Đánh giá hiệu quả công việc

Đánh giá hiệu quả công việc

Lời mở đầu

Nguồn lực hạn chế, lại phải đối mặt với cạnh tranh gay gắt cũng như những khó khăn chung của thị trường buộc các doanh nghiệp phải đặc biệt quan tâm đến vấn đề nâng cao hiệu quả công việc, để tăng khả năng cạnh tranh trên cơ sở sử dụng hợp lý các nguồn lực Đánh giá được hiệu quả công việc sẽ hỗ trợ doanh nhân và các cấp quản lý doanh nghiệp nâng cao tín hiệu quả của tài sản con người, một trong những yếu tố quyết định năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trong môi trường kinh doanh hiện nay Nhưng để có thể quản lí về hiệu quả công việc thì lại chính là vấn đề lớn vì trên thực tế để đánh giá chính xác mức độ hoàn thành công việc của các nhân viên không chỉ đòi hỏi sự sâu sát trong công việc của các cán bộ nhân sự trong công ty mà còn phải áp dụng nhiều kĩ thuật chuyên biệt Việc đánh giá công việc không rõ ràng gây nên những sự phản ứng không cần thiết trong nhân viên ảnh hưởng tới hiệu quả của những công việc sau này, từ đó ảnh hưởng đến chất lượng công việc của cả hệ thống về sau Vì vậy đánh giá hiệu quả công việc nắm vai trò then chốt trong tiến trình xây dựng một hệ thống làm việc hiệu quả phù hợp với môi trường hạn chế về nguồn lực thời kỳ hậu khủng hoảng

Được sự hướng dẫn tận tình của giáo viên hướng dẫn cùng quá trình tìm hiểu về vấn đề này chúng tôi muốn thông qua bài thuyết trình muốn giới thiệu một cái nhìn tổng quát về vai trò, các kĩ thuật và những thực trạng trong đánh giá hiệu quả công việc tại các doanh nghiệp hiện nay Xin cảm ơn !

I/ Khái niệm, mục đích và Quyết định chủ thể đánh giá

1 Khái niệm của công tác đánh giá hiệu quả công việc:

Công tác đánh giá hiệu quả công việc là một hoạt động quản lý nguồn nhân lực quan trọng và được tiến hành trong bất kì tổ chức nào dưới một hệ thống chính thức hay không chính thức Có nhiều khái niệm khác nhau đã được đưa ra:

- Đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên là một hoạt động quan trọng trong quản trị nhân lực Nó giúp công ty có cơ sở để hoạch định, tuyển chọn, đào tạo và phát triển nhân sự Đánh giá đúng năng lực của nhân viên, quyết định một phần không nhỏ

sự thành công của xí nghiệp (Nguyễn Thanh Hội)

- Đánh giá sự hoàn thành công tác hay còn được gọi là đánh giá thành tích công tác

là một hệ thống chính thức xét duyệt và đánh giá sự hoàn thành công tác của một cá nhân theo định kì (Nguyễn Hữu Thân)

- Đánh giá hiệu quả công việc là bất kỳ hoạt động nào nhằm đánh giá một cách có

hệ thống hiệu quả công việc và năng lực của nhân viên, bao gồm kết quả công việc, phương pháp làm việc, những phẩm chất và kỹ năng có liên quan đến công việc

- Đánh giá hiệu quả công việc được hiểu là cách đánh giá hệ thống và chính thức tình hình tính công việc của từng người trên cơ sở so sánh những tiêu chuẩn đã được xây dựng từ trước đây đồng thời có sự thoả thuận việc đánh giá đó của từng người lao động

- Đánh giá hiệu quả công việc là một thủ tục đã tiêu chuẩn hoá được tiến hành một cách thường xuyên nhằm thu nhập những thông tin về: khả năng nghề nghiệp - kết quả công tác - nguyện vọng cá nhân - triển vọng phát triển của mỗi người

2 Mục đích của công tác đánh giá hiệu quả công việc:

Mục đích đánh giá hiệu quả công việc có thể xoay quanh hai phạm trù cơ bản là: mục tiêu đánh giá và mục tiêu đào tạo và phát triển

- Mục tiêu đào tạo phát triển:

+ Khuyên nhủ và đào tạo nhân viên để cải thiện thành tích và phát triển tiềm năng trong tương lai.

+ Xác định nhu cầu phát triển và đào tạo của nhân viên

+ Đặt mục tiêu và xây dựng kế hoạch hành động, nhằm giúp nhân viên định hướng nghề nghiệp

+ Để tăng động lực làm việc cho nhân viên

+ Để nhận được phản hồi của nhân viên về phương pháp quản lý và chính sách của doanh nghiệp

+ Củng cố mối quan hệ cấp trên và cấp dưới

+ Động cơ thúc đẩy nhân viên thông qua việc tiếp nhận và ủng hộ

Mục đích chung là nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên Đánh giá hiệu quả làm việc là một công cụ được sử dụng để nâng cao hiệu quả hoạt động của một doanh nghiệp bằng cách tăng hiệu quả làm việc của từng cá nhân trong doanh nghiệp đó

3 Quyết định chủ thể đánh giá :

Trong hầu hết các công ty, bộ phận phòng nhân lực phải chịu trách nhiệm thiết kế và kiểm tra các chương trình đánh giá nhân viên Trách nhiệm tiến hành trực tiếp tùy theo sự phân công ở mỗi công ty, nhưng hầu hết các cấp lãnh đạo trực tiếp đều phải tham gia vào quá trình này

1 Thiết kế và duy trì hệ thống

2 Thiết kế hệ thống báo cáo

3 Bảo đảm các báo cáo đúng hạn

4 Huấn luyện người đánh giá

1 Tiến hành đánh giá người lao động

2 Thực hiện các báo cáo chính thức

Sau đây là những chủ thể trong đánh giá nhân viên:

3.1 Cấp trên trực tiếp đánh giá cấp dưới:

Đây là chủ thể đánh giá phổ biến nhất vì:

- Cấp trên trực tiếp là người biết rõ việc hoàn thành công việc của cấp dưới

- Cấp trên trực tiếp phải có trách nhiệm quản lý đơn vị mình nên cần phải đánh giá nhân viên của mình

Hạn chế: Rất dễ mắc phải khuyết điểm không khách quan khi đánh giá

Các lý do mà cấp trên muốn đánh giá cấp dưới:

Để bảo đảm rằng tất cả khả năng và năng lực cá nhân được sử dụng có hiệu quả

Để xác định nhu cầu đào tạo, phát triển nghề nghiệp cá nhân cho nhân viên.

Để trợ giúp cho các quyết định đề bạt

Để xác định các kỹ năng còn thiếu và xây dựng kế hoạch kế cận

Để duy trì cấp bậc quyền lực bằng cách khẳng định sự lệ thuộc của các nhân viên dưới quyền vào những người thực hiện quá trình đánh giá

3.2 Cấp dưới đánh giá cấp trên:

Ở một số công ty người ta cho phép dạng đánh giá này, với lập luận như sau:

- Cấp dưới ở vị trí thuận lợi hơn để nhìn nhận, đánh giá khả năng của cấp trên

- Khả năng nhìn nhận đánh giá rộng hơn

- Giúp cho cấp trên ý thức đến các nhu cầu của cấp dưới

Hạn chế: Cấp trên dễ có khuynh hướng xuề xòa, bình dân và dễ dãi với cấp dưới để lấy lòng

3.3 Đồng nghiệp đánh giá lẫn nhau:

Những người ủng hộ dạng đánh giá này tin rằng việc này không đưa đến hậu quả tranh thủ lẫn nhau

Kết quả chỉ có thể tin cậy được nếu nhóm có công tác ổn định trong một thời gian dài và việc hoàn thành công việc đòi hỏi sự tác động qua lại lẫn nhau

Tuy nhiên dạng đánh giá này ít được chấp nhận, bởi vì có thể xảy ra tình trạng

- Giảm vai trò của lãnh đạo cấp trên

- Khó triệu tập cùng một lúc nhiều cấp quản trị để đánh giá

3.5 Tự đánh giá:

Phương pháp này chỉ có hiệu quả khi mà trình độ giác ngộ, tính tự giác của nhân viên ở trình độ cao và hệ thống tiêu chuẩn đánh giá rõ ràng.

3.6 Khách hàng đánh giá:

Các công việc liên quan trực tiếp đến các dịch vụ phục vụ khách hàng thì chủ thể đánh giá là khách hàng luôn có ý nghĩa thiết thực cho sự hoàn thiện và phát triển Các thông tin từ khách hàng trong đánh giá nhân viên sẽ giúp ích rất nhiều cho cả các nhà quản

lý lẫn nhân viên trong việc điều chỉnh các hành vi, thái độ để sự phục vụ hoàn hảo hơn Ngày nay với quan điểm “Khách hàng luôn luôn đúng” các công ty hết sức chú trọng đến dạng đánh giá này cho dù không phải lúc nào khách hàng cũng có thể thực sự quan tâm đến vấn đề Điều quan trọng là cần phải thiết kế hệ thống tiêu chí đánh giá sao cho các thông tin thu thập được là rõ ràng và hữu ích

II/ Các phương pháp đánh giá

1 Phương pháp bảng điểm cân bằng:

Đây là phương pháp đơn giản và phổ biến nhất để đánh giá thực hiện công việc Trong bảng liệt kê những điểm chính yếu theo yêu cầu của công việc như chất lượng, số lượng công việc và sắp xếp thứ tự theo đánh giá thực hiện công việc từ mức kém nhất đến xuất sắc, hoặc theo các thang điểm (ví dụ: thang điểm 10, thang điểm 100) Mỗi nhân viên sẽ được cho điểm phù hợp với mức độ thực hiện từng điểm chính theo yêu cầu của công việc Sau đó tổng hợp lại, đưa ra đánh giá chung về tình hình thực hiện công việc của nhân viên

Bảng đánh giá tình hình thực hiện công việc của nhân viên theo phương pháp cho điểm:

2 Xếp hạng luân phiên:

Một phương pháp đơn giản để đánh giá nhân viên là sắp xếp họ từ người giỏi nhất đến người kém nhất, theo một số điểm chính như: Thái độ làm việc, kết quả công việc Cách thực hiện:

- Liệt kê tất cả các nhân viên cần đánh giá

- Trên biểu mẫu, đối với từng điểm chính, xác định nhân viên được đánh giá cao nhất, lần lượt đến người kém nhất

Người ta có thể sử dụng nhiều người để tham gia đánh giá Ta có ví dụ như sau:

111

674

222

337

543

456

Phương pháp so sánh từng cặp được coi là có giá trị hơn các phương pháp ở trên Nhưng rất khó thực hiện khi có từ 10 – 15 nhân viên, vì lúc đó số cặp so sánh quá nhiều làm cho việc so sánh trở nên khó khăn Ngoài ra, phương pháp này chỉ cho phép so sánh những nhân viên thuộc cùng nhóm công việc Việc sắp xếp cũng rất nhạy cảm với các sai lầm trong đánh giá, chủ yếu là do chỉ tiêu về hiệu quả công việc ít khi được xác định rõ ràng Đôi khi, chúng ta buộc phải phân biệt những nhân viên khi mà hiệu quả công việc của họ khá giống nhau

Ví dụ :

Theo kết quả so sánh trên, nhân viên A được đánh giá tốt nhất, nhân viên C bị đánh giá kém nhất

4 Phê bình lưu giữ:

Theo phương pháp này cán bộ nhân sự lưu giữ lại một số vấn đề rắc rối, trục trặc liên quan đến tư cách thực hiện công việc của mỗi nhân viên, sau khoảng thời gian 6 tháng, cán bộ nhân sự gặp nhân viên để bàn về việc thực hiện công việc của nhân viên, nhắc lại các rắc rối hay trục trặc đó, và kiểm tra xem nhân viên có tự giải quyết được các rắc rối trục trặc đó chưa

Ưu điểm của phương pháp này là nó yêu cầu các cán bộ nhân sự phải luôn luôn nhắc nhở đến các rắc rối, các trục trặc trong việc thực hiện công việc của nhân viên và từ

đó có biện pháp kiểm tra, nhắc nhở nhân viên, tìm cách loại trừ các sai sót của họ trong thực hiện công việc

5 Phương pháp quan sát hành vi:

Phương pháp này được thực hiện trên 2 yếu tố : số lần quan sát và số lần nhắc lại của hành vi.Nhà quản trị đánh giá nhân viên thông qua hành vi thực hiện công việc hơn là kết quả thực hiện công việc

Ví dụ: những hành vi cần quan sát đối với nhân viên nấu ăn trong khách sạn loại

trung bình gồm có :

- Không để khách hàng phàn nàn về chất lượng món ăn.

- Trình bày các món ăn đẹp , tạo mùi thơm ngon

- Không lãng phí thực phẩm

- Chuẩn bị cho bữa ăn sau

- Vệ sinh bồn chậu sạch sẽ , không thò tay vào món ăn …

Người đánh giá sẽ sử dụng tờ kiểm tra hành vi, và cho điểm kiểm tra mọi hành động của nhân viên mà anh ta quan sát được Tờ kiểm tra hành vi có thể bao gồm cả các hành vi tốt và xấu Hành vi tốt được cho điểm tốt, hành vi xấu được cho điểm xấu Điểm đánh giá hiệu quả của một nhân viên bằng tổng số điểm của các hành vi đã được kiểm tra

6 Phương pháp định lượng:

Ở phương pháp này người ta cố gắng định lượng các tiêu thức để đánh giá và có sự phân biệt mức độ quan trọng cho các tiêu thức Trình tự thực hiện :

Bước 1: Trước hết cần phải xác định được những nhóm yêu cầu chủ yếu đối với

năng lực thực hiện công việc của nhân viên trong từng loại công việc

Ví dụ: Đối với nhân chăm sóc khách hàng ta có thể đặt ra các nhóm yêu cầu sau:

• Kiến thức hiểu biết chung về hàng hóa

• Khả năng giao tiếp với khách hàng

• Khả năng phục vụ

• Tinh thần làm việc

Bước 2: Phân loại mức độ thỏa mãn các yêu cầu với năng lực thực hiện công việc

thực hiện của nhân viên.: xuất sắc, khá, trung bình, yếu, kém Mỗi mức đánh giá này phải

Ví dụ: đối với yêu cầu chăm sóc tốt khách hàng thì khá là không có khiếu nại có thể

cho nhân viên đó 7-8 điểm, xuất sắc là không có khiếu nại và được khách hàng cảm ơn ta

có thể cho nhân viên đó 9-10 điểm…

Bước 3: Đánh giá trọng số của từng yếu tố trong tổng các yếu tố.

Trong ví dụ trên ta có

xét

Điểm Trọng số Tổng điểm

Bước 4 : Đánh giá tổng hợp về hiệu quả thực hiện công việc của nhân viên

Một nhân viên có thể đáp ứng xuất sắc yêu cầu này, khá ở yêu cầu khác

Kết quả phân loại cuối cùng về hiệu quả thực hiện công việc của nhân viên dựa theo nguyên tắc:

Nếu nhân viên bị đánh giá kém ở bất cứ yêu cầu nào thì nhân viên đó sẽ bị đánh giá chung là kém và có thể bị cho nghỉ việc

Đối với nhân viên khác căn cứ vào số điểm phân loại như sau :

Xuất sắc nếu: tổng điểm >85 Khá nếu: 6,5 < tổng điểm < 8,5

Trung bình: 4,5 < tổng điểm < 6,5 Yếu nếu: tổng điểm < 4,5

7 Phương pháp Quản trị bằng mục tiêu (MBO):

Quản trị theo mục tiêu – MBO (Management By Objectives) tức là quản trị thông qua việc xác định mục tiêu cho từng nhân viên và sau đó so sánh và hướng hoạt động của

họ vào việc thực hiện và đạt đuợc các mục tiêu đã được thiết lập Mục đích của MBO là gia tăng kết quả hoạt động của tổ chức bằng việc đạt được các mục tiêu của tổ chức thông qua các mục tiêu của nhân viên trong toàn bộ tổ chức Lý tưởng là các nhân viên nhận được các dữ liệu đầu vào đủ để xác định các mục tiêu của họ, thời gian phải hoàn thành,…

Khi việc đánh giá hiệu quả được tiến hành vì mục tiêu phát triển , các cuộc phỏng vấn đánh giá được dùng để đánh giá hiệu quả , củng cố các hành vi mong muốn , vạch ra những yếu kém và xây dựng kế hoạch để cải thiện

Có một số cách thức tiến hành phỏng vấn đánh giá hiệu quả:

Phỏng vấn thuyết phục : cấp quản lý phải cho cấp dưới biết họ hoàn thành công

việc tốt hay chưa tốt và thuyết phục họ đưa ra các mục tiêu cải tiến công việc loại phỏng vấn này có hiệu quả trong việc cải tiến công tác đặc biết là với những nhân viên có ý thức

và ước vọng hội nhập

Phỏng vấn nói và nghe : đòi hỏi người phỏng vấn phải có kỹ năng nghe và đặt câu

hỏi, tạo cơ hội cho cấp dưới đối thoại với cấp trên Loại phỏng vấn này giúp truyền đạt những nhận xét của cấp trên về điểm mạnh, điểm yếu của nhân viên để nhân viên trả lời và tìm cách khắc phục những điểm yếu của mình

Phỏng vấn giải quyết vấn đề : cuộc phỏng vấn này như một diễn đàn để hai bên

cùng nhau giải quyết các vấn đề Các giải pháp, mục tiêu cải tiến đều được đưa lên bàn mổ

xẻ và thảo luận

Phỏng vấn tổng hợp : là loại phỏng vấn kết hợp giữa phỏng vấn thuyết phục,

phỏng vấn nói và phỏng vấn giải quyết vấn đề Cuộc phỏng vấn này bắt đầu từ việc cấp dưới lắng nghe lời nhận xét của cấp trên sau đó hai bên thảo luận về việc cần cải tiến cái gì? Làm cách nào để cải tiến hoàn thành công việc? Sau cùng hai bên cùng thỏa thuận các tiến trình đánh giá

III/ Tiến trình đánh giá

Tiến trình đánh giá của mỗi doanh nghiệp là khác nhau Tuy nhiên, phần lớn các doanh nghiệp áp dụng theo 7 bước đó là:

Bước 1: Xác định mục tiêu đánh giá hiệu quả công việc

Không thể quản lý những gì mà bạn không đo lường được và không thể đo lường được nếu như không có mục tiêu rõ ràng

Để đánh giá, cần có mục tiêu đo lường được theo nguyên tắc SMART Không có mục tiêu thì không thể đánh giá

Xây dựng, thiết lập mô hình mục tiêu SMART gồm:

Specific: Mô tả 1 cách rõ ràng cụ thể chi tiết và mục tiêu phải đạt được.

Measurable: Có thể định lượng, đo lường được.

Action - Oriented: Phải mô tả được các hoạt động nào phải làm và kết quả là gì.

Realistic : Kết quả đạt được phải mang tính thực tiễn.

Time- Bound : Xác định rõ thời gian mà kết quả đạt được.

Mỗi mục tiêu có sự đo lường khác nhau và tùy vào mục tiêu ta có thể đưa ra sự đo lường phù hợp

Ví dụ:

Đánh giá hiệu quả của việc đào tạo nhân lực có thể có mục tiêu là: Kết quả đào tạo

đo lường bằng kết quả điểm số, đối với doanh nghiệp thì có bao nhiêu người vượt qua được kì thi nghiệp vụ kế toán, nhân sự, hành chính…nhiệm vụ đào tạo là phù hợp với điều kiện hiện tại của doanh nghiệp Thời gian thực hiện đào tạo là 3 tháng