TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN Không chỉ là dự án mà trong lĩnh vực quản lý nói chung ngày càng theo xu hướng "dự án hoá" quản lý. Có phải quản lý dự án là một trong các lĩnh vực của quản trị nói chung. Câu trả lời là: đúng và không đúng. Chúng có nhiều điểm tương đồng nhưng cũng có rất nhiều điểm khác nhau và đủ để tách quản lý dự án ra thành một ngành tách biệt. Sự khác nhau lớn nhất là ở chỗ dự án thì mang tính trình tự chứ không theo các hoạt động thông thường như trong quản lý nói chung. Những thành viên nhóm dự án thường không báo cáo trực tiếp cho một giám đốc dự án, thay vào đó họ sẽ báo cáo cùng lúc đến nhiều nhà quản lý các bộ phận. Vậy quản lý dự án là gì và thế nào là dự án? Viện quản trị dự án Hoa Kỳ1 đưa ra định nghĩa: "Dự án là một nỗ lực trong một thời gian ấn định để đưa ra một sản phẩm hàng hoá dịch vụ hay một kết quả độc nhất nào đó". Điều này có nghĩa là một dự án chỉ được làm một lần duy nhất. Nếu nó được lặp đi lặp lại nhiều lần thì đó không phải là dự án nữa. Và tất nhiên cũng có nghĩa là, một dự án phải có thời điểm bắt đầu và kết thúc cụ thể (tiến độ, thời gian), có ngân sách ràng buộc (chi phí), có lĩnh vực phạm vi cụ thể (quy mô) và đòi hỏi kết quả thực hiện công việc phải theo yêu cầu (kết quả). Nói cách khác, mục tiêu của dự án gồm: Kết quả dự án Chi phí dự án Tiến độ dự án Quy mô dự án Có người có định nghĩa khác rằng, dự án là một trình tự các giải pháp nhằm giải quyết một vấn đề cụ thể. Đó có thể là một sản phẩm hàng hoá dịch vụ mới, một chương trình xã hội, giáo dục - đào tạo, y tế, giao thông, dân số hay vấn đề môi trường. LẬP KẾ HOẠCH Kế hoạch là quan trọng nhưng không phải là tất cả. Tất nhiên lập kế hoạch là công cụ chính yếu được áp dụng trong quản lý dự án, nhưng làm cho mọi người cùng hiểu được mục tiêu cần đạt đến của dự án là gì hoặc đưa ra một cấu trúc phân việc3 để xác định rõ ràng tất cả những công việc cần phải làm thì quan trọng hơn nhiều. Nói theo cách hoa mỹ, nếu không có sự quản lý tốt cho dự án thì việc lên kế hoạch chỉ đơn thuần là việc tính toán những thất bại với một độ chính xác cao hơn mà thôi. DỰ ÁN MỘT NGƯỜI Có khi dự án chỉ có một người làm, nhưng đó không phải là quản lý dự án. Đơn vị của bạn cử một người đến học lớp ngắn hạn về bồi dưỡng quản lý dự án4, nhưng như vậy có nghĩa họ là người duy nhất làm việc trong các dự án của đơn vị. Trong đời thực, một công việc chỉ một người làm vẫn có thể gọi là một dự án vì nó cũng có những đặc điểm: thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc, yêu cầu công việc, phạm vi công việc và cũng có xác định ngân sách cho dự án. Nhưng một khi bạn làm việc một mình thì chẳng cần phải có nhiều hướng phải chọn lựa, trừ khi bạn là một người có thể "phân thân". Dự án một người đòi hỏi khả năng tự quản lý cao, tự quản lý quỹ thời gian tốt, tự đưa ra một danh mục công việc cần phải làm. Tuy nhiên, nếu không có hợp tác làm việc với những người khác thì đó không thuộc về kỹ năng quản lý dự án. CÁI BẪY MÀ NHÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN THƯỜNG MẮC PHẢI Quan điểm thông thường cho rằng những nhà quản lý dự án cũng phải tham gia một phần vào các công việc hằng ngày của dự án đó. Nếu trong một nhóm làm dự án mà người quản lý dự án tất yếu sẽ phải vừa làm nhiệm vụ quản lý đồng thời cũng là người trực tiếp tham gia công việc trong nhóm thì thông thường công việc trong nhóm sẽ được ưu tiên hơn. Nhưng điều đó có nghĩa là việc quản lý dự án sẽ không được thực hiện. Họ nghĩ rằng nhóm dự án sẽ tự lo liệu nhưng ngược lại, nhóm chẳng bao giờ làm điều đó cả. Thực tế nếu nhóm dự án có thể tự quản lý thì ngay từ đầu đã chẳng cần đến những nhà quản lý dự án làm gì. Và đáng tiếc, trước đó họ được khen (cảm tính) là một người "quán xuyến" nhưng khi đánh giá kết quả quản lý (định lượng) thì họ bị phê bình là nhà quản lý tồi. Đối với những nhóm nhỏ, vài ba người thì người quản lý dự án có thể làm thêm một số công việc cụ thể. Nhưng khi số thành viên tăng lên thì việc vừa làm công việc cụ thể lại vừa quản lý là không thể vì họ sẽ thường xuyên bị kéo ra khỏi công việc quản lý do các thành viên trong nhóm luôn cần có sự góp sức của họ. Nhiều người không hiểu thấu đáo thế nào là quản lý dự án và họ nghĩ rằng có thể làm cả hai việc cùng lúc. Do vậy, ai cũng muốn làm quản lý. Trường hợp đó, tốt nhất hãy chọn một dự án nhỏ và giao cho họ để họ tự khẳng định mình. KHÔNG THỂ CÓ TẤT CẢ Một trong những nguyên nhân chủ yếu dẫn đến sự thất bại của một dự án là người chủ dự án hoặc nhà tài trợ dự án muốn nhà quản lý dự án phải hoàn thành công việc trong một thời gian nhất định, với ngân sách ấn định, tại một quy mô yêu cầu, và phải đáp ứng các tiêu chuẩn về kết quả. Nói cách khác là phải đáp ứng đầy đủ 4 yếu tố của dự án. Nhưng thật không may, điều này là không thể. Mối quan hệ giữa các yếu tố có thể được biểu diễn như sau: C = f (P, T, S) Trong đó: C: Chi phí dự án P: Kết quả dự án T: Tiến độ dự án S: Quy mô dự án Phương trình này có nghĩa là: "Chi phí là một hàm số của kết quả công việc, tiến độ thời gian và quy mô". Không thể nào, với một chi phí ấn định mà dự án phải hoàn thành trong thời gian ngắn nhất, với bất kể quy mô ra sao. CÁC GIAI ĐOẠN CỦA MỘT DỰ ÁN Có rất nhiều cách khác nhau thể hiện các giai đoạn trong vòng đời của một dự án. Trước hết, một dự án không được quản lý tốt thường trải qua các giai đoạn sau: Khởi đầu dự án Hồ hởi, hạ quyết tâm Ảo tưởng, tan vỡ Hỗn loạn Tìm lỗi và đổ lỗi Trừng phạt, ngược đãi Bất hợp tác gia tăng Quay lại xác định yêu cầu dự án Về tổng quát, một dự án sẽ có giai đoạn mở đầu, ở giữa và kết thúc. Dự án luôn bắt đầu bằng những ý tưởng, những khái niệm lúc này thường chưa rõ ràng và thiếu mạch lạc. Ở giai đoạn này, nhóm dự án phải xác định các định nghĩa về mọi công việc trước khi tiến hành. Do nóng vội hoặc vì nhiều nguyên nhân khác nhau, dự án được tiến hành một cách chủ quan thường dẫn đến trục trặc trong chính quy trình dự án. Vòng đời của một dự án có thể bao gồm các giai đoạn như sau: 1. Giai đoạn nền tảng dự án: nghiên cứu thị trường, tổ chức tiếp thị, xác định tình hình cạnh tranh. 2. Giai đoạn định nghĩa dự án: xác định vấn đề, phát triển tầm nhìn, đánh giá và viết báo cáo dự án, liệt kê công việc. 3. Hoạch định dự án: chiến lược phát triển, kế hoạch bổ sung, quản lý rủi ro. 4. Thực hiện dự án: làm tất cả các công việc, giám sát quy trình, điều chỉnh kế hoạch hoạt động. 5. Kết thúc dự án: báo cáo cuối cùng, rút ra bài học kinh nghiệm. CÁC BƯỚC CỤ THỂ TRONG QUẢN LÝ MỘT DỰ ÁN Vạch ra lịch trình các bước, đặc biệt là lý thuyết thì rất dễ nhưng thực hiện các bước của chính mình đặt ra thì khó đến vô cùng. Thử hình dung nó như là một lịch học tập, nghỉ ngơi, giải trí của một cậu học trò cấp 2 tự lập vậy, rất khoa học, nghiêm túc và đầy quyết tâm nhưng chẳng bao giờ thực hiện cho đúng được. Các bước có thể theo trình tự sau: 1. Xác định vấn đề 2. Phát triển các phương án giải pháp 3. Lên kế hoạch, cụ thể: Cái gì phải làm? Ai sẽ làm? Làm như thế nào? Khi nào làm? Tốn kém bao nhiêu? Cần những gì để làm? 4. Thực hiện kế hoạch 5. Kiểm soát và điều hành Dự án đang đi đúng hướng không? Nếu không thì phải làm gì? Có cần thay đổi kế hoạch không? 6. Kết thúc dự án Những gì đã làm tốt? Những gì cần cải thiện? Bài học rút ra là gì? Kết quả của dự án là một sản phẩm hữu hình, chẳng hạn một công trình xây dựng, một sản phẩm hàng hoá hay một sản phẩm dịch vụ cụ thể thì dễ dàng xác định. Tuy nhiên, với một sản phẩm vô hình, chẳng hạn dự án nâng cao chất lượng đào tạo đại học, dự án xây dựng bình đẳng giới thì khó xác định hơn. Nó có thể được đánh giá thông qua một kết quả khác, hoặc đánh giá theo cách: có và không có dự án. KHUNG KIẾN THỨC QUẢN LÝ DỰ ÁN Theo khung kiến thức quản lý dự án5 đã đề cập, tiêu chuẩn tối thiểu của một nhà quản lý dự án gồm 9 lĩnh vực của kiến thức như sau: 1. Quản lý sự nối kết của dự án Bản thân của từ "sự nối kết" ngụ ý là sự liên kết hay hợp nhất giữa các hoạt động với nhau nhằm đạt kết quả mà dự án yêu cầu. Công việc này nhằm đảm bảo dự án được tiến hành theo quy trình: lên kế hoạch, thực hiện, và cả khi thay đổi kế hoạch. 2. Quản lý quy mô dự án Những thay đổi trong quy mô (hay phạm vi) của dự án thường làm dự án đi đến thất bại. Quản lý quy mô dự án bao gồm: ủy quyền công việc, phân chia công việc theo những quy mô có thể quản lý được, kiểm soát bằng cách so sánh kết quả thực hiện với kế hoạch, xác định quy trình thủ tục khi phải thay đổi quy mô dự án. 3. Quản lý thời gian dự án Quản lý thời gian không phải và không chỉ là những nỗ lực cá nhân nhằm quản lý quỹ thời gian của riêng mình. Quản lý thời gian dự án bao hàm việc đưa ra một lịch trình cụ thể phải làm và điều khiển các công việc nhằm đảm bảo rằng lịch trình đó phải được thực hiện. 4. Quản lý chi phí dự án Quản lý chi phí là công việc ước tính chi phí các nguồn lực gồm: trang thiết bị, nguyên vật liệu, con người, và các chi phí hỗ trợ khác. Một khi chi phí đã được ước tính, ngân sách dự án sẽ được xác định và kiểm soát sao cho dự án luôn nằm trong phạm vi ngân sách và phù hợp tiến độ. 5. Quản lý chất lượng dự án Dưới áp lực tiến độ và ngân sách ràng buộc, chất lượng của dự án có thể bị bỏ qua. Một dự án hoàn thành đúng thời gian sẽ không có tác dụng nếu kết quả của chúng không sử dụng được. Quản trị chất lượng bao gồm cả việc lên kế hoạch nhằm đạt được các yêu cầu về chất lượng, và quản lý chất lượng bằng cách tiến hành các bước để xác định xem các kết quả đạt được có phù hợp với yêu cầu chất lượng hay không. 6. Quản lý nhân sự của dự án Say mê tiến độ, quan tâm chất lượng, kiểm soát chi phí là những thứ đã làm cho nội dung quản lý nhân sự dự án thường bị bỏ quên. Quản lý nhân sự bao gồm các công việc: Xác định những ai cần cho công việc; Xác định vai trò, quyền hạn và trách nhiệm; Xác định trách nhiệm báo cáo với cấp trên; Tìm kiếm nhân sự phù hợp và quản lý họ. 7. Quản lý thông tin trong dự án Quản lý thông tin, sự trao đổi trong quản lý dự án bao gồm: lên kế hoạch, thực hiện, điều hành và truyền đạt những thông tin liên quan đến nhu cầu của tất cả các nhà tài trợ dự án hoặc chủ dự án. Những thông tin này có thể là tình trạng thực hiện dự án, những kết quả đạt được, những yếu tố có thể ảnh hưởng đến các nhà tài trợ khác hay các dự án khác. 8. Quản lý rủi ro dự án Quản trị rủi ro là một quy trình có hệ thống bao gồm: xác định hay nhận diện rủi ro, định lượng rủi ro, phân tích rủi ro và đối phó với rủi ro của dự án. Nó bao gồm việc tối đa hóa khả năng và kết quả của các sự kiện thuận lợi và tối thiểu hóa khả năng và ảnh hưởng của những biến cố gây bất lợi cho mục tiêu của dự án. Đây là một trong các lĩnh vực đặc biệt quan trọng trong quản lý dự án mà đôi khi vẫn bị những nhà quản lý dự án "non nghề" lãng quên. 9. Quản lý cung ứng dự án Cung ứng hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho dự án là công việc hậu cần của dự án. Quản lý cung ứng bao gồm các công việc: đưa ra quyết định cần cung ứng cái gì, ra sao; chọn nhà cung ứng, ký kết hợp đồng, quản lý hợp đồng và thanh lý kết thúc hợp đồng. TÓM TẮT Những nội dung cốt yếu: Dự án là một nỗ lực có thời hạn nhằm hoàn thành một sản phẩm hàng hoá, dịch vụ cụ thể hay đạt được một kết quả độc nhất nào đó. Dự án cũng có thể hiểu là một quy trình cho một giải pháp nào đó. Quản lý dự án là việc áp dụng kiến thức, kỹ năng và các công cụ và kỹ thuật vào công việc của dự án nhằm đạt được mục tiêu yêu cầu. Quản lý dự án được tiến hành qua các giai đoạn: + 1. bắt đầu + 2. lên kế hoạch + 3. kiểm soát và điều hành + 4. kết thúc dự án. Mọi dự án đều gắn liền với: + 1. kết quả thực hiện + 2. tiến độ + 3. chi phí + 4. quy mô yêu cầu. Do vậy chỉ cần đưa ra được giá trị của 3 trong 4 yếu tố trên, nhóm dự án sẽ phải xác định yếu tố còn lại. Tổng quát về khung kiến thức quản lý dự án gồm 9 lĩnh vực: + 1. quản lý sự nối kết của dự án + 2. quản lý quy mô của dự án + 3. quản lý tiến độ thời gian của dự án + 4. quản lý chi phí dự án + 5. quản lý chất lượng dự án + 6. quản lý nhân sự của dự án + 7. quản lý thông tin trong dự án + 8. quản lý rủi ro dự án + 9. quản lý cung ứng dự án.