Chương 7 - Thu mua ppsx

Chương - - 181 - Thu mua CHƯƠNG : THU MUA Mục tiêu chương: • • Đánh giá tầm quan trọng việc thu mua chuỗi cung ứng • Lựa chọn nhà cung ứng phù hợp • Thảo luận bước qui trình thu mua • Mô tả thu mua trực tuyến lợi • I Định nghĩa vai trị thu mua Bàn thỏa thuận khác việc mua hàng ĐỊNH NGHĨA Mua hàng việc thu mua Trong chương trước, mô tả việc hoạch định chuỗi cung ứng Việc hoạch định bắt đầu với mục tiêu chiến lược, tổ chức dòng nguyên liệu, đảm bảo nguồn lực sẵn sàng, thường xuyên tìm phương pháp tốt Nhưng không thật thảo luận chế để bắt đầu dòng nguyên vật liệu Phần cung ứng phận mua hàng thu mua Trong chuỗi cung ứng, tổ chức mua nguyên vật liệu từ nhà cung ứng mắc xích trước nó, gia tăng giá trị bán chúng cho khách hàng mắc xích Mỗi tổ chức, mua bán nguyên vật liệu xuyên suốt toàn chuỗi cung ứng Điểm bắt đầu dịch chuyển việc mua hàng Đó thơng điệp mà tổ chức gửi đến nhà cung ứng, “chúng đồng ý với điều khoản, gửi cho nguyên vật liệu chúng tơi tốn’ Việc mua hàng đưa chế bắt đầu kiểm sốt dịng ngun vật liệu chuỗi cung ứng Mua hàng chức có nhiệm vụ thu thập tất nguyên vật liệu cần thiết cho tổ chức Nhiều giao dịch thuộc loại mua hàng, mà bao gồm việc thuê, hợp đồng, trao đổi, quà tặng, mượn Vì số người thích sử dụng thuật ngữ “thu mua” “Thu mua” “mua hàng” thường có ý nghĩa Thông thường, việc mua hàng thường để việc mua thật sự, thu mua (mua, thuê, hợp đồng ) công việc liên quan đến việc lựa chọn nhà cung ứng, thương lượng, thỏa thuận điều khoản, thực hiện, kiểm soát lực nhà cung ứng, nhận nguyên vật liệu, vận chuyển, kho hàng nhận hàng hóa từ nhà cung ứng Thu mua thường khơng tự thực việc vận chuyển nguyên vật liệu, mà tổ chức việc chuyển giao chúng Nó chuyển thơng điệp nguyên vật liệu cần thiết, xếp thay đổi quyền sở hữu vị trí chúng Nhưng chức khác, vận chuyển, thật dịch chuyển chúng Do việc thu mua nói chung liên quan đến việc xử lý thơng tin Nó thu thập liệu từ nhiều nguồn, phân tích chúng chuyển thông tin chuỗi cung ứng Tầm quan trọng thu mua Bạn dễ dàng nhận việc thu mua lại quan trọng Nếu nhìn với quan điểm rộng, việc thu mua hình thành mối liên kết tổ chức chuỗi cung ứng, cung cấp chế cho việc phối hợp dòng nguyên vật liệu khách hàng nhà cung ứng Tại điểm chuỗi cung ứng, việc thu mua chuyển thông điệp - 182 - Quản trị chuỗi cung ứng tuyến sau nhằm mơ tả mà khách hàng mong muốn, chuyển thông điệp tuyến trước nhằm thơng tin mà nhà cung ứng sẵn có Sau thương lượng điều khoản điều kiện giao hàng Nếu nhìn hạn chế hơn, việc thu mua rõ ràng chức tổ chức Chúng ta biết tổ chức cần cung ứng nguyên vật liệu việc thu mua đảm nhiệm công việc cho tổ chức Nếu việc thu mua thực kém, nguyên vật liệu không đến kịp, nguyên vật liệu bị lỗi chuyển đến, với số lượng không đúng, không lúc, với chất lượng kém, với mức giá cao, với dịch vụ khách hàng thấp vvv Bạn nhận thức tầm quan trọng việc thu mua từ ví dụ sau Trong nửa đầu kỷ 20 nơng trại Mỹ bị lập Tập đoàn Sears Roebuck đưa cách thức mua hàng tạo nông trại khả tiếp cận với sản phẩm dân cư khác S U P P Y C H A I N M A N A G E M E N T TÌNH HUỐNG THỰC TỄ- SEARS ROEBUCK Sears Roebuck nhà bán lẻ lớn Mỹ Thành lập vào năm 1886, đạt doanh thu 40 tỉ $ năm Phần lớn tăng trưởng thời gian đầu Sears dựa vào việc cung ứng hàng hóa cho nơng trại thảo ngun xa xơi Vào năm 1913, danh mục gồm có 1500 trang với hàng ngàn mặt hàng từ boxes of match đến hẳn ngơi nhà hồn chỉnh Khách hàng nơi gửi bưu điện đơn đặt hàng họ gửi trực tiếp đến văn phòng hãng, nhận hàng chuyển đến đường bưu điện tàu hỏa Các khách hàng họ thỏa mãn, công ty cung cấp cho họ dịch vụ bảo hành sau: “Nếu lý mà bạn khơng hài lịng với mặt hàng mà bạn mua từ hãng chúng tôi, mong bạn trả lại cho chúng tơi chúng tơi chịu chi phí Chúng tơi đổi thứ mà bạn muốn trả lại tiền cho bạn, bao gồm phí vận chuyển mà bạn trả” Họ trì truyền thống quảng cáo “sự thỏa mãn bảo đảm bạn trả lại tiền” Theo Ackerman Brewer việc kinh doanh qua đơn đặt hàng qua thư kiểu có số đặc tính quan trọng liên quan đến hậu cần: • Những nhà cung ứng hậu cần tiếp xúc trực tiếp với khách hàng • Tiếp xúc trực tiếp cho phép đặt hàng xác • Hệ thống trao đổi thơng tin hiệu điều cốt lõi • Các đơn hàng nhỏ bình thường • Khách hàng địi hỏi nhiều mong muốn có dịch vụ tốt • Việc vận chuyển phức tạp Nguồn: Các báo cáo nội thông tin trang web: http://www.sears.com Việc thu mua khơng quan trọng, mà cịn chiếm phần chi tiêu lớn công ty sản xuất điển hình, 60% chi tiêu dành cho nguyên vật liệu, với công ty GM chi tiêu 50 tỉ $ năm Do việc thu mua chịu trách nhiệm cách trực tiếp phần lớn chi tiêu công ty, cải tiến nhỏ khâu đem lại lợi ích đáng kể Giả sử cơng ty mua nguyên vật liệu với chi phí 60$, chi phí cho việc vận hành 40$ sau Chương - - 183 - Thu mua bán với giá 110$ Rõ ràng cơng ty có lợi nhuận 10$ sản phảm Bây giả sử khâu thu mua thỏa thuận khoản chiết khấu 5% cho nguyên vật liệu Chi phí nguyên vật liệu 60*0.95=57$, với mức trên, khoản tiết kiệm 3$ cấu thành vào lợi nhuận sản phẩm bán Lợi nhuận sản phẩm 13$, 5% cắt giảm chi phí nguyên vật liệu làm lợi nhuận tăng 30% VÍ DỤ: Năm ngối Wiesiek Limited có tổng doanh thu 108 triệu euro Chi phí trực tiếp cơng ty 58 triệu euro cho nguyên vật liêu, 27 triệu euro cho nhân công 12 triệu euro cho chi phí cố định Kết việc giảm chi phí ngun vật liệu 1% gì? Nếu chi phí nguyên vật liệu không giảm, doanh thu phải tăng lên bao nhiêu, chi phí cố định phải giảm để có kết trên? Bài giải • Lợi nhuận năm vừa qua 108 – (58 + 27 + 12) = 11 triệu euro • Nếu chi phí ngun vật liệu giảm 1%, 58 * 0.99 = £57.42 triệu Do lợi nhuận tăng lên 108 – (57.42 + 27 + 12) = £11.58 triệu Giảm 1% chi phí nguyên vật liệu làm tăng 5.3% lợi nhuận Tỉ suất lợi nhuận doanh thu tăng từ 10.2% lên 10.7% • Nếu chi phí ngun vật liệu khơng đổi, giả định chi phí khác giữ nguyên tỉ lệ, doanh thu phải tăng 5.3% lên 114 triệu $ để có mức tăng lợi nhuận • Để lợi nhuận tăng lên chi phí cố định phải giảm 0.58 triệu euro 4.8% Trong năm gần vị trí cơng tác thu mua trở nên rộng trở thành chức kiểm sốt hầu hết chi tiêu tổ chức Kết là, chức nhận nhiều quan tâm Thông thường việc mua hàng xem cơng việc văn phịng, mua nguyên vật liệu yêu cầu Nhưng bây giờ, xem chức quản lý quan trọng phải Xu hướng khuyến khích thay đổi khn khổ việc thu mua Chuỗi cung ứng trở nên ngắn ngày nhiều khách hàng sử dụng Web tránh cấp trung gian nhà cung ứng; liên minh giảm số lượng nhà cung ứng mà tổ chức sử dụng, số lượng mua tăng lên công ty tập trung vào hoạt động cốt lõi th gia cơng bên ngồi nhiều hơn; khách hàng yêu cầu nhiều sản phẩm điều kiện mua hàng Những yếu tố yếu tố khác, làm bật vị trí cơng tác thu mua Với bối cảnh trên, khơng có ngạc nhiên việc thu mua đóng vai trị quản lý quan trọng tổ chức Mục đích thu mua Mục đích chung công tác thu mua đảm bảo tổ chức cung ứng nguyên vật liệu cách tin cậy Với mục đích chung này, phát triển mục tiêu cụ thể sau: • Tổ chức dịng ln chuyển ngun vật liệu uy tín khơng bị gián đoạn tổ chức • Tiếp cận thường xuyên với phận sử dụng, phát triển mối quan hệ hiểu nhu cầu họ • Tìm kiếm nhà cung ứng tốt, làm việc thường xuyên với họ phát triển mối quan hệ có lợi - 184 - Quản trị chuỗi cung ứng • Mua nguyên vật liệu cần đảm bảo chúng có chất lượng chấp nhận, giao hàng thời gian địa điểm yêu cầu đáp ứng yêu cầu phận • Thương lượng mức giá điều kiện mua bán phù hợp • Giữ mức tồn kho thấp, xem xét sách tồn kho, khoản đầu tư, chuẩn mực nguyên vật liệu sẵn có … • Dịch chuyển ngun vật liệu chuỗi cung ứng thật nhanh, giao hàng cần thiết • Nắm bắt tình hình, bao gồm việc tăng giá xảy ra, khan hàng, sản phẩm mới… Tổ chức việc thu mua Cách thức mà công tác thu mua tổ chức rõ ràng phụ thuộc vào loại hình qui mơ tổ chức Trong tổ chức nhỏ, người đảm nhiệm tồn cơng tác mua hàng, sách việc quản lý Trong tổ chức cỡ trung, phải có phận với tham gia nhiều vai trò khác người mua, người tiến hành, người thủ kho thư ký Một tổ chức lớn lại cần hàng trăm người phối hợp để thực số lượng lớn công việc thu mua Thông thường việc thu mua tổ chức phận riêng lẻ để tận dụng lợi ích việc mua hàng tập trung hóa Những lợi ích bao gồm: • Kết hợp tất đơn đặt hàng loại nguyên vật liệu lại để tận dụng khoản chiết khấu số lượng lớn • Phối hợp hoạt động có liên quan để giảm chi phí vận chuyển, giữ tồn kho quản lý • Loại bỏ cơng việc lặp lại hành động khơng có kế hoạch • Tiếp xúc cách quán với nhà cung ứng cung cấp cho họ thông tin dịch vụ quán • Phát triển kỹ chuyên biệt cải thiện hoạt động tác nghiệp thu mua • Cho phép phận khác tập trung vào cơng việc họ mà khơng phối vào việc thu mua • Tập trung trách nhiệm việc thu mua làm cho cơng tác kiểm sốt dễ dàng Những lợi ích xem xét, việc mua hàng tập trung có điều cần phê phán Nếu bạn làm việc văn phòng Leeds, khơng phù hợp để bạn thơng tin cho phận mua hàng Milton Keynes (cách 450km) để mua nguyên vật liệu từ nhà cung ứng Bradford (chỉ cách 20km) Dù sao, hệ thống đem lại nhiều ích lợi chung Tuy vậy, tổ chức hoạt động phạm vi địa lý rộng nhận thức vấn đề việc mua hàng tập trung này, sử dụng cách mua hàng theo vùng địa lý Điều này, tất nhiên, đem lại lợi ích Các văn phịng địa phương biết rõ bối cảnh văn hóa địa phương, có mối quan hệ tốt với nhà cung ứng, hành động linh hoạt hơn, chi phí vận chuyển thấp hơn… Chương - Thu mua - 185 - S U P P Y C H A I N M A N A G E M E N T TÌNH HUỐNG THỰC TỄ- CN RAILWAY Canadian National Railways (CN) có phận quản lý nguyên vật liệu mua hàng truyền thống Vào đầu thập niên 1990 phận sử dụng 1400 người 60 khu vực khác Bộ phận thành công việc cắt giảm giá (đạt đến mức 35%) thông qua việc mua hàng khối lượng lớn liên minh Mặc dù vậy, công ty cho cải thiện lực thu mua Bob Gallant, trưởng phận cung ứng CN, phát biểu có áp lực lớn việc đạt lực cao CN rằng: Việc mua hàng cách thức mạnh cải thiện lực kinh tế Cách tiếp cận truyền thống CN mua nguyên vật liệu từ nhà cung ứng tốt nhất, thương lượng để có mức giá thấp Nhưng họ nhận thấy có chi phí chung thấp việc mua từ vài nhà phân phối chính, thay từ cơng ty riêng lẻ Vào tháng 9/1994, chẳng hạn, họ dừng công việc mua bán riêng lẻ với 500 nhà cung ứng phân tán vùng địa lý miền Tây Canada Thay vào đó, họ hình thành liên minh với Acklands, nhà phân phối lớn có trách nhiệm phối hợp nhà cung ứng lại CN thay 6000 hóa đơn hàng năm cung cấp tất việc mua hàng họ, sau so sánh khả cơng ty việc hình thành mối quan hệ đối tác hiệu Bob Gallant giải thích họ “tìm kiếm nhà cung ứng cung cấp cho họ trọn gói Chúng muốn làm việc với công ty có cam kết mặt quản lý có quan điểm thống nhất” Sự chuyển đổi sang cách thức thu mua thay đổi văn hóa điều khó khăn phận liên quan đến 23000 nhân viên Họ thay đổi tên phận, thực loạt buổi hội thảo, thảo luận nhóm để giải thích cho quan điểm làm việc mới, tuyển mộ người bên ngồi cơng ty, hình thành liên minh tích cực tìm kiếm ý tưởng Phần khó khăn thuyết phục người họ hướng đến việc đạt chi phí chung thấp nhất, thay mức giá rẻ trước mắt Vào năm 1995 CN giảm phận quản lý cung ứng 280 người 25 khu vực, tổng chi phí nguyên vật liệu mua giảm 14 triệu $ canada 34 triệu $ canada chi phí tồn kho, vào năm 1997 cắt giảm khoản hóa đơn hàng tháng giảm chi phí khoản 1.2 triệu $ canada hàng năm Nguồn: Anon (1996) Buying power, MaterialsManagement and Distribution, February, 43-5 II LỰA CHỌN NHÀ CUNG ỨNG Các nhà cung ứng chất lượng Có thể nói rằng, phần quan trọng việc thu mua tìm người cung ứng Có sản phẩm thiết kế tốt khơng có ý nghĩa gì, nhà cung ứng khơng thật cung cấp Hãy tưởng tượng, bạn làm việc cho dự án muốn mua số nguyên vật liệu quan trọng – cầu đúc sẵn cho dự án xây dựng Bạn phải xác định hai yếu tố Thứ nhất, thiết kế sản phẩm thỏa mãn nhu cầu bạn Và thứ hai, nhà cung ứng đảm bảo cung ứng sản phẩm thiết kế Nói cách khác, nhà cung ứng phải có khả làm việc, cung cấp chất lượng cao, làm việc kế hoạch với chi phí chấp nhận được… Thời gian dự kiến cho hành trình tàu hỏa dịch vụ tốt, có giá trị người lái tàu khơng thật thực kế hoạch Khâu thu mua bắt đầu công việc thu mua, nhà cung ứng lại đảm nhận phần kết thúc Đó người thật cung ứng nguyên vật liệu mà cơng ty cần Nói chung, tổ chức tìm kiếm nhà cung ứng: - 186 - Quản trị chuỗi cung ứng • Đảm bảo mặt tài với triển vọng lâu dài • Có khả lực để cung ứng nguyên vật liệu cần thiết • Cung ứng cách xác nguyên vật liệu yêu cầu • Gửi nguyên vật liệu với chất lượng cao bảo đảm • Cung ứng thời hạn, đáng tin cậy với thời gian ngắn • Định mức giá thỏa thuận tài chấp nhận • Nhạy bén với nhu cầu thay đổi khách hàng • Có kinh nghiệm chuyên gia sản phẩm • Có danh tiếng tốt • Sử dụng hệ thống thu mua dễ sử dụng thuận tiện • Đã sử dụng thành công khứ phát triển mối quan hệ dài hạn Trong bối cảnh khác nhau, nhiều yếu tố khác quan trọng, vị trí thuận tiện, khả đáp ứng yêu cầu đa dạng Hầu hết tổ chức có danh sách nhà cung ứng cung cấp dịch vụ tốt khứ, nhà cung ứng biết đến uy tín Nếu khơng có nhà cung ứng chấp nhận danh sách, tổ chức phải tìm nhà cung ứng Các nhà cung ứng mặt hàng có giá trị thấp tìm thấy tạp chí thương mại, tờ rơi thông qua tiếp xúc thương mại Các mặt hàng đắt tiền cần phải nỗ lực tìm kiếm điều nhiều thời gian Cách hữu hiệu để lựa chọn nhà cung ứng tốt cho sản phẩm bao gồm bước sau: • Tìm kiếm nhà cung ứng khác • Xây dựng danh sách gồm nhiều nhà cung ứng có chất lượng cung ứng sản phẩm • So sánh nhà cung ứng danh sách loại bỏ nhà cung ứng, lý gì, phù hợp • Tiếp tục loại bỏ nhà cung ứng bạn có danh sách ngắn (thường bốn năm) nhà cung ứng hứa hẹn • Chuẩn bị bảng yêu cầu, yêu cầu bảng chào giá, gửi cho nhà cung ứng lại danh sách • Nhận đơn xin đấu thầu từ nhà cung ứng • Thực việc đánh giá sơ nhà thầu loại bỏ nhà cung ứng có vấn đề quan trọng • Thực việc đánh giá mặt kỹ thuật để biết liệu sản phẩm có đáp ứng tất yêu cầu chuyên biệt khơng • Thực việc đánh giá mặt kinh tế để so sánh chi phí điều kiện khác • Sắp xếp họp để thảo luận việc đấu thầu với nhà cung ứng cịn lại • Thảo luận điều kiện đấu thầu, theo điều kiện cụ thể phải thống • Lựa chọn nhà cung ứng phù hợp để đặt hàng • Sắp xếp họp trước ký kết để đưa tất chi tiết bổ sung sau Chương - • - 187 - Thu mua Giao đơn đặt hàng cho nhà cung ứng chọn Đây rõ ràng thủ tục nhiều thời gian, lưu ý nhà cung ứng tồi gây nhiều vấn đề so với nguyên vật liệu Toàn thủ tục áp dụng trường hợp mua hàng quan trọng, bạn mua bút cửa hàng gần quan nhà cung ứng tốt Thông thường, tổ chức dành thời gian để tìm kiếm nhà cung ứng khác khi: • Mua nguyên vật liệu giá trị thấp • Chỉ có nhà cung ứng • Đã làm ăn thành cơng với nhà cung ứng • Khơng có đủ thời gian để thương lượng nhiều • Tổ chức có sách lựa chọn kiểu nhà cung ứng cụ thể Đơi khi, đặc biệt với cơng việc phủ, việc thu mua phải rõ rằng, bình đẳng, tất nhà cung ứng tiềm phải có hội đăng ký báo giá Thay hình thành danh sách ngắn nhà cung ứng đủ chất lượng, tổ chức truyền thơng tìm kiếm báo giá cơng việc ngun vật liệu cụ thể Tổ chức so sánh tất đăng ký đấu thầu khác lựa chọn nhà thấu đáp ứng tốt tiêu chuẩn đề Cách làm gọi bỏ thầu mở Một vài điều chỉnh nhằm giảm nỗ lực quản lý cách đặt vài yêu cầu nhà cung ứng, chẳng hạn dựa kinh nghiệm, qui mơ tình hình tài Và cách gọi bỏ thầu giới hạn Số lượng nguyên vật liệu nhà cung ứng mua Như bạn thấy, bàn việc khách hàng lựa chọn nhà cung ứng – giả định nhà cung ứng mong muốn phục vụ tất khách hàng mà họ tìm thấy Đây điều thơng thường, nhiên đơi nhà cung ứng có sức mạnh thương lượng họ người lựa chọn khách hàng Điều xảy nhà cung ứng nhà độc quyền bán độc quyền, vài loại nguyên vật liệu Nó diễn ngắn hạn số hàng tiện dụng dầu, nhà cung ứng lựa chọn khách hàng mà họ cung ứng, họ thích khách hàng lớn hơn, người trả nhiều người có thỏa thuận lâu dài Trong trường hợp nhà cung ứng có sức mạnh hơn, minh họa hình 7-1.1 Nhà cung ứng có quyền lực mạnh Liên minh phụ thuộc lẫn Cạnh tranh- phụ thuộc Khách hàng có quyền lực mạnh Số lượng nguyên vật liệu nhà cung ứng bán cho khách hàng Hình 7-1: Sức mạnh tương đối khách hàng nhà cung ứng 11 Scott C and Westbrook R (1991) New strategic tool for supply chain management, International Journal of Physical Distribution and Logistics Management, 21(1), 23–33 - 188 - Quản trị chuỗi cung ứng Số lượng nhà cung ứng Chúng ta thảo luận xu hướng mối quan hệ đối tác liên minh lâu dài Điều chắn dẫn tổ chức đến nhà cung ứng nhất, dù cho nguyên vật liệu, cho hàng loạt nguyên vật liệu khác Một số tổ chức cho nguồn cung ứng khiến họ dễ bị đổ vỡ tùy thuộc vào lực công ty, họ có số vấn đề có điều khơng xảy Nếu nhà cung ứng linh kiện quan trọng gặp phải vấn đề tài chính, tổ chức có thể, khơng phải lỗi mình, phải dừng việc sản xuất Để tránh điều này, số tổ chức có sách mua ngun vật liệu từ số nhà cung ứng có cạnh tranh với Họ sử dụng rules of thumb “khơng để nhà sản xuất chiếm 20% tổng doanh thu; không để khách hàng nắm giữ 50% tổng nguồn lực”1 Sự lựa chọn phụ thuộc vào tình cụ thể, liệt kê số lợi ích sách này: • Lợi ích việc sử dụng nguồn cung ứng nhất: - Mối quan hệ chặt chẽ khách hàng nhà cung ứng, thường hình thành dạng liên minh đối tác - Cam kết bên để mối quan hệ thành công - Kinh tế theo qui mô giảm giá cho đơn hàng số lượng lớn - Truyền thông dễ dàng, thủ tục quản lý đơn giản giảm thiểu cho đơn hàng lặp lại - Ít có biến động nguyên vật liệu việc cung ứng chúng - Dễ giữ yêu cầu, điều kiện… cách bí mật • Các lợi việc sử dụng nhiều nguồn cung ứng - Sự cạnh tranh nhà cung ứng làm giảm giá - Có rủi ro gián đoạn việc cung ứng, vấn đề tránh cách chuyển sang nhà cung ứng khác - Có thể dễ dàng giải vấn đề nhu cầu đa dạng - Liên quan đến nhiều tổ chức cho phép tiếp cận với thông tin kiến thức rộng - Khuyến khích đổi cải tiến nhiều - Không dựa vào việc tin tưởng tổ chức bên Các tổ chức sử dụng nhiều nhà cung ứng họ muốn tránh vấn đề xảy Một cách khác để thực điều mua dự phòng Theo cách thức đơn giản nhất, tổ chức đặt mua nhiều nguyên vật liệu so với nhu cầu dự trữ tồn kho Một cách khác sử dụng hợp đồng cung ứng nguyên vật liệu thời điểm cụ thể tương lai Cả hai cách đem lại lợi ích Trước hết, chúng đảm bảo việc cung ứng vài thời kỳ tương lai tối thiểu hóa tác động gián đoạn xảy Thứ hai, giá nguyên vật liệu cố định, tránh tác động giá tăng tính khơng chắn giá Tất nhiên, thứ không dự kiến Công ty mà tổ chức ký kết hợp đồng dài hạn khơng kinh doanh nữa, kho hàng họ bị cháy, rủi ro có xác suất nhỏ Có lẽ an toàn tổ chức tự dự trữ, điều lại có chi phí cao hơn; việc thỏa thuận hợp đồng cung ứng tương lai có chi phí thấp, lại không loại bỏ nhiều rủi ro (và thỏa thuận tồi giá nguyên vật liệu lại giảm tương lai) Perry R (1998) Quoted in Lawless J ‘Challenges of going global’, Sunday Times, 26/4/98 Chương - - 189 - Thu mua Đánh giá lực nhà cung ứng Hầu hết tổ chức đánh giá nhà cung ứng họ để đảm bảo họ tiếp tục cung ứng dịch vụ làm thỏa mãn Hoạt động gọi đánh giá nhà cung ứng đánh giá người bán Thường điều thực cách thân thiện đánh giá mang tính chủ quan, đơi sử dụng thước đo phức tạp cho mảng lực Hầu hết tổ chức sử dụng thỏa thuận quan điểm hợp lý lực, cần phải có số lượng nỗ lực hợp lý Một cách tiếp cận thường gặp sử dụng danh sách kiểm tra gồm nhân tố quan trọng kiểm tra xem liệu nhà cung ứng có đáp ứng tiêu chuẩn hay khơng Danh sách kiểm tra đề cập đến việc liệu nhà cung ứng có tình trạng tài tốt hay khơng; họ có cung ứng thời hạn khơng; chất lượng ngun vật liệu có đủ cao khơng; liệu họ có hỗ trợ kỹ thuật khơng; giá họ có cạnh tranh không… Nếu nhà cung ứng không đáp ứng tiêu chuẩn khách hàng thảo luận việc cải thiện tìm kiếm nguồn cung Mục đích khơng thật thay nhà cung ứng tại, mà để kiểm soát lực, xác định lĩnh vực cần cải tiến thống cách thức tốt để đạt cải thiện Chỉ đến lúc cuối tổ chức nên bắt đầu tìm kiếm nhà cung ứng S U P P Y C H A I N M A N A G E M E N T CÔNG TY SẢN XUẤT CHẤT BÁN DẪN PHILIP, STADSKANAAL Philips Semiconductor đặt Stadskanaal, Hà Lan, sản xuất hàng triệu ống hai cực năm Những sản phẩm sản xuất dây chuyền lắp ráp tự động, sử dụng thao tác JIT Các nguyên vật liệu (như kính, dây kim loại theieeets bị kết nối) phải vận chuyển đến lúc cách xác, chậm trễ làm gián đoạn qui trình sản xuất Hơn 65% chi phí nhà máy nguyên vật liệu, Philips đặt hàng số lượng xác với nhà cung ứng Cơng ty chấp nhận vài hàng lỗi triệu linh kiện, đặc biệt yêu cầu giảm giá 7% năm Để kiểm soát lực nhà cung ứng, Philips đưa hệ thống đánh giá nhà cung cấp đo lường tiêu chuẩn cho 12 nhà cung cấp hàng tháng Các tiêu chuẩn đánh sau: Tiêu chuẩn Thành tích yêu cầu Năng lực giao hàng 99.5% cung ứng hạn, với tần suất cung ứng lẫn tuần Chất lượng Ít 3-5 phận bị lỗi triệu phận Giá Kỳ vọng giảm 7% năm Phản hồi Nhà cung ứng phải phản hồi vịng hai tiếng có vấn đề quan trọng Điểm đánh giá kiểm toán Biên soạn điểm đánh giá dựa hệ thống kiểm toán Philips Hệ thống đóng vai trị quan trọng việc giữ cho Philips vị trí dẫn đạo thị trường ngày cạnh tranh khốc liệt Nguồn: Philips Semiconductors, Stadskanaal, Purchasing Annual Report (1998) and Supplier Rating System, manual (1998) Một cách tiếp cận hữu ích đánh giá nhà cung ứng khía cạnh lực khác Chẳng hạn, họ cho nhà cung ứng điểm 10 cho việc cung ứng hạn, điểm nhà cung ứng giảm 8, họ thảo luận cách thức cải thiện lực Mặc dù cách tiếp cận thuyết phục, gặp số khó khăn đáng kể Chẳng hạn, làm bạn xác định nhân tố quan trọng liên quan đến lực - 190 - Quản trị chuỗi cung ứng nhà cung ứng, tầm quan trọng tương đối nhân tố đó, lực đánh giá mức lực thấp chấp nhận được? Mỗi vấn đề lại phải giải từ việc kết hợp thảo luận thống nhất, thay xuất phát từ than đo xác kết quan điểm mang tính chủ quan, hữu ích lại khơng chứa đựng yếu tố đo lường khách quan III QUY TRÌNH THU MUA Các bước qui trình thu mua Một lựa chọn nhà cung ứng, tổ chức phải tuân thủ theo số thủ tục để xếp việc mua hàng Hãy tưởng tượng bạn muốn mua thứ đắt tiền, chẳng hạn máy tính Bạn trải qua vài giai đoạn liệt kê tính mà bạn muốn, tìm hệ thống có cung cấp tính này, xác định nhà cung ứng, phát triển danh sách ngắn lựa chọn, so sánh chúng, chọn tốt Mục tiêu bạn tìm kết hợp sản phẩm nhà cung ứng thỏa mãn tốt nhu cầu bạn Bộ phận thu mua tổ chức thực vậy, theo qui trình chuyên biệt cho đợt mua hàng Bạn không nên kỳ vọng tổ chức Quân đội Hoa kỳ, nơi mua hàng triệu mặt hàng ngày, làm việc giống cách ban chủ nhiệm câu lạc bóng đá Real Madrid họ tuyển mộ thêm cầu thủ Và Quân đội Hoa kỳ không định mua bút giống cách mà họ định mua máy bay chiến đấu Mặc dù khác biệt hiển nhiên này, gợi ý cách tiếp cận chung cho việc thu mua Nó bao gồm loạt bước chung, bắt đầu với việc xác định người sử dụng có nhu cầu nguyên vật liệu kết thúc nguyên vật liệu chuyển đến Hình 7-2 thể tóm tắt bước Bộ phận sử dụng Xác định nhu cầu Yêu cầu mua hàng Bộ phận phụ trách thu mua Nhận yêu cầu Xử lý Yêu cầu bảng báo giá Nhận yêu cầu Xử lý Yêu cầu bảng báo giá Thảo luận Nhận kiểm tra Ủy quyền toán Nhận kiểm tra Chuyển Thu xếp việc toán Nhà cung cấp Nhận yêu cầu Xử lý Gởi bảng báo giá Nhận đơn đặt hàng Xử lý Giao hàng kèm hóa đơn Nhận tiền Hình 7-2: Các bước quy trình thu mua • Bước 1: phận sử dụng o Xác định nhu cầu nguyên vật liệu mua o Xem xét nguyên vật liệu sẵn có chuẩn bị yêu cầu đặc biệt Chương - Thu mua - 191 - o Kiểm tra ngân sách phận xin phép mua hàng o Chuẩn bị gửi yêu cầu mua hàng đến phận thu mua • Bước 2: phận thu mua: o Nhận, kiểm tra kiểm soát yêu cầu mua hàng o Xem xét nguyên vật liệu yêu cầu, tìm kho tại, sản phẩm thay thế, lựa chọn sản xuất khác…và sau thảo luận với phận sử dụng khẳng định lại định mua hàng o Hình thành danh sách ngắn nhà cung ứng có thể, từ nhà cung ứng thơng thường, liệt kê nhà cung ứng ưa thích, nhà cung ứng đáp ứng yêu cầu o Gửi yêu cầu bảng báo giá đến danh sách ngắn • Bước 3: nhà cung ứng o Xem xét yêu cầu báo giá o Kiểm tra vị thế, tín dụng… khách hàng o Xem xét việc làm thỏa mãn tốt đơn hàng o Gửi báo giá cho tổ chức, cung cấp chi tiết sản phẩm, giá điều kiện khác • Bước 4: cơng việc phận cung ứng o Xem xét báo giá đánh giá mặt kinh tế o Thảo luận vấn đề kỹ thuật với phận sử dụng o Kiểm tra chi tiết ngân sách cho phép mua hàng o Lựa chọn nhà cung ứng tốt nhất, dựa chi tiết cung cấp o Thảo luận, thương lượng kết luận điều khoản điều kiện với nhà cung ứng o Phác thảo đơn đặt hàng nguyên vật liệu (với điều khoản điều kiện kèm theo) • Bước 5: nhà cung ứng chọn o Nhận, xác nhận xử lý đơn mua hàng o Tổ chức tất hoạt động cần thiết để cung ứng nguyên vật liệu o Vận chuyển nguyên vật liệu với chứng từ vận chuyển o Gửi hóa đơn • Bước 6: Trách nhiệm phận thu mua o Xác nhận nhận hàng o Thực bước cần thiết xúc tiến o Nhận, kiểm tra chấp nhận nguyên vật liệu o Thông báo phận sử dụng nguyên vật liệu nhận • Bước 7: Trách nhiệm phận sử dụng o Nhận kiểm tra nguyên vật liệu o Cho phép chuyển giao từ ngân sách - 192 - Quản trị chuỗi cung ứng o Cập nhật báo cáo tồn kho o Sử dụng nguyên vật liệu theo nhu cầu • Bước 8: phận thu mua o Thanh tốn hóa đơn cho nhà cung ứng Ba bước giúp tìm nguyên vật liệu nhà cung ứng, sau đến phần quan trọng với việc soạn thảo đơn đặt hàng bước Tại bước tổ chức đồng ý mua nguyên vật liệu nhà cung ứng cụ thể, đơn đặt hàng làm khởi động nhà cung ứng (cùng với việc hoạch định sản xuất, xếp vận chuyển, tài chính…) Đơn đặt hàng phần hợp động pháp lý tổ chức nhà cung ứng Các bước cịn lại kết thúc chi tiết giao hàng Qui trình tương đối phức tạp liên quan đến nhiều bước, nhiều hồ sơ Nếu bạn mua hàng hóa đắt tiền, nỗ lực tất nhiên – bạn thật phải theo qui trình phức tạp nhiều để đáp ứng đặc tính chuyên biệt sản phẩm, lựa chọn nhà cung ứng thương lượng điều khoản Nhưng bạn thực hợp đồng mua hàng nhỏ, có mối quan hệ với nhà cung ứng, có nhà cung ứng tin cậy, rõ ràng khơng cần thiết phải thực tồn qui trình phức tạp Do bạn sử dụng phương pháp làm việc theo thói quen Đối với cách làm này, đơi chi phí trả để mua hàng lại thấp chi phí thủ tục mua hàng Do vậy, phải tìm qui trình mua hàng thật đơn giản có tính tự động để cắt giảm chi phí Ngồi vấn đề chi phí, vấn đề khác thủ tục thu mua qui củ thời gian thực Nó làm chậm lại việc mua hàng phải nhanh gọn Paul Sigarro mua nguyên vật liệu để may váy áo cho l’Haute Vision Stockholm, nhận thấy việc cung ứng nguyên vật liệu thường ngày từ nhà cung ứng Nice, việc tổ chức cung ứng thường tuần1 Điều củng cố kết thăm dò trước Mỹ2 thời gian xử lý đơn hàng trung bình nhà sản xuất Các khâu thu mua Số ngày trung bình Từ khách hàng đặt hàng đến nhà cung ứng nhận 1.9 Từ nhà cung ứng nhận đơn hàng đến hoàn tất thủ tục quản lý 2.1 Từ hoàn tất thủ tục quảnlý đến xuất hàng 2.2 Từ nhà cung cấp xuất hàng đến khách hàng nhận hàng 4.1 Tổng 10.3 Sử dụng hệ thống dựa giấy tờ truyền thống trung bình 10.3 ngày để khách hàng nhận hàng hóa cung ứng từ kho nhà sản xuất Nếu có vấn đề hết hàng, sản phẩm yêu cầu đặc biệt cần phải gia cố, việc vận chuyển giao hàng đặc biệt, việc thỏa thuận điều kiện gặp khó khăn, vấn đề tương tự, thời gian dài nhiều Sigarro P (2001) Speeding up procurement, Western Operations Seminar, Nice LaLonde B.J and Zinszer P.H (1976) Customer Service, National Council of Physical Distribution Management, Chicago Chương - Thu mua - 193 - Trong năm gần nhiều nỗ lực thực nhằm giảm thời gian lẫn chi phí cho việc thu mua Một số phương pháp đơn giản Blanket order, sử dụng đơn đặt hàng cho việc cung ứng thường xuyên nguyên vật liệu khoản thời gian Việc tiến hành phân tích giá trị sử dụng nhóm nhân viên phịng ban chức khác nhằm tìm nguyên vật liệu thay có chi phí thấp đảm bảo chất lượng Khơng có điều chỉnh giải vấn đề gặp phải thủ tục mua hàng sử dụng giấy tờ, tính khơng đáng tin cậy Đội ngũ nhân viên mua hàng thường phần ba thời gian để xử lý vấn đề xuất qui trình thu mua gặp số trục trặc1 Một số vấn đề qui trình thu mua dựa giấy tờ bao gồm: • Mất nhiều thời gian để hồn tất tồn qui trình • Dựa nhiều thủ tục công việc giấy tờ xoay quanh địa điểm khác • Cần nhiều người để hồn tất, phân tích, xử lý, lưu trữ giải tất loại giấy tờ • Cần phải có người khác để giám sát, quản lý kiểm tra thủ tục hành • Những sai sót tránh khỏi với nhiều giấy tờ người có liên quan • Khơng quan tâm đến hệ thống có liên quan kiểm sốt tồn kho Một bước quan trọng việc cải thiện công tác thu mua xuất với việc mua hàng điện tử Trao đổi sở liệu điện tử (EDI - electronic data interchange) sử dụng từ thập niên 1980, điều cho phép việc mua hàng tự động Một tổ chức kết nối hệ thống thơng tin với hệ thống thơng tin nhà cung ứng, đến cần đặt hàng, hệ thống tự động gửi thông điệp Cách thức vận hành tốt đơn hàng lặp lại, nhỏ thông thường hầu hết tổ chức sẵn sàng tiếp nhận Có số biến thể việc thu mua tự động hóa, tất chúng xem xét tên gọi chung thu mua điện tử Thu mua điện tử Hầu hết tổ chức sử dụng vài hình thức e-procurement Các thăm dị nhận thấy 60% công ty Anh sử dụng e-procurement vào năm 2002, 80% nhà quản lý châu Âu muốn sử dụng cách rộng rãi Sau số ưu điểm mà mang lại: • Cho phép tiếp cận với nhà cung ứng nơi đâu giới • Tạo thị trường minh bạch rõ ràng nơi mà sản phẩm điều khoản sẵn sàng • Ttự động hóa việc thu mua với thủ tục chuẩn hóa • Giảm đáng kể thời gian cần thiết cho giao dịch • Giảm chi phí, từ 12-15% • Chuyển số hoạt động thu mua cho nhà cung ứng bên thứ ba • Tích hợp cách hồn chỉnh với hệ thống thông tin nhà cung ứng Về có hai loại thu mua điện tử B2B (tổ chức mua nguyên vật liệu từ tổ chức khác) B2C (khách hàng tiêu dùng mua từ nhà sản xuất) Hầu hết quen thuộc với giao dịch B2C, mua sách, đĩa nhạc, phần mềm dịch vụ du lịch từ Cummings N (2002) UK leading the world in e-procurement, OR Newsletter, March - 194 - Quản trị chuỗi cung ứng trang web Giữa năm từ 1999 đến 2002 số lượng người mua sắm Internet Anh tăng từ triệu lên triệu1 Tuy nhiên, nhiều website gặp phải vấn đề tài với tràn ngập “bọt bong bóng xà phịng dot-com”, có nhiều tuyên bố phá sản đưa Vào năm 1996 Anderson Consulting dự báo việc mua sắm trực tuyến nhanh chóng chiếm 20% thị trường tạp phẩm Anh, vào năm 2002 tranh toàn cảnh dừng số 1% Verdict, tổ chức nghiên cứu thị trường bán lẻ, dự báo việc bán hàng trực tuyến tăng lên chiếm 6% tổng doanh số bán hàng tạp phẩm vào năm 2006 Rõ ràng khó khăn để có tranh đáng tin cậy lĩnh vực này, có cảm nhận chung B2C tiếp tục tăng trưởng mạnh mẽ Một vấn đề, tất nhiên, người khơng thiết thích thu mua điện tử Nếu bạn muốn mua sách, bạn sử dụng nhiều website, điền thông tin để mua hàng, nhận sách giao vòng ngày Nhưng bạn đến cửa hàng sách gần nhất, bạn sử dụng cơng nghệ tiên tiến hơn, bạn nhận sách chịu phí giao hàng B2C gặp phải khó khăn cá nhân thường muốn tận mắt xem hàng trước mua Một số chứng cho vấn đề xuất phát từ nước Mỹ, nơi mà 1% xe mua qua mạng, mà trước mua hàng 75% khách hàng lại nỗ lực tìm kiếm trực tuyến để so sánh giá đặc tính sản phẩm Một nhân tố quan trọng hầu hết hoạt động thu mua điện tử cho thị trường B2B Gartner Group dự báo thị trường B2B sau2: Năm Giá trị hợp đồng mua bán B2B (tỉ đôla) 1998 43 1999 219 2000 433 2001 919 2002 1900 2003 3600 2004 6000 2005 8500 Sự hấp dẫn thu mua điện tử lớn hầu hết tổ chức vận động theo hướng Một công ty phần mềm quan trọng dự báo khả cắt giảm chi phí thu mua điện tử (giá trị tính giao dịch) Hệ thống thu mua điện tử đem lại mức lợi nhuận đầu tư ROI 400% năm Các bước xử lý 17.2 9.3 Đề xuất phê chuẩn 5.5 2.7 Kiểm tra yêu cầu 20.2 Xử lý đơn đặt hàng Chi phí với thu mua điện tử Thiết lập yêu cầu chi tiết Chi phí ban đầu 54.4 6.8 Rushe D (2001) www.basketcase, Sunday Times, September, p Anon (2001) The Economic Downturn is Not an Excuse to Retrench B2B Efforts, Gartner, Stamford, CT Chương - - 195 - Thu mua Nhận hàng 10.3 2.9 Cung ứng nội 35.0 13.0 Thanh toán 23.6 0.6 Tổng 166.2 35.3 Nhiều người tâm huyết với tăng trưởng thu mua điện tử, họ thường quên điểm quan trọng Nếu tổ chức việc thu mua điện tử hiệu quả, việc truyền thông trở nên hiệu nhiều – chưa cải thiện dòng dịch chuyển vật chất Điều xảy tổ chức chuỗi cung ứng sử dụng cơng cụ truyền thơng để tìm cách thức tốt để dịch chuyển vật chất Như Doerflinger đồng nói “Rào cản thật để tiếp cận B2B phận back-end thân website”1 Có lẽ tác động thu mua điện tử tốc độ việc mua hàng mà tác động lên chuỗi cung ứng Khách hàng mua từ nhiều nhà cung ứng vị trí địa lý xa xơi Họ có lựa chọn mua trực tiếp từ nhà sản xuất nhà cung ứng đầu nguồn, sử dụng nhiều nhà bán lẻ chuyên biệt qua mạng Merrill Lynch2 cho thay đổi quan trọng mà việc thu mua điện tử mang lại là: • Việc sử dụng Internet ngày tăng thay đổi patterns hậu cần • Thương mại điện tử thay đổi vấn đề mua hàng, khơng tạo nhiều hội làm ăn • Các tổ chức phải cải thiện dịch vụ khách hàng, ví dụ dịch vụ giao hàng tận nhà S U P P Y C H A I N M A N A G E M E N T TÌNH HUỐNG THỰC TỄ- AMAZON.COM Cách thông thường mua sách đến nhà sách, liên hệ với câu lạc sách Vào năm 1995 Jeff Bezos tiến lên bước bắt đầu việc kinh doanh bán lẻ sách trực tuyến từ gara ông Sứ mệnh ông “sử dụng Internet để biến việc mua sách trở nên nhanh chóng hơn, dễ dàng trải nghiệm việc mua sắm thú vị có thể” Mục tiêu ông việc lưu trữ tất sách biến Amazon.com thành nhà bán lẻ sách lớn giới Trong năm vận hành doanh thu đạt 15.7 triệu $, tăng 34% tháng Tồn kho quay vòng 150 lần năm, so với mức ba bốn lần năm nhà sách thông thường Để phát triển khâu hậu cần mình, Amazon tìm kiếm cách làm tốt tuyển dụng Phó giám đốc hậu cần (và 15 nhân viên khác) từ Wal-Mart Trung tâm vận hành Amazon hệ thống thiết kế tinh nhuệ nhằm hướng dẫn khách hàng lướt web thực việc mua hàng Hệ thống chủ yếu ghi lại đơn đặt hàng khách hàng, nhận toán xếp việc giao hàng Tuy nhiên, thực làm nhiều cho phép tìm kiếm nhiều cách, liệt kê tất sách tương tự người mua hàng khác, sách khuyến dụng, tóm tắt từ người đọc khác, tác giả nhà xuất bản, cung cấp thông tin tác giả, thông báo sách mới, gửi tin, cho phép đặt hàng nhiều chức khác Doerflinger T.M., Gerharty M and Kerschner E.M (1999) The information revolution wars, Paine-Webber Merrill Lynch (1999) E-commerce: Virtually There, Merrill Lynch, New York - 196 - Quản trị chuỗi cung ứng S U P P Y C H A I N M A N A G E M E N T TÌNH HUỐNG THỰC TẾ- AMAZON.COM Amazon sử dụng chức hiệu để có chi phí thấp, đạt kinh tế theo qui mơ, sử dụng qui mơ để thương lượng khoản chiết khấu với nhà xuất Kết họ đạt chiết khấu lên đến 50% giá nhà xuất cho sách bán chạy Sự kết hợp dịch vụ khách hàng, lựa chọn phong phú, giao hàng hiệu chi phí thấp thu hút 25 triệu khách hàng 160 quốc gia Doanh thu rịng cho q I năm 2000 578 triệu USD, tăng 84% so với năm trước Công ty mở rộng hoạt động từ thành phố Seattle quốc gia Anh, Đức Pháp Trước hết họ mở rộng lĩnh vực từ sách sang CD video sau sang đồ chơi, game, dụng cụ làm vườn, quà, phần cứng, dụng cụ nhà bếp, bán đấu giá… Họ hình thành quan hệ đối tác với hiệu thuốc trực tuyến, nhà cung ứng dụng cụ thể thao, người bán tạp phẩm, vvv… Kết cung cấp 18 triệu sản phẩm khác Chi nhành Anh, chẳng hạn, liệt kê 1.2 triệu sách Anh, 250000 sách Mỹ, 220000 CD 23000 video DVD Vào tháng năm 2000 Harry Potter The Goblet of Fire xuất bản, Amazon nhận đơn hàng trước lớn chưa có 410000 bản, 250000 giao hàng FedEx ngày bán Mặc dù với lực ấn tượng mình, Amazon khơng tránh khỏi áp lực chia sẻ biến động giá kinh doanh điện tử Vào năm 2000 công ty lỗ khoản 200 triệu USD q Tới q I năm 2002 lại kiếm lợi nhuận Nguồn: Các báo cáo nội công ty thông tin trang web: http://www.amazon.com; Kotha S (1998) Competing on the Internet, European Management Journal, April IV CÁC LOẠI MUA HÀNG Các cách tiếp cận khác cho sản phẩm khác Khi mơ tả qui trình thu mua thức, nói phức tạp thời gian Có lẽ việc dùng qui trình đắt đỏ phức tạp cách không cần thiết cho việc mua hàng, khơng có muốn sáu tháng để mua hộp bì thư Mặc khác, đơn hàng quan trọng lại cần nhiều thơng tin phân tích Đó lý tổ chức sử dụng linh hoạt chi tiết thủ tục mua hàng, làm cho phương pháp mua hàng phù hợp với loại ngun vật liệu Nói chung, chi phí mua ngun vật liệu cao yêu cầu phức tạp cần nhiều nỗ lực mua hàng nhiều thời gian Các tổ chức thường thiết lập nguyên tắc nỗ lực dành cho việc thu mua, sử dụng thủ tục mang tính ngẫu nhiên cho cung ứng có giá trị thấp, thủ tục tự động, đơn giản cho dịp mua hàng có giá trị lên đến 20000 bảng, thủ tục nghiêm túc, qui củ cho dịp mua hàng có giá trị lên đến 150000 bảng phân tích chi tiết, đặc biệt cho dịp mua hàng lớn Van de Vliet1 mô tả biến thể với mơ hình 3M, nỗ lực mua hàng phụ thuộc vào tầm quan trọng nguyên vật liệu: • • Nguyên vật liệu thông thường (non-critical materials) có lợi nhuận thấp với rủi ro cung ứng, cần thủ tục mua hàng đơn giản Nguyên vật liệu đặc thù (bottleneck materials) có lợi nhuận thấp rủi ro cung ứng, cần hợp đồng dài hạn với nguồn cung ứng khác nhằm giảm vấn đề xảy Van de Vliet A (1996) When the gaggling has to stop, Management Today, June, pp 56–60 Chương - • Thu mua - 197 - Nguyên vật liệu chiến lược với lợi nhuận cao cần mối quan hệ thức với nhà cung ứng dài hạn, phát triển thành liên minh mối quan hệ đối tác Một qui tắc thiết lập, hệ thống kiểm soát quản lý điều khiển việc mua hàng đảm bảo chúng thực cách tốt Có thể quan sát việc mua hàng thực nào, liệu kết có thỏa đáng, liệu nỗ lực có hợp lý mối tương quan với chi phí tầm quan trọng, liệu thủ tục cải thiện tương lai Điểm quan trọng khác dịp mua hàng mới, mua hàng lặp lại theo thói quen Nếu nhà cung ứng cung cấp dịch vụ tốt khoản thời gian dài, tổ chức tránh phải nỗ lực mua hàng phức tạp cho đơn hàng sau Việc đặt hàng trở thành thói quen tổ chức gửi thơng điệp “gửi hàng cho đơn hàng trước” Với đơn hàng khơng theo thói quen, tổ chức phải cẩn thận nỗ lực việc lựa chọn nhà cung cấp, điều kiện mua hàng Nếu đơn hàng lặp lại thường xuyên, tổ chức xem xét cân nhắc “tự làm hay mua” Nói cách khác, công ty phải lựa chọn nguyên liệu tự làm, ngun liệu mua tốt Cách thức đơn giản nhất, tổ chức kiểm tra liệu tổ chức có nguyên vật liệu rẻ từ nhà cung cấp so với tự làm hay không Hoạt động hiệu kinh tế theo qui mơ thường có nghĩa nhà cung ứng đặc biệt cung cấp nguyên vật liệu với giá thấp so với tổ chức sản xuất tự làm Tuy nhiên, có nhiều nhân tố khác cần phải xem xét Tự sản xuất tin tưởng hơn, kiểm sốt tốt hơn, sản phẩm theo yêu cầu, thời gian đặt hàng ngắn hơn, sử dụng nguồn lực dư thừa, bảo vệ thiết kế, nắm giữ hoạt động gia tăng giá trị, tăng qui mô tổ chức vvv… Nói cách khác, mua từ nhà cung ứng đạt lợi ích tính chun mơn hóa, tiếp cận với tính chuyên gia, đạt kinh tế theo qui mô, giảm mức tồn kho, chuyển phần rủi ro ngồi, giữ tính linh hoạt vvv… Bộ Thượng mại công nghiệp Anh1 cho có ba tiêu chí quan trọng cho định là: • Tiêu chí tài – liên quan đến chi phí • Tiêu chí hoạt động – liên quan đến tính đáp ứng, tính linh hoạt, độ tin cậy… • Tiêu chí chiến lược – liên quan đến ảnh hưởng mặt dài hạn định tổ chức Trong thực tế, lợi ích nhận việc thuê ngày tăng ngày nhiều tổ chức muốn tập trung vào chức cốt lõi sử dụng nhà cung ứng chun mơn hóa ngun liệu Các điều khoản điều kiện Mặc dù sử dụng thuật ngữ chung “đặt hàng”, thực tế có nhiều loại đơn đặt hàng khác Các tổ chức thường sử dụng thuật ngữ “đặt hàng” cho hàng hóa, dùng thuật ngữ “ký hợp đồng” cho dịch vụ “thuê” cho thiết bị Nói rộng ra, có nhiều cách khác để nói thứ, chúng lại có khác biệt mặt pháp lý Chẳng hạn, với việc mua hàng trả góp ngun vật liệu thuộc quyền sở hữu nhà cung ứng chúng toán hết, hình thức tài trợ tín dụng lại trao quyền sở hữu cho tổ chức tổ chức chịu trách nhiệm khoản nợ Chúng ta lưu ý số loại đơn đặt hàng sau số loại bản: • Đơn mua hàng: sử dụng mua hàng chuẩn mơ tả Cơ có thư từ tổ chức đến tổ chức khác, mô tả chi tiết nguyên liệu mà Department of Trade and Industry (2001) Logistics and Supply Chain Management, Website at www.dti.gov.uk - 198 - Quản trị chuỗi cung ứng tổ chức muốn mua điều kiện mua hàng Tiếp theo liên quan đến việc báo giá nhà cung ứng cho hàng hóa mà họ cung ứng với điều khoản • Các đơn hàng tổng hợp định trước (Blanket orders)1,2 bao gồm tổng hợp đơn hàng đặt mua nhà cung cấp khoảng thời gian với mức giá xác định trước Nó thường áp dụng cho hệ thống mua hàng đơn giản cho mặt hàng rẻ tiền, chuẩn đồ dùng văn phòng Tổ chức gửi đơn đặt hàng cho tất hàng hóa mà họ cần thời kỳ, ví dụ năm Sau nhà cung ứng giao chuyến hàng yêu cầu suốt năm • Thu mua điện tử: sử dụng EDI Internet để đơn giản hóa việc mua hàng cách thay thủ tục giấy tờ điện tử Điều tạo phương pháp hiệu qủa nhanh cho đơn hàng lặp lại không phức tạp • Hợp đồng: thể tất thỏa thuận tổ chức nhà cung cấp, mơ tả cách xác trách nhiệm, cơng việc dịch vụ cho bên, với tất điều khoản điều kiện quan trọng Nhiều tổ chức sử dụng hợp đồng thay đơn đặt hàng cho dịch vụ lớn, họ ký kết hợp đồng cho việc cung ứng điện Theo cách vậy, tổ chức ký hợp đồng cho cơng việc xây dựng cơng trình… • Nhà thầu phụ (Sub-contracts): nhà cung cấp ký hợp đồng với tổ chức, khơng tự thực tất khâu, mà muốn chuyển vài công đoạn cho nhà hợp đồng phụ Do vậy, có hai thỏa thuận - hợp đồng tổ chức nhà cung ứng, hợp đồng phụ nhà cung ứng nhà hợp đồng phụ Đối với dự án lớn, có nhiều cấp hợp đồng phụ • Các hợp đồng cho thuê điều khoản điều kiện mua hàng hóa Chúng thường sử dụng cho cơng trình xây dựng thiết bị, thường trả lại chủ sở hữu sau thời gian sử dụng Bạn thuê xe chẳng hạn, bạn kết thúc thời gian thuê, bạn phải trả lại cho chủ Các loại mua hàng khác tạo vấn đề khác cho việc thu mua Có nhiều điền khoản điều kiện khác khó so sánh chúng Giả sử bạn mua số hàng hóa chuẩn, điện Nhiều đối thủ cung ứng loại hàng hóa người cung ứng tốt người cung ứng với mức giá thấp Tuy nhiên, cịn có nhiều điều kiện mua hàng khác Nếu bạn muốn dịch vụ điện thoại, tất nhà cung ứng cung cấp sản phẩm, cách tính giá, chiết khấu gói cước khác biệt Do điều khoản mua hàng yếu tố quan trọng để xác định nhà cung ứng tốt Trong thực tế, có nhiều nhân tố ngồi chi phí cần phải xem xét Hill3 cho định việc mua hàng thực thành hai giai đoạn Giai đoạn 1, sản phẩm sẵn có xem xét sản phẩm thỏa mãn yếu tố chất lượng đưa vào danh sách Sau yếu tố “quyết định đặt hàng” giúp xác định sản phẩm tốt từ danh sách Chi phí yếu tố yêu cầu, yếu tố “quyết định đặt hàng” Chất lượng đặc biệt quan trọng, lý quản trị chất lượng tồn diện cho giá thấp không thiết giao dịch tốt nhất4 Việc định giá vấn đề phức tạp Đây chắn mối quan tâm dài hạn tổ chức để ép buộc nhà cung ứng định mức giá thấp cách không khả thi, họ rút lui khỏi việc kinh doanh họ không sẵn sàng tổ chức cần đến lần sau Các siêu thị Châu Âu phải đáp ứng áp lực từ khách hàng việc giảm giá thực phẩm Trong điều http://en.wikipedia.org/wiki/Blanket_order http://encarta.msn.com/dictionary_561546377/blanket_order.html Hill T (1993) Manufacturing Strategy (2nd edn), Macmillan – now Palgrave Macmillan, Basingstoke Deming W.E (1986) Out of the Crisis, MIT Press, Cambridge, MA Chương - - 199 - Thu mua đem lại lợi ích cho khách hàng – đơng đảo dân chúng - điều có nghĩa phải trả cho nơng trại sản xuất nơng sản Nếu nơng trại khơng hoạt động nữa, chắn cso tác động lớn đến cộng đồng nông thôn miền quê, dựa nhiều vào nông sản nhập khẩu, lại tác động đến cán cân thương mại… Nói chung, có bốn cách xác định giá • Danh sách giá – nhà cung ứng liệt kê giá cố định Các nhà xuất sách, chẳng hạn, liệt kê giá bán mà họ kỳ vọng nhà bán lẻ sử dụng Họ cung cấp khoản chiết khấu cho đơn hàng đặc biệt khối lượng lớn, cố định giá • Báo giá đặc biệt – nhà cung ứng định mức giá cho khách hàng, đặc biệt cho hàng hóa khơng tiêu chuẩn Khách hàng đưa yêu cầu báo giá, nhà cung ứng đưa mức giá điều kiện • Thương lượng – có số khả linh hoạt giá điều kiện Nhà cung ứng đưa mức giá, sẵn sàng thương lượng đạt số lợi ích đặt hàng lại Tương tự, khách hàng thương lượng họ muốn điều kiện đặc biệt cung ứng nhanh • Định giá cho hàng hóa tiện dụng – hàng hóa tiện dụng dầu, café, vàng ngũ cốc, áp lực thị trường định mức giá chung cho tất nhà cung ứng Bạn thấy điều nhiều thị trường khác, chẳng hạn thị trường tài Thậm chí mức giá thống có khó khăn liên quan đến điều kiện Chẳng hạn, trả chi phí vận chuyển đến địa điểm cuối chấp nhận rủi ro đường vận chuyển? Một số điều kiện chuẩn sử dụng (trong hình 7-3) nhiều lý mang tính lịch sử chúng chia theo thuật ngữ giao hàng sau: Vận tải Cảng xuất phát Lộ trình hàng hải Chuyên chở Cảng đến Chuyên chở Lưu trữ trung gian Vận tải Vận tải Hoạt động khách hàng Hoạt động nhà cung ứng Điểm chuyển giao từ nhà cung cấp cho khách hàng Từ xưởng FAS FOB DES CF CIF Giao hàng Hình 7-3: Quy trình giao hàng • Giao hàng xưởng (Ex-works): người mua chấp nhận hàng hóa “tại cửa nhà máy” nhận trách nhiệm vận chuyển, giấy tờ thủ tục, dọn dẹp, bảo hiểm, rủi ro… Loại hợp đồng tốt nhà cung ứng có kinh nghiệm việc vận chuyển hàng hóa qua khu vực địa lý quan trọng, người mua có nhiều kinh nghiệm việc Nếu hai bên khơng có kinh nghiệm cần thiết, họ thuê bên thứ ba đảm nhiệm việc - 200 - Quản trị chuỗi cung ứng • Giao hàng dọc mạn tàu (FAS): nhà cung cấp chuyển hàng hóa đến phương tiện vận chuyển Khách hàng đảm nhiệm việc đưa hàng lên phương tiện mang • Giao hàng lên tàu (FOB): Đây biến thể FAS, nhà cung cấp đảm nhận việc đưa hàng lên phương tiện vận chuyển, sau khách hàng có trách nhiệm chuyển hàng Điều so với FAS có khác biệt nhỏ, việc chất hàng lên phương tiện vận tải liên quan đến hàng hóa nặng, rủi ro hư hỏng, sử dụng xe cẩu hàng • Giao hàng tàu (Delivered ex-ship: DES): hàng hóa chất lên phương tiện vận chuyển khách hàng phải xếp việc dọn dẹp, chịu trách nhiệm, vvv… • Chi phí vận tải (C&F): nhà cung ứng xếp việc vận chuyển đến địa điểm thỏa thuận, khách hàng phải chịu rủi ro xếp việc bảo hiểm cho hàng hóa đường • Tiền hàng, phí vận chuyển bảo hiểm(CIF): nhà cung ứng đảm nhiệm việc vận chuyển đến địa điểm thỏa thuận, xếp bảo hiểm cho hàng hóa đường • Giao hàng: nhà cung cấp chịu trách nhiệm liên quan đến việc vận chuyển hàng hóa đến tay khách hàng S U P P Y C H A I N M A N A G E M E N T TÌNH HUỐNG THỰC TẾ- TT & G TT&G sản xuất gian nhà làm sẵn phục vụ cho vùng giá rét Nga Canada Ba năm vừa qua công ty hoạt động với nguồn cung ứng, phát triển mối quan hệ đối tác khơng thức với nhà cung ứng kỳ vọng Công ty khơng phân tích chi phí cách làm họ lại nhận thấy có tiết kiệm đáng kể thời gian cần thiết cho vài hoạt động Bảng sau cung cấp thơng tin so sánh cách hình thành quan hệ đối tác cách đấu thầu cạnh tranh trước đây: Sự hợp tác (tuần) Quy trình đấu thầu (tuần) Xem xét đấu thầu 2–3 4–6 Chuẩn bị hồ sơ 4–5 7–10 Phê chuẩn hồ sơ 2–3 10–12 18–24 2–3 17–22 33–46 Thời gian sản xuất Thời gian kiểm tra (thử nghiệm) Tổng cộng Nguồn: Các báo cáo nội cơng ty TĨM TẮT CHƯƠNG • Việc mua hàng tạo chế bắt đầu việc dịch chuyển hàng hóa từ tổ chức sang tổ chức khác Thu mua khái niệm rộng bao gồm hàng loạt hoạt động có liên quan Chương - Thu mua - 201 - • Thu mua chịu trách nhiệm thu mua tất nguyên liệu cần thiết cho tổ chức Nó bao gồm tất hoạt động cần thiết để tổ chức dịng dịch chuyển hàng hóa từ nhà cung ứng • Thu mua chức tổ chức Nó thường chiếm phần lớn tổng chi tiêu, cải tiến nhỏ đem lại lợi ích đáng kể • Bước thu mua tìm nhà cung cấp Quyết định xem quan trọng việc mua sản phẩm • Thu mua thường triển khai thành qui trình bao gồm nhiều bước khác Có nhiều biến thể khác từ mơ hình • Cách truyền thống việc thu mua có chi phí cao thời gian Nhiều tổ chức chuyển sang thu mua điện tử, cách đem lại nhiều lợi ích đáng kể • Các loại mua hàng khác cần điều kiện khác, nỗ lực bỏ thường liên quan với giá trị sản phẩm • Tổng chi phí thường quan trọng định mua hàng, cịn nhiều nhân tố khác Thường khó so sánh điều khoản điều kiện S U P P Y C H A I N M A N A G E M E N T TÌNH HUỐNG NGHIÊN CỨU- ARNOLD HARALSON Trong nhiều năm Arnold Haralson làm việc cảng Bergen Vào năm 1997 ơng trịn 55 tuổi sớm hưu Ơng có số dự án cần phải hoàn thành, bao gồm việc viết lịch sử tác động tiếng Nauy lên phát triển văn hóa Nga Ơng kết thúc sách hai năm xuất thơng qua Norgeldt, nhà xuất chuyên nghiệp địa phương Nhà xuất bán 300 năm đầu tiên, Arnold nhanh chóng bắt tay vào sách thứ hai viết mối liên hệ Thần thoại Nauy văn hóa dân gian Nga Arnold kinh nghiệm lĩnh vực có kế hoạch tiếp tục loạt sách Ơng nhận chúng khơng có thị trường lớn, lại có nhu cầu thị trường chuyên biệt Norgeldt hài lịng xem xét đề xuất ơng Mặc dù u thích việc viết sách, Arnold có vấn đề marketing Norgeldt thật làm việc Norwway Sweden, nơi mà họ dự đốn có nhu cầu liên tục loại sách với mức khoản 200 năm Arnold lại nhận thấy có nhiều dân cư Scandinavian Mỹ, Úc nhiều nước khác, chưa tiếp cận được, chưa bán thị trường Nga Mặc dù ông không mong đợi khoản lợi nhuận lớn từ sách mình, ơng khơng thỏa mãn qui mô séc khách hàng trung thành Sách ông bán giả lẻ 1000 Nkr, khách hàng trung thành chiết khấu từ 6% giá bán nhà xuất bản, điều phụ thuộc vào mức chiết khấu thường thấp 700 NKr Arnold khơng sách xuất từ công ty quốc tế, lớn nào, có nhiều lựa chọn khác Ơng có thể, chẳng hạn, tiếp cận với “vanity publisher”, họ tính phí xuất sách, lại thu nhiều thu nhập Một lựa chọn khác hấp dẫn sử dụng Web Arnold thiết kế cách đơn giản website để quảng cáo cho sách rộng rãi Nhưng ơng hình thành website, ơng phải vịng qua nhà bán lẻ bán sách trực tiếp đến khách hàng Khi Arnold bắt đầu nghĩ theo cách này, ông cho ông vịng qua nhà xuất Do ơng vừa tự sản xuất sách bán qua website mình, tránh giấy cho phép khách hàng trả phí để đọc điện tử Câu hỏi: Arnold rõ ràng suy nghĩ nhiều việc xuất sách Theo bạn ơng có lựa chọn nào? Đâu lợi ích vấn đề lựa chọn? Bạn khuyên ông ta nên theo cách nào? - 202 - Quản trị chuỗi cung ứng CÂU HỎI THẢO LUẬN Một số người cho bạn nên tìm kiếm báo giá, dù cho đơn hàng lặp lại, điều khuyến khích cạnh tranh giữ giá thấp Một số người khác lại cho bạn nên hình thành liên minh với nhà cung ứng bạn hiểu nhu cầu tốt Quan điểm bạn cho thuyết phục hơn? Mọi người nói lợi ích việc mua hàng qua mạng Vậy gì? Thu mua trực tuyến tác động đến hoạt động khác rộng hơn? Những thay đổi khác diễn tương lai? Những đặc tính nhà cung ứng lý tưởng gì? Mua hàng trước có nhiều lợi - minh họa phát triển lớn mạnh thị trường tài tương lai Vậy lợi ích gì? Nếu lợi ích rõ ràng, nhiều tổ chức đến chúng sử dụng cách mua thông thường? Bạn có nghĩ tổ chức nên ln thương lượng kỹ với nhà cung ứng để có mức giá rẻ điều kiện tốt có thể? Vào tháng 10 năm 2000 The Trading and Standards Institue London thực việc mua hàng thử nghiệm 102 trang web bán lẻ Vấn đề xuất với 37% số trang web này, 38% đến chậm cam kết 17% không giao hàng Điều chứng tỏ với điều với bạn thu mua điện tử? ... hàng hóa từ tổ chức sang tổ chức khác Thu mua khái niệm rộng bao gồm hàng loạt hoạt động có liên quan Chương - Thu mua - 201 - • Thu mua chịu trách nhiệm thu mua tất nguyên liệu cần thiết cho tổ... vật liệu mua o Xem xét nguyên vật liệu sẵn có chuẩn bị yêu cầu đặc biệt Chương - Thu mua - 191 - o Kiểm tra ngân sách phận xin phép mua hàng o Chuẩn bị gửi yêu cầu mua hàng đến phận thu mua • Bước... cơng ty mua ngun vật liệu với chi phí 60$, chi phí cho việc vận hành 40$ sau Chương - - 183 - Thu mua bán với giá 110$ Rõ ràng cơng ty có lợi nhuận 10$ sản phảm Bây giả sử khâu thu mua thỏa thu? ??n