giáo trình microsoft project 2007

PH N VẦ Microsoft PROJECT 73 Ph n I: Gi i thi u chung Microsoft Projectầ ớ ệ 1. M c đích chung và các yêu c u c a Microsoft Projectụ ầ ủ Microsoft Project là m t ch ng trình chuyên dùng đ qu n lý các d án, là ch ngộ ươ ể ả ự ươ trình có nh ng công c m nh và thu n ti n. V i Microsoft Project b n có th làm vi c v iữ ụ ạ ậ ệ ớ ạ ể ệ ớ nhi u ch đ , nhi u công c , ch c năng tinh vi đ th c hi n các thao tác t o l p và hi uề ế ộ ề ụ ứ ể ự ệ ạ ậ ệ ch nh trên d án đ ng th i ti t ki m th i gian và ti n b c cho b n.ỉ ự ồ ờ ế ệ ờ ề ạ ạ M c đích chung c a Microsoft Project 2007 g m:ụ ủ ồ • T ch c l p k ho ch và qu n lý d án.ổ ứ ậ ế ạ ả ự • Lên l ch công tác.ị • Ch đ nh các tài nguyên và chi phí cho các công vi c trong d án.ỉ ị ệ ự • Đi u ch nh k ho ch đ thích ng v i các đi u ki n ràng bu c.ề ỉ ế ạ ể ứ ớ ề ệ ộ • Chu n b các báo bi u c n thi t cho d án.ẩ ị ể ầ ế ự • D trù các tác đ ng đ n ti n đ c a d án khi x y ra nh ng thay đ i có nh h ngự ộ ế ế ộ ủ ự ả ữ ổ ả ưở l n đ n d án.ớ ế ự • Xem xét l i d án đ đ i phó v i các tình hu ng ng u nhiên.ạ ự ể ố ớ ố ẫ • Đánh giá tài chính chung c a d án.ủ ự • In n các báo bi u ph c v d án.ấ ể ụ ụ ự • Làm vi c và qu n lý theo nhóm.ệ ả • Rút kinh nghi m trong khi th c hi n d án. ệ ự ệ ự Đ ch y Microsoft Project 2007 ph n c ng t i thi u c a máy tính là:ể ạ ầ ứ ố ể ủ − B vi x a lý 1.2Gb tr lênộ ử ở − 128 Mb RAM − Window XP − c ng >100 MbỔ ứ Và b n c n có các ph n m m sau:ạ ầ ầ ề − Ph n m m Microsoft Project 2007ầ ề − B gõ ti ng Vi t ộ ế ệ Là m t ng i b t đ u s d ng ch ng trình Microsoft Project, b n ch c h n có r tộ ườ ắ ầ ử ụ ươ ạ ắ ẳ ấ nhi u th c m c v vi c t o và qu n lý m t d án. Cu n sách này s cung c p cho b nề ắ ắ ề ệ ạ ả ộ ự ố ẽ ấ ạ nh ng khái ni m c b n trong Microsoft Project đ qu n lý d án, sau đó b n s cùng t o,ữ ệ ơ ả ể ả ự ạ ẽ ạ qu n lý các thay đ i d án thông qua các bài gi ng c a cu n sách. M i bài gi ng là nh ngả ổ ự ả ủ ố ỗ ả ữ h ng d n c th t ng b c trong vi c t o m i d án, theo dõi ho t đ ng và qu n lý dướ ẫ ụ ể ừ ướ ệ ạ ớ ự ạ ộ ả ự án. 2. Qu n lý d án là gì?ả ự Qu n lý d án là m t quá trình l p k ho ch, t ch c, theo dõi và qu n lý các côngả ự ộ ậ ế ạ ổ ứ ả vi c và ngu n l c đ hoàn thành các m c tiêu đ t ra v i nhi u ràng bu c v th i gian, chiệ ồ ự ể ụ ặ ớ ề ộ ề ờ phí và tài nguyên. K ho ch c a d án có th ch là đ n gi n, ví d nh m t t p h p nhế ạ ủ ự ể ỉ ơ ả ụ ư ộ ậ ợ ỏ các công vi c cùng th i gian b t đ u và k t thúc, cũng có th ph c t p g m hàng nghìnệ ờ ắ ầ ế ể ứ ạ ồ các công vi c và tài nguyên v i chi phí hàng t đôlla.ệ ớ ỷ H u h t các d án đ u có nh ng đi m chung bao g m vi c phân chia d án thành cácầ ế ự ề ữ ể ồ ệ ự công vi c nh d dàng qu n lý, l p l ch th c hi n các công vi c, trao đ i v i nhóm vàệ ỏ ễ ả ậ ị ự ệ ệ ổ ớ theo dõi các ti n trình th c hi n công vi c. M i d án đ u bao g m ba pha chính sau:ế ự ệ ệ ọ ự ề ồ − L p k ho ch d ánậ ế ạ ự 74 − Theo dõi các thay đ i và qu n lý d ánổ ả ự − K t thúc d án.ế ự Các pha này càng đ c th c hi n t t bao nhiêu, kh năng thành công c a d án càngượ ự ệ ố ả ủ ự nhi u b y nhiêu.ề ấ 3. Các nhân t chính t o nên m t d ánố ạ ộ ự D án c a b n ch có th thành công n u b n hi u rõ đ c 3 nhân t hình thành nênự ủ ạ ỉ ể ế ạ ể ượ ố m i d án, đó là:ỗ ự − Th i gianờ : G m th i gian đ hoàn thành t ng công vi c trong m i m t giai đo n.ồ ờ ể ừ ệ ỗ ộ ạ − Ti n b cề ạ : G m các chi phí tài nguyên: nhân l c, thi t b , nguyên v t li u đ hoànồ ự ế ị ậ ệ ể thành các công vi c.ệ − M c đíchụ : M c đích c a các công vi c và k ho ch đ hoàn thành chúng.ụ ủ ệ ế ạ ể Th i gian, ti n b c và m c đích là chi c ki ng ba chân đ a d án đ n thành công, m iờ ề ạ ụ ế ề ư ự ế ỗ m t thành ph n đ u có nh h ng đ n hai ph n còn l i. Ba thành ph n này là r t quanộ ầ ề ả ưở ế ầ ạ ầ ấ tr ng và tr c ti p nh h ng đ n d án, m i quan h gi a ba thành ph n này là khác nhauọ ự ế ả ưở ế ự ố ệ ữ ầ đ i v i m i d án và nó quy t đ nh t i nh ng v n đ và cách th c th c hi n d án. ố ớ ỗ ự ế ị ớ ữ ấ ề ứ ự ệ ự 4. C s d li u c a Microsoft Project 2007ơ ở ữ ệ ủ Là m t nhà qu n lý d án, b n s có r t nhi u công vi c đ làm. V y thì Microsoftộ ả ự ạ ẽ ấ ề ệ ể ậ Project có th giúp gì cho b n? Tr c h t, nó l u tr thông tin chi ti t v d án c a b nể ạ ướ ế ư ữ ế ề ự ủ ạ trong c s d li u và s d ng các thông tin này đ tính toán, theo dõi ti n trình, chi phíơ ở ữ ệ ử ụ ể ế c a d án và các thành ph n khác đ ng th i t o ra m t k ho ch cho d án c a b n. Càngủ ự ầ ồ ờ ạ ộ ế ạ ự ủ ạ nhi u thông tin v d án mà b n cung c p, d án càng đ c th c hi n chính xác b yề ề ự ạ ấ ự ượ ự ệ ấ nhiêu. Gi ng nh m t b ng tính, Microsoft Project th hi n k t qu ngay sau các tính toán.ố ư ộ ả ể ệ ế ả Tuy nhiên k ho ch c a d án s không đ c l p cho đ n khi b n hoàn thành các thôngế ạ ủ ự ẽ ượ ậ ế ạ tin quan tr ng c a các công vi c.ọ ủ ệ Microsoft Project l u gi thông tin b n nh p và thông tin nó tính toán trong các tr ngư ữ ạ ậ ườ nh tên công vi c hay kho ng th i gian th c hi n. Trong Microsoft Project, m i tr ngư ệ ả ờ ự ệ ỗ ườ đ c th hi n trong m t c t. ượ ể ệ ộ ộ 5. Xem xét d li u b n c nữ ệ ạ ầ B n có th xem xét th i gian k t thúc c a các công vi c trong hôm nay, ngày mai b nạ ể ờ ế ủ ệ ạ l i mu n xem xét chi phí công vi c. C s d li u d án ch a đ ng r t nhi u thông tinạ ố ệ ơ ở ữ ệ ự ứ ự ấ ề nh ng t i m t th i đi m b n có th ch c n m t ph n thông tin. Đ làm đ c đi uư ạ ộ ờ ể ạ ể ỉ ầ ộ ầ ể ượ ề Microsoft Project cung c p m t s d ng th hi n sau:ấ ộ ố ạ ể ệ − Các khung nhìn: Th hi n m t t p con c a các thông tin đã đ c đ nh d ng. Víể ệ ộ ậ ủ ượ ị ạ d s đ Gantt th hi n thông tin v các công vi c.ụ ơ ồ ể ệ ề ệ − Các b ngả : G m các thông tin đ c đ nh nghĩa ngay ban đ u.ồ ượ ị ầ − Các thông tin ch n l cọ ọ : cho phép b n ch n l c các thông tin v công vi c hay tàiạ ọ ọ ề ệ nguyên. 6. H th ng l ch làm vi c c a Microsoft Projectệ ố ị ệ ủ Cách th c Microsoft Project s d ng h th ng th i gian b t đ u và k t thúc các côngứ ử ụ ệ ố ờ ắ ầ ế vi c nh th nào? Đi u này đ c tính toán theo các nhân t nh m c đ đ c l p c a côngệ ư ế ề ượ ố ư ứ ộ ộ ậ ủ vi c, các ràng bu c liên quan, các kho ng th i gian đ t đo n cũng nh các ngày ngh , ngàyệ ộ ả ờ ứ ạ ư ỉ l .ễ 75 7. M t s t khoá trong Microsoft Project ộ ố ừ 2007 Task Công vi c, nhi m vệ ệ ụ Duration Th i gian th c hi n công vi cờ ự ệ ệ Start Ngày b t đ uắ ầ Finish Ngày k t thúcế Predecessors Công vi c làm tr cệ ướ Successors Công vi c k ti pệ ế ế Task list Danh sách các công vi cệ Resource Tài nguyên hay nhân l c, máy móc th c hi n các công vi c c a d ánự ự ệ ệ ủ ự Work S gi công đ c gán đ th c hi n công vi cố ờ ượ ể ự ệ ệ Unit Kh năng lao d ng c a tài nguyênả ộ ủ Milestone Lo i công vi c đ c bi t (đi m m c) có Duration=0, dùng đ k t thúcạ ệ ặ ệ ể ố ể ế các đo n trong d ánạ ự Recurring Task Công vi c đ nh kỳ, l p đi l p l i nhi u l n theo chu kỳ trong th i gianệ ị ặ ặ ạ ề ầ ờ th c hi n d án. Ví d các bu i h p giao ban đ u tu nự ệ ự ụ ổ ọ ầ ầ Shedule L ch trình c a d ánị ủ ự Std. Rate Giá chu nẩ Ovr. Rate Giá ngoài giờ Cost/use Phí s d ng tài nguyênử ụ Baseline Theo k ho chế ạ Actual cost Chi phí đã s d ng t i th i đi m hi n t iử ụ ớ ờ ể ệ ạ Current cost Chi phí đã s d ng t i th i đi m hi n t i + Chi phí còn l i theo th iử ụ ớ ờ ể ệ ạ ạ ờ đi m hi n t iể ệ ạ Remaining cost Chi phí c n có đ ti p t c th c hi n d án.ầ ể ế ụ ự ệ ự Summary Task Công vi c tóm l c: Công vi c mà ch c năng duy nh t c a nó là ch aệ ượ ệ ứ ấ ủ ứ đ ng và tóm l c th i kho ng, công vi c và chi phí c a các công vi cự ượ ờ ả ệ ủ ệ khác. 76 Ph n II: T o m t d ánầ ạ ộ ự Th i gian b n xác đinh đ c rõ m c đích c a d án và v ch ra đ c các giai đo nờ ạ ượ ụ ủ ự ạ ượ ạ chính c a d án cũng chính là lúc b n c n t o ra m t k ho ch cho d án.ủ ự ạ ầ ạ ộ ế ạ ự Tr c h t, nh p và t ch c các công vi c và kho ng th i gian đ th c hi n chúng.ướ ế ậ ổ ứ ệ ả ờ ể ự ệ Sau đó kh i t o nhân l c, thi t b , nguyên v t li u và chi phí cho các công vi c. V i nh ngở ạ ự ế ị ậ ệ ệ ớ ữ thông tin này, Microsoft Project s t o ra m t k ho ch làm vi c, b n ch c n ki m tra l iẽ ạ ộ ế ạ ệ ạ ỉ ầ ể ạ k ho ch và đi u ch nh khi c n thi t. Ph n này s h ng d n b n t o l p k ho ch dế ạ ề ỉ ầ ế ầ ẽ ướ ẫ ạ ạ ậ ế ạ ự án bao g m các bài sau đây:ồ Bài 1: Thi t l p m t d án m i.ế ậ ộ ự ớ Bài 2: Cách th c nh p và t ch c các công vi c.ứ ậ ổ ứ ệ Bài 3: Th i gian b t đ u và th i gian k t thúc công vi c.ờ ắ ầ ờ ế ệ Bài 4: Kh i t o tài nguyên, nhân l c cho công vi c. ở ạ ự ệ Bài 5: Chi phí cho d án.ự Bài 6: Xem xét h th ng công vi cệ ố ệ Bài 7: Cách th c l u d ánứ ư ự Bài 1: Thi t l p m t d án m iế ậ ộ ự ớ B c đ u tiên đ t o k ho ch làm vi c là t o ra m t file d li u m i, thi t l p th iướ ầ ể ạ ế ạ ệ ạ ộ ữ ệ ớ ế ậ ờ gian b t đ u, th i gian k t thúc và nh p các thông tin chung v d án. Sau khi h c xongắ ầ ờ ế ậ ề ự ọ bài này, b n s có m t file d li u Microsoft Project ch a đ ng tên d án, ngày d ki nạ ẽ ộ ữ ệ ứ ự ự ự ế b t đ u, ngày d ki n k t thúc, k ho ch d án cũng nh các thông tin khác v d án. Bàiắ ầ ự ế ế ế ạ ự ư ề ự này g m có 3 đi m chính sau:ồ ể − T o m i m t d ánạ ớ ộ ự − Nh p các thông tin quan tr ng v d ánậ ọ ề ự − Thi t l p h th ng th i gian trong d ánế ậ ệ ố ờ ự 1. T o m i 1 d ánạ ớ ự Khi b n b t đ u v i 1 d án m i v i Microsoft Project, b n ch có th nh p th i gianạ ắ ầ ớ ự ớ ớ ạ ỉ ể ậ ờ b t đ u hay th i gian k t thúc c a d án. Microsoft cũng khuyên r ng chúng ta ch nh pắ ầ ờ ế ủ ự ằ ỉ ậ th i gian b t đ u c a d án và đ t nó tính th i đi m k t thúc sau khi b n đã nh p cácờ ắ ầ ủ ự ể ự ờ ể ế ạ ậ thông tin v th i gian c a t ng công vi c.ề ờ ủ ừ ệ Click nút New trên thanh công c hay trong menu ụ File, ch n ọ New . 77 Trong h p tho i ộ ạ Project Information, nh p th i gian b t đ u hay k t thúc t i m cậ ờ ắ ầ ế ạ ụ Start date hay Finish date cho d án c a b n, và sau đó Click nút ự ủ ạ OK. Click nút Save hay trong menu File, ch nọ m c ụ Save đ l u gi thông tin d án.ể ư ữ ự Chú ý B n có th thay đ i thông tin v d án c a b n b t c th i đi m nào b ngạ ể ổ ề ự ủ ạ ấ ứ ờ ể ằ cách ch n m c ọ ụ Project Information trên menu Project 78 2. Nh p các thông tin quan tr ng cho d ánậ ọ ự M i m t d án đ u có m t s thành ph n đ c tr ng nh các công vi c có liên quan,ỗ ộ ự ề ộ ố ầ ặ ư ư ệ m t s v ng m c s g p ph i khi th c hi n, ng i th c hi n chúng và m c đích c a dộ ố ướ ắ ẽ ặ ả ự ệ ườ ự ệ ụ ủ ự án. Đ b n có th nh và theo dõi đ c các thông tin này khi c n thi t hãy th c hi n theoể ạ ể ớ ượ ầ ế ự ệ các b c sauướ Trên menu File, Click Properties, và sau đó Click tab Summary Trong Tab Summary, nh p nh ngậ ữ thông tin liên quan đ n d án, nhế ự ư ng i l p và qu n lý file d án, m cườ ậ ả ự ụ đích c a d án, hay b t c đi u gì cóủ ự ấ ứ ề th gây khó khăn trong quá trình th cể ự hi n d ánệ ự Click OK 3. Thi t l p h th ng l ch làm vi cế ậ ệ ố ị ệ cho d ánự B n có th thay đ i th i gian làmạ ể ổ ờ vi c c a d án đ ph n ánh s ngàyệ ủ ự ể ả ố cũng nh s gi làm vi c c a m iư ố ờ ệ ủ ỗ ng i trong d án. Microsoft Projectườ ự thi t l p m c đ nh th i gian làm vi cế ậ ặ ị ờ ệ cho d án t th 2 đ n th 6, b t đ uự ừ ứ ế ứ ắ ầ từ 8 gi sáng đ n 5 gi chi u.ờ ế ờ ề B n có th xác đ nh th i gian nghạ ể ị ờ ỉ nh cu i tu n và các bu i t i cũngư ố ầ ổ ố nh ngày l hay th i gian đi ngh mát.ư ễ ờ ỉ Trên menu View, Click Gantt Chart. Trên menu Tools, Click Change Working Time. Trên h p tho i ộ ạ Chage Working Time, ch n l ch làm vi c.ọ ị ệ • Đ thay đ i th i gian làm vi c c aể ổ ờ ệ ủ m t ngày trong tu n trong toàn b d án,ộ ầ ộ ự ch n ngày c n thay đ i, sau đó ch n l aọ ầ ổ ọ ự ch n ọ Default Working Time và ch nh l iỉ ạ th i gian làm vi c c a ngày đó. Ví d b nờ ệ ủ ụ ạ mu n ngày th 6 hàng tu n đ u k t thúcố ứ ầ ề ế vào 4 gi ch ng h n.ờ ẳ ạ Đ thay đ i th i gian làm vi c c a m t s ngày, ví d nh t th 3 đ n th 6 đ uể ổ ờ ệ ủ ộ ố ụ ư ừ ứ ế ứ ề làm vi c lúc 9 gi , b n ch c n Click chu t vào ngày th 3, sau đó gi phím Shift vàệ ờ ạ ỉ ầ ộ ứ ữ Click chu t đ n th 6. Công vi c ti p theo c a b n là thay đ i th i gian làm vi c ộ ế ứ ệ ế ủ ạ ổ ờ ệ Click Nonworking time đ i v i nh ng ngày ngh , hay ố ớ ữ ỉ Nondefault working time đ ể thay đ i th i gian làm vi c c a m t ngày nào đóổ ờ ệ ủ ộ 79 Bài 2: Cách th c nh p và t ch c các công vi cứ ậ ổ ứ ệ Đ u tiên b n hãy li t kê các b c đ hoàn thành d án, b t đ u v i t ng kh i côngầ ạ ệ ướ ể ự ắ ầ ớ ừ ố vi c và chia nh nh ng kh i công vi c thành nh ng kh i nh h n. C nh v y cho t i khiệ ỏ ữ ố ệ ữ ố ỏ ơ ứ ư ậ ớ nó đ c chia thành nh ng công vi c nh có th phân giao c th đ c. Cu i cùng nh pượ ữ ệ ỏ ể ụ ể ượ ố ậ các kho ng th i gian thi t l p cho t ng công vi c.ả ờ ế ậ ừ ệ Sau khi b n hoàn thành bài này, b n s có m t t p h p các công vi c đ c t ch cạ ạ ẽ ộ ậ ợ ệ ượ ổ ứ m t cách h th ng và thông tin chi ti t v nh ng công vi c này.ộ ệ ố ế ề ữ ệ Bài này có 5 đi m chính sau:ể − Nh p công vi c và th i gian th c hi n.ậ ệ ờ ự ệ − T o nh ng m c đánh d u.ạ ữ ố ấ − T o nh ng công vi c đ nh kỳ.ạ ữ ệ ị − Phân c p công vi c. ấ ệ − Hi u ch nh h th ng công vi c.ệ ỉ ệ ố ệ 1. Nh p các công vi c và th i gian th c hi nậ ệ ờ ự ệ M t d án là m t chu i nh ng công vi c có liên quan t i nhau. M t công vi c sộ ự ộ ỗ ữ ệ ớ ộ ệ ẽ chi m gi m t kho ng th i gian và chúng s đ c theo dõi ti n trình th c hi n. M t côngế ữ ộ ả ờ ẽ ượ ế ự ệ ộ vi c có th đ c th c hi n trong m t ngày hay nhi u tu n.ệ ể ượ ự ệ ộ ề ầ B n hãy nh p các công vi c theo th t mà chúng x y ra, sau đó c tính s th i gianạ ậ ệ ứ ự ả ướ ố ờ đ th c hi n công vi c đó.ể ự ệ ệ Chú ý: B n không nên nh p ngày b t đ u và k t thúc trong các tr ng ạ ậ ắ ầ ế ườ Start và Finish đ i v i m i công vi c. Microsoft Project tính toán th i gian b t đ u và th i gian k t thúcố ớ ỗ ệ ờ ắ ầ ờ ế 80 • K t lu nế ậ : Qua bài này b n có th n m b t đ c cách th c t o m i m t d án,ạ ể ắ ắ ượ ứ ạ ớ ộ ự nh p các thông tin quan tr ng và thi t l p h th ng l ch làm vi c cho d án. Đó làậ ọ ế ậ ệ ố ị ệ ự nh ng b c đ u tiên đ trong quá trình th c hi n d án m t cách hi u qu . Bài ti pữ ướ ầ ể ự ệ ự ộ ệ ả ế theo s cho b n bi t cách th c nh p và t ch c các công vi c.ẽ ạ ế ứ ậ ổ ứ ệ d a trên m i quan h gi a các công vi c, d a trên các thông tin b n nh p vào. Ph n nàyự ố ệ ữ ệ ự ạ ậ ầ s đ c nói rõ trong bài sau.ẽ ượ Trên menu View, Click Gantt Chart. Trong c t ộ Task Name, đánh tên công vi c, và sau đó nh n phím TAB. ệ ấ Microsoft Project t đ ng nh p th i gian c tính cho công vi c là m t ngày cùngự ộ ậ ờ ướ ệ ộ v i d u ?ớ ấ Trong c t ộ Duration, nh p th i gian th c hi n công vi c theo tháng, tu n, ngày, giậ ờ ự ệ ệ ầ ờ hay phút. B n có th s d ng các d u t t sau: ạ ể ử ụ ấ ắ tháng = mo, tu n = w, ngày = d, gi = h, phút = mầ ờ Chú ý: Đ ch ra đây là th i gian c tính, đánh thêm d u h i sau kho ng th i gianể ỉ ờ ướ ấ ỏ ả ờ th c hi n.ự ệ Chú ý: B n có th thêm m t chú thích cho m i công vi c. Trong c t ạ ể ộ ỗ ệ ộ Task Name , ch n tên công vi c c n thêm chú thích, sau đó Click nút ọ ệ ầ Task Notes. Nh p thông tin chúậ thích trong h p tho i ộ ạ Notes, sau đó Click nút OK. 81 2. T o m c d ánạ ố ự T o m c d án là m t vi c r t có ý nghĩa trong k ho ch th c hi n d án, ví d nhạ ố ự ộ ệ ấ ế ạ ự ệ ự ụ ư vi c hoàn thành m t pha chính c a d án. Khi b n nh p kho ng th i gian cho 1 công vi cệ ộ ủ ự ạ ậ ả ờ ệ là 0 ngày Microsoft Project th hi n 1 bi u t ng m c d án ể ệ ể ượ ố ự trên bi u đ Gantt t i th iể ồ ạ ờ gian b t đ u công vi c.ắ ầ ệ B1 B2 Trong c t ộ Duration c a công vi c c n t o m c nh p 0 .ủ ệ ầ ạ ố ậ Nh n phím ấ ENTER Chú ý: Đ hi n th t t c các đi m m c trong khung nhìn, ch n ki u hi n th trongể ể ị ấ ả ể ố ọ ể ể ị danh sách là Milestones. Đ hi n th l i toàn b các công vi c trong d án, ch n ể ể ị ạ ộ ệ ự ọ All task trong danh sách ki u hi n th .ể ể ị 3. T o các công vi c đ nh kỳạ ệ ị Công vi c đ nh kỳ là nh ng công vi c th ng xuyên l p đi l p l i, ví d nh 1 bu iệ ị ữ ệ ườ ặ ặ ạ ụ ư ổ h p giao ban th hai hàng tu n. Công vi c đ nh kỳ có th x y ra hàng ngày, hàng tu n,ọ ứ ầ ệ ị ể ả ầ hàng tháng hay hàng năm. B n có th xác đ nh kho ng th i gian th c hi n đ i v i m i l nạ ể ị ả ờ ự ệ ố ớ ỗ ầ công vi c xu t hi n hay th i gian nào nó s x y ra.ệ ấ ệ ờ ẽ ả B1 B2 Trong c t ộ Task Name, ch n n i b n mu n công vi c đ nh kỳ x y raọ ơ ạ ố ệ ị ả Trong menu Insert, ch n ọ Recurring Task. B3 Trong h p tho i ộ ạ Recurring Task Information, đánh tên công vi cệ B4 Trong ph n ầ Duration, nh p th i gian th c hi n công vi c khi công vi c x y ra.ậ ờ ự ệ ệ ệ ả B5 D i ướ Recurrence pattern, Click Daily, Weekly, Monthly, hay Yearly đ ch nể ọ ki u xu t hi n c a công vi c theo hàng ngày, hàng tu n, hàng tháng hay hàng nămể ấ ệ ủ ệ ầ . B6 Phía bên ph i ả Daily, Weekly, Monthly, hay Yearly, xác đ nh t n xu t côngị ầ ấ vi c x y ra. Ví d n u nh m t công vi c đ nh kỳ xu t hi n vào th hai hàng tu n.ệ ả ụ ế ư ộ ệ ị ấ ệ ứ ầ B7 D i ướ Range of recurrence, nh p ngày b t đ u và sau đó ch n ngày k t thúcậ ắ ầ ọ ế sau m t s l n x y ra (m c ộ ố ầ ả ụ End After) hay công vi c s đ c k t thúc vào th iệ ẽ ượ ế ờ gian nào (End By). • N u b n ch n ế ạ ọ End after, ch n s l n công vi c x y ra. ọ ố ầ ệ ả • N u b n ch n ế ạ ọ End by, nh p ngày b n mu n công vi c này k t thúc. ậ ạ ố ệ ế 82 [...]... trì khi bạn chuyển đổi giữa các khung nhìn cũng như đóng hay lưu dự án B1 B2 Trên menu View, chọn Gantt Chart Trên menu Project, mục Sort, và chọn kiểu sắp xếp mà bạn muốn Để tiện lợi trong quá trình sắp xếp, Microsoft Project cung cấp một chức năng tuỳ biến khi sắp xếp Trong menu Project, mục Sort, và chọn Sort by B4 Trong hộp thoại Sort by, chọn những cột bạn muốn sắp xếp, và chọn Ascending hay Descending... kết thúc 100%; Microsoft Project sẽ hiệu chỉnh lại tiến độ thực hiện dự án B6 Chọn OK Chú ý: Việc nhập tiến độ thực tế của một công việc sẽ ảnh hưởng tới tiến độ thực tế của các công việc khác Tuy nhiên, tiến độ thực hiện theo kế hoạch là không bị thay đổi 3 Nhập khoảng thời gian thực hiện thực tế cho công việc Khi bạn nhập khoảng thời gian thực tế thực hiện một công việc, Microsoft Project cập nhập... Xác định hạn cuối cho 1 công việc Khi bạn thiết lập một hạn cuối cho 1 công việc, Microssoft Project sẽ thể hiện một dấu hiệu thông báo nếu công việc trong kế hoạch là kết thúc sau thời hạn cuối Việc thiết lập một hạn định cho 1 công việc không ảnh hưởng nhiều đến kế hoạch công việc về Đó là cách Microsoft Project thông báo cho bạn biết rằng công việc đó sẽ kết thúc mà vượt quá thời gian hạn định để... trên khung nhìn Gantt B1 B2 Trên menu View, chọn Gantt Chart On the View menu, click Zoom, click Entire project, and then click OK 99 2 Kiểm tra ngày bắt đầu và kết thúc của dự án Bạn có thể xem lại thông tin về ngày kết thúc dự án xem có đúng mong đợi của bạn hay không Trong menu Project, chọn Project Information và Click Statistics, ngày bắt đầu và kết thúc dự án sẽ được hiển thị 3 Xác định đường... này để thể hiện chi phí hoặc phân phối giờ công ngoài giờ Cho phép lựa chọn các khung nhìn khác của chương trình 5 Xem xét các cột khác nhau trong một khung nhìn Trong khi lập và theo dõi dự án, rất hữu ích nếu chúng ta có thể xem xét thêm nhiều tổ hợp các thông tin trong một khung nhìn Microsoft Project cung cấp một tập hợp các tổ hợp thông tin đối với mỗi khung nhìn: B1 B2 Trong menu View, chọn khung... chỉ một số công việc xác định nào đó, Microsoft cho phép bạn lọc thông tin trong toàn dự án để có được những thông tin cần thiết Trên menu Project, mục Filtered for, sau đó chọn kiểu lọc Để nhập kiểu lọc hiện thời không nằm trong mục Filtered for, chọn mục More Filters B2 Chọn Apply để xác định kiểu lọc B1 101 Để thể hiện tất cả các công việc trở lại, trên menu Project và sau đó chọn All Tasks hay All... giữa 2 công việc Trong Microsoft Project, bạn có thể nhập khoảng thời gian gối chồng hay thời gian ngắt quãng đối với các công việc có liên kết B1 Trong cột Task Name, chọn công việc bạn muốn thêm thời gian gối chồng hay thời gian trễ (đây là những công việc kế tiếp), và sau đó Click nút Task Information Bạn có thể thực hiện thao tác trên bằng cách chọn công việc và trong menu Project, chọn mục Task... hợp lý B1 Trên menu Tools, mục Tracking, và chọn Set Baseline 103 B2 Chọn Entire project hay Selected tasks để lưu giữ toàn bộ dự án hay chỉ những công việc đã chọn 2 Lưu giữ tại những thời điểm chuyển tiếp Sau khi bạn lưu trữ một kế hoạch cho dự án, bạn có thể lưu giữ thông tin tại những thời điểm chuyển tiếp Microsoft Project cho phép bạn lưu theo kiểu chuyển tiếp 10 lần Trên menu Tools menu, mục... Phần theo dõi và quản lý dự án gồm các bài sau: Bài 8: Theo dõi quá trình thực hiện các công việc trong dự án Bài 9: Theo dõi mức độ sử dụng tài nguyên Bài 10: Theo dõi chi phí hiện tại và khả năng tài chính Bài 8: Theo dõi quá trình thực hiện các công việc trong dự án Ngay sau khi việc lập kế hoạch kết thúc, công việc bắt đầu đi vào quá trình thực hiện, bạn có thể theo dõi thời gian thực tế bắt đầu cũng... thời gian, tạo các liên kết giữa các công việc và sau đó để Microsoft Project tính toán thời gian bắt đầu và kết thúc cho các công việc có liên quan Tuy nhiên bạn phải xác định thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc cho một số công việc Những ràng buộc về thời gian bắt đầu hay kết thúc đối với một công việc được gọi là những ràng buộc cứng Do Microsoft tính toán hệ thống kế hoạch của bạn dựa cả trên . PH N VẦ Microsoft PROJECT 73 Ph n I: Gi i thi u chung Microsoft Project ớ ệ 1. M c đích chung và các yêu c u c a Microsoft Project ầ ủ Microsoft Project là m t ch ng trình chuyên dùng. b n c n có các ph n m m sau:ạ ầ ầ ề − Ph n m m Microsoft Project 2007 ề − B gõ ti ng Vi t ộ ế ệ Là m t ng i b t đ u s d ng ch ng trình Microsoft Project, b n ch c h n có r tộ ườ ắ ầ ử ụ ươ ạ. ấ ề ứ ự ệ ự 4. C s d li u c a Microsoft Project 2007 ở ữ ệ ủ Là m t nhà qu n lý d án, b n s có r t nhi u công vi c đ làm. V y thì Microsoft ả ự ạ ẽ ấ ề ệ ể ậ Project có th giúp gì cho b n?