Kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp.doc

Kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp

Lời nói đầu

Trong cuộc sống hàng ngày chúng ta luôn cần Kiểm Soát chi tiêu để cótiền dành dụm, sử dụng cho các lĩnh vực khác Các tổ chức kinh doanh, cácdoanh nghiệp, một quốc gia dù theo con đờng phát triển nào thì việc kiểm soátchi phí nh là một hoạt động tất yếu khách quan Tất cả đều phải hớng tới mụctiêu cuối cùng là thu lợi để tái đầu t cho tơng lai, cạnh tranh, tồn tại và pháttriển

Trong cuốn “Bàn về Kiểm Kê, Kiểm Soát” Lênin đã viết “Khó khănchủ yếu ở trong lĩnh vực kinh tế là thực hiện ở khắp mọi nơi và hết sức nghiêmngặt sự kiểm kê, kiểm soát việc sản xuất và phân phối sản phẩm cũng nh tăngnăng suất lao động ” (1) Với vai trò quan trọng đó “Kiểm soát chi phí” trởthành một khâu quan trọng, cần thiết trong hệ thống kiểm soát nội bộ của mỗiquốc gia, doanh nghiệp và cả cá nhân

Để “Kiểm soát chi phí”thì cần phải đến sự chủ động cả bản thân tổchức, doanh nghiệp và yếu tố khách quan đó là sự tác động của quản lý nhà n-

ớc Trong khuôn khổ của đề án môn học em xin nghiên cứu yếu tố chủ quan

đó là “ Kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp “, một chức năng trong quá trìnhquản lý, với mục tiêu là sử dụng hiệu quả nhất các khoản chi phí bỏ ra

Với tính chất nội dung đề tài em chỉ xin đa ra những nội dung mangtính lý luận, tính thực tế của vấn đề nghiên cứu trong nền kinh tế hỗn hợp mànớc ta đang hớng tới hiện nay chỉ ở mức dộ mô phỏng

Nhận thức rõ vị trí, vai trò của chức năng kiểm soát chi phí trong doanhnghiệp, cộng với nhận thức tình hình thực tế các doanh nghiệp nớc ta hiện nay

em đã chọn đề tài: “Kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp”.

Nội dung của đề án đợc thể hiện qua ba phần:

ơng III : Các giải pháp chung của kiểm soát chi phí

Do nhận thức và thời gian nghiên cứu khảo sát thực tế có hạn, đối tợngnghiên cứu lại rất rộng và phức tạp, do vậy bài viết của em không thể tránhkhỏi những sai sót và hạn chế nhất định Em rất mong nhận đợc ý kiến đónggóp của các thầy cô để bài viết của em đợc đầy đủ và hoàn chỉnh hơn

Em xin chân thành cảm ơn Thạc sĩ Đỗ Thị Hải Hà đã hớng dẫn em

hoàn thành đề án này

Hà Nội, ngày 20 tháng 10 năm2003

Chơng I

Lý luận về kiểm soát chi phí

I Khái niệm và nội dung chi phí

1 Khái niệm:

Trớc hết chúng ta thấy rằng chi phí là một phạm trù kinh tế hết sức trìutợng và phức tạp Một doanh nghiệp muốn tiến hành sản xuất, kinh doanhhàng hoá phải hao phí một số lao động nhất định, bao gồm lao động vật hoábiểu hiện dới hình thái giá trị gọi là t bản bất biến và lao động sống biểu hiệndới hình thái giá trị là t bản khả biến Đó là hai loại chi phí đợc gọi chung làhao phí lao động thực tế của xã hội để tạo ra giá trị của hàng hoá

Trong cuốn giáo trình “ Kinh tế chính trị Mác- Lênin” tập I của trờng

Đại học Kinh tế quốc dân, chi phí đợc định nghĩa là “ Một bộ phận của giá trịhàng hoá, là số t bản đã hao phí để sản xuất ra hàng hoá ấy”

Tuy nhiên, để có sự nhìn nhận toàn diện và sát thực về chi phí, chúng ta

sẽ sử dụng khái niệm về chi phí đợc sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực kế toán,kiểm toán, “ Chi phí của doanh nghiệp là biểu hiện bằng tiền của hao phí lao

động sống, hao phí lao động vật hoá và chi phí cần thiết khác mà doanhnghiệp đã bỏ ra để tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh trong một thời kỳnhất định”

Qua khái niệm này chúng ta thấy rằng chi phí khác với chi tiêu Chitiêu đó là hoạt động hàng ngày với những thời điểm cụ thể, trong khi chi phíchúng ta xét trong một thời kỳ, gắn với mục tiêu nhất định Nh vậy chi phígồm rất nhiều hoạt động chi tiêu khác nhau, chi mua nguyên vật liệu, thuê lao

động

2 Phân loại chi phí.

Thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh cho thấy tổng chi phí của mộtdoanh nghiệp bao gồm nhiều khoản chi phí nh: chi phí mua nguyên vật liệu,chi tiền lơng, tiền thởng, chi tiền điện, nớc và các nhiên liệu khác, chi phímua các dịch vụ; từ dịch vụ vận chuyển đến vệ sinh, chi phí bán hàng, chi phíbao bì quảng cáo, chi phí quản lý nh khấu hao các thiết bị văn phòng hay chiphí cho nhân viên văn phòng

Các khoản chi phí hết sức đa dạng, phức tạp Muốn sử dụng chúng cóhiệu quả chúng ta cần kiểm soát, muốn kiểm soát chúng ta cần nhận biết vàhiểu nội dung các chi phí, vì vậy cần phân loại chi phí

Có nhiều tiêu chí phân loại khác nhau và một khoản mục chi phí có thể

đợc liệt kê vào nhiều loại chi phí khác nhau, nhng để dễ kiểm soát chúng ta

chỉ xem những tiêu chí phân loại mà ở đó nhà quản lý dễ nhận biết và kiểmsoát.

2.1 Theo đối tợng chi phí.

Xét theo đối tợng chi phí đó là chúng ta quan tâm đến các khoản chi

đó là chi phí cho cái gì, và nh vậy ta có thể chia thành ba loại cơ bản: chi phílao động, chi phí nguyên vật liệu, chi phí chung

l- Chi phí lao động trực tiếp

Chi phí lao động trực tiếp bao gồm tiền lơng và các khoản tính theo

l-ơng phải trả cho công nhân viên trực tiếp sản xuất sản phẩm Nó có thể phân

bổ cho toàn bộ một đơn vị sản phẩm cụ thể Có thể nêu một vài ví dụ về lao

động trực tiếp nh: Sơn một sản phẩm đồ gỗ, sửa chữa một chi tiết máy, giaodịch với khách hàng

Và chi phí cho các lao động thực hiện các công việc đó đợc coi là chiphí lao động trực tiếp

 Chi phí lao động gián tiếp

Bao gồm tiền lơng và các khoản trích theo lơng, các khoản trích khác

có liên quan đến nhân viên mà không thể phân bổ cho một đơn vị sản phẩm cụthể Sau đây là một số ví dụ về lao động gián tiếp: chi phí bảo dỡng máy móc,chi phí điều hành hoạt động của bộ phận tiếp thị, chi phí vệ sinh nơi làmviệc chúng ta thấy rằng không thể phân bổ các khoản chi phí lao động trênmột đơn vị sản phẩm một cách trực tiếp, mặc dù chúng rất cần thiết cho toàn

bộ hoạt động của doanh nghiệp

ở đầy khái niệm trực tiếp và gián tiếp không có nghĩa là trực tiếp vàgián tiếp tham gia vào quá trình sản xuất Mà trực tiếp và gián tiếp ở đây liênquan đến việc tính chi phí Do đó tiền lơng của một công nhân có thể là chiphí gián tiếp nếu doanh nghiệp trả lơng theo tháng và anh ta tham gia vàonhiều quá trình sản xuất ra các sản phẩm khác nhau

Để hiểu rõ hơn lao động trực tiếp và lao động gián tiếp chúng ta sẽ xemxét qua ví dụ về bảng thời gian thực hiện công việc đợc áp dụng ở hầu hết cácdoanh nghiệp vừa và nhỏ

Thời gian bắt đầu

Thời gian kết thúc

Tổng số thời gian

Ta thấy rằng 32 giờ đã đợc sử dụng để vận hành máy móc sản xuất.

Đây là những giờ lao động trực tiếp vì chúng có thể đợc phân bổ trực tiếp chosản phẩm sản xuất ra Ngoài 8 giờ đợc sử dụng để làm vệ sinh, 8 giờ đợc sửdụng để bảo dỡng Đây là những giờ lao động gián tiếp do chúng không thểphân bổ trực tiếp cho từng đơn vị sản phẩm

Muốn cho công việc quản lý theo đúng kế hoạch, điều rất quan trọng làxây dựng đợc bảng theo dõi thời gian thực hiện công việc hoặc các công cụtheo dõi khác nhằm kiểm soát khối lợng công việc của nhân viên phải đợchoàn thành một cách tỷ mỷ và chính xác nhằm phân biệt thời gian lao độnggián tiếp và thời gian lao động trực tiếp

2.1.2 Chi phí nguyên vật liệu.

Nguyên vật liệu là một đầu vào quan trọng đối với hoạt động sản xuấtkinh doanh của mỗi doanh nghiệp ậ các doanh nghiệp khác nhau, lĩnh vựchoạt động khác nhau thì mức độ quan trọng, quyết định dến giá thành cũngkhác nhau Trong các ngành công nghiệp nặng nh: sản xuất vật liệu xây dựng,cơ khí, sắt thép thì chi phí nguyên vật liệu chiếm phần lớn tổng giá thànhcủa thành phẩm Ngợc lại, ở các ngành công nghiệp nhẹ nh: da giầy, chế biếnthực phẩm, các ngành dịch vụ khách sạn, nhà hàng, giải trí, chi phí nguyên vậtliệu chiếm tỷ trọng nhỏ, khoảng 10% giá thành Chính vì sự phức tạp đóchúng ta cần phải phân loại chi phí nguyên vật liệu để có một “công nghệ”xác

định chi phí cho các doanh nghiệp khác nhau

Chúng ta đã biết rằng chi phí lao động có thể đợc phân chia thành chiphí lao động trực tiếp và chi phí lao động gián tiếp Cũng tơng tự nh vậy chiphí nguyên vật liệu cũng có thể đợc phân chia thành:

 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Là các chi phí của các nguyên vật liệu đợc sử dụng để cấu thành nênsản phẩm và có thể đợc phân bổ trực tiếp và toàn bộ vào một đơn vị sản phẩm

đợc sản xuất ra Để hiểu rõ hơn ta xem xét ví dụ sau:

Một doanh nghiệp sản xuất đồ gỗ nội thất, trong đó có mặt hàng cửa gỗphun sơn Gần đây doanh nghiệp phải sửa sang lại nhà máy và dùng sơn làmcửa gỗ để sơn lại cửa nhà máy Ban đầu chỉ là phòng làm việc nhng khi dùng

cho cả nhà máy thì chi phí sẽ đáng kể Ta thấy rằng chỉ sơn dùng để sơn sảnphẩm cửa gỗ là sử dụng trực tiếp cho thành phẩm vì thế đó là chi phí nguyênvật liệu trực tiếp.

 Chi phí nguyên vật liệu gián tiếp

Cũng từ ví dụ trên ta thấy: chi phí sơn dùng sơn lại cửa trong nhà máy

là chi phí nguyên vật liệu gián tiếp vì lợng sơn này không đợc sử dụng trựctiếp vào việc sản xuất cửa gỗ

Nh vậy ta có thể đi đến kết luận: chi phí nguyên vật liệu gián tiếp là chiphí của các nguyên vật liệu mà không thể phân bổ trực tiếp và toàn bộ vào một

đơn vị sản phẩm đợc sản xuất ra Tuy nhiên một nguyên vật liệu đợc sử dụngcho nhiều công việc khác nhau, thì chúng không thể phân bổ tất cả chi phí chonguyên vật liệu này thành chi phí trực tiếp hay chi phí gián tiếp

 Chi phí tồn trữ nguyên vật liệu

Không phải nguyên vật liệu nào mua về cũng đa vào sản xuất ngay màphần lớn là nhập kho dự trữ Vì thế chúng ta cũng phải tính đến chi phí tồn trữnguyên vật liệu, ví dụ: chi phí bảo quản, chi phí thuê mặt bằng, tiền lãi đi vay

để mua nguyên vật liệu

Muốn kiểm soát đợc chi phí dự trữ, nhà quản lý có thể đặt ra mức tồnkho tối đa cho tất cả các mặt hàng dự trữ Khi đó có thể ớc tính chi phí tồn trữtối đa vào bất kỳ thời điểm nào Mức tồn trữ tối đa của một sản phẩm haynguyên vật liệu nào đó mà bạn muốn tích trữ trong kho

2.1.3 Chi phí chung.

Có các khoản chi phí phát sinh nhng không dễ dàng phân bổ cho một

đơn vị sản phẩm, một quá trình sản xuất cụ thể Những chi phí nh vậy đợc gọi

là chi phí chung

Các chi phí nguyên vật liệu gián tiếp thờng là các chi phí chung, ví dụnh: chi phí cho quần áo bảo hộ lao động và trang thiết bị vệ sinh, chi phí điệnnớc, chi phí thuê mặt bằng sản xuất, tiền lơng trả cho nhân viên không trựctiếp tham gia vào quy trình sản xuất hoặc không trực tiếp cung cấp dịch vụ nh:nhân viên bảo vệ, thợ bảo dỡng, th ký và nhân viên lễ tân

2.2 Phân loại theo mức độ biến động chi phí.

Ta thấy rằng những chi phí mà tổng của chúng thay đổi cùng với mứcsản lợng thì đợc gọi là chi phí biến đổi Còn những chi phí mà tổng của chúngkhông thay đổi cùng với mức sản lợng thì đợc gọi là chi phí cố định

2.2.1 Chi phí cố định.

Từ sự phân tích trên ta thấy chi phí cố định không bị ảnh hởng bởi lợnghàng sản xuất ra Ví dụ nh chi phí thuê cửa hàng của doanh nghiệp sản xuất

bánh ngọt, nó cũng có thể thay đổi nhng là do thoả thuận với bên cho thuê vàchịu ảnh hởng của giá thuê mặt bằng chứ không phải bởi lợng bánh ngọt sảnxuất ra.

2.2.2 Chi phí biến đổi.

Cũng xét trong doanh nghiệp sản xuất bánh ngọt ở ví dụ trên, thì nhữngbao bì, vỏ bọc bánh ngọt biến đổi theo lợng bánh ngọt và đó là chi phí biến

đổi

Theo nguyên tắc chung, các chi phí biến đổi sẽ dễ kiểm soát hơn so vớichi phí cố định vì định phí thờng là những chi phí đã trả trớc, nay đợc khấuhao lại hay những chi phí đã đợc thoả thuận trong các hợp đồng đã ký Còncác khoản biến phí có thể giảm xuống nếu doanh nghiệp cố gắng kiểm soátchúng

3 Định mức chi phí.

Khi kiểm soát chi phí thì điều quan trọng là phải làm thế nào để biết

đ-ợc doanh nghiệp đang quản lý những khoản chi đúng và cần phải giảm baonhiêu là hợp lý?Vì vậy, cần phải định mức chi phí, nhằm hớng các khoản chitrong thực tế tới chi phí mục tiêu hay chi phí dự kiến Cũng từ đó chúng tanhận biết đợc sự tăng giảm của chi phí và tìm hiểu nguyên nhân để xử lý

Ta có thể đi đến kết luận “ Định mức chi phí là khoản chi đợc định trớcbằng cách lập ra những tiêu chuẩn gắn với từng trờng hợp hay từng điều kiệnlàm việc cụ thể”(2) Định mức chi phí không những chỉ ra đợc một khoản chi

dự kiến là bao nhiêu mà còn xác định nên chi tiêu trong trờng hợp nào, điềukiện nào

Định mức chi phí có hai nội dung chính sau:

Định mức giá: Đợc xác định bằng cách cộng tổng các khoản chi lại

Định mức lợng: là định mức kỹ thuật liên quan tới số lợng thành phầnnguyên vật liệu để sản xuất sản phẩm, số lợng và loại lao động sản xuất, làmviệc trong doanh nghiệp

Chi phí luông biến đổi phức tạp vì thế các định mức chi phí phải đợcxem xét lại thờng xuyên để đảm bảo tính hợp lý của chúng

II Kiểm soát chi phí.

1 khái niệm:

Chi phí là một nội dung quan trọng trong hoạt động tài chính của mỗidoanh nghiệp Kiểm soát chi phí là một chức năng quản lý có ý thức và rấtquan trọng trong quá trình quản lý của doanh nghiệp Đó là sự tác động củachủ thể quản lý nhằm nhận biết, hiểu biết các nội dung chi phí nhằm sử dụnghiệu quả nhất các khoản chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra Để làm tốt chứcnăng này nhà quản lý cần trả lời các câu hỏi: Doanh nghiệp có những khoảnmục chi phí nào?; tiêu chuẩn, định mức chi phí là bao nhiêu?; chi phí nào chahợp lý? Nguyên nhân vì sao?, biện pháp giải quyết?

Để tiến hành kiểm soát chi phí các nhà quản lý doanh nghiệp cần phải

đa ra các tiêu chuẩn, nội dung và mục tiêu kiểm soát chi phí, dựa trên cácnguyên tắc thống nhất Từ đó xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí trongdoanh nghiệp với những hình thức kiểm soát thích hợp, cùng chi phí kiểmsoát, phơng tiện công cụ đợc sử dụng cho hoạt động kiểm soát này và cuốicùng đi tới các giải pháp điều chỉnh Những bớc công việc đó có thể đợc cụthể qua sơ đồ sau:1

Sơ đồ quá trình kiểm soát chi phí

2 Tính tất yếu của việc kiểm soát chi phí.

Có nhiều nguyên nhân làm cho kiểm soát chi phí trở thành chức năngtất yếu của quản lý Trong kinh doanh, kiểm soát chi phí là kiểm chứng xemcác khoản chi có đợc thực hiện theo đúng kế hoạch hay không, và phải tìm ranhững nguyên nhân sai sót để điều chỉnh

Kiểm soát chi phí là nhu cầu cơ bản nhằm hoàn thiện các quyết địnhtrong quản lý trong lĩnh vực tài chính Thẩm định tính đúng sai, hiệu quả củacác khoản chi phí Đồng thời kiểm soát đợc những yếu tố ảnh hởng đến tínhhợp lý và khi kiểm soát chi phí đợc mở rộng đối tợng tham gia trong toàndoanh nghiệp sẽ tăng khả năng hợp tác hiệu quả giữa các ban ngành, các bộphận, các cá nhân mở rộng dân chủ, khuyến khích uỷ quyền, một xu hớngtrong nền kinh tế thị trờng Đó phải là hoạt động liên tục với những sự đổi mớikhông ngừng

3 Vai trò của kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp

Suy cho cùng doanh nghiệp nào cũng hớng tới mục tiêu lợi nhuận Màchúng ta biết rằng lợi nhuận đợc xác định bởi công thức đơn giản sau:

Lợi nhuận= Doanh thu- chi phí

Nh vậy để thu đợc nhiều lợi nhuận chúng ta chỉ có hai cách:

Nội dung kiểm soát chi phí

Hình thức kiểm soát chi phí

Chi phí cho hoạt

động kiểm soát

Hệ thống kiểm soát chi phí

Điều chỉnh cụ thể

Mục tiêu kiểm soát chi phíQuá trình kiểm

soát chi phí

Một là tăng doanh thu, điều này đồng nghĩa với việc tăng giá bán khi

mà số lợng hàng hoá sản xuất ra không đổi Nhng thờng thì chúng ta nhận đợckết quả lại khi mà trên thị trờng đầy những đối thủ cạnh tranh, hàng hoá thaythế và hàng hoá bổ sung Nh vậy giải pháp này rất thiếu tính khả thi

Cách thứ hai là giảm chi phí bằng hoạt động kiểm soát của doanhnghiệp Đó là những khoản chi mà doanh nghiệp có thể chủ động giảm, sửdụng có hiệu quả Và khi mà doanh nghiệp tính giá bán hàng bằng cách cộnggiá thành với lợi nhuận mong muốn thì việc giảm chi phí sẽ làm giảm giáthành, đó là lợi thế cạnh tranh rất lớn trong nền kinh tế thị trờng gắn với xu thếhội nhập hiện nay

Rõ ràng là kiểm soát chi phí có vai trò rất quan trọng trong hoạt độngquản lý doanh nghiệp, một nội dung cần tập trung nghiên cứu, chủ động tiếnhành liên tục, triệt để

4 Các nhân tố ảnh hởng tới kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp

Kiểm soát chi phí bị ảnh hởng bởi nhiều nhân tố, cả bên trong và bênngoài doanh nghiệp Nhng tập trung lại có những nhân tố cơ bản sau:

Thông tin thực tế các khoản chi phí trong doanh nghiệp Đó là điềukiện tiên quyết để các chủ thể quản lý thực hiện chức năng kiểm soát, chỉ khinhận biết và hiểu thực tế chi phí trong doanh nghiệp thì mới có thể xác định đ-

ợc những khoản chi phí cần điều chỉnh cũng nh những kinh nghiệm tốt từnhững khoản chi hiệu quả

Nhân tố thứ hai đó là hệ thống tiêu chuẩn định mức mà doanh nghiệpxây dựng Đó là những mục tiêu đã đợc số hoá trên những kế hoạch, chơngtrình mục tiêu của doanh nghiệp, trên cơ sở từ những kết quả phân tích kinh tế

vi mô và mục tiêu của doanh nghiệp

Quan hệ cung cầu trên thị trờng đâù vào cũng là nhân tố ảnh hởng lớntới kết quả chi phí Sự biến động quan hệ cung cầu đầu vào biểu hiện qua giácả, khi giá tăng chi phí sẽ tăng và giá giảm doanh nghiệp sẽ giảm đợc giáthành sản phẩm Đây là nhân tố thuộc môi trờng bên ngoài doanh nghiệp, do

đó doanh nghiệp chỉ có thể chấp nhận, thích ứng theo xu hớng biến động đó

Cuối cùng kiểm soát chi phí chịu tác động từ chính những hệ thống giảipháp, công cụ mà doanh nghiệp đa ra Trên cơ sở những thông tin có đợc,những giải pháp để sử dụng chi phí một cách có hiệu quả sẽ đợc đa ra và kếtquả đạt đợc đến đâu phụ thuộc vào tính đúng đắn của những biện pháp đó

Chơng II Nội dung kiểm soát chi phí

I Nguyên tắc chung.

1 Luôn giám sát chi phí thuộc khả năng kiểm soát.

Thực chất của nguyên tắc này là sự kết hợp của hai nguyên lý: kiểmsoát có trọng điểm và nguyên lýđộ đa dạng thích hợp Sở dĩ nh vậy là vì trongdoanh nghiệp các khoản mục chi phí rất đa dạng, phức tạp mà không phải chiphí nào chúng ta cũng có thể thay đổi theo mong muốn vì có những khoản chiphí cố định theo các hợp đồng.Vì vậy doanh nghiệp nên tập trung vào nhữngkhoản chi mang tính biến động lớn mà bằng sự tích cực của mình doanhnghiệp có thể đa ra những giải pháp nhằm sử dụng hiệu quả tiết kiệm Cũngtheo nguyên tắc nàycác nhà quản lý doanh nghiệp cần phải xác định rõ tầmkiểm soát của mình để có thể xây dựng kế hoạch làm việc phù hợp với chứcnăng, quyền hạn các bộ phận cá nhân làm sao đảm bảo tính hệ thống và pháthuy sự sáng tạo của mọi ngời Có nh vậy trong phạm vi trách nhiệm, quyềnhạn, quyền lợi của mình thì từng cá nhân sẽ thực hiện hiệu quả

2 Cần khai thác hiệu quả tối đa những chi phí mà doanh nghiệp không thể thay đổi.

Thông thờng những chi phí mà đợc xác định qua các hợp đồng lao

động, thuê mặt bằng, khấu hao là cố định trong từng thời kỳ và doanhnghiệp không thể thay đổi Nhng với mục tiêu là sử dụng hiệu quả các khoảnchi phí, doanh nghiệp cần đa ra các giải pháp tối đa hoá hiệu quả, mà suy chocùng là làm tăng năng suất lao động Ví dụ nh cần thắt chặt kỷ luật hoặc thởngphạt hợp lý để ngời lao động làm việc xứng đáng với tiền công mà doanhnghiệp trả cho họ Hoặc cần phải cho máy móc chạy đúng công suất để khấuhao đợc hiệu quả có nh vậy những chi phí cố định đó sẽ phát huy hiệu quảcho dù doanh nghiệp hoạt động ở bất kỳ lĩnh vực nào và hình thức nào

3 Lập báo cáo liên tục cho các khoản chi phí của doanh nghiệp.

Các nhà quản trị cần phải có thông tin kịp thời, chính xác và sát thực,

đó là điều kiện quan trọng cho họ có những quyết định đúng đắn Thông tin là

đầu vào của quyết định vì thế để có thông tin họ cần đợc báo cáo đầy đủ, kịpthời qua các

Báo cáo tài chính, mà trong đó báo cáo chi phí là bộ phận quan trọng làmột vế của bảng cân đối kế toán Muốn có đợc các báo cáo chi phí liên tục thì

hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp phải liên thông và quan trọng phải có

sự tham gia đầy đủ của mọi ngời Các phòng ban, các cá nhân đều có thể thamgia, phản ánh khi có vấn đề về chi phí có nh vậy vấn đề chi phí sẽ đợc pháthiện kịp thời và chính xác từ đó đa ra giải pháp thích hợp

4 Nguyên tắc khách quan.

Đây là một nguyên tắc chung cho chức năng kiểm soát trong bất kỳloại hình tổ chức nào Nhng nó đặc biệt quan trọng với các doanh nghiệp vàvới chức năng kiểm soát chi phí Vì chi phí nh đã phân tích ngay từ ban đầu làphạm trù kinh tế phức tạp, liên quan đến nhiều ngời và bị chi phối bởi vấn đềlợi ích Vì vậy kiểm soát chi phí muốn hiệu quả Rõ ràng kiểm soát chi phí màkhông khách quan sẽ dễ đa ra quyết định tuỳ tiện theo chủ kiến của mình vàkhi không đúng thực tế sẽ gây ra những thông tin phản hồi thất thiệt cho cácnhà quản lý và rất dễ gây ra kết quả là sự ly tán, tâm lý nghi ngờ trong doanhnghiệp, tạo điều kiện làm h hỏng cho những cá nhân làm nhiệm vụ kiểm soát

5 Nguyên tắc có chuẩn mực.

Nhiệm vụ của kiểm soát chi phí là đem lại hiệu quả sử dụng chi phí chodoanh nghiệp, đó là dấu mốc mà nhờ đó hoạt động kiểm soát chi phí có cơ sở

để so sánh đánh giá Hệ thống chuẩn mực ở đây cụ thể là những định mức đã

đợc xây dựng trong kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp Về thời hạn, số ợng, giá cả, các mối quan hệ với giá thành và với tổng nguồn vốn của doanhnghiệp

l-6 Nguyên tăc kinh tế.

Để chức năng kiểm soát chi phí đợc tiến hành, doanh nghiệp cần đếncon ngời, công cụ vì thế cần phải tốn chi phí Nguyên tắc kinh tế đòi hỏi kiểmsoát chi phí phải thu đợc hiệu quả tức là những lợi ích thu đợc phải lớn hơn chiphí doanh nghiệp bỏ ra để thực hiện chức năng kiểm soát một khoản chi phínào đó, hoặc tổng thể chi phí của doanh nghiệp Tránh lãng phí cho nhữngcông việc không cần thiết mà đi ngợc lại mục tiều đề ra

II Xây dựng các định mức hiệu quả chi phí.

Trong việc kiểm soát chi phí bớc đầu tiên là xác định khoản nào cầnchi rồi hớng các khoản chi đó tới chi phí mong muốn Trong chơng I em đãtrình bày khái niệm định mức chi phí Trong phần này chúng ta sẽ tìm hiểunhững định mức chi phí khác nhau và làm thế nào để áp dụngvào việc kiểmsoát chi phí của doanh nghiệp Nội dung này sẽ đợc gắn với nhiều ví dụ khácnhau

1 Xây dựng định mức.

Đây là công việc rất khó khăn đòi hỏi mức độ lợng hoá cao để doanhnghiệp có căn cứ phân tích đánh giá các khoản chi phí Cần phải xây dựng hailoại định mức cơ bản là định mức giá và định mức lơng

1.1 Định mức giá

Đợc xác định bằng cách công tổng các chi phí liên quan lại.Khi cầnxây dựng định mức giá về nguyên vật liệu chúng ta sẽ cộng các chi phí liênquan đến mua nguyên vật liệu và xem xét mối quan hệ với nguồn vốn củachúng ta, vốn sản phẩm Trong một thị trờng mà có nhiều nhà cung cấp chúng

ta sẽ xác định giá nguyên vật liệu nào hợp lý nhất

Ví dụ nh một quán cơm cung cấp các sản phẩm là các món ăn theo suất

từ 5000đồng- 12000 đồng Thì trong đó giá gạo và gía thức ăn chỉ đợc phép từ

4000 đồng- 10000 đồng và theo đó sẽ xác định giá gạo nào là hợp lý Thôngthờng định mức giá phụ thuộc vào thị trờng và ít ảnh hởng của nhà quản lý

Cũng nh vậy với tiền lơng cũng có giá trị cụ thể vì thế cần có định mứclơng Tiền lơng và các khoản chi lơng liên quan tới lao động đợc cộng lại hìnhthành định mức lơng Cần phải xem xét công đoạn sản xuất cụ thể, sản phẩm

cụ thể thì cần loại lao động ứng với mức lơng nào Ví dụ một cửa hàngInternet cần thuê một nhân viên trông phòng máy Với mức độ công việckhông mấy khó khăn nh vậy cửa hàng chỉ cần những ngời có trình độ tin học ởmức độ trung bình với mức lơng khoảng 700000 đồng/tháng đến 800000

đồng/tháng thay vì những kỹ s công nghệ thông tin với mức lơng vài triệu

đồng

Đây là những định mức mang tính thực tế, vì chúng cho phép sai lệch ởmức độ chấp nhận đợc khi thực hiện Nếu nh doanh nghiệp có đội ngũ côngnhân đợc quản lý tốt và sẵn sàng hợp tác thì doanh nghiệp sẽ dễ dàng đạt đợcnhững định mức này.

Định mức lợng phụ thuộc nhiều vào sự chủ động của doanh nghiệpthay vì các yếu tố thị trờng Ta đặc biệt thấy rõ điều này ở các doanh nghiệphoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp nơi mà vấn đề bảo quản nông sản đóngvai trò quan trọng.Đồng thời việc thắt chặt kỷ luật làm việc và hạn chế thờigian nhàn rỗi ngoài dự kiến do các nguyên nhân khác nhau (mất điện, thiếunguyên vật liệu) doanh nghiệp có thể tăng năng suất lao động và giảm thờigian lao động/1đvsp Vì vậy doanh nghiệp cần chủ động xây dựng hệ thống

định mức hiệu quả, chính xác và giám sát thực hiện theo định mức đó

2 Phân tích biến động chi phí xung quanh định mức hiệu quả.

Xuất phát từ sự biến động của lợi nhuận doanh nghiệp, nhà quản lý sẽnhận thấy sự biến động của chi phí Biến động có thể là bất lợi nếu chi phíthực sự lớn hơn chi phí định mức và sẽ có lợi nếu chi phí thực nhỏ hơn chi phí

định mức Nhng dù là có lợi hay bất lợi thì điều quan trọng với nhà quản lý làphải hiểu sự biến động đó, xem xét nguyên nhân sâu xa của sự biến động để

có những quyết định đúng đắn tiếp theo Muốn làm điều đó nhà quản lý cầnphải phân tích sự biến động chi phí

Đặt giả thiết rằng trong kỳ kinh doanh vừa qua lợi nhuận của doanhnghiệp giảm Sau khi xem xét kỹ các số liệu kế toán thấy rằng chi phí nguyênvật liệu tăng lên quá nhiều Nhà quản lý cần phải trả lời câu hỏi tại sao chi phílại tăng lên? Do yếu tố khách quan - giá cả nguyên vật liệu tăng lên do yếu tốchủ quan - lợng phế liệu quá nhiều Đó là một ví dụ phân tích biến động chiphí, nhng khi chi phí biến đổi thì có thể do một hoặc tập hợp các loại chi phíkhác nhau nh chi phí lao động, chi phí nguyên vật liệu, chi phí chung Và đểphân tích sự biến động một cách chi tiết theo một phơng pháp đúng chúng ta

có thể sử dụng “Biểu đồ biến động chi phí”(3)

Biến động lợi nhuận

Biến động

l ợng bán

Biến động giá bán