Ôn tập Nguyên lý kế toán SỔ KẾ TOÁN I. Giới thiệu chung: 1. Khái niệm: - Sổ kế toán là những tờ sổ được xây dựng theo mẫu nhất định, có liên hệ chắc chẽ với nhau được sử dụng để ghi chép, hệ thống hóa thông tin về hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. - Căn cứ để ghi sổ kế toán: các chứng từ kế toán hợp lệ - Số liệu trong sổ kế toán: căn cứ để tính toán và lập báo cáo kế toán. 2. Ưu điểm: Đảm bảo việc tập hợp số liệu kịp thời, chính xác, tiết kiệm thời gian công tác. II. Phân loại sổ kế toán: 1. Theo phương pháp ghi sổ: a. Sổ ghi theo thứ tự thời gian phát sinh: - Sổ nhật kí quỹ, sổ đăng kí chứng từ ghi sổ. b. Sổ ghi theo hệ thống: - Ghi chép theo từng chỉ tiêu kinh tế tài chính, theo từng đối tượng kế toán cụ thể (còn gọi là sổ phân loại). - Gồm: sổ cái, sổ kế toán chi tiết, sổ nhật kí chứng từ. c. Sổ liên hợp: - Vừa ghi theo thời gian vừa theo hệ thống. - Gồm: nhật kí sổ cái. 2. Theo mức độ khái quát của nội dung phản ánh: a. Sổ kế toán tổng hợp: - Ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính liên quan đến các đối tượng kế toán ở dạng tổng quát được phản ánh ở các tài khoản tổng hợp (cấp 1). - Dùng để phản ánh tổng quát các loại tài sản, các loại nguồn vốn và các quá trình sản xuất kinh doanh. - Gồm: sổ cái, sổ nhật kí sổ cái, sổ nhật kí chung, sổ đăng kí chứng từ ghi sổ… b. Sổ kế toán chi tiết: - Ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính chi tiết, được phản ánh ở các tài khoản chi tiết (cấp 2,3) - Dùng để chi tiết hóa nội dung và số tiền đã được phản ánh trong các sổ kế toán, tổng hợp nhằm phục vụ cho các yêu cầu quản lí cụ thể. - Gồm: sổ kế toán chi tiết. c. Sổ kết hợp ghi tổng hợp và chi tiết: - Ghi chép kết hợp sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp. - Dùng để phản ảnh tổng quát từng loại tài sản, nguồn vốn, vừa phản ánh các bộ phận cấu thành bên trong hoặc quá trình sản xuất kinh doanh. - Gồm: 1 số sổ cái, sổ nhật kí chứng từ. 3. Theo hình thức cấu trúc (kiểu bố trí mẫu sổ): a. Sổ đối chiều kiểu 2 bên: - Được chia làm 2 bên cân đối để phản ánh hai mặt đối lập (tăng giảm) cảu từng tài sản hoặc từng nguồn vốn. - Gồm: sổ cái dùng trong phản ánh tổng hợp. b. Sổ kiểu 1 bên: - Sổ có 2 cột được dùng để phản ánh 2 mặt đối lập của từn g tài sản, từng nguồn vốn đươc bố trí cùng nằm một bên của trang sổ. Ôn tập Nguyên lý kế toán - Gồm: sổ cái dùng trong kế toán tổng hợp. c. Sổ nhiều cột: - Dùng để vừa kế toán tổng hợp vừa kế toán chi tiết cho từng tài sản, từng nguồn vốn hoặc từng quá trình sản xuất kinh doanh. - Gồm: sổ cái và các loại sổ chi tiết. d. Sổ kiểu bàn cờ: - Dùng để phản ánh các quan hệ đối ứng giữa các tài khoản có liên quan hoặc phản ánh mối quan hệ qua lại giữa hai cách phân loại khác nhau của một đối tượng nào đó. - Gồm: một số sổ cái, các loại sổ chi tiết theo dõi chi phí. 4. Theo hình thức tổ chức sổ: a. Sổ đóng thành quyển: - Là loại sổ gồm nhiều trang được đánh thứ tự liên tục và đóng thành tập. - Trang đầu hoặc trang cuối có ghi rõ sổ gồm bao nhiêu trang, có chữ kí của kế toán trưởng đơn vị xác nhận, giứa 2 trang sổ phải có đóng dấu giáp lai. - Gồm: sổ quỹ, sổ cái. b. Sổ tờ rời: - Là loại sổ gồm nhiều tờ sổ được để riêng lẻ, kẹp trong các bìa cứng theo trình tự nhất định để thuận lợi cho việc bảo quản và sử dụng ghi chép, kiểm tra, đối chiếu. - Sổ tờ rời sử dụng giấy bìa cứng thì được gọi là thẻ. - Sử dụng sổ tờ rời phải được đăng kí chặt chẽ và có chữ kí của kế toán trưởng trên từng trang sổ. - Gồm: Sổ chi tiết, bảng kê. III. Cách mở, ghi, khóa và sửa sổ kế toán 1. Mở sổ Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm, theo đúng danh mục các loại sổ kế toán của đơn vị sao cho phù hợp với các khoản mục trên bảng cân đối kế toán ngày 31/12 năm trước. Đồng thời ghi số dư đầu kì căn cứ vào bảng cân đối kế toán năm trước đã được duyệt 2. Ghi sổ Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh. 3. Khoá sổ Là công bố PS bên Nợ, Có và tìm ra số dư cuối kì của các tài khoản trong sổ kế toán sau 1 thời gian nhất định. Các sổ kế toán kều khóa định kì ngày cuối tháng. Riêng sổ quỹ tiền mặt khóa sổ mỗi ngày. 4. Sửa chữa sổ kế toán Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót trong quá trình ghi sổ kế toán thì không được tẩy xoá làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong các phương pháp sau: a. Phương pháp cải chính: - Gạch một đường thẳng xoá bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai. Ghi ở trên chỗ sai con số hoặc chữ đúng bằng mực thường và phải có chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa. - Áp dụng cho các trường hợp: + Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản; + Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng. Ôn tập Nguyên lý kế toán b. Phương pháp ghi số âm (phương pháp ghi đỏ): - Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút toán đã ghi sai để huỷ bút toán đã ghi sai. Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường để thay thế. - Áp dụng cho các trường hợp: + Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính. + Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng. - Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) ký xác nhận. c. Phương pháp ghi bổ sung: - Ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng từ. - Dùng cho trường hợp số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. - Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung" IV. Quy trình kế toán: V. Các hình thức kế toán: (tham khảo slide của cô) Nghiệp vụ kinh tế Chứng từ gốc Tài khoản chữ T Sổ nhật kí chung Sổ cái Bảng cân đối phát sinh BCTC . các sổ kế toán, tổng hợp nhằm phục vụ cho các yêu cầu quản lí cụ thể. - Gồm: sổ kế toán chi tiết. c. Sổ kết hợp ghi tổng hợp và chi tiết: - Ghi chép kết hợp sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán. khóa và sửa sổ kế toán 1. Mở sổ Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm, theo đúng danh mục các loại sổ kế toán của đơn vị sao cho phù hợp với các khoản mục trên bảng cân đối kế toán ngày 31/12. Các sổ kế toán kều khóa định kì ngày cuối tháng. Riêng sổ quỹ tiền mặt khóa sổ mỗi ngày. 4. Sửa chữa sổ kế toán Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót trong quá trình ghi sổ kế toán