CÁC CHỨC NĂNG XỬ LÝ NGHIỆP VỤ TRONG PMIS

- Để in danh sách kiểm tra, bạn đánh dấu vào ô "Chọn toàn bộ", nhấp chuột vào nút "In DS", chương trình sẽ liệt kê toàn bộ danh sách những người đủ điều kiện nâng lương.. Nếu rà soát thấ

* CÁC CHỨC NĂNG XỬ LÝ NGHIỆP VỤ TRONG PMIS

Biên soạn : Nguyễn Bình Tài

Module "Nghiệp vụ" trong phân hệ PMIS bao gồm 11 chức năng như hình dưới đây

Có 7 chức năng sử dụng thường xuyên đã được tạo sẵn các shortcut, bạn có thể mở nhanh bằng cách nhấp chuột vào các Icon trên thanh công cụ :

Các chức năng này xếp theo thứ tự như sau :

- Nhập thông tin hồ sơ,

- Đánh giá cán bộ, công chức,

- Tìm kiếm hồ sơ (chỉ có tác dụng khi đã vào chức năng nhập hồ sơ)

- Quản lý nâng lương,

- Tra cứu thông tin,

- Báo cáo tiền lương,

- Báo cáo tổng hợp

Tài liệu này sẽ trình bày cách sử dụng, khai thác các chức năng trong menu Nghiệp vụ

1/- Nhập thông tin hồ sơ :

Chức năng "Nhập thông tin hồ sơ" bao gồm các hoạt động cập nhật cơ sở dữ liệu : Nhập, Sửa, Xoá,

In hồ sơ Muốn thực hiện công việc nào, bạn nhấp chuột vào nút tương ứng xếp dưới màn hình

Các thông tin hồ sơ nhân sự được trình bày trên màn hình gồm có 3 phần :

+ Phần đầu : là các thông tin cơ bản như họ tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, và hình ảnh công chức

+ Phần thân : là các thông tin chi tiết Các thông tin này được chia làm 4 nhóm : 1.Thông tin cá

nhân, 2.Tuyển dụng- Đoàn- Đảng; 3.Trình độ chuyên môn; 4.Tiền lương-Phụ cấp Muốn điều chỉnh hồ sơ, bạn nhấp chuột vào nút "Sửa" Sau khi sửa, bạn nhập chuột vào nút "Ghi" để ghi lại kết quả đã sửa

Muốn tra cứu, cập nhật thông tin cho quá trình nào, bạn nhấp chuột vào quá trình đó Muốn sửa thông tin trong 1 dòng nào trong quá trình, bạn di chuyển đến dòng đó rồi nhấp chuột vào nút "Sửa" Bạn thực hiện sửa thông tin trong các ô nhập phía trên bảng dữ liệu Sau đó nhấp chuột vào nút "Ghi" để ghi lại Muốn thêm 1 dòng thông tin mới, bạn nhấp chuột vào nút "Thêm" và thực hiện như trên để ghi lại

Muốn in một hồ sơ, bạn nhấp chuột vào nút "In" trong hàng nút phía dưới màn hình, sẽ xuất hiện hộp thoại như sau :

Chương trình cho phép in 4 mẫu hồ sơ lý lịch Bạn chọn mẫu in (ví dụ trên hình bên là mẫu "Tiểu

sử tóm tắt"), nhấp chuột vào nút "In", sẽ xuất hiện trên màn hình mẫu in Tiểu sử tóm tắt Chương trình cho phép in trực tiếp ra giấy hoặc in ra file Nếu muốn in ra file, bạn nhấp chuột vào icon ,

và sẽ có được 2 lựa chọn là in ra file Excel hoặc file Pdf

2/- Đổi số hồ sơ : Chức năng này cho phép bạn sửa mã hồ sơ Khi thực hiện, mã hồ sơ của tất cả

các bảng quá trình cũng được chuyển theo một cách đồng bộ

Trước tiên, bạn nhấp chuột vào nút

"Tìm kiếm" để chọn đến hồ sơ cần đổi

mã Sau đó, bạn nhấp chuột vào nút "Sửa", con trỏ chuột sẽ xuất hiện trong ô "Số hồ

sơ mới" để bạn thực hiện sửa mã

3/- Đánh giá cán bộ công chức :

Để ghi kết quả đánh giá cán bộ công chức hàng năm, trong chương trình cũ chỉ có một cách là vào màn hình Nhập hồ sơ, tìm hồ sơ, mở Quá trình đánh giá CBCC để nhập vào PMIS mới vẫn cho phép nhập theo phương pháp trên Nhược điểm là phải tìm và nhập từng hồ sơ, thao tác rất chậm Do đó, PMIS mới bổ sung thêm chức năng "Đánh giá CBCC", cho phép liệt kê danh sách của cả đơn vị, đồng thời cho phép gán các giá trị xếp loại hàng loạt cho cả đơn vị, sau đó người sử dụng chỉ sửa các trường hợp cá biệt (không giống như hầu hết các trường hợp khác) Ví dụ : Xếp loại đạo đức hầu hết là Tốt, chỉ cá biệt một số ít trường hợp là xếp loại khác Thao tác như sau :

- Chọn đơn vị cần đánh giá (Ví dụ : hình trên là đơn vị "Văn phòng Sở Giáo dục và Đào tạo")

- Gõ số năm vào ô "Năm đánh giá"; chọn kỳ đánh giá (chọn kỳ 15/06 - Do việc đánh giá CB,CC trong ngành GD mỗi năm chỉ thực hiện 1 lần vào cuối năm học)

- Nhấp chuột vào nút "Lập danh sách", sẽ đưa ra danh sách như hình trên

- Đánh dấu vào ô "Chọn tất cả", chờ một

lúc sau khi các hồ sơ đều đã được đánh dấu, nhấp

chuột vào nút "Đánh giá", sẽ xuất hiện hộp thoại

sau (xem hình bên) :

Bạn chọn giá trị đánh giá của từng nội

dung, đánh giá Ví dụ : Xếp loại sức khoẻ : Tốt ;

Xếp loại đạo đức : Tốt ; Xếp loại chuyên môn :

Khá, Xếp loại chung : Khá Bạn nhấp chuột vào nút

"Cập nhật", các giá trị đó sẽ được tạm gán cho tất cả các hồ sơ trong đơn vị Bạn rà soát danh sách, sửa lại giá trị trong các hồ sơ cá biệt

- Nhấp chuột vào nút "Ghi", nội dung đánh giá sẽ được ghi vào cơ sở dữ liệu

Thực hiện chức năng này sẽ giảm bớt rất nhiều thời gian phải cập nhật dữ liệu từng hồ sơ như phương thức cũ

4/- Quản lý nâng lương :

Module "Quản lý lương" trong Pmis cũ bao gồm 2 tác nghiệp : Xử lý nâng lương và In bảng lương hàng tháng

Phần nghiệp vụ của PMIS mới chỉ thực hiện tác nghiệp Xử lý nâng lương, còn việc in bảng lương

và tổng hợp tiền lương được tách ra thành một chức năng riêng : Báo cáo về lương đặt trongmenu Báo cáo

Về nghiệp vụ quản lý nâng lương ở chương trình mới cũng tương tự như chương trình cũ Giao diện chương trình mới như sau :

Bạn có thể thực hiện các động tác tuần tự như sau :

- Chọn phạm vi đơn vị cần xử lý (Hình trên cho thấy đang chọn các đơn vị "Trực thuộc Sở GD-ĐT Bạc Liêu")

- Chọn thời gian mà chương trình sẽ tính đến (Ví dụ trên hình : 31/12/2008)

- Các mục chọn về loại cán bộ, loại bảng lương, loại thời gian nâng lương thường xuyên : chương trình chọn mặc định là "Tất cả" Có tất cả 1296 người được nâng lương đợt này (Các bạn có thể chọn lọc lại từng loại nếu muốn)

- Nhấp chuột vào nút "Lập danh sách" ở góc trên bên phải màn hình Khung bên dưới sẽ liệt kê toàn

bộ danh sách thoả mãn điều kiện được nâng lương

- Để in danh sách kiểm tra, bạn đánh dấu vào ô "Chọn toàn bộ", nhấp chuột vào nút "In DS", chương trình sẽ liệt kê toàn bộ danh sách những người đủ điều kiện nâng lương

Bạn nên in xuất danh sách này ra 1 file Excel để kiểm tra (nhấp chuột vào Icon hình chiếc đĩa vi tính, chọn Export ra file Excel) Nếu rà soát thấy có sai sót (thường là do dữ liệu nhập sai sót chi tiết về lương), bạn có thể nhấp chuột vào nút "Hiển thị hồ sơ" để mở màn hình nhập liệu và thực hiện chỉnh sửa các chi tiết sai sót)

Sau khi sửa chữa hoàn chỉnh, bạn thực hiện lại chức năng "Lập danh sách", sẽ có danh sách nâng lương chính xác để đề nghị cấp có thẩm quyền ra quyết định nâng lương

Nếu được phân cấp in quyết định nâng lương, bạn có thể nhấp chuột vào nút "In quyết định", chương trình sẽ in ra các quyết định nâng lương theo mẫu đã lưu sẵn trong phần mềm

- Bạn nhấp chuột vào nút "Cập nhật", các chi tiết tiền lương mới sẽ được cập nhật vào CSDL (trên

sơ yếu và trong quá trình lương)

* Ghi chú :

- Chương trình còn cho phép thực hiện việc cập nhật nâng lương sớm Khi nhấp chuột vào nút

"Nâng lương sớm", màn hình sẽ liệt kê danh sách của những người có thời gian còn thiếu đến 12 tháng so với thời gian nâng lương thường xuyên Các bạn có thể chọn lọc trong danh sách những người thực sự được nâng lương sớm để bổ sung vào danh sách nâng lương thường xuyên

- Sửa mẫu quyết định : Chương trình

sử dụng 1 mẫu quyết định chưa đúng thể thức và

không thể phù hợp với từng địa phương Do đó

các bạn cần phải sửa mẫu trước khi thực hiện lệnh

"In quyết định"

Chương trình chứa các mẫu quyết định

trong thư mục C:\Program Files\DTT\PMIS Các

mẫu quyết định đã lưu trữ sẵn trong chương trình

bao gồm :

+ Quyết định nâng lương (Qdluong.doc)

+ Quyết định thuyên chuyển

(Qdtchuyen)

+ Quyết định bổ nhiệm ngạch

(Nangngach.doc)

+ Quyết định nghỉ hưu (QDnghihuu.doc)

(Thongbao_nghihuu.doc)

5/- Thuyên chuyển cán bộ :

Chức năng Thuyên chuyển cán bộ thực hiện tương tự như PMIS cũ, gồm có 4 tác nghiệp : Thuyên chuyển nội bộ, Chuyển đi nơi khác, Về hưu, Thôi viêc.

Một số điểm mới cần lưu ý :

- Dữ liệu những người chuyển đi nơi khác, về hưu, thôi việc không được cắt sang Backup như Pmis

cũ, mà vẫn tồn tại trong CSDL, chỉ ghi chú thời gian và lý do trong bảng sơ yếu Khi nhìn trên màn hình nhập dữ liệu sẽ không thấy được những người này Tuy nhiên, nếu sử dụng chức năng tra cứu, sẽ tra cứu được cả những người này

- Danh mục lý do nghỉ việc được mở rộng ra nhiều loại, phục vụ yêu cầu mẫu báo cáo thống kê phân tích theo lý do nghỉ việc (Xem chức năng báo cáo tổng hợp)

- Chuơng trình có chức năng "Tìm kiếm" và "Hiển thị" hồ sơ để giúp xác định đúng người cần thực hiện thuyên chuyển.ên chuyển nội bô

- Khi thực hiện Thuyên chuyển nội bộ, Chuyển đi nơi khác, Về hưu : chương trình cho phép in quyết định tương ứng (cách thực hiện giống như In quyết định nâng lương mô tả ở trên)

- Lưu ý quan trọng : Khi thực hiện lệnh "Chuyển đi nơi khác", chương trình sẽ tạo ra 1 file dữ liệu

dạng Xml Người chuyển đi (có thể là thuyên chuyển khác tỉnh) có thể mang file dữ liệu này nộp cho đơn vị chuyển đến đển nơi này ghép nối vào CSDL của đơn vị

6/- Nhận cán bộ :

Chức năng này thực hiện khi nhận hồ sơ của một người từ nơi khác chuyển đến Hồ sơ này phải là fiel Xml được xuất ra từ chức năng "Chuyển đi nơi khác" như trên đã nêu (Không thực hiện ghép nối được

từ file Xml xuất ra từ chức năng "Trích chọn hồ sơ")

Chương trình yêu cầu bạn chọn người đơn vị nhập vào, xác định ngày nhận về đơn vị mới, đánh dấu chọn vào tên người chuyển đến, nhấp chuột vào nút "Ghi" Hồ sơ này sẽ được nhập vào đơn vị mới

Chức năng này đã được cải tiến theo hướng tiện dụng hơn cho người sử dụng : không buộc phải ghép cả cây đơn vị cũ vào để thực hiện việc chuyển hồ sơ như Pmis cũ Chương trình mới không quan tâm đến đơn vị cũ của người mới chuyển đến.

7/- Lập kế hoạch biên chế :

Đây là một chức năng xử lý khá phức tạp, đòi hỏi người sử dụng phải nhập đầy đủ các thông tin đầu vào theo yêu cầu của chương trình

Các yêu cầu thông tin đầu vào bao gồm :

+ Xác định cấp học và hạng trường : cập nhật trong danh mục trường

+ Xác định định mức bố trí cán bộ, giáo viên, nhân viên của từng cấp học

+ Nhập số lớp - học sinh của từng trường (theo kế hoạch phát triển, làm cơ sở để tính nhu cầu giáo viên)

+ Xác định định mức tiết dạy của từng môn đối với cấp THCS và THPT

+ Trong hồ sơ nhân sự phải được nhập đầy đủ thông tin Môn dạy (hoặc Nhiệm vụ) để xác định số

CB, GV, NV hiện có

Các định mức này đã được chương trình nhập sẵn Người dùng cần rà soát lại để chỉnh sửa cho chính xác và phù hợp với địa phương (ví dụ : bố trí các tiết tăng cường cho môn tự chọn, phân ban, ) Lưu ý : Bảng tỉ lệ bố trí tiết dạy của giáo viên chương trình nhập sẵn rất rất không chính xác, cần phải được điều chỉnh :

Muốn điều chỉnh ô nào, bạn nhấp đúp chuột vào ô đó Sau khi chỉnh sửa hết, nhấp nút "Ghi" để ghi lại kết quả chỉnh sửa

Sau khi đã nhập đầy đủ các nội dung theo yêu cầu nêu trên, các bạn có thể thực hiện chức năng Lập

kế hoạch biên chế như sau :

- Chọn phạm vi đơn vị cần xử lý : Ví dụ các trường THPT trực thuộc Sở

- Chọn năm học cần lập kế hoạch biên chế

- Chọn loại cán bộ cần tính toán (mặc định là chọn tất cả)

- Thực hiện lệnh "Tính toán và lập kế hoạch"

Kết quả tính toán xuất ra màn hình như sau :

Bạn nên xuất ra Excel để dễ xem xét, sử dụng File Excel có dạng như sau :

Chương trình tổng hợp số nhân sự "Biên chế hiện có" (đếm từ CSDL) và "Biên chế kế hoạch năm sau" (tức nhu cầu giáo viên cần để đáp ứng cho số lớp đã khai báo) Các dòng trên cùng là số tổng hợp cả khối Trung học phổ thông Các dòng sau đó liệt kê số liệu tổng hợp của từng trường Căn cứ vào các số liệu này, ta có thể quyết định số lượng giáo viên cần tuyển dụng.

* Ghi chú : Nhu cầu giáo viên các môn do chương trình tính toán bao gồm cả số làm công tác

chủ nhiệm, kiêm nhiệm tổ trưởng, dạy sinh hoạt tập thể v.v (giả định GV môn nào cũng có thể bố trí làm các công việc này)

8/- Lập danh sách nghỉ hưu :

Chức năng này cho phép người sử dụng lập danh sách những người sắp nghỉ hưu để chủ động bố trí nhân sự thay thế và kịp thời giải quyết các chế độ chính sách theo quy định

Ví dụ : Muốn biết trong 6 tháng cuối năm 2008 ở Phòng giáo dục-ĐT Hoà Bình có bao nhiêu người

sẽ nghỉ hưu ? Các bạn thực hiện các động tác như sau :

Bạn đánh dấu chọn, rồi nhấp vào nút "Ghi", 3 hồ sơ trên sẽ được đưa qua "Danh sách nghỉ hưu đã xác nhận".

Ngoài danh sách do chương trình tính toán đưa ra như trên, các bạn cũng có thể bổ sung thêm danh sách nghỉ hưu sớm bằng cách nhấp chuột vào tag "DS nghỉ hưu dự kiến (Tự thêm)", rồi nhấp tiếp vào nút

"Nghỉ hưu sớm" dưới màn hình Chương trình sẽ liệt kê danh sách cho bạn chọn bổ sung Ví dụ :

Khi nhấp vào nút "Chọn", hồ sơ Hứa Trọng Hiếu sẽ được đưa vào danh sách, trong đó cột "Ngày sẽ nghỉ hưu" còn trống, yêu cầu bạn nhập bổ sung Bạn nhấp tiếp nút "Ghi", hồ sơ này sẽ được đưa tiếp vào danh sách xác nhận nghỉ hưu

Từ Tab "Danh sách nghỉ hưu đã xác nhận", bạn có thể in danh sách hoặc in thông báo nghỉ hưu Nếu chọn "In danh sách", chương trình sẽ xuất ra danh sách như sau :

Từ danh sách này, bạn xác định được thời điểm phải gửi thông báo nghỉ hưu cho các đối tượng (theo quy định là trước ngày nghỉ hưu 6 tháng) Nếu người nào đủ điều kiện quy định nâng lương sớm (kể từ ngày được thông báo nghỉ hưu nếu còn thiếu từ 1 - 12 tháng sẽ đến hạn nâng bậc lương thường xuyên), chương trình sẽ đánh dấu vào cột "Được nâng lương sớm" lưu ý Thủ trưởng đơn vị thực hiện theo quy định

Nếu chọn In thông báo nghỉ hưu, chương trình sẽ in ra thông báo theo mẫu như sau :

Bạn có thể sửa mẫu in chứa trong thư mục C:\Program Files\DTT\PMIS cho phù hợp với quy định của địa phương như phần trên đã trình bày.

10/- Bổ nhiệm ngạch :

Chương trình cho phép liệt kê những người đến hạn bổ nhiệm ngạch Trước tiên, chương trình lọc ra danh sách những người còn "Tập sự - Thử việc", tiếp theo sẽ chọn tiếp những người từ ngày tuyển dụng đến ngày khai báo lập danh sách đã quá hạn tập sự - thử việc theo quy định

Trong thực tế, có nhiều người đã được bổ nhiệm và nâng 1 - 2 bậc lương, nhưng do thiếu sót trong cập nhật dữ liệu, các bạn vẫn chưa chuyển loại từ "Tập sự/Thử việc" sang "Biên chế" hay "Hợp đồng không thời hạn", nên chương trình cũng sẽ liệt kê cho các bạn điều chỉnh loại cán bộ

Bạn thực hiện các thao tác Chọn đơn vị, khai báo ô "Tính đến ngày", nhấp chuột vào nút "Lập danh sách", chương trình sẽ liệt kê danh sách những người còn thử việc mà đã hết hạn bổ nhiệm ngạch như sau :

Trước hết, bạn hãy đánh dấu chọn tất cả hồ sơ , rồi nhấp chuột vào nút "Hiện sơ yếu" để kiểm tra và sửa lại mã loại từ "Tập sự/Thử việc" sang "Hợp đồng không thời hạn" đối với những trường hợp thực tế đã được bổ nhiệm ngạch nhưng dữ liệu chưa được cập nhật điều chỉnh

Sau đó bạn lập lại danh sách (những hồ sơ này không còn xuất hiện), bạn đánh dấu chọn toàn bộ, nhấp vào nút "In danh sách" Đơn vị sử dụng danh sách này để đề nghị cơ quan có thẩm quyền ra quyết định

Nếu đơn vị đã được phân cấp ra quyết định bổ nhiệm ngạch, bạn có thể nhấp vào nút "In quyết định"

để thực hiện in quyết định Bạn cần sửa mẫu quyết định cho phù hợp trước khi ra lệnh In quyết định