CÁC CHỨC NĂNG XỬ LÝ NGHIỆP VỤ TRONG PMIS

* CÁC CHỨC NĂNG XỬ LÝ NGHIỆP VỤ TRONG PMIS Biên soạn : Nguyễn Bình Tài Module "Nghiệp vụ" trong phân hệ PMIS bao gồm 11 chức năng như hình dưới đây. Có 7 chức năng sử dụng thường xuyên đã được tạo sẵn các shortcut, bạn có thể mở nhanh bằng cách nhấp chuột vào các Icon trên thanh công cụ : Các chức năng này xếp theo thứ tự như sau : - Nhập thông tin hồ sơ, - Đánh giá cán bộ, công chức, - Tìm kiếm hồ sơ (chỉ có tác dụng khi đã vào chức năng nhập hồ sơ) - Quản lý nâng lương, - Tra cứu thông tin, - Báo cáo tiền lương, - Báo cáo tổng hợp. Tài liệu này sẽ trình bày cách sử dụng, khai thác các chức năng trong menu Nghiệp vụ. 1/- Nhập thông tin hồ sơ : Chức năng "Nhập thông tin hồ sơ" bao gồm các hoạt động cập nhật cơ sở dữ liệu : Nhập, Sửa, Xoá, In hồ sơ. Muốn thực hiện công việc nào, bạn nhấp chuột vào nút tương ứng xếp dưới màn hình. Các thông tin hồ sơ nhân sự được trình bày trên màn hình gồm có 3 phần : + Phần đầu : là các thông tin cơ bản như họ tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, và hình ảnh công chức. + Phần thân : là các thông tin chi tiết. Các thông tin này được chia làm 4 nhóm : 1.Thông tin cá nhân, 2.Tuyển dụng- Đoàn- Đảng; 3.Trình độ chuyên môn; 4.Tiền lương-Phụ cấp. Muốn điều chỉnh hồ sơ, bạn nhấp chuột vào nút "Sửa". Sau khi sửa, bạn nhập chuột vào nút "Ghi" để ghi lại kết quả đã sửa. Lưu ý : Khi nhấp chuột vào nút "Sửa", bạn có quyền sửa cả các thông tin ở phần đầu, kể cả nhập mới hoặc thay thế ảnh công chức. Muốn nhập ảnh mới, bạn nhấp chuột vào từ "Chọn ảnh" phía dưới khung ảnh, màn hình yêu cầu bạn chọn 1 file ảnh đã lưu trữ. Nếu kích thước file ảnh lớn hơn 10 Kb, chương trình sẽ cảnh báo trước khi nhập vào CSDL. + Phần chân: liệt kê thông tin của 18 bảng quá trình. Trong đó có 7 quá trình mới đưa vào như : Lịch sử bản thân, Quá trình tham gia hoạt động xã hội, Quá trình giảng dạy, Sáng kiến kinh nghiệm, Quy hoạch đào tạo, Quá trình Thanh tra, Đang học đào tạo- bồi dưỡng. Muốn tra cứu, cập nhật thông tin cho quá trình nào, bạn nhấp chuột vào quá trình đó. Muốn sửa thông tin trong 1 dòng nào trong quá trình, bạn di chuyển đến dòng đó rồi nhấp chuột vào nút "Sửa". Bạn thực hiện sửa thông tin trong các ô nhập phía trên bảng dữ liệu. Sau đó nhấp chuột vào nút "Ghi" để ghi lại. Muốn thêm 1 dòng thông tin mới, bạn nhấp chuột vào nút "Thêm" và thực hiện như trên để ghi lại. Muốn in một hồ sơ, bạn nhấp chuột vào nút "In" trong hàng nút phía dưới màn hình, sẽ xuất hiện hộp thoại như sau : Chương trình cho phép in 4 mẫu hồ sơ lý lịch. Bạn chọn mẫu in (ví dụ trên hình bên là mẫu "Tiểu sử tóm tắt"), nhấp chuột vào nút "In", sẽ xuất hiện trên màn hình mẫu in Tiểu sử tóm tắt. Chương trình cho phép in trực tiếp ra giấy hoặc in ra file. Nếu muốn in ra file, bạn nhấp chuột vào icon , và sẽ có được 2 lựa chọn là in ra file Excel hoặc file Pdf. 2/- Đổi số hồ sơ : Chức năng này cho phép bạn sửa mã hồ sơ. Khi thực hiện, mã hồ sơ của tất cả các bảng quá trình cũng được chuyển theo một cách đồng bộ. Trước tiên, bạn nhấp chuột vào nút "Tìm kiếm" để chọn đến hồ sơ cần đổi mã. Sau đó, bạn nhấp chuột vào nút "Sửa", con trỏ chuột sẽ xuất hiện trong ô "Số hồ sơ mới" để bạn thực hiện sửa mã. 3/- Đánh giá cán bộ công chức : Để ghi kết quả đánh giá cán bộ công chức hàng năm, trong chương trình cũ chỉ có một cách là vào màn hình Nhập hồ sơ, tìm hồ sơ, mở Quá trình đánh giá CBCC để nhập vào. PMIS mới vẫn cho phép nhập theo phương pháp trên. Nhược điểm là phải tìm và nhập từng hồ sơ, thao tác rất chậm. Do đó, PMIS mới bổ sung thêm chức năng "Đánh giá CBCC", cho phép liệt kê danh sách của cả đơn vị, đồng thời cho phép gán các giá trị xếp loại hàng loạt cho cả đơn vị, sau đó người sử dụng chỉ sửa các trường hợp cá biệt (không giống như hầu hết các trường hợp khác). Ví dụ : Xếp loại đạo đức hầu hết là Tốt, chỉ cá biệt một số ít trường hợp là xếp loại khác. Thao tác như sau : - Chọn đơn vị cần đánh giá (Ví dụ : hình trên là đơn vị "Văn phòng Sở Giáo dục và Đào tạo"). - Gõ số năm vào ô "Năm đánh giá"; chọn kỳ đánh giá (chọn kỳ 15/06 - Do việc đánh giá CB,CC trong ngành GD mỗi năm chỉ thực hiện 1 lần vào cuối năm học). - Nhấp chuột vào nút "Lập danh sách", sẽ đưa ra danh sách như hình trên. - Đánh dấu vào ô "Chọn tất cả", chờ một lúc sau khi các hồ sơ đều đã được đánh dấu, nhấp chuột vào nút "Đánh giá", sẽ xuất hiện hộp thoại sau (xem hình bên) : Bạn chọn giá trị đánh giá của từng nội dung, đánh giá. Ví dụ : Xếp loại sức khoẻ : Tốt ; Xếp loại đạo đức : Tốt ; Xếp loại chuyên môn : Khá, Xếp loại chung : Khá. Bạn nhấp chuột vào nút "Cập nhật", các giá trị đó sẽ được tạm gán cho tất cả các hồ sơ trong đơn vị. Bạn rà soát danh sách, sửa lại giá trị trong các hồ sơ cá biệt. - Nhấp chuột vào nút "Ghi", nội dung đánh giá sẽ được ghi vào cơ sở dữ liệu. Thực hiện chức năng này sẽ giảm bớt rất nhiều thời gian phải cập nhật dữ liệu từng hồ sơ như phương thức cũ. 4/- Quản lý nâng lương : Module "Quản lý lương" trong Pmis cũ bao gồm 2 tác nghiệp : Xử lý nâng lương và In bảng lương hàng tháng. Phần nghiệp vụ của PMIS mới chỉ thực hiện tác nghiệp Xử lý nâng lương, còn việc in bảng lương và tổng hợp tiền lương được tách ra thành một chức năng riêng : Báo cáo về lương đặt trongmenu Báo cáo. Về nghiệp vụ quản lý nâng lương ở chương trình mới cũng tương tự như chương trình cũ. Giao diện chương trình mới như sau : Bạn có thể thực hiện các động tác tuần tự như sau : - Chọn phạm vi đơn vị cần xử lý (Hình trên cho thấy đang chọn các đơn vị "Trực thuộc Sở GD-ĐT Bạc Liêu"). - Chọn thời gian mà chương trình sẽ tính đến (Ví dụ trên hình : 31/12/2008) - Các mục chọn về loại cán bộ, loại bảng lương, loại thời gian nâng lương thường xuyên : chương trình chọn mặc định là "Tất cả". Có tất cả 1296 người được nâng lương đợt này. (Các bạn có thể chọn lọc lại từng loại nếu muốn). - Nhấp chuột vào nút "Lập danh sách" ở góc trên bên phải màn hình. Khung bên dưới sẽ liệt kê toàn bộ danh sách thoả mãn điều kiện được nâng lương. - Để in danh sách kiểm tra, bạn đánh dấu vào ô "Chọn toàn bộ", nhấp chuột vào nút "In DS", chương trình sẽ liệt kê toàn bộ danh sách những người đủ điều kiện nâng lương. Bạn nên in xuất danh sách này ra 1 file Excel để kiểm tra (nhấp chuột vào Icon hình chiếc đĩa vi tính, chọn Export ra file Excel). Nếu rà soát thấy có sai sót (thường là do dữ liệu nhập sai sót chi tiết về lương), bạn có thể nhấp chuột vào nút "Hiển thị hồ sơ" để mở màn hình nhập liệu và thực hiện chỉnh sửa các chi tiết sai sót). Sau khi sửa chữa hoàn chỉnh, bạn thực hiện lại chức năng "Lập danh sách", sẽ có danh sách nâng lương chính xác để đề nghị cấp có thẩm quyền ra quyết định nâng lương. Nếu được phân cấp in quyết định nâng lương, bạn có thể nhấp chuột vào nút "In quyết định", chương trình sẽ in ra các quyết định nâng lương theo mẫu đã lưu sẵn trong phần mềm. - Bạn nhấp chuột vào nút "Cập nhật", các chi tiết tiền lương mới sẽ được cập nhật vào CSDL (trên sơ yếu và trong quá trình lương). * Ghi chú : - Chương trình còn cho phép thực hiện việc cập nhật nâng lương sớm. Khi nhấp chuột vào nút "Nâng lương sớm", màn hình sẽ liệt kê danh sách của những người có thời gian còn thiếu đến 12 tháng so với thời gian nâng lương thường xuyên. Các bạn có thể chọn lọc trong danh sách những người thực sự được nâng lương sớm để bổ sung vào danh sách nâng lương thường xuyên. - Sửa mẫu quyết định : Chương trình sử dụng 1 mẫu quyết định chưa đúng thể thức và không thể phù hợp với từng địa phương. Do đó các bạn cần phải sửa mẫu trước khi thực hiện lệnh "In quyết định". Chương trình chứa các mẫu quyết định trong thư mục C:\Program Files\DTT\PMIS . Các mẫu quyết định đã lưu trữ sẵn trong chương trình bao gồm : + Quyết định nâng lương. (Qdluong.doc) + Quyết định thuyên chuyển. (Qdtchuyen) + Quyết định bổ nhiệm ngạch (Nangngach.doc) + Quyết định nghỉ hưu (QDnghihuu.doc) + Thông báo nghỉ hưu (Thongbao_nghihuu.doc) 5/- Thuyên chuyển cán bộ : Chức năng Thuyên chuyển cán bộ thực hiện tương tự như PMIS cũ, gồm có 4 tác nghiệp : Thuyên chuyển nội bộ, Chuyển đi nơi khác, Về hưu, Thôi viêc. Một số điểm mới cần lưu ý : - Dữ liệu những người chuyển đi nơi khác, về hưu, thôi việc không được cắt sang Backup như Pmis cũ, mà vẫn tồn tại trong CSDL, chỉ ghi chú thời gian và lý do trong bảng sơ yếu. Khi nhìn trên màn hình nhập dữ liệu sẽ không thấy được những người này. Tuy nhiên, nếu sử dụng chức năng tra cứu, sẽ tra cứu được cả những người này. - Danh mục lý do nghỉ việc được mở rộng ra nhiều loại, phục vụ yêu cầu mẫu báo cáo thống kê phân tích theo lý do nghỉ việc (Xem chức năng báo cáo tổng hợp). - Chuơng trình có chức năng "Tìm kiếm" và "Hiển thị" hồ sơ để giúp xác định đúng người cần thực hiện thuyên chuyển.ên chuyển nội bô - Khi thực hiện Thuyên chuyển nội bộ, Chuyển đi nơi khác, Về hưu : chương trình cho phép in quyết định tương ứng. (cách thực hiện giống như In quyết định nâng lương mô tả ở trên) - Lưu ý quan trọng : Khi thực hiện lệnh "Chuyển đi nơi khác", chương trình sẽ tạo ra 1 file dữ liệu dạng Xml. Người chuyển đi (có thể là thuyên chuyển khác tỉnh) có thể mang file dữ liệu này nộp cho đơn vị chuyển đến đển nơi này ghép nối vào CSDL của đơn vị. 6/- Nhận cán bộ : Chức năng này thực hiện khi nhận hồ sơ của một người từ nơi khác chuyển đến. Hồ sơ này phải là fiel Xml được xuất ra từ chức năng "Chuyển đi nơi khác" như trên đã nêu. (Không thực hiện ghép nối được từ file Xml xuất ra từ chức năng "Trích chọn hồ sơ") Chương trình yêu cầu bạn chọn người đơn vị nhập vào, xác định ngày nhận về đơn vị mới, đánh dấu chọn vào tên người chuyển đến, nhấp chuột vào nút "Ghi". Hồ sơ này sẽ được nhập vào đơn vị mới. [...]... 11/- Cập nhật các hệ số phụ cấp : Chức năng này nhằm hỗ trợ người sử dụng thực hiện cập nhật hàng loạt các hệ số phụ cấp có quy định rành mạch mà chương trình có thể tính toán được Có 3 loại phụ cấp mà chương trình hỗ trợ cập nhật là : Phụ cấp chức vụ, Phụ cấp trách nhiệm, Phụ cấp ưu đãi Trước khi thực hiện chức năng cập nhật phụ cấp, các bạn cần rà soát chuẩn hoá các thông tin cơ bản của các đơn vị.. .Chức năng này đã được cải tiến theo hướng tiện dụng hơn cho người sử dụng : không buộc phải ghép cả cây đơn vị cũ vào để thực hiện việc chuyển hồ sơ như Pmis cũ Chương trình mới không quan tâm đến đơn vị cũ của người mới chuyển đến 7/- Lập kế hoạch biên chế : Đây là một chức năng xử lý khá phức tạp, đòi hỏi người sử dụng phải nhập đầy đủ các thông tin đầu vào theo yêu cầu của chương trình Các. .. đặc thù, Loại đơn vị) Các bạn cần nhập bổ sung đầy đủ, nhất là các thông tin sau đây mà chương trình sử dụng để tính các loại phụ cấp : - Hạng trường - Loại đặc biệt - Phường, xã - Vùng địa lý - Đánh dấu vào các ô thích hợp ở hàng cuối (Thành thị, Chất lượng cao, Đặc biệt khó khăn, Biên giới) b/- Rà soát, điều chỉnh bảng phụ cấp chức vụ lãnh đạo : Mở bảng danh mục "Phụ cấp chức vụ" , trên màn hình sẽ... trường học và bảng hệ số phụ cấp chức vụ mà chương trình đã lập sẵn a/- Cập nhật, diều chỉnh các thông tin đơn vị : Bạn vào Danh mục, chọn mở danh mục "Trường" (xếp gần cuối bảng liệt kê các danh mục) Muốn xem, điều chỉnh thông tin của đơn vị nào, các bạn nhấp đúp chuột vào tên đơn vị đó, sẽ mở hộp thoại như sau : Các thông tin cơ bản sau khi chuyển đổi dữ liệu từ chương trình Pmis cũ sang chương trình mới... chương trình đã lập sẵn như sau : Bạn soát lại các hệ số phụ cấp và điều chỉnh bổ sung nếu có sai sót c/- Thực hiện cập nhật phụ cấp : Trước hết, bạn chọn phạm vi đơn vị cần cập nhật (mặc định là tất cả hồ sơ) Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi chọn phạm vi xử lý là các đơn vị trực thuộc Sở giáo dục và đào tạo Màn hình trình bày các mức phụ cấp hiện có trong cơ sở dữ liệu Nhấp chuột vào nút "Lấy phụ... làm các công việc này) 8/- Lập danh sách nghỉ hưu : Chức năng này cho phép người sử dụng lập danh sách những người sắp nghỉ hưu để chủ động bố trí nhân sự thay thế và kịp thời giải quyết các chế độ chính sách theo quy định Ví dụ : Muốn biết trong 6 tháng cuối năm 2008 ở Phòng giáo dục-ĐT Hoà Bình có bao nhiêu người sẽ nghỉ hưu ? Các bạn thực hiện các động tác như sau : - Chọn đơn vị Phòng GD-ĐT Hoà... báo) Các dòng trên cùng là số tổng hợp cả khối Trung học phổ thông Các dòng sau đó liệt kê số liệu tổng hợp của từng trường Căn cứ vào các số liệu này, ta có thể quyết định số lượng giáo viên cần tuyển dụng * Ghi chú : Nhu cầu giáo viên các môn do chương trình tính toán bao gồm cả số làm công tác chủ nhiệm, kiêm nhiệm tổ trưởng, dạy sinh hoạt tập thể v.v (giả định GV môn nào cũng có thể bố trí làm các. .. dụ : bố trí các tiết tăng cường cho môn tự chọn, phân ban, ) Lưu ý : Bảng tỉ lệ bố trí tiết dạy của giáo viên chương trình nhập sẵn rất rất không chính xác, cần phải được điều chỉnh : Muốn điều chỉnh ô nào, bạn nhấp đúp chuột vào ô đó Sau khi chỉnh sửa hết, nhấp nút "Ghi" để ghi lại kết quả chỉnh sửa Sau khi đã nhập đầy đủ các nội dung theo yêu cầu nêu trên, các bạn có thể thực hiện chức năng Lập kế... danh sách đã quá hạn tập sự - thử việc theo quy định Trong thực tế, có nhiều người đã được bổ nhiệm và nâng 1 - 2 bậc lương, nhưng do thiếu sót trong cập nhật dữ liệu, các bạn vẫn chưa chuyển loại từ "Tập sự/Thử việc" sang "Biên chế" hay "Hợp đồng không thời hạn", nên chương trình cũng sẽ liệt kê cho các bạn điều chỉnh loại cán bộ Bạn thực hiện các thao tác Chọn đơn vị, khai báo ô "Tính đến ngày",... dấu chọn vào các hồ sơ cần cập nhật (chương trình chỉ chấp nhận thực hiện hàng loạt các hồ sơ có cùng mã ngạch và cùng ngày đến hạn bổ nhiệm ngạch), nhấp chuột vào nút "Bổ nhiệm ngạch", chương trình yêu cầu bạn xác định loại cán bộ sau khi bổ nhiệm ngạch ("Biên chế", "Hợp đồng có thời hạn", hoặc "Hợp đồng không thời hạn" tuỳ theo loại cơ quan : Quản lý hành chính, sự nghiệp có thu, hoặc sự nghiệp do ngân . * CÁC CHỨC NĂNG XỬ LÝ NGHIỆP VỤ TRONG PMIS Biên soạn : Nguyễn Bình Tài Module " ;Nghiệp vụ& quot; trong phân hệ PMIS bao gồm 11 chức năng như hình dưới đây. Có 7 chức năng sử dụng. vào chức năng nhập hồ sơ) - Quản lý nâng lương, - Tra cứu thông tin, - Báo cáo tiền lương, - Báo cáo tổng hợp. Tài liệu này sẽ trình bày cách sử dụng, khai thác các chức năng trong menu Nghiệp vụ. 1/-. : Xử lý nâng lương và In bảng lương hàng tháng. Phần nghiệp vụ của PMIS mới chỉ thực hiện tác nghiệp Xử lý nâng lương, còn việc in bảng lương và tổng hợp tiền lương được tách ra thành một chức