Quan Ly Nhan Su(1).doc

Quan Ly Nhan Su(1)

TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC VIỆT NAMTRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC

Phân tích thiết kế phần mềm quản lý nhân sự

Giảng viên hướng dẫn: Ths Nguyễn Ánh NguyệtSinh viên thực hiện : - Nguyễn Như Toàn

- Phạm Xuân Hiếu- Nguyễn Văn PhụngLớp : D2_CNTT

I/ Giới thiệu bài toán

Ngày nay, các công ty phát triển mỗi lúc một lớn và cần nhiều nhân viên hơn, với thực tế đó làm cho việc quản lý nhân sự cũng trở nên phức tạp và khó kiểm soát hơn so với trước kia Các công việc đơn thuần như tìm kiếm và hiệu chỉnh hồ sơ nhân viên cũng trở nên mất rất nhiều thời gian và công sức, trong khi độ chính xác không cao, dễ gây nhầm lẫn, đôi khi gây ra các sự cố làm tổn thất nghiêm trọng đến công ty Ngoài ra việc quản lý dựa trên giấy tờ còn cần một không gian lưu trữ khá đồ sộ, dễ bị thất lạc, tốn kém…

Với tình hình như hiện nay ta có thể thấy việc tin học hoá tổ chức quản lý nhân sự mang lại nhiều lợi ích hơn so với quản lý thủ công Quản lý thông tin về cán bộ, công nhân viên là một bài toán quan trọng và có nhiều ứng dụng trong việc quản lý nguồn nhân lực, chính sách cán bộ nhằm đưa ra các quyết định trong lĩnh vực xây dựng đội ngũ lao động đủ khả năng và trình độ đáp ứng các nhu cầu trong giai đoạn mới thành lập cũng như duy trì và phát triển công ty.

Từ các nhu cầu trên chúng tôi đã nghiên cứu và phát triển phần mềm QuảnLý Nhân Sự nhằm giúp các doanh nghiệp thuộc các ngành khác nhau giải quyết

những vấn đền liên quan đến quản lý nhân sự một cách hiệu quả và nhanh chóng.

II/ Thực trạng và giải pháp:

1/ Thực trạng:

a/ Cơ cấu tổ chức của một công ty:

Trách nhiệm quản lí nhân sự và tiền lương sẽ thuộc về 2 phòng ban: phòng hành chính nhân sự (HC-NS) và phòng tài chính kế toán (TC-KT) Trong đó:

 Nhân viên phòng hành chính nhân sự sẽ quản lí các vấn đề về nhân sự như: tạo danh sách các nhân viên của công ty và các phòng ban trực thuộc, các thông tin về nhân viên (thông tin cá nhân, chức vụ….)

 Nhân viên phòng tài chính kế toán sẽ quản lí tiền lương bằng cách tạo các bảng lương, khung lương đối với từng bộ phận và từng chức vụ

 Mức lương của nhân viên tùy thuộc vào chức vụ Nhân viên ở chức vụ nào sẽ nhận được mức lương ứng với từng chức vụ đó

 Những việc được khen thưởng (lí do khen thưởng) và hình thức khen thưởng tương ứng do giám đốc công ty định ra Bộ phận quản lí lương có trách nhiệm tạo ra bảng khen thưởng trong đó có tên loại khen thưởng và hình thức khen thưởng tương ứng

 Những việc được kỉ luật (lí do kỉ luật) và hình thức kỉ luật tương ứng do giám đốc công ty định ra Bộ phận quản lí lương có trách nhiệm tạo ra bảng kỉ luật trong đó có tên loại kỉ luật và hình thức kỉ luật tương ứng

b/ Các nghiệp vụ quản lý nhân sự:

Tạo danh sách nhân viên

 Người quản lí nhân sự có trách nhiệm tạo danh sách nhân viên từ những thông tin trong đơn xin việc của nhân viên cộng với những thông tin về mã nhân viên, chức vụ công tác, phòng ban và mức lương của nhân viên Mã nhân viên luôn được giữ nguyên , nó chỉ thay đổi khi công ty có những thay đổi lớn về mặt nhân sự ( khi đó cần tạo danh sách nhân viên mới)

 Khi công ty thực hiện cải tổ lớn về cơ cấu tổ chức và nhân sự thì bắt buộc người quản lí nhân sự phải tạo mới hoàn toàn danh sách nhân viên bằng cách thêm một số dữ liêu của nhân viên, thay đổi cách lập mã nhân viên.

 Khi công ty có những thay đổi nhỏ liên quan đến vấn đề nhân sự thì người quản lí nhân sự có thể thực hiện tạo danh sách mới dựa trên danh sách cũ (không cần thay đổi mã nhân viên, không cần cập nhật thêm thông tin về nhân viên (thêm cột dữ liệu ))

Thông tin về nhân viên

 Một nhân viên có một chức vụ duy nhất

 Một nhân viên có một chuyên môn nhất định và bằng cấp tương ứng với chuyên môn đó (trình độ học vấn: tiến sỉ, cử nhân…)

 Mỗi nhân viên của công ty đều yêu cầu phải có một trình độ anh văn nhất định Tối thiểu là bằng B Anh Văn Nhân viên chỉ cần khai báo cho công ty chứng chỉ tốt nhất của mình

 Công ty lưu lại quá trình công tác trước đây của nhân viên

Thêm một nhân viên vào danh sách nhân viên

Khi có một nhân viên được trúng tuyển vào công ty thì người quản lí nhân sự có nhiệm vụ thêm thông tin về người đó vào danh sách nhân viên bằng cách thực hiện các bước sau:

1 Tạo mã nhân viên cho nhân viên đó theo qui ước của công ty 2 Điền họ và tên nhân viên ứng với mã nhân viên đó

3 Điền thông tin chi tiết về nhân viên như : giới tính, ngày sinh, địa chỉ ,điện thoại, trình độ

4 Nhập phòng ban mà nhân viên đó làm việc

5 Nhập thông tin về nhân thân cho nhân viên : tên người thân, giới tính, quan hệ đối với nhân viên

Thuyên chuyển nhân viên

 Khi nhân viên được thuyên chuyển trong nội bộ công ty thì chỉ cần thay đổi phòng ban mà nhân viên đó làm việc trong danh sách nhân viên và mức lương.

 Khi nhân viên được thuyên chuyển ra ngoài công ty thì cho nhân viên trạng thái đóng.

Tạo và thay đổi bảng lương , khung lương

 Người quản lí lương có trách nhiệm tạo bảng lương cho nhân viên công ty Quản lí lương tạo bảng lương từ những mức lương được qui định sẵn, tạo ra

số tiền lương tương ứng Ví dụ: Mức lương 1: 1000000 VND, Mức lương 2: 2000000 VND…

 Mức lương được sắp xếp theo thứ tự tăng dần về tên mức lương và số tiền tương ứng Có 8 mức lương được đặt tên là mức 1, mức 2… mức 8 Mã lương được đặt dựa trên tên mức lương bằng cách lấy chữ số làm mã.VD: Mã lương 1: mức lương 1.

 Khi công ty có những điều chỉnh nhỏ liên quan đến mức lương hoặc giá trị tiền ứng với mức lương ,người quản lí có thể tạo bảng lương mới từ những bảng lương có sẵn

 Người quản lí lương chỉ tạo mới hoàn toàn bảng lương khi công ty có yêu cầu hoặc có những thay đổi lớn về cơ cấu lương.

 Khung lương là do sự nhất trí của lãnh đạo công ty về mức lương của một chức vụ trong công ty có thể nhận được Khi cần sự thay đổi bảng lương, ngưởi quản lí lương có thể mở bảng lương cũ ra và thay đổ dữ liệu về lương trong đó.

Tạo bảng khen thưởng / kỉ luật

 Những việc được kỉ luật (lí do kỉ luật) và hình thức kỉ luật tương ứng do giám đốc công ty định ra Quản lí lương có trách nhiệm tạo ra bảng kỉ luật trong đó có tên loại kỉ luật và hình thức kỉ luật tương ứng

 Tùy theo yêu cầu của giám đốc mà quản lí lương có thể tạo mới hoàn toàn bảng khen thưởng/kỉ luật hay tạo bằng cách thay đổi bảng khen thưởng kỉ luật cũ.

 Mã khen thưởng và kỉ luật theo qui ước công ty.

Tra cứu dữ liệu

 Nhân viên khi truy cập vào hệ thống chỉ có thể xem thông tin về cá nhân mình.

 Quản lí nhân sự có thể xem xét được bảng lương do phòng tài chính kế toán lập để có thể định ra được mức lương phù hợp cho nhân viên.

 Quản lí lương có thể xem danh sách nhân viên để xem mức lương của họ do quản lí nhân sự đặt ra có phù hợp với khung lương mà công ty qui định hay không.

Thực hiện khen thưởng và kỉ luật

 Sau một khoảng thời gian nhất định (1 tháng) quản lí nhân sự dựa vào bảng khen thưởng/kỉ luật do quản lí lương tạo để lập ra bảng danh sách các nhân viên được khen thưởng / kỉ luật với những lí do khen thưởng/kỉ luật tương ứng.

 Một nhân viên có thể có một hoặc nhiều việc được khen thưởng/kỉ luật.

2/ Giải pháp:

Để giải quyết vấn đề trên, có thể xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung theo kiến trúc

client-server Qua phân tích và đánh giá thực tế có thể sử dụng 2 giải pháp về việc

xây dựng ứng dụng như sau:

 Xây dựng hệ thống trên môi trường Web  Xây dựng hệ thống chạy trên mạng cục bộ Lan  So sánh 2 giải pháp :

Hệ thống chạy trên internet Hệ thống chạy trên mạng nội bộ (Lan) Đặc điểm Dữ liệu hoàn toàn nằm trên một máy

chủ (server) , người sử dụng tại các máy client truy cập dữ liệu ở server

Mất nhiều thời gian do phải dành khá nhiều thời gian cho việc thiết lập cách thức bảo mật

Ít thời gian hơn do không cần phải tập trung

Dễ sử dụng, không phải tốn thời gian và chi phí đào tạo cách sử dụng

Bảo mật Khó bảo mật , dễ bị đánh phá hơn Dễ bị mất dữ liệu qua đường truyền

Qua khảo sát và dựa vào yêu cầu thực tế của quý công ty chúng tôi quyết định

xây dựng ứng dụng trên môi trường mạng nội bộ (mạng Lan) Cơ sở dữ liệu được lưu vào trong máy chủ (gọi là máy Server), các máy khách (Client) được cài đặt ứng dụng và có thể truy xuất dữ liệu từ server qua mạng Lan

Chức năng của ứng dụng:

Ứng dụng quản lý nhân sự sẽ được chia làm 4 chức năng chính: quản trị hệ thống, quản lý nhân sự, quản lý lương, in báo cáo và thống kê.

Qui tắc#

với tên và mật khẩu để có quyền được truy cập vào

R1.4 Sao lưu và phục hồi dữ liệu

Ẩn đi

nhân viên : cho phép lập danh sách nhân viên một thêm-xóa-sửa thông tin nhân viên trong danh sách

Hiển thị

và tạo danh sách nhân viên cho phòng ban đó

Hiển thị

viên có sẵn trong hệ thống

Hiển thị

viên đang làm việc theo

thưởng và kỷ luật của

Hiển thị

nhân viên

lượng nhân viên trong công ty

Hiển thị

các nhân viên trong công ty

Hiển thị

viên chuẩn bị tới thời kỳ tăng lương, khen thưởng và kỉ luật.

Hiển thị

Yêu cầu phần cứng và phần mềm của ứng dụng:

III/ Phân tích đặc tả yêu cầu theo hướng đối tượng:

1/ Tác nhân:

Quản lý nhân sự: quản lý thông tin của các nhân viên và phòng ban trong công tyQuản lý lương: quản lý lương, khen thưởng, kỉ luật của các nhân viên trong công

Quản trị hệ thống: duy trì sự hoạt động của hệ thống (đóng, mở, sao lưu, phục hồi

dữ liệu cho hệ thống) Thêm, sửa, xóa quyền truy cập của người dùng hệ thống.

Nhân viên: chỉ được quyền xem thông tin cá nhân của các nhân viên trong công

ty, không có quyền can thiệp vào hệ thống.

2/ Sơ đồ ca sử dụng:

Tìm kiếm: tìm kiếm nhân viên, tìm kiếm phòng ban trong công ty

Quản lý nhân viên: thêm, sửa, xóa thông tin của danh sách nhân viên trong công

Quản lý phòng ban: thêm, sửa, xóa thông tin về các phòng ban trong công ty.Quản lý chức vụ: thêm, sửa, xóa chức vụ của nhân viên trong công ty.

Quản lý lí lịch: thêm, sửa, xóa thông tin cụ thể về lí lịch cá nhân của các nhân viên

trong công ty.

In báo cáo: in báo cáo về danh sách nhân viên, phòng ban trong công ty

Thêm, xóa, sửa bảng khen thưởng kỉ luật In báo cáo

Xem danh sách nhân viên Xem bảng khen thưởng, kỉ luật

Thêm bảng khen thưởng kỉ luật Thêm bảng lương

Xem bảng lương

Xem bảng khen thưởng kỉ luật Sửa bảng khen thưởng kỉ luật Sửa bảng lương

Xóa bảng lương

Xóa bảng khen thưởng kỉ luật In báo cáo phiếu lương

Quản trị hệ thống Đăng nhập vào hệ thống

Duy trì hoạt động của hệ thống

Thêm, sửa, xóa quyền truy cập của người dùng vào hệ thống

Thực hiện Backup và Restore dữ liệu cho hệ thống

Xem thông tin cá nhân (chỉ có quyền xem thông tin cá nhân của các nhân viên trong công ty, không có quyền can thiệp vào hệ thống)

Tìm kiếm nhân viên

In báo cáo danh sách nhân viên In báo cáo bảng lương

Sơ đồ Use Case của tác nhân quản trị viên:

Sơ đồ Use Case của tác nhân quản lý nhân sự:

Sơ đồ Use Case của tác nhân quản lý nhân sự:

Sơ đồ Use Case của tác nhân quản lý lương và quản lý nhân sự:

Sơ đồ Use Case của tác nhân nhân viên: