cấu trúc sản phẩm và phân chia công việc dự án oda

Kết thúc mođun này học viên có khả năng: ƒ Xây dựng cấu trúc sản phẩm và quy trình trong việc thực hiện dự án ODA ƒ Xây dựng cấu trúc phân chia công việc của dự án ODA ƒ Xây dựng ma trận

Kết thúc mođun này học viên có khả năng:

ƒ Xây dựng cấu trúc sản phẩm và quy trình trong việc thực hiện dự

án ODA

ƒ Xây dựng cấu trúc phân chia công việc của dự án ODA

ƒ Xây dựng ma trận mô tả nhiệm vụ và lịch trình tóm tắt (tổng thể) của dự án ODA

Kết thúc mođun KH1: “Khái niệm cơ bản về quản lý dự án ODA”, Kết thúc Mođun KH2: “Cấu trúc tổ chức dự án ODA”

ƒ Người học tự nghiên cứu tài liệu

ƒ Giáo viên nêu vấn đề trước khi học, gợi ý và hỗ trợ trong quá

trình học

ƒ Thực hành theo nhóm dưới sự hỗ trợ của giáo viên

ƒ Người học tự thực hiện phần Kiểm tra – Đánh giá

ƒ Tài liệu Mođun KH3: “Cấu trúc sản phẩm và phân chia công

việc dự án ODA”

1 Tự tìm hiểu các loại cấu trúc sản phẩm và cấu trúc phân chia công việc của dự án ODA

2 Thực hành các kỹ năng đã học

3 Tự kiểm tra đánh giá

DỰ ÁN ODA

) 1 và

ghi nhận khung tổng thể cho việc l p kế hoạch thực hiện dự án

Hình 1 Khung tổng thể p kế hoạch thực hiện

ối với quản lý dự án

Việc lập kế hoạch được tiến hành qua nhiều bước Hãy xem hình

ậ

trong việc lậ

Hãy đọc và ghi nhận vai trò của Giám đốc dự án trong việc lập kế

ho ch dự án:

ƒ Hướng dẫn nhóm dự án xem xét văn kiện dự án

ƒ Tạo hiểu biết chung về mục tiêu, chuyển giao sản phẩm, cấu trúc

tổ chức và các thông số khác của dự án

t theo định kỳ v

ƒ Thiết lập việc kiểm soá

ƒ Xây dựng cấu trúc sản phẩm bằng cách lên danh sách c

mục chính và các hạng mục nhỏ hơn

ƒ Xem xét tổng kinh phí

Xem xét việ

ƒ c phân phối nguồn lực cho m

ƒ Làm rõ cấu trúc quy trình thực hiện cho mỗi giai đoạn/bước thự

hiện dự án

ƒ Xác định rủi ro và giải quyết vấn đề

ƒ Kiến nghị phương thức giải quyết vấn đề đ

Cấu trúc phân chia công

việc

Ma tr ch nhiệm

ận về trá

Báo cáo, văn kiện của dự án (đã được thông qua, xét duyệt)

Cấu trúc sản phẩm

Cấu trúc quy trình thực hiện

Các thông số khác của dự án

Lịch trình tóm tắt tổng thể (tổng tiến độ) Lịch trình dựa trên cơ sở các hoạt động

Kế hoạch thực hiện dự án

Cấu trúc phân chia công

việc

Ma tr ch nhiệm

ận về trá

kiện dự án ODA

)

cho việc thực hiện dự án ban đầu

p điều khoản tham chiếu cho việc đánh giá

1 Xem xét, phân tích các văn

Tìm hiểu, phân tích văn kiện dự án ODA sẽ:

Đánh giá về tính kinh tế và tài chính của dự án

Thoả thuận và kiến nghị

Các phụ lục

au khi nhóm làm việc cho dự án (chọn, nhiệm vụ đầu tiên của nhóm trong quá trình chuẩn bị

xem xét, phân tích các tài liệu, văn kiện dự án với các mục đ

ƒ Định hướng cho các thành viên mới

Tạo hiểu biết chung v

ƒ Tạo điểm khởi đầu cho việc lập kế hoạch th

thực hiện các hoạt động của dự án Nâng cao mức độ rõ ràng và đặc trưng của văn kiện dự án

ƒ Phát triển hiểu biết đã được chia sẻ về sản phẩm, quy trình

Xác định các vấn đề tiềm ẩn có thê ảnh hưởng đến tiến độ của dự án

và hướng giải quyết

ƒ Bắt đầu văn bản hoá việc thực h

ọc và ghi nhận các điểm chính cần tích Văn kiện dự án ODA, Văn kiện dự án hỗ trợ kỹ thuật (nếu có) Bối cảnh và sự cần thiết của dự án trong khuôn khổ quy hoạch, kếhoạch dài hạn phát triển của đơn vị thụ hưởng ODA (cơ quan, ngành, lĩnh vực, địa phương)

Xây dựng chương trình nghị sự và chia sẻ trước cuộc họp

ét các mục chính trong chư nghị sự và phát triển hiểu biết về nhiệm vụ của c các thành viên của nhóm chia sẻ

Xây dựng chương trình nghị sự và chia sẻ trước cuộc họp

ét các mục chính trong chư nghị sự và phát triển hiểu biết về nhiệm vụ của c các thành viên của nhóm chia sẻ

Tài liệu hoá

- Trích các vấn đề

Việc phân tích văn kiện dự án phải có sự chuẩn bị trước và thảo luận

t p thể về các

chức một buổi họp phân tích văn kiện dự án bao gồm:

Xem xét văn kiện

chức một buổi họp phân tích văn kiện dự án bao gồm:

Xem xét văn kiện Lên lịch thời gian cần thiết và dự kiến những buổi họp tiếp theo

thuận về phương pháp phân tích văn kiện dự án

ét hanh toàn bộ văn kiện dự án, s

trì h thảo luận, việc đặt ra c

u ích

- Trình bày dưới dạng văn bản

- Bắt đầu kế hoạch thực hiện dự án

) ng câu hỏi sử dụng trong quá trình xem xét

văn kiện, tài liệu dự án

• Những yếu tố nào tạo dẫn đến việc hoàn thành mục tiêu?

Dự án giải quyết vấn đề gì và mức độ quan trọng c Kết quả mong đợi của dư án là gì?

ục tiêu có rõ r Mục tiêu có cụ thể không?

• Cần chi tiết hơn ở đâu?

• Tiêu chu

hững loại sản phẩm hay hạng mục cu định phạm vi dự án là gì?

ó cái gì bị bỏ q Thành phần chính của mỗi sản phẩm là gì? Đã được

ẩn chất lượng áp dụng cho mỗi thầnh phần chính?

ự án đã được mô tả trong văn ki

ăn cứ vào sản phẩm, đấy có phải là m

t ích hợp? Có dẫn đến việc tạo ra sản Bây giờ dự án nằm ở đâu trong chu trình?

Chu trình cần phải sửa đổi thế nào để đáp ứng được những

êu cầu Huy động nguồn lực Thực hiện Kết thúc

• Vai trò, chức năng, quyền hạn của Giám đốc dự á

• Ai đại diện cho: các bên tham g

Hãy xem xét văn ki

) đọc và ghi nhận những câu hỏi sử dụng trong quá trình

• Tổng kinh phí ước lượng?

• Phân phối cho mỗi sản phẩm như thế nào?

• Việc ước lượng đã được tiến hành như thế nào? Có hiện thực không?

• Việc phân phối cho mỗi sản phẩm có hiện thực không?

sử dụng cho các biến cố không?

?

• Có phân phối nào

• Cần làm cái gì nếu kinh phí không cân xứng

• Có cần sửa đổi không? Có gì đã bị bỏ qua không?

• Việc ước lượng đã được tiến hành như thế nào?

• Lịch trình dự kiến cho mỗi hạng mục của dự án?

• Cần sửa đổi mốc nào đó trong lịch trình?

đầu và kết thúc khi nào?

• Khi nào thì kế hoạch thực hiện dự án bắt đầu? K

ớ

ệc b

• Việc ước lượng có thực tế không?

• Đã qua một mốc nào đó trong lịch trình chưa?

và k úc các

ạn phụ)

• Có loại rủi ro kỹ thuật nào không?

loại rủi ro về nguồn lực nào không (ví dụ thiếu lao

ư lụt

? loại rủi ro tiềm ẩn chưa xác định nào không?

• Có loại rủi ro về chi phí nào không (ví dụ lạm phát)?

• Có loại rủi ro về lịch trình nào không (ví dụ thời điểm giao tiền?

Việc đưa ra các đề xuất được tiến hành như sau:

Sau khi thảo luận các hạng mục, cần tiếp tục xác định các vấn đề chính được cho là có ảnh hưởng nghiêm trọng, tập trung vào các vấn đề chính sau:

ƒ Các mâu thuẫn chính giữa mục tiêu và kinh phí

ƒ Người chuyển tin: Ai là người trình bày các vấn đề này?

h và chiến lược

i ra quyết định: Cần chuyển vấn đề cho ai?

điểm: Giải thích các vấn đề như thế nào?

gian: Khi nào thì trình bày vấn đề?

g pháp: Loại thông tin, liên lạc nào sẽ được sử

ƒ

Ch hân tích về rủi ro và các kiến nghị lên cấp

Cần chuẩn bị tài liệu phục

với các nội dung sau:

Cấu trúc tổ chức

Quy trình thực hiện (cấu trúc quy trình thực

uyển các p quản lý cao hơn để có được giải pháp

án và tránh những hiểu nhầm của các thành viên dự án

Kế hoạch cần được coi như một văn bản làm việc Kế hoạch thực hi

dự án cần được điều chỉnh, sửa đổi trong suốt quá trì

án

ƒ Sửa đổi sau khi được xem xét về mặt quản lý hay các thành viên

án xem xét

ƒ Sửa đổi khi lịch trình cụ thể được xây dựng hoặc sử

Sửa đổi khi tình hình thay đổi

kế hoạch một cách hiệu quả nhất.

(Thực hành dành cho học viên)

Tên: “Phân tích văn kiện dự án”

Mục tiêu: ực hành khả năng Phân tích vă kiện dự án

Thời gian : 30 phút

Mô tả

ện

ới s hướng dẫn củ áo viên

ưở ặt nhóm, trình bày trước lớp về khoá

• Giáo viên ét, tóm tắt

: • Lớp học chia thành các nhóm 5-7 học viên và được giao

một ví dụ về văn kiện dự án Tiến hành phân tích văn ki

nhận x

Chuẩn bị: Giấy khổ Ao, bút mầu, má ế u có)

2 Cấu trúc sản phẩm

phẩm giao nộp/hạng mục cuối cùng của dự án

) Lợi ích của việc xây dựng cấu trúc sản phẩm

) Hãy đọc và ghi nhận đặc tính của cấu trúc sản phẩm:

ƒ Cấu trúc thứ bậc (trên xuống)

ƒ Hầu hết có từ n 6 bậc chi tiết

ƒ Chỉ có danh từ xuất hiện trong cấu trúc sản phẩm

Giảm các lỗi do việc bỏ sót sản phẩm

Cung cấp khung đa mục tiêu chung và từ vựng cho các giai đoạn, giai đoạn phụ, các thành phần của sản phẩm, và thời điểm ra quyết định

ƒ

tiến Thố

phối hợp

ạt động trong quá trình lên l ết

ƒ

Mỗi bậc mMỗi “mẩu

Hình 3 Cấu trúc sản phẩm

Cấu trúc sản phẩm

(Mô tả thứ bậc các thành phần chính của mỗi sản phẩm)

Thành phần Thành phần

Thành phần phụ

Thành phần phụ

) H sản phẩm đơn giản của dự án xây nhà

1.1.1 Vị trí

1.1.2 Móng

thoại

ây dựng khuôn viên M

ãy xem một ví dụ cấu trúc

0 Dự án xây nhà

1.1 Nhà (cấu trúc)

1.1.3 Khung 1.1.4 Mái 1.1.5 Các hệ

thống 1.1.5.1 Điện 1.1.5.2 Nước

1.1.5.3 Điện 1.2 X

ức 0 1 2 3 Tên

3 Cấu trúc quy trình thực hiện

Cấu trúc quy trình thực hiện là trật

chúng ta có được sản phẩm của dự án Trật tự này có thể là quy luật

ng nhiên hoặc chúng ta phải sắp xếp một cách cẩn thận

t tự của cấu trúc quy trình thực hiện có thể được hình dung qua ví

về các

Thiết kế Xây dựng Kiểm tra Kết thúc

Tập hợp các phương tiện,

n lực Xây nhà

Mua nguyên vật

nguồ liệu

Dọn dẹp

Du t thiết yệ

kế Lắp đặt xong các trang thiết bị

Điểm kiếm tra

) Việc hiểu rõ quy trình thực hiện dự án sẽ nâng cao hiệu quả và chất

lượng quản lý thực hiện dự án Bên cạnh việc mô tả các giai đoạn, giai

Định rõ các điểm kiểm tra để giám sát tiến trình và chất lượng công việ

Vă ần được thể hiện ở mỗ iểm ki tra

Xác định những người tham gia vào từng giai đoạn, người ra quyết ịnh và chức/cá nhân tham gia vào quá trình ra quyết định ở

ỗi điểm ki m tra

ƒ Tiêu chí để xác định có nên chuyển từ g ạn này sang các giai

tiếp theo hay không?

) ợi ích của việc xây dựng cấu trúc quy t

đoạn phụ, thông thường sẽ có thêm các mô tả về:

ƒ Mốc (sự kiện chính) cần đạt được qua mỗi giai đoạn hoặc ở các giai đoạn chuyển tiếp

các tổể

iai đođoạn

Nâng cao hiểu biết về thực hiện dự án

Lên kế hoạch các bước thực hiện cơ bản và giảm các lỗi vì bỏ sót một số hoạt động nào đó

Cung cấp khung đa mục tiêu chung

Tạo ra kế hoạch mà nó làm rõ được các mong muốn, yêu cầu cũng như xúc tiến phối hợp

Thống nhất các hoạt động trong quá trình lê

ƒ

GHI NHỚ

4 Mức độ chi tiết của cấu trúc sản phẩm và quy trình

) c xây dựng cấu trúc sản phẩm và quy trình dự án cần cân

độ chi tiết và giai át (khoảng thời gian giữa

các lần kiểm tra, xác định tiến t

Trong việ

rình dự án)

Mức độ chi tiết của cấu trúc sản phẩm là mức độ phân chia sản

chu trình thực hiện dự án cần được chia nhỏ ra thành giai

quy trình

ƒ Mức độ chi tiết quá thấ

độ chi tiết quá lớn sẽ gâ

iể soát sẽ khó xác

à ản trở cho việc k

ảng thời gian đánh giá ti t ình

Cấp quản lý Khoảng thời gian

đánh giá tiến trình Kế hoạch tóm tắt

) Hãy xem ví dụ về cấu trúc sản phẩm và quy trình

Quy trình

1

Giai đoạn phụ 2

Giai đoạn phụ 3

Quy trình

2

Quy

3 trình Giai đoạn

Khi xác định mức độ chi tiết của cấu trúc sản phẩm hay quy trình, cần

phải suy nghĩ về giai đoạn kiểm soát (hay nhà quản lý muốn xác định

nào cần đo lường, đánhgiá

Giai đoạn kiểm

ức độ thường

đ C) Cấu trúc sản

Cấu trúc

Giai đoạn kiểm soát, thời gian diễn ra hoạt độn

nhau; và chú ng đến hiệu quả qu

Giai đ ạn kiểm soát nhỏ hơn thời

gian cho một hoạt động

o • Không th kiểm soát • Khô

• Khô cho ộng kết thúc

Tá c động đến quản l ý

ng đủ chi tiết

ng rõ ràng về tiến trình, đến khi hoạt đ

Giai đoạn kiểm soát trùng với thời

gian cho một hoạt động

• Kiểm soát yếu

Giai đ ạn kiểm soát lớn hơn thời gian

) Khi khoả

nâng cao hiệ

àng lập lại

kiể t

ng thời gian giữa hai lần đánh giá (giai đoạn kiểm soát) lớn

n cần dành cho 1 hoạt động một cách hợp

u quả quản lý thực hiện dự án

ếu tố ảnh hưởng đến độ dài của k

1) Cấp độ ản lý: khoảng thời gian kiểm soát là khái ni

ph

lý

Giai đoạn kiểm soát

) Độ dài của dự án: khoảng thời gian

thời gian tiến hành dự án Thông thường, dự án càng ngắn c

cầ phải tiến hành kiểm soát nhiều hơn

3) Mức độ rủi ro: Dự án càng co nhiều rủi ro, giai đoạn kiểm soát c

ngắn hơn Các vấn đề mới xuất hiện có thể dẫn đến việc thiết

khoảng thời gian kiểm soát

Mức độ kinh nghiệm của n

viên cũng là yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn khoảng thời gian

) Cá ợc

thể

c yếu tố ảnh hưởng đến giai đoạn kiểm soát và mức độ chi tiết đư hiện ở hình 5

Cấu trúc sản phẩm

ấKhung kế hoạch

Lịch trình trên cơ

sở hoạt động

Kế hoạch thực hiên dự án

Mô tả : • Lớp học chia thành các nhóm 5-7 học viên

• Mỗi nhóm tiến hành xây dựng cấu trúc sản phẩm và quy trình của 1 dự án xây dưng nhà chung cư

• Nhóm trưởng, thay mặt nhóm, trình bày trước lớp về khoá

học về kết quả xây dựng và các phân tích kem theo

• Giáo viên nhận xét, tóm tắt

Chuẩn bị: Giấy khổ Ao, bút mầu, máy chiếu (nếu có)

phẩm, bao gồm tất cả các công việc trongph ự án, nó chia

dự án lần lượt thành nhiều gói công việc nhỏ

ƒ Tất cả các công việc có ý nghĩa đều được xác định mà không có sự chồng chéo lên nhau;

ƒ Mỗi công việc đều có thể lên kế hoạch riêng, tính toán chi phí, theo dõi và kiểm soát được

) Hãy đọc và ghi nhận tầm quan trọng của việc phân chia công việc

5 Phân chia công việc

u trúc phân chia công việc là một “cây” có thứ bậc, định

ạm vi của d hơn cho đến khi

trong quản lý thực hiện dự án ODA:

Là một bước chính trong quá trình xây dựng kế hoạch Minh họa được vai trò của mỗi phần dự án đối với toàn bộ dự án về các mặt thực thi, trách nhiệm, ngân sách và lịch trình

Cung cấp cấu trúc chung cho vi

nhiệm, phát triển lịch trình thực hiện sơ bộ, kiểm soát chi phí

Cung cấp thông tin cần thiết cho phương pháp đường tới hạn (được

sử dụng trong việc lập kế hoạch), tổng hợp các hoạt động, lịch trìnhnguồn lực và trách nhiệm

ƒ Liên kết các hợp phần công việc với nhau và gắn với sản phẩm cuốcùng

ƒ Nâng cao khả năng quản lý thực hiện

Các bước cần tiến hành khi phân chia công việc:

Xác định các giai đoạn kiểm soát cần thiết (thiết lập đơn vị thời gian)

ƒ Chuyển cấu trúc sản phẩm sang dạng cây

trình dự án để đảm bảo không có lọt ra ngoài cấu trúc phân

em xét lại cấu trúc tổ chức để đảm bảo không có lọt ra ngoài cấu

trúc phân chia công việc

ƒ Xác định mức độ chi tiết cần thiết

Mã hoá cấu t

ƒ Xác định nếu cấu trúc công việc có thể sửa đổi cho hợ

tài chính hoặc hệ thống tài chính đặ

ƒ Cần thiết đối với dự án có nhiều sản phẩm/hạng mục cuối

Phục vụ tốt hơn cho việc lập kế hoạch bằng phương pháp đườnghạn

ƒ Cấu trúc phân chia công việc có thể được thể hiện ở dạng sơ đồ h

đề mục

Xây dựng cấu trúc phân chia công việc có thể sử dụng cách tiếp cận từ

ên xuống (thường đối với các dự án phức tạp) và dưới lên

ƒ Tiếp cận trên xuống: kết hợp và phân loại thông tin từ cấu trúc sphẩm, cấu trúc quy trình và cấu trúc tổ chức

) Khi xây dựng cấu trúc phân chia công việc, cần chú ý đến các loại sản

phẩm “cứng” (ví dụ trường học) và “mềm” (ví dụ nghiên cứu khả thi)

Từ cấu trúc sản phẩm Từ cấu trúc quy trình

Dễ dàng trong việc xác định chi phí

và bất cứ công việc nào cần phải tiến hành nhưng không liên quan trực tiếp đến các sản phẩm chính cần giao nộp của dự án

) Cấu trúc công việc không đưa thông tin về thời gian thực hiện vào khi

xây dự

Được cấu trúc từ trên xuống

Cấu trúc phân Chi tiết hơn ở mỗi mức kế tiếp chia

công

Hình 6 Quy ước về đặt tên

Dừng lại trước khi đạt tới các

ƒ Bậc 2, 3, vv sẽ được chi tiết

ói công việc là hợp phần nhỏ nhất của cấu trúc phân chia công viĐặc tính của gói công việc bao gồm:

ƒ Hoàn thành, thực hiện rõ ràng: Kết quả trong những thành tựu của mỗi sản phẩm đơn lẻ

ƒ Một chủ: Một tổ chức hoặc một cá nhân chịu trách nhiệm về việc hoàn thành