bài giảng về access

Khoa Công Nghệ Thông Tin Bài giảng ACCESS Trường Đại học Thành Đô BÀI 1: LÀM QUEN VỚI MÔI TRƯỜNG ACCESS I. Các khái niệm cơ bản 1. Khái niệm về MS – Access MS – Access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu có quan hệ rất tiện lợi cho việc quản lý dữ liệu trong môi trường Windows. Ví dụ: quản lý hoá đơn nhập xuất hàng, quản lý cán bộ, quản lý nhân sự trong công ty, quản lý điểm thi,…. 2. Khái niệm về dữ liệu Dữ liệu là một tập hợp các thông tin bao gồm nội dung là chữ, hình ảnh, âm thanh,… mà máy tính có thể xử lý được. 3. Khái niệm về Cơ sở dữ liệu (CSDL) Cơ sở dữ liệu là một tập hợp dữ liệu có cấu trúc và có liên quan đến nhau thông qua một hoặc nhiều thành phần Trong CSDL, nếu biểu diễn dưới dạng bảng thì mỗi cột của bảng gọi là một trường (Field), mỗi dòng là một bản ghi (Record). 4. Cơ sở dữ liệu quan hệ Trong một CSDL thường có rất nhiều vấn đề cần quản lý nên được bóc tách thành nhiều bảng nhỏ cho dễ quản lý và giữa các bảng đó phải có quan hệ mật thiết với nhau thông qua trường khoá. Tất cả các thông tin nào có liên quan đến nhau thì để trên một bảng. Ví dụ: khi quản lý việc nhập xuất vật tư thì các thông tin về loại vật tư đưa vào một bảng, kho chứa đựng được đưa vào một bảng khác, chi tiết nhập xuất của loại vật tư đó được đưa vào bảng khác. II. Làm việc với môi trường Access 1. Khởi động chương trình Access Kích chuột vào nút Start  chọn Programs  Microsoft Access Hoặc: Nháy kép vào biểu tượng Microsoft Access xuất hiện trên nền màn hình Người soạn: Nguyễn Thị Nga 1 Khoa Công Nghệ Thông Tin Bài giảng ACCESS Trường Đại học Thành Đô 2. Làm quen với môi trường Access Sau khi khởi động, cửa sổ chương trình xuất hiện gồm cửa sổ chính và hộp thoại Microsoft Access. (Hình 1) Trong cửa sổ này có các nút với ứng dụng như sau: Create a new file : dùng để tạo một CSDL mới theo ý người sử dụng Open -> More: dùng mở một CSDL đã có II. Tạo CSDL mới và làm việc với CSDL đã có 1. Tạo CSDL mới bằng Design View - Chọn File  New  Blank Database - Xuất hiện hộp thoại, tại o Save in: chọn vị trí lưu giữ o File Name: gõ tên cơ sở dữ liệu - Chọn Create Người soạn: Nguyễn Thị Nga 2 Khoa Công Nghệ Thông Tin Bài giảng ACCESS Trường Đại học Thành Đô 2. Mở CSDL đã có - Chọn File  Open - Xuất hiện hộp thoại, tại: o Hộp Look in: chọn vị trí chứa đựng CSDL cần mở o Chọn CSDL  chọn Open (hoặc nháy kép vào tên CSDL cần mở) 3. Giới thiệu các cửa sổ sử dụng trong MS – Access Tables: Bảng - Dùng để thiết kế cấu trúc các bảng dữ liệu và toàn bộ dữ liệu sẽ chứa đựng trong Table. Một cơ sở dữ liệu thường gồm nhiều bảng có quan hệ với nhau. Queries: Truy vấn - Dùng thiết kế truy vấn nhằm tổng hợp, sắp xếp, tìm kiếm dữ liệu, cập nhật dữ liệu cho bảng. Khi thực hiện truy vấn sẽ nhận được một tập hợp kết quả trên màn hình dưới dạng bảng. Forms: Mẫu biểu - Dùng thiết kế các biểu mẫu nhằm hai mục đích chính: - Nhập dữ liệu cho các bảng (có thể nhập trực tiếp trong Tables) - Tạo giao diện quản lý chương trình, tạo giao diện chương trình dưới dạng một bảng nút lệnh hoặc một hệ thống menu. Reports: Dùng thiết kế các bản báo cáo phục vụ công viêc in ấn. Nó có các khả năng: - In dữ liệu dưới dạng bảng - Sắp xếp dữ liệu trước khi in - Sắp xếp dữ liệu theo nhóm. Cho phép thực hiện các phép toán để nhận dữ liệu tổng hợp trên mỗi nhóm - In dữ liệu của nhiều bảng có quan hệ trên một báo cáo - Có thể định dạng font chữ, cỡ chữ, màu chữ của báo cáo Macros: Chứa một số lệnh được lập trình sẵn bằng ngôn ngữ Visual Basic nhằm tạo một số hành động tự động thực hiện một số thao tác. Macro là đối tượng trung gian cho phép liên kết các đối tượng cơ bản như Table, Query, Form, Report , cũng có thể sử dụng Macro để tạo hệ thống menu cho chương trình ứng dụng. Module: Là môi trường để viết chương trình (bằng ngôn ngữ Visual Code) nhằm giải quyết các bài toán phức tạp. Người soạn: Nguyễn Thị Nga 3 Khoa Công Nghệ Thông Tin Bài giảng ACCESS Trường Đại học Thành Đô BÀI 2: LÀM VIỆC VỚI BẢNG I. Thiết kế bảng mới bằng Design View - Trong cửa sổ Database của CSDL đang thiết kế, chọn mục Tables  New  Design View  Ok (hoặc nháy kép vào nút Create Table in Design view) - Xuất hiện cửa sổ thiết kế cấu trúc bảng: o Field Name: gõ tên trường (gõ không dấu và tối đa là 64 ký tự, không nên để dấu cách) o Data Type: chọn kiểu dữ liệu của trường o Description: gõ phần giải thích thêm (phần này không bắt buộc phải có, nó sẽ hiển thị trên thanh trạng thái khi làm việc) - Đóng và lưu cấu trúc bảng */ Chú ý: Sau khi gõ tên bảng và nhấn Save để lưu sẽ xuất hiện một bảng thông báo Người soạn: Nguyễn Thị Nga 4 Khoa Công Nghệ Thông Tin Bài giảng ACCESS Trường Đại học Thành Đô Nếu chọn Yes thì Access sẽ tự tạo một trường ID dạng số tự động tăng (AutoNumber) làm trường khoá. Nếu chọn No thì không tạo khoá và sẽ lưu đúng cấu trúc mà ta thiết kế. Nên chọn No vì mỗi bảng có một khóa riêng do người dùng tạo ra. */ Các kiểu dữ liệu của trường: Text Kiểu ký tự thông thường, tối đa là 255 ký tự Memo Kiểu ký tự, có độ dài <640000 ký tự Number Kiểu dữ liệu số Currency Kiểu dữ liêu dạng tiền tệ Date/Time Kiểu dữ liệu ngày/ giờ AutoNumber Kiểu số nguyên tự động tăng Yes/No Kiểu Logic (Yes = -1, No = 0) OLE Object Kiểu dữ liệu để lưu chứa hình ảnh HyperLink Tạo liên kết với Website Lookup Wizard Kiểu dữ liệu lấy từ bảng khác (đã có) và tạo quan hệ giữa hai bảng II. Các thao tác cơ bản +) Thay đổi kiểu hiển thị của Tables, Queries, Forms, Reports Chọn đối tượng cần thay đổi kiểu hiển thị  chọn nút: - Design: xem ở dạng thiết kế, chỉ sử dụng dạng này để thiết kế và hiệu chỉnh cấu trúc của Tables, Queries, Forms, Reports. - Open: xem dữ liệu, chế độ xem này được sử dụng khi muốn xem dữ liệu - Dưới đây là hai kiểu hiển thị của tables: +) Cách chọn trường trong cửa sổ thiết kế bảng (Design) Người soạn: Nguyễn Thị Nga 5 Khoa Công Nghệ Thông Tin Bài giảng ACCESS Trường Đại học Thành Đô Kích chuột vào mép ngoài cùng, bên trái của cửa sổ thiết kế tương ứng với trường đang cần lựa chọn. (ô có ký hiệu tam giác ở đầu) Muốn chọn nhiều trường thì giữ thêm phím Shift hoặc Ctrl. Nếu giữ Shift sẽ chọn nhiều trường liên tiếp, giữ Ctrl thì chọn các trường không liên tiếp nhau. +) Di chuyển vị trí của trường Đưa trỏ chuột vào mép ngoài cùng bên trái của trường rồi giữ phím chuột trái và kéo sang vị trí mới. +) Thêm trường mới Kích chuột vào vị trí cần chèn  Chọn Insert  Rows +) Xoá trường đã có: Chọn trường muốn xoá  bấm phím Delete +) Ẩn, hiện các thanh công cụ Chọn View  chọn ToolBars  chọn hoặc bỏ chọn thanh công cụ cần sử dụng. III. Các thuộc tính của trường Field Size Độ lớn của trường dữ liệu kiểu Text hoặc Number Format Quy định kiểu hiển thị của dữ liệu kiểu Text, Number, Date/Time, Currency Decimal Places Số chữ số thập phân trong kiểu Number và Currency InputMark Tạo khung nhập liệu Captions Đặt nhãn cho trường (nhãn sẽ hiển thị thay cho tên trường) Default Value Xác định giá trị mặc định cho trường. Validation Rule Giới hạn giá trị sẽ nhập vào trường. Ví dụ: với trường kiểu Number nếu tại dòng thuộc tính này nhập: >0 thì chỉ các giá trị lớn hơn 0 mới được phép nhập vào trường. >=100000 and <=1000000 thì chỉ các giá trị trong khoảng 100000 đến 1000000 được nhập vào trường Validation text Gõ dòng thông báo hiển thị khi nhập không đúng dữ liệu Required Bắt buộc nhập nếu chọn Yes Indexed Sắp xếp dữ liệu: No: Không sắp xếp Yes (Duplicate OK): Sắp xếp và cho phép nhập trùng lặp dữ liệu trong trường Yes (No Duplicate): Sắp xếp và không cho phép nhập trùng dữ liệu trong trường. */ Muốn thay đổi thuộc tính của trường trong bảng nào thì chọn bảng đó  chọn Design  chọn trường cần thay đổi thuộc tính  kích chuột xuống cửa sổ nửa dưới (Field Properties) hoặc ấn F6 chọn thuộc tính cần thay đổi tương ứng. Ví dụ: với trường kiểu Number Khi cần nhập số nguyên thì tại dòng thuộc tính Format chọn: Integer hoặc Long Integer. Khi cần nhập số có thành phần thập phân thì tại dòng thuộc tính Format chọn: Sigle hoặc Double. */ Tạo khung nhập liệu (tạo mặt nạ) Người soạn: Nguyễn Thị Nga 6 Khoa Công Nghệ Thông Tin Bài giảng ACCESS Trường Đại học Thành Đô +) Sử dụng hỗ trợ của Access: Kích chuột vào nút tại dòng Inputmark  chọn mẫu mong muốn. +) Tự tạo khuôn dạng: sử dụng các ký tự tạo khuôn dạng nhập liệu sau: 0 Vị trí dành cho chữ số từ 0÷9 nhập vào và bắt buộc phải nhập 9 Vị trí dành cho chữ số từ 0÷9 nhập vào và không bắt buộc phải nhập A Vị trí dành cho ký tự, chữ hoặc số, bắt buộc nhập A Vị trí dành cho ký tự, chữ hoặc số, không bắt buộc nhập # Vị trí dành cho số hoặc dấu cách ! Căn trái dữ liệu Ví dụ: khi gõ dữ liệu dạng ngày tháng có các dấu “/” phân cách, muốn có khung nhập liệu dạng __/__/__ , tức là chỉ cần gõ số, các dấu phân cách sẽ tự có ta có thể tạo khuôn dạng như sau: 00/00/00 hoặc 99/99/00 Người soạn: Nguyễn Thị Nga 7 Khoa Công Nghệ Thông Tin Bài giảng ACCESS Trường Đại học Thành Đô BÀI 3: ĐẶT KHÓA CHÍNH, LẬP QUAN HỆ CHO CÁC BẢNG I. Đặt khoá chính 1. Khái niệm khóa chính Khoá chính là một hoặc nhiều trường xác định duy nhất một bản ghi. Đặc trưng của khóa chính: trên trường làm khóa chính dữ liệu nhập vào phải không trùng nhau và không được rỗng. Mỗi bảng cần chọn trường làm khóa chính, nếu không chọn trường nào làm khóa chính, Access sẽ hỏi bạn có muốn thêm một trường có tên là ID làm khóa chính. 2. Mục đích - Access tự động tạo chỉ mục (Index) trên khoá nhằm tăng tốc độ truy tìm thông tin và sắp xếp dữ liệu. - Khi tìm kiếm dữ liệu, các bản ghi sẽ được đưa ra theo thứ tự của khóa chính - Access dùng khoá để đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu giữa các bảng, có nghĩa là khi xoá, sửa dữ liệu trong bảng chính thì các bảng quan hệ tự động xoá, sửa theo. 3. Cách đặt khoá - Chọn bảng  chọn Design - Chọn trường làm khoá (có thể chọn nhiều trường – xem lại cách chọn trường ở trên) - Chọn biểu tượng trên thanh công cụ hoặc chọn Edit  Primary key. Chú ý: khi lưu cấu trúc bảng nếu bạn chọn Yes thì Access sẽ tự động tạo trường khoá (ID) ở dạng AutoNumber. 4. Sửa khoá - Chọn bảng  Design - Chọn lại trường làm khoá - Chọn biểu tượng Lưu ý: Nếu bạn không muốn sử dụng khoá chính trong bảng thì chọn trường đã tạo trường khoá và chọn lại biểu tượng II. Thiết lập quan hệ giữa các bảng 1. Mục đích Trong một CSDL thường có rất nhiều vấn đề cần quản lý nên được bóc tách thành nhiều bảng nhỏ. Vì vậy, để quản lý được dữ liệu thì bắt buộc các bảng phải có quan hệ mật thiết với nhau thông qua các trường mã khoá mà ta đã tạo ở trên. 2. Cách thiết lập đường quan hệ - Chọn Tools  Relationships hoặc chọn biểu tượng Người soạn: Nguyễn Thị Nga 8 Khoa Công Nghệ Thông Tin Bài giảng ACCESS Trường Đại học Thành Đô - Chọn các bảng đưa vào thiết lập quan hệ từ hộp thoại Show Table (chọn tên bảng rồi click nút Add - Đưa trỏ chuột vào trường khoá sau đó giữ chuột trái, kéo và thả vào trường tương ứng của bảng quan hệ (hai trường quan hệ phải giống nhau) - Đánh dấu vào mục Enfoce Referentail Integrity để mở hai thuộc tính đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu: o Cascade update related Field: nếu được chọn thì khi sửa dữ liệu trong trường khoá chính của bảng chính thì dữ liệu tương ứng trong các bảng quan hệ tự sửa theo. o Cascade Delete related record: nếu được chọn thì khi xoá một bản ghi trong bảng chính thì các bản ghi trong các bảng quan hệ tự xoá theo. - Chọn Create. Chú ý: Nếu muốn đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu thì ít nhất phải có một trường trong đường quan hệ là khoá chính. Người soạn: Nguyễn Thị Nga 9 Khoa Công Nghệ Thông Tin Bài giảng ACCESS Trường Đại học Thành Đô Có 3 loại quan hệ : Quan hệ 1 ÷1: một bản ghi trong bảng A chỉ có một bản ghi phù hợp trong bảng B và ngược lại. Quan hệ 1÷1 được thiết lập khi trường quan hệ đều là khóa chính ở cả 2 bảng. Quan hệ 1 ÷∞: một bản ghi trong bảng A có thể có nhiều bản ghi phù hợp trong bảng B, nhưng một bản ghi trong bảng B chỉ có duy nhất một bản ghi phù hợp trong bảng A. Mối quan hệ này được thiết lập khi khóa chính của bảng 1 là khóa ngoài của bảng ∞. Quan hệ nhiều ÷nhiều: một bản ghi trong bảng A có thể có nhiều bản ghi phù hợp trong bảng B và một bản ghi trong bảng B có thể có nhiều bản ghi phù hợp trong bảng A. 3. Chỉnh sửa đường quan hệ - Click chọn đường quan hệ  chuột phải  Edit Relationships - Thực hiện các chỉnh sửa mong muốn. - Chọn OK. 4. Xoá đường quan hệ - Click chọn đường quan hệ cần xoá. - Bấm phím Delete III. Nhập dữ liệu vào bảng 1. Nhập dữ liệu vào bảng Nháy kép vào bảng cần nhập hoặc chọn bảng cần nhập  chọn nút Open Lưu ý: Ngoài cách nhập trực tiếp bằng bảng bạn có thể tạo các mẫu biểu để nhập dữ liệu cho đơn giản và dễ nhập hơn (cách tạo các mẫu biểu để nhập dữ liệu sẽ được hướng dẫn cụ thể trong phần làm việc trên Form). 2. Kiểm tra tính hợp lệ của dữ liệu khi nhập Khi nhập dữ liệu, nếu cần kiểm tra dữ liệu nhập vào. Ví dụ: khi nhập ngày tháng cho tệp dữ liệu quản lý hoá đơn bán hàng với hai trường ngày lập hoá đơn (ngaylhd) và ngày nhận hàng (ngaynh), muốn kiểm tra điều kiện ngày nhận >= ngày lập ta làm như sau: - Chọn bảng hoadon  chọn Design - Chọn View  Properties - Tại dòng thuộc tính Validation Rule gõ điều kiện: [ngaylhd]<=[ngaynh] Người soạn: Nguyễn Thị Nga 10 [...]...Khoa Công Nghệ Thông Tin Bài giảng ACCESS Trường Đại học Thành Đô BÀI 4: LÀM VIỆC VỚI TRUY VẤN (QUERY) I Giới thiệu chung Query là công cụ rất mạnh của Access để tìm kiếm thông tin và cập nhật lại dữ liệu cho các bảng trong CSDL Có nhiều loại truy vấn, mỗi loại sẽ tương ứng cho các... sánh bảng danh mục vật tư với bảng chi tiết xuất hàng Người soạn: Nguyễn Thị Nga 18 Khoa Công Nghệ Thông Tin Bài giảng ACCESS Trường Đại học Thành Đô BÀI 7: LÀM VIỆC VỚI MẪU BIỂU (FORM) I Giới thiệu chung Form (mẫu biểu) là giao diện giữa Access và người sử dụng Thông tin trên Form được ứng dụng vào hai mục đích chính: - Nhập dữ liệu cho bảng - Tạo giao diện quản... hay biểu mẫu Để loại bỏ hàm lọc • Kích vào biểu tượng Remove Filter Người soạn: Nguyễn Thị Nga 29 Khoa Công Nghệ Thông Tin Bài giảng ACCESS Trường Đại học Thành Đô BÀI 10: LÀM VIỆC VỚI BÁO BIỂU (REPORT) Report là công cụ hỗ trợ Access cho việc in ấn dữ liệu Dữ liệu trên Report có thể in theo: - Dạng bảng, dạng biểu - Có thể sắp xếp dữ liệu trước khi in - Có thể phân... Number of copy: gõ số bản cần in - Chọn OK Người soạn: Nguyễn Thị Nga 32 Khoa Công Nghệ Thông Tin Bài giảng ACCESS Trường Đại học Thành Đô BÀI 11: LÀM VIỆC VỚI MACRO I Giới thiệu chung Macro là một tập hợp các lệnh (hành động) được quy định sẵn trong MsAccess giúp chúng ta có thể tự động hoá một số quá trình xử lý nào đó II Cách thiết kế 1 Tạo mới Macro a Macro đơn... phép hoặc không cho phép xoá dữ liệu + Allow Additions: Cho phép hoặc không cho phép thêm dữ liệu Người soạn: Nguyễn Thị Nga 24 Khoa Công Nghệ Thông Tin Bài giảng ACCESS Trường Đại học Thành Đô BÀI 8: ỨNG DỤNG CỦA HỘP CÔNG CỤ TOOLBOX I Ứng dụng của từng nút trên hộp công cụ Toolbox 1 Cách lấy hộp công cụ Toolbox Kích chọn Menu View  chọn Toolbox hoặc chọn nút trên...  Next - Mục Store the Value In this Field: chọn trường lưu trữ dữ liệu sau nhập  Next - Finish Người soạn: Nguyễn Thị Nga 26 Khoa Công Nghệ Thông Tin Bài giảng ACCESS Trường Đại học Thành Đô BÀI 9: MAINFORM/SUBFORM VÀ SỬ DỤNG HÀM LỌC I Tạo MainForm/ SubForm 1 Mục đích Dùng để nhập dữ liệu đồng thời cho nhiều bảng, truy vấn Trong đó: + Mẫu biểu chính (Mainform)... Criteria o Tính toán: chọn hàm tính toán trên ô Total và đổi tên cho có ý nghĩa - Đóng và lưu truy vấn Người soạn: Nguyễn Thị Nga 14 Khoa Công Nghệ Thông Tin Bài giảng ACCESS Trường Đại học Thành Đô BÀI 5 + 6: NÂNG CẤP TRUY VẤN I Truy vấn tham số - Parameters Query 1 Công dụng: Parametter Query là loại truy vấn dùng tìm các bản ghi thoả mãn điều kiện chưa được xác định... ngang o Datasheet: dạng bảng dữ liệu - Chọn Next  chọn dạng trình bày Form  Next  Gõ tên Form  Finish b Tạo tự động theo Access - Chọn Forms  New  Auto Form  chọn bảng/truy vấn nguồn  OK Người soạn: Nguyễn Thị Nga 20 Khoa Công Nghệ Thông Tin Bài giảng ACCESS Trường Đại học Thành Đô - Đóng và lưu Form c Tạo theo ý người sử dụng (Design View) - Chọn Forms ... kế  chọn nút hoặc chọn nút Trong cửa sổ Database: nháy kép vào truy vấn cần thi hành hoặc chọn truy vấn  chọn nút Open Người soạn: Nguyễn Thị Nga 12 Khoa Công Nghệ Thông Tin Bài giảng ACCESS Trường Đại học Thành Đô 2 Các phép toán và hàm thường sử dụng trong truy vấn Các phép toán thường sử dụng Phép so sánh: = > >= < . Khoa Công Nghệ Thông Tin Bài giảng ACCESS Trường Đại học Thành Đô BÀI 1: LÀM QUEN VỚI MÔI TRƯỜNG ACCESS I. Các khái niệm cơ bản 1. Khái niệm về MS – Access MS – Access là hệ quản trị cơ sở. Nghệ Thông Tin Bài giảng ACCESS Trường Đại học Thành Đô 2. Làm quen với môi trường Access Sau khi khởi động, cửa sổ chương trình xuất hiện gồm cửa sổ chính và hộp thoại Microsoft Access. (Hình. ngữ Visual Code) nhằm giải quyết các bài toán phức tạp. Người soạn: Nguyễn Thị Nga 3 Khoa Công Nghệ Thông Tin Bài giảng ACCESS Trường Đại học Thành Đô BÀI 2: LÀM VIỆC VỚI BẢNG I. Thiết kế