Tài liệu Giới thiệu Tổng quan về quản lý dự án pdf

Chương Giới thiệu Tổng quan QLDA CNTT CHƯƠNG Giới thiệu Tổng quan Quản lý Dự Án Mục đích • • • • • • 1.1 Hiểu nhu cầu ngày tăng nghề quản lý dự án, đặc biệt dự án CNTT Hiểu Khái niệm về: Dự án gì, Quản lý dự án Các thành phần khung làm việc (framework) quản lý dự án Kiến thức cần thiết cho Quản lý dự án Các Giai đoạn Quản lý Dự án, Phần mềm phục vụ quản lý dự án Mở đầu 1.1.1 Vài số liệu thống kê QLDA • Mỗi năm Mỹ chi 2.3 nghìn tỉ USD vào dự án, ¼ GDP Mỹ • Tồn giới chi gần 10 nghìn tỉ USD cho tất loại dự án, số 40.7 nghìn tỉ USD tổng sản lượng tồn cầu • Hơn 16 triệu người xem quản trị dự án nghề mình; người quản trị dự án có lương trung bình 82,000 USD năm.1 • Hơn nửa triệu dự án phát triển ứng dụng CNTT khởi động năm 2001, so với 300,000 dự án năm 2000.* • Các chuyên gia nhấn mạnh tầm quan trọng quản lý dự án Tom Peters viết sách “Reinventing Work: the Project 50”, “Ngày muốn chiến thắng bạn phải nắm vững nghệ thuật quản lý dự án!” 1.1.2 Tại DA bị thất bại Bị hũy • 33% DA bị hũy (Vượt thời gain hay chi phí) Nghiên cứu Standish Group (CHAOS) năm 1995 31% bị hủy, tốn 81 tỉ USD riêng Hoa Kỳ Quá tải-Nhu cầu dự án CNTT tăng • Năm 2000, có 300,000 dự án CNTT • Năm 2001, 500,000 dự án CNTT khởi động Khơng hiệu • Nhiều DA khơng sử dụng PMI, The PMI Project Management Fact Book, Second Edition, 2001 Trương Mỹ Dung www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn Chương Giới thiệu Tổng quan QLDA CNTT 1.1.3 Tại DA thành công Đúng thời hạn, phạm vi kinh phí cho phép • Vượt q khoảng 10% → 20% coi chấp nhận Nhóm thực khơng cảm thấy bị kiểm sốt q mưc Khách hàng thỏa mản: • Sản phẩm DA giải vấn đề • Được tham gia vào q trình QL DA Người quản lý hài lòng với tiến độ 1.1.4 Các Lợi ích QLDA : • • • • • • • • • Kiểm soát tốt tài nguyên tài chính, thiết bị người Cải tiến quan hệ với khách hàng Rút ngắn thời gian triển khai Giảm chi phí Tăng Chất lượng độ tin cậy Tăng Lợi nhuận Cải tiến suất lao động Phối hợp nội tốt Nâng cao Tinh thần làm việc 1.2 Các Khái niệm 1.2.1 Dự án gì? • Dự án “một nỗ lực tạm thời cam kết để tạo sản phẩm dịch vụ” (PMBOK® Guide 2000, p 4) • Dự án chuổi cơng việc (nhiệm vụ, hoạt động), thực nhằm đạt mục tiêu đề điều kiện ràng buộc phạm vi, thời gian ngân sách Các thuộc tính dự án o Dự án có mục đích rõ ràng o Dự án mang tính tạm thời o Dự án đòi hỏi sử dụng loại tài nguyên khác o Dự án phải có khách hàng và/hoặc đơn vị tài trợ o Dự án thường mang tính không chắn Trương Mỹ Dung www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn Chương Giới thiệu Tổng quan QLDA CNTT 1.2.2 Dự án CNTT • • • CNTT = Phần cứng - Phần mềm, tích hợp phần cứng, Phần mềm người Dự án CNTT = DA liên quan đến phần cứng, phần mềm, mạng Thí dụ DA CNTT:CNorthwest Airlines có hệ thống đặt chỗ gọi ResNet (xem case study Web site www.course.com/mis/schwalbe) 1.2.3 Bộ ba ràng buộc • • Mọi dự án bị ràng buộc theo nhiều cách, do: o Muc tiêu phạm vi (Scope): Dự án tìm cách đạt gì? o Các mục tiêu thời gian: Dự án hoàn tất? o Các mục tiêu chi phí: Sẽ tốn bao nhiêu? Nhiệm vụ người quản lý dự án phải cân đối mục tiêu thường hay xung đột Hình 1.1 Bộ ba ràng buộc QTDA Trương Mỹ Dung www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn Chương Giới thiệu Tổng quan QLDA CNTT 1.2.4 Thí dụ Báo cáo năm 2001 Standish Group cho thấy tiến rõ rệt QTDA • • • • • Thời gian hạn giảm đáng kể, từ 222% xuống 163% Mức vượt ngân sách giảm từ 189% xuống cịn 145% Các tính theo yêu cầu đạt 67% so với 61% trước 78,0 dự án Mỹ thành công so với 28,000 trước 28% dự án CNTT thành công, so với 16% trước 1.2.5 Quản lý Dự án gì? Quản lý dự án “ứng dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ kỹ thuật vào hoạt động dự án để thỏa mãn yêu cầu dự án.” (PMI2, Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), 2000, p 6) Hình 1.2 Khung làm việc QLDA Viện Quản lý Dự án (Project Management Institute - PMI) hiệp hội chuyên gia quốc tế Website: www.pmi.org Trương Mỹ Dung www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn Chương Giới thiệu Tổng quan QLDA CNTT 1.2.6 Các Bên tham gia (liên quan -Stakeholder) Các Bên tham gia (liên quan) tất có liên quan bị ảnh hưởng hoạt động dự án Các Bên tham gia bao gồm:–Nhà tài trợ, • Người Quản lý Dự án • Trưởng Nhóm Kỹ thuật, • Các Trưởng Nhóm • Các Nhóm Triển khai • Khách hàng, • Người dùng • Nhà cung cấp • Những người chống lại dự án 1.2.7 lãnh vực QLDA Mô tả lực chủ yếu người quản lý dự án cần phát triển : • lãnh vực (phạm vi, thời gian, chi phí, chất lượng) : QL Phạm vi Xác định Quản lý tất công việc thực dự án QL Thời gian Ước lượng thời gian, lập lịch biểu theo dõi tiến độ thực đảm bảo hồn tất thời hạn QL Chi phí Đảm bảo hoản tất dự án kinh phí cho phép QL Chất lượng Đảm bảo chất lượng theo yêu cầu đặt • lãnh vực hỗ trợ phương tiện để đạt mục tiêu dự án (quản lý nguồn nhân lực, truyền thông, rủi ro, mua sắm) : QL Nguồn nhân lực QL Truyền thông QL Rủi ro QL Mua sắm trang thiết bị • lãnh vực tích hợp (project integration management) tác động bị tác động tất lãnh vực Trương Mỹ Dung www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn Chương Giới thiệu Tổng quan QLDA CNTT 1.3 CÁC GIAI ĐOẠN CỦA CÁC DỰ ÁN CNTT Mục đích Các hoạt động giai đoạn Tiến hành Tài liệu mốc điểm Ý tưởng DA (NDùng Thông qua) Yêu cầu Ndùng Bảng Rủi ro Kế hoạch Khởi đầu (Các Thành viên thông qua) Hiến chương DA (NDùng thông qua) Đặc tả Chức (Ndùng thông qua) Kế hoạch cuối Đề xuất thực (Ndùng thơng qua) XÁC ĐỊNH Tìm hiểu để có đánh giá khởi đầu Mục đích, mục tiêu Trình bày vấn đề Đáng giá rủi ro Kế hoạch & ước tính Quản Lý DA PHÂN TÍCH Hệ thống làm Giao diện người dùng Các điều khoản hợp đồng Thiết kế ban đầu Xem xét, THIẾT KẾ Các phần Hệ thống, Hệ thống làm việc Quyết định xây dựng/Mua Thiết kế Xem xét kỹ lưởng Báo cáo Tình hình THỰC HIỆN Lắp ráp Lập trình thành phần Xây dựng/Mua Khách hàng hóa Kiểm thử phần KIỂM THỮ HỆ THỐNG Làm việc, Hệ Tích hợp thống hiệu Kiểm tra chất chỉnh sai lượng kỹ sót KIỂM THỬ SỰ CHẤP NHẬN Sự chấp nhận khach hàng Qui trình Chấp nhận VẬN HÀNH Cài đặt rộng rãi hoàn thành Cài đặt rộng rãi Chuyển đổi Đào tạo, Hỗ trợ, Xem xét Trương Mỹ Dung www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn 10 Đặc tả Thiết kế (Thông qua KT) Kế hoạch kiểm thử Chấp nhận Ước tính xem xét ại (Thơng qua Chất lượng) Thiết kế Thành phần (Thông qua KT) Kế hoạch Kiểm thử Hệ thống (Thông qua KT) Các Thành phần kiểm thử (Thông qua KT) Tài liệu sữ dụng Hệ thống làm việc Kiểm thử Hệ thống Báo cáo (Thông qua Chất lượng) Kiểm thử Chấp nhận (Ndùng thông qua) Báo cáo (NDùng thông qua) Hệ thống có dùng ? (Thư Ndùng) Báo cáo Đào tạo Kế hoạch Hỗ trợ (Ndùng thông qua) Xem xét Báo cáo hồn thành DA Vai trị Người QLDA, CBKT Chương Giới thiệu Tổng quan QLDA CNTT 1.4 CHU TRÌNH SỐNG CỦA MỘT DỰ ÁN Chu trình sống phát triển hệ thống (Systems Development Life Cycle SDLC) khung làm việc dùng để mô tả giai đoạn trình phát triển trì hệ thống thơng tin Chu trình sống dự án nhóm giai đoạn dự án Các giai đoạn dự án thay đổi tùy theo dự án lãnh vực kinh doanh, giai đoạn chung bao gồm: Quan niệm (conception) Triển khai (development) Thực hiện, cài đặt (implementation) Kết thúc 1.5 CÁC QUI TRÌNH QL DỰ ÁN Khởi động DA Lập Kế hoạch DA Thực thi DA Kiểm soát & Điều khiển Kết thúc 1.6 Các công cụ kỹ thuật QLDA Các công cụ kỹ thuật QLDA hỗ trợ người quản lý dự án nhóm dự án nhiều lãnh vực quản lý dự án Chẳng hạn: • Để QL Phạm vi = WSM, • Để QL Thời gian = Sơ đồ Gantt, • Để QL Chi phí = EVM, Ước lượng Chi phí, Phần mềm tài chính, 1.7 Các Kiến thức cần thiết để QLDA Phần lớn kiến thức cần thiết để quản lý dự án kiến thức riêng ngành QLDA Ngoài ra, Người quản trị dự án cịn phải có kiến thức kinh nghiệm • Quản lý tổng quát • Lãnh vực ứng dụng dự án Các kỹ cần thiết người quản trị dự án Kỹ giao tiếp: lắng nghe, thuyết phục Kỹ tổ chức: lập kế hoạch, xác định mục tiêu, phân tích Kỹ xây dựng nhóm: thấu hiểu, thúc đẩy, tinh thần đồng đội Kỹ lãnh đạo: động, có tầm nhìn, biết giao nhiệm vụ, lạc quan Kỹ đối phó: linh hoạt, sáng tạo, kiên trì, chịu đựng Kỹ cơng nghệ: kinh nghiệm, kiến thức dự án Trương Mỹ Dung www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn 11 Chương Giới thiệu Tổng quan QLDA CNTT Bảng 1-6 Các đặc trưng quan trọng người QLDA hiệu hiệu • • • • • • • • • Hiệu Gương mẫu Nhìn xa Thành thạo kỹ thuật Quyết đốn Giao tiếp tốt Thúc đẩy cơng việc Dám đương đầu với cấp cần thiết Hỗ trợ thành viên Khích lệ ý tưởng • • • • • Kém hiệu Thiếu gương mẫu Kém tự tin Thiếu kiến thức chuyên môn Giao tiếp tồi Thúc đẩy công việc tồi 1.8 Phần mềm QTDA • • • Năm 2003, có hàng trăm sản phẩm khác hỗ trợ quản trị dự án Ba chủng loại chính: o Các cơng cụ Low-end: phục vụ dự án nhỏ, giá 200 USD / người dùng o Các công cụ cỡ trung (Midrange): phục vụ cho nhiều dự án người dùng, giá 200-500USD / người dùng Phần mềm Project 2000 phổ biến o Các cơng cụ High-end: cịn gọi Phần mềm QTDA Xí nghiệp Phần mềm Project 2002 chứa phiên riêng cho QTDA Xí nghiệp (Xem Phụ lục A để biết cách sử dụng Project 2002) 1.9 Kết luận Có thể áp dụng QLDA cho nhiều lãnh vực • • • Quản lý dự án áp dụng cho công việc dự án cá nhân Quản lý dự án áp dụng cho nhiều ngành khác (CNTT, xây dựng, tài chính, thể thao, lập kế hoạch cho kiện ) Các kỹ quản lý dự án giúp đỡ sống hàng ngày Trương Mỹ Dung www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn 12 Chương Giới thiệu Tổng quan QLDA CNTT 1.10 CÂU HỎI Tại lãnh vực quản trị dự án nhận quan tâm đặc biệt? Dự án gì? Nó khác với cơng việc người ta thường làm điểm nào? Quản lý dự án gì? Trình bày khung làm việc quản lý dự án Quản lý dự án liên quan đến lãnh vực khác nào? Trình bày kiện lịch sử quản trị dự án Dự án sử dụng kỹ thuật quản lý dự án “hiện đại” Mô tả tóm tắt giai đọan quản lý dự án (khởi động, lập kế hoạch, thực thi, điều khiển kết thúc) Qui trình chiếm nhiều thời gian thành viên dự án? Tại sao? Trong qui trình thành viên dự án phải đối mặt với thách thức nào? Mô tả xu hướng cấp quản lý dự án công cụ phần mềm hỗ trợ quản lý dự án Chu trình sống dự án khác với chu trình sống sản phẩm nào? Tại người quản trị dự án phải nắm vững hai điều này? Trình bày kỹ quan trọng người quản lý dự án CNTT 1.11 Bài tập Tìm viết Internet quản lý dự án CNTT (Information technology Project management) Viết trang báo cáo giới thiệu viết (Có thể thăm website tạp chí Information Week, Computer World, Information World) Tìm hiểu phần mềm Microsoft Project 2003 website www.microsoft.com/project Viết trang báo cáo trả lời câu hỏi sau: a Phần mềm cung cấp tính (mà phần mềm phổ biến khác bảng tính, database khơng thể khó làm được) b Phần mềm học cách sử dụng không? c Các đầu vào đầu phần mềm gì? d Những khác biệt phiên xí nghiệp (enterprise version) phiên chuẩn (standard version) Project 2002 Tìm Internet viết Chu trình sống phát triển phần mềm (software development life cycle) Viết trang báo cáo trình bày ý viết Tìm website thơng tin kỹ quản lý dự án (project management skills) Viết báo cáo trang tổng kết bạn tìm thấy, với ý kiến riêng bạn Trương Mỹ Dung www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn 13 Chương Giới thiệu Tổng quan QLDA CNTT TỪ KHÓA - KEY TERMS o o o o o o o o o o o o o o o ĐƯỜNG TỚI HẠN (CRITICAL PATH) – Đường dài sơ đồ mạng xác định thời gian hòan thành sớm dự án (the longest path through a network diagram that determines the earliest completion of a project) PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN (ENTERPRISE PROJECT MANAGEMENT SOFTWARE) – Phần mềm tích hợp thơng tin từ nhiều dự án để trình bày tình trạng dự án làm, duyệt tương lai tổ chức trọn vẹn (software that integrates information from multiple projects to show the status of active, approved, and future project across an entire organization) SƠ ĐỒ (CHART) GANTT – định dạng chuẩn để trình bày thông tin lịch biểu cách liệt kê hoạt động dự án với thời điểm khởI động va kết thúc theo định dạnh lịch (a standard format for displaying project schedule information by listing project activities and their corresponding start and finish dates in a calendar format) CHƯỜNG TRÌNH (PROGRAM) – Một nhóm dự án quản lý cách phối hợp (a group of projects managed in a coordinated way) DỰ ÁN (PROJECT) – cố gắng giao thời làm để thực mục đích (a temporary endeavor undertaken to create a unique product or service) QUẢN LÝ DỰ ÁN (PROJECTS MANAGEMENT) – ứng dụng tri thức, kỹ năng, công cụ, kỹ thuật hoạt động dự án để thỏa mãn yêu cầu dự án (the application of knowledge, skills, tools, and techniques to project activities in order to meet project requirements) PMI (PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE) – Viện Quản trị Dự án (international professional society for project managers) PROJECT MANAGEMENT KNOWLEDGE AREAS – Các lãnh vực kiến thức QL Dự án (project integration management, scope, time, cost, quality, human resource, communication, risk, and procurement management) PMO (PROJECT MANAGEMENT OFFICE) – Nhiều doanh nghiệp hình thành nhóm tổ chức chịu trách nhiệm điều phối chức quản lý dự án toàn doanh nghiệp (an organizational group responsible for coordinating the project management functions throughout an organization) PMP (PROJECT MANAGEMENT PROFESSIONAL) – chứng cấp PMI đạt yêu cầu kinh nghiệm tư liệu hóa, đồng ý theo luật PMI, qua kỳ thi đầy đủ (certification provided by PMI that requires documenting project experience and education, agreeing to follow the PMI code of ethics, and passing a comprehensive examination) CÔNG CỤ & KỸ THUẬT QL DỰ ÁN (PROJECT MANAGEMENT TOOLS AND TECHNIQUES) – Công cụ kỹ thuật trợ giúp Nhà QL Dự án nhóm dự án (methods available to assist project managers and their teams) NHÀ QL DỰ ÁN (PROJECT MANAGER) – Người chụi trách nhiệm làm việc với nhà tài trợ, nhóm dự án, người khác có liên quan tới dự án để đạt mục tiêu dự án (the person responsible for working with the project sponsor, the project team, and the other people involved in a project to meet project goals) NHÀ TÀI TRỢ DỰ ÁN (PROJECT SPONSOR) – Người cung cấp định hướng tài cho dư án (the person who provides the direction and funding for a project) CÁC BÊN THAM GIA (STAKEHOLDERS) – Người liên quan đến hay bị ảnh hưởng hoạt động dự án (people involved in or affected by project activities) Bộ BA RANG BUỘC (TRIPLE CONSTRAINT) – cân đối mục tiêu phạm vi, thời gian chi phí (balancing scope, time, and cost goals) Trương Mỹ Dung www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn 14 Chương Giới thiệu Tổng quan QLDA CNTT ÔN TẬP Hãy chọn câu trả lời phù hợp từ liệt kê sau vào chỗ trống: (Fill in the blanks by selecting the appropriate answers from the following list) A Dự án (project) B Quản Lý DA (project management) C Người tài trợ DA (project sponsor) D Phạm vi (scope) E Chất lượng (quality) F Thời gian (time) G Rủi ro (risk) H Chi phí (cost) I Người QTDA (project manager) J CompTIA K Viện Quản lý DA (PMI) L Phần mềm QL DA Doanh nghiệp M VP QL DA (PMO) N Sơ đồ Mạng lưới DA (project network diagram) O Các Bên tham gia (stakeholders) P Bộ ba ràng buộc (triple constraint) Q Sơ đồ Gantt R Chương trình (program) S Project Management Professional (PMP) T Phần Mềm Microsoft Project 2002 tích hợp thơng tin từ nhiều dự án để trình bày tình trạng dự án làm, duyệt tương lai m ột tổ chức trọn vẹn Người liên quan đến hay bị ảnh hưởng hoạt động dự án _ Bạn cấp chứng _ PMI đạt yêu cầu kinh nghiệm tư liệu hóa, đồng ý theo luật PMI, qua kỳ thi đầy đủ Một _ định dạng chuẩn để trình bày thơng tin lịch biểu cách liệt kê hoạt động dự án vớI thời điểm khởI động va kết thúc theo định dạnh lịch Quản lý ba ràng buộc yêu cầu cân đối trả giá _, _, _ mục tiêu Một _ cố gắng giao thời làm để thực mục đích Nhiều doanh nghiệp hình thành nhóm tổ chức chịu trách nhiệm điều phối chức quản lý dự án toàn doanh nghiệp gọi _ Người cho định hướng ngân sách cho dự án Một nhóm dự án quản lý cách phối hợp gọi _ 10 _ ứng dụng tri thức, kỹ năng, công cụ, kỹ thuật hoạt động dự án để thỏa mãn yêu cầu dự án Trương Mỹ Dung www.fit.hcmuns.edu.vn/~tmdung Mail= tmdung@fit.hcmuns.edu.vn 15 ... việc quản lý dự án Quản lý dự án liên quan đến lãnh vực khác nào? Trình bày kiện lịch sử quản trị dự án Dự án sử dụng kỹ thuật quản lý dự án “hiện đại” Mô tả tóm tắt giai đọan quản lý dự án (khởi... vực • • • Quản lý dự án áp dụng cho công việc dự án cá nhân Quản lý dự án áp dụng cho nhiều ngành khác (CNTT, xây dựng, tài chính, thể thao, lập kế hoạch cho kiện ) Các kỹ quản lý dự án giúp đỡ... để quản lý dự án kiến thức riêng ngành QLDA Ngoài ra, Người quản trị dự án cịn phải có kiến thức kinh nghiệm • Quản lý tổng quát • Lãnh vực ứng dụng dự án Các kỹ cần thiết người quản trị dự án