Công tác tổ chức, ủy quyền, kiểm soát và phối hợp

Vì sao hoạt động quản trị là hoạt động cần thiết đối với mọi tổ chức? Không phải mọi tổ chức đều tin rằng họ cần đến quản trị. Trong thực tiễn, một số người chỉ trích nền quản trị hiện đại và họ cho tằng người ta sẽ làm việc với nhau tốt hơn và bới một sự thỏa mãn cá nhân nhiều hơn, nếu không có những nhà quản trị. Họ viện dẫn ra những hoạt động theo nhóm lý tưởng như là một sự nỗ lực “đồng đội”. Tuy nhiên họ không nhận ra là trong hình thức sơ đẳng của trò chơi đồng đội, các cá nhân tham gia trò chơi đều có những mục đích rõ ràng của nhóm cũng như những mục đích riêng, họ được giao phó một vị trí, họ chấp nhận các qui tắc của trò chơi và thừa nhận một người nào đó khởi xướng trò chơi và tuân thủ các hướng dẫn của người đó. Điều này có thể nói lên rằng quản trị là thiết yếu trong mọi sự hợp tác có tổ chức.

Môn: Quản trị công tác xã hội Bài 5: Công tác tổ chức, Ủy quyền, Kiểm soát và Phối hợp MỤC LỤC LỜI NĨI ĐẦU Vì hoạt động quản trị hoạt động cần thiết tổ chức? Không phải tổ chức tin họ cần đến quản trị Trong thực tiễn, số người trích quản trị đại họ cho tằng người ta làm việc với tốt bới thỏa mãn cá nhân nhiều hơn, khơng có nhà quản trị Họ viện dẫn hoạt động theo nhóm lý tưởng nỗ lực “đồng đội” Tuy nhiên họ khơng nhận hình thức sơ đẳng trò chơi đồng đội, cá nhân tham gia trị chơi có mục đích rõ ràng nhóm mục đích riêng, họ giao phó vị trí, họ chấp nhận qui tắc trị chơi thừa nhận người khởi xướng trò chơi tuân thủ hướng dẫn người Điều nói lên quản trị thiết yếu hợp tác có tổ chức Trong viết này, nhóm bàn luận cơng tác tổ chức, ủy quyền, kiểm sốt phối hợp tổ chức NỘI DUNG Phần 1: Công tác tổ chức I Lý luận chung tổ chức Khái niệm tổ chức: - Theo từ điển Tiếng việt: Tổ chức thể có cấu tạo tổ chức định hoạt động có trật tự nề nếp làm việc cần thiết để tiến hành hoạt động có hiệu tập hợp số người hoạt động quyền lợi chung - Theo Chester Borard: Tổ chức hệ thống hoạt động hay nỗ lực hai hay nhiều người kết hợp với cách có ý thức Nói cách khác, người ta cùng hợp tác thỏa thuận cách thức để phối hợp nỗ lực họ nhằm hoàn thành mục tiêu chung tổ chức hình thành => Tổ chức tập hợp cá nhân, người trở lên,có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau, chun mơn hóa, giao nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn định bố trí theo cấp nhằm thực mục tiêu chung Các thành tố tạo nên một tổ chức: - Mục tiêu: nhiệm vụ, mục tiêu thực - Loại hình tổ chức quy tắc hoạt động: - Phương pháp: - Con người: (Sự giao tiếp; Quyết tâm phục vụ; Vì mục đích chung) Số lượng, chất lượng nhân - Cơ sở vật chất: - Thời gian: - Kiểm tra: Nắm tình hình cơng tác tổ chức kiểm tra Các loại tổ chức gờm: a, Tổ chức thức tổ chức khơng thức - Tổ chức thức : cấu ghi nhận thức văn pháp lý, điều lệ tổ chức Hoặc khơng có văn hợp thức hóa theo truyền thống, ghi nhận thể chế - Tổ chức khơng thức: hình thức tổ chức “Phi hình thể” nhằm thực mối liên hệ “mềm” nội tổ chức cá nhân nhóm người có đặc điểm lợi ích riêng cần điều hịa để phục vụ mục tiêu chung Nó bổ sung cho cấu thức để thực đầy đủ hiệu cao chức tổ chức mà không sử dụng quyền lực hành Những xếp hoạt động loại hình khơng quan sát được, khơng vẽ sơ đồ tổ chức, khơng thường xun, khơng có điều lệ, khơng có kế hoạch… b, Tổ chức theo chiều dọc theo chiều ngang - Cấu trúc tổ chức theo chiều ngang : phòng, ban chức năng… - Cấu trúc tổ chức theo chiều dọc : phân chia theo thứ bậc từ xuống hoặc từ lên II Các nguyên tắc và công việc công tác tổ chức Phải phù hợp luật pháp Nhà nước; phù hợp với chế, với ngành nghề: Nhà nước cấp giấy phép hoặc công nhận tổ chức hợp pháp hoạt động theo chế phù hợp ngành nghề đặc thù Chuyên môn hóa cơng việc hay phân cơng cơng việc: Để đạt mục tiêu tổ chức cơng việc cần phân công giao việc cho nhân thực theo nhóm chun mơn cụ thể Việc thúc đẩy cơng việc hồn thiện, có tính hiệu cao Có tính tập trung thống (đơn vị có thẩm quyền) Tổ chức phải quy định Chế độ, trách nhiệm, quyền hạn, quyền lợi rõ ràng: Mỗi thành viên tổ chức phải báo cáo cho cấp Và thành viên phải đảm bảo quyền lợi theo trách nhiệm mà cá nhân đảm nhiệm Có chế kiểm sóat hữu hiệu (tầm hạn kiểm sốt): Có giới hạn số người mà cấp quản trị giám sát tốt; thường – người tốt Những yếu tố ảnh hưởng đến tầm hạn kiểm soát bao gồm: khoảng cách, thời gian, lực tài chuyên môn nhân viên đầy đủ phương tiện điện thoại, xe cộ v.v Có nhiệm vụ, Có mục tiêu chung: - Cơng việc phải có liên hệ hay tương tự - Chức phải rõ ràng cụ thể, dứt khoát; - Mỗi nhiệm vụ hay công việc phải phạm vi mà người phân cơng hồn thành; - Mọi chức đơn vị cần giao phó cho người cụ thể Ủy quyền: - Trách nhiệm giao phải kèm với quyền hạn định - Quyền hạn theo thứ bậc từ đỉnh xuống đáy - Hạn chế số lượng chức ủy quyền - Ủy quyền trách nhiệm cấp tác vụ thấp - Trách nhiệm điều hành, lãnh đạo tay nhà quản trị Nguyên tắc thứ bậc hay bậc thang: nhân viên tổ chức thành nhóm quyền nhóm trưởng với cấp thẩm quyền từ lên từ xuống Khi biểu thị sơ đồ, hệ thống thứ bậc có hình kim tự tháp Ngun tắc nhân viên làm việc trực tiếp nhân viên điều hành – Những người làm việc trực tiếp (nhân viên thừa hành) người trực tiếp thực hoàn thành mục tiêu Những người điều hành giúp cho nhân viên thừa hành kiến thức ý tưởng chuyên môn Công việc họ hoạch định, tư vấn, v.v Xích lãnh đạo – Cần có cấp độ giám sát cấp cao cấp khác Tầm hạn quản trị ngắn mệnh lệnh bị hiểu sai dịng thơng tin truyền đạt tốt 10 Cân đối – Cần có cân đối hợp lý tầm cỡ phòng ban khác nhau, tập trung quyền hay phân tán quyền việc định III Những bước cơng việc tổ chức : Tiến trình xây dựng cấu tổ chức Bước 1: Nhận thức rõ mục đích mục tiêu tổ chức Bước 2: Xác định hoạt động quan trọng cần thực hiện Bước 3: Xếp loại hoạt động theo chức Bước 4: Kết hợp chức quan trọng thành hệ thống vững Bước 5: Thẩm định tái tổ chức Công việc tổ chức cần lưu ý: - Trong xây dựng kế hoạch, thiết lập mục tiêu, sách, chức phương thức hoạt động cơng tác tổ chức phải ý xác định đơn vị công tác mối quan hệ đơn vị với đơn vị khác - Công tác tổ chức phải dựa vào công việc người: “công việc tổ chức phải xây dựng xung quanh công việc làm xung quanh cá nhân hay nhóm cá nhân.” Tổ chức thường dựa vào lực cá nhân để phân công công việc nhằm phát huy tính sáng tạo cá nhân đem lại hiệu cơng việc cho tổ chức IV Các loại cấu trúc tổ chức: Bộ máy hành có yếu tố sau : • Một hệ thống phương thức nguyên tắc định sẵn để xử lý bất trắc xảy với hoạt động; • Phân công lao động theo chuyên môn (chuyên môn hóa lao động); • Thưởng, phạt tuyển chọn dựa vào tài giỏi kỹ thuật; Sự không thiên vị mối quan hệ người V Các mô hình tổ chức - Hành chánh tổ chức (hay hành chánh thư lại) Do Max Weber khởi xướng Ông cho : “…kiểu tổ chức hành chánh đơn có khả đạt đến mức độ hiệu cao có kiểm tra bắt buộc người Nó hẳn hình thức tính xác, tính ổn định, chặt chẽ kỷ luật đáng tin cậy… Đối với hệ thống hành chánh vật ln bình đẳng….” Hệ thống hành và tổ chức:1 Stein cho có ưu điểm hạn chế cấu trúc chức máy hành Mặt tích cực : - Tính kinh tế hiệu quả, phân công lao động hợp lý huy động ý kiến chuyên môn; - Ổn định lâu dài; - Vai trị an tồn với kỳ vọng cơng việc cụ thể xác định rõ - Sự an tồn tương đối cơng việc với phụ cấp thêm, đào tạo chức chương trình hưu trí ; - Sự khơng thiên vị sách giúp giảm thiểu yếu tố chủ quan việc xác định sách tối đa hóa việc thiết lập tiêu chuẩn khách quan không thiên vị Hạn chế: Nhân – lễ nghi khả tầm thường tuân thủ luật lệ mức Khách hàng – “ tính khách quan tiêu chuẩn gây khó khăn cho cá nhân không phục vụ mức làm cho tổ chức đáp ứng với tình khủng hoảng hay khẩn cấp.” Quản lý – có mối nguy hành vi nghi thức, thiếu sáng tạo nghi thức cao Cộng đồng – hệ thống hành có khuynh huớng “tự bảo vệ khó cho cộng đồng bên ngồi tiếp cận với tổ chức hay ảnh hưởng đến cấu trúc nó.” Những đặc điểm tổ chức dân chủ :2 Những định liên quan đến mục đích mục tiêu, kế hoạch phương thức người liên quan hoặc người đại diện xây dựng nên; Sự hợp tác nhân viên, ban điều hành, ủy ban nuôi dưỡng để thiết lập mối quan hệ làm việc thuận lợi; Thăng thưởng chọn lọc hội công việc khác dựa vào khả kinh nghiệm khác cơng nhân, có quan tâm tới phát triển cá nhân điều tốt đẹp cho sở ; Những mối quan hệ ấm áp, thân thiện hợp tác dựa tinh thần làm việc nhóm ln khuyến khích Trecker đưa trật tự hành điều chỉnh cách làm bẹt cấu tổ chức hình nón (kim tự tháp) Nó có đặc điểm sau : Vẫn trì kiểm sốt quản trị từ cấp cao; Quyết dịnh việc cung ứng dịch vụ phân quyền chia sẻ; Đường dây thông đạt (truyền thông) từ đỉnh tới đáy ngắn Những đặc điểm mơ hình đợi/nhóm chun nghiệp: Các nhóm viên tin cậy nhau; Các định đưa cách đâu chịu trách nhiệm làm rõ; Sự gắn bó/tham gia nhóm viên công việc; Nhận diện tài nguyên đặc biệt sở cộng đồng; Giao trách nhiệm quyền hạn với việc lượng giá kèm để xác định trách nhiệm thực sao; Nhấn mạnh phát triển người VI Các kiểu sơ đồ tổ chức : Sơ đồ dọc– vị trí người điều hành đỉnh với cấp vị trí hàng ngang thực chức theo hàng dọc Sơ đồ ngang– vị trí người điều hành phía bên trái cho thấy cấp vị trí hàng dọc thực chức theo hàng ngang Sơ đồ vòng tròn – vị trí người điều hành vịng trịn chức tỏa từ trung tâm Sơ đồ dọc Sơ đồ ngang 10 Lượng giá công việc nhân viên – thường xuyên, định kỳ phương tiện phản hồi thiết kế để đưa tăng cường tích cực hành vi mong đợi khơng khuyến khích hành vi khơng đắn Thông tin – lên kế hoạch chia sẻ kiến thức thiết kế để giúp nhân viên hiểu (và tránh) làm nên hành vi khơng mong đợi Tư vấn – đề xuất khơng định hướng từ cấp cao tới nhân viên thừa hành thiết kế để thay đổi hành vi phong cách tương đối không lăng mạ người khác Những thị – mệnh lệnh hay hướng dẫn công khai thể lời hay văn thiết kế để truyền thông rõ ràng khơng mập mờ điều nhân viên làm, nói v.v Những trừng phạt tiêu cực – hình phạt phải chịu hành vi quắt nhân viên xảy mà trước bị cấm Sự trung thành – lòng trung thành nhân viên vài nhóm hay tổ chức dẫn tới hành vi đắn mong đợi hay cống hiến đặc biệt Giá trị đạo đức nghề nghiệp – niềm tin nguyên tắc đạo đức phù hợp với nghề Chúng thường có hay tăng cường thơng qua tiến trình xã hội hóa xảy phần giáo dục người 10 Những kết tự nhiên – tượng qua hành vi tổ chức có khuynh hướng tự nhiên tự sửa đổi mà khơng có nỗ lực nàh quản trị 11.Gương mẫu nhà quản trị – tượng qua hành vi nhân viên sửa đổi kết quan sát thử thi đua làm theo hành vi nhà quản trị Tiến trình kiểm soát Bước : Xác định tiêu chuẩn kiểm soát • Tiêu chuẩn kiểm sốt cột mốc mà dựa vào nhà quản trị tiến hành đánh giá kiểm soát đối tượng bị quản trị 24 • Thường tiêu chuẩn kiểm sốt mục tiêu, tiêu mà đặt kế hoạch • Tiêu chuẩn kiểm sốt đặt khác tùy thuộc vào đặc tính đối tượng cần kiểm sốt Nó biểu dạng định tính hoặc định lượng Bước : Đo lường việc thực • Căn vào tiêu chuẩn đề bước tiến hành đo (đối với hoạt động xảy hoặc xảy ra) hoặc lường trước (đối với việc xảy ra) để phát sai lệch hoặc nguy sai lệch làm sở cho việc xác định biện pháp điều chỉnh bước • Hiệu việc đo lường tùy thuộc vào phương pháp đo lường (cách thức công cụ đo lường) Bước : Điều chỉnh sai lệch • Cần phân tích ngun nhân sai lệch • Đưa chương trình điều chỉnh sai lệch • Tiến hành điều chỉnh sai lệch Các phương pháp kiểm soát 4.1 Kiểm soát lường trước (kiểm soát trước thực hiện) : - Bằng cách tiên liệu vấn đề phát sinh để tìm cách ngăn ngừa trước - Tác dụng kiểm soát lường trước : giúp cho doanh nghiệp chủ động đối phó với bất trắc tương lai - Chủ động tránh sai lầm từ đầu hình thức kiểm sốt tốn 4.2 Kiểm soát hành (kiểm soát thực hiện) Bằng cách giám sát trực tiếp thực hiện, nắm bắt kịp thời lệch lạc, khó khăn vướng mắc, đưa biện pháp tháo gỡ kịp thời đảm bảo việc thực kế hoạch 4.3 Kiểm soát sau thực (kiểm soát phản hồi) 25 - Đây loại kiểm soát thực sau hoạt động xảy - Mục đích loại kiểm sốt nầy nhằm xác định xem kế hoạch có hồn thành hay khơng ? Nếu khơng phải tìm hiểu ngun nhân Rút học kinh nghiệm cho lần sau Giúp cho việc hoàn thiện chức quản trị - Nhược điểm loại kiểm soát nầy độ trễ thời gian Tóm lại, hệ thống kiểm soát vững mạnh đem lại cho tổ chức lợi ích như: Giảm bớt nguy rủi ro tiềm ẩn; đảm bảo thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động tổ chức quy định luật pháp; đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu quả, sử dụng tối ưu nguồn lực đạt mục tiêu đặt 26 PHẦN 4: PHỐI HỢP Khái niệm Theo nghĩa đơn giản “phối hợp” có nghĩa tổ chức hoạt động cho hai hoặc nhiều quan, tổ chức Xét từ khía cạnh quản lý nhà nước, phối hợp phương thức, hình thức, quy trình kết hợp hoạt động quan, tổ chức lại với để bảo đảm cho quan, tổ chức thực đầy đủ, hiệu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao, nhằm đạt lợi ích chung Phối hợp tồn suốt q trình quản lý, từ hoạch định sách, xây dựng thể chế, đến việc tổ chức thực thi chế, theo dõi, kiểm tra giám sát, lượng giá sách, pháp luật ð đâu có quản lý có nhu cầu phối hợp Mục tiêu cuối cùng phối hợp tạo thống nhất, đồng thuận, bảo đảm chất lượng hiệu quản lý Nói khác đi, phối hợp phương thức thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn chủ thể quản lý nhà nước ð Như nói “cơ chế phối hợp” phương thức tổ chức hoạt động quan nhà nước với hoặc quan nhà nước với tổ chức trị, tổ chức trị xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức phi phủ cơng dân để xem xét, đánh giá tình hình xây dựng, triển khai thực chức năng, nhiệm vụ giao nhằm thực mục tiêu chung Đương nhiên, để hoạt động quản trị nói chung hoạt động quản trị cơng tác xã hội nói riêng đạt hiệu quả, hướng tới mục tiêu chung góp phần cho sách, thể chế thực thi cách nghiêm chỉnh cần phải có chế phối hợp đồng bộ, cụ thể quan, tổ chức, cá nhân 27 Vai trò phối hợp Trong quan, tổ chức, đoàn hội chế phối hợp ln quan trọng công tác quản trị Phối hợp cung cấp lợi ích sau : - Hiệu cao kinh tế: Phối hợp giúp cải thiện hiệu hoạt động cách tránh nỗ lực chồng chéo trùng lặp làm việc Hội nhập cân nỗ lực cá nhân, nhóm, hội, đồn thể, tổ chức; cung cấp đội ngũ làm việc trơn tru hài hịa Phối hợp tạo nên lực lượng sáng tạo qua mang lại kết tổng lớn tổng thành tích cá nhân Đây phối hợp tác dụng hiệp lực Phối hợp cho phép tổ chức sử dụng tối ưu nguồn tài nguyên cách hợp lý khơng lãng phí Sự thành cơng tổ chức phụ thuộc vào chất lượng điều phối, quản trị Chất lượng phối hợp yếu tố quan trọng sống cịn tổ chức Ví dụ: dự án dự phòng lây nhiễm HIV/AIDS huyện A cần có phối kết hợp cùng hành động dự án khác hoạt động HIV/AIDS cộng đồng đó, ban ngành đồn thể địa phương ( hội phụ nữ, đoàn niên, giáo dục, y tế, nhóm đồng đẳng tự lực ) mục tiêu chung quốc gia phòng chống lây nhiễm, giảm tác hại HIV/AIDS - Mối quan hệ người tốt: Bên cạnh việc thúc đẩy hiệu hoạt động, phối hợp cải thiện tinh thần hài lịng cơng việc nhân viên Nỗ lực tổng hợp trật tự thiết lập thông qua tinh thần đồng đội lãnh đạo điều hành cho phép nhân viên để lấy cảm giác an tồn hài lịng cá nhân từ cơng việc họ Một tổ chức có điều phối, phân bổ, kiểm sốt phối hợp tốt thu hút, trì sử dụng nhân viên tốt qua giúp cải thiện mối quan hệ người cách hóa giải thống mục tiêu cá nhân tổ chức - Thống đạo: Bằng cách liên kết cá nhân, phòng ban khác phận thành thực thể, phối hợp đảm bảo ổn định phát triển tổ chức ðPhối hợp giúp đảm bảo thống hành động 28 thực sách, chủ trương, đường lối, hoạt động quan, tổ chức đối mặt, ứng phó với phát sinh, khó khăn thực thi hoạt động, nhiệm vụ Nó cho phép nhà quản trị xem doanh nghiệp, tổ chức, quan tổng thể thay mục tiêu cắt hẹp Lợi ích cá nhân phụ thuộc vào lợi ích chung cách dễ dàng hiệu - Thể tài ba quản lý: Quản trị viên cần biết nắm vững hoạt động có sức hấp dẫn nhân viên tổ chức, dùng hoạt động để hướng họ tới mục tiêu chung tổ chức Phối hợp khái niệm bao gồm tất hoặc kết cuối cùng trình quản lý Quản lý tốt kết phối hợp tất hoạt động, nỗ lực lực lượng có ảnh hưởng đến tổ chức từ bên bên Phối hợp coi chìa khóa để thể tất chức quản lý - Thể hiệu tổ chức: Phối hợp thúc đẩy lòng trung thành cam kết nhân viên Điều giúp tăng cường tính hiệu ổn định tổ chức Theo McFarland, " Nếu thỏa mãn công việc mà giám đốc điều hành, người ta có xu hướng cịn với cơng ty Họ cảm thấy họ có vị trí tổ chức Họ cảm thấy họ giành vị trí Sự diện phối hợp trở thành phần kinh nghiệm làm việc họ phần hữu ích đào tạo họ" Do đó, phối hợp tư tưởng hay hành động theo phương thức quan trọng để mang lại hiệu tổ chức tốt - Thể gắn bó tổ chức Trong phối hợp quản trị viên phải có chiến lược rõ ràng, cụ thể phân cơng cơng việc, điều tiết vai trị nhiệm vụ thành viên cho tất người tham gia có ý thức trách nhiệm, vai trị, quyền lợi nghĩa vụ để hồn thành cơng việc giao cảm thấy tạo hội để phấn đấu cho nghiệp - Phối hợp giúp thành viên thể ưu việt tổ chức Từng cá nhân phải có kế hoạch chiến lược thực 29 trách nhiệm, vai trị vị trí, cơng việc, nhiệm vụ mà họ đảm nhận Sự tương tác với lãnh đạo, thành viên khác, phận khác nội tổ chức hay bên ngồi thước đo kết cơng việc họ Nói tóm lại phối hợp: Là cơng tác tổ chức Khi tổ chức chun mơn hố mục tiêu họ phải đạt cho chun mơn hố nhân viên ban ngành tổ chức cho quản trị viên thi hành chức đơn giản hố cơng việc Phối hợp cần đến cấu tổ chức xác định, với vai trò, trách nhiệm, chức quy định cụ thể, rõ ràng Phối hợp có nghĩa phận sở đan quyện vào mặt tổ chức hành động Nhờ sức mạnh sở sẵn có, đụng chạm khó khăn giảm thiểu Trong khâu, cơng việc trách nhiệm san sẻ công quản trị viên nhân công dựa cấp bậc Quản trị viên nắm giữ hồn thành cơng việc với cơng tác Tất hoạt động nhằm mục đích hồn thành công việc Phân loại phối hợp: - Phối hợp tư tưởng: việc phải làm với mối quan hệ hoạt động tinh thần Việc phối hợp triển khai tiêu chuẩn tư tưởng hành động quan trọng giúp người hiểu hành động thực Những biện pháp chung, thuật ngữ, chi tiết kỹ thuật hay triết lý ví dụ hỗ trợ cho phối hợp tư tưởng Một thống tư tưởng điều kiện tiên cho gặp gỡ tâm hồn trí tuệ, điều quan trọng việc phát triển trì ý chí, tinh thần làm việc - Phối hợp hành động; việc phải làm chủ yếu thiết lập mối quan hệ hài hòa hoạt động vật chất Việc huấn luyện thích hợp phối hợp hoạt động vật chất cần hình thành Hình thức phối hợp: - Phối hợp theo chiều dọc Đây chế cấu hình chóp, phối hợp theo ngun tắc thứ bậc chun mơn hóa, chịu ảnh hưởng việc giao trách 30 nhiệm quyền hạn kèm theo để thực công việc từ lớn nhỏ Nguyên tắc thang bậc tổ chức từ đỉnh tới đáy với quyền hạn đến từ cấp cao việc nắm giữ trách nhiệm để thấy cơng việc hồn tất sau giao ví dụ phối hợp theo chiều dọc Cấp hoạt động theo nguyên tắc phạm vi quyền hạn mà cấp u cầu Tính chun mơn hóa sâu chuyển dịch từ bậc cao xuống bậc thấp Nét đặc trưng hình thức phối hợp tính tập trung - Phối hợp theo chiều ngang hay phối hợp chéo Nói tới giám sát viên hay nhà quản trị cùng cấp phối hợp liên hệ hoạt động hay chức họ họ với Đây điều cần thiết hoạt động phạm vi trách nhiệm người ảnh hưởng đến phận khác sở ngược lại - Phối hợp nội bộ: phối hợp cấp, phòng ban chức Mang tính chất khép kín, giới hạn chun mơn hóa cao, tổ chức chặt chẽ (cùng cấp, cùng ngành, cùng khu vực ) - Phối hợp với bên ngồi: phối kết hợp từ hai đơn vị, quan, tổ chức trở lên nhằm thực hoạt động hay thống tư tưởng hành động mà ngồi phạm vi nội xử lý Chẳng hạn việc thực mục tiêu Quốc gia chăm sóc giảm nhẹ HIV/AIDS địi hỏi kết hợp hành động bên liên quan từ cá nhân, nhóm, đồn, hội, quan, tổ chức nước toàn dân không trách nhiệm riêng ai, hay riêng tổ chức, quan - Phối hợp liên ngành: kết hợp, lồng ghép nỗ lực thành viên thuộc ngành ngành khác, nhóm khác làm cho hoạt động gắn kết cách thống để đạt tới kết chung cách hữu hiệu, hiệu quả, bền vững (WHO Health 1997) Ví dụ: để cơng tác BVSKND đạt kết tốt cần có phối hợp ngành, tổ chức xã hội địa phương BV, CS nâng cao SK bổn phận người dân, GĐ cộng đồng, trách nhiệm cấp uỷ 31 đảng, CQ, MTTQ, đoàn thể nhân dân tổ chức xã hội, ngành y tế giữ vai trị nịng cốt chun mơn kỹ thuật.” Phối hợp đa ngành BV,CS nâng cao SK hiểu cam kết phối hợp hoạt động nhiều người, nhiều ngành vào công tác BV, CS nâng cao SK ND thực dựa chiến lược hoặc chương trình hành động cụ thể với điều hành thống Lưu ý phối hợp - Phải thấy trách nhiệm, quyền hạn, vai trò, thời gian, phương thức phối hợp - Sự phối hợp phải thực cách thống nhất, có hệ thống nhịp nhàng - Kết phải công khai, rõ ràng cơng nhận, bình đẳng quyền lợi nghĩa vụ 32 PHẦN Ví dụ cấu tổ chức, ủy quyền, kiểm soát và phối hợp một dự án chăm sóc sức khỏe cợng đờng Mơ hình quản lý, điều phối dự án: Mạng lưới chăm sóc và hỗ trợ cho PLHIV, trẻ OVC cợng đờng PACT Việt Nam Mơ hình cho chúng biết: Đơn vị tài trợ: Tổ chức PACT Việt Nam Đây dự án phi lợi nhuận tài trợ từ nguồn kinh phí USAID (Tổ chức phát triển Hoa Kỳ) Chương trình PEPFAR (Kế hoạch giảm nhẹ AIDS Tổng thống Hoa 33 Kỳ) Đơn vị quản lý dự án: CTCP Đầu tư phát triển dịch vụ Sức khỏe Môi trường (HESDI) Đơn vị thực dự án: HESDI Trung tâm Y tế huyện Đông Triều Đơn vị hỗ trợ kỹ thuật: Trung tâm Phát triển y tế công cộng (DCPH) Địa bàn thực dự án: Thời gian thưc dự án: Cơ cấu tổ chức dự án huyện Đông Triều, tỉnh Quảng Ninh từ tháng 05/2012 đến hết tháng 09/2013 (theo năm tài khóa) Theo chiều dọc (như sơ đồ) - Quản lý dự án: ủy quyền cho CBDA định số công việc dự án: truyền thông, tập huấn, chọn lựa dối tượng hưởng thụ, chọn đối tác kết hợp thực - Ban điều hành mạng lưới: ủy quyền cho Thường trực mạng lưới thực số cơng việc với dự án: kiểm sốt, Cơ chế ủy quyền: phối hợp với CBDA để chạy dự án, dự kỳ họp quan trọng với dự án, ð Khi cấp thực ủy quyền cho cấp phải có cơng văn giấy tờ thông báo việc ủy quyền trách nhiệm, quyền hạn người ủy quyền Kiểm soát cho bên liên quan có hợp tác tốt có kết - Nhà tài trợ: kiểm sốt việc thực hoạt động sử dụng ngân sách dự án qua báo cáo quý, nửa năm, cuối năm từ QLDA; thăm kiểm tra thực địa theo định kỳ đột xuất, đánh giá độc lập - Quản lý dự án: kiểm soát tiến độ, việc thực hoạt động hiệu sử sụng ngân sách dự án qua báo cáo tháng, quý, năm, báo cáo hoạt động, báo cáo tiến trình từ CBDA, Ban điều hành dự án; kiểm tra thực địa, đánh giá dự án qua giai đoạn hoạt động, họp thường niên - Ban điều hành mạng lưới: kiểm soát qua báo cáo hoạt động, báo cáo sử dụng ngân sách, báo cáo tháng, quý, năm 34 từ CBDA, thường trực mạng lưới; họp thường niên, - vv - Cơ quan chịu trách nhiệm Ban QLDA - Cơ quan phối hợp Trung tâm y tế huyện - Sự phối hợp liên ngành, liên quan tổ chức: y tế, giáo dục, y tế, bệnh viện, phòng khám, trạm y tế xã phường, ban ngành đoàn thể địa phương, UBND cấp, Hội Phối hợp phụ nữ, đoàn niên, Hội Chữ thập đỏ, Sở LĐTBXH, câu lạc nhóm đồng đẳng địa phương - theo đặc thù hoạt động có quan phối hợp cụ thể tham gia - Phối hợp nội bộ: Quản lý dự án - Ban điều hành mạng lưới - Cán dư án -Thường trực mạng lưới - trợ lý dự án phịng khám - nhóm chăm sóc nhà 35 KẾT LUẬN Trong quản trị học nói chung quản trị cơng tác xã hội nói riêng, nhà quản trị thành cơng người biết cách thức xắp xếp, tổ chức vận hành tổ chức cách có chiến lược, phù hợp linh động với tiêu chí, nguồn lực, mục đích chung tổ chức Một cấu tổ chức tốt thể qua chế, phương thức: ủy quyền, kiểm soát phối hợp 36 TÀI LIỆU THAM KHẢO Cơ sở khoa học quản lý kinh tế = Quản trị học nhập môn / Nguyễn Thị Liên Diệp, Diệp Nguyễn Thị Liên, Khuê Mai Hữu, Phú Vũ Thế - TP.HCM : Trường Đại học Kinh tế , 1992 Giáo trình quản trị học / Lê Thanh Hà, Hà Lê Thanh, Châu Phan Thị Minh, Diệp Nguyễn Thị Liên - TP.HCM : Trẻ , 1996 Nhập môn quản trị học = Introduction to Management / Đặng Văn Minh, Sông Thu Bùi Văn Bảy - TP.HCM : TP.HCM , 1997 Quản trị ngành công tác xã hội : Quản lý động mối tương quan nhân = Social work administration / Rex A Skidmore; Lê Chí An dịch Thanh Hoá : Nxb Thanh Hoá, 2007 Quản trị học / Nguyễn Thị Liên Diệp - H : Thống kê, 1995 Quản trị học = Management / Nguyễn Thị Liên Diệp - TP.HCM : Trường Đại học Kinh tế , 37 ... thiết yếu hợp tác có tổ chức Trong viết này, nhóm bàn luận cơng tác tổ chức, ủy quyền, kiểm soát phối hợp tổ chức NỘI DUNG Phần 1: Công tác tổ chức I Lý luận chung tổ chức Khái niệm tổ chức:... vị công tác mối quan hệ đơn vị với đơn vị khác - Công tác tổ chức phải dựa vào công việc người: ? ?công việc tổ chức phải xây dựng xung quanh công việc làm xung quanh cá nhân hay nhóm cá nhân.” Tổ. .. chức, cá nhân 27 Vai trò phối hợp Trong quan, tổ chức, đồn hội chế phối hợp quan trọng công tác quản trị Phối hợp cung cấp lợi ích sau : - Hiệu cao kinh tế: Phối hợp giúp cải thiện hiệu hoạt động