Phân tích công việc của một nhân viên

• Tìm hiểu qua tài liệu, Internet: Phân tích công việc là thu thập các thông tin về công việc một cách hệ thống, nhằm xác định các nhiệm vụ thuộc phạm vi công việc đó và những kỹ năng, n

•

KH

ÁI NIỆ M

•

Ý N GH ĨA

II

•

NH ỮN

G T HÔ NG TIN C ẦN TH

U T HẬ

P T RO NG PH ÂN TÍC

H C ÔN

G V IỆ C

III

•

NỘ

I D UN

G T RÌN

H T

Ự T HỰ

C H IỆ

N P HÂ

N T ÍC

H C ÔN

G V IỆ C

IV

•

NỘ

I D UN

G C HÍN

H C ỦA B ẢN

G M

Ô T

Ả C ÔN

G V IỆ C.

V

•

NỘ

I D UN

G C HÍN

H C ỦA B ẢN

G T IÊ

U C HU ẨN T HỰ

C H IỆ

N C ÔN

G V IỆ C

G C HÍN

H C ỦA B ẢN

G T IÊ

U C HU ẨN K ẾT Q UẢ C ÔN

G V IỆ C

Mục lụcĐỀ: PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

NGUYỄN HOÀNG ÁNH THƠ

1.KHÁI NIỆM: Phân tích công việc

• Khi vừa đọc đề:

 Tìm hiểu

 Mổ xẻ, tìm hiểu chi tiết một công việc cụ thể với một mục đích nhất định

• Tìm hiểu qua tài liệu, Internet:

Phân tích công việc là thu thập các thông tin về công việc một cách hệ thống, nhằm xác định các nhiệm vụ thuộc phạm

vi công việc đó và những kỹ năng, năng lực, trách nhiệm cần thiết để có thể thực hiện công việc đó một cách tốt nhất

 Phân tích công việc là những công việc, thủ tục xác định quyền hạn, trách nhiệm, kỹ năng theo yêu cầu của công việc

và làm cơ sở xác định cho việc quản trị nhân sự nhằm thực hiện công việc một cách tốt nhất

………

NGUYỄN HOÀNG ÁNH THƠ

•Tìm hiểu qua tài liệu, Internet:

Phân tích công việc là quá trình thu thập các thông tin liên quan đến công việc một cách có hệ thống

 Phân tích công việc cung cấp các thông tin về yêu cầu, đặc điểm của công việc, làm cơ sở cho việc xây dựng bảng mô

tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc

NGUYỄN HOÀNG ÁNH THƠ

ĐÚC KẾT:

 Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quản trị nhân sự

Phân tích công việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là cơ sở cho việc bố trí nhân viên phù hợp.

VẬY, Phân tích việc là:

• Một phương thức hệ thống để thu thập và phân tích thông tin về nội dung và yêu cầu nhân sự của công việc và bối cảnh trong đó công việc được hoàn thành

•Bao gồm: thu thập thông tin và phân biệt nó với công việc khác

•Cấp các thông tin về yêu cầu, đặc điểm của công việc, làm cơ sở cho việc xây dựng bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc

NGUYỄN HOÀNG ÁNH THƠ

• Yêu cầu của phân tích công việc

· Phải dựa trên cơ sở thông tin chính xác, đầy đủ

· Dựa trên cơ sở bản mô tả công việc, thực tế công việc

Phân tích công

v iệc căn cứ

trê

n

hoạt đ ộng

(Tas

k – Base

d J

ob

Analy sis)

o

tiế

p cận

năng lực

(Com pet ency Approa

ch

to Job A

naly sis)

HÌNH THỨC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

NGUYỄN HOÀNG ÁNH THƠ

1. Phân tích công việc căn cứ trên hoạt động (Task – Based Job Analysis).

.Đuợc thực hiện tập trung vào các hoạt động, bổn phận và trách nhiệm trong công việc

2. Phân tích công việc theo tiếp cận năng lực (Competency Approach to Job Analysis)

. Tập trung vào các năng lực con người cần để thực hiện công việc.

.Nhấn mạnh chính khả năng con người ( kiến thức, kỹ năng và khả năng) thực sự ảnh hưởng đến thành quả tổ chức

NGUYỄN HOÀNG ÁNH THƠ

2 Ý nghĩa của phân tích công việc

2.1 Đối với nhà quản lý:

· Phát hiện các yếu tố làm hạn chế kết quả công việc

· Dự báo số lượng, chất lượng nhân sự cần thiết

· Sản xuất và phân công công việc để tránh chồng chéo

· Là cơ sở cho việc tuyển dụng, lựa chọn người phù hợp với công việc

NGUYỄN HOÀNG ÁNH THƠ

· Giúp đánh giá được mức độ ảnh hưởng của môi trường đối với quá trình thực thi

· Là căn cứ cho kiểm tra, đánh giá hiệu quả làm việc

· Là cơ sở để lên kế hoạch phát triển cán bộ và xây dựng các chương trình đào tạo cần thiết

· Xây dựng chế độ lương thưởng công bằng

2.2 Đối với người thực thi công việc

- Xác định rõ yêu cầu của công việc, hiểu rõ nhiệm vụ trách nhiệm, quyền hạn

- Dựa trên bản yêu cầu chuyên môn của công việc, có thể xây dựng kế hoạch làm việc và học tập để nâng cao trình độ chuyên môn, đáp ứng yêu cầu của công việc

- Có thể xây dựng các mối quan hệ trong thực thi được tốt hơn

NGUYỄN HOÀNG ÁNH THƠ

Để thực hiện phân tích công việc được chính xác cần phải sử dụng các loại thông tin dưới đây:

  

1 Thông tin về tình hình thực hiện công việc.

2 Thông tin về yêu cầu nhân sự

NGUYỄN HOÀNG ÁNH THƠ

CÁC THÔNG TIN CẦN THU THẬP TRONG QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

3 Thông tin về các yêu cầu đặc điểm, tính năng tác dụng, số lượng, chủng loại của các máy móc, trang bị dụng cụ được sử dụng trong quá trình sử dụng công việc.

4 Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc.

5 Các thông tin về điều kiện thực hiện công việc.

NGUYỄN HOÀNG ÁNH THƠ

CÁC THÔNG TIN CẦN THU THẬP TRONG QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

6.Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc.

7.Thông tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tiến hành tại nơi làm việc

NGUYỄN HOÀNG ÁNH THƠ

CÁC THÔNG TIN CẦN THU THẬP TRONG QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

CÁC GIAI ĐOẠN TRONG QUÁ TRÌNH PHÂN TÍCH

• Hoạch định phân tích công việc

• Chuẩn bị và truyền đạt phân tích công việc

• Tiến hành phân tích công việc

• Phát triển bảng Mô tả công việc và bảng Tiêu chuẩn công việc

• Duy trì và cập nhật bảng mô tả công việc và bảng tiêu chuẩn công việc

Vũ Ngọc Cường 

Hoạch định phát triển công việc

Hoạch định có nghĩa là xác định các mục tiêu của phân tích

công việc

Cập nhật bảng mô tả công việc

Điều chỉnh lương bổng của nhân viên

Tái thiết kế các công việc trong một bộ phận hay chi nhánh của tổ chức

Thay đổi cấu trúc các bộ phận của tổ chức để phù hợp với chiến lược kinh doanh

Vũ Ngọc Cường 

Là bước tiếp theo sau khi đã hoạch định phát triển công việc

Bước này chủ yếu xác định lại công việc( theo giờ, công việc văn

phòng), ai là người tham gia trong quá trình…

Một điều quan trọng là phải truyền đạt và giải thích quá trình cho các

nhà quản trị các nhân viên có liên quan về mục đích của phân tích công

việc

Chuẩn bị và giới thiệu bảng phân tích công việc

Vũ Ngọc Cường :v

• Xác định mục tiêu sử dụng thông tin phân tích

• Thu thập thông tin cơ bản

• Lựa chọn công việc tiêu biểu

• Thu thập thông tin và phân tích công việc

• Kiểm tra thông tin với các thành viên

• Triển khai bảng mô tả công việc và bảng tiêu bảng tiêu chuẩn công việc

Tiến hành phân tích công việc

Vũ Ngọc Cường <3

Phát triển bảng Mô tả công việc và bảng Tiêu chuẩn

công việc

Khái niệm:

Bản mô tả công việc là một tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến công

tác cụ thể, các nhiệm vu và trách nhiệm của công việc Hiểu một cách

ngắn gọn bản mô tả công việc là mô tả các nhiệm vụ cấu thành nên công

việc đó

Cường Vũ

Bản mô tả công việc là một tài liệu giải thích trả lời các câu hỏi sau:

Người thực hiện công viêc? Vị trí của họ trong hệ thống của tổ chức?

Tại sao công việc đó phải được thực hiện?

Mục tiêu công việc đó là gì?

Công việc phải làm gì? hay các nhiệm vụ chủ yếu phải hoàn thành?

Công việc được thực hiện ở đâu?

Khi nào công việc được coi là hoàn tất?

Phương tiện, trang bị thực hiện công việc?

Điều kiện làm việc và rủi ro có thể?

Vũ Ngọc Cường

Khái niệm:

Bản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê tất cả các yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên thực hiện công việc Hay nói khác đi là bản trình bày các điều kiện tiêu chuẩn tối thiểu có thể chấp nhận được mà một người cần phải có để hoàn thành một công việc riêng biệt nào đó.

Vũ Ngọc Cường

Thư ký Kỹ sư trưởng cơ khí

TÍNH CHẤT CÔNG VIỆC :Dài hạn

YÊU CẦU SỨC KHỎE : Có thể ngồi làm việc lâu

Có ít nhất một năm làm công việc tương tự.

Kiến thức,Kỹ năng cần thiết

Kinh nghiệm

Vũ Ngọc Cường

Duy trì và cập nhật hóa bảng mô tả và bảng tiêu

chuẩn công việc

Một hệ thống cần được thiết lập và duy trì tính cập nhật của bảng mô tả công

việc ,có nghĩa là toàn bộ quá trình từ việc phân tích công việc nên được lặp lại

trong một số năm, vì bản chất của tổ chức là năng động và tiến hóa

Vũ Ngọc Cường <3 <3 <3

Đào thanh phượng

Những thành phần cấu tạo nên một công việc được phân tích và thể hiện trong bản mô tả công việc

Nó mô tả một vị trí, làm rõ trách nhiệm của người nắm giữ vị trí đó và giúp phân biệt phạm vi trách nhiệm của một nhân viên với những nhân viên khác nhằm tránh sự dẫm chân lên nhau hoặc ngược lại

là “trốn tránh trách nhiệm

Đào thanh phượng

Những trách nhiệm mà một nhân viên được công ty yêu cầu phải

thực hiện ở vị trí công việc của mình sẽ được mô tả một cách tổng

quát hơn, thay vì chúng phải nêu rõ đích danh nhiệm vụ với số

lượng cụ thể phải thực hiện trong công việc hàng ngày.

Ngày nay, trong một môi trường mà các công ty phải đối đầu với

sự cạnh tranh ngày càng gia tăng và sự đòi hỏi liên tục đổi mới về

sản phẩm hoặc dịch vụ của thị trường, công ty phải không ngừng

cải tiến về kỹ thuật, quy trình sản xuất sản phẩm và cung cách phục

vụ.

Đào thanh phượng

Nội dung của bản mô tả

• Bản mô tả công việc là một tài liệu cung cấp thông tin liên quan đến công tác cụ thể, các nhiệm vu và trách nhiệm của công việc Hiểu một cách ngắn gọn bản mô

tả công việc là mô tả các nhiệm vụ cấu thành nên công việc đó.

+Bản mô tả công việc là một tài liệu giải thích trả lời các câu hỏi sau:

• Người thực hiện công viêc? Vị trí của họ trong hệ thống của tổ chức?

• Tại sao công việc đó phải được thực hiện?

• Mục tiêu công việc đó là gì?

Đào thanh phượng

• Công việc phải làm gì? hay các nhiệm vụ chủ yếu phải hoàn thành?

• Công việc được thực hiện ở đâu?

• Khi nào công việc được coi là hoàn tất?

• Phương tiện, trang bị thực hiện công việc?

• Điều kiện làm việc và rủi ro có thể?

• Như vậy bản mô tả công việc là một bản liệt kê chính xác và xúc tích những điều

mà nhân viên phải thực hiện Nó cho biết nhân viên làm cái gì? Làm như thế nào?

Và các điều kiện mà nhân viên đó được thực thi.

Đào thanh phượng

Một cách cụ thể bản mô tả công việc thường bao gồm các nội dung sau đây:

• Nhận diện công việc

• Tóm tắt công việc

• Các mối quan hệ

• Chức năng trách nhiệm công việc

• Quyền hạn

• Tiêu chuẩn mẫu

• Điều kiện thực hiện công việc

Đào thanh phượng

-ghi lại lời đọc của các kỹ sư trưởng cơ khí xử lí các thư từ khẩn

_sắp xếp công tác cho phòng chuẩn bị các cuộc họp

Đào thanh phượng

- Soạn thảo văn bản và tả lời thư từ theo lệnh của các kỹ sư trưởng

- Giúp các kỹ sư trưởng giải quyết các công việc hành chánh thông thường

- Giải quyết các thắc mắc thường là gọi và trả lời các cuộc gọi điện thoại 1 cách khôn khéo.tiếp khách hiệu quả

+CÁC NHIỆM VỤ PHỤ:

- Chuẩn bị tóm tắt về các chi tiêu theo yêu cầu của kế toán

- Chuyển hồ sơ cũ xuống tầng hầm

Đào thanh phượng

NỘI DUNG CHÍNH CỦA BẢNG TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC:

Khái niệm : bản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê tất cả các yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên thực  hiện công việc. Hay nói khác đi là bản trình bày các điều kiện tiêu chuẩn tối thiểu có thể chấp nhận được 

mà một người cần phải có để hoàn thành một công việc riêng biệt nào đó.

ĐÀO NGUYÊN

NỘI DUNG CHÍNH CỦA BẢNG TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC:

     - Một số các yêu cầu đặc biệt khác cần thiết cho hoàn thành công việc 

ĐÀO NGUYÊN

Phổ thông trung học Kiểm tra văn hóa do công ty tổ chức

Ngành học :Chuyên môn hóa rộng

Chức danh nghề nghiệp : Không đòi hỏi

Đào tạo và bằng cấp chuyên môn : Ưu tiên người đã được đào tạo về thư ký nhưng không bắt buộc

• Kinh nghiệm làm việc cần thiết:

• Kiến thức / Kỹ năng cần thiết:

• VÍ DỤ: BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆC:

• Chức danh công việc: Trưởng ca

Mục đích của vị trí công việc: Đảm bảo vận hành các hoạt động sản xuất của ca mình quản lý một cách 

có hiệu quả và an toàn thông qua việc chỉ đạo các hoạt động tổ chức sắp xếp dây chuyền sản xuất và  các chức năng quản lý với tư cách người giám sát.

Nhiệm vụ của vị trí công việc:

     1. Chỉ đạo các hoạt động nhân sự trong sản xuất và phối hợp với các hoạt động nhân sự trong bảo  dưỡng.

     2. Bảo đảm truyền đạt thông tin và giải thích cho nhân viên về các chính sách nhân sự và sản xuất.

     3. Quản lý chương trình bảo dưỡng cần thiết thông qua việc thu thập các yêu cầu bảo dưỡng, lên  lịch và ghi chép theo dõi các hoạt động bảo dưỡng.

     4. Quản lý các thủ tục giao ca trong phân xưởng sản xuất.

     5. Thực hiện việc tập huấn và đào tạo chương trình an toàn lao động, nâng cao chuyên môn cho  nhân viên cấp dưới.

     6. Lên lịch làm việc, phân công người đảm nhiệm cũng như chịu trách nhiệm giải quyết cho nhân  viên nghỉ phép.

    7. Đảm nhận các nhiệm vụ theo dõi thời gian làm việc của công nhân và cập nhật các thông tin liên  quan đến tình hình sản xuất và nhân sự trong bộ phận mình phụ trách.

     8. Xây dựng dự toán và chịu trách nhiệm về mức độ dự trữ nguyên vật liệu trong khu vực sản xuất  được phụ trách.

     9. Đánh giá kết quả công việc hàng kỳ của công nhân viên mà mình phụ trách.

     10.Góp ý cho nhân viên về các vấn đề chuyên môn và các công việc liên quan đến công việc.

• Yêu cầu thể lực : Phải đi lại và trèo cầu thang

Các mối quan hệ báo cáo :

     Trưởng ca báo cáo trực tiếp lên quản đốc phân xưởng sản xuất. Trưởng ca chỉ đạo và giám sát hoạt động của 2 nhân viên kiểm tra và vận hành thiết bị điện, nước và những người được phân công dưới quyền mình. Đồng thời phối hợp hoạt động với nhân viên bảo dưỡng cùng ca

Yêu cầu về trình độ kỹ năng công việc:

     - Học vấn: Trình độ trung cấp hoặc công nhân kỹ thuật

     - Kinh nghiệm làm việc trong phân xưởng: ít nhất có 1 năm giữ vị trí tổ trưởng

     - Các kinh nghiệm khác: Hiểu biết về nghề may, thêu và có ít nhất 2 năm làm việc trong doanh nghiệp

ĐÀO NGUYÊN

• Các kỹ năng và kiến thức cần có :

     Các phân tích về điều kiện làm việc trong bản mô tả công việc giúp các nhà quản trị cải thiện các điều kiện lao động cho nhân viên nhằm nâng cao năng suất lao động đồng thời bảo đảm sự an toàn và sức khỏe cho nhân viên

ĐÀO NGUYÊN

VÍ DỤ:TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

TÊN CÔNG VIỆC: THU THẬP, TẬP HỢP, GIAO NỘP THÔNG TIN

• I MÔ TẢ CÔNG VIỆC

• Thu thập, tập hợp và giao nộp thông tin cần tuân thủ các bước sau:

• - Lập và thống nhất lịch làm việc;

• - Thực hiện thu thập thông tin;

• - Tập hợp thông tin và khảo sát bổ sung;

• - Giao nộp thông tin;

• - Công việc được thực hiện bởi người lao động ở trình độ bậc 4.

• II CÁC TIÊU CHÍ THỰC HIỆN

• - Lịch làm việc được thống nhất giữa đối tượng cung cấp thông tin và người khảo sát;

• - Thông tin được thu thập đúng, đủ nội dung, thời gian qua phỏng vấn điều tra;

• - Các thông tin được tập hợp và khảo sát bổ sung chính xác và đầy đủ;

• - Các thông tin thu thập được giao nhận đầy đủ, đúng thời gian cho người phụ trách;

• - Thái độ nghề nghiệp nghiêm túc, tỷ mỉ;

• - Thời gian hoàn thành công việc phải đáp ứng theo yêu cầu.

ĐÀO NGUYÊN

• III CÁC KỸ NĂNG VÀ KIẾN THỨC THIẾT YẾU

• - Điều tra thu thập thông tin;

• - Kinh nghiệm bản thân

• IV CÁC ĐIỀU KIỆN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

• - Bảng hỏi, phiếu điều tra, phương tiện đi lại;

• - Giấy, bút, máy ghi âm, máy ảnh;

• - Tài liệu kết quả điều tra thu tập, biên bản giao nhận

ĐÀO NGUYÊN

• V TIÊU CHÍ VÀ CÁCH THỨC ĐÁNH GIÁ KỸ NĂNG

ĐÀO NGUYÊN

Tiêu chí đánh giá Cách thức đánh giá

- Lịch làm việc; - Quan sát, kiểm tra;

- Bảng hỏi, phiếu điều tra; - Quan sát, kiểm tra thử/test;

- Tính chính xác, khách quan, đầy đủ của việc thu

thập thông tin;

- So sánh với mục tiêu và nội dung;

- Tài liệu kết quả điều tra thu thập - Đọc, quan sát để đánh giá

VÍ DỤ: TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

• TÊN CÔNG VIỆC: TỔNG HỢP VÀ PHÂN TÍCH SỐ LIỆU THU THẬP

• I MÔ TẢ CÔNG VIỆC

• Tổng hợp và phân tích số liệu thu thập đạt yêu cầu cần thực hiện theo các bước sau:

• - Phân loại và mã hóa thông tin;

• - Nhập dữ liệu vào máy tính;

• - Xử lý thông tin;

• - Tổng hợp và phân tích số liệu;

• - Viết và gửi báo cáo kết quả nghiên cứu thị trường;

• - Công việc được thực hiện bởi người lao động ở trình độ bậc 5

ĐÀO NGUYÊN