Thực chất hoạch định tổng hợp Khái niệm Hoạch định tổng hợp là xác định số lượng sản phẩm và phân bổ thời gian sản xuất cho tương lai trung hạn, thường có độ dài từ 6 đến 18 tháng, t
Trang 1BÀI 6: HOẠCH ĐỊNH TỔNG HỢP CÁC NGUỒN LỰC
Thực chất và vai trò của hoạch định
tổng hợp
Các chiến lược hoạch định tổng hợp
Các kỹ thuật lập kế hoạch tổng hợp các
nguồn lực
Hiểu được cách lập kế hoạch tổng hợp các nguồn lực trong trung hạn
Hiểu và ứng dụng các chiến lược hoạch định tổng hợp trong thực tế
Nắm rõ cách phương pháp tính toán trong hoạch định tổng hợp
học đưa ra
Nghiên cứu nội dung của bài học trong giáo trình và bài giảng
Trả lời câu hỏi và làm các bài tập cuối bài
Liên hệ kiến thức bài học tới các tình huống thực tiễn
Trang 2TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP
Tình huống:
Công ty may mặc Hòa Thanh dự kiến về cung – cầu và các khả năng về lao động của họ về sản phẩm áo xuất khẩu trong 3 tháng 1, 2, 3 như sau:
Khả năng (ĐVT: sản phẩm) Tháng
Lao động chính thức Lao động thêm giờ Thuê ngoài Nhu cầu
Hiện nay, công ty còn một lượng sản phẩm dự trữ Trưởng phòng sản xuất được giao lập kế hoạch sản xuất cho thời gian sắp tới Có rất nhiều vấn đề ông phải quan tâm như các chi phí cho lao động chính thức, lao động làm thêm giờ, lao động gia công và chi phí dự trữ
Câu hỏi
Nếu bạn là trưởng phòng sản xuất, bạn làm thế nào để lập kế hoạch sản xuất tổng hợp để chi phí
thấp nhất?
Trang 36.1 Thực chất và vai trò của hoạch định tổng hợp
6.1.1 Thực chất hoạch định tổng hợp
Khái niệm
Hoạch định tổng hợp là xác định số lượng sản phẩm
và phân bổ thời gian sản xuất cho tương lai trung hạn, thường có độ dài từ 6 đến 18 tháng, trên cơ sở phân bổ, bố trí các nguồn lực có thể huy động được nhằm biến đổi mức sản xuất phù hợp với nhu cầu
và đạt hiệu quả kinh tế cao
Phân loại kế hoạch
Trong quá trình lập kế hoạch xét về mặt thời gian, nhà quản trị lập ra 3 loại kế hoạch, đó là: Kế hoạch ngắn hạn, kế hoạch trung hạn và kế hoạch dài hạn
Trong đó kế hoạch trung hạn là hạt nhân của hoạch định tổng hợp
o Kế hoạch dài hạn giúp nhà quản trị đưa ra những kế hoạch dài hạn thuộc về chiến lược, huy động công suất của doanh nghiệp và nó thường là trách nhiệm của các nhà quản lý cấp cao trong doanh nghiệp Kế hoạch này có thể là nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới; đầu tư; mở rộng sản xuất…
o Kế hoạch ngắn hạn thường được xây dựng cho thời gian ngắn hạn dưới 3 tháng như: Kế hoạch ngày, tuần, tháng Kế hoạch ngắn hạn thường do những nhà quản trị tác nghiệp ở phân xưởng, tổ, đội nhóm xây dựng Các nhà quản trị cấp
cơ sở này căn cứ vào kế hoạch tổng hợp trung hạn được giao mà phân bổ công việc ra cho từng tuần, từng tháng để thực hiện Các công việc thuộc kế hoạch ngắn hạn thường là: Phân giao công việc, lập tiến độ sản xuất, đặt hàng
o Kế hoạch trung hạn chỉ bắt đầu được xây dựng sau khi đã có quyết định về công suất dài hạn Kế hoạch trung hạn không thể thực hiện được trong ngày một ngày hai mà cũng không thể kéo dài như kế hoạch dài hạn được Hạt nhân của kế hoạch trung hạn là hoạch định tổng hợp Hoạch định tổng hợp phải phù hợp với những chủ trương kế hoạch dài hạn mà ban quản lý cấp cao của doanh nghiệp đã đề ra
Nhiệm vụ
Nhiệm vụ của hoạch định tổng hợp là điều chỉnh tốc độ sản xuất, số lượng công nhân, mức độ tồn kho, thời gian làm thêm giờ và lượng hàng đặt gia công bên ngoài với mục đích là giảm thiểu chi phí sản xuất hoặc giảm thiểu sự biến động nhân lực hay mức độ tồn kho trong suốt giai đoạn kế hoạch
Hoạch định tổng hợp là bước mở rộng hệ thống kế hoạch sản xuất Do đó khi hoạch định tổng hợp cần nắm rõ các yếu tố tác động lên kế hoạch sản xuất Nhà quản trị không chỉ dựa vào những kết quả dự báo mà còn xem xét những số liệu về tình hình tài chính, về nhân sự, về nguồn cung ứng nguyên vật liệu, lượng dự trữ, khả năng thuê gia công bên ngoài mới có thể tiến hành hoạch định sản xuất được Từ hoạch định tổng hợp doanh nghiệp mới có thể lập lịch trình sản xuất, hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu và điều độ sản xuất
Trang 4 Mục tiêu
Mục tiêu của hoạch định tổng hợp là phát triển kế hoạch sản xuất có tính hiện thực
và tối ưu Tính hiện thực của kế hoạch thể hiện ở chỗ các kế hoạch phải nhằm vào việc đáp ứng nhu cầu khách hàng trong khả năng của doanh nghiệp Tính tối ưu là bảo đảm việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực của đơn vị Tính tối ưu mặc dù rất khó đạt được, song hoạch định tổng hợp ít nhất cũng phải đảm bảo sử dụng hợp lý các nguồn lực và chi phí ở mức thấp nhất
Trong quá trình lập kế hoạch sản xuất có thể xảy ra hai khuynh hướng:
o Thứ nhất: Duy trì mức sản xuất quá cao để doanh nghiệp hoạt động trong tình trạng dư thừa khả năng, hoặc tích luỹ tồn kho quá cao gây lãng phí
o Thứ hai: Duy trì mức sản xuất quá thấp không đủ đối phó với nhu cầu tăng lên làm mất khách hàng, bỏ lỡ cơ hội kinh doanh
Sự lãng phí nguồn lực hoặc bỏ lỡ cơ hội kinh doanh đều không hiệu quả, vấn đề đặt ra của hoạch định tổng hợp là phải tìm ra khả năng sản xuất trong từng thời kỳ với nhu cầu và đạt hiệu quả kinh tế cao
6.1.2 Vai trò của hoạch định tổng hợp
Giữa nhu cầu sản xuất thực tế và nhu cầu dự báo trong
doanh nghiệp luôn có những sai lệch Nguyên nhân
của sai lệch có thể do:
Số liệu không đầy đủ, không liên tục, chưa đủ lớn
Nhận thức về vai trò của dự báo chưa đúng hoặc dự
báo không có cơ sở
Sử dụng phương pháp, cách tính toán không nhất
quán hoặc chưa phù hợp
Dự báo không có kiểm chứng, chưa tính hết các
yếu tố ảnh hưởng đến kết quả dự báo
Môi trường biến động và những điều kiện thay đổi
Những lý do này là cho mức sản xuất có độ lệch nào đó so với nhu cầu dự báo Vì vậy,
để có thể chuẩn bị mức sản xuất đáp ứng nhu cầu một cách chủ động, doanh nghiệp cần phải có kế hoạch chủ động trong tương lai Tuỳ theo đặc tính biến đổi của nhu cầu, tuỳ từng loại sản phẩm mà khoảng thời gian cụ thể cho yêu cầu hoạch định có độ
dài khác nhau
Trang 56.1.3 Phân loại các chiến lược
Chiến lược hoạch định tổng hợp được phân thành các loại khác nhau, căn cứ vào các tiêu thức khác nhau Sau đây là hai cách phân loại chiến lược hoạch định tổng hợp chủ yếu:
Chiến lược thuần tuý và chiến lược hỗn hợp Nếu trong một khoảng thời gian xác định, chúng ta cố định các điều kiện, chỉ thay đổi một yếu tố tức là lúc đó theo đuổi một chiến lược thuần tuý nhất định Nếu doanh nghiệp đồng thời kết hợp hai hay nhiều chiến lược thuần túy trong cùng một thời điểm tức là doanh nghiệp theo đuổi chiến lược hỗn hợp để hoạch định tổng hợp
Chiến lược chủ động và chiến lược bị động Nếu nhà quản trị xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh theo cách làm thay đổi các điều kiện của doanh nghiệp để thích ứng với những thay đổi của nhu cầu thị trường thì đó là chiến lược bị động Ngược lại, nếu nhà quản trị làm thay đổi các yếu tố đặc biệt của doanh nghiệp nhằm làm thay đổi nhu cầu của thị trường để chủ động đưa ra kế hoạch tức là chiến lược chủ động
6.2 Các chiến lược hoạch định tổng hợp
6.2.1 Tác động đến cầu
Trong trường hợp nhu cầu thị trường thấp, doanh
nghiệp có thể thực thi chiến lược tác động đến nhu cầu
bằng các giải pháp khác nhau như: Tăng cường quảng
cáo, khuyến mại; cải tiến phương thức bán hàng hoặc
có thể giảm giá để tăng nhu cầu Khi nhu cầu tăng cao
thì doanh nghiệp tăng giá để tăng lợi nhuận và hạn chế
nhu cầu
Ưu điểm:
Tận dụng năng lực sản xuất dư thừa
Tạo ra khách hàng mới và duy trì khách hàng hiện tại
Tăng khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp
Chủ động tác động vào nhu cầu thị trường
Nhược điểm:
Nhu cầu thường không chắc chắn, và thường khó dự báo chính xác
Chi phí cho khuyến mại, giảm giá tăng cao
Giảm giá thường xuyên có thể tác động xấu đến tâm lý khách hàng thường xuyên
6.2.2 Thay đổi mức dự trữ
Doanh nghiệp duy trì mức sản xuất bình thường trong
giai đoạn cầu thấp, tăng mức dự trữ để cung cấp cho
thị trường trong giai đoạn cầu cao
Ưu điểm:
Không cần thay đổi hoặc chỉ thay đổi lực lượng lao
động từ từ
Đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng
Trang 6 Hạn chế sự gián đoạn trong sản xuất
Dễ dàng cho việc điều hành sản xuất
Nhược điểm:
Hàng hóa có thể bị giảm sút về chất lượng, giảm giá trị vô hình
Hàng hóa dễ bị lạc hậu về mẫu mã
Mức độ rủi ro cao, bị tác động mạnh khi nhu cầu thị trường thay đổi
Phát sinh chi phí tồn kho cao như chi phí bảo quản, chi phí quản lý, chi phí về vốn, chi phí thuê hoặc khấu hao kho bãi…
6.2.3 Thay đổi lao động theo mức cầu
Doanh nghiệp sẽ duy trì mức sản xuất tùy theo mức cầu, doanh nghiệp sẽ thuê thêm hoặc sa thải công nhân cho thích hợp với mức độ sản xuất trong từng thời kì
Ưu điểm:
Giảm được chi phí dự trữ, chi phí làm thêm giờ
Linh hoạt, sản xuất kịp thời và gắn với nhu cầu của thị trường
Sản phẩm không bị lạc hậu về mẫu mã
Nhược điểm:
Sản xuất không ổn định
Thu nhận hoặc sa thải công nhân đều phát sinh những chi phí như chi phí đào tạo, chi phí bảo hiểm, tiền trả cho người lao động trong thời gian chờ việc
Tạo sức ép lớn đối với người lao động dẫn đến ảnh hưởng tới năng suất lao động
và uy tín của doanh nghiệp
Chất lượng sản phẩm thường không cao do lao động mới được đào tạo
6.2.4 Thay đổi cường độ lao động (điều chỉnh giờ làm việc)
Theo chiến lược này, doanh nghiệp có thể thực hiện
chính sách cho người lao động làm thêm giờ ngoài quy
định khi nhu cầu cao, tùy thuộc vào chế độ làm việc
của người lao động theo quy định của nhà nước và
công suất máy móc thiết bị của danh nghiệp Ngược
lại, khi nhu cầu giảm trong một giai đoạn nào đó doanh
nghiệp có thể giảm giờ làm và tìm biện pháp để khắc
phục thời gian nhàn rỗi do không có việc làm
Ưu điểm:
Linh hoạt, gắn sản xuất với thị trường
Giúp doanh nghiệp đối phó với những biến đổi của thời vụ hoặc giai đoạn giao thời mà không tốn chi phí thuê hoặc đào tạo thêm
Ổn định được nguồn lao động
Giảm chi phí liên quan đến tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện, học nghề
Tạo thêm việc làm và tăng thu nhập cho người lao động khi nhu cầu cao
Trang 7Nhược điểm:
Tốn thêm chi phí trả lương cho làm thêm giờ
Sản xuất không ổn định
Năng suất lao động có thể bị giảm do người lao động thường xuyên làm quá sức
Công nhân mệt mỏi dễ sai sót trong quá trình sản xuất dẫn đến sản phẩm có nhiều khuyết tật
Có thể không đáp ứng được nhu cầu do thời gian làm việc bị hạn chế
6.2.5 Sử dụng lao động bán thời gian, lao động tạm thời
Doanh nghiệp có thể sử dụng lao động làm việc bán
thời gian hoặc lao động làm việc không chính thức
trong những khâu sản xuất hoặc dịch vụ mà tính chất
công việc không đòi hỏi kỹ năng cao Chiến lược này
đặc biệt áp dụng có hiệu quả đối với các đơn vị làm
dịch vụ như bốc xếp, vận chuyển hàng hoá, các cửa
hàng bán lẻ, siêu thị
Ưu điểm:
Giảm bớt chi phí liên quan đến sử dụng lao động chính thức như bảo hiểm, phụ cấp
Dễ dàng tuyển dụng hoặc sa thải
Linh hoạt hơn so với việc sử dụng lao động thường xuyên
Nhược điểm:
Khó kiểm soát về chất lượng và năng suất
Chịu sự biến động lao động rất cao
Người lao động không gắn bó với doanh nghiệp
Điều hành sản xuất rất khó khăn
Sản phẩm không ổn định
6.2.6 Hợp đồng phụ
Doanh nghiệp có thể thuê gia công bên ngoài trong
giai đoạn có nhu cầu vượt quá khả năng mà không
muốn tăng thêm công nhân và đầu tư thêm máy móc
và doanh nghiệp có thể nhận hợp đồng gia công cho
bên ngoài trong thời kỳ nhu cầu thấp, năng lực sản
xuất dư thừa
Đối với thuê gia công:
Ưu điểm
o Tạo sự linh hoạt trong điều hành
o Đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng trong lúc nhu cầu tăng
o Không cần tăng thêm công nhân và đầu tư thêm máy móc thiết bị
Nhược điểm
o Tạo cơ hội cho các đối thủ cạnh tranh tiếp xúc với khách hàng, dễ mất khách hàng
Trang 8o Chia sẻ lợi nhuận cho bên hợp đồng phụ
o Không kiểm soát được chất lượng và thời gian cũng như quy trình thực hiện các công việc
o Các hợp đồng phụ thường có chi phí cao
Đối với nhận gia công:
Ưu điểm
o Tận dụng máy móc và giảm bớt thời gian nhàn rỗi của người lao động
o Tăng nguồn thu cho doanh nghiệp
Nhược điểm: Bị phụ thuộc vào các yêu cầu của đơn hàng
6.2.7 Nhận đặt trước (thực hiện đơn hàng chịu)
Đối với những sản phẩm hoặc dịch vụ có nhu cầu cao mà doanh nghiệp chưa thể thoả mãn được khách hàng ngay lập tức thì có thế nhận đặt cọc trước Trong giai đoạn nhu cầu tăng cao, doanh nghiệp vẫn tiếp tục nhận hợp đồng với khách hàng mặc dù đã hết năng lực, doanh nghiệp sẽ dần dần hoàn tất hợp đồng ở thời điểm sau đó Nhận đặt trước phải thoả mãn nhu cầu của khách hàng theo đúng yêu cầu vào những thời điểm xác định đã được thoả thuận thống nhất giữa các bên
Ví dụ: Tiệc cưới, đơn hàng vận chuyển, chỗ ngồi trên máy bay, nhà hàng
Ưu điểm:
Duy trì công suất ổn định, tránh được việc làm phụ trội
Chiếm dụng vốn của khách hàng
Tạo ra nguồn thu nhập ổn định cho doanh nghiệp
Không cần thuê thêm lao động
Nhược điểm:
Khách hàng có thể bỏ doanh nghiệp đi tìm nhà cung cấp khác
Khách hàng có thể không hài lòng vì không được phục vụ ngay
6.2.8 Sản xuất hỗn hợp theo mùa
Doanh nghiệp có thể sản xuất nhiều loại sản phẩm khác nhau theo mùa Một trong những kế hoạch được các nhà kinh doanh quan tâm thực hiện là kết hợp sản xuất các loại sản phẩm theo mùa vụ khác nhau để bổ sung cho nhau
Ưu điểm:
Tận dụng được các nguồn lực và năng lực sản xuất của doanh nghiệp
Ổn định nhân lực và quá trình sản xuất
Luôn có việc làm cho người lao động
Giữ khách hàng thường xuyên
Tránh được ảnh hưởng của mùa vụ
Nhược điểm:
Khó điều độ vì sản phẩm thường xuyên thay đổi
Hạn chế về chuyên môn kỹ thuật, không chuyên môn hóa
Trang 9 Năng suất lao động thấp
Mức độ rủi ro cao
6.3 Các kỹ thuật hoạch định tổng hợp
Trong mục này sẽ trình bày một số kỹ thuật chủ yếu mà nhà quản trị có thể sử dụng để đưa ra kế hoạch tổng hợp
6.3.1 Kỹ thuật hoạch định tổng hợp theo phương pháp trực quan
Đây là phương pháp chủ yếu dựa vào kinh nghiệm của
nhà quản trị để đưa ra chiến lược hoạch định tổng hợp
qua các giai đoạn hoạt động của doanh nghiệp Phương
pháp này có thể coi là phương pháp không có tính
khoa học nhất và ít được các doanh nghiệp mong
muốn sử dụng nhất Sở dĩ phương pháp này được sử
dụng ở nhiều doanh nghiệp, nhất là các doanh nghiệp
vừa và nhỏ là vì hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ
ít được trang bị những kiến thức cần thiết, họ thường
tiến hành kinh doanh bằng trực quan, kinh nghiệm
Ưu điểm:
Nhanh, đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường và của doanh nghiệp
Tốn ít công sức
Nhược điểm:
Không chính xác
Phụ thuộc vào chủ quan, kinh nghiệm
Thường gây tranh cãi, những người có quyền lực cao trong doanh nghiệp thường
có mức độ ảnh hưởng lớn đến việc ra quyết định
6.3.2 Phương pháp biểu đồ và phân tích chiến lược
Kỹ thuật hoạch định tổng hợp bằng biểu đồ và phân tích chiến lược được áp dụng ở nhiều doanh nghiệp vì chúng dễ áp dụng và có hiệu quả cao, do việc phân tích khá tỉ
mỉ các chi phí, từ đó chọn phương án có chi phí thấp hơn Trong từng giai đoạn, doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất theo nhu cầu dự báo của thị trường Cách tiến hành phương pháp này có thể thực hiện như sau:
Bước 1: Xác định (dự báo) nhu cầu cho mỗi giai đoạn;
Bước 2: Xác định khả năng sản xuất của từng giai đoạn theo từng chiến lược;
Bước 3: Tính toán các loại chi phí của chiến lược như tiền lương, chi phí làm thêm giờ, chi phí thuê thêm lao động, chi phí dự trữ
Bước 4: So sánh và lựa chọn chiến lược có chi phí thấp nhất, có nhiều ưu điểm hơn và có ít nhược điểm hơn;
Bước 5: Điều chỉnh chiến lược khi cần thiết
Trang 10Ví dụ 1: Giả sử số liệu dự báo về nhu cầu sản xuất sản phẩm từ tháng 1 đến tháng 6
của Công ty Thanh Long như sau:
(sản phẩm)
Số ngày sản xuất
Doanh nghiệp đã tiến hành lập kế hoạch tổng hợp 6 tháng với mục tiêu tối thiểu hóa chi phí, dựa trên những thông tin sau đây:
- Chi phí quản lý hàng lưu kho : 5 USD/sản phẩm/tháng
- Lương của lao động chính thức : 40 USD/ngày, (8giờ/ngày)
- Làm thêm ngoài giờ : 7 USD/giờ
- Chi phí thuê và đào tạo : 400 USD/người
- Chi phí cho thôi việc : 600 USD/người
- Chi phí thuê gia công bên ngoài : 15 USD/sản phẩm
- Chi phí thiếu hụt hàng hóa : 3 USD/sản phẩm
- Năng suất lao động trung bình là 1,6 giờ/sản phẩm 5 sản phẩm/ngày
Yêu cầu: Xây dựng các chiến lược hoạch định sản xuất thuần túy và chọn chiến lược
có chi phí thấp nhất
Trong trường hợp trên đây, công ty Thanh Long đã tiến hành phân tích và xây dựng được kế hoạch tổng hợp theo phương pháp biểu đồ và phân tích chiến lược được trình bày ở những phần tiếp sau
6.3.2.1 Chiến lược thay đổi mức dự trữ
Theo chiến lược này, công ty sẽ bố trí sản xuất ổn định theo mức nhu cầu trung bình một ngày Lượng sản xuất hàng tháng sẽ được tính bằng cách lấy số ngày sản xuất trong tháng đó và nhân với mức sản xuất trung bình một ngày Những tháng khả năng sản xuất lớn hơn, nhu cầu thấp thì lượng hàng dư thừa sẽ được dự trữ lại Khi nhu cầu tăng lên trên mức sản xuất ổn định đã dự định thì doanh nghiệp dùng lượng hàng dự trữ trong kho để đáp ứng Trường hợp nhu cầu lớn hơn khả năng sản xuất, doanh nghiệp sẽ phải chấp nhận một mức chi phí thiếu hụt nhất định
Mức sản xuất trung bình ổn định một ngày được tính như sau:
6200 Mức sản xuất trung bình