chứng từ kế toán

CHỨNG TỪ KẾ TOÁN-KIỂM KÊ I. Chứng từ kế toán: 1. Khái niệm và ứng dụng: “chứng từ kt là những minh chứng bằng giấy tờ về nghiệp vụ KT-TC đã phát sinh và thực sự hoàn thành” “chứng từ kt là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh những vụ kte, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán”  Thực chất của chứng từ kt: là những giấy tờ đc in sẵn theo mẫu quy định, đc dùng để ghi chép những nội dung vốn có của các nghiệp vụ kte phát sinh và đã hoàn thành trong qtrinh h/đ của đơn vị, gây ra sự biến động đ/v các loại TS, các loại NV cũng như các đối tg ktoan khác. Mặt khác, CTKT còn đc thể hiện dưới dạng điện tử đc mã hóa mà ko bị thay đổi trong q/trình truyền qua mạng máy tính, hoặc trên vật mang tin như các băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán (gọi chung là chứng từ đ/tử) - Việc lập c/từ để làm cơ sở xác minh sự biến động của các loại TS và NV mang t/c thg xuyên và là 1 y/c cần thiết khách quan. - Lập chứng từ là 1 pp kế toán đc dùng để phản ánh các nghiệp vụ kte phát sinh và thực sự hoàn thành trên giấy tờ theo mẫu quy định, hoặc trên vật mang tin theo t/gian và địa điểm phát sinh cụ thể, dùng làm cơ sở cho việc ghi sổ ktoan. - Lập chứng từ là khâu đầu tiên trong toàn bộ công tác kế toán của đơn vị, nên ảnh hưởng đầu tiên và trực tiếp đến chất lg của công tác kế toán.  Cần lập chính xác, kịp thời và bảo đảm tính hợp pháp.  Ngăn ngừa các hiện tg vi phạm, ko tuân thủ các chính sách, chế độ, thể lệ về quản lí tài chính do nhà nc ban hành, phát hiện, ngăn chặn kịp thời các hành vi tham ô, lãng phí TS nhà nc, cung cấp sô liệu phục vụ cho thông tin kte, truyền đạt, ktra việc thực hiện mệnh lệnh và công tác ktra trong đơn vị. 2. Phân loại chứng từ: a. Chứng từ gốc: Là chứng từ đc lập trực tiếp ngay khi nghiệp vụ kte phát sinh hoặc vừa hoàn thành. Chia làm 2 loại: - Chứng từ mệnh lệnh: tác dụng truyền đạt những chỉ thị hoặc mệnh lệnh công tác nào đó. Ko đc dùng để ghi vào sổ sách kế toán. VD: lệnh chi tiền mặt, lệnh xuất kho vật tư… - Chứng từ chấp hành: xác minh chứng từ mệnh lệnh đã đc t/hiện. Dùng để làm cơ sở để ghi vào sổ sách kế toán. VD: phiếu chi, thu, phiếu nhập kho, xuất kho, giấy báo có, nợ… Trong thực tế, để đơn giản ngta thg kết hợp 2 loại chứng từ trên thành chứng từ liên hợp. VD: hóa đơn kiêm phiếu xuất kho, phiếu lịnh vật tư… **Chứng từ có các yếu tố cơ bản: + tên gọi: giúp phân loại c/từ, phân loại số liệu các nghiệp vụ cùng loại + ngày và số chứng từ: giúp việc ghi chép, ktra, đối chiếu số liệu dễ dàng, khoa học, tránh nhầm lẫn. + tên địa chỉ và chữ ký ng chịu trách nhiệm và liên quan: đảm bảo tính pháp lý của chứng từ + nội dung tóm tắt của nghiệp vụ kinh tế: giúp ktra tính chất hợp pháp của nghiệp vụ ke, là căn cứ để định khoản. + đơn vị đo lường: cho phép ktra mức độ t/hiện, làm cơ sở để tổng hợp số liệu khi ghi vào sổ sách ktoan. b. Chứng từ ghi sổ: - Là loại chứng từ để t/hợp số liệu của các chứng từ gốc theo từng nghiệp vụ kte, đ/thời định khoản các nghiệp vụ để nhằm giảm bớt khối lg ghi chép kế toán. - Lập c/từ ghi sổ là bc kế tiếp sau bc lập các chứng từ gốc. - Tính chính xác và kịp thời của nó phụ thuộc trực tiếp vào tính chính xác và kịp thời của c/từ gốc. Chứng từ ghi sổ bao gồm: + số chứng từ ghi sổ và ngày lập + nội dung tóm tắt nghiệp vụ t/hợp từ chứng từ gốc. + số tiền phải ghi vào từng TK đối ứng + số lg chứng từ gốc đính kèm. Ngoài ra còn có thể phân loại: chứng từ bên trong và bên ngoài, chứng từ quan hệ nội bộ và quan hệ vs bên ngoài, chứng từ lập 1 lần và nhiều lần. 3. Trình tự xử lí chứng từ kế toán: a. Kiểm tra chứng từ: nhằm đảm bảo tính hợp lệ, hợp pháp cũng như tính chính xác của các chứng từ trc khi ghi vào sổ kế toán b. Hoàn chỉnh chứng từ: sau khi ktra cần hoàn chỉnh chứng từ để đ/bảo việc ghi sổ kế toán đc nhanh chóng, chính xác: + ghi giá những chứng từ chưa có giá tiền theo đúng ng/tắc tính giá theo quy định hiện hành. + phân loại chứng từ theo từng loại nghiệp vụ kte từng thời điểm phát sinh + lập định khoản kế toán hoặc lập chứng từ ghi sổ. c. Tổ chức luân chuyển chứng từ để ghi sổ kế toán: là việc x/định đg đi cụ thể của từng loại chứng từ, luân chuyển khoa học để đảm bảo việc ghi sổ kế toán nhanh chóng, chính xác. d. Bảo quản chứng từ: là y/c cần thiết mang t/c pháp lý mà các đơn vi phải có trách nhiệm t/hiện 1 cách nghiêm túc để phục vụ công tác kiểm tra tình hình kte-tc của đơn vị. ** theo quy định, tgian bảo quản chứng từ ở bộ phận kế toán là 1 năm, sau đó chứng từ kế toán đc lưu trữ chung ở đơn vị kế toán. Quy định lưu trữ tài liệu kế toán: - Tối thiểu 5 năm đ/v tài liệu ktoan dùng cho quản lý, điều hành của đ/vị kế toán, gồm cả những CTKT ko sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo TC. - Tối thiểu 10 năm đ/v CTKT sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập BCTC, sổ KT và BCTC năm, trừ TH pháp luật có quy định khác. - Lưu trữ vĩnh viễn đ/v tài liệu KT có tính sử liệu, có ý nghĩa về kte, an ninh, quôc phòng. Sau khi đưa chứng từ vào bảo quản, lưu trữ, chỉ có kế toán trg mới đc phép lấy ra, trong TH muốn mang chưng từ ra bên ngoài đơn vị phải có thủ trg đơn vị ký duyệt. II. Kiểm kê: 1. Khái niệm: Kiểm kê là pp ktra trực tiếp tại chỗ nhằm xác nhận chính xác tình hình số lg, chất lg cũng như giá trị các loại TS hiện có. Kiểm kê để ktra TS hiện có, đối chiếu giữa sổ sách kế toán và thực tế để phát hiện kịp thời những hiện tg, nguyên nhân gây chênh lệch và điều chỉnh sổ KT cho phù hợp vs thực tế. - Kiểm kê ko những có t/d bổ sung cho chứng từ kế toán để phản ánh chính xác TS hiện có mà các tài liệu do kiểm kê cung cấp còn là cơ sở để đặt kế hoạch sử dụng hợp lý các loại TS, mặt khác cũng là cơ sở để quy trách nhiệm vật chất đc đúng đắn - Đơn vị kế toán phải kiểm kê TS trong các TH sau:  Cuối kì kế toán năm, trc khi lập BCTC  Chia, tách, hợp nhất, sát nhập, giải thể, chấm dứt h/đ, phá sản or bán, khoán, cho thuê d/n  Chuyển đổi hình thức tổ chức d/n  Xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thg khác  Đánh giá lại TS theo quyết định của cơ quan nhà nc có thẩm quyền  Các TH khác theo quy định của pháp luật. - Sau khi kiểm kê TS, đơn vị KT phải lập báo cáo t/hợp kết quả kiểm kê. TH có chênh lệch số liệu thực và số liệu trên sổ cần tìm ra nguyên nhân, phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lí vào sổ KT trc khi lập BCTC. - Việc kiểm kê phản ánh đúng thực tế TS, nguồn hình thành TS. Ng lập và ký báo cáo kết quả kiểm kê chịu trách nhiệm về kq kiểm kê. 2. Phân loại: a. Theo phạm vi, đối tg kiểm kê: - Kiểm kê toàn bộ: tiến hành kiểm kê đ/v tất cả các loại TS, vật tư, tiền vốn của d/n - Kiểm kê từng phần: tiến hành kiểm kê trong phạm vi của 1 or 1 số loại TS nào đó. b. Theo thời gian: - Kiểm kê định kì: thg cuối kì báo cáo, nhưng tùy đặc điểm h/đ và tùy từng loại TS mà định kì kiểm kê khác nhau. Tiền mặt thg kiểm kê hằng ngày, nguyên vật liệu, thành phẩm kiểm kê hằng tháng, quý, vật tư hiếm, quý phải kiểm kê hàng tuần, TSCĐ kiểm kê hàng năm - Kiểm kê bất thg: kiểm kê ko quy định thời hạn trc, tiến hành trong TH đổi ng quản lí TS, khi có phát sinh hư hao, tổn thất bất thg or khi cơ quan chủ quản hay tài chính tiến hành kiểm tra tài chính hay ktra kế toán. ** kiểm kê là công tác quan trọng có liên quan nhiều bộ phận, nhiều ng, là 1 công tác chi tiết, phức tạp, khối lg nhiều, tgian khẩn trg, nên muốn làm tốt phải có lãnh đạo chặt chẽ và thu hút quần chúng, công nhân cùng tham gia. Khi kiểm kê cần lập 1 ban kiểm kê do giám đốc d/n chỉ định. 3. Phg pháp tiến hành kiểm kê: a. Kiểm kê hiện vật: pp cân, đo, đong, đếm tại chỗ các hiện vật đc kiểm kê. b. Kiểm kê tiền mặt, các chứng phiếu có giá trị như tiền và các loại chứng khoán (CP,TP) Kiểm kê tiền mặt phải tiến hành toàn bộ cả tiền mặt và các loại chứng phiếu có giá trị như tiền (séc, tem, bưu điện…) Pp kiểm kê là đếm trực tiếp từng loại và đối chiếu, lập báo cáo kiểm kê c. Kiểm kê tiền gửi NH và các khoản thanh toán: bằng pp đối chiếu số dư từng TK, giữa sổ KT của d/n vs sổ của NH or đơn vị có quan hệ thanh toán. 4. Vai trò của kế toán trong kiểm kê: KT có vai trò rất quan trọng trong kiểm kê. KT vừa là thành viên của ban kiểm kê, vừa là ng tham mưu cho lãnh đạo d/n trong việc tổ chức và t/h công tác kiểm kê. Vai trò của KT thể hiện trc, trong và sau khi kiểm kê: - Trc khi kiểm kê: căn cứ tình hình thực tế của đơn vị để đề ra phg hg và phạm vi kiểm kê, h/dẫn nhiệp vụ chuyên môn cho ng làm công tác kiểm kê, khóa sổ KT đúng tgian kiểm kê. - Trong khi kiểm kê: KT phải ktra việc ghi chép trong kiểm kê, tgia t/hợp số liệu kiểm kê, đối chiếu để phát hiện chênh lệch thừa thiếu. - Sau khi kiểm kê: KT căn cứ kq kiểm kê và ý kiến giải quyết khoản chênh lệch, mà tiến hành điều chỉnh sổ KT cho phù hợp số liệu thực tế kiểm kê.