đề cương bài giảng 2 tổ chức và quản lý tài liệu điện tử

Đ C NG BÀI GI NGỀ ƯƠ Ả Đ C NG BÀI GI NGỀ ƯƠ Ả T CH C VÀ QU N LÝ Ổ Ứ Ả T CH C VÀ QU N LÝ Ổ Ứ Ả TÀI LI U ĐI N TỆ Ệ Ử TÀI LI U ĐI N TỆ Ệ Ử TS. Nguy n L Nhungễ ệ TS. Nguy n L Nhungễ ệ 0912581997 0912581997 N i dungộ 1. Tài li u và l u tr trong th i đ i đi n t - Nh ng khái ệ ư ữ ờ ạ ệ ử ữ ni m c b nệ ơ ả 2. Các khuynh h ng t ch c và l u tr TLĐTướ ổ ứ ư ữ 3. Các v n đ pháp lý và h th ng lu t phápấ ề ệ ố ậ 4. Các chi n l cế ượ 5. Nh ng tác đ ng đ i v i l u trữ ộ ố ớ ư ữ 6. Tài li u trong môi tr ng CSDLệ ườ 7. Các ng/t c b o qu n và ti p c n khai thác s d ng ắ ả ả ế ậ ử ụ TLLTĐT TÀI LI U THAM KH OỆ Ả 1. H i đ ng l u tr qu c t - C m nang qu n lý ộ ồ ư ữ ố ế ẩ ả tài li u đi n t nhìn t góc đ l u tr . (ICA ệ ệ ử ừ ộ ư ữ Studies/études CIA 8) Tháng 2/1997 2. Lu t giao d ch đi n t s 51/2005/QH11 ngày ậ ị ệ ử ố 29 tháng11 năm 2005 3. Quy t đ nh s 376/2003/QĐ-NHNN ngày 22 ế ị ố tháng 4 năm 2003 c a Th ng đ c NHNN ban ủ ố ố hành quy đ nh v b o qu n, l u tr ch ng t ị ề ả ả ư ữ ứ ừ đi n t đã s d ng đ h ch toán và thanh toán ệ ử ử ụ ể ạ v n c a các T ch c cung ng d ch v thanh ố ủ ổ ứ ứ ị ụ toán. 4. The Electronic Transactions Act and disposal of Commonwealth records 2003 - Lu t Giao d ch ậ ị đi n t và x lý h s Liên bang năm 2003ệ ử ử ồ ơ 5. Kinh nghi m c a NARA trong h ng d n qu n lý tài li u đi n t ệ ủ ướ ẫ ả ệ ệ ử (Xem: Lu t l u tr Liên bang M ) ậ ư ữ ỹ 6. Электронное делопроизводство и канцелярия - Qu n lý h s ả ồ ơ đi n t và văn phòngệ ử - www.archives.ru 7. Дмитрий Казанский “Немного о технологии движения информации с помощью документов”, Компьютерра, №24-25, 1998 - Dmitry Kazan “Vài ý ki n ế v công ngh c a các lu ng ề ệ ủ ồ thông tin thông qua tài li u, Computerra, 24-25 № năm 1998ệ 8. Chính sách qu n lý tài li u đi n t c a C quan UNDP,ả ệ ệ ử ủ ơ 9. H ng d n qu n lý tài li u đi n t ” c a ti u bang Minnesota, ướ ẫ ả ệ ệ ử ủ ể M , 2004ỹ 10. Larin M.V, R xkov O.I. – Tài li u đi n t trong qu n lý, ư ệ ệ ử ả VNIIDAD, M., 2005 Ngu n:ồ • www.vanthuluutru.com, • www.archives.gov.vn, • http://vn.360plus.yahoo.com/nguyenlenhungv n , • www.tailieu.vn, • www.archives.ru • www.vniidad.ru • www.nhb.gov.sg/NAS/ • www.arkib.gov.my/home • www.nat.go.th/ 1.Tài li u và l u tr trong th i đ i đi n t - ệ ư ữ ờ ạ ệ ử Nh ng khái ni m c b nữ ệ ơ ả 1.1. Khái niệm về tài liệu lưu trữ điện tử 1.2. Độ tin cậy và tính xác thực của TLĐT 1.3. Quan niệm về chức năng LT 1.4. Xác định lại vai trò của người làm LT và các tổ chức LT Khái ni m v tàì li u ệ ề ệ l uư trữ đi nệ tử • là thông tin đ c ghi l i, đ c làm ra hay ượ ạ ượ nh n đ c trong quá trình tri n khai (b t ậ ượ ể ắ đ u), th c hi n hay hoàn t t m t h/đ ng c a ầ ự ệ ấ ộ ộ ủ cá nhân hay c a CQ, TC và bao g m n i dung, ủ ồ ộ b i c nh và c u trúc đ đ cung c p b ng ố ả ấ ủ ể ấ ằ ch ng v ho t đ ng đó.ứ ề ạ ộ • Quan ni m v b i c nh đ c g n v i môi tr ng c a ệ ề ố ả ượ ắ ớ ườ ủ TL đó, 3 khía c nh c a khái ni m v b i c nh c a TL. ạ ủ ệ ề ố ả ủ - nh ng thông tin b i c nh có ch a trong tài li u (ch ữ ố ả ứ ệ ữ ký c a quan ch c th a hành). ủ ứ ừ - m i quan h gi a m t TL và các TL khác trong fond. ố ệ ữ ộ - ho t đ ng mà trong đó TL đ c t o ra. ạ ộ ượ ạ * Quan niệm về cấu trúc được gắn với câu hỏi là TL được ghi lại như thế nào, nó bao gồm việc sử dụng các ký hiệu, cách sắp xếp (layout), thể loại (format), phương tiện vật lý v.v Đối với TLĐT thì việc phân định rõ ràng giữa cấu trúc vật lý và cấu trúc lô gic là điều cần thiết. “TL đ c đ c b ng máy”, “TL trên v t mang là máy ọ ượ ằ ậ tính (t tính)”, và “đ h a máy tính”,… ừ ồ ọ Cụ thể, định nghĩa thuật ngữ “tài liệu trên vật mang tin là máy tính” có trong tiêu chuẩn hiện hành GOST R 51141- 98: “đó là tài liệu được tạo lập do sử dụng các vật mang và các phương pháp ghi bảo đảm xử lý thông tin của nó bằng máy tính điện tử”. tài li u đi n t - đó là m t hình th c trình bày ệ ệ ử ộ ứ tài li u d i d ng t p h p các th c hi n liên ệ ướ ạ ậ ợ ự ệ quan v i nhau trong môi tr ng đi n t và các ớ ườ ệ ử th c hi n liên quan v i nhau t ng ng v i ự ệ ớ ươ ứ ớ chúng trong môi tr ng s ; (TC_ 52292R)ườ ố [...]... tin cậy và có thể BQ được, bằng cách đặt ra t/chuẩn và h/dẫn cho các bên liên quan áp dụng và/ hoặc xây dựng hệ thống luật pháp và/ hay quy định phù hợp thiết lập những cơ chế, chính sách để kiểm tra, giám sát nỗ lực những người thực hiện các ch/năng LT về BQ, tiếp cận KT và SD TL 2 Các khuynh hướng tổ chức và lưu trữ tài liệu điện tử 2. 1 Sự phát triển của các ph/pháp và quy trình quản lý TLĐT 2. 2 Sự thay... Phân biệt tài liệu điện tử với những tài liệu khác ở dạng truyền thống: - Việc ghi tin và sử dụng các ký hiệu - Sự liên kết giữa nội dung và phương tiện mang tin - Những đặc điểm về cấu trúc lôgic và cấu trúc thực thể (vật lý) 1 .2 Độ tin cậy và tính xác thực của tài liệu điện tử • mục đích chính của việc tạo lập và lưu giữ tài liệu là để cung cấp bằng chứng Bằng chứng về các hoạt động và tác nghiệp là... liên hệ giữa cấu trúc tổ chức và kiến trúc công nghệ người sử dụng cuối có quyền kiểm soát đáng kể đối với việc tổ chức, lựa chọn và quản lý những tài liệu mà họ tạo ra người thiết kế hệ thống phụ thuộc vào người sử dụng cuối để xác định những yêu cầu đối với hệ thống mà họ thiết kế 3 Các vấn đề pháp lý và hệ thống luật pháp 3.1 Sự thừa nhận TLĐT trong các thủ tục pháp lý 3 .2 Thẩm quyền của lưu trữ... quản lý TLĐT 2. 2 Sự thay đổi liên tục của công nghệ và các ứng dụng 2. 3 Nhu cầu của người sử dụng thay đổi và kỳ vọng tiếp cận khai thác TLĐT 2. 4 C/tác lưu trữ TLĐT và sự phụ thuộc lẫn nhau giữa công nghệ và tổ chức 2 Các khuynh hướng tổ chức và lưu trữ TLĐT 2. 1 Sự phát triển của các ph/pháp và quy trình QL TLĐT Các CQ, TC đã dựa trên TLĐT đ ể thực thi và ghi chép lại h/động của mình hoặc quan tâm đến... sử dụng Chiến lược chung 1 Tham gia vào toàn bộ vòng đ ời của các hệ thống điện tử tạo ra và lưu giữ TLLTĐT để bảo đảm cho việc tạo lập và giữ lại những TL thực sự xác thực, đáng tin cậy và có thể bảo quản được 2 Đảm bảo rằng những CQ, TC hay cá nhân sản sinh ra TL tạo ra và giữ lại những TL th ực s ự xác thực, đáng tin cậy và bảo quản được 3 Quản lý quá trình XĐGT và thực hiện sự kiểm soát về tri thức... BQ và tiếp cận KT nhằm đảm bảo rằng TLLTĐT luôn ở trạng thái sẵn sàng, có thể tiếp cận khai thác và có thể hiểu được 4.1 Vòng đời của tài liệu điện tử • Nguyên tắc đầu tiên của khung cấu trúc đ ể qu ản lý TLLTĐT là: “Lưu trữ cần phải tham gia vào toàn b ộ vòng đ ời c ủa các hệ thống điện tử tạo ra và lưu giữ TLLTĐT đ ể bảo đảm cho việc tạo lập và giữ lại những TL thực sự xác thực, đáng tin cậy và. .. TLĐT là ở chỗ, thông tin của nó được t/bày dưới dạng điện tử - số” và kết quả là chỉ có thể cảm nhận được nó nhờ sự trợ giúp của các ph/tiện kỹ thuật và ch/trình tương thích TLĐT đang thực hiện chính các c/năng và có g/trị đích thực như TL truyền thống  trong luật lưu trữ của một số nước phát triển, các khái niệm tài liệu và tài liệu điện tử điểm nhấn không dành cho hình thức của TL mà cho các... gia và những ng ười khác quan tâm đến việc tạo lập và bảo toàn bằng chứng dưới dạng tài liệu • Những lưu trữ không có thẩm quyền đối với tài liệu hiện hành sẽ sớm nhận ra rằng họ có rất ít phương án/giải pháp làm việc với tài liệu điện tử 3.3 Thời hạn giao nộp TL vào kho lưu trữ • Nhiều quốc gia có hệ thống luật pháp ấn định thời hạn nộp lưu TL khá dài vào kho lưu trữ • Trường hợp hạn chế về thẩm quyền... tin và sự liên vận hành giữa các hệ thống đang đòi hỏi một mức độ chuẩn hoá cao hơn đối với các hệ thống và các ứng dụng được các CQ, TC sử dụng để tạo lập và quản lý TLĐT  cơ hội tốt cho những ph/pháp tiếp cận mang tính quốc tế cho LT tận dụng 4 Các chiến lược 4.1 Vòng đời của TLĐT 4 .2 Cơ quan /tổ chức/ cá nhân sản sinh ra TL và TLLTĐT 4.3 Xác định giá trị 4.4 Bảo quản 4.5 Tiếp cận khai thác và sử... hiện hành 3.3 Thời hạn giao nộp TL vào kho lưu trữ 3.4 Hệ thống luật pháp về bảo vệ đời tư và tiếp cận khai thác thông tin 3.5 Sự tách biệt tài liệu khỏi sự giám sát của công chúng • Trong các văn bản pháp lý của nước ngoài, những định nghĩa tài liệu điện tử khác bi ệt nhau, nhưng đa phần chúng khẳng đ ịnh tính b ất biến của sự tồn tại các loại TL dưới dạng điện tử, công nhận TLĐT như dạng đặc biệt . KT và SD TL 2. Các khuynh h ng t ch c ướ ổ ứ và l u tr tài li u đi n tư ữ ệ ệ ử 2. 1. S phát tri n c a các ph/pháp và quy ự ể ủ trình qu n lý TLĐTả 2. 2. S thay đ i liên t c c a công ngh và. 1 .Tài li u và l u tr trong th i đ i đi n t - ệ ư ữ ờ ạ ệ ử Nh ng khái ni m c b nữ ệ ơ ả 1.1. Khái niệm về tài liệu lưu trữ điện tử 1 .2. Độ tin cậy và tính xác thực của TLĐT 1.3. Quan niệm về chức. C NG BÀI GI NGỀ ƯƠ Ả Đ C NG BÀI GI NGỀ ƯƠ Ả T CH C VÀ QU N LÝ Ổ Ứ Ả T CH C VÀ QU N LÝ Ổ Ứ Ả TÀI LI U ĐI N TỆ Ệ Ử TÀI LI U ĐI N TỆ Ệ Ử TS. Nguy n L Nhungễ ệ TS. Nguy n L Nhungễ ệ 09 125 81997 09 125 81997