Lời khuyên khi làm việc và sử dụng power point

LỜI KHUYÊN KHI SỬ DỤNG POWER POINT ThS. Trương Quang Trung CNĐD. Hoàng Anh Tú Nội dung bài trình bày  Nội dung  Cấu trúc các slide (bản ghi)  Cỡ chữ  Mầu sắc  Nền (Background)  Đồ thị và Đồ họa, hình ảnh  Ngữ pháp và chính t  Kết luận  Câu hỏi Nội dung  Tạo ra slide thứ 1 và 2 trình bày tóm tắt nội dung của bài trình bày – Ví dụ: slide vừa giới thiệu  Thực hiện theo nội dung mà bạn đã xây dựng  Chỉ đưa những điểm/ vấn đề chính vào phần nọi dung tóm tắt Cấu trúc của slide– Tốt  Sử dụng 1 – 2 slide cho mỗi phút trong bày trình bày  Ghi những thông tin chính, không cần đưa lên câu/thông tin hoàn chỉnh  phát triển ý  Nên đưa 4 – 5 ý (gạch đầu dòng) trong mỗi slide  Tránh dài dòng: nên dùng các từ khóa hoặc cụm từ Cấu trúc của slide – Không nên  Trang trình bày quá nhiều từ  gây khó khăn cho cả người trình bày và người nghe với các luận điểm.  Thêm vào đó người nghe phải dành nhiều thời gian hơn để đọc thay vì lắng nghe bài trình bày của bạn. Cấu trúc của slide– Tốt  Đưa ra 1 vấn đề trong: – Giúp người nghe tập trung vào những điểm bạn trình bày – Ngăn ngừa người nghe đọc trước những vấn đề chưa trình bày – Giúp bài trình bày có trọng tâm Cấu trúc của slide – Không nên  Không nên sử dụng nhiều hiệu ứng  Không nên dùng hiệu ứng nhanh, mạnh  Nên sử dụng một loại hiệu ứng Cỡ chữ - Nên  Cỡ chữ nhỏ nhất là 18  Sử dụng các cỡ chữa khác nhau cho ý chính (main points) và các ý hỗ trợ (secondary points) – ý hỗ trợ là 24-point, ý chính là 28-point,và tiêu đề 36-point  Sử dụng mẫu chữ chuẩn như là Times New Roman or Arial Fonts - Bad  Nếu bạn sử dụng cỡ chữ nhỏ, người nghe không thể đọc được những gì bạn trình bày  ViẾT CHỮ HOA CHỈ SỬ DỤNG KHI THẬT CẦN THIẾT  Khó đọc  Không s d ng các đ nh d ng ch ph c t pử ụ ị ạ ữ ứ ạ Màu sắc - Nên  Sử dụng màu chữ tương phản với nền (background) – VD: sử dụng chữ màu xanh trên nền màu trắng  Sử dụng màu sắc để nhắc bạn về trật tự của cấu trúc bài trình bày – VD: Màu xanh dương cho tiêu đề và màu xanh đen/ màu đen cho nội dung trình bày  Sử dụng màu khác biệt để nhấn mạnh – Mỗi slide chỉ nên có tối đa 6 gạch đầu dòng [...]...Màu sắc – Không nên  Sử dụng màu mà không tương phản với nên  khó khăn trong quá trình đọc Dùng màu sắc để trang trí chỉ làm mất sự tập trung và gây ức chế cho người đọc Sử dụng 1 mầu sắc cho 1 ý là không cần thiết  Trying to be creative can also be bad   Nền (Background) - Nên  Sử dụng nền tương tự mang lại sự hấp dẫn nhưng đơn giản  Nên sử dụng nền màu sáng  Nên sử dụng nền duy nhất trong... khó chịu Ngữ pháp và chính tả  Kiểm tra các slide nhằm: – – –  Phát hiện lỗi chính tả Lặp chữ trong sử dụng Lỗi ngữ pháp Trường hợp sử dụng Tiếng Anh (English), nên đề nghị người khác kiểm tra bài trình bày của bạn! Kết luận  Sử dụng phần kết hiệu quả và nhấn mạnh (Use an effective and strong closing) –  Người nghe dường như ghi nhớ những câu cuối cùng trong phần trình bày Sử dụng slide kết luận... các bài báo Mỗi slide chỉ nên có tối đa 6 gạch đầu dòng Một số lời khuyên khi diễn thuyết 6 7 8 9 10 (2/2) Dùng font (kiểu chữ) chữ đủ lớn để người tham gia có thể đọc dễ dàng Sử dụng nhiều hình ảnh vì “một bức ảnh có giá trị hơn ngàn lời nói” Màu chữ nổi bật trên nền phông Lời nói của bạn vẫn là chủ đạo, chứ không phải các slide Powerpoint Đánh số thứ tự các slide để người nghe tiện theo dõi Phương... bạn Nền – Không nên   Tránh sử dụng nền gây mất tập trung hoặc gây khó khăn trong quá trình đọc Sử dụng nền duy nhất trong bài trình bày của bạn Đồ thị/ hình ảnh - Nên  Nên sử dụng đồ thị, biểu đồ hơn là diễn giải bằng chữ  Nhớ đặt tiêu đề cho đồ thị - biểu đồ  (Tổng số 113 Điều dưỡng – KTV, chưa kể những CB làm kiêm nhiệm, 18.35% ĐH, 9.73% Cao Đẳng, 66.37% Trung cấp và 3.55% y công) Đồ thị/biểu... người nghe đặt câu hỏi Đưa thêm các hỗ trợ khác trong quá trình hỏi và trả lời Tránh phần kết đột ngột Một số lời khuyên khi diễn thuyết 1 2 3 4 5 (1/2) Theo đúng tuần tự Đánh dấu, gạch đầu dòng các ý, đặc biệt những điểm cần nhấn mạnh Nếu có quá nhiều thông tin thì dùng thêm slide hoặc footnote phụ trợ, đừng bao giờ nhét quá nhiều chữ vào một slide Mỗi dòng trong slide nên ngắn gọn, tối đa 10 chữ, giống... _ Kỹ năng trình bày _ Kỹ năng giao tiếp -> Công việc của chúng ta: chỉ làm việc với máy tính  Kỹ sư ngành Kinh tế quản lý Năng lực +++++ Kỹ năng trình bày +++++ Kỹ năng giao tiếp -> Công việc của họ: lãnh đạo chúng ta 26 Phương pháp thuyết trình  Nội dung: 1 2 3 4 27 Các vấn đề gặp phải Hướng dẫn chung Chuẩn bị kỹ thuật Kết luận 1 Các vấn đề khi thuyết trình  Nhược điểm của người thuyết trình... sệt Thất vọng Tại sao??? 28 1 Các vấn đề khi thuyết trình  Thói quen thông thường: – –  Bạn cảm thấy khó -> người nghe cũng vậy Bạn không hiểu -> thường bỏ qua Nhưng, nên nhớ rằng! Với bất kỳ chủ đề nào Với bất kỳ người nghe nào Với bất kỳ khoảng thời gian nào Đều có cách giải thích thuyết phục!!! 29 1 Các vấn đề khi thuyết trình  Người nghe suy nghĩ gì???  Làm thế nào lôi cuốn họ??? -> Hãy tuân... nguyên lý AIDA 30 2 Nguyên tắc chung  Nguyên lý AIDA Attention: Mục đích : Đánh thức sự chú ý Bằng cách: Sử dụng các hình vẽ, ví dụ đặc biệt Interest: Mục đích: Đánh thức sự thích thú Bằng cách: Mô tả một trường hợp quen thuộc Desire: Mục đích: Tạo ra mong muốn ở người nghe Bằng cách: Đề xuất một vài biện pháp cải tiến Action: Mục đích: Thỏa mãn mong muốn Bằng cách: Giải quyết các biện pháp cải tiến... xây dựng bài thuyết trình  Bước 1 - Mở đầu: Giới thiệu tổng quát – –  Bước 2 - Mục đích –  32 Chưa tập trung vào trình tự Nói rõ, bạn sẽ trình bày về vấn đề gì Nêu rõ mục đích của bài thuyết trình Bước 3 - Tiếp tục trình bầy nội dung 2 Các bước xây dựng bài thuyết trình  Đồng thời: sử dụng các cụm từ Đến đây, Tiếp theo… để định hướng  Bước 4 - Kết thúc Kết luận: Vấn đề vừa trình bầy là gì Đã giải... trình bầy là gì Đã giải quyết được đến đâu 33 Không khí bao trùm  Buổi thuyết trình là – –     Cuộc đối thoại Không phải buổi đọc chính tả Luôn nhìn thẳng vào người nghe Luôn nói với người nghe Luôn theo dõi gương mặt họ Với người đến muộn: sử dụng các ví dụ, so sánh, nhắc lại, ví dụ vui… 34 Xương sống của bài thuyết trình     Phải có trình tự hợp lý Trình tự này không theo quy tắc nào Với trường . mạnh  Nên sử dụng một loại hiệu ứng Cỡ chữ - Nên  Cỡ chữ nhỏ nhất là 18  Sử dụng các cỡ chữa khác nhau cho ý chính (main points) và các ý hỗ trợ (secondary points) – ý hỗ trợ là 24 -point, ý. (Background) - Nên  Sử dụng nền tương tự mang lại sự hấp dẫn nhưng đơn giản  Nên sử dụng nền màu sáng  Nên sử dụng nền duy nhất trong bài trình bày của bạn Nền – Không nên  Tránh sử dụng nền gây. points) – ý hỗ trợ là 24 -point, ý chính là 28 -point ,và tiêu đề 36 -point  Sử dụng mẫu chữ chuẩn như là Times New Roman or Arial Fonts - Bad  Nếu bạn sử dụng cỡ chữ nhỏ, người nghe không thể đọc