Quản lý nhân công (1) Sau khi tuyển chọn được lao động, bạn cần tuân theo các chính sách về nhân sự để quản lý lao động hiệu quả hơn. Bạn có thể sử dụng và khai thác lao động trong công ty như thế nào? Chuyên đề này sẽ giúp bạn có được câu trả lời một cách dễ dàng. Bạn có thể xem thêm chi tiết về những phương pháp hay để quản lý lao động trong các phần tiếp theo: + Vấn đề lao động và pháp luật: Tìm hiểu về các nghĩa vụ pháp lý + Xây dựng chính sách nhân sự cho công ty Hầu hết các chủ lao động đều có những chính sách trong đó nêu rõ các quy định và thủ tục mà người lao động cần biết. Các chính sách – ví dụ về sức khoẻ và an toàn – giúp người lao động hiểu được chủ lao động cần gì ở họ và họ phải làm như thế nào. Những chính sách này cũng cho người lao động biết về các quy định và chế độ thưởng. Các chính sách rõ ràng sẽ giúp công ty xác định được và ngăn chặn những rủi ro xảy đến đối với người lao động và đảm bảo rằng công ty đang tuân theo đúng luật pháp. Chúng cũng sẽ giúp tạo lập văn hoá công ty: khi mà tất cả mọi vấn đề được giải quyết công bằng và nhất quán. Chuyên đề này giúp xác định các chính sách quan trọng mà pháp luật yêu cầu cũng như những chính sách thường có theo thông lệ tốt nhất. Chuyên đề này cũng đề cập đến những chính sách nào thì phù hợp với ngành nghề nào và đưa ra những hướng dẫn thực tiễn về cách xây dựng chính sách cho nhân viên. Những chính sách công ty thực hiện sẽ phụ thuộc vào quy mô và bản chất ngành nghề kinh doanh. Các chính sách khác nhau sẽ thích hợp với một số ngành nghề hơn là các ngành khác. Ví dụ, nếu người lao động vận hành máy móc thì cần có chính sách cụ thể về việc sử dụng thuốc và rượu. Có được một chính sách lao động phù hợp đem lại rất nhiều lợi ích. Thiết lập được các tiêu chuẩn là chìa khoá cho mối quan hệ tốt đẹp giữa chủ lao động và người lao động. Nó có thể giảm được những vụ kỷ luật hay kiện cáo. Nó cũng có thể nâng cao năng suất và đạo đức cũng như giúp giữ được người lao động. Lập một chính sách rõ ràng có thể cũng đem lại hình ảnh tích cực cho công ty trong mắt khách hàng và chính quyền địa phương. Bên cạnh việc nâng cao uy tín công ty, nó cũng có thể giúp công ty thu hút thêm nhiều lao động mới. - Một số chính sách lao động: Chế độ thai sản, nghỉ ốm, nuôi con | Nghỉ phép và vắng mặt | Cơ hội bình đẳng | Giờ làm việc và làm thêm giờ Sức khoẻ và an toàn | Chính sách lương | Chế độ thưởng, phúc lợi và các khoản đóng góp Điều hành và xử lý vi phạm | Biện pháp nâng cao hoạt động và thay đổi quản lý Sử dụng các thiết bị của công ty như email, internet và điện thoại | Đào tạo Quyền nghiên cứu | Làm việc ngoài công ty | Bản quyền và quyền sở hữu Thông tin bảo mật | Tán gẫu | Rượu bia và ma tuý | … - Lưu trữ hồ sơ lao động: Việc lưu trữ hồ sơ là yêu cầu bắt buộc theo pháp luật và của công việc kinh doanh. Theo pháp luật hồ sơ lao động phải được lưu trữ đầy đủ. Có nghĩa là bạn phải quan tâm đến việc ghi chép thông tin cá nhân của từng lao động. Lưu trữ hồ sơ chính xác, ví dụ như số lao động vắng mặt hay tần suất quay vòng lao động có thể giúp bạn đưa ra những quyết định dựa trên thực tế. Điều này giúp bạn quản lý công ty hiệu quả hơn. Chuyên đề này giúp bạn biết minh cần lưu trữ những hồ sơ gì và lưu trữ trong bao lâu. Đồng thời đưa ra lời khuyên làm thế nào để lập được một hệ thống lữu trữ hồ sơ nhân viên. Chuyên đề này cũng giải thích về những nghĩa vụ pháp lý của chủ lao động và quyền của người lao động đối với những thông tin về họ. Lưu trữ hồ sơ nhân viên ngoài những gì mà pháp luật yêu cầu có thể giúp bạn có thêm quyết định trong chính sách nhân sự, ví dụ: tuyển dung, đào tạo, cơ hội, phát triển nhân sự, sa thải hay thăng chức. Những hồ sơ không đầy đủ có thể dẫn tới nhiều vẫn đề khi giải quyết những việc như vắng mặt, tần suất quay vòng lao động, ốm đau, đi muộn và vi phạm kỷ luật. - Hồ sơ lưu trữ nên có: Thông tin cá nhân: tên, địa chỉ, người liên hệ khi cần, trình độ và nhược điểm Quá trình công tác: ngày bắt đầu làm việc, thăng tiến, chức vụ Chi tiết các điều khoản: gồm có một bản hợp đồng lao động Thông tin về việc vắng mặt: ghi chép việc đi muộn, ốm đau và những lần nghỉ có phép hoặc không phép. Đào tạo và đánh giá Họp với công đoàn hoặc đại diện lao động Số lần bị kỷ luật Chấm dứt hợp đồng và tư vấn sa thải – cho biết bạn phải tuân theo quy định của luật pháp về sa thải và phải cung cấp bằng chứng trong các trường hợp bạn bị khiếu kiện. Việc lưu trữ hồ sơ chính xác sẽ giúp bạn đánh giá được quá trình làm việc và năng suất của người lao động, đồng thời kết hợp được nguồn lực lao động với sản xuất hoặc các yêu cầu dịch vụ. Nó cũng có thể giúp bạn tránh được những tranh chấp với lao động và đảm bảo rằng bạn tạo cơ hội bình đẳng và đổi xử công bằng với tất cả mọi người. - Một hệ thống lưu trữ hồ sơ lao động tốt cần có các yếu tố sau: Dễ sử dụng | Được thiết kế sao cho dễ truy cập thông tin cần thiết | Chính xác, đáng tin cậy và nhất quán An toàn và bảo mật | Có thể mở rộng và thích ứng được với nhu cầu trong tương lai Chi phí hiệu quả và dễ duy trì | Một số công ty nhận thấy việc lưu trữ hồ sơ thủ công không có hiệu quả khi công ty phát triển, vì sẽ khó khăn để đảm bảo tính cập nhật và chính xác của hồ sơ lưu trữ. Một hệ thống lưu trữ được vi tính hoá sẽ tránh được những vấn đề trên và giúp dễ truy cập thông tin. Tuy nhiên hệ thống này đòi hỏi chi phí cao hơn và cần đào tạo để sử dụng. Trong trường hợp có khiếu kiện thì thuận tiện nhất là sử dụng hồ sơ gốc làm bằng chứng. Những dữ liệu vi tính có thể được sử dụng nhưng cần thêm bằng chứng bổ trợ. Nếu bạn chỉ lưu trữ hồ sơ trên vi tính thì cần có mẫu lưu trữ giống như bản gốc. Rất cần thiết kế từng mẫu tài liệu vì dụ như mẫu đánh giá nhân viên, đơn xin nghỉ phép…Tài liệu dễ đọc và có tính lo gic sẽ dễ sử dụng và truy cập hơn. Những nhân viên làm việc lưu trữ thì cần đào tạo họ cấhc lưu trữ, nơi lưu trữ và theo hình thức nào. Bạn phải có trách nhiệm bảo mật hồ sơ cá nhân bằng các biện pháp kỹ thuật và tổ chức phù hợp. Có thể áp dụng một số biện pháp sau: Đảm bảo rằng hệ thống các file dữ liệu được khoá, có mật khẩu, phần mềm chống vi rút và tường lửa. Đảm bảo chỉ những người lao động cần sử dụng dữ liệu mới được tiếp cận thông tin Cần đặt một phần mềm theo dõi giúp bạn biết được ai là người đã truy cập một dữ liệu cụ thể. + Quản lý lao động vắng mặt và bị ốm như một vấn đề trong quá trình hoạt động : Các công ty hoạt động tốt bao giờ cũng có những hệ thống phù hợp quản lý vấn đề lao động vắng mặt. Việc vắng mặt không mong đợi sẽ ảnh hưởng đến năng suất và lợi nhuận của công ty. Nếu vấn đề này thường xuyên xảy ra có thể xem như đạo đức và động cơ làm việc của lao động bị giảm sút. Tuy nhiên bạn cần cải thiện tỷ lệ vắng mặt và giảm thiểu ảnh hưởng của vấn đề này thông qua áp dụng các chính sách, quy định hiệu quả. Những yếu tố này cũng cần được hỗ trợ bằng điều kiện làm việc thoải mái, quản lý linh hoạt và chế độ khuyến khích hiệu quả. Giám sát và điều tra lý do vắng mặt có thể giúp bạn xác định được những yếu tố ảnh hưởng đến mức độ vắng mặt ví dụ như điều kiện làm việc không an toàn. Chuyên đề này sẽ giúp bạn hiểu được nguyên nhân của vắng mặt, biện pháp giám sát và quản lý, xây dựng chính sách và quy định phù hợp để kiểm soát việc vắng mặt. Nếu người lao động thực sự mắc bệnh lâu dài hoặc thường xuyên bị ốm, ảnh hưởng đến công việc của họ thì vấn đề vắng mặt cần được xem xét như một vấn đề về năng suất công việc thay vì bị xử lý như một vi phạm quy định lao động. Giải quyết những vấn đề như vậy hết sức nhạy cảm Cần điều tra, đánh giá và giám sát các lần vắng mặt của họ Thường xuyên tìm hiểu về sức khoẻ và khả năng quay trởlại làm việc của họ Ấn định giới hạn thời gian để đánh giá tình hình và thông báo cho họ biết rủi ro công việc và lý do Cần có các kết quả khám bệnh - với sự đồng ý của người lao động Cân nhắc phán quyết. Cấn tránh việc sa thải không công bằng, chỉ sa thải khi đó là giải pháp cuối cùng và cần chắc chắn rằng bạn đã tuân theo đúng quy định của luật pháp. - Luôn ghi nhớ: Kiểm tra căn bệnh có liên quan đến mất khả năng lao động - bạn có thể cần có những phán quyết hợp lý sao cho người lao động có thể tiếp tục công viec. Từ ngày 5/12/2005, định nghĩa thế nào là mất khả năng lao động đã được mở rộng ra, bao gồm những người trong tình trạng tiến triển tích cực từ khi có chuẩn đoán. Yêu cầu về bệnh thần kinh phải được bệnh viện chứng nhận đã bị loại bỏ. Không phân biệt đối xử đối với người lao động mang thai - loại trừ thời gian nghỉ vì những vấn đề liên quan đến mang thai khi xem xét thời gian vắng mặt của một lao động nào đó. Người lao động có quyền hưởng trợ cấp ốm đau lên tới 28 tuần cũng như các khoản trợ cấp ốm đau khác theo hợp đồng Vắng mặt liên quan đến nghiện ngập và rượu bia Hãy đối xử với người lao động bị nghiện ma tuý và rượu giống như những lao động bị mắc các bệnh nghiêm trọng khác. Tuy nhiên nếu người lao động không chấp nhận vấn đề của họ và muốn được giúp đỡ thì vấn đề này không thể chấp nhận được. Nếu vấn đề vắng mặt chỉ đơn thuần là hành vi đạo đức ví dụ như người lao động không nghiện ma tuý hay rượu thì việc vắng mặt cần được xử lý theo như quy định của công ty. + Quản lý lao động vắng mặt và bị ốm theo phương pháp xử lý vi phạm Khi người lao động thường xuyên vắng mặt hoặc đi muộn mà không xin phép hoặc có lý do chính đáng, bạn có thể xử lý theo quy định của công ty. Cần lưu ý với trường hợp bị ốm, gia đình khó khăn hay đi lại khó khăn không bị coi là hành vi sai trái. Trong trường hợp thực sự bị ốm thì không cần xử lý. Trước khi xử lý bạn có thể: Yêu cầu người lao động vắng mặt điện thoại thông báo vào thời gian quy định Chắc chắn rằng quản lý dây chuyền sản xuất theo dõi được những trường hợp vắng mặt không lý do Tiến hành phỏng vấn khi họ quay trở lại làm việc Trường hợpngười lao động gặp khó khăn khi giải quyết chuyện gia đình và công việc thì nên cân nhắc phương pháp sắp xếp công việc linh hoạt. Lưu ý rằng trường hợp lao động có con nhỏ dưới 6 tuổi hoặc trẻ em khuyết tật thì họ có quyền yêu cầu công việc có giờ làm linh hoạt. Bạn phải xem xét nghiêm túc những trường hợp này. Loại trừ những trường hợp mang tính nghiêm trọng thì người lao động cần có cơ hội để sửa chữa. Thông thường là cảnh cáo bằng miệng, bằng văn bản là đủ. Nếu trường hợp lao động không tiến bộ thì bạn có thể tính đến chuyện sa thải, nhưng chỉ khi đó là giải pháp cuối cùng và việc sa thải cần phải công bằng và theo đúng luật. . Quản lý nhân công (1) Sau khi tuyển chọn được lao động, bạn cần tuân theo các chính sách về nhân sự để quản lý lao động hiệu quả hơn. Bạn có thể sử dụng và khai thác lao động trong công. xử lý theo như quy định của công ty. + Quản lý lao động vắng mặt và bị ốm theo phương pháp xử lý vi phạm Khi người lao động thường xuyên vắng mặt hoặc đi muộn mà không xin phép hoặc có lý. hành và xử lý vi phạm | Biện pháp nâng cao hoạt động và thay đổi quản lý Sử dụng các thiết bị của công ty như email, internet và điện thoại | Đào tạo Quyền nghiên cứu | Làm việc ngoài công ty