tiểu luận báo cáo nghiên cứu tổ chức hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI M ục đích chính cuả đề tài này là phân tích hệ thống thông tin tại doanh nghiệp mà ở đó, công nghệ thông tin được vận dụng để hỗ trợ tất cả các công việc của

BÁO CÁO NGHIÊN CỨU

Lê Hoàng Di Phạm Văn Dọi Nguyễn Khánh Dung Nguyễn Ngọc Duy Trần Nguyễn Thanh Duy

Lê Đức Dũng Châu Ngọc Minh Đăng

Đinh Viết Điểm

Lời mở đầu

Lời đầu tiên chúng em xin gởi đến thầy THS Nguyễn Văn Năm Người đã tận tình hướng

dẫn chúng em môn học thiết thực Tổ Chức Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Doanh Nghiệp, giúp cho chúng em có khả năng phân tích và xây dựng được một hệ thống thông tin quản lý của một doanh nghiệp

Bài báo cáo môn học này là sự góp nhặt những kiến thức của chúng em tích lũy được trong trình học tập, kham khảo những bài báo cáo đã có của những khóa trước Tuy còn sơ sài và chưa được hoàn chỉnh như mong muốn nhưng cũng đã thể hiện được phần nào cố gắng của chúng em

M ặc dù đã cố gắng hoàn thiện với tất cả sự nổ lực của bản thân, nhưng việc thiếu sót là điều không thể tránh khỏi M ong thầy nương tay bỏ qua !

M ỤC LỤC

Contents

Lời mở đầu 2

MỤC LỤC .3

DANH SÁCH CÁC T HÀNH VIÊN T RONG NHÓM 2 4

BÁO CÁO TIẾN ĐỘ LÀM VIỆC CỦA NHÓM 2 5

DANH SÁCH HÌNH VẼ: 7

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ĐỀ T ÀI 8

1 Phân tích khái quát các nhiệm vụ các phòng ban: 8

2 INT RANET – T ầm nhìn chiến lược cho Hệ T hống Thông T in 10

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG T HÔNG T IN 12

1 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG T HÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ IT CENTER: 14

2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG T HÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ KẾ T OÁN: 18

3 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG T HÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ VẬT TƯ: 26

4 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG T HÔNG TIN TRONG CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG: 32

5 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG T HÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ NHÂN SỰ 37

KẾT LUẬN 42

DANH SÁCH CÁC THÀNH VIÊN TRONG NHÓM 2

STT Mã SV Lớp SV Họ lót Tên Ngày sinh Chữ ký

BÁO CÁO TIẾN ĐỘ LÀM VIỆC CỦA NHÓM 2

Ngày 6/8/2010

Các thành viên nhóm 2 tập họp sau giờ học Cung cấp địa chỉ email để liên lạc

Ngày 10/8/2010

Trần Nguyễn Thanh Duy gởi email cho toàn thành viên phân công công việc:

 Văn Dọi : Quản lý vật tư 0%

 Viết Điểm: Quản lý sản xuất 0%

 Đức Dũng: quản lý tiến độ làm việc 0%

 Ngọc Duy : quản lý dự án 0%

 Nho Cường: chăm sóc khách hàng 0%

 M inh Đăng: quản lý kế toán 0%

 Khánh Dung: quản lý nhân sự 0%

 Thanh Duy: NT4HELP 0%

Ngày 27/8/2010

Trần Nguyễn Thanh Duy gởi email cho toàn thành viên để báo cáo tiến độ công việc:

 Văn Dọi : Quản lý vật tư 100%

 Viết Điểm: Quản lý sản xuất 0%

 Đức Dũng: quản lý tiến độ làm việc 60%

 Ngọc Duy : quản lý dự án 50%

 Nho Cường: chăm sóc khách hàng 80%

 M inh Đăng: quản lý kế toán 100%

 Khánh Dung: quản lý nhân sự 75%

 Thanh Duy: NT4HELP 100%

Ngày 30/8/2010

Trần Nguyễn Thanh Duy gởi email cho toàn thành viên để báo cáo tiến độ công việc:

 Văn Dọi : Quản lý vật tư 100%

 Viết Điểm: Quản lý sản xuất 100%

 Đức Dũng: quản lý tiến độ làm việc 100%

 Ngọc Duy : quản lý dự án 100%

 Nho Cường: chăm sóc khách hàng 100%

 M inh Đăng: quản lý kế toán 100%

 Khánh Dung: quản lý nhân sự 100%

 Thanh Duy: NT4HELP 100%

Ngày 5/9/2010

Các thành viên trong nhóm đã hoàn thành phần việc được giao đúng như kế hoạch

Thanh Duy:

 Bổ sung phần Lời M ở Đầu, Kết Luận

 Tổng hợp các bài làm của các thành viên

 Xây dựng lại thành một báo cáo hoàn chỉnh

DANH SÁCH HÌNH VẼ:

Hinh 1: Trang web intranet để truy cập NT4HELP 14

Hinh 2: Quy trình quản lý ticket của NT4HELP 15

Hinh 3: Sơ đồ DFD của phòng NT4HELP 15

Hinh 4: Mối quan hệ giữa các thực thể .17

Hinh 5: Mô hình chức năng – Kế toán 20

Hinh 6: Mối liên hệ giữa các thực thể - Kế toán 23

Hinh 7: Sơ đồ BFD – Vật tư 28

Hinh 8: Sơ đồ BFD – Vật tư 29

Hinh 9: Mối quan hệ của các thuộc tính – Vật tư 31

Hinh 10: Mối liên hệ của các tập thực thể - Chăm sóc khách hàng .34

Hinh 11:Sơ đồ logic – Chăm sóc khách hàng .34

Hinh 12: Sơ đồ BFD – Chăm sóc khách hàng .35

Hinh 13: Mô hình DFD- Chăm sóc khách hàng .36

Hinh 14: Sơ đồ BFD của phòng Nhân Sự .38

Hinh 15: Mối liên hệ giữa các thực thể 41

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI

M ục đích chính cuả đề tài này là phân tích hệ thống thông tin tại doanh nghiệp mà ở đó, công nghệ thông tin được vận dụng để hỗ trợ tất cả các công việc của các phòng ban gồm:

M ục tiêu nhằm lấy được một bức tranh khái quát về tổ chức và cách quản lý các hệ thống của

tổ chức Chúng tôi đã phân công các thành viên trong nhóm quan sát chi tiết hệ thống thông tin của tổ chức, cơ quan nơi các bạn đang công tác Bước đầu, chúng tôi đi vào xây dựng và phân tích Sơ Đồ Chức Năng (BFD – Bussiness Function Diagram) của từng phòng ban

Dựa trên Sơ Đồ BFD đó, chúng tôi sử dụng Sơ Đồ Dòng Dữ Liệu (DFD) để giúp cho người xem có cài nhìn chi tiết hơn trong quá trình phân tích hệ thống thông tin Làm hiện rõ các thông tin chuyển vận từ một quá trình/ chức năng này trong hệ thống sang một quá trình/ chức năng khác

Nhằm xác định thông tin cơ sở có ích cho hệ thống, chúng tôi đã tiến hành xác định và phân tích các Thực Thể Cố gắng xác định các mối quan hệ bên trong hoặc các tham trỏ chéo với nhau giữa chúng Trong phần báo cáo này, dòng thông tin giữa các phòng ban bên trong tổ chức không chồng chéo lẫn nhau mà liên hệ đến kho dữ liệu chung cho toàn bộ hệ thống

1 Phân tích khái quát nhiệm vụ các phòng ban:

Quản lý kế toán – tài chính: bất kỳ lúc nào giám đốc cũng có thể biết lượng tiên thu-chi trong 1 khoảng thời gian bất kỳ , biết tiền lãi, tiền thuế trong 1 khoảng thời gian bất kỳ

Quản lý vật tư – kho hàng: bất kỳ lúc nào giám đốc cũng biết được lượng hàng hóa tồn kho, tình trạng hàng hóa trong kho, lượng hàng hóa nhập kho trong thời gian nào đó…

Quản lý khách hàng: bất kỳ lúc nào giám đốc cũng có thể biết lượng hàng bán ra trong 1

khoảng thời gian bất kỳ , biết những khách hàng nào đã mua hàng trong khoản thười gian bất kỳ…

Quản lý IT: chịu trách nhiệm tất cả các thông tin- cơ sở dữ liệu của tất cả các phòng ban, đồng thời giải quyết tất cả các hư hỏng về PC,đường truyền, máy in…

Quản lý nhân sự là công tác quản lý con người trong phạm vi nội bộ một tổ chức, là sự đối xử của tổ chức doanh nghiệp với người lao động

Các bước tiến hành xây dựng CS DL và chương trình để đưa CNTT vào quản lý:

 Xây dựng lược đồ hệ thống thông tin doanh nghiệp

 Thuê một chuyên gia am hiểu thẩm định lại lược đồ thông tin doanh nghiệp

 M ời công ty CNTT am hiểm các hệ thống quản trị doanh nghiệp thiết kế hệ thống thông tin hỗ trợ quản lý và kế hoạch hóa nguồn lực doanh nghiệp

 Công tác cài đặt vận hành thử và bàn giao phải đưa vấn đề huấn luyện nhân viên, đội ngũ lãnh đạo doanh nghiệp lên hàng đầu

 Ký hợp đồng bảo trì và hậu mãi đối với hệ thống

Xu thế triển khai áp dụng công tác tin học hóa điều hành quản lý tại doanh nghiệp hiện nay là xây dựng các ứng dụng cho các bộ phận công ty

2 INTRANET – Tầm nhìn chiến lược cho Hệ Thống Thông Tin

M ột xu hướng sử dụng các ứng dụng mạng nội bộ (Intranet) và phần mềm trong các tổ chức thuộc mọi quy mô Ứng dụng mạng nội bộ phục vụ như là một trang web nội bộ hoặc một cổng cho các nhân viên và những người liên kết với tổ chức M ột ứng dụng mạng nội bộ hoặc một phần mềm mạng nội bộ vì nó có thể được gọi là đôi khi, về cơ bản được triển khai và truy cập thông qua mạng cục bộ

Trước khi nhìn vào các ứng dụng mạng nội bộ, chúng ta hãy cố gắng đầu tiên để hiểu những gì

cơ bản là một mạng nội bộ là M ột mạng riêng của máy tính được sử dụng để chia sẻ thông tin hoặc các nguồn lực chủ yếu cấu thành một mạng nội bộ Các ứng dụng sử dụng giao thức

Internet (TCP / IP) và kết nối mạng để hoạt động ứng dụng Intranet và phần mềm mạng nội bộ khác theo yêu cầu được cài đặt trên các máy tính trung tâm có vai trò như một máy chủ web mạng nội bộ Các ứng dụng mạng nội bộ sau đó có thể được truy cập từ các máy tính cá nhân khác trong mạng, mà hành động như khách hàng

Tính chất rất quan trọng của Intranet là phải có kế hoạch để bảo vệ thông tin nội bộ, không cho phép những người không được phép truy nhập cơ sở dữ liệu của mình Có nhiều cách ngǎn chặn như dùng mật khẩu, các biện pháp mã hoá hay bức tường lửa (nhưng bức tường lửa rất khó ngǎn chặn "người nhà") M ột biện pháp bảo vệ hữu hiệu truyền thống là chính sách và hệ thống quyết định cho ai được vào lĩnh vực dữ liệu nào

Lợi ích của Intranet

a/ Lợi ích công nghệ:

Do sử dụng công nghệ của Internet nên Intranet kế thừa được các lợi ích sau:

 Các máy tính tham gia mạng có thể chia sẻ hay gửi thông tin cho nhau

 Các máy tính tham gia mạng có thể khác kiểu, khác loại

 Các ứng dụng trên Internet như t hư điện tử, Web, FTP v.v cũng như các phần mềm đã

độ nǎng lực tin học của từng người lao động mà còn phải xoá bỏ được cả một hệ thống làm việc theo kiểu hành chính giấy tờ truyền thống ở quy mô toàn cầu (mặc dù mức độ của các quốc gia có thể khác nhau) để thiết lập một "quan hệ sản xuất" mới trên một phạm vi quốc gia và quốc tế

 • Tǎng nǎng suất lao động, có nghĩa tǎng lợi nhuận kinh doanh vì có thông tin nhanh chóng được cặp nhật và thông báo hàng ngày, giảm đáng kể bộ phận hành chính trung gian cũng như lượng đầu tư khổng lồ cho nó

Cấu trúc mạng Intranet:

Từ các định nghĩa chúng ta thấy rằng:

 • Intranet là một mạng lưới sử dụng nội bộ, nó có thể là một mạng cục bộ LAN hay có thể là một mạng diện rộng WAN

 • Intranet có thể chỉ dùng để chia sẻ thông tin nội bộ trong một tổ chức bằng các Web nội

bộ nhưng cũng có thể nối với các Web ngoài trên Internet để sử dụng những thông tin chung

CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN

Do hệ thống intranet được xây dựng để sử dụng trong nội bộ công ty TM A nên công ty đã đặt

ra các yêu cầu trong quá trình phát triển như sau:

 Cần phải sử dụng các công cụ mã nguồn mở và miễn phí để phát triển hệ thống

 Cần phải sử dụng các công cụ nền web để tích hợp dễ dàng các công cụ này vào hệ thống thông tin hiện đại của TM A

 Hệ thống Intranet và các thành phần của nó được xây dựng dựa trên mã nguồn mở và miễn phí

Hệ thống thông tin của công ty được xây dựng dựa trên chuẩn mở và công nghệ, giải pháp mã nguồn mở

Hệ thống Intranet của công ty TM A hỗ trợ các công cụ và chức năng sau:

 Quản lý nhân sự

 Quản lý thông tin/IT

 Quản lý vật tư, kho bãi

 Quản lý kế toán

 Quản lý chăm sóc khách hàng

Nhu cầu cập nhật và quản lý nội dung:

Để cập nhật thông tin cho các trang web trong doanh nghiệp, người ta cần phải thu thập các thông tin tự nhiều nguồn khác nhau Các thông tin này sau đó sẽ được cập nhật lên website Với hệ thống thông tin tiến bộ, các thông tin này sẽ được cập nhập trực tiếp lên hệ thống dữ liệu một cách tự động Ngoài ra, thời gian cập nhật thông tin cũng được giảm đi một cách đáng

kể

Bảo mật:

 Sử dụng giao thức SSL để bảo mật kết nối

 Hỗ trợ nhiều loại người dùng Do trong công ty TM A có nhiều nhóm và trong mỗi nhóm

có nhiều vị trí công việc khác nhau nên hỗ trợ nhiều loại người dùng khác nhau

 Ghi nhận truy cập: hệ thống intranet ghi nhớ các thao tác trên hệ thống trong phiên làm việc của mình

Pic1: Cấu trúc Home Page Intranet của công ty TMA

1 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ IT CENTER:

Với mục đích lập ra để giải quyết các vấn đề khẩn cấp hoặc liên quan đến các lĩnh vực khác Theo ngôn ngữ của văn phòng, có thể gọi nôm na là HELP Desk hay NT4HELP

M ọi người nhân viên của công ty sẽ được trợ giúp bởi các bộ phận như:

 Bộ phận IT, Telephone service, Kết nối, Email, …: Cho các vấn đề về IT

 Bộ phận mua bán, bảo trì, văn phòng phẩm, HR, QM S….: Cho các vấn đề khác

Lợi thế:

 Quản lý các ticket một cách có hệ thống Người quản lý dễ dàng truy cập, theo dõi cách

xử lý một sự viêc của các nhân viên HELP DESK

 Nhân viên gặp phải sự cố sẽ được thông báo bằng email để nắm tình hình hiện tại

 Nhân viên có thể thêm địa chỉ email của trưởng nhóm vào trong ticket trong trường hợp ticket liên quan đên cả nhóm Điều này sẽ giúp cho người trưởng nhóm có thể theo dõi xát sự việc và có những quyết định phù hợp trong từng thời điểm

Hinh 1: T rang web int ranet để t ruy cập NT 4HELP

Hình 2: Quy trình quản lý t icket của NT 4HELP

Hinh 3: Sơ đồ DFD của phòng NT 4HELP

Mô tả chi tiết bảng sơ đồ DFD của việc xử lý ticket của phòng NT4HELP:

A1: Nhân viên dùng trình duyệt IE hay Firefox để truy câp trang intranet của NT4HELP, tạo 1

ticket Sau khi ticket được tạo thành công, email thông báo sẽ được gởi đến hộp mail của

NT2HELP và hộp mail của chính người nhân viên Email sẽ chứa nội dung về: M ã ticket (Tự động tạo ra khi nhân viên nhấn vào nút “Hoàn tất” sau khi kết thúc khai báo ticket), tên nhân viên, …

A2: Sau khi nhấn vào nút Hoàn tất, nhân viên sẽ bị chương trình yêu cầu nhập thông số lại lần

nữa cho đúng nếu nhân viên bỏ sót thông tin quan trọng hoặc điền giá trị không chấp nhận

B1: Thông tin được lưu vào dữ liệu Ticket

C1: Phòng NT4HELP chính thức kéo dữ liệu về, xem xét và chỉ định nhân viên NT4HELP đảm

trách

D1: Nhân viên NT4HELP khảo xát nội dung ticket, truy vấn dữ liệu của Ticket và Mã thiết bị D2: Nhân viên NT4HELP khảo xát nội dung ticket, truy vấn dữ liệu của Ticket và Nhân viên E1: Nhân viên NT4HELP giải quyết ticket, truy vấn dữ liệu của Ticket và Mã thiết bị

E2: Nhân viên NT4HELP giải quyết ticket, truy vấn dữ liệu của Ticket và Nhân viên

F1: Sau khi giải quyết xong, nhân viên NT4HELP báo kết quả cho nhân viên Yêu cầu nhân

viên kiểm tra xem vấn đề đã được giải quyết như yêu cầu hay không Nêu không có vấn đề, ticket sẽ được đóng

F2: Nhân viên phản hồi rằng vấn đề chưa được giải quyết, yêu cầu nhân viên NT4HELP giúp

2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ KẾ TOÁN:

Tổng quan

Ngày nay công nghệ thông tin có tác động mạnh tới các cá nhân, các tổ chức và xã hội Việc ứng dụng công nghệ thông tin tạo ra lợi thế cạnh tranh và làm thay đổi cách thức cạnh tranh giữa các doanh nghiệp Dùng CNTT sẽ giảm đáng kể chi phí trong các quy trình tác nghiệp.Do đó mối quan hệ giữa các nhà cung cấp, khách hàng, các đối tác dần được thực hiện dưới tác động của CNTT

Hệ thống thông tin kế toán là hệ thống các hồ sơ một doanh nghiệp giữ để duy trì hệ thống kế toán của doanh nghiệp Điều này bao gồm các quy trình mua, bán hàng, và tài chính khác của doanh nghiệp M ục đích của một hệ thống thông tin kế toán là để tích lũy dữ liệu và cung cấp cho các nhà sản xuất quy ết định (các nhà đầu tư, các chủ nợ, và quản lý) với các thông tin để đưa

ra quyết định Hệ thống thông tin kế toán cung cấp phân phối hiệu quả của các thông tin cần thiết

để thực hiện công tác kế toán và để hỗ trợ việc phân phối các dữ liệu chính xác và thông tin cho người dùng, đặc biệt là những người không quen thuộc với kế toán và báo cáo tài chính đặc thù của mình

 Nắm bắt quy trình tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện tin học hóa

 Quy trình cách thức đánh giá, lựu chọn kiểm tra phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

 Nâng cao năng suất công việc Quản lý thông tin dữ liệu dễ dàng và chính xác

 Tạo báo cáo thường xuyên hay theo yêu cầu về hiệu quả hoạt động: bảng lương, báo cáo tài chính, thu chi,…

Lợi ích:

 Thu thập lưu trữ dữ liệu về các hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp

 Cung cấp thông tin cho đối tượng sử dụng bên trong và bên ngoài doanh nghiệp

 Hỗ trợ thực hiện các quản lý và hoạt động phát sinh hằng ngày

 Hỗ trợ ra các quyết định quản trị

 Hoạch định và kiểm soát Tuân thủ luật lệ và quy định

 Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ

 Kết nối và liên kết giữa các thiết bị máy tính và công nghệ truyền thông

 Tiết kiệm được thời gian

 Không phải nhập và lưu dữ liệu nhiều lần

 Lưu trữ sổ sách, tài liệu gọn, ít chiếm chỗ

 Kiểm tra quản lí thông tin nhanh và hiệu quả

 Gửi thông tin, tài liệu giữa các cá nhân, tổ chức nhanh

 Phối hợp được với các bộ phận khác tốt hơn, tránh sai sót trong việc nhập dữ liệu

Hinh 5: Mô hình chức năng – Kế toán

1- Cập nhật phiếu nhập – xuất

 A1 Nhà cung cấp giao hàng hoặc khách hàng mua hàng

 A2 Lư u p hiếu nhập – xuất

 A3 Yêu cầu nhập danh mục hàng hóa ( nếu là hàng hóa mới)

 A4 Cập nhật danh sách khách hàng ( nếu là khách hàng mới)

 A5 Lư u thông tin hàng hóa mới

2- Điều chỉnh phiếu nhập xuất

 B1 Ban quản lý y êu cầu điều chỉnh phiếu nhập xuất ( do nhập sai sót)

 B2 Lấy p hiếu nhập xuất cần điều chỉnh từ kho lưu ra điều chỉnh theo yêu cầu và lưu lại

3- Báo cáo tồn kho

 E1 Ban quản lý y êu cầu báo cáo tồn kho

 E2 Lấy số tồn kho từ danh mục hàng hóa và tình hình nhập xuất từ kho dữ liệu p hiếu nhập xuất đề xác định tồn kho cuối kỳ

 E3 Gửi ban quản lý báo cáo tồn kho

4- Cập nhật phi ếu thu chi

 C1 Ban quản lý y êu cầu chi trả nợ cho nhà cung cấp ( y êu cầu lập phiếu chi)

 C2 Khách hàng trả nợ ( y êu cầu lập phiếu thu )

 C3 lưu p hiếu thu chi đã lập

 C4 Yêu càu cập nhật khách hàng ( nếu là khách hàng mới)

5- Điều chỉnh phiếu thu chi

 D1 Ban quản lý y êu cầu điều chỉnh phiếu thu chi

 D2 Lấy phiếu thu chi cần điều chỉnh từ kho lưu ra điều chỉnh theo yêu cầu và lưu lại

6- Báo cáo công nợ

 F1 Ban quản lý y êu cầu báo cáo công nợ

 F2 Lấy số nơ đầu kỳ từ danh mục khách hàng và tình hình nhập xuất từ kho dữ liệu

p hiếu nhập – xuất, tình hình thu chi từ kho dữ liệu phiếu thu chi để xác định tăng giảm