Phân tích hệ thống quản lý tiền lương.doc.DOC

Phân tích hệ thống quản lý tiền lương

Lời nói đầu

**********************

Vấn đề đang đợc quan tâm nhất của Đảng và Nhà nớc, tập trung đầu t nhân lực vào công tác phát triển công nghệ thông tin, dùng làm một trong những mũi nhọn đột phá để phát triển kinh tế hòa nhập với nền kinh tế chung của cộng

đồng các nớc trong khu vực

Mục đích của công tác tin học trong sản xuất kinh doanh là cung cấp thông tin chủ yếu cho các đối tợng: Chính phủ, nhà doanh nghiệp và bên thứ ba Thông tin do tin học cung cấp giúp cho Chính phủ xác định về các khoản thuế

mà doanh nghiệp phải nộp đóng góp C huyển sang nền kinh tế thị trờng có sự quản lý của Nhà nớc theo định hớng Xã hội chủ nghĩa, tin học hóa trong công tác quản lý kinh doanh là một vấn đề cấp thiết cần đợc quan tâm hiện nay nhất đối với các doanh nghiệp Xử lý thông tin tự động nhờ công cụ máy tính giúp cho các doanh nghiệp có thể tiếp cận nhanh với thị trờng, đồng thời có chính sách điều khiển hợp lý kịp thời giữa cung và cầu trong công tác sản xuất kinh doanh, hòa nhập với cơ chế kinh tế mới - một nền kinh tế thị trờng phong phú đa và dạng.

Đây cũng là một trong những cho ngân sách Nhà nớc, thông qua các chỉ tiêu về doanh số, các chi phí đã bỏ ra Đối với doanh nghiệp, thông tin do tin học mang lại giúp cho doanh nghiệp nâng cao hiệu quả tổ chức sản xuất, là cơ sở để

đa ra các quyết định kinh tế trong doanh nghiệp, các phơng án sản xuất kinh doanh đa lại hiệu quả kinh tế tối u nhất Còn đối với các bên thứ ba là những khách hàng, các đối tợng kinh doanh trong và ngoài nớc, ngời làm công ăn l-

ơng , đặc biệt là các nhà đầu t thông qua các thông tin do tin học cung cấp kịp thời đầy đủ, sẽ đa ra các quyết định đúng đắn, tạo điều kiện cho doanh nghiệp phát triển hoạt động sản xuất kinh doanh, gắn liền với lợi ích lâu dài của họ.

Xuất phát từ tầm quan trọng đó của công tác tin học Sau những ngày tham khảo thực tế, cùng với kiến thức đã học và nhờ sự giúp đỡ tận tình của thầy cô khoa Công nghệ thông tin, Em đã thực hiện đề tài “Quản lý tiền lơng“

Vì vậy hệ thống lao động tiền lương phải cung cấp đầyđủ thông tin cần thiết cho việc điều hành của nội bộ xí nghiệpvà cho các cơ quan pháp lý ở ngoài xí nghiệp Một số nơi cầnphải được cung cấp thông tin đến như :

 Nhân viên : Tiền lương sẽ được lÜnh trong kỳ lương.

 Cơ quan thuế : Nhân viên trả bao nhiêu tiền thuế thu nhập

 Cơ quan bảo hiểm xã hội, quỹ hưu : Tiền ứng trả cho cơquan bảo hiểm xã hội đối với từng nhân viên

 Phòng tài vụ : Phân bổ chi phí lương vào giá thành sảnphẩm

 Phòng tổ chức lao động, ban lãnh đạo,

Các giai đoạn tính lương trong xí nghiệp được chia nhưsau

 Bộ phận chấm công

Có trách nhiệm theo dõi giờ công lao động của từng nhânviên, chuẩn bị kiểm tra báo cáo chấm công, cũng như chuẩn bịcác thẻ chấm công Trong một phân xưởng có nhân viên làm theogiờ, ta gọi là công nhật, bắt buộc phải chấm công khi vào ca vàkhi tan ca trên thẻ chấm công Cuối kỳ lương, thẻ chấm công của

nhân viên phản ánh số giờ mà nhân viên đã làm đối với một

công đoạn nào đó Bộ phận chấm công chịu trách nhiệm thugiữ các thẻ chấm công và đối chiếu dữ kiện trên các thẻ nàyvới bản báo cáo tổng kết số giờ công, theo từng công đoạn do

phân xưởng gởi lên Thẻ chấm công được ghi lên một bảngchấm công.

Nhân viên ăn lương tháng không chấm công khi vào ra (1 ca)như nhân viên công nhật ăn lương theo giờ Nhân viên này do cácbộ phận có chức năng theo dõi ở phòng ban chấm công cácngày có đi làm việc vào bảng chấm công

Ngoài ra bộ phận chấm công này cũng theo dõi thời gianvắng mặt của công nhân viên Vắng mặt có thể có nhiều lý do: Tai nạn lao động, nghỉ phép, thai sản, ốm đau, Thời gianvắng mặt sẽ được tính lương khác nhau tùy theo loại vắngmặt

Đến kỳ tính lương bộ phận chấm công gởi bảng chấmcông cho bộ phận tính lương

Tất cả các công việc ở đây đều được thực hiện bằngtay trên giấy

- Bộ phận tính lương

Có trách nhiệm cập nhật đầy đủ thông tin từ các bảng chấmcông, và tính toán cho ra bảng thanh toán tiền lương Để tínhđược lương, bộ phận cần có các nguồn thông tin sau :

 Thông tin về nhân sự (tên, hệ số lương, HS phụ cấp, )được nhận từ phòng Lao động tiền lương

 Thông tin về công trong tháng, được nhận từ các phòngban, phân xưởng

 Công BHXH dựa vào phiếu nghỉ hưởng BHXH

 Bảng các khoản tiền thưởng nhân viên đã nhận trongtháng (tính ở trường hợp thưởng theo lương) để tínhthuế

 Bảng đơn giá các loại sản phẩm hoàn thành của từngđơn vị để tính đơn giá công của nhân viên đối với loạisản phẩm đã làm ra

 Phiếu làm thêm giờ của công nhân để làm cơ sở tínhlương làm thêm giờ

 Các khoản phụ cấp, khoản tạm ứng, trong tháng

- Tiếp theo kế toán tiến hành tính lương cho từng nhânviên Định kỳ tính và trả lương cho cán bộ, công nhân viên đượcqui định như sau :

 Vào ngày 27 hàng tháng, bảng chấm công của cán bộcông nhân viên trong đơn vị được gởi đến phòng chứcnăng để duyệt

 Bộ phận kế toán tiền lương căn cứ vào khối lượngsản phẩm, kết quả họp thi đua, đơn giá tiền lương đượcgiao để giao tính tiền lương trả cho nhân viên

- Các công việc ở phần này đều được nhập vào bảngtính Excel để tính lương

- Các điều khoản áp dụng để tính lương ở Công ty hiệnnay

- Những quy định chung

Việc chi trả lương cho CBCNV trong Công ty phụ thuộc vàomức độ hoàn thành kế hoạch SXKD của Công ty và được thực

hiện theo các nguyên tắc sau :

1 Tiền lương trả cho người lao động theo nguyên tắcphân phối theo lao động và làm công việc gì, giữ chức vụ gìthì trả lương theo công việc đó, chức vụ đó, khuyến khíchngười lao động thực hiện tốt nhiệm vụ được giao

2 Tiền lương trả cho người lao động căn cứ vào năngsuất, chất lượng, hiệu quả công tác, mức độ đóng góp củangười lao động và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanhchung của Công ty, bảo đảm công bằng giữa các đơn vị và cánhân của người lao động

3. Tiền lương trả cho người lao độnggồm có : Tiền lương được trả theo lương thời gian hoặc lươngsản phẩm dựa trên hệ số cấp bậc chức vụ, kể cả cáckhoản phụ cấp quy định tại nghị định 26/CP ngày 23/5/93 của

Chính phủ.

I.2 Nguồn và cách phân bổ tiền lương.

2.1 - Nguồn hình thành và cách xác định quỹ tiền lương

2.1.1 - Nguồn hình thành quỹ tiền lương gồm có.

- Quỹ lương sản phẩm : bằng đơn giá sản phẩm được cơ

quan quản lý Nhà nước xét duyệt giao hàng năm nhân với sảnlượng kế hoạch sản phẩm sản xuất kinh doanh của Công ty

- Quỹ lương sửa chữa lớn của nghành đường mía (thiết bịđường và phương tiện vận tải)

- Quỹ lương bổ sung.

- Quỹ lương làm thêm giờ

- Quỹ lương từ các dịch vụ khác (xây dựng cơ bản, kinhdoanh vận tải, công tác xây lắp phát sinh trong kỳ)

2.1.2 - Nguồn tiền lương (V) được xác định theo công thức:

- Vbs : Quỹ tiền lương bổ sung áp dụng đối với đơn

vị được giao đơn giá tiền lương theo sản phẩm

- Vtg : Quỹ tiền lương làm thêm giờ tính theo số giờthực tế làm thêm nhưng không vượt quá quy định của Bộluật Lao động

- V khác : Quỹ lương từ các dịch vụ XDCB, kinh doanhvận tải, xây lắp,

I.3 - Kế hoạch giao quỹ tiền lương và trích lại :

1 - Đối với Nhà máy, xí nghiệp (gọi tắt là đơn vị ).

Quỹ tiền lương của các đơn vị được Công ty giao thông quađơn giá lương sản phẩm và sản lượng sản xuất kinh doanh củađơn vị được duyệt; lương bổ sung; lương thêm giờ và thựchiện quyết toán quỹ tiền lương 6 tháng một lần cùng vớiquyết toán tài chính theo các chỉ tiêu kế hoạch đã giao đơn vị

Đơn giá tiền lương sản phẩm của các đơn vị được giao căncứ vào các chỉ tiêu sau :

- Tiền lương cấp bậc và các khoản phụ cấp bìnhquân

- Sản lượng kế hoạch được giao

- Tốc độ tăng tiền lương nhỏ hơn tốc độ tăng năngsuất lao động

- Quỹ lương cho bộ máy quản lý phục vụ Công ty và

dự phòng toàn Công ty được tính bình quân bằng 25% đơn giásản phẩm toàn Công ty

- Ngoài ra quỹ lương của đơn vị trích dự phòng 5% - 7% đểchi cho các trường hợp ngừng việc do khách quan của đơn vị

2 Các hình thức trả lương trong Công ty.

2.1 - Đối tượng và căn cứ trả lương sản phẩm

1.1 - Đối tượng :

a/ Giám đốc, phó giám đốc, kế toán trưởng Công ty, chủtịch Công ty chuyên trách

b/ Lao động hợp đồng không thời hạn, có thời hạn

c/ Lao động theo công việc

2.1.2 - Căn cứ trả lương sản phẩm :

Đối tượng tại mục a,b theo quy định ở trên (1.1) được trảlương sản phẩm căn cứ vào

- Ngày công làm việc thực tế (theo bảng chấm công)

- Hệ số cấp bậc công việc : là hệ số được xây dựngtheo chế độ phức tạp, điều kiện công việc và khối lượngcông việc mà người lao động đảm nhiệm

Đối với nhà máy, xí nghiệp : một số phụ cấp cho cácchức danh trong khi chờ phân hạng nhà máy tạm thời như sau :

- Giám đốc, phó giám đốc các đơn vị hiên đang xếp mứclương cơ bản theo nghạch chuyên viên, phụ cấp chức danh tạmthời hưởng theo mức phụ cấp cho trưởng phó phòng doanhnghiệp hạng I, cụ thể :

+ Giám đốc : Phụ cấp bằng 0,4 mức lương tốithiểu

+ Phó giám đốc : phụ cấp bằng 0,3 mức lương tốithiểu

- Mức phụ cấp của trưởng phó phòng, quản đốc, phóquản đốc phân xưởng tạm xếp theo doanh nghiệp hạng II, cụthể:

+ Trưởng phòng, quản đốc : Phụ cấp bằng 0,2 mứclương tối thiểu

+ Phó phòng, Phó quản đốc, trưởng ca : Phụ cấpbằng 0,15 mức lương tối thiểu.

Ngoài ra các mức phụ cấp theo quy định của Nhà nước

được áp dụng như sau

+ Trách nhiệm phụ cấp bằng 0,1 mức lương tốithiểu cho các cương vị tổ trưởng sản xuất, tổ trưởng

công tác, thủ quỹ

+ Độc hại : Phụ cấp bằng 0,1 mức lương tối thiểucho các cương vị làm việc trong môi trường nóng, độc hại,

nguy hiểm

+ Ca 3 : phụ cấp bằng 35% mức tiền lương cấp bậcđối với lao động đi ca liên tục trong 8 ngày trở lên trong

một tháng và 30% mức lương cấp bậc cho các trường

hợp làm việc ban đêm còn lại

2.2- Các hình thức trả lương :

Có 3 hình thức :

2.2.1 - Trả lương thời gian (tháng):

2.2.2 - Trả lương sản phẩm (cho tập thể, đơn vị).

Quỹ lương sản phẩm = Đơn giá lương sản phẩm x sản

lượng thực hiện

- Với quỹ lương sản phẩm, sau khi trích nộp khoản dự

phòng về Công ty và trích tiền ăn giữa ca, còn lại được chia

Trong đó : Hcb : hệ số lương cấp bậc, Kcvụ , Ktn , Kđh , Kthn là

hệ số phụ cấp chức vụ, trách nhiệm, độc hại, thâm niên

Hcb+Hcbậc+Kcvụ+Kt

n

26

Lương CB + Lương chức vụ +  Phụ cấp

26

Ngày công thực tếđược duyệt

Kcv+Ktn+Kdh+Ktn

+ca 3 * Kca3

*

Kca3 = 1,75.

Công thực tế được tính cả công phép trong tiêu chuẩn,nghỉ việc riêng có lương, đi học, đào tạo, bồi dưỡng

2.2.3 - Tiền lương làm thêm giờ.

Đối với nhân viên làm thêm giờ thì tiền lương làm thêmđược tính như sau :

Tiền lương làm thêm = Đơn giá SP làm thêm x số giờ làmthêm

- Đối tượng sản phẩm làm thêm gồm các công việc sau :

+ nghiÖm thu s¶n phỈm, tiÕp thu s¶n phỈm

Không tính lương thêm giờ cho các bộ phận quản lý giántiếp Nội dung công việc phải được Giám đốc duyệt trước khithực hiện và đăng ký với phòng chức năng để kiểm tra theodõi, thanh toán

2.2.3 - Bảng hệ số lương theo cấp bậc công việc của Công ty :

TT Chức danh, công việc Hệ số cấp

bậc côngviệc

2 PGĐ, Kế toán trưởng, Bí thư Đảng ủy, Chủ

tịch Công Đoàn của Công ty

2,0

3 Giám đốc các đơn vị và tương đương,

Trưởng phòng ban, Phó bí thư Đảng Ủy, Phó

Chủ tịch Công đoàn, Bí thư Đoàn thanh niên

của Công ty

1,8

4 Phó giám đốc các đơn vị và tương đương,

Phó phòng ban Công ty, trưởng chi nhánh

1,6

5 Quản đốc, trưởng ca, trưởng phòng các đơn

vị, phó chi nhánh

1,4

6 Phó quản đốc, phó trưởng ca, phó phòng

các đơn vị

1,3

7 Các tổ trưởng sản xuất, công tác 1,2

Hệ số 1,1 bình quân, Giám đốc Công ty giao cho Giám đốccác nhà máy, xí nghiệp, trưởng các đơn vị cùng tập thể đơn vịcăn cứ vào tính chất công việc định hệ số cho CBCNV của mìnhmột cách hợp lý, hệ số cao nhất phải nhỏ hơn 1,2 và thấpnhất bằng 0,8.

2.2.4 - Tiền lương trả cho cán bộ, công nhân viên theo hai kỳ, cụ thể:

- Kỳ I : Khoảng từ ngày 12 đến 15 của tháng

- Kỳ II : Vào cuối tháng (không quá ngày 5 tháng sau)

Lương của CBCNV được nhận là :

Tổng lương = Lương TG + Lương SP + Lương thêm giờ +Tiền ăn

* Chú ý : Nếu là nhân viên thử việc (Đại học, Cao đẳng, Trung cấp, Công nhân kỹ thuật) thì được trả 70% mức lương bậc 1 theo ngành nghề đào tạo theo qui định của Bộ luật lao động

Hết thời gian thử việc, nếu đạt yêu cầu và được bố trícông tác thì xếp lương theo thang bảng lương Nhà nước qui định

I.4: Các khoản đóng cho ngân sách.

4.1 Trích đóng BHXH, BHYT, KPCĐ.

Việc trích đóng BHXH, BHYT, KPCĐ của Công ty được thựchiện như sau :

- Tổng số trích là 25%, trong đó:

+ 6% được trích trừ vào lương nhân viên theo mức lương cơbản (lương cấp bậc) : 5% thuộc BHXH, 1% thuộc BHYT

+ 19% được trích vào giá thành sản phẩm, số này đượctrích như sau:

 2% trích cho KPCĐ trích theo tổng quỹ lương thực tếcủa công nhân sản xuất sản phẩm

 17% trích theo tổng lương cơ bản của công nhân sản

xuất được duyệt Trong đó 15% cho BHXH, 2% cho BHYT

4.2 Thuế thu nhập.

Công ty áp dụng cách tính thuế thu nhập lũy tiến từngphần do Uíy ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 6-2-1997như sau:

Ví dụ : Cá nhân A là người Việt Nam có thu nhập thường

xuyên bình quân trong năm dương lịch là 5.250.000 đồng Thuế thunhập cá nhân A phải nộp (đến bậc 4) là :

Số thuế phải nộp 1 tháng là 675.000 đồng, bao gồm :

- Thu nhập đến 2tr đồng không phải nộp thuế

- Thu nhập trên 2.000.000 -> 3.000.000 đ phải nộp theothuế suất của bậc 2 là :

Vậy tổng thuế thu nhập cá nhân A phải nộp 1 tháng là :

1.00.000đ + 2.00.000đ + 375.000đ = 675.000 đ

Số thuế thu nhập cá nhân A phải nộp cho cả năm là :

675.000 x 12 tháng = 8.100.000 đ

* Thuế thu nhập bổ sung

Căn cứ vào Pháp lệnh sử đổi một số điều của Pháp

lệnh thuế thu nhập được Uíy ban Thường vụ Quốc hội thôngqua ngày 8-2-1997 Thuế bổ sung quy định như sau : Sau khi đãnộp thuế thu nhập lũy tiến từng phần , nếu phần thu nhập

còn lại bình quân lớn hơn 8 triệu đồng/ tháng Thì phải nộpthuế thu nhập bổ sung với thuế suất 30% số vượt trên 8 triệuđồng.

4 3: Bảng một số các ngạch bậc theo qui định của Nhà nước.

1,82

1,94

2,06

2,18

2,30

2,42

2,55

2,68

2,81

2,94

3,07

3,20

3,33

5 - Kỹ thuật viên đánh máy : 01.005

1,94

2,06

2,18

2,30

2,42

2,55

2,68

2,81

2,94

3,07

3,20

3,33

6 - Nhân viên đánh máy : 01.006Bậc 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16Hệ

1,62

1,71

1,80

1,89

1,98

2,07

2.16

2,25

2,34

2,43

2,52

2,61

2,71

7 - Nhân viên kỹ thuật : 01.007Bậc 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

1,88

2,00

2,12

2,24

2,36

2,49

2,62

2,75

2,88

3,01

3,14

3,27

8 - Nhân viên phục vụ : 01.009Bậc 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16Hệ

1,27

1,36

1,45

1,54

1,63

1,72

1,81

1,90

1,99

2,08

2,17

2,26

2,36

9 - Lái xe cơ quan : 01.010Bậc 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16Hệ

2,03

2,14

2,25

2,36

2,47

2,58

2,69

2,80

2,91

3,02

3,13

3,24

3,35

10 - Nhân viên bảo vệ : 01.011Bậc 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16Hệ

1,62

1,71

1,80

1,89

1,98

2,07

2,16

2,25

2,34

2,43

2,52

2,61

2,71

HÖ Sỉ 1,3 1.5 1,7 1,8 1,9 2,1 2,2 2,3 2,4 2,5 2,6 2,7 2,8 2,9 3,0 3,1

2-GI¸O VI£N BỊC TRUNG CÍP Vµ CAO §¼NG §¹I HôC

BỊC 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

HÖ Sỉ 2,0 2,1 2,2 2,3 2,4 2,5 2,6 2,7 2,8 2,9 3,1 3,4 3,5 3,7 3,8 4,0

4.3.3: Ngạch tài chính

1 - Kế toán viên chính : 06.030

1,94

2,06

2,18

2,30

2,42

2,55

2,68

2,81

2,94

3,07

3,20

3,33

4 - Thủ quỹ : 06.035Bậc 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16Hệ

1,61

1,70

1,79

1,88

1,97

2,06

2,15

2,24

2,33

2,42

2,51

2,60

2,70

I.5: Một số quy định trong quá trình nâng bậc lương.

Trong quá trình làm việc, nếu nhân viên không bị kỷ luật docác sai phạm thì thời gian nâng bậc được tính như sau :

 Trình độ Đại học trở lên: Cứ 3 năm nâng một bậc

 Dưới đại học : 2 năm nâng một bậc

Quá trình chuyển ngạch thì tùy bằng cấp và công việccụ thể được giao mới chuyển được

I.6: Nhận xét chung

Từ quá trình hoạt động của hệ thống ở phần nhân sựvà tiền lương của 1 Công ty, em có một số ý kiến sau :

Nhận xét phần tiền lương

 Khi có một sự thay đổi của nhân viên ảnh hưởng đếnquá trình tính lương (đổi phòng ban, hệ số lương, ) thìngười làm lương phải tìm để sửa rất khó khăn , dễ sinh

ra nhầm lẫn Mà điều này là tối kỵ vì ảnh hưởng đếnthu nhập của nhân viên.

 Phải tạo ra một bảng tính lương rất cồng kềnh, khóquản lý, đòi hỏi tốn rất nhiều thời gian để tạo ra bảnglương cho nhân viên (quá tải công việc ở những kỳ tínhlương) => Phải cần có nhiều người để làm việc

 Tình trạng trả lương không đúng hạn do nhân viên tínhlương không làm kịp thời cũng thường xuyên xảy ra =>nhân viên tính lương không đáp ứng được yêu cầu củaCông ty thì bị phạt

Ý kiến :

+ Cần phải tạo chương trình tiền lương để đáp ứng đầyđủ các công việc tính lương, đơn giản hóa các công việc chongười người làm Bảo đảm kịp thời thời gian trả lương chonhân viên

+ Phục vụ kịp thời các công việc thay đổi chỉnh sửa dữliệu, nhất là các thông số tính lương của nhân viên