Hoàn thiện công tác chăm sóc khách hàng tại Cty đầu tư Xuất nhập khẩu Cà phê Tây Nguyên - 3 pptx

được hoàn thiện. Công ty cần có những biện pháp cụ thể, kịp thời nhằm thích ứng với môi trường hoạt động để tranh thủ mọi cơ hội, thời cơ để phát triển. c. Các yếu tố tự nhiên : - Công ty đóng trên địa bàn Tây Nguyên nên chịu sự ảnh hưởng của khí hậu, trong năm chỉ có hai mùa mưa nắng. Đây là một trong những khó khăn đối với công ty về việc vận chuyển, bảo quản hàng hoá. Nếu không tránh được những yếu tố khách quan do môi trường tự nhiên mang lại, công ty sẽ gặp khó khăn trong việc đảm bảo chất lượng sản phẩm, số lượng sản phẩm, từ đó không thể đáp ứng tốt được các nhu cầu của khách hàng. Để hạn chế tối đa những bất lợi trên, công ty đã có sự quan tâm rất lớn đến việc đầu tư, xây dựng hệ thống kho bãi bảo quản hàng hoá, nhằm hạn chế tối thiểu tổn thất trong quá trình kinh doanh và góp phần vào việc làm hài lòng khách hàng. 2. Môi trường vi mô : a. Khách hàng : - Là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự sống còn của công ty, khách hàng chủ yêú của công ty là ở nước ngoài. Trong những năm qua mặc dù tình hình sản xuất và xuất khẩu cà phê thế giới gặp nhiều khó khăn nhưng công ty vẫn vượt lên thử thách và lập nên những thành tích đáng khích lệ. Duy trì và phát triển quan hệ với nhiều khách hàng như tập đoàn Volcafe, Newman, Taloca và hơn 20 tập đoàn khác. Công ty có thị trường xuất khẩu qua gần 50 nước và vùng lãnh thổ trên thế giới như : Đức, Mỹ, Tây Ban Nha, Italy, Pháp, Bỉ, Anh, Ba Lan, Nhật Bản, Canada, b. Nhà cung cấp : - Đối tượng đôi khi không được chú ý trong bản mô tả các nguồn quan trọng của một công ty là nhà cung cấp. Các tổ chức này cung cấp các nguyên vật liệu và dịch vụ Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com cần thiết để công ty tạo ra các sản phẩm cung cấp cho thị trường. Những cách tốt nhất để tăng cường quan hệ mua bán này là công ty phải nhất quán về khả năng mua hàng và thiện ý đáp ứng các nghĩa vụ hợp đồng của mình, và ghi nhận các hỗ trợ về kỹ thuật và hnàh chính của các nhà cung cấp. Một cách khác là tiếp tục duy trì quan hệ kinh doanh với các nhà cung cấp hiện tại và các điều kiện tài chính có thể ảnh hưởng đến nhu cầu trong tương lai. Công ty nên đưa các nhà cung cấp vào danh sách gứi các tài liệu như báo cáo hàng năm của công ty, các thông báo về sản phẩm mới, và các thông tin khác có liên quan. - Do đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty chủ yếu là xuất khẩu cà phê với số lượng lớn nên nguồn nguyên liệu phải được đảm bảo về số lượng và chất lượng. Chính vì thế mà công ty đã ký hợp đồng thu mua cà phê vỏ, cà phê nhân với các hộ nông dân trên địa bàn tỉnh, các đại lý thu mua cà phê và các công ty trên địa bàn tỉnh và các tỉnh Gia Lai, Đăk Nông. c. Đối thủ cạnh tranh : - Bất kỳ doanh nghiệp nào trong quá trình hoạt động kinh doanh đều phải đối đầu với đối thủ cạnh tranh. Cạnh tranh biểu hiện dưới nhiều hình thức như giá cả, chất lượng sản phẩm, phương thức bán hàng, phương thức thanh toán, vận chuyển, giao nhận, công tác chăm sóc khách hàng. Một công ty càng thành công, nó càng thu hút sự cạnh tranh.Trong ngắn hạn, các đối thủ cạnh tranh nguy hiểm nhất là những đối thủ tương tự với công ty của bạn nhất. Các khách hàng không thể thấy sự khác biệt, công ty của bạn là một sự lẫn lộn trong ký ức của họ. Sự cạnh tranh mới không nằm giữa các công ty sản xuất trong các nhà máy của họ, mà giữa cái họ bổ sung vào đầu ra của nhà máy dưới dạng cách đóng gói, các dịch vụ, quảng cáo, lời khuyên khách hàng, chính sách tài trợ, các kiểu sắp xếp bàn giao, chế độ lưu kho và những thứ khác mà Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com người ta coi trọng. Chính vì vậy mà một công ty không bao giờ được bỏ qua các đối thủ cạnh tranh của mình, hãy luôn cảnh giác trước các đối thủ cạnh tranh. Đối thủ cạnh tranh của công ty bao gồm : - Công ty dịch vụ XNK Cà Phê II - Công ty Mascopex - Công ty đầu tư XNK Đăk Lăk - Công ty XNK Intimex - Công ty IA SAO - Mặc dù so với công ty Cổ Phần Đầu Tư và XNK Cà Phê Tây Nguyên, các đối thủ cạnh tranh chỉ chiếm thị phần nhỏ nhưng họ sẽ lớn mạnh lên từng ngày trong quá trình kinh doanh của mình. Chính vì thế mà công ty cần phải tìm hiểu về đối thủ cạnh tranh, từ đó đề ra những chiến lược kinh doanh phù hợp đảm bảo sự phát triển bền vững của công ty, đồng thời giữ vai trò là đơn vị dẫn đầu thị trường trong nước về lĩnh vực xuất khẩu cà phê. - Ngoài những đối thủ cạnh tranh trong nước, công ty còn phải đối đầu với đối thủ cạnh tranh nước ngoài mà chủ yếu là những công ty thuộc các quốc gia có sản lượng cà phê nhiều như Brazil, Indonesia, Colombia, India. Canh chừng các đối thủ cạnh tranh tuy là vấn đề quan trọng, song quan trọng hơn vẫn là nỗi ám ảnh về các khách hàng của công ty. Chính các khách hàng chứ không phải đối thủ cạnh tranh, sẽ xác định ai thắng trong cuộc chiến. d. Cộng đồng: - Dân chúng tại các thành phố hay khu dân cư nơi công ty đặt nhà máy hay trụ sở cũng là một đối tượng đáng quan tâm trong hoạt động của công ty. Các vấn đề mà cư dân quan tâm là cơ hội việc làm ổn định và xử lý các chất thải của công ty, cũng như Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com giúp đỡ các chương trình giải trí, văn hoá và từ thiện tại địa phương. Công ty đã quan tâm công tác xã hội từ thiện với tổng số tiền đã chi trên 600 triệu đồng trong 5 năm cho những công tác xây nhà, chăm sóc 3 bà mẹ Việt Nam anh hùng, ủng hộ gia đình nghèo, ủng hộ nạn nhân chất độc màu da cam, xây dựng nhà tình nghĩa. Xây dựng và trang bị cho những nơi khó khăn một số phòng học. Hỗ trợ cho bệnh viện Việt Đức và đơn vị kết nghĩa tiểu đoàn 303, trợ cấp hàng trăm tấn gạo cho đồng bào dân tộc khi vụ mùa giáp hạt. e. Chính quyền : - Chính quyền các cấp là một yếu tố ảnh hưởng quan trọng đối với các hoạt động của công ty. Do có chức năng đánh thuế, cấp giấy phép, và ra quy định, nên chính quyền có thể hạn chế, khuyến khích, hay bác bỏ các hoạt động của công ty. Mục tiêu đầu tiên của công ty là giữ mối quan hệ gần gũi với các cấp có thẩm quyền quyết định về các quy định, điều chỉnh, họ có thể ra các quyết định ảnh hưởng tới công ty. V. PHÂN TÍCH, ĐÁNH GIÁ TÌNH HÌNH SỬ DỤNG CÁC NGUỒN LỰC CỦA CÔNG TY : 1.Tình hình sử dụng nguồn nhân lực : - Để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ và nhất là theo đà phát triển của công ty về quy mô xuất nhập khẩu. Công ty đã tuyển chọn và bồi dưỡng lực lượng lao động có tay nghề cao. Số lao động này đến nay đã tăng 4,06 lần so với năm 1996, và tăng 1,08 lần so với năm 2000. Số cán bộ có trình độ đại học, cao đẳng là 45 người duy trì ba phòng làm việc ( Kế toán, Kinh doanh XNK, Tổ chức hành chính ) và bốn đơn vị trực thuộc gồm Trạm kinh doanh tại Đăk Lăk, tổng kho tại Bình Dương, 1 chi nhánh tại Gia lai và 1 chi nhánh tại TP. HCM. Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com ( * Nguồn : Phòng Tổ chức hành chính.) Nhận xét : - Nhìn chung, số lao động của công ty tăng qua các năm, vào năm 2001 tổng số lao động là 120 người, đến năm 2004 tăng lên 140 người tức là tăng 16,67 % so với năm 2001. - Về cơ cấu lao động qua các năm cũng có sự thay đổi, do tính chất công việc nên lao động nam chiếm tỷ trọng lớn hơn lao động nữ trong tổng số lao động. Số lao động trực tiếp chiếm gần 71 % vào năm 2002, và giảm còn 65 % trong năm 2003 và 2004. - Do quy mô hoạt động kinh doanh của công ty ngày càng mở rộng nên khối lượng công việc văn phòng ngày càng nhiều, vì thế mà công ty đã bổ sung lực lượng lao động gián tiếp để đáp ứng nhu cầu. Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 03/02 04/03 Chỉ tiêu Số người Tỷ lệ (%) Số người Tỷ lệ (%) Số người Tỷ lệ (%) Tỷ lệ (%) Tỷ lệ (%) Tổng số lao động 120 100 128 100 140 100 106,67 109,37 1. Phân theo giới tính - Nam 100 83,33 108 84,38 112 80 108,00 103,70 - Nữ 20 16,67 20 15,62 28 20 100,00 140,00 2.Phân theo t/c công việc - Lao động trực tiếp 85 70,83 83 64,84 90 64,29 97,65 108,43 - Lao động gián tiếp 35 29,17 45 35,16 50 35,71 128,57 111,11 3. Phân theo trình độ - Đại học và cao đẳng 25 20,83 37 28,91 45 32,14 148,00 121,62 - Trung cấp 35 29,17 30 23,44 27 19,29 85,71 90,00 - Sơ cấp 20 16,67 19 14,84 25 17,86 95,00 131,58 - Lao động phổ thông 40 33,33 42 32,81 43 30,71 105,00 102,38 Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com - Về trình độ của người lao động trong công ty tương đối cao, năm 2002 chỉ 25 nhân viên có trình độ đại học và cao đẳng, đến năm 2004 số nhân viên có trình độ đại học và cao đẳng là 45 người tức là tăng 1,8 lần so với năm 2002. Công ty ngày càng tinh giảm những lao động có trình độ thấp, tuyển dụng và đào tạo lao động có trình độ cao, công ty đang thực hiện chính sách ngày càng trẻ hoá đội ngũ cán bộ quản lý, có trình độ, có năng lực. Lao động có trình độ đại học và cao đẳng ngày càng tăng, trung cấp và sơ cấp ngày càng giảm. 2. Tình hình mặt bằng nhà xưởng, máy móc thiết bị : - Điều mà công ty thường xuyên quan tâm và tập trung mọi nỗ lực để xây dựng và phát triển là hệ thống kho, xưởng chế biến cùng với trang thiết bị kỹ thuật hiện đại cho việc chế biến, với hệ thống sàn phân loại, máy đánh bóng, máy bắn màu, Nhờ vậy qua hơn chín năm xây dựng và phát triển , đến nay tổng giá trị tài sản xây dựng, lắp đặt trên 39 tỷ đồng với 27.500m2 : + 13.200 m2 tại tổng kho chi nhánh Bình Dương có sức chứa từ 45.000 đến 50.000 tấn cà phê. + 4.500 m2 tại trạm kinh doanh chuyên chứa nguyên liệu và làm hàng chất lượng cao. + 3100 m2 tại chi nhánh Gia Lai có sức chứa 20.000 tấn cà phê. + Tháng 9/2004 tiếp tục đầu tư xây dựng mới nhà kho có diện tích 7.000 m2 tại Trạm kinh doanh để tập trung nguồn hàng cho việc tái chế hàng chất lượng cao xuất khẩu. - Cần nhấn mạnh rằng bên cạnh hệ thống nhà kho, xưởng chế biến được mở rộng theo quy chuẩn khoa học với trang thiết bị đồng bộ đã đảm bảo cho công ty đạt năng xuất lao động cao trong chế biến vận hành, sản phẩm đạt chất lượng cao, tạo được uy Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com tín và lòng tin đối với khách hàng, làm tăng giá trị USD/ tấn so với mặt hàng cùng loại. Vào cùng thời điểm, công ty có thể mua cùng một lúc nhập kho hàng ngàn tấn cà phê mỗi ngày và đồng thời việc xuất hàng đưa ra bến cảng xuất khẩu với số lượng tương tự. BẢNG TÀI SẢN CỐ ĐỊNH CỦA CÔNG TY ĐVT : 1.000.000 đồng. Năm 2004/2003 CHỈ TIÊU Năm 2003 Năm 2004 +/- % I. Nhà cửa vật kiến trúc 22759 22983 224 0,98 1. Nhà cửa kho tàng 17192 17353 224 1,31 2. Vật kiến trúc 5542 5542 0 - 3. Tài sản chờ thanh lý 88 88 0 - II. MMTB - phương tiện vận tải 10473 16333 5860 55,95 1. Máy móc thiết bị 5871 12194 6232 107,07 2. Công cụ quản lý 3531 3068 -463 (13,11) 3. Phương tiện vận tải 1071 1071 0 - TỔNG TSCĐ 33232 39316 6084 18,31 (* Nguồn : Phòng Kế toán tài chính) - Qua bảng trên ta thấy, nhà cửa vật kiến trúc của công ty năm 2004 tăng so với năm 2003 là 224 triệu đồng tương ứng với tỷ lệ tăng 0,98 %, trong đó chỉ tăng phần nhà cửa kho tàng ứng với tỷ lệ tăng 1,31 %. Còn vật kiến trúc và tài sản chờ thanh lý vẫn không thay đổi, nhìn chung tài sản vật kiến trúc chỉ tăng với tỷ lệ rất nhỏ. Do phần nhà cửa vật kiến trúc của công ty tương đối ổn định, trụ sở kinh doanh, trạm chế biến, nhà khách, nhà ở cho nhân viên công ty đã đầu tư xây dựng từ trước. - Máy móc thiết bị, phương tiện vận tải thì tăng lên đáng kể so với năm 2003 với tỷ lệ tăng 55,95 % với giá trị 5.860 triệu đồng. Trong đó, công ty đầu tư rất lớn vào việc thay đổi, bổ sung máy móc thiết bị hiện đại, công ty đã thay đổi gần như hoàn Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com toàn máy móc thiết bị cũ bằng máy móc thiết bị mới trong năm 2004 có giá trị 6323 triệu đồng, tăng 107,7 % so với năm 2003. Trong khi đó, công ty giảm công cụ quản lý(- 463 triệu đồng ) so với năm 2003 tương ứng với tỷ lệ 13,11 %. Phương tiện vận tải thì không thay đổi, bởi với phương tiện vận tải có giá trị 1.071 triệu đồng thì đã đáp ứng nhu cầu vận tải của công ty. 3. Tình hình tài chính : BẢNG CÂN ĐỐI KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY QUA CÁC NĂM ĐVT : 1.000.000 Đồng Năm 2002 Năm 2003 Năm 2004 Chỉ tiêu Giá trị TT( % ) Giá trị TT( % ) Giá trị TT( % ) A. TÀI SẢN 361094 100 517589 100 708678 100 I. TSLĐ & ĐTNH 258182 71,5 388191 75 528673 74,6 1. Tiền mặt 31636 8,76 42442 8,2 55276 7,8 2. Khoản phải thu 136257 37,73 212211 41 308275 43,5 3. Tồn kho 78181 21,65 119821 23,15 147405 20,8 4. TSLĐ khác 12108 3,36 13717 2,65 17717 2,5 II. TSCĐ & ĐTDH 102912 28,5 129398 25 180005 25,4 1. TSCĐ 73312 20,3 114387 22,1 114387 16,1 + Nguyên giá 84212 - 125375 - 125375 - + Giá trị hao mòn - 10900 - -10988 - -10988 - 2. ĐTDH 29600 8,2 15011 2,9 65618 9,3 B. NGUỒN VỐN 361094 100 517589 100 708678 100 I. Nợ phải trả 347992 96,37 503658 97,31 695617 98,16 1. Nợ ngắn hạn 275148 76,2 433181 83,69 625140 88,21 2. Nợ dài hạn 70477 19,52 70477 13,62 70477 9,94 3. Nợ khác 2367 0,66 II. NVCSH 13102 3,63 13931 2,69 13061 1,84 1. Nguồn vốn quỹ 12958 3,59 12392 2,39 13258 1,87 2. Nguồn kinh phí 144 0,44 1539 0,30 -197 ( 0,03 ) ( * Nguồn : Báo cáo của phòng Kế Toán Tài Chính ) Nhận xét : - Qua bảng cân đối kế toán, ta thấy tổng giá trị tài sản của công ty tăng lên qua các năm, TSLĐ luôn chiếm hơn 70 %, TSCĐ chiếm từ 25 – 28,5 % trong cơ cấu tài sản. Khoản phải thu tăng và chiếm tỷ trọng khá lớn trong cơ cấu tài sản, đồng nghĩa với Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com việc công ty đang bị khách hàng chiếm dụng vốn nhiều, điều này xuất phát từ đặc điểm kinh doanh của công ty, do sản phẩm tiêu thụ mang tính thời vụ và công ty thực hiện chính sách bán tín dụng, đây là một trong những biện pháp thu hút khách hàng, tăng sản lượng bán và giảm tồn kho. - Giá trị tài sản năm 2003 và 2004 tăng mạnh là do công ty đầu tư xây dựng máy móc thiết bị sản xuất mới, hiện đại nhằm đáp ứng nhu cầu chế biến sản phẩm chất lượng cao. - Tổng nguốn vốn của công ty tăng lên qua các năm. Trong đó, nợ phải trả chiếm tỷ lệ cao hơn vốn chủ sở hữu, điều đó có nghĩa là công ty đi vay nợ nhiều hơn là vốn tự có. Đi vay nợ từ các nguốn khác ở bên ngoài đó là việc mà các doanh nghiệp hiện nay đang áp dụng. Nợ phải trả năm 2003 tăng so với năm 2002 là 44,73 %, năm 2004 so với năm 2003 là 38 %. Nguốn vốn chủ sở hữu chiếm tỷ trọng rất nhỏ trong tổng nguồn vốn, năm 2002 chiếm tỷ trọng 3,63 %, năm 2003 chiếm 2,39 %, năm 2004 chiếm 1,87 %. VI. TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY 1.Thu mua : - Để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của công ty mà chủ yếu là xuất khẩu cà phê ra thị trường thế giới, việc thu mua nguồn nguyên liệu đóng vai trò quan trọng vừa đảm bảo số lượng vừa đảm bảo chất lượng. Hiện nay, nguồn nguyên liệu của công ty được thu mua chủ yếu từ các kênh sau : + Thu mua từ các hộ gia đình, công ty ký hợp đồng bao tiêu sản phẩm và đầu tư trước cho các hộ này. + Công ty lập ra các đại lý thu mua trên địa bàn tỉnh Đăk Lăk. + Thu mua từ các doanh nghiệp nhà nước, các công ty tư nhân, công ty TNHH, Simpo PDF Merge and Split Unregistered Version - http://www.simpopdf.com . dịch vụ XNK Cà Phê II - Công ty Mascopex - Công ty đầu tư XNK Đăk Lăk - Công ty XNK Intimex - Công ty IA SAO - Mặc dù so với công ty Cổ Phần Đầu Tư và XNK Cà Phê Tây Nguyên, các đối thủ cạnh. 5542 0 - 3. Tài sản chờ thanh lý 88 88 0 - II. MMTB - phương tiện vận tải 104 73 1 633 3 5860 55,95 1. Máy móc thiết bị 5871 12194 6 232 107,07 2. Công cụ quản lý 35 31 30 68 -4 63 ( 13, 11) 3. Phương. 76,2 433 181 83, 69 625140 88,21 2. Nợ dài hạn 70477 19,52 70477 13, 62 70477 9,94 3. Nợ khác 236 7 0,66 II. NVCSH 131 02 3, 63 139 31 2,69 130 61 1,84 1. Nguồn vốn quỹ 12958 3, 59 1 239 2 2 ,39 132 58