Quản lý nhân sự.DOC

Quản lý nhân sự

Lời nói đầu

Ngày nay trên Thế giới, khoa học kỹ thuật đang trên đà phát triển nh vũ bão Việc áp dụng những thành tựu đó vào trong đời sống của con ngời là một đòi hỏi mang tính khách quan Ngành Công nghệ thông tin (CNTT) là một trong những ngành khoa học đó.

Trên Thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng, CNTT đang dần trở thành một ngành công nghiệp mũi nhọn mang tính tất yếu của xu thế “Công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nớc” trong thời đại mới – thời đại của sự bùng nổ và phát trển CNTT.

Khi xã hội càng phát triển thì nhu cầu tin học hoá, xử lý tự động càng trở nên cần thiết Tuy nhiên,Tin học phát triển ở nớc ta cha sâu Song nó đã đợc áp dụng vào hầu hết các lĩnh vực của đời sống, các hoạt động xã hội, kinh tế, kỹ thuật CNTT có một vai trò vô cùng to lớn, góp phần tạo ra những lợi ích không nhỏ, có thể xử lý thông tin một cách nhanh chóng và chính xác

Ngoài ra, sự phát triển không ngừng của CNTT trên Thế giới đã góp phần tạo nền tảng và thế tiến cho Tin học ở nớc ta.

Vài năm trở lại đây, đất nớc rất quan tam đến ngành khoa học này Đến nay, Tin học đã từng bớc và dần đợc phổ cập cho học sinh, sinh viên Hiện nay có rất nhiều Công ty chuên lắp ráp các trang thiết bị phần cứng máy tính nên sự cạnh tranh diễn ra khá gay gắt trên thị trờng Tuy vậy, chơng trình phần mềm cũng đang phát triển mạnh mẽ và ngày càng phát huy những thế mạnh của nó vào ứng dụngcủa đời sống.

Bản thân em là một sinh viên tại chức theo chuyên ngành Tin học Với vốn kiến thức đã tích luỹ về các môn nh: Phân tích thiết kế hệ thống, Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access và các ngôn ngữ lập trình khác, dới sự dạy dỗ của các thầy cô trong

trờng Qua sự tìm hiểu và khảo sát, em đã xây dựng đề tài Quản lý nhân sự“ ” ở trờng THPT Lê Văn Hu làm chuyên đề báo cáo thực tập tôt nghiệp cho mình.

Vì thời gian có hạn và đây là một đề tài lớn nên em chỉ có thể trình bày đợc những nội dung sau:

Chơng I: Phần mở đầu.

Chơng II: Nhiệm vụ, vai trò cùng các đặc tả của bài toán.

Chơng III: Phân tích và thiết kế hệ thống Quản lý nhân sự tại trờng THPT Lê Văn Hu.

Hà Nội, ngày 28 tháng 03 năm 2009.

Sinh viên Nguyễn Thị Huệ

Chơng I: Mở đầuI - Lý do chọn đề tài

Việc áp dụng CNTT trên thế giới vào các lĩnh vực của đời sống con ngời ngày càng trở nên cần thiết Cùng với sự phát triển của Khoa học kỹ thuật tiên tiến, của công nghệ chế tạo các thiết bị máy tính thì việc sản phẩm phàn mềm ra đời mang tính chất quyết định đối với việc áp dụng vào các ngành khoa học.

ở Việt Nam hiện nay, các ngành khoa học đang trên đà phát triển Vấn đề tự động hóa trong các lĩnh vực nh: Xã hội, Kinh tế, Trờng học, Xí nghiệp, vv là việc làm rất thiết thực.

Là một sinh viên tại chức, vừa học vừa làm nên lợng kiến thức không đợc nhiều Với vốn kiến thức đã học, em xin góp một phần nhỏ bé sự hiểu biết của mình vào công tác Quản lý nhân sự của một trờng học Mặc dù trong những năm gần đây, ngành Tin học đang phát triển rất mạnh, nhng để đa nó vào ứng dụng trong đời sống nói chung và trong Trờng học nói riêng còn gặp nhiều bất cập.

Theo khảo sát, Trờng TPT Lê Văn Hu đã có trang thiết bị máy tính Song công tác quản lý vẫn còn tốn nhiều thời gian và công sức.

Nhằm giúp cho ban lãnh đạo và bộ phận quản lý có thể nắm bắt đợc những thông tin cần thiết một cách nhanh chóng và chính xác Vì vậy em chọn đề tài “Quản lý nhân sự” tại Trờng THPT Lê Văn Hu làm chuyên đề báo cáo thực tập tốt nghệp cho mình.

II - Mục đích nghiên cứu

* Nhằm đa những ứng dụng Tin học vào trong công tác quản lý, cụ thể là xây dựng hệ thống thông tin “Quản lý nhân sự” trên máy tính.

* Giúp cho việc tìm kiếm dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác.

* Có thể chỉnh sửa, thêm bớt hoặc bổ sung các thông tin liên quan đến đối tợng quản lý.

III - Đối tợng nghiên cứu

* Hồ sơ cán bộ giáo viên trong trờng THP Lê Văn Hu * Phơng pháp quản lý nân sự trong trờng.

chơng II

Nhiệm vụ, vai trò cùng các đặc tả của bài toán

A- Nhiệm vụ và vai trò của bài toán:

I- Nhiệm vụ cơ bản của bài toán:

Bài toán quản lý CBGV có nhiệm vụ quản lý, theo dõi quá trình làm việc của các CBGV trong trờng cùng các hoạt động khác có liên quan đến công việc đó.

Bài toán bao gồm:

- Đầu vào:

+ Các thông tin về hồ sơ của CBGV.

+ Các thông tin về quá trình quản lý của từng CBGV.

+ Chỉnh sửa đổi mức lơng của từng CBGV( ngạch, bậc lơng, hệ số lơng) + Chỉnh sửa, bổ sung các thông tin liên quan đến CBGV.

- Đầu ra:

+ Tìm kiếm, tra cứu các thông tin cần thiết về CBGV theo yêu cầu của cấp trên + Các báo biểu, mẫu biểu theo định kỳ của cấp trên vào cuối tháng, cuối kỳ + Báo cáo chi tiết thông tin về CBGV trong trờng

+ Danh sách những CBGV đợc khen thởng, kỷ luật.

+ Số liệu thống kê về nhân sự, về số cán bộ cử đi công tác + In ấn dới dạng danh sách hoặc mẫu biểu lý lịch CBGV.

II- Vai trò của bài toán:

Để đảm bảo và tiện lợi cho quá trình hoạt động chung của Nhà trờng có hiệu quả thì việc quản lý CBGV đòi hỏi phải thờng xuyên và chính xác Vị trí của bài toán này trong việc quản lý CBGV của Nhà trờng đợc xuất phát từ thực tế khách quan của hoạt động quản lý, vì vậy cần phải đa tin học vào trong các lĩnh vực quản lý trong Nhà trờng, giúp cho việc đièu hành chung trong Nhà trờng ngày một hiệu quả hơn.

B- Đặc tả các yêu cầu của bài toán:

I/ Khái quát chung về chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và tổ chức bộ máy Trờng THPT Lê Văn Hu Huỵện Thiệu Hoá, Tỉnh Thanh Hoá

1 Chức năng:

Trờng THPT Lê Văn Hu là một cơ quan hành chính sự nghiệp trực thuộc Sở GD&ĐT tỉnh Trờng chịu sự lãnh đạo và hớng dẫn về chuyên môn của Sở

GD&ĐT Có chức năng giúp Sở GD&ĐT trong việc quản lý, giảng dạy Phối hợp với các cơ quan Nhà nớc, các tổ chức chính trị – xã hội nhằm thực hiện luật và các chính sách, chơng trình, dự án, kế hoạch về giáo dục.

Chấp hành sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan Nhà nớc cấp trên; sự lãnh đạo của Sở GD&ĐT, UBND tỉnh và phối hợp với các đoàn thể trong quá trình triển khai thực hiện chơng trình giáo dục của tỉnh.

2 Nhiện vụ và quyền hạn:

- Trình Sở GD&ĐT, UBND tỉnh về phơng hớng, kế hoạch, các chơng trình giáo dục năm.

- Tổ chức rhực hiện các chơng trình, kế hoạch đã đề ra nhằm phát triển sự nghiệp giáo dục.

- Tổ chức khen thởng đối với những CBGV có thành tích tốt trong sự nghiệp giáo dục, đồng thời xử lý, kỷ luật đối với những CBGV vi phạm quy chế ngành.

- Hớng dẫn, bồi dỡng nghiệp vụ chuyên môn cho các CBGV để phù hợp với sự phát triển chung của xã hội.

3 Cơ cấu tổ chức của trờng THPT Lê Văn Hu:

Nhà trờng có đội ngũ cán bộ, giáo viên có trình độ chuyên môn cao, tận tuỵ với các thế hệ học trò

Tổng số cán bộ, giáo viên trong trờng là 89 đồng chí, trong đó: Ban Giám Hiệu

P.Hành chính P.Tài vụ Các Tổ CM P.Tổ chức P.Bảo vệ

- Ban giám hiệu: 3 đồng chí - Còn lại tốt nghiệp Cao đẳng.

Ban giám hiệu quản lý các tổ chuyên môn thông qua phòng Tổ chức Và học sinh đợc quản lý thông qua GVCN của từng lớp.

*Nhiệm vụ của các phòng ban trong cơ cấu quản lý của Nhà trờng:

- Hiệu trởng: Điều hành quản lý chung mọi hoạt động của Nhà trờng.

- Phó hiệu trởng: Điều hành hoạt động chung của Nhà trờng khi Hiệu trởng đi vắng hoặc đợc Hiệu trởng uỷ quyền.

- Phòng Tổ chức:

+ L m à đầu mối, chủ trì việc đề xuất các phương án quy hoạch, xây dựng, kiện to n v phát trià à ển bộ máy, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ cũng nh các mối quan hệ giữa các đơn vị, tổ chức trong trường Chủ trì, phối hợp với các

đơn vị tổ chức triển khai thực hiện công tác xây dựng, quy hoạch, đ o tà ạo, bồi dưỡng v phát trià ển đội ngũ giáo viên, cán bộ, viên chức của trường.

+ Tham mưu cho Hiệu trưởng v l m à à đầu mối, chủ trì việc lập kế hoạch về nhu cầu nhân lực, chỉ tiêu định biên nhân lực của trường để báo cáo Sở GD&ĐT phê

duyệt; Xây dựng v trình Hià ệu trưởng quyết định phương án phân phối chỉ tiêu định biên nhân lực đó được cấp trên phê duyệt; Chuẩn bị văn bản và thủ tục để Hiệu trởng ký các Hợp đồng làm việc, Hợp đồng lao động, Hợp đồng kiêm nhiệm với cán bộ viên chức và ngời lao động.

+ Tham mưu để Hiệu trưởng quyết định về các tiêu chí, tiêu chuẩn v trià ển khai thực hiện quy trình đánh giá cán bộ, viên chức hằng năm; Tổ chức v quà ản lý công tác thi đua trong Nh trà ường Chủ trì việc tổ chức đánh giá, xét duyệt nâng bậc lương, phụ cấp, xét đề nghị kéo d i thà ời gian công tác đối với cán bộ viên chức đến tuổi nghỉ hưu theo quy định trình Hiệu trưởng quyết định.

+ Thực hiện quy trình đề nghị công nhận chức danh Giáo viên giỏi cấp Huyện, Tỉnh theo quy định.

+ Quản lý to n dià ện v thà ống nhất hồ sơ, lý lịch cán bộ giáo viên v ngà ười lao động khác trong to n trà ường theo quy định chung; Cập nhật thông tin cán bộ trên website của trường; Xác nhận lý lịch và chữ ký cán bộ, giáo viên.

+ Tham mưu, tư vấn cho Hiệu trưởng quyết định việc cụ thể hoá v thà ực hiện các chế độ chính sách theo quy định chung cho cán bộ giáo viên, viên chức v ngà ười lao động nói chung của Nh trà ường; L m à đầu mối, chủ trì việc xây dựng v tà ổ chức thực hiện các chế độ chính sách đãi ngộ đặc biệt, thu hút, động viên, khuyến khích phù hợp đối với cán bọ giáo viên, viên chức, phục vụ mục tiêu xây dựng v phátà triển Nh trà ường

+ Thực hiện các thủ tục: th nh là ập/giải thể các bộ phận, đơn vị trong trường; điều động/ thuyên chuyển cán bộ; cử cán bộ, giáo viên, viên chức của trường đi học tập, công tác ở trong nước v nà ước ngo i; bà ổ nhiệm/miễn nhiệm các chức vụ lãnh đạo đơn vị; thu nhận cán bộ, viên chức v o l m vià à ệc tại trường; khen thưởng, kỷ luật cán bộ, viên chức v ngà ười lao động trong trường.

+ Tuyên truyền, quán triệt đờng lối, chính sách của Đảng, pháp luật của

Nh nà ước, nhiệm vụ chính trị của trường, truyền thống của Nh trà ường tới cán bộ, viên chức to n trà ường.

+ Phối hợp với các đơn vị liên quan thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ.

- Phòng hành chính:

+ Tiếp nhận xử lý, quản lý và tổ chức lu trữ công văn đi, đến theo đúng quy trình.

+ Chủ trì quản lý và điều hành, vận hành thống nhất hệ thống phần mềm điều hành tác nghiệp của Nhà trờng; Quản lý toàn diện và thống nhất website và thông tin trên website của Nhà trờng.

+ Kiểm tra về thể thức trình bày và nội dung các văn bản ban hành trớc khi cấp số và đóng dấu; Theo dõi, giám sát, phát hiện và kịp thời thực hiện biện pháp chấn chỉnh các sai sót trong thủ tục hành chính trong trờng Quản lý và sử dụng con dấu của trờng theo quy định của Nhà nớc.

+ Phân phối báo chí và các phơng tiện thông tin khác cho các đơn vị trong trờng + Cấp giấy giới thiệu, công lệnh đi đờng cho giáo viên, cán bộ, viên chức, lao động hợp đồng Ký xác nhận giấy đi đờng cho khách đến công tác và lu trú tại tr-ờng.

+ Phối hợp với các đơn vị trong trờng theo dõi, đôn đốc thực hiện quy chế làm việc và các chủ trơng kế hoạch công tác của Hiệu trởng.

+Tổ chức công tác lễ tân, các cuộc họp của ban giám hiệu, các hội nghị do Phòng Tổ chức – Hành chính đợc giao làm đầu mối Quản lý, sử dụng và trang trí các phòng họp, tổ chức tiếp khách, hớng dẫn khách đến làm việc với Nhà trờng

+ Làm th ký các hội nghị giao ban; Soạn thảo và ký các thông báo kết luận của Hiệu trởng tại Hội nghị giao ban gửi các phòng ban; Giám sát tình hình thực hiện các kết luận giao ban.

+ Quản lý, điều hành phơng tiện giao thông vận tải của trờng phục vụ các chuyến đi công tác của trờng.

- Phòng tài vụ:

+ Công cụ quản lý, điều hành và là phơng tiện hữu hiệu của cơ quan Nhà nớc kiểm tra, kiểm soát thực hiện dự toán ngân sách.

+ Cung cấp đầy đủ, toàn diện và chính xác số liệu để giúp ban Giám hiệu ra các quyết định chỉ đạo, quản lý, điều hành phù hợp.

+ Tổ chức lập dự toán thu, chi trong phạm vi ngân sách quản lý, thực hiện phân bổ dự toán ngân sách đợc Sở GD & ĐT giao cho Trờng và điều chỉnh phân bổ dự toán theo thẩm quyền.

+ Tổ chức thực hiện dự toán thu, chi ngân sách đợc giao, nộp đầy đủ đúng hạn các khoản phải nộp ngân sách theo quy định của pháp luật Chi đúng đối tợng, đúng mục đích và tiết kiệm Quản lý sử dụng tài sản của Nhà nớc trong toàn Trờng theo đúng chế độ quy định.

+ Chấp hành đúng các quy định của pháp luật về kế toán, thống kê, báo cáo, quyết toán ngân sách và công khai ngân sách theo quy định của pháp luật

+ Tổ chức công tác kiểm kê tài sản, kiểm tra kế toán, tổ chức bảo quản lu trữ hồ sơ, tài liệu kế toán theo đúng quy định hiện hành.

+ Hớng dẫn cán bộ, giáo viên, học sinh thực hiện các nghiệp vụ thu, chi phục vụ công tác đào tạo đúng quy định.

II Đặc tả của bài toán:

Trờng THPT Lê Vă Hu là cơ quan hành chính sự nghiệp nhà nớc; việc quản lý cán bộ công nhân viên cũng nh quản lý hồ sơ cán bộ giáo viên đang đợc lu trữ với số lợng không nhỏ Nếu làm thủ công thì sẽ mất rất nhiều thời gian và công sức, cha kể đến sự thiếu chính xác và đầy đủ của thông tin cần tìm kiếm.

Vì vậy bài toán đặt ra là: cho phép ngời dùng lựa chọn và tra cứu, bổ sung hoặc loại bỏ thông tin về cán bộ giáo viên trong trờng một cách thuận tiện và nhanh chóng nhất

Để hiểu rõ việc quản lý thì mỗi phân tích viên cần phải khảo sát và nắm đợc những thông tin sau:

1 Quản lý cán bộ giáo viên:

Để quản lý từng cán bộ giáo viên trong trờng, trớc hết phải nắm đợc lý lịch của mỗi ngời , ngoài ra cần phải hiểu thêm các thông tin khác để quản lý.

Những thông tin cần quản lý bao gồm:

- Nơi đăng ký hộ khẩu thờng trú - Nơi ở hiện nay - Ngày vào biên chế - Công việc hiện nay - Chức vụ hiện nay.

- Ngày vào Đoàn TNCSHCM

- Ngày vào Đảng cộng sản Việt Nam.

Trong lý lịch, quản lý các thông tin một cách cụ thể hơn: - Điện thoại: Quản lý tất cả các số điện thoại của CBGV - Chính trị: Sơ cấp, Trung cấp, hay Cao cấp.

- Đoàn viên thì chỉ quản lý “có” hay “không”.

- Đảng viên thì quản lý: Ngày vào Đảng, nơi vào Đảng, chức vụ Đảng.

- Chuyên môn: Quản lý tất cả các chuyên môn mà cán bộ giáo viên đã đợc đào tạo bao gồm: Ngành đào tạo? Chuyên môn? Nơi đào tạo (Trờng nào)? , thời gian đào tạo? Hình thức đào tạo? Năm tốt nghiệp? Văn bằng hay chứng chỉ đợc cấp?

- Ngoại ngữ: Quản lý trình độ tất cả các ngoại ngữ mà cán bộ giáo viên biết.

- Quá trình công tác ở nớc ngoài: Để quản lý những chuyến đi nớc ngoài của CBGV Nếu CBGV nào đi thì quản lý: Thời gian, lý do, tên nớc đi.

- Quan hệ thân nhân: bao gồm cha, mẹ đẻ, vợ (chồng), anh chị em ruột, con đẻ: Họ tên, ngày sinh, nghề nghiệp, cơ quan, chức vụ, nơi ở của từng ngời.

Nếu cha mẹ, vợ (chồng), anh chị em ruột của công chức không làm việc tại cơ quan nào, không có chức vụ gì thì phần cơ quan, chức vụ ghi “không” Nếu cha, mẹ chết thì nghề nghiệp ghi “chết”.

- Khen thởng, kỷ luật: Ngày, hình thức, cấp, lý do khen thởng, kỷ luật Ngày

Khi một GV đợc điều về công tác, mỗi ngời phải khai một bộ hồ sơ (Hồ sơ lý lịch) bao gồm các thông tin về : cá nhân, quá trình học tập, công tác, thông tin gia đình Các thông tin này đợc nhập vào máy để quản lý Bộ hồ sơ đợc viết trên giấy thì lu vào tủ hồ sơ.

Mỗi lần có yêu cầu truy lục hồ sơ cá nhân hoặc thống kê theo một tiêu chí nào đó theo yêu cầu của cấp trên thì phải rà soát lại toàn bộ hồ sơ hoặc lấy thông tin từ nơi lu trữ, quản lý (máy tính)

chơng iii

phân tích và thiết kế hệ thống quản lý nhân sự tại trờng THPT Lê Văn hu

I Phân tích hệ thống–

Để mô hình bài toán gần gũi với ngời sử dụng và qua khảo sát tại trờng THPT Lê Văn Hu ta xây dựng đầu vào và đầu ra của bài toán nh sau:

Thông tin đầu vào, đầu ra và các thông tin cần quản lý của bài toán đã đợc trình bày trong Chơng II.

II Thiết kế hệ thống–

1 Xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng:

Nh ta đã biết, biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) là một loại biểu đồ diễn tả sự phân rã dần dần các chức năng từ đại thể đến chi tiết Mỗi nút trong biểu đồ là một chức năng và quan hệ duy nhất giữa các chức năng; diễn tả bởi các cung nối liền các nút là quan hệ bao hàm.

Biểu đồ phân cấp chức năng là mô hình chức năng trong bớc đầu việc phân tích Và nó đợc sử dụng nhằm cụ thể hoá các chức năng của bài toán cũng nh tiến trình luồng dữ liệu Từ kết quả trong quá trình khảo sát hiện trạng tại trờng THPT Lê Văn Hu, ta có biểu đồ phân cấp chức năng nh sau:

Hệ THốNG

Quản lý nhân sự