tại bệnh viện năm 2002, Fabrican và Vũ Ngọc Uyên ñã sử dụng báo cáo tài chính của năm ñó ñể tính toán Nhưng trong báo cáo tài chính rất nhiều hạng mục ñược sử dụng ñể cung cấp các dịch vụ ñược tính toán mà không có chi phí trong báo cáo năm 2002 như xây nhà, mua trang thiết bị ðiều này không có nghĩa là các hạng mục ñó không phải chi mà vì vì các hạng mục này ñã ñược chi từ những năm trước ñó nên vẫn phải ñược ñưa vào trong tính toán[16] Một hạng mục trong kinh phí ñược coi là có hay không có chi phí phụ thuộc vào thiết kết khung phân tích chi phí, vào quá trình xem xét và ra quyết ñịnh Phân tích chi phí sẽ là một công cụ hữu ích cho các nhà quản lý, các nhà hoạch ñịnh chính sách trong giải quyết các vấn ñề liên quan ñến câu hỏi về phân bổ nguồn lực

2.2 Chi phí là gì?

Chi phí là giá trị của các nguồn lực, rõ ràng và không rõ ràng ñược sử dụng ñể sản xuất ra một loại hàng hoá hoặc dịch vụ (như nhân công, nhà xưởng, trang thiết bị và

vật tư tiêu hao )

Trong cuộc sống hàng ngày, khi nghĩ ñến chi phí của các hàng hoá, dịch vụ, chúng ta thường chỉ nghĩ ñến giá trị (mà chúng ta hay gọi là chi phí) bằng tiền của các hàng hoá và dịch vụ ñó Giá mà chúng ta thường quan tâm nhất là bảng giá ở các cửa hàng thì ñó là cách ño lường thuận tiện nhất: tất cả các nguồn lực ñã có giá sẵn và những thay ñổi giá cả là dựa trên giá trị ñồng tiền [6][12][39]

Nhưng ñối với các nhà kinh tế thì chi phí là hệ quả của sự chọn lựa [39] Trên thực tế, nguồn lực luôn hạn hẹp và ñó là lý do khiến cho chúng ta không thể thực hiện ñược tất cả các can thiệp mà mình mong muốn ðiều ñó có nghĩa là khi nhà quản lý ñã lựa chọn thực hiện một chương trình/can thiệp nào ñó thì sẽ không còn nguồn lực ñể sử dụng cho các hoạt ñộng khác nữa Do vậy, chi phí thực sự cho một chương trình không chỉ là một khoản chi phí cho chương trình ñó mà còn gồm cả giá trị của những lợi ích mà có thể có ñược nếu nguồn lực ñó ñược sử dụng cho các hoạt ñộng khác có

kết quả tốt hơn Các nhà kinh tế gọi lợi ích mất ñi ñó là chi phí cơ hội của nguồn lực

hoặc của chương trình [1][2][7][12][22][39]

Như vậy chìa khoá ñể hiểu rõ phân tích chi phí khác hẳn với (ñối lập với) tính

toán là chi phí của bất cứ nguồn lực nào chính là “chi phí cơ hội” của nguồn lực ñó

Hầu hết các nguồn lực ñều có các phương án sử dụng Khi sử dụng một nguồn lực theo phương án ñã ñược chọn lựa chính là mất ñi cơ hội sử dụng nguồn lực ñó cho phương

án khác Từ quan ñiểm này, một tổ chức có hay không chi trả cho một nguồn lực, chi trả như thế nào và chi trả bao nhiêu có thể sẽ không phù hợp khi ñánh giá chi phí thực ðiều này cũng không có nghĩa là các tổ chức không quan tâm ñến việc chi trả cho nguồn lực như thế nào và trả bao nhiêu ðây là vấn ñề quan trọng, trong nhiều trường hợp những gì ñược trả cho một nguồn lực có thể cho thấy chi phí mà tổ chức ñó phải gánh chịu cho nguồn lực ñó (nhưng không phải lúc nào cũng như vậy) Nhiều cơ quan ñã áp ñặt chi phí cho khách hàng của mình - thời gian ñi lại, chờ ñợi hoặc tham gia dịch vụ của khách hàng ðây không phải là thời gian rỗi; chi phí này ñáng ra khách hàng không phải chịu mà là chi phí mà người chủ của họ phải gánh chịu

Việc ño lường ñược chi phí cơ hội của một nguồn lực không dễ dàng Chúng ta phải lựa chọn phương án sử dụng nguồn lực tốt nhất và xác ñịnh giá trị của những lợi ích bị mất ñi do sử dụng nguồn lực theo một cách nào ñó Trong một thị trường hoàn hảo, giá nguồn lực tại thị trường phản ánh ñúng chi phí cơ hội do vậy chúng ta chỉ cần

thu thập giá thị trường của các hàng hóa ñược bán trên thị trường ñó ñể xác ñịnh chi phí cơ hội Nhưng trong thực tế, ở các thị trường lớn trong ñó thị trường chăm sóc sức khỏe nơi mà một hoặc tất cả các ñiều kiện của thị trường hoàn hảo không ñược ñáp ứng thì người bán (người cung cấp dịch vụ) ñã có những quyền lực ñáng kể và có ảnh hưởng ñến giá cả hàng hóa và dịch vụ ñược bán tại thị trường ñó Do vậy giá chi trả cho người cung cấp dịch vụ thay ñổi với các mức ñộ khác nhau và không thể hiện ñúng chi phí cơ hội Hơn nữa, người mua trong thị trường chăm sóc sức khỏe thường không hiểu biết ñầy ñủ những thông tin về những dịch vụ ñiều trị mà cán bộ y tế ñưa ra cho

họ và ñiều này gây khó khăn cho họ khi quyết ñịnh sự chọn lựa của mình Sự khác biệt trong tiếp cận các thông tin giữa các thành viên trong thị trường ñược các nhà kinh tế

gọi là thông tin bất ñối[7][12][22][26][39] Thông tin bất ñối khiến cho người bán ñặt

giá cho các dịch vụ y tế cao hơn chi phí cơ hội Kết quả là giá của các dịch vụ y tế hiếm khi thể hiện ñúng chi phí cơ hội Chính vì vậy mà giá của các hàng hoá mua ở thị trường không hoàn hảo sẽ phải ñược ñiều chỉnh ñể phản ánh ñúng chi phí cơ hội Phương pháp tính tỷ xuất chi phí/giá và phương pháp tính chi phí nhỏ nhất ñã ñược dùng ñể ñiều chỉnh chi phí [7]

Chi phí cho các hàng hoá và dịch vụ không mua bán ñược

Nhiều chương trình y tế dựa vào các nguồn lực không có trên thị trường như thời gian của tình nguyện viên, những hàng hoá viện trợ hoặc nhà cửa ñược sử dụng miễn phí

Giá trị ước tính cho các nguồn lực không có trên thị trường ñược gọi là giá mờ

(shadow price) ðể ước tính giá mờ người ta sử dụng giá thị trường cho các nguồn lực

có giá trị tương ñương Ví dụ: ñể tính thời gian của tình nguyện viên người ta sử dụng

mức công lao ñộng trả cho người có thể thuê làm công việc tương tự ðối với hàng viện trợ người ta sử dụng giá trị thị trường cho những ñầu vào tương ñương và coi ñó

là chi phí của nguồn lực[7]

2.3 Tại sao phải thực hiện phân tích chi phí?

Phân tích chi phí giúp ñịnh hướng cho việc xây dựng chính sách, lập kế hoạch cho các chương trình và cho hoạt ñộng quản lý của một tổ chức [7][39] Kết quả phân tích chi phí giúp cho các nhà quản lý tăng cường các hoạt ñộng và phát triển ñề án cạnh tranh cao ñể xin kinh phí Phân tích chi phí giúp cho việc ước tính và giải trình chi phí dễ dàng hơn Hơn nữa, việc trình bày các thông tin chi phí mang nhiều ý nghĩa và có giá trị thuyết phục hơn Do vậy, phân tích chi phí chính là công cụ hữu ích ñể:

Phân tích chi phí ñịnh kì cho thấy khi nào cần ñiều chỉnh kinh phí Khi thông tin về chi phí ñược liên tục cập nhật thì việc lập dự toán kinh phí mới sẽ ñơn giản hơn Báo cáo phân tích chi phí ñầy ñủ và chính xác giúp cho việc gắn kết với các báo cáo về thực trạng của các dịch vụ và người sử dụng các dịch vụ

góp nhiều cho tăng cường việc quản lý nhân sự và chương trình

Chi phí cho bất kì chương trình nào phục vụ con người chủ yếu cũng là chi phí cho nhân lực – lương và những khoản chi trả có liên quan ñến con người Phân tích chi phí cho nhân lực của 1 chương trình sẽ cho thấy nhân viên của chương trình ñó ñã

sử dụng thời gian của họ như thế nào từ ñó có thể tăng cường việc quản lý thời gian của nhân viên ñồng thời chỉ rõ vai trò và trách nhiệm của nhân viên[7][39]

Kết quả một phân tích chi phí chi tiết có thể cho thấy số liệu về chi chi phí ñầy ñủ

và chính xác hơn ñồng thời chỉ rõ các phần chi phí cụ thể của chương trình (ví dụ

chi phí dịch vụ trực tiếp, chi phí dịch vụ hỗ trợ, chi phí quản lý, chi phí khởi ñộng chương trình, chi phí bảo dưỡng và chi phí triển khai chương trình)[7][39]

Khi một tổ chức chuẩn bị triển khai hoặc áp dụng một mô hình dịch vụ mới thì một trong những nhu cầu cấp thiết của tổ chức ñó là thông tin về chi phí và sự nỗ lực của của nhân viên ðiều này ñặc biệt phù hợp với những chương trình sẽ ñược triển khai tại nhiều ñiểm Khi ñó nhà quản lý sẽ lựa chọn một nơi là mô hình thí ñiểm và nếu mô hình ñó phù hợp thì sẽ ñược nhân rộng ở những nơi khác

Dựa trên kết quả phân tích chi phí, các nhà quản lý có thể tìm các phương án giúp cho tăng cao nhất số lượng dịch vụ phục vụ với chất lượng không ñổi Phân tích chi phí ñược sử dụng ñể tìm giải pháp tăng cao nhất số lượng dịch vụ với nguồn lực ít nhất mà vẫn ñảm bảo về mặt chất lượng Kết quả phân tích chi phí có thể ñược sử dụng ñể tìm ra các yếu tố làm giảm thiểu tác ñộng lên chất lượng chương trình khi kinh phí bị cắt giảm hoặc chi phí cho các nguồn lực quan trọng tăng.[7][39]

2.4 Phương pháp phân tích chi phí

Quá trình thực hiện phân tích chi phí gồm 2 giai ñoạn bao gồm 9 bước Giai ñoạn 1 xác ñịnh vấn ñề Giai ñoạn 2 là triển khai phân tích chi phí thực sự Các bước của mỗi giai ñoạn trong qui trình phân tích chi phí ñược mô tả như sau:

• Giai ñoạn 1: Xác ñịnh vấn ñề phân tích chi phí, bao gồm:

o Xác ñịnh nhu cầu thông tin về chi phí

o Xác ñịnh ñộc giả (ñối tượng) cần kết quả phân tích

o Xác ñịnh mục ñích phân tích chi phí cụ thể

• Giai ñoạn 2: Thực hiện phân tích chi phí, bao gồm:

o Xác ñịnh tất cả thành phần và số lượng của mỗi thành phần chi phí

o Tính toán tác ñộng về mặt thời gian

o Phân tích dữ liệu chi phí

o Thực hiện phân bổ chi phí (nếu tính chi phí cho từng hoạt ñộng hoặc từng thành phần của chương trình)

o Phân tích ñộ nhạy

2.4.1.Xác ñịnh vấn ñề phân tích chi phí

Khi thực hiện phân tích chi phí và thiết kế hệ thống thu thập số liệu về chi phí thì cần phải xem xét ñể trả lời cho 3 câu hỏi sau: Tại sao cần các thông tin về chi phí? Ai cần biết về các loại chi phí của chương trình? Nhà quản lý muốn biết gì từ kết quả phân tích? Câu trả lời cho 3 câu hỏi này sẽ hình thành hệ thống phân tích và hệ thống thu thập số liệu về chi phí Sau ñây là những khía cạnh cần ñược xem xét ñể trả lời cho 3 câu hỏi trên:

xem xét ñến

Trong hầu hết các trường hợp, phân tích chi phí là cơ sở ñể ra quyết ñịnh Quyết ñịnh này có thể là việc áp dụng một chương trình hoặc chính sách mới và cũng

có thể là sự ñổi mới trong các chương trình hoặc chính sách cũ Ví dụ: bệnh Lỵ

do Shigella hiện vẫn ñang là một trong những bệnh nhiễm khuẩn phổ biến ở các

nước ñang phát triển Vác xin phòng Lỵ ñang ñược sản xuất và chuẩn bị ñưa vào thử nghiệm ðể giúp cho việc quyết ñịnh có hay không sử dụng loại vác xin này, Viện Vac Xin Quốc tế ñã triển khai nghiên cứu ñánh giá gánh nặng của

bệnh ở 6 nước trong khu vực đông Nam Á ựể xem xét lợi ắch của sử dụng vác

xin phòng Lỵ)[4][5][7][10]

muốn sử dụng thông tin về chi phắ của chương trình Dựa trên cơ sở ai là

người sử dụng thông tin phân tắch chi phắ cần thu thập các thông tin phù hợp cho từng ựối tượng này

tin cần thu thập mà sẽ có ắch cho từng cá nhân/tổ chức

Khi bắt tay vào việc thiết kế nghiên cứu phân tắch chi phắ, người ta cần xem xét vấn

ựề trên phạm vi rộng ựể rồi khi xác ựịnh ựược câu hỏi cần trả lời thì sẽ xem xét các phương án triển khai, các mục tiêu quan trọng tiềm ẩn và xác ựịnh ai là người quan tâm ựến kết quả phân tắch chi phắ Bước tiếp theo là giới hạn các mục tiêu quan trọng nhất dựa trên ưu tiên của chương trình và nguồn lực sẵn có ựể cho thực hiện phân tắch chi phắ và dựa trên ai là ựộc giả của phân tắch chi phắ Nên có nhiều người tham gia vào quá trình ựánh giá này kể cả các ựộc giả Việc này sẽ giúp cho quá trình xác ựịnh, thu thập và phân tắch thông tin ựầy ựủ, , chắnh xác , ựa dạng và sát thực hơn ựồng thời tăng cường cơ hội cho người sử dụng thông tin

2.4.1.1 Xác ựịnh nhu cầu thông tin về chi phắ

Xác ựịnh mục tiêu cụ thể một cách thận trọng và xác ựịnh quy mô phân tắch chi phắ

là rất cần thiết và quan trọng trong bước này Khi xác ựịnh mục tiêu cụ thể cho phân tắch chi phắ, các câu hỏi thường ựược ựưa ra là phân tắch chi phắ chỉ ựưa ra thông tin chung hay dựa trên cơ sở của phân tắch chi phắ mà có quyết ựịnh nào ựược ban hành? Nếu có thì quyết ựịnh ựó là gì, các phương án nào cần ựược xem xét và cân nhắc? Có cần lựa chọn các phương án tương ựương về sử dụng thời gian của nhân viên trong chương trình hiện tại không? Có sự lựa chọn giữa chương trình hiện tại và một chương

trình mới không hoặc có sự lựa chọn giữa hai mô hình mới không? Trong hầu hết các trường hợp, câu trả lời cho những câu hỏi này cần ựược thể hiện trong chương trình ựược nghiên cứu hoặc trong các phương án ựược so sánh Xác ựịnh rõ quy mô phân tắch là rất cần thiết Phân tắch chi phắ ựược thực hiện trên quan ựiểm của ai? Quan ựiểm

ựó có phù hợp với kết quả ựược báo cáo không ? Quan ựiểm trong phân tắch chi phắ sẽ liên quan ựến chi phắ nảy sinh cho ai và liệu có nên mở rộng phân tắch hay không và có gắn kết các loại chi phắ với kết quả và lợi ắch của chương trình hay không

2.4.1.2.Xác ựịnh các ựộc giả của phân tắch chi phắ: các ựộc giả bên trong (nội bộ)

và các ựộc giả bên ngoài

Cần chia ựộc giả và những thông tin cần cho họ thành 2 nhóm riêng biệt: Nhóm ựộc giả bên trong (nội bộ) và nhóm các ựộc giả bên ngoài Những ựộc giả nội bộ ựiển hình (nhà quản lý chương trình, cán bộ chương trình và các trợ lý, giám ựốc chương trình/tổ chức và các ựối tượng khác trong tổ chức) là những ựộc giả quan trọng nhất vì họ không chỉ cần sử dụng thông tin về chi phắ và mà còn cần những thông tin này một cách chi tiết nhất Các ựộc giả bên ngoài cũng rất quan trọng nhưng thường thì họ chỉ cần các thông tin chung đôi khi cả hai ựối tượng này ựều cần chung một loại thông tin

về chi phắ

Nếu lãnh ựạo (người ra quyết ựịnh chắnh) không hiểu về phân tắch chi phắ thì họ sẽ không biết rõ ựược phân tắch chi phắ sẽ ựược sử dụng như thế nào trong quá trình ra quyết ựịnh cho những chắnh sách/chương trình mà họ quản lý Phân tắch chi phắ sẽ rất

có ắch cho các nhà hoạch ựịnh chắnh sách ựặc biệt khi kết quả phân tắch chi phắ ựược xác ựịnh một cách có hệ thống phù hợp và có ắch cho tổ chức Cách tiếp cận ựể xác ựịnh nhu cầu thông tin chi phắ cho các tổ chức gồm các bước:

1 Chia nhiệm vụ của tổ chức thành từng nhóm hoạt ñộng chính hoặc các thành tố của chương trình – ví dụ, nhóm ñiều trị và dự phòng

2 Rà soát lại mục tiêu chung và các mục tiêu liên quan tới từng lĩnh vực

3 Xây dựng các câu hỏi ñể thăm dò các vấn ñề hoặc tìm hiểu các thông tin quan trọng về chi phí liên quan ñến từng lĩnh vực

Dưới ñây là ví dụ về các câu hỏi xác ñịnh nhu cầu thông tin về chi phí mà chương trình cần biết ñươc, ví dụ chương trình trợ giúp gia ñình qua những lần thăm hộ gia ñình

Bảng 1 Chi phí cho chương trình trợ giúp gia ñình qua những lần thăm hộ gia ñình

Nội dung chương trình

Dịch vụ trực tiếp (ñến thăm hộ gia ñình)

Các câu hỏi mẫu

- Phí dịch vụ trực tiếp cho từng gia ñình là bao nhiêu? Từng tháng/ từng năm?

- Chi phí trung bình cho mỗi lần thăm hộ gia ñình là gì?

- Chi phí cho mỗi ca bệnh từ phía nhà cung cấp dịch vụ là bao nhiêu?

- Nếu khách hàng có nhu cầu ñặc biệt, chi phí dịch vụ chuyên sâu cho mỗi khách hàng là bao nhiêu?

- Nguồn lực sẵn có cho ñào tạo là gì? Chi phí cho các nguồn lực này là gì?

- Chúng ta chi bao nhiêu phí cho từng nguồn lực thay thế?

Quản lý

đánh giá chương trình

- Chi phắ quản lý là bao nhiêu?

- Chi phắ ựánh giá ban ựầu và ựo lường tiến

ựộ là gì?

- Chi phắ ựo lường/theo dõi chất lượng chương trình là gì?

để xác ựịnh các ựộc giả bên ngoài nghiên cứu viên có thể:

1 Lập danh sách tất cả các cá nhân và tổ chức sẽ ựược chương trình cung cấp dịch

vụ và cần những thông tin về chương trình

2 Xác ựịnh thông tin cần thiết cho các cá nhân/tổ chức (ựộc giả)

3 Xác ựịnh lợi ắch mà ựơn vị ựang triển khai phân tắch chi phắ có thể có ựược thông qua việc cung cấp thông tin

4 Ưu tiên cho các ựộc giả mong muốn ựạt ựược lợi ắch từ ựơn vị ựang thực hiện phân tắch chi phắ

5 Xác ựịnh rõ thông tin về các ựộc giả bên ngoài (tên, quyền hạn, vị trắ và tư cách pháp nhân của tổ chức)

2.4.1.3 Xác ựịnh mục ựắch cụ thể của phân tắch chi phắ

Cần xác ựịnh rõ sẽ thu ựược gì qua cung cấp những số liệu chi phắ cho ựộc giả Bảng thu thập số liệu chi phắ sẽ bao gồm 3 nội dung Phần ựầu tiên của bảng là liệt kê thông tin cần thu thập cho từng ựối tượng Phần 2 là thông tin quan trọng nhất về kết quả mong ựợi, có lẽ ựây là phần quan trọng nhất Qua phân tắch chi phắ, kết quả mong ựợi cần phản ánh những nội dung mà các ựộc giả quan tâm về kết quả mong ựợi và kết quả thực ựạt ựược

Thu thập thông tin chi phí là nhiệm vụ khó khăn Tầm quan trọng của kết quả ñối với các ñộc giả bên ngoài có thể không phụ thuộc vào lợi ích dịch vụ ñem lại cho người sử dụng hoặc cũng không phải là tổng hợp các ý kiến của nhân viên chương trình xem thông tin nào quan trọng Trong một vài trường hợp, kết quả mong ñợi chỉ là ñáp ứng các quy ñịnh (ví dụ báo cáo tình hình tài chính chỉ là những thông tin về kinh phí, chi tiêu của một chương trình) Trong những trường hợp khác phân tích chi phí có thể là cơ sở ñể tăng thêm kinh phí cho chương trình hoặc cung cấp kiến thức mới về các loại chi phí cho ñối tượng khác trong cùng lĩnh vực Phần 3 cần chỉ rõ những việc cần làm ñể ñạt ñược những ñầu ra mong ñợi của chương trình Cần nhận thức rõ phân tích chi phí là một quá trình tương tác Xác ñịnh ñối tượng, mục ñích và việc cần làm

sẽ hỗ trợ nghiên cứu viên xác ñịnh thông tin cần thu thập cũng như ý kiến nào cần ñược xem xét

2.4.2 Thực hiện phân tích chi phí

2.4.2.1 Xác ñịnh tất cả các chi phí thành phần và số lượng cần thiết của mỗi loại chi phí thành phần ñó:

Phương pháp phân tích chi phí theo thành phần dựa trên nguyên lý là mỗi hoạt ñộng ñều có thể ñược mô tả theo công thức gồm một danh sách các nguồn lực ñược sử dụng và số lượng cần thiết của mỗi nguồn lực Phương pháp này còn gọi là cách tính theo mô hình tính chi phí nguồn Với cách tính này, thì việc ñầu tiên là xác ñịnh rõ hoạt ñộng của chương trình ñể từ ñó xác ñịnh các thông tin về chi phí Cơ sở cho quá trình này là một mô hình logic mà các hoạt ñộng trong khuôn khổ của chương trình ñược liệt

kê rõ mặc dù các hoạt ñộng này có thể do hoặc không do các cán bộ của chương trình thực hiện Sau ñó liệt kê các hạng mục cần thiết cho mỗi hoạt ñộng và số lượng của mỗi hạng mục ñó

Phương pháp tính theo thành phần chi phí có thể áp dụng ở bất kỳ mức ñộ nào Danh mục các thành phần có thể ñược thiết kế cho toàn bộ chương trình nhưng tốt nhất

là chia chương trình thành nhiều thành phần và sau ñó thiết kế danh mục các thành phần theo từng tiểu chương trình hoặc hoạt ñộng Với cách tính này, nghiên cứu viên

có thể xác ñịnh ñược chi phí cho các hoạt ñộng trong chương trình và những thông tin này sẽ rất có ích cho phân bổ kinh phí, cho xác ñịnh và ñánh giá ưu tiên, cho việc phiên giải sự khác biệt về chi phí giữa các chương trình hoặc các thành phần trong một chương trình

Các chi phí thành phần gồm chi phí cho con người và chi phí không cho con người[7][30][31][39] Chi phí cho con người sẽ gồm tất cả ñối tượng tham gia vào chương trình Việc xác ñịnh các ñối tượng này tham gia hay không và tham gia vào chương trình và ở mức ñộ nào sẽ tuỳ thuộc vào phỏng vấn người quản lý hoặc thu thập

số liệu thực tế về khoảng thời gian họ dành cho chương trình.Thông tin cần thu thập sẽ gồm tỷ lệ thời gian họ dành cho mỗi hoạt ñộng của chương trình và những chi phí có liên quan ñến thời gian làm việc cho chương trình (qui ñổi sang ngày công làm việc ñầy ñủ) Với thông tin về chi phí không cho con người cũng như số lượng của mỗi thành phần chi phí ñó cũng phải ñược thu thập và ghi chép tương tự Từ những thông tin này, nghiên cứu viên sẽ tính ñược tổng chi phí cho từng hoạt ñộng Những cán bộ thuộc các chương trình khác hoặc những cán bộ từ thiện mà có ñóng góp cho chương trình cũng phải ñược tính ñến cho dù họ không nhận phụ cấp từ chương trình ðiều

quan trọng nhất trong bước này là xác ñịnh ñầy ñủ những thành phần chi phí chứ

không phải ai là người chi trả

ðối với các chương trình dự phòng, các chi phí thành phần thường ñược liệt kê theo cách phân loại sau: nhân sự, nhà xưởng, trang thiết bị, vật tư tiêu hao… Cho dù các hạng mục ñược ghi chép như thế nào nhưng có ích nhất có lẽ phụ thuộc vào hệ thống kế toán của tổ chức ñó và các số liệu sử dụng cho tính chi phí ñơn vị

Hiếm khi các cơ sở y tế có một hệ thống thu thập số liệu về chi phí một cách hệ thống Thường thì phải thiết kế một hệ thống thu thập thông tin vượt xa những danh mục chi phí thông thường và phải tính ñến số lượng của mỗi thành phần Như vậy, hệ thống thu thập thông tin phải ñược thiết kế theo các thành phần Tốt nhất là thành phần chi phí thực tế của các chương trình ñồng nhất với thành phần chi phí dự kiến sẽ ñược

sử dụng trong phân tích chi phí Nếu những thành phần chi phí thống nhất với mục tiêu

và cấu trúc của chương trình thì những thành phần ñó cần ñược xác ñịnh ñể có thể so sánh ñược với nhu cầu cụ thể về thông tin chi phí Và như vậy cần sắp xếp lại một số các thành phần ñể có thể gắn kết những chi phí có liên quan với nhu cầu cụ thể

Chi phí con người:

Chi phí cho nhân sự thường chiếm từ 60-80% chi phí trực tiếp cho cung cấp dịch vụ Do vậy khi xem xét ñến số liệu chi phí cho nhân sự, cần lưu ý câu châm ngôn

“thời gian là tiền bạc” Bất kỳ mô hình nào ñược sử dụng ñể phân bổ chi phí nhân sự theo các hoạt ñộng thì cũng cần thu thập ñược thông tin về thời gian của mỗi nhân viên

sử dụng cho mỗi thành phần/hoạt ñộng của chương trình Trong trường hợp sử dụng những số liệu hành chính sẵn có thì sự ñầy ñủ của số liệu sẽ phụ thuộc vào vì sao số liệu ñó cần ñược thu thập và ñược thu thập như thế nào Những phương pháp hiện ñang ñược sử dụng ñể thu thập thông tin là cơ sở cho phân bổ thờigian gồm: dựa trên ñánh giá của nhân viên, quan sát trực tiếp, ñiều tra, nhật ký về thời gian Cách có ích nhất cho bất kể cách tính nào là ghi nhật ký thời gian làm việc ðiểm mạnh và ñiểm yếu của mỗi phương pháp ñược trình bày trong bảng dưới dây

Không thu thập ñược thông tin chi tiết

trực tiếp

ðiều tra viên quan sát trực

tiếp và ghi chép quá trình

thực hiện công việc của

cán bộ chương trình một

cách chi tiết

Thu thập ñầy ñủ thông tin

Thông tin ñược thu thập một cách khách quan

Không bị phụ thuộc vào trí nhớ

Thông tin có thể không chính xác nếu cán bộ chương trình biết có người quan sát

Thông tin thu ñược không ñầy ñủ Ứơc tính của người ñược phỏng vấn không khách quan

sẽ ñược tổng hợp ñể tính chi phí Việc thu thập và tổng hợp thông tin về chi phí cho cán bộ chương trình trong khoảng thời gian nào sẽ phụ thuộc vào nhu cầu phân tích Sẽ rất có ý nghĩa nếu các thông tin về chi phí cho cán bộ chương trình ñược thu thập hàng tuần vì nó sẽ tạo ra một hệ thống cập nhật thông tin thường kỳ cung cấp ñược những số liệu tổng hợp hàng tuần và hàng tháng Ưu việt của cách tính này là thông tin về tổng

hợp chi phí sẽ là cơ sở cho các nhà quản lý và nhân viên của họ sử dụng trong quản lý

và lập kế hoạch hoạt ñộng của họ

Các chi phí ngoài con người

Chi phí ngoài con người là những chi phí về cơ cơ sở vật chất, vật tư, ñi lại … Quy trình tính toán các chi phí này rất phức tạp nếu các ñầu vào ñó ñược sử dụng cho nhiều chương trình và tổ chức khác nhau Những thành phần chi phí có liên quan ñến cơ sở vật chất gồm những diện tích sử dụng thực (nhà cửa, sân, nơi ñỗ xe), ñiện nước, duy trì bảo dưỡng Những thành phần chi phí có liên quan ñến ñi lại gồm xe cộ, nhiên liệu, duy trì và bảo hiểm xe Những thành phần chi phí thông dụng khác là các thiết bị văn

phòng, các loại vật tư, ñiện thoại, tem thư vv

Các thành phần chi ngoài con người cũng sẽ ñược phân loại và xác ñịnh số lượng của mỗi loại chi phí Nếu mục tiêu của phân tích là xem xét từng loại chi phí thành phần hoặc chi phí cho từng hoạt ñộng của chương trình thì cần phân bổ các chi phí thành phần cho các hoạt ñộng cụ thể và sau ñó tính tổng chi phí mỗi hoạt ñộng của chương trình

Thông tin về các chi phí này có thể lưu giữ trên sổ sách của chương trình Nên ñặt các mã số thích hợp cho các loại chi tiêu Việc này sẽ rất dễ dàng nếu ñược làm ngay sau khi mua nhưng trong thực tế nhiều cơ quan ñã không thể tìm ñược những sổ sách lưu giữ thông tin chi tiết như vậy

Khi tổng hợp các loại chi phí, thì những chi phí nào ñã rõ ràng thì nên ñược tổng hợp trước, những chi phí còn lại sẽ ñược tính toán và phân bổ như ở phần sau

Phân bổ chi phí

Khó có thể xác ñịnh một số chi phí cho các thành phần hoặc hoạt ñộng cụ thể vì các chi phí này có liên quan ñến tất cả hoặc rất nhiều chương trình/hoạt ñộng Ví dụ như chi phí văn phòng, chi phí cho thông tin liên lạc, ñiện nước và khoảng diện tích chung trong mỗi khu nhà Các chi phí này cần ñược chia theo tỷ lệ giữa các hoạt ñộng của chương trình nhưng ñể có thể chia sẻ các chi phí ñó thì cần xây dựng cơ sở cho sự phân bổ Sự phân bổ các loại chi phí này ñôi khi có thể trực tiếp bắt ñầu từ số liệu về tổng chi phí cho các thành phần mà số ñó có thể lấy ñược từ các sổ sách chi tiêu, không phải ước tính từ những con số nhỏ nhất cho mỗi hạng mục

Một số hạng mục có thể ñược chia tỷ lệ theo thời gian của nhân viên dành cho mỗi hoạt ñộng Ví dụ như thời gian y tá dành cho các hoạt ñộng chăm sóc người bệnh tại nhà , ñiện thoại, ñiện nước dùng chung giữa các khoa phòng hoặc các chương trình Sau ñó tính chi phí cho mỗi hạng mục và từ ñó tính chi phí cho mỗi hoạt ñộng

2.4.2.2 Ứơc tính chi phí ñơn vị cho mỗichi phí thành phần và tính tổng chi phí

Khi ñã xác ñịnh ñược tất cả các thành phần chi phí, tính chi phí cho mỗi loại chi phí thành phần (ví dụ khám sức khoẻ, chuyển viện cho một trẻ …) và rồi nhân số ñơn

vị chi phí với chi phí cho một ñơn vị ta sẽ ñựoc tổng chi phí cho mỗi loại chi phí thành phần

Chi phí cho con người:

Trong tính chi phí nhân sự, cách tốt nhất ước tính chi phí dựa trên cơ sở làm việc ñủ thời gian (trọn ngày gọi tắt là FTV) hoặc làm việc một phần thời gian Chi phí cho con người là tổng chi phí mà người chủ phải trả cho người làm gồm lương, phúc lợi và các lợi ích khác (như bảo hiểm xã hội, chăm sóc sức khoẻ, lương hưu và các khoản khác như áo bảo hộ vv) Dựa trên thời gian ñã ñược phân bổ ñể tính ñược tổng thời gian của mỗi người và từ ñó sẽ tính ñược tổng chi phí cho con người[15][33][39]

Trong một số trường hợp không xác ñịnh ñược thông tin về chi phí ñơn vị cho con người vì những chi phí ñó hoặc ñã ñược ñưa vào kinh phí chung và hoặc không thể tiếp cận ñược hoặc tổ chức chỉ quan tâm ñến những gì trong kinh phí của họ thì vấn ñề này cũng nên ñơn giản hoá

Thông thường trong hầu hết các trường hợp, tính toán sẽ dựa trên khoản chi trả hàng năm cho nhân viên và chuyển ñổi thời gian làm việc của nhân viên sang chỉ số làm việc ñủ thời gian (FTV) Cách tính này có thay ñổi chút ít với trường hợp cán bộ làm việc bán phần tuy vậy cách tính này có thể áp dụng một cách ñơn giản cho mọi trường hợp và sẽ ñơn giản hơn nếu tính chỉ cho nhân viên làm việc cho chương trình Chi phí cho mỗi nhân viên sẽ là lương cộng với các phúc lợi ( phụ cấp và các phúc lợi khác như bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế) Thông tin về các chi phí này có thể thu thập ñược từ các cán bộ và sổ sách tài chính

Có hay không xem xét ñến chi phí cho thành viên tham gia các hoạt ñộng của chương trình mà không do chương trình chi trả sẽ phụ thuộc vào mục ñích của phân tích chi phí Nếu phân tích chỉ quan tâm ñến chi phí trong khuôn khổ ngân sách của chương trình thì không nên ñưa khoản chi phí ñó vào phân tích Khi mà chương trình phải sử dụng rất nhiều ñối tượng tình nguyện thì việc xem xét ñến chi phí và lợi ích của các ñối tượng này sẽ rất có ích Một trong những cách ñể tính chi phí cho các tính nguyện viên là dựa trên khoản thu nhập họ có thể nhận ñược nếu không làm công việc tình nguyện Tiền công tối thiểu hoặc tiền công trung bình khi cộng thêm lợi ích sẽ có thể ñưa ra những con số lớn Sẽ là sai lầm khi ñặt giả thiết là chi phí cho nhân sự bằng không vì họ ñã không ñược thuê mướn bên ngoài hoặc vì họ làm công việc ñó ngoài giờ Giá trị thời gian của họ ở nhà ñôi khi cao hơn tiền công ñược chi trả ở nơi làm việc

Như ñã ghi chú ở trên, chìa khoá cho ước tính chi phí ñúng là hiểu rõ chi phí của một nguồn lực là ‘chi phí cơ hội” của nó tức là giá trị của việc mất cơ hội sử dụng nguồn lực cho việc khác Với hầu hết các nghiên cứu, ước tính tốt nhất về chi phí cơ hội là những gì phải trả cho nguồn lực vì mọi nguồn lực ñều phải mua ở thị trường cạnh tranh

Những chi phí cho người ñược chương trình can thiệp ( tham gia chương trình)

Chi phí cho người ñược chương trình can thiệp là phần chi phí rất quan trọng và cần ñược ñưa vào trong phân tích chi phí Lý do ñầu tiên cho việc ñưa chi phí cho người ñược chương trình can thiệp vào ước tính chi phí cho chương trình có lẽ là những chi phí ñó có ảnh hưởng ñến sự tham gia của họ ñối với các hoạt ñộng của chương trình

Chi phí cho những ñối tượng ñược chương trình can thiệp gồm thời gian ñi lại của họ, thời gian gặp nhân viên của chương trình, thực hiện những công việc theo ñề nghị của chương trình Phương pháp ñể ño lường thời gian của những người tham gia chương trình sử dụng cho chương trình cũng tương tự như ño lường thời gian của cán

bộ chương trình Khó khăn duy nhất là ước tính giá trị thời gian của họ Một trong những cách ước tính chi phí cho cho những ñối tượng này là chương trình sẽ trả bao nhiêu ñể thuê họ Cách tính khác là ước tính lợi ích họ mất ñi khi dành thời gian thực hiện chương trình Cách ước tính hợp lý cho hai cách này là dựa trên mức tiền công của họ(lương cộng với phúc lợi khác) nếu người tham gia chương trình là người làm

công

Các chi phí không cho con người

Khi tính chi phí không cho con người, sẽ dễ dàng hơn khi những hạng mục ñó ñược mua hàng năm hoặc thường xuyên hoặc khi các hạng mục này ñược thuê mướn

Tính chi phí cho các hạng mục này sẽ khó hơn nếu nó không phải là những hạng mục ñược mua thường xuyên, không ñược chương trình chi trả trực tiếp hoặc là hàng viện trợ Vấn ñề này thường nảy sinh khi tính chi phí cho cơ sở vật chất, xe cộ và máy móc

Ví dụ ñất ñai và nhà cửa ñược mua từ rất lâu trước thời gian nghiên cứu và không do chương trình chi trả thì những hạng mục này cần ñược ước tính dựa trên con số ñã ñược ước tính bởi các công ty lớn khác

Có hai cách có thể ñược sử dụng khi những vấn ñề này nảy sinh Cách thứ nhất

là ước tính chi phí thuê mướn những hạng mục tương tự Ví dụ chi phí thuê nhà; cách tính khác là tính tỷ lệ chiết khấu và khấu hao cho giá trị của các hạng mục ñó và trong hầu hết các trường hợp cách tính thứ hai khó hơn

Quyết ñịnh ñưa chi phí cho các hạng mục viện trợ vào trong tính toán chi phí sẽ tuỳ thuộc vào mục ñích của phân tích chi phí Chắc chắn toàn bộ chi phí của xã hội sẽ không ñược thể hiện trừ khi chúng ta xem xét ñến Sự so sánh chi phí của chương trình

sẽ có thể mất ñịnh hướng nếu không ñưa chi phí cho các hạng mục ñược viện trợ vào trong phân tích Một cách khác là vẫn tính chi phí cho các hạng mục ñược viện trợ sau

ñó ñưa vào phân tích và trình bày các hạng mục ñó thành một mục riêng, tuỳ thuộc vào báo cáo

Khi so sánh chi phí giữa các chương trình hoặc các khu vực, người ta có thể bị mất ñịnh hướng nếu sự khác biệt về giá cả giữa các khu vực không ñược ñưa vào xem xét Không chỉ các hạng mục ñược viện trợ mà cả sự khác biệt về tiền công, giá ñiện nước và các hạng mục chi khác Do vậy khi so sánh chi phí ở các ñịa ñiểm khác nhau thì cần ñiều chỉnh dựa trên sự khác biệt về giá cả và ñể ñiều chỉnh người ta sử dụng chỉ

số giá tiêu dùng Thêm vào ñó, giá thực của các hạng mục có thể thay ñổi theo các khu vực khác nhau Do sự khác biệt này, mô hình chi phí có thể thấp ở ñịa bàn này nhưng không thấp ở nơi khác Nếu mục ñích là áp dụng chi phí của chương trình ở ñịa ñiểm

mới thì ñể chương trình có thể ñạt ñược kết quả thì tốt nhất là áp dụng giá nội ñịa một cách hợp lý (gồm cả cơ hội của các hàng viện trợ hoặc tự nguyện)

2.4.2.3 Tính toán tác ñộng của thời gian ( xem xét ñến yếu tố thời gian)

Nhiều chương trình dự phòng ñược triển khai nhiều năm trước khi ñược ñánh giá và thông thường các chương trình cung cấp các dịch vụ trong nhiều năm và như vậy sẽ phải tìm những thông tin về chi phí hoặc là của những năm trước ñó hoặc là của nhiều năm Trong trường hợp như vậy có hai cách ñiều chỉnh chi phí ñể xem xét ñến ảnh hưởng của thời gian- thứ nhất là ảnh hưởng của giá cả, thứ hai là sự thay ñổi của chi phí cơ hội của nguồn lực Ảnh hưởng giá cả của các năm có thể ñiều chỉnh bằng chuyển tiền từ các năm thành giá trị “thực” của một năm (giá hằng ñịnh) Có một khoảng rộng các chỉ số giá ñể sự dụng cho sự ñiều chỉnh này Ví dụ sử dụng GDP hoặc các hệ số deflators khác từ các ñiều tra thương mại hiện tại

Tiền từ một năm chuyển sang tiền của năm khác bằng cách chia tiền của mỗi năm cho chỉ số deflator của năm ñó và nhân với chỉ số deflator của năm ñích Ví dụ tiền của năm 1997 có thể chuyển sang tiền của năm 1998 bằng cách chia tiền năm 1997 cho chỉ số deflator của năm 1997 (112) rồi nhân với chỉ số deflator của năm 1998 (113.3) Từ ví dụ trên ta thấy với thời gian của những năm trước ñó mà tỷ lệ lạm phát thấp thì sự khác biệt về sức mua ít quan trọng Trong một khoảng thời gian nhiều năm

mà tỷ lệ lạm phát cao thì sự khác biệt về sức mua sẽ quan trọng hơn rất nhiều

Thêm vào việc phải ñiều chỉnh vì sự thay ñổi giá cả, cần phải tính chi phí cơ hội của các nguồn lực trong một khoảng thời gian ðồng tiền ngày hôm nay thì có giá trị hơn ñồng tiền nhận ñược nhiều năm sau thậm chí cả khi ñã ñược ñiều chỉnh do lạm phát vì tiền ngày hôm nay có thể sử dụng ñược ngay bây giờ Tỷ lệ lãi xuất mà ñể chuyển ñổi giá trị thực của nguồn lực vào một năm sang giá trị thực của nguồn lực ñó vào năm tiếp theo gọi là tỷ lệ chiết khấu Tỷ lệ chiết khấu ñược sử dụng ñể chuyển

ựồng tiền thực tế từ các năm khác nhau sang giá trị hiện tại ựể có thể so sánh ựược.

Việc sử dụng tỷ lệ chiết khấu cho phép nhà phân tắch nhận biết ựược chi phắ mà chi trả trong năm sau thì rẻ hơn cùng khoản chi phắ phải trả trong ngày hôm nay đáng tiếc là các nhà kinh tế không thống nhất với nhau về mức tỷ lệ chiết khấu nhưng cuối cùng rất nhiều các nhà kinh tế cũng ựã ựồng ý là tỷ lệ chiết khấu nên trong khoảng giữa 2% và 7% trên mức lạm phát Khi trình bày số liệu chi phắ thì cần thảo luận với các nhà kinh

tế về cách tắnh tốt nhất

Người ta chỉ sử dụng tỷ lệ chiết khấu trong tắnh toán các chương trình thực hiện trong nhiều năm hoặc khi phân tắch chi phắ mà có xem xét ựến lợi ắch sau này Khi khung cho phân tắch chi phắ chỉ là một năm hoặc ắt hơn thì không cần quan tâm ựến tỷ

lệ chiết khấu

2.4.2.4 Phân tắch số liệu về chi phắ

Phân tắch số liệu về chi phắ là sắp xếp các chi phắ ựó theo cách ựể có thể ựáp ứng ựựoc các nhu cầu cụ thể của các ựộc giả Các số liệu về chi phắ sẽ ựược sắp xếp như thế nào phụ thuộc vào những câu hỏi và nhu cầu ựó

Phân tắch tổng chi phắ cho chương trình

Cách sắp xếp chi phắ thông dụng nhất là theo hạng mục chi Tổng chi phắ ựược chia ra theo hạng mục chi gồm chi phắ cho trang thiết bị, chi cho nhân sự, chi cho vật

tư tiêu hao và chi phắ hành chắnh vv Người ta sử dụng các bảng ma trận ựể thu thập những thông tin chi tiết về chi phắ, về hạng mục kinh phắ Bảng ma trận có thể sử dụng cho các chương trình cụ thể và nó sẽ có ắch nếu các thông tin chi phắ cho con người và không cho con người thiết kế chi tế và rõ ràng

Ưu ựiểm ựầu tiên của bảng ma trận kinh phắ là thể hiện toàn bộ kinh phắ chi tiết theo một mẫu Sau ựó nó thể hiện tất cả các hạng mục kinh phắ và các chi phắ thành

phần của chương trình, từ ñó người sử dụng có thể nhìn thấy ñồng thời tổng chi phí của

cả chương trình từ quan ñiểm của cả hai phía Thứ ba, nếu chi phí cho từng thành phần của chương trình ñược trình bày chi tiết thì người sử dụng có thể thấy tổng chi phí cho từng thành phần của chương trình, chi phí ñó ñược tính như thế nào và thậm chí là chi phí cho từng hạng mục Thứ tư, cách trình bày như vậy sẽ giúp cho việc so sánh chi phí giữa các thành phần

Bảng ma trận kinh phí có thể ñược thiết kế theo nhiều cách khác nhau Ví dụ nếu một chương trình nhận nhiều nguồn kinh phí, thì cần thiết kế một bảng ma trận riêng cho mỗi nguồn tiền.Bảng ma trận có thể giúp sắp xếp các thông tin về chi phí nhưng không phải là cách ñể báo cáo chi phí chương trình cho tất cả các ñộc giả một cách hiệu quả

Phân tích chi phí theo các loại chi phí

Trong phân tích các số liệu về chi phí, có thể phân loại chi phí theo cách ñáp ứng ñược cung cấp các thông tin cần thiết về các chi phí cụ thể Ví dụ nếu mục ñích là lập kế hoạch kinh phí cho một chương trình mới mà sẽ diễn ra trong nhiều năm thì việc phân ñịnh rõ chi phí triển khai chương trình với chi phí khởi ñộng chương trình trong năm ñầu tiên là rất cần thiết ( Lưu ý rằng ñây không phải là trường hợp cần chiết khấu bởi vì người ñánh giá chi phí sẽ không quan tâm ñến giá trị hiện tại của tất cả các chi phí trong một năm mà sẽ chỉ quan tâm ñến con số mỗi năm sử dụng bao nhiêu Trong trường hợp cần cắt giảm chi tiêu thì cần phân ñịnh rõ những chi phí thiết yếu cho triển khai chương trình và chi phí có thể giảm bớt mà không có ảnh hưởng nghiêm trọng ñến

số lượng và chất lượng dịch vụ của chương trình Ví dụ chi phí trong thời ñiểm hiện tại thì ñược viện trợ nhưng trong tương lai thì có thể không ñược viện trợ nữa

Chi phí trung bình và chi phí biên

Sẽ rất hữu ích nếu chúng ta hiểu ñược sự khác biệt giữa chi phí trung bình và chi phí biên khi thực hiện phân tích chi phí Người ta thường sử dụng phân tích chi phí ñể xác ñịnh chi phí trung bình cho một ñơn vị dịch vụ ñã ñược xác ñịnh rõ như:

• Chi phí cho một trẻ ñược khám hoặc chuyển viện

• Chi phí cho một lần ñến khám bệnh tại nhà

Chi phí trung bình sẽ bằng tổng chi phí của các dịch vụ chia cho số lượng các ñơn vị dịch vụ như chi phí cho mỗi gia ñình, chi phí cho mỗi trường hợp bệnh hoặc chi phí cho mỗi ñợt ñiều trị ðể tính chi phí trung bình ñầu tiên phải xác ñịnh những hoạt ñộng

ñể tạo ra các dịch vụ ñang ñược tính toán.Thứ hai là xác ñịnh các nguồn lực và số lượng nguồn lực ñược sử dụng ñể tạo ra các dịch vụ ñó Thứ ba là tính tổng chi phí ñể tạo ra các dịch vụ ñó và xác ñịnh số lượng các ñơn vị sản phẩm ñược sản xuất ra Cuối cùng lấy tổng chi phí chia cho số các ñơn vị [11][23][26]

Kết quả chi phí trung bình có thể giúp cho lập kế hoạch kinh phí và thiết lập giá dịch vụ ðặc biệt chi chi phí trung bình có thể ñược sử dụng ñể so sánh chi phí giữa các

cơ sở y tế như nghiên cứu về Tính chi phí các dịch vụ y tế tại Viêt Nam của Flessa và Dũng ñã so sánh chi phí trung bình cho ñiều trị ngoại trú và ngày giường ở các cơ sở y

tế khác nhau [18] Tuy vậy chỉ xem xét chi phí trung bình thì cũng không ñủ mà trong nhiều trường hợp cần xem xét ñến chi phí biên

Chi phí biên là chi phí cần thiết thêm ñể sản xuất thêm một ñơn vị sản phẩm hoặc dịch vụ, nói cách khác ñó là chi phí nảy sinh khi chuyển từ n sản phẩm sang n+1 sản phẩm ( sách giáo khoa) Trong thực tế khó có thể ño lường ñược khoản chi phí nảy sinh từ n sang n+1 sản phẩm, người ta chỉ có thể ño lường ñược chi phí nảy sinh cho thêm một nhóm sản phẩm và như vậy trong trường hợp này người ta sẽ tính chi phí trung bình cho sản xuất thêm một ñơn vị sản phẩm ðối với chương trình mà phải ñối

mặt với việc cắt giảm kinh phí thì việc biết ñược khoản kinh phí thêm có thể tiết kiệm ñược do giảm số lượng phục vụ, cắt hẳn hoặc giảm ñi một loại hoặc một phần của dịch

vụ, giảm số lần thường xuyên sử dụng dịch vụ là rất quan trọng Trong một vài trường hợp chi phí trung bình ñưa ra ước tính hợp lý sát thực nhưng trong nhiều trường hợp khác sẽ không ñủ sát thực ñối với câu trả lời nếu như không xem xét ñến chi phí biên Tất nhiên chi phí biên phải luôn phải thấp hơn chi phí trung bình Ví dụ một chương trình có thể ñược triển khai với số lượng cán bộ hành chính và một khoảng diện tích văn phòng nhất ñịnh Nếu có thêm một vài người tham gia chương trình ñó nữa thì cần thuê thêm cán bộ hành chính và mở rộng thêm diện tích ðiều này ñặc biệt rõ khi các nguồn lực sẵn có chỉ có hạn Ví dụ một nhà quản lý ñặc biệt quan tâm và có kinh nghiệm trong giai ñoạn khởi ñầu của một chương trình thì có thể thực hiện một chương trình thử nghiệm sử dụng những diện tích trống trong văn phòng của cơ quan và thuê một số cán bộ mới Nếu chương trình ñược ñánh giá là thành công và nghiên cứu viên muốn mở rộng chương trình thì chi phí trung bình của chương trình thử nghiệm không thể là cơ sở tốt cho lập kế hoạch bởi vì Khoảng diện tích trống ñó cần ñược ñặt vào trong chi phí chung và ở một vài ñiểm phải thuê thêm phòng ốc và thêm cán bộ hành

chính mới

Mô tả kết quả

Các chương trình có chính sách khác nhau thì có sự khác nhau ñáng kể về sự sắp xếp các loại chi phí và ñiều này cũng có nghĩa là ai là người chịu chi phí Rõ ràng là các tổ chức và các cá nhân là ñối tượng quan tâm nhiều nhất ñến ai chịu chi phí Ví dụ một kết quả phân tích chi phí cho một chương trình cho thấy tổng chi phí cho toàn bộ chương trình, chi phí theo nguồn [16] ðiều này ñặc biệt có ích khi có sự phối hợp giữa các tổ chức trong một chương trình, người ta sẽ xem xét ñến sự ảnh hưởng qua lại giữa các nguồn và với hành vi của người ñược tham gia chương trình ñó (khách hàng)

2.4.2.5 Thực hiện phân tắch ựộ nhạy

Phân tắch chi phắ phải dựa trên các giả thiết cũng như các số liệu thô Các giả thiết này

có thể thực tế mà cũng có thể không thật thực tế do vậy mức ựộ thực tiễn của các giả thiết mà các giả thiết này là cơ sở cho ước tắnh chi phắ là một vấn ựề rất quan trọng Phân tắch ựộ nhạy ựược sử dụng ựể xác ựịnh các giả thiết then chốt và tìm hiểu các tác ựộng của những sự thay ựổi hợp lý trong các giả thiết ựối với kết luận điều này có nghĩa là ựưa ra một loạt các kết quả ước tắnh chi phắ dựa trên các giả thiết khác nhau về khả năng làm việc của cán bộ, chi phắ của nhà cửa và các yếu tố khác đôi khi sự ẩn giấu sau phân tắch ựộ nhạy là chương trình nên ựược thực hiện trong một tình huống cụ thể nào ựó[11][12][30]

Phần III HÌNH THỨC PHÂN TÍCH CHI PHÍ THƯỜNG ðƯỢC ÁP DỤNG

Phân tích chi thường ñược triển khai dưới hai hình thức phổ biến:

• chi phí một chương trình hoặc một can thiệp

• chi phí do bị mắc bệnh

3.1 Phân tích chi phí cho một can thiệp/ chương trình sức khoẻ:

Chi phí của một can thiệp là giá trị của nguồn lực ñược sử dụng cho can thiệp Chi phí của can thiệp là một yếu tố quan trọng quyết ñịnh áp dụng can thiệp này hơn là can thiệp khác Hiểu biết về chí phí sẽ giúp chúng ta hiểu rõ liệu nguồn lực có ñược sử dụng quá nhiều vào những chương trình kém mong ñợi và quá ít sử dụng vào các chương trình mong ñợi cao không.[6][8[9][11][12][19][22][32][33]

Chi phí của can thiệp có thể sử dụng:

• như là là một công cụ cho các nhà phê bình trong nước và quốc tế cho theo dõi mức thực hiện của chương trình

• cho nhiều mục ñích (mục ñích ña dạng) như ñã ñược mô tả ở trên

Trên quy trình chung của phân tích chi phí, các bước trong phân tích chi phí cho một chương trình/can thiệp như sau:

Bước 1: Lập kế hoạch phân tích chi phí

Khi thực hiện phân tích chi phí cho một chương trình/can thiêp, bước ñầu tiên là phải xây dựng một kế hoạch (chiến lược) chi tiết cho triển khai phân tích chi phí ñể sau này