Chương VII: ĐỔI MỚI VÀ HIỆN ĐẠI HOÁ VĂN PHÒNG ppsx

Ch ng VII ươ I M I VÀ HI N I HOÁ V N PHÒNGĐỔ Ớ Ệ ĐẠ Ă S nghi p i m i, công nghi p hoá, hi n i hoá t n c do ng c ng s nự ệ đổ ớ ệ ệ đạ đấ ướ Đả ộ ả Vi t Nam lãnh o trong h n 15 n m qua ã t c nh ng thành t u quanệ đạ ơ ă đ đạ đượ ữ ự tr ng v nhi u m t. B c vào th k XXI, tr c nh ng yêu c u to l n c a tọ ề ề ặ ướ ế ỷ ướ ữ ầ ớ ủ đấ n c c ng nh nh ng òi h i, nh ng xu h ng phát tri n t t y u c a th i iướ ũ ư ữ đ ỏ ữ ướ ể ấ ế ủ ờ đạ nh toàn c u hoá, phát tri n m ng thông tin toàn c u, phát tri n các ngành khoaư ầ ể ạ ầ ể h c m i nh n i n t í- tin h c, ti n t i hình thành m t n n kinh t tri th c thìọ ũ ọ đệ ư ọ ế ớ ộ ề ế ứ m i ngành, m i lnh v c ho t ng trong xã h i không ng ng i m i và hi nỗ ỗ ĩ ự ạ độ ộ ừ đổ ớ ệ i hoá. V n phòng trong các c quan, t ch c ng, Nhà n c, oàn th xãđạ ă ơ ổ ứ Đả ướ đ ể h i c ng trong b i c nh chung ó và c n c chuy n nhanh sang V n phòngộ ũ ở ố ả đ ầ đượ ể ă ki u m i, hi n i.ể ớ ệ đạ I. S ra i c a v n phòng hi n iự đờ ủ ă ệ đạ Vào nh ng n m u c a th p niên 80, trên ph m vi th gi i xu t hi n m tữ ă đầ ủ ậ ạ ế ớ ấ ệ ộ hi n t ng c g i là bùng n thông tin. Bùng n thông tin là s ph n ánh d iệ ượ đượ ọ ổ ổ ự ả ướ d ng thông tin b i s h i t t ng t c a n m y u t th i i sau ây:ạ ở ự ộ ụđộ ộ ủ ă ế ố ờ đạ đ 1. Cách m ng khoa h c- công ngh phát tri n nh v bão, t o nên m t h quạ ọ ệ ể ư ũ ạ ộ ệ ả h t s c quan tr ng, m t nhân t hàng u trong c nh tranh kinh t và phát tri nế ứ ọ ộ ố đầ ạ ế ể xã h i là rút ng n chu k i m i công ngh .ộ ắ ỳđổ ớ ệ 2. Hình thành nhanh chóng quan h kinh t - th ng m i trong ph m vi toàn c uệ ế ươ ạ ạ ầ ã bu c m i n c ph i m c a, g p rút h i nh p th tr ng th gi i và c ngđ ộ ỗ ướ ả ở ử ấ ộ ậ ị ườ ế ớ ộ ng qu c t .đồ ố ế 3. áp ng nhu c u c nh tranh trên quy mô toàn c u, chính ph các n c uĐể đ ứ ầ ạ ầ ủ ướ đề ph i ra s c t ng c ng qu n lý nhà n c trong công cu c phát tri n kinh t - xãả ứ ă ườ ả ướ ộ ể ế h i trong n c và quan h kinh t v i th gi i.ộ ướ ệ ế ớ ế ớ 4. Trong th i i m i, vai trò con ng i c nâng cao h n bao gi h t, ph nờ đạ ớ ườ đượ ơ ờ ế ả ánh tính nhân b n trong n n s n xu t hi n i ng th i c ng ph n ánh s giácả ề ả ấ ệ đạ đồ ờ ũ ả ự ng cao h n c a xã h i loài ng i và các v n liên quan n con ng i và xãộ ơ ủ ộ ườ ấ đề đế ườ h i.ộ 5. Cu c cách m ng thông tin v i nh ng thành t u v công ngh thông tin phátộ ạ ớ ữ ự ề ệ tri n n chóng m t, làm thay i khái ni m x lý thông tin c a chúng ta.ể đế ặ đổ ệ ử ủ Hi n t ng bùng n thông tin làm cho các nhà qu n lý, các ch nhân c aệ ượ ổ ả ủ ủ n n s n xu t hi n i, các ch doanh nghi p hi u ra r ng: bên c nh nh ng ngu nề ả ấ ệ đạ ủ ệ ể ằ ạ ữ ồ l c truy n th ng nh nguyên li u, n ng l ng, ti n v n, nhân l c còn có m tự ề ố ư ệ ă ượ ề ố ự ộ ngu n l c c xác nh là quan tr ng nh t, v t lên trên m i ngu n l c khác làồ ự đượ đị ọ ấ ượ ọ ồ ự thông tin. Thông tin len l i, thâm nh p t i ”hang cùng ng h m” c a n n s nỏ ậ ớ ỏ ẻ ủ ề ả xu t hi n i, c a m i m t ho t ng trong i s ng xã h i, có tác d ng thúc yấ ệ đạ ủ ọ ặ ạ độ đờ ố ộ ụ đẩ m nh m , có nh h ng sâu s c, có tính quy t nh i v i quá trình phát tri nạ ẽ ả ưở ắ ế đị đố ớ ể kinh t - xã h i c a m i qu c gia, m i ngành, m i lnh v c.ế ộ ủ ỗ ố ỗ ỗ ĩ ự 1 Thông tin vô cùng quan tr ng và do v y n m l y thông tin, x lý t t nh tọ ậ ắ ấ ử ố ấ thông tin nh m ph c v cho lãnh o, cho qu n lý, cho s n xu t kinh doanh trằ ụ ụ đạ ả ả ấ ở thành m c tiêu hàng u c a m i ngành, m i c p. V n phòng v i cách hi uụ đầ ủ ọ ọ ấ ă ớ ể truy n th ng, thông th ng là t ch c ch làm công vi c gi y t , hành chính, sề ố ườ ổ ứ ỉ ệ ấ ờ ự v trong m t c quan, m t doanh nghi p ã không còn thích h p n a. V nụ ộ ơ ộ ệ đ ợ ữ ă phòng ph i h ng toàn b ho t ng c a mình vào ho t ng x lý thông tin vàả ướ ộ ạ độ ủ ạ độ ử tr thành m t trung tâm x lý thông tin ho t ng x lý thông tin c nhanhở ộ ử để ạ độ ử đượ chóng, ch ng, y và chính xác nh t. Các nhà qu n lý, các ch doanhủ độ đầ đủ ấ ả ủ nghi p tr c ây ch chú ý n s n xu t các phân x ng, n qu n lý v t t ,ệ ướ đ ỉ đế ả ấ ở ưở đế ả ậ ư nguyên li u, nhân l c thì nay ã chú ý n trung tâm i u hành, trung tâm x lýệ ự đ đế đ ề ử thông tin c a mình là V n phòng là ã u t thích áng nâng c p, phát tri nủ ă đ đầ ư đ để ấ ể V n phòng lên t m cao m i mà th i i òi h i. Các nhà qu n tr h c ã t pă ầ ớ ờ đạ đ ỏ ả ị ọ đ ậ trung nghiên c u, ph i h p cùng v i các nhà qu n lý, các ch doanh nghi p uứ ố ợ ớ ả ủ ệ đầ t ti n c a, công s c, trí tu xây d ng V n phòng tr thành V n phòng ki u m iư ề ủ ứ ệ ự ă ở ă ể ớ v i tên g i là V n phòng hi n i (modern office).ớ ọ ă ệ đạ II- N i dung i m i và hi n i hoá v n phòng.ộ đổ ớ ệ đạ ă 1- Làm rõ ch c n ng ch ng x lý thông tin c a V n phòng.ứ ă ủđộ ử ủ ă Theo cách hi u thông th ng V n phòng có ch c n ng chính: Tham m uể ườ ă ứ ă ư và m b o i u ki n v t ch t k thu t cho c quan, cho lãnh o. V n phòngđả ả đ ề ệ ậ ấ ỹ ậ ơ đậ ă c hi u là ”B ph n ph trách công vi c gi y t , hành chính trong m t cđượ ể ộ ậ ụ ệ ấ ờ ộ ơ quan”. Trong quá trình th c hi n ch c n ng tham m u c a V n phòng thì côngự ệ ứ ă ư ủ ă vi c x lý thông tin, m b o thông tin là ho t ng s n có c a m i lo i hìnhệ ử đả ả ạ độ ẵ ủ ọ ạ V n phòng dù là V n phòng ki u c hay V n phòng ki u m i. Tuy v y, côngă ă ể ũ ă ể ớ ậ vi c x lý thông tin c a V n phòng ki u c th ng mang n ng tính th ng,ệ ử ủ ă ể ũ ườ ặ ụ độ ch y u là t ng h p các tình hình, các s li u, nhìn l i nh ng cái ã qua, nh ngủ ế ổ ợ ố ệ ạ ữ đ ữ công vi c ã làm. Vì v y, n ng xu t lao ng, hi u qu c a ho t ng V nệ đ ậ ă ấ độ ệ ả ủ ạ độ ă phòng th ng r t th p. C b máy V n phòng th ng ch loay hoay v i nh ngườ ấ ấ ả ộ ă ườ ỉ ớ ữ công vi c gi y t s v , ph c v h u c n r t b ng, ch p vá.ệ ấ ờ ự ụ ụ ụ ậ ầ ấ ị độ ắ Khi chuy n sang V n phòng hi n i, x lý thông tin và cao h n n a làể ă ệ đạ ử ơ ữ ch ng x lý thông tin tr thành ch c n ng c b n nh t và là công vi c chủ độ ử ở ứ ă ơ ả ấ ệ ủ o, chi ph i toàn b ho t ng c a V n phòng. C n h ng m i ho t ng c ađạ ố ộ ạ độ ủ ă ầ ướ ọ ạ độ ủ V n phòng vào m c tiêu ch ng x lý thông tin ón u, tiên li u, d báoă ụ ủ độ ử đểđ đầ ệ ự phát tri n, giúp các c p lãnh o a ra c nh ng quy t nh qu n lý úngể ấ đạ đư đượ ữ ế đị ả đ n, sáng t o. Ch có nh v y V n phòng m i góp ph n t ng n ng xu t lao ng,đắ ạ ỉ ư ậ ă ớ ầ ă ă ấ độ t o ra hi u qu thi t th c, m b o s s ng còn và phát tri n c a m i c quan, tạ ệ ả ế ự đả ả ự ố ể ủ ỗ ơ ổ ch c, m i doanh nghi p. Ng i ta g i ó là ch c n ng ch ng x lý thông tinứ ỗ ệ ườ ọ đ ứ ă ủ độ ử y m tr hành chính c a V n phòng hi n i.ể ợ ủ ă ệ đạ 2. i m i và hi n i hoá toàn di n V n phòng.Đổ ớ ệ đạ ệ ă V n phòng ki u c ho c ki u m i v n bao g m c u trúc 3 m t c b n làă ể ũ ặ ể ớ ẫ ồ ấ ặ ơ ả trang thi t b k thu t V n phòng, con ng i làm V n phòng và các nghi p vế ị ỹ ậ ă ườ ă ệ ụ hành chính V n phòng. Ba m t k trên có m i quan h ch t ch , có tác ng quaă ặ ể ố ệ ặ ẽ độ 2 l i v i nhau trong quá trình th c hi n các ch c n ng, nhi m v c a V n phòngạ ớ ự ệ ứ ă ệ ụ ủ ă và do v y c n c phát tri n ng b , không c xem nh m t nào. Khiậ ầ đượ ể đồ ộ đượ ẹ ặ chuy n lên V n phòng hi n i, ba m t ó c nâng lên v v t ch t do cể ă ệ đạ ặ đ đượ ề ậ ấ đượ u t thích áng, m b o cho V n phòng th c hi n ch c n ng ch ng xđầ ư đ đả ả ă đủ ự ệ ứ ă ủđộ ử lý thông tin. a. V trang thi t b k thu t.ề ế ị ỹ ậ Trang thi t b k thu t trong V n phòng là thành ph n” cách m ng” nh tế ị ỹ ậ ă ầ ạ ấ và d a vào V n phòng nh t vì ngày càng c c i ti n, sáng ch v i nhi uễ đư ă ấ đượ ả ế ế ớ ề ch ng lo i h t s c a d ng, phong phú và giá thành r . Ch kho ng 10-15 n mủ ạ ế ứ đ ạ ẻ ỉ ả ă l i ây, trang thi t b k thu t trong V n phòng ã có nh ng b c ti n l n h tạ đ ế ị ỹ ậ ă đ ữ ướ ế ớ ế s c nhanh chóng.ứ Các ph ng ti n k thu t làm v n b n nh máy ánh ch ã nhanh chóngươ ệ ỹ ậ ă ả ư đ ữđ chuy n t máy ánh ch c khí lên máy ánh ch i n, máy ánh ch i n t .ể ừ đ ữ ơ đ ữ đ ệ đ ữ đ ệ ử Các th h máy tính i n t i i liên t c hàng n m v i s c nh tranh gay g tế ệ đệ ử đổ đờ ụ ă ớ ự ạ ắ c a nhi u hãng s n xu t trên th gi i. Máy tính i n t c ng d ng ngày càngủ ề ả ấ ế ớ đ ệ ửđượ ứ ụ r ng rãi trong công tác V n phòng t o ra nh ng kh n ng, nh ng thu n l i r t toộ ă ạ ữ ả ă ữ ậ ợ ấ l n trong các khâu so n th o v n b n, l u t , h th ng hoá và tra tìm các d li u,ớ ạ ả ă ả ư ữ ệ ố ữ ệ làm cho ho t ng x lý thông tin c a V n phòng t hi u qu ngày càng cao.ạ độ ử ủ ă đạ ệ ả Các ph ng ti n thi t b truy n tin, truy n v n b n nh telex, fax và caoươ ệ ế ị ề ề ă ả ư h n n a là Internet cùng các thi t b vi n thông c x d ng r ng rãi giúp choơ ữ ế ị ễ đượ ử ụ ộ vi c n i m ng thông tin c c b , toàn qu c gia và toàn c u c d dàng, thu nệ ố ạ ụ ộ ố ầ đượ ễ ậ l i.ợ Các v t d ng thông th ng trong V n phòng t bút vi t, bìa c p, ghim k pậ ụ ườ ă ừ ế ặ ẹ n các giá k h s ngày càng ti n d ng và c bày bán y p trong các c ađế ệ ồ ơ ệ ụ đượ đầ ắ ủ hàng thi t b V n phòng v i hình th c m u mã p, giá c thích h p.ế ị ă ớ ứ ẫ đẹ ả ợ Trang thi t b c ng nh môi tr ng V n phòng c c i thi n r t áng kế ị ũ ư ườ ă đượ ả ệ ấ đ ể nh con ng i a vào ng d ng r ng rãi nhi u l nh v c khoa h c - k thu tờ ườ đư ứ ụ ộ ề ĩ ự ọ ỹ ậ trong ho t ng V n phòng.ạ độ ă Các ngành khoa h c- công ngh mà m i nh n là tin h c, k thu t máyọ ệ ũ ọ ọ ỹ ậ tính, k thu t vi n thông ã giúp cho V n phòng th c hi n các ho t ng x lýỹ ậ ễ đ ă ự ệ ạ độ ử thông tin, l u tr và truy n thông tin trong ph m vi m t c quan, m t aư ữ ề ạ ộ ơ ộ đị ph ng, m t ngành, c n c và gi a các qu c gia v i nhau m t cách nhanhươ ộ ả ướ ữ ố ớ ộ chóng, thu n l i, chính xác.ậ ợ Nhóm ngành khoa h c “công thái h c” (ergonomies) c v n d ng vàoọ ọ đượ ậ ụ V n phòng nh m t i u hoá các m u thi t b , môi tr ng V n phòng, làm choă ằ ố ư ẫ ế ị ườ ă ng i làm V n phòng làm vi c tho i mái, hao t n s c lao ng mà v n tườ ă ệ ả đỡ ố ứ độ ẫ đạ c hi u n ng công tác cao. Ch v i vi c c i ti n bàn làm vi c hình ch nh tđượ ệ ă ỉ ớ ệ ả ế ệ ữ ậ thành bàn hình ch L ho c ch U cùng v i gh xoay, m t nhân viên V n phòngữ ặ ữ ớ ế ộ ă có th ng i m t ch v n thao tác thu n l i khi làm các công vi c x lý gi y t ,ể ồ ộ ỗ ẫ ậ ợ ệ ử ấ ờ s d ng các thi t b V n phòng so n th o v n b n, ánh máy v n b n, truy nử ụ ế ị ă để ạ ả ă ả đ ă ả ề v n b n, các thi t b vi n thông Môi tr ng V n phòng c thi t k v i nhi tă ả ế ị ễ ườ ă đượ ế ế ớ ệ 3 , ánh sáng, n, màu t ng thích h p. M t b ng V n phòng c c i ti nđộ độồ ườ ợ ặ ằ ă đượ ả ế t nh ng c n phòng khép kín v i r t nhi u nh c i m sang mô hình V n phòngừ ữ ă ớ ấ ề ượ đ ể ă m t b ng m (open plan office) v i di n tích kho ng 60 - 80 m2, ch choặ ằ ở ớ ệ ả đủ ỗ kho ng 20 v trí làm vi c. V n phòng m t b ng m có nhi u u i m nh t oả ị ệ ă ặ ằ ở ề ư đ ể ư ạ i u ki n cho dây chuy n công vi c, s liên k t thông tin gi a các khâu trong xđ ề ệ ề ệ ự ế ữ ử lý thông tin c a V n phòng c liên t c; ng i lãnh i V n phòng; ki m soátủ ă đượ ụ ườ đạ ă ể công vi c V n phòng c d dàng; gi m kinh phí u t xây d ng m t b ng vàệ ă đượ ễ ả đầ ư ự ặ ằ trang thi t b cho V n phòng; d b trí l i các v trí làm vi c trong V n phòngế ị ă ễ ố ạ ị ệ ă khi ng i lãnh o V n phòng có nh ng sáng ki n m i v.v ườ đạ ă ữ ế ớ b. Con ng i làm V n phòng.ườ ă Con ng i làm vi c trong V n phòng là nhân v t trung tâm, là ch th c aườ ệ ă ậ ủ ể ủ V n phòng. Lao ng V n phòng ki u c ít c ào t o, có n i quan ni m làă độ ă ể ũ đượ đ ạ ơ ệ lo i hình lao ng gi y t , hành chính thu n tuý s v , gi n n. Vì v y, ng iạ độ ấ ờ ầ ự ụ ả đơ ậ ườ làm V n phòng th ng ít c ào t o, vi c b trí,s d ng lao ng V n phòngă ườ đượ đ ạ ệ ố ử ụ độ ă còn tu ti n, ch p vá. Trong V n phòng hi n i, nhân t con ng i c coiỳ ệ ắ ă ệ đạ ố ườ đượ tr ng h n bao gi h t. Lao ng trong V n phòng c coi là lao ng thông tinọ ơ ờ ế độ ă đượ độ v i tính sáng t o và trí tu ngày càng t ng. Do ó, ng i lao ng V n phòngớ ạ ệ ă đ ườ độ ă c ào t o t n trình cao, theo h ng a n ng, toàn di n v nghi p v ,đượ đ ạ đạ đế độ ướ đ ă ệ ề ệ ụ k thu t, k n ng giao ti p - ng x . Theo h ng ào t o ó, ng i lao ng bi tỹ ậ ỹ ă ế ứ ử ướ đ ạ đ ườ độ ế làm nhi u vi c và th c hi n thành th o nhi m v công tác c giao, t o i uề ệ ự ệ ạ ệ ụ đượ ạ đề ki n cho h d dàng thích ng khi ph i chuy n i công tác, d dàng ào t o l iệ ọ ễ ứ ả ể đổ ễ đ ạ ạ áp ng nh ng yêu c u cao h n, phù h p v i nh ng òi h i ngày càng cao vàđểđ ứ ữ ầ ơ ợ ớ ữ đ ỏ ang bi n ng hàng ngày c a th tr ng s c lao ng.đ ế độ ủ ị ườ ứ độ Nhóm ngành khoa h c giao ti p - ng x v i các ngành khoa h c nh tâmọ ế ứ ử ớ ọ ư lý h c, xã h i h c, dân t c h c, m h c v.v giúp ng i lao ng có kh n ngọ ộ ọ ộ ọ ỹ ọ ườ độ ả ă kh ng nh v trí c a mình trong c ng ng, trong ê kíp làm vi c t ó t o raẳ đị ị ủ ộ đồ ệ để ừ đ ạ ng c , ý chí v n lên và xây d ng hoài bão ngh nghi p. Các ngành khoa h cđộ ơ ươ ự ề ệ ọ này c ng giúp ng i lao ng bi t cách phòng tránh các tình hu ng c ng th ngũ ườ độ ế ố ă ẳ trong quá trình làm vi c (stress), bi t trang i m làm t ng v p, tính h p d nệ ế đ ể ă ẻ đẹ ấ ẫ c a con ng i và b m t V n phòng, bi t giao ti p v n minh, l ch s , t o củ ườ ộ ặ ă ế ế ă ị ự ạ đượ tin c y i v i khách hàng v.v ậ đố ớ c. Các nghi p v hành chính V n phòng.ệ ụ ă Các nghi p v hành chính v n phòng ngày nay c xây d ng y ,ệ ụ ă đượ ự đầ đủ hoàn ch nh có s h tr c a trang thi t b hi n i giúp cho công vi c hành chínhỉ ự ỗ ợ ủ ế ị ệ đạ ệ V n phòng c v n hành trôi ch y, thông su t theo nh ng quy t c, quy trìnhă đượ ậ ả ố ữ ắ th ng nh t, h p lý. Có trang thi t b hi n i, có con ng i làm vi c trong V nố ấ ợ ế ị ệ đạ ườ ệ ă phòng c ào t o t trình cao c ng s là lãng phí khi các V n phòngđượ đ ạ đạ độ ũ ẽ ă không có c nh ng quy t c, quy trình nghi p v chu n m c và mang tínhđượ ữ ắ ệ ụ ẩ ự khoa h c cao.ọ 4 M i công vi c trong V n phòng nh xây d ng ch ng trình công tác, xâyỗ ệ ă ư ự ươ d ng và ban hành v n b n, t ch c m t cu c h i ngh , m t chuy n i công tác,ự ă ả ổ ứ ộ ộ ộ ị ộ ế đ phân lo i s p x p m t kh i h s tài li u, tu b tài li u l u tr v.v u ph i aạ ắ ế ộ ố ồ ơ ệ ổ ệ ư ữ đề ả đư ra nh ng quy nh nghi p v úng n, nh ng quy trình t ch c th c hi n h pữ đị ệ ụ đ đắ ữ ổ ứ ự ệ ợ lý. Các nghi p v hành chính V n phòng có vai trò k t n i các thi t b kệ ụ ă ế ố ế ị ỹ thu t v i con ng i làm V n phòng làm cho c u trúc ba m t c b n c a V nậ ớ ườ ă ấ ặ ơ ả ủ ă phòng tr nên hài hoà, bi n các ti m n ng V n phòng thành hi u qu thi t th c,ở ế ề ă ă ệ ả ế ự c th .ụ ể III- Nh ng v n v hi n i hoá v n phòng n c ta hi n nay.ữ ấ đề ề ệ đạ ă ở ướ ệ Cùng v i s phát tri n c a khoa h c - công ngh , c bi t i v i cácớ ự ể ủ ọ ệ đặ ệ đố ớ thành t u v tin h c, máy tính i n t , k thu t vi n thông và s m r ng quanự ề ọ đ ệ ử ỹ ậ ễ ự ở ộ h kinh t , h i nh p v i c ng ng qu c t , n c ta c ng ã xu t hi n V nệ ế ộ ậ ớ ộ đồ ố ế ở ướ ũ đ ấ ệ ă phòng hi n i nhi u ngành, nhi u c p. các t ch c s n xu t kinh doanh l n,ệ đạ ở ề ề ấ Ở ổ ứ ả ấ ớ các xí nghi p liên doanh v i n c ngoài, mô hình V n phòng hi n i ã cệ ớ ướ ă ệ đạ đ đượ áp ng khá ph bi n. Trong m t s c quan hành chính Nhà n c, các c quanđ ứ ổ ế ộ ố ơ ướ ơ c p trung ng và c p t nh b c u ã có các V n phòng c t ch c theo xuấ ươ ấ ỉ ướ đầ đ ă đượ ổ ứ h ng hi n i nh ng m c khác nhau và có s an xen gi a V n phòngướ ệ đạ ở ữ ứ độ ự đ ữ ă ki u m i và V n phòng ki u c . i m y u nh t trong các V n phòng n c taể ớ ă ể ũ Đ ể ế ấ ă ở ướ là các ho t ng V n phòng còn mang tính b ng, ch c n ng ph c v h u c nạ độ ă ị độ ứ ă ụ ụ ậ ầ và công vi c gi y t s v l n át ch c n ng ch ng x lý thông tin. Trình ệ ấ ờ ự ụ ấ ứ ă ủ độ ử độ x lý thông tin và tin h c hoá trong V n phòng còn m c th p. Nguy c t t h uử ọ ă ở ứ ấ ơ ụ ậ trong t ch c ho t ng V n phòng là r t n ng n . Nhi u c quan, t ch c c pổ ứ ạ độ ă ấ ặ ề ề ơ ổ ứ ấ huy n và c bi t c p c s trang thi t b còn nghèo nàn, l c h u, ng i laoệ đặ ệ ở ấ ơ ở ế ị ạ ậ ườ ng V n phòng c ào t o còn ít. Do v y, yêu c u xây d ng V n phòng theođộ ă đượ đ ạ ậ ầ ự ă xu h ng hi n i nh m áp ng yêu c u c a s nghi p i m i, công nghi pướ ệ đạ ằ đ ứ ầ ủ ự ệ đổ ớ ệ hoá, hi n i hoá là r t c p bách. ng và Nhà n c ta ã r t quan tâm n v nệ đạ ấ ấ Đả ướ đ ấ đế ấ hi n i hoá V n phòng và ã ch rõ” V n phòng càng s m hi n i hoá, càngđề ệ đạ ă đ ỉ ă ớ ệ đạ ph c v t t s lãnh o c a ng. Hi n i hoá V n phòng c ng không t n kémụ ụ ố ự đạ ủ Đả ệ đạ ă ũ ố l m, i u ki n trang b c s v t ch t c ng không khó l m, cái quan tr ng làắ đ ề ệ để ị ơ ở ậ ấ ũ ắ ọ ph i ào t o con ng i thích ng v i trang thi t b hi n i ó v i phong cáchả đ ạ ườ ứ ớ ế ị ệ đạ đ ớ làm vi c m i, hi n i. Tr c h t, ph i hi n i chính tri th c con ng i làmệ ớ ệ đạ ướ ế ả ệ đạ ứ ườ vi c V n phòng, sau ó m i hi n i hoá trang thi t b .ệ ở ă đ ớ ệ đạ ế ị CÂU H I:Ỏ Câu 1: Trình bày v s ra i c a V n phòng hi n i?ề ự đờ ủ ă ệ đạ Câu 2: C u trúc ba m t c b n c a V n phòng hi n i?ấ ặ ơ ả ủ ă ệ đạ Câu 3: V n hi n i hoá V n phòng n c ta hi n nay?ấ đề ệ đạ ă ở ướ ệ 5 TH O LUÂNẢ Vi c hi n i hoá v n phòng trongệ ệ đạ ă giai o n hi n nay òi h i cán bđ ạ ệ đ ỏ ở ộ v n phòng nh ng yêu c u gì?ă ữ ầ TÀI LI U THAM KH OỆ Ả 1. Giáo trình Qu n tr hành chính v n phòng c a tr ng THLT và NVVPả ị ă ủ ườ Trung ng I.ươ 2. Qu n tr hành chính v n phòng - Nguy n H u Thân.ả ị ă ễ ữ 3. Qu n tr hành chính v n phòng - Mike Havey.ả ị ă 4. Nghi p v Th ký v n phòng và t ch c - H c vi n hành chính Qu cệ ụ ư ă ổ ứ ọ ệ ố gia. 5. Các v n b n quy nh v l tân và Nghi th c nhà n c.ă ả đị ề ễ ứ ướ 6 6. Ngh nh s : 18/2003/N -CP, ngày 20/2/2003 c a Chính ph quyị đị ố Đ ủ ủ nh ch c n ng, nhi m v , quy n h n và c c u t ch c c a V n phòng Chínhđị ứ ă ệ ụ ề ạ ơ ấ ổ ứ ủ ă ph .ủ 7. Quy t nh s : 98/2003/Q -BNN, ngày 04/9/2003 c a B Nôngế đị ố Đ ủ ộ nghi p và Phát tri n Nông thôn quy nh ch c n ng, nhi m v và c c u t ch cệ ể đị ứ ă ệ ụ ơ ấ ổ ứ c a V n phòng B .ủ ă ộ 8. Quy t nh s : 34/2003/Q -UB, ngày 12/3/2003 c a U ban Nhân dânế đị ố Đ ủ ỷ Thành ph H Chí Minh ban hành quy nh v ch c n ng, nhi m v , quy n h n,ố ồ đị ề ứ ă ệ ụ ề ạ c c u t ch c và quan h công tác c a V n phòng H ND và UBND Thànhơ ấ ổ ứ ệ ủ ă Đ ph .ố 7 . đạ ấ ấ Đả ướ đ ấ đế ấ hi n i hoá V n phòng và ã ch rõ” V n phòng càng s m hi n i hoá, càngđề ệ đạ ă đ ỉ ă ớ ệ đạ ph c v t t s lãnh o c a ng. Hi n i hoá V n phòng c ng không t n kémụ ụ ố ự. khác nhau và có s an xen gi a V n phòng ớ ệ đạ ở ữ ứ độ ự đ ữ ă ki u m i và V n phòng ki u c . i m y u nh t trong các V n phòng n c taể ớ ă ể ũ Đ ể ế ấ ă ở ướ là các ho t ng V n phòng còn mang. trí tu xây d ng V n phòng tr thành V n phòng ki u m iư ề ủ ứ ệ ự ă ở ă ể ớ v i tên g i là V n phòng hi n i (modern office).ớ ọ ă ệ đạ II- N i dung i m i và hi n i hoá v n phòng. ộ đổ ớ ệ đạ ă 1-