hướng dẫn sử dung word ( soạn thảo văn bản)

 Khối văn bản Là vùng bất kỳ có chứa văn bản đang soạn thảo được xác định bằng chuột hoặc bằng bàn phím là một vùng đổi mầu dùng để xoá, sao chép hay di chuyển hoặc thay đổi thuộc tính

3.1 GIỚI THIỆU PHẦN MỀM MICROSOFT WORD 77

3.1.1 Khởi động Microsoft Word 77

3.1.2 Môi trường làm việc với hệ soạn thảo Microsoft Word 78

3.1.3 Cách gõ tiếng Việt theo kiểu Telex: 79

3.1.4 Một số khái niệm cần lưu ý khi soạn thảo 79

3.1.5 Kết thúc làm việc với Microsoft Word 80

3.2 CÁC BƯỚC CƠ BẢN TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN 80

3.2.1 Mở tệp để soạn thảo 80

3.2.2 Soạn thảo tài liệu 81

3.2.3 Lưu giữ các tệp văn bản (có 3 cách) 81

3.3 SỬ DỤNG CÁC KIỂU TRÌNH BÀY TRONG VĂN BẢN 82

3.4 SỬ DỤNG TAB 85

3.5 PHÂN CỘT CHO TÀI LIỆU 86

3.6 BẢNG BIỂU 86

3.7 CHÈN KÍ TỰ ĐẶC BIỆT (SYMBOL) 92

3.8 THAO TÁC CHÈN HÌNH ẢNH TỪ FILE HÌNH ẢNH 94

3.9 CHÈN HÌNH ẢNH TỪ THƯ VIỆN CÓ SẴN 94

3.10 CHÈN VĂN BẢN NGHỆ THUẬT 95

3.11 VẼ TRONG WORD 96

3.12 HOÀN THIỆN TÀI LIỆU - IN ẤN 100

3.12.1 Qui trình để in ấn 100

3.12.2 Định dạng trang in 101

3.12.3 Tiêu đề đầu, tiêu đề cuối trang 102

3.12 4 Đánh số trang cho tài liệu 104

3.12 5 Xem trước khi in 104

3.12 6 In tài liệu: 106

3.1 GIỚI THIỆU PHẦN MỀM MICROSOFT WORD

Microsoft Word ra đời từ cuối những năm 1980, đến nay phần mềm Winword đã đạt được tới sự hoàn hảo trong lĩnh vực soạn thảo văn bản cũng như trong lĩnh vực văn phòng của bộ phần mềm Microsoft Office nói chung Có thể liệt kê các đặc điểm nổi bật của phần mềm này như sau:

- Cung cấp đầy đủ nhất các kỹ năng soạn thảo và định dạng văn bản đa dạng, dễ sử dụng;

- Khả năng đồ hoạ đã mạnh dần lên, kết hợp với công nghệ OLE (Objects Linking and Embeding) bạn có thể chèn được nhiều hơn những gì ngoài hình ảnh

và âm thanh lên tài liệu word như: biểu đồ, bảng tính,.v.v

- Có thể kết xuất, nhập dữ liệu dưới nhiều loại định dạng khác nhau Đặc biệt khả năng chuyển đổi dữ liệu giữa Word với các phần mềm khác trong bộ Microsoft Office đã làm cho việc xử lý các ứng dụng văn phòng trở nên đơn giản

và hiệu quả hơn

- Dễ dàng kết chuyển tài liệu thành dạng HTML để chia sẻ dữ liệu trên mạng nội bộ, cũng như mạng Internet

3.1.1 Khởi động Microsoft Word

Có rất nhiều cách có thể khởi động được phần mềm Word Tuỳ vào mục đích làm việc, sở thích hoặc sự tiện dụng mà ta có thể chọn một trong các cách sau đây để khởi động:

Cách 1: Kích chuột tại nút Start → Programs → Microsoft Word.

Cách 2: Nháy kép chuột lên biểu tượng của phần mềm Word nếu như nhìn

thấy nó bất kỳ ở chỗ nào trên thanh tác vụ (Task Bar), trên màn hình nền của Windows

Cách 3: Nếu muốn mở nhanh một tệp văn bản vừa soạn thảo gần đây nhất

trên máy tính đang làm việc, có thể chọn Start → Documents, chọn tên tệp văn

bản (Word) cần mở Khi đó Word sẽ khởi động và mở ngay tệp văn bản vừa chỉ định

3.1.2 Môi trường làm việc với hệ soạn thảo Microsoft Word

Sau khi khởi động xong môi màn hình soạn thảo Word sẽ có dạng như sau (Hình 3.1):

Hình 3.1 Màn hình soạn thảo văn bản

+ Thanh thực đơn chính (Menu Bar): Bao gồm các thực đơn chính:

File Edit View Insert Format Tools Table Windows Help

+ Thanh tiêu đề (Title Bar): Cho biết tên trình ứng dụng và tên tài liệu đang

soạn thảo, nếu chưa đặt tên thì nó sẽ là Document1, Document2 phần đuôi ngầm định là DOC và các nút điều khiển kích thước của cửa sổ soạn thảo

Thanh tiêu đề (Title Bar)

Thanh thực đơn (Menu Bar)

Thanh công cụ chuẩn (Standard)

Thanh định dạng (Formatting)

Thước (Ruler)

Thanh cuốn (Scroll)

Thanh trạng thái (Tatus Bar) Thanh công cụ vẽ (Drawing)

vùng soạn thảo

+ Thanh công cụ chuẩn (Standard Tool Bar): Chứa các nút cho phép chọn

nhanh các công việc thường dùng trong soạn thảo

+ Thanh định dạng (Formatting Tools Bar): Dùng cho các định dạng về

- Hình tam giác phía dưới để điều chỉnh độ thụt lề trái

- Mép phải của thước kẻ cũng có một hình tam giác để xác độ thụt lề phải đoạn văn bản

+ Màn hình soạn thảo : Phần có diện tích lớn nhất cho phép nhập văn bản

vào

+ Thanh công cụ vẽ đồ hoạ (Drawing Toolbar): Cho phép tạo các đường

vẽ, sơ đồ, các đối tượng đồ hoạ đa dạng trong văn bản

+ Dòng trạng thái: (Status Bar): Cho thông tin về trang hiện hành.

3.1.3 Cách gõ tiếng Việt theo kiểu Telex:

Phải chắc chắn có một chương trình gõ tiếng Việt đang hoạt động (ABC, VietKey ) Chọn chế độ gõ tiếng Việt theo kiểu Telex trong chương trình đó

3.1.4 Một số khái niệm cần lưu ý khi soạn thảo

 Con trỏ chuột và điểm chèn văn bản

Trong màn hình của Micrsoft Word tuỳ thuộc vào việc con trỏ

chuột ở đang đâu trên màn hình mà nó sẽ biến đổi hình dạng để cho biết

có thể làm việc gì đó Ngược lại điểm chèn văn bản thì luôn nằm trong phần màn hình soạn thảo, nó có dạng một dấu vạch đứng nhấp nháy là nơi xuất hiện văn bản mà ta gõ vào từ bàn phím Có thể dùng chuột hoặc dùng bàn phím để di chuyển điểm chèn văn bản này

 Khối văn bản

Là vùng bất kỳ có chứa văn bản đang soạn thảo được xác định bằng chuột hoặc bằng bàn phím (là một vùng đổi mầu) dùng để xoá, sao chép hay di chuyển hoặc thay đổi thuộc tính của các kí tự nằm trong đó

3.1.5 Kết thúc làm việc với Microsoft Word

Vào menu File/Exit hoặc dùng tổ hợp phím Alt+F4 Nếu tài liệu chưa ghi máy xẽ ra thông báo hỏi ta có ghi hay không, nếu muốn ghi lại chọn Yes còn không chọn NO huỷ chọn Cancel

3.2 CÁC BƯỚC CƠ BẢN TRONG SOẠN THẢO VĂN BẢN

3.2.1 Mở tệp để soạn thảo

Theo ngầm định Word cho một file tên là Document, sau khi soạn thảo xong có thể lưu giữ tệp do ta tự đặt tên Để mở một tệp đã soạn thảo có thể dùng các cách sau:

- Kích chuột trên biểu tượng New trên thanh công cụ chuẩn Standard

- Vào menu File → New xuất hiện hộp thoại chọn OK

Khi thực hiện một trong 3 cách trên thì Word sẽ xuất hiện

cửa sổ Open có dạng như hình sau (hình 3.2):

Hình 3.2 Hộp thoại mở một file văn bản đã lưu trên máy

tính

3.2.2 Soạn thảo tài liệu

+ Di chuyển điểm chèn văn bản: Để di chuyển điểm chèn

hay còn gọi là điểm nhận văn bản có thể di chuyển con trỏ chuột tới nơi muốn xuất hiện điểm chèn và nhấn nút trái chuột tại đó hoặc sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím

+ Đánh dấu (chọn) một đoạn văn bản: (có thể sử dụng

một trong các cách sau)

- Bấm trái chuột tại vị trí đầu đoạn văn bản cần đánh dâu sau đó dữ phím Shift đồng thời bấm chuột tại vị trí cuối cùng của đoạn cần đánh dấu (đây là cách đánh dấu tốt nhất cho những người mới học soạn thảo văn bản)

- Đưa chuột về vị trí lề trái rồi bấm chuột tương ứng vào đầu các dòng cần đánh dấu, nếu chọn nhiều dòng liên tiếp thì giữ chuột rồi kéo đến các dòng còn lại

- Bấm chuột tại vị trí đầu đoạn đồng thời giữ và kéo đến vị trí cuối đoạn cần đánh dấu

+ Di chuyển, sao chép văn bản: Chọn văn bản, khối văn

bản trước khi thực hiện

Chọn ổ đĩa và thư mục chứa tập tin văn bản cần mở

Chọn ổ đĩa và thư mục chứa tập tin văn bản cần mở

Chọn tập tin cần mở hoặc gõ tên tập tin cần mở vào mục

File name

Chọn tập tin cần mở hoặc gõ tên tập tin cần mở vào mục

File name

Cuối cùng chọn Open hoặc

ấn phím Enter để mở tập tin Cuối cùng chọn Open hoặc

ấn phím Enter để mở tập tin

+ Để cắt bỏ khối văn bản: Chọn nút Cut trên Standard

hoặc ấn Ctrl+ X hoặc chọn thực đơn Edit chọn Cut.

+ Để di chuyển khối Văn Bản: Thực hiện thao tác cắt dán

như trên, đưa điểm nhận văn bản đến vị trí cần chuyển tới rồi

thực hiện nhấn chuột tại nút Paste trên thanh Standard hay nhấn Ctrl+V hoặc vào Edit chọn Paste.

+ Để sao chép khối Văn Bản: Chọn khối văn bản cần sao

chép

Nhấn nút trên Standard hoặc Ctrl+C hoặc vào Edit chọn

Copy sau đó đưa điểm chèn văn bản tới vị trí cần sao chép tới

3.2.3 Lưu giữ các tệp văn bản (có 3 cách)

- Kích chuột vào biểu tượng Save trên thanh công cụ

Hình 3.3 Hộp thoại ghi lại nội dung văn bản

3.3 SỬ DỤNG CÁC KIỂU TRÌNH BÀY TRONG VĂN BẢN

+ Định dạng kí tự:

- Định dạng kí tự có thể là thay đổi phông chữ, cỡ

chữ, gạch dưới, in nghiêng, in đậm Việc định

dạng có thể áp dụng một từ, một kí tự, một đoạn hay cho toàn bộ văn bản

- Thao tác đầu tiên trước khi đi định dạng văn bản thì

ta phải chọn đoạn văn bản cần định dạng, sau đó mới thực hiện định dạng cho đoạn được chọn đó

Sử dụng thanh định dạng:

- Nhấn chuột tại các nút B I U để chọn các kiểu chữ

in đậm, in nghiêng hay gạch chân Có thể huỷ bỏ chọn bằng cách bấm lại các nút đó

Sử dụng bàn phím:

Tăng cỡ chữ lên một đơn vị Ctrl + }

Chọn ổ đĩa và thư cần lưu tập tin văn bản tại đây

Chọn ổ đĩa và thư cần lưu tập tin văn bản tại đây

Cuối cùng chọn Save hoặc

ấn phím Enter để lưu tập tin

Cuối cùng chọn Save hoặc

ấn phím Enter để lưu tập tin

đặt tên cho tập tin văn bản tại đây

đặt tên cho tập tin văn bản tại đây

C

h

ú

- Chọn phông chữ trong hộp Font.

- Chọn kiểu chữ trong hộp Font Style.

- Chọn cỡ chữ trong hộp Size.

- Chọn màu chữ trong hộp Font Color

- Chọn kiểu gạch chân cho chữ trong hộp Underline

- Chọn kiểu chữ dạng đặc biệt trong hộp Effecs

Kiểu có đường kẻ ngang (Strikethrough)

Kiểu chỉ số trên (Superscript)

Kiểu chỉ số dưới (Supcript) à Nhấn OK để

Dùng thực đơn Paragraph

Vào menu Format/ Paragraph hộp đối thoại Paragraph

xuất hiện hộp thoại như (Hình 3.5):

Hình 3.5 Hộp thoại định dạng đoạn văn bản

Tại hình 3.5:

- Left: Xác định khoảng cách cho lề trái đoạn văn bản.

- Right: Xác định khoảng cách cho lề phải đoạn văn bản.

- Special: Xác định khoảng thụt cho dòng đầu tiên của

đoạn văn bản

- Before: Xác định khoảng cách từ đoạn được chọn với

đoạn bên trên

- After: Xác định khoảng cách từ đoạn được chọn với đoạn

bên dưới

- Trong hộp Line Spacing chọn khoảng cách độ giãn

giữa các dòng trong văn bản: (Single, 1.5 Line hay Double )

- Trong hộp Aligment chọn chế độ căn lề cho đoạn văn

bản

à Nhấn OK để chấp nhận lựa chọn.

3.4 SỬ DỤNG TAB

Tab (hay còn gọi là các điểm dừng) cho phép dễ dàng căn

thẳng cột văn bản theo nhiều cách khác nhau tại những vị trí bất

kì trong tư liệu

Có 5 loại Tab:

1 - Tab căn trái

2 - Tab căn phải

3 - Tab căn giữa

4 - Tab căn dấu chấm thập phân (chỉ dùng với các con số).

5 - Tab vạch

+ Cách đặt tab trên thước:

- Bấm chọn biểu tượng Tab trên thước là Tab trái, phải, giữa, rồi trỏ chuột vào vị trí cần đặt Tab trên thước, bấm trái chuột Trong hình vẽ dưới đây lúc này ta đẵ đặt được 2 Tab giữa

có bước nhảy là 4cm và 11.5cm

- Muốn gỡ bỏ Tab trên thước ta trỏ chuột vào biểu tượng Tab trên thước muốn bỏ, nhấn và giữ nguyên chuột trái kéo ra ngoài màn hình đang soạn thảo

Hình 3.6 Hộp thoại thiết đặt các Tab và các ký tự dẫn

- Tab stop position: Xác định vị trí đặt Tab trên thước

ngang

- Trong mục Alignment chọn:

+ Left: Kiểu tab canh trái.

+ Center: Kiểu tab canh giữa.

+ Right: Kiểu tab canh phải.

+ Decimal: Tab canh dấu chấm thập phân.

+ Bar: Tab vạch.

- Trong khung Leader chọn các kiểu Tab có kí tự dẫn trước

(dùng kẻ các đường chấm).

3.5 PHÂN CỘT CHO TÀI LIỆU

Chọn phần văn bản cần phân cột, vào menu

Format/Columns, hộp thoại Columns xuất hiện như (Hình 3.7):

Hình 3.7 Hộp thoại tạo cột cho văn bản

- Tại mục Presets bao gồm:

+ One Một cột

+ Tow Hai cột

+ Three Ba cột

+ Left Hai cột, cột bên trái nhỏ hơn

+ Right Hai cột, cột bên phải nhỏ hơn

- Number of columns: Nhập vào số cột cần tạo thành.

- Width and spacing: Nhập vào khoảng trống giữa các cột

à Chọn OK.

3.6 BẢNG BIỂU

+ Tạo bảng: Đưa điểm nhận văn bản tới vị trí kẻ bảng,

thực hiện một trong hai cách sau:

Cách 1: Thực hiện Table/ Insert Table xuất hiện hộp

thoại Insert Table như (Hình 3.8):

Hình 3.8 Hộp thoại chèn bảng biểu ra vùng văn bản

- Number of Column: Nhập số cột muốn tạo.

- Number of Row: Nhập số dòng muốn tạo

à Nhấn OK.

- Mục AutoFit behavior: thiết lập một số các thuộc tính tự

động căn chỉnh:

- Fixed column with: sẽ cố định chiều rộng của mỗi cột là:

Auto – tự động căn chỉnh chiểu rộng cho cột; hoặc bạn gõ vào

độ rộng của mỗi cột vào mục này (tốt nhất chọn Auto, vì bạn có

thể căn chỉnh độ rộng của các cột sau này);

- AutoFit contents: tự động điều chỉnh độ rộng các cột

khít với dữ liệu trong cột ấy;

- AutoFit window: tự động điều chỉnh độ rộng các cột

trong bảng sao cho bảng có chiều rộng vừa khít chiều rộng trang

văn bản Nên chọn kiểu Auto của mục Fixed column with:

- Nút Auto format cho phép bạn chọn lựa định dạng của

bảng sẽ tạo theo một số mẫu bảng đã có sẵn

Cách 2: Nhấn nút Insert Table trên thanh công cụ, xuất hiện (hình 3.9) biểu thị kẻ bảng, dùng chuột bấm rê trong ô theo số hàng, cột số cần kẻ để chọn được bảng với kích thước mong muốn

Hình 3.9 Chèn bảng biểu ra vùng văn bản bằng công cụ Insert

Table

+ Di chuyển điểm nhận văn bản trong bảng:

Sau khi xác định bảng xong điểm nhận văn bản sẽ nằm tại

ô đầu tại ô đầu tiên của bảng có thể nhập văn bản trực tiếp vào

đó, nếu văn bản quá dài Word sẽ tự động xuống dòng.

Để di chuyển điểm nhận văn bản bên trong bảng sử dụng các phím:

Tab Chuyển sang trái một ô

Shift Tab Chuyển sang phải

, ↓ Chuyển từ trên xuống dưới và ngược lại

Alt + Home Về ô đầu của hàng hiện tại

+ Thực hiện các sửa đổi trong bảng:

Chọn các ô, hàng, cột:

- Chọn một ô: Di chuyển trỏ chuột đến mép trái sao cho

trỏ chuột biến thành của ô cần chọn bấm trái chuột ô đó sẽ được chọn

- Chọn nhiều ô trong một bảng: bấm chuột tại ô đầu tiên

sau đó giữ và rê chuột đến ô cuối cùng tất cả các ô đó sẽ được chọn

* Muốn chọn toàn bộ bảng đưa trỏ chuột vào trong bảng

vào menu Table/ Select Table.

Chú ý: Khi con trỏ ở ô cuối cùng trong bảng, nhấn phím Tab sẽ

thêm hàng mới.

- Chọn một hàng: Bấm rê chuột từ ô đầu hàng đến cuối

hàng hoặc vào menu Table/ Select Row hoặc đưa trỏ chuột vào đầu dòng cần chọn tại lề trái rồi bấm trái chuột

- Chọn nhiều dòng: Đưa trỏ chuột vào đầu dòng mép trái

bảng bấm chuột sau đó giữ và rê chuột trên các dòng cần chọn, nhả chuột để kết thúc chọn

- Chọn một cột: Di chuyển trỏ chuột lên mép trên của

bảng đến cột cần chọn khi thấy mũi tên đen đậm chỉ xuống

bấm chuột hoặc vào menu Table/ Select Column.

- Di chuyển trỏ chuột trên mép trên bảng khi thấy mũi tên đen chỉ xuống bấm chuột và rê trên các cột cần chọn

- Chèn thêm một hàng: Chọn vị trí hàng cần chèn sau đó

được lựa chọn thực hiện Table→Insert Rows.

- Chèn thêm một cột: Chọn vị trí cột cần chọn rồi vào

menu Table → Insert Column.

- Xóa một dòng: Chọn dòng cần xóa sau đó thực hiện Table → Delete Rows.

- Xóa một cột: Chọn cột cần xóa sau đó vào menu Table

→ Delete Column.

- Chèn thêm các ô: Chọn ô hoặc các ô muốn chèn thêm

các ô mới, sau đó vào menu Table → Insert Cells hộp đối thoại

xuất hiện:

Hình 3.10 Hộp thoại chia một ô thành nhiều ô

Number of columns: số cột cần thêm

Number of rows: số dòng cần thêm

Số dòng x Số cột = số ô cần thêm

Nhấn OK.

Xóa các ô trong bảng: Chọn một ô cần xóa, vào menu

Table/Delete Cells xuất hiện hộp đối thoại gồm các chức năng:

Hình 3.11 Hộp thoại tùy chọn khi xóa đi một ô

- Shift Cells Left Xóa ô được chọn, các ô bên trái dịch sang

- Shift Cells Up Xóa ô được chọn, các ô bên dưới dịch lên

- Delete Entire Row Xóa toàn bộ hàng

- Delete Entire Column Xóa toàn bộ cột

Nhấn OK.

² Xóa toàn bộ một bảng: Chọn bảng cần xóa, vào menu

Table → Delete Table

² Di chuyển sao chép các ô, hàng, cột trong bảng:

- Chọn ô, hàng, cột cần di chuyển hoặc sao chép

- Đưa trỏ chuột đến phần được chọn bấm và giữ trái chuột rồi thực hiện các thao tác sau:

- Kéo đến vị trí mới rồi thả chuột, kết quả sẽ di chuyển phần được chọn sang vị trí mới

- Ấn thêm phím Ctrl đồng thời kéo đến vị trí mới rồi

thả chuột, kết quả sẽ copy phần được chọn sang vị trí mới

² Thay đổi chiều rộng cột: Di chuyển trỏ chuột đến bên

phải cột khi trỏ chuột có dạng mũi tên hai đầu bấm giữ và rê chuột để thay đổi độ rộng cột

² Thay đổi độ cao hàng: Di chuyển trỏ chuột đến mép

dưới dòng cần thay đổi đến khi trỏ chuột có dạng mũi tên hai đầu bấm giữ và rê chuột để thay đổi độ cao hàng

² Trộn và tách các cột trong bảng:

Trộn nhiều cột lại thành một: Chọn các cột cần trộn rồi

vào menu Table/Merge Cells hoặc bấm chuột vào biểu tượng

trên thanh công cụ kẻ bảng Table and Borders (chỉ có thể

trộn được các ô kế tiếp nhau).

Tách một cột, ô thành nhiều cột nhỏ: Chọn ô, chọn cột

hoặc ô cần tách vào menu Table/ Split Cells hoặc bấm chuột

chọn biểu tượng trên thanh công cụ kẻ bảng Table and

Borders hộp đối thoại xuất hiện (Hình 3.10):

+ Kẻ đường viền cho bảng

Chọn toàn bộ bảng, vào menu Format → Border and

Shading hộp đối thoại hiện ra:

Hình 3.12a Hộp thoại kẻ đường viền cho bảng

 Hình 3.12b hộp thoại chọn màu nền cho vùng bảng

- Grid Kẻ tất cả các đường nằm trong vùng bảng chọn

- Custom Kẻ với nhiều loại đường viền trên

+ Thanh công cụ Tables and Borders

Thanh công cụ này chứa các tính năng giúp bạn dễ dàng thực hiện những thao tác xử lý trên bảng biểu Để hiển thị thanh

công cụ, kích hoạt mục chọn View | Toolbars | Tables and

Borders:

Ý nghĩa các nút trên thanh công cụ này như sau:

Dùng để kẻ hoặc định dạng các đường

Dùng để tẩy bỏ đường thẳng

Để chọn kiểu đường thẳngChọn độ đậm của đường thẳngĐịnh dạng màu cho đường

Kẻ khung cho các ô

Tô mầu nền các ôChèn thêm bảng mới lên tài liệuTrộn các ô đã chọn thành 1 ôChia một ô thành nhiều ôCăn lề cho văn bản trong ô