đề cương bài giảng tổ chức và quản lý tài liệu điện tử

07/03/14 TS. Nguy n L Nhung - 091258ễ ệ 1997 Đ C NG BÀI GI NGỀ ƯƠ Ả Đ C NG BÀI GI NGỀ ƯƠ Ả T CH C VÀ QU N LÝ Ổ Ứ Ả T CH C VÀ QU N LÝ Ổ Ứ Ả TÀI LI U ĐI N TỆ Ệ Ử TÀI LI U ĐI N TỆ Ệ Ử TS. Nguy n L Nhungễ ệ TS. Nguy n L Nhungễ ệ 0912581997 0912581997 07/03/14 TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0 912581997 N i dungộ 1. Tài li u và l u tr trong th i đ i đi n t - Nh ng khái ệ ư ữ ờ ạ ệ ử ữ ni m c b nệ ơ ả 2. Các khuynh h ng t ch c và l u tr TLĐTướ ổ ứ ư ữ 3. Các v n đ pháp lý và h th ng lu t phápấ ề ệ ố ậ 4. Các chi n l cế ượ 5. Nh ng tác đ ng đ i v i l u trữ ộ ố ớ ư ữ 6. Tài li u trong môi tr ng CSDLệ ườ 7. Các ng/t c b o qu n và ti p c n khai thác s d ng ắ ả ả ế ậ ử ụ TLLTĐT 07/03/14 TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0 912581997 TÀI LI U THAM KH OỆ Ả 1. H i đ ng l u tr qu c t - C m nang qu n lý tài ộ ồ ư ữ ố ế ẩ ả li u đi n t nhìn t góc đ l u tr . (ICA ệ ệ ử ừ ộ ư ữ Studies/études CIA 8) Tháng 2/1997 2. Lu t giao d ch đi n t s 51/2005/QH11 ngày 29 ậ ị ệ ử ố tháng11 năm 2005 3. Quy t đ nh s 376/2003/QĐ-NHNN ngày 22 ế ị ố tháng 4 năm 2003 c a Th ng đ c NHNN ban ủ ố ố hành quy đ nh v b o qu n, l u tr ch ng t đi n ị ề ả ả ư ữ ứ ừ ệ t đã s d ng đ h ch toán và thanh toán v n ử ử ụ ể ạ ố c a các T ch c cung ng d ch v thanh toán. ủ ổ ứ ứ ị ụ 4. The Electronic Transactions Act and disposal of Commonwealth records 2003 - Lu t Giao d ch ậ ị đi n t và x lý h s Liên bang năm 2003ệ ử ử ồ ơ 07/03/14 TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0 912581997 5. Kinh nghi m c a NARA trong h ng d n qu n lý tài ệ ủ ướ ẫ ả li u đi n t (Xem: Lu t l u tr Liên bang M ) ệ ệ ử ậ ư ữ ỹ 6. Электронное делопроизводство и канцелярия - Qu n lý h s đi n t và văn phòngả ồ ơ ệ ử - www.archives.ru 7. Дмитрий Казанский “Немного о технологии движения информации с помощью документов”, Компьютерра, №24-25, 1998 - Dmitry Kazan “Vài ý ki n ế v công ngh c a các lu ng thông tin thông qua ề ệ ủ ồ tài li u, Computerra, 24-25 № năm 1998ệ 8. Chính sách qu n lý tài li u đi n t c a C quan UNDP,ả ệ ệ ử ủ ơ 9. H ng d n qu n lý tài li u đi n t ” c a ti u bang ướ ẫ ả ệ ệ ử ủ ể Minnesota, M , 2004ỹ 10. Larin M.V, R xkov O.I. – Tài li u đi n t trong qu n ư ệ ệ ử ả lý, VNIIDAD, M., 2005 07/03/14 TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0 912581997 Ngu n:ồ • www.vanthuluutru.com, • www.archives.gov.vn, • http://vn.360plus.yahoo.com/nguyenlenhungvn, • www.tailieu.vn, • www.archives.ru • www.vniidad.ru • www.nhb.gov.sg/NAS/ • www.arkib.gov.my/home • www.nat.go.th/ 07/03/14 TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0 912581997 3. Các v n đ pháp lý và h th ng lu t phápấ ề ệ ố ậ 3.1. S th a nh n TLĐT trong các th t c pháp lýự ừ ậ ủ ụ 3.2. Th m quy n c a l u tr đ i v i nh ng TL hi n hànhẩ ề ủ ư ữ ố ớ ữ ệ 3.3. Th i h n giao n p TL vào kho l u tr ờ ạ ộ ư ữ 3.4. H th ng lu t pháp v b o v đ i t và ti p c n ệ ố ậ ề ả ệ ờ ư ế ậ khai thác thông tin 3.5. S tách bi t tài li u kh i s giám sát c a công ự ệ ệ ỏ ự ủ chúng 07/03/14 TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0 912581997 • Trong các văn b n pháp lý c a n c ngoài, nh ng ả ủ ướ ữ đ nh nghĩa “tài li u đi n t ” khác bi t nhau, ị ệ ệ ử ệ nh ng đa ph n chúng kh ng đ nh tính b t bi n ư ầ ẳ ị ấ ế c a s t n t i các lo i TL d i d ng đi n t , ủ ự ồ ạ ạ ướ ạ ệ ử công nh n TLĐT nh d ng đ c bi t c a TL.ậ ư ạ ặ ệ ủ Đặc điểm của TLĐT là ở chỗ, thông tin của nó được t/bày dưới dạng “điện tử - số” và kết quả là chỉ có thể cảm nhận được nó nhờ sự trợ giúp của các ph/tiện kỹ thuật và ch/trình tương thích. TLĐT đang thực hiện chính các c/năng và có g/trị đích thực như TL truyền thống.  trong luật lưu trữ của một số nước phát triển, các khái niệm “tài liệu” và ”tài liệu điện tử” điểm nhấn không dành cho hình thức của TL mà cho các c/năng của chúng 07/03/14 TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0 912581997 3.1. S th a nh n TLĐT trong các th t c ự ừ ậ ủ ụ pháp lý Khó khăn - Đ nh nghĩa pháp lý v TL, đ c bi t là khi đ nh nghĩa ị ề ặ ệ ị đó không bao g m TL d ng đi n t ;ồ ở ạ ệ ử - Lu t không th a nh n TLĐT nh là b ng ch ng ậ ừ ậ ư ằ ứ h p pháp trong các th t c pháp lý;ợ ủ ụ - H th ng pháp lu t xác đ nh vai trò ch y u c a ệ ố ậ ị ủ ế ủ LT ch là m t n i b o qu n TL;ỉ ộ ơ ả ả - Lu t và các chính sách n đ nh m t th i gian ch ậ ấ ị ộ ờ ờ đ i khá dài tr c khi l u tr có th ti n hành ợ ướ ư ữ ể ế XĐGTTL hay tác đ ng đ n vi c x lý chúng;ộ ế ệ ử - H th ng pháp lu t đi u ch nh quy n riêng t và ệ ố ậ ề ỉ ề ư ti p c n t i TL; vàế ậ ớ - TL v t ra kh i s giám sát c a công chúng.ượ ỏ ự ủ 07/03/14 TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0 912581997 Bi n phápệ • các h th ng thông tin đ c thi t k đ ệ ố ượ ế ế ể gi l i đ c b ng ch ng tin c y và an ữ ạ ượ ằ ứ ậ toàn v t t c các h/đ ng tác nghi p và ề ấ ả ộ ệ n u nh các CQ, TC th c hi n các chính ế ư ự ệ sách, quy trình th t c và đào t o nhân ủ ụ ạ l c trong lĩnh v c này. ự ự • Các p/pháp đ c bi t c n ph i đ c th c ặ ệ ầ ả ượ ự hi n và các quy đ nh qu c t c n ph i ệ ị ố ế ầ ả đ c thi t l p nh m b o đ m tính xác ượ ế ậ ằ ả ả th c c a nh ng thông tin đ c chuy n ự ủ ữ ượ ể t i thông qua các m ng công c ng nh ả ạ ộ ư Internet ch ng h n.ẳ ạ 07/03/14 TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0 912581997 3.2. Th m quy n c a LT đ/v i nh ng ẩ ề ủ ớ ữ TL hi n hànhệ • các yêu c u v l u tr ph i đ c tính đ n và gi i ầ ề ư ữ ả ượ ế ả quy t trong su t quá trình thi t k các h th ng ế ố ế ế ệ ố thông tin và r ng tài li u đi n t ph i đ c ki m ằ ệ ệ ử ả ượ ể soát m t cách th t ch t ch trong su t vòng đ i ộ ậ ặ ẽ ố ờ c a chúng.ủ • Vai trò c a l u tr c n đ c xác đ nh rõ ràng ủ ư ữ ầ ượ ị trong m i quan h v i các chuyên gia công ngh ố ệ ớ ệ thông tin, các lu t gia và nh ng ng i khác quan ậ ữ ườ tâm đ n vi c t o l p và b o toàn b ng ch ng d i ế ệ ạ ậ ả ằ ứ ướ d ng tài li u. ạ ệ • Nh ng l u tr không có th m quy n đ i v i tài ữ ư ữ ẩ ề ố ớ li u hi n hành s s m nh n ra r ng h có r t ít ệ ệ ẽ ớ ậ ằ ọ ấ ph ng án/gi i pháp làm vi c v i tài li u đi n t .ươ ả ệ ớ ệ ệ ử [...]... đối với tài liệu lưu trữ điện tử trong môi trường điện tử, xác định giá trị tài liệu phải được tiến hành ngay từ những giai đoạn đầu của vòng đời tài liệu, thường là trước khi bất kỳ một tài liệu nào được tạo lập 07/03/14 TS Nguyễn Lệ Nhung - 0 912581997 4.4 Bảo quản và tiếp cận khai thác tài liệu Nguyên tắc thứ tư trong khung cấu trúc để quản lý TLĐT là: • “Lưu trữ phải đặt ra các y/cầu về BQ và tiếp... quy tắc và quy định về quản lý TL do các cơ quan LT có thẩm quyền ban hành; -Thúc đẩy sự hợp tác giữa các bên liên quan, bao gồm CQ/TC hay cá nhân sản sinh ra TL, người quản lý văn thư, các chuyên gia thông tin v.v 07/03/14 TS Nguyễn Lệ Nhung - 0 912581997 4.3 Xác định giá trị • Nguyên tắc thứ 3 trong khung cấu trúc để quản lý tài liệu điện tử là: “Lưu trữ quản lý quá trình xác định giá trị và thực... bảo quản được 3 Quản lý quá trình XĐGT và thực hiện sự kiểm soát về tri thức đối với TLLTĐT 4 Đặt ra các yêu cầu về BQ và tiếp cận KT nhằm đảm bảo rằng TLLTĐT luôn ở trạng thái sẵn sàng, có thể tiếp cận khai thác và có thể hiểu được 07/03/14 TS Nguyễn Lệ Nhung - 0 912581997 4.1 Vòng đời của tài liệu điện tử • Nguyên tắc đầu tiên của khung cấu trúc để quản lý TLLTĐT là: “Lưu trữ cần phải tham gia vào... Bảo quản 4.5 Tiếp cận khai thác và sử dụng 07/03/14 TS Nguyễn Lệ Nhung - 0 912581997 Chiến lược chung 1 Tham gia vào toàn bộ vòng đời của các hệ thống điện tử tạo ra và lưu giữ TLLTĐT để bảo đảm cho việc tạo lập và giữ lại những TL thực sự xác thực, đáng tin cậy và có thể bảo quản được 2 Đảm bảo rằng những CQ, TC hay cá nhân sản sinh ra TL tạo ra và giữ lại những TL thực sự xác thực, đáng tin cậy và. .. Ban hành và cải tiến các quy định, chế độ điều chỉnh việc quản lý TL để đảm bảo rằng TLĐT được xem xét, giải quyết một cách thích đáng; - Thiết lập các tiêu chuẩn để quản lý TLĐT; - Cung cấp chỉ dẫn, h/dẫn và thông tin có khả năng thúc đẩy sự hiểu biết nhất quán về những tiền đề tạo nên những h/động thực tiễn quản lý TL 1 cách hữu hiệu; - Chỉ rõ làm cách nào để nhận diện TLĐT và việc bảo quản chúng... Chức năng lưu trữ mở rộng ra toàn bộ vòng đời TL và vòng đời đó có thể nhìn nhận có 3 giai đoạn cơ bản sau: - Chuẩn bị (nhận thức) - Tạo lập tài liệu - Bảo trì (bao gồm cả bảo quản và sử dụng) 07/03/14 TS Nguyễn Lệ Nhung - 0 912581997 “giai đoạn chuẩn bị” – các hệ thống thông tin điện tử được thiết kế, phát triển (xây dựng) và thực thi (áp dụng), bao gồm việc phân tích các y/cầu đối với thông tin và. .. toàn bộ vòng đời của các hệ thống điện tử tạo ra và lưu giữ TLLTĐT để bảo đảm cho việc tạo lập và giữ lại những TL thực sự xác thực, đáng tin cậy và có thể bảo quản được” cần tăng cường sự hiểu biết về ch/năng LT và thúc đẩy việc áp dụng các tiêu chuẩn và h/động thực tiễn góp phần đạt được m/tiêu của ch/năng LT cùng với tất cả các đối tác có vai trò nhất định trong chức năng này tại một thời điểm bất... y/cầu đối với thông tin và việc xử lý những thông tin đó, phục vụ cho các mục đích hoạt động hiện tại việc lựa chọn, mua sắm và cài đặt các thiết bị công nghệ thích hợp Các yêu cầu c/năng đối với việc quản lý TLĐT cần phải được xem xét và tính đến khi thiết kế và xác định các yêu cầu kỹ thuật của các hệ thống thông tin điện tử nhằm bảo đảm rằng nội dung, bối cảnh và cấu trúc của TL được sản sinh hay... được những TL thực sự xác thực, đáng tin cậy và bảo quản được” Lưu trữ cần chỉ đạo, tác động hay giám sát h/động của các bên tham gia khác trong suốt vòng đời của TLLTĐT (1) CQ, TC hay cá nhân sản sinh ra TL và người quản lý văn thư; (2) người xây dựng luật pháp, quy định và chính sách; (3) người phân bổ các nguồn lực; (4) người sản xuất, cung cấp và quản lý những công nghệ thông tin mà TL phụ thuộc... Thời hạn giao nộp TL vào kho lưu trữ • Nhiều quốc gia có hệ thống luật pháp ấn định thời hạn nộp lưu TL khá dài vào kho lưu trữ • Trường hợp hạn chế về thẩm quyền của lưu trữ đối với TL hiện hành,  hạn chế các phương án và giải pháp sẵn có đối với lưu trữ trong việc thực hiện quyền kiểm soát đối với TLĐT cơ quan LT sẽ phải tiếp nhận tài liệu điện tử ở những dạng lạc hậu, rất khó và tốn kém để di trú/chuyển . TS. Nguy n L Nhung - 091258ễ ệ 1997 Đ C NG BÀI GI NGỀ ƯƠ Ả Đ C NG BÀI GI NGỀ ƯƠ Ả T CH C VÀ QU N LÝ Ổ Ứ Ả T CH C VÀ QU N LÝ Ổ Ứ Ả TÀI LI U ĐI N TỆ Ệ Ử TÀI LI U ĐI N TỆ Ệ Ử TS. Nguy n L Nhungễ. TL truyền thống.  trong luật lưu trữ của một số nước phát triển, các khái niệm tài liệu và tài liệu điện tử điểm nhấn không dành cho hình thức của TL mà cho các c/năng của chúng 07/03/14. quan /tổ chức/ cá nhân sản sinh ra TL và TLLTĐT 4.3. Xác định giá trị 4.4. Bảo quản 4.5. Tiếp cận khai thác và sử dụng 07/03/14 TS. Nguyễn Lệ Nhung - 0 912581997 Chi n l c chungế ượ 1. Tham gia vào