TỔNG Q UAN VỀ HỆ THỐN G
Hệ thống quản lý vật t ư là 1 tập hợp các chương trình p hần mềm cung cấp các ứng dụng p hù hợp cho công tác quản lý tích hợp các số liệu về vật tư, chứng từ giao nhận của các p hòng lien quan, nhằm đảm bảo tính chặt chẽ và thống nhất xuyên suốt toàn bộ hệ thống của các loại số liệu có liên quan với nhau. Căn cứ trên những số liệu này hệ thống có khả năng cung cấp số liệu chính xác cho các nhà quản trị trực tiếp và từ xa (t hông qua Internet).
MỤC ĐÍCH:
Để chi p hí p hụ tùng tồn kho là thấp nhất.
Đảm bảo vật tư p hụ tùng luôn sẵn có, đáp ứng nhu cầu phục vụ sản xuất của nhà máy .
vật tư phụ tùng luôn luôn tồn kho đáp ứng nhu cầu bảo trì sửa chữa máy , và thời gian dừng máy là thấp nhất.
Chứng minh vật tư p hụ tùng được sử dụng đúng. Khối lượng nhập và xuất rõ ràng.
Nắm rõ thông tin nhà cung cấp , giá, quy cách, chất lượng.
PHẠM VI ÁP DỤNG:
T ất cả các nguy ên vật liệu p hục vụ cho sản xuất: nguy ên vật liệu trưc tiếp tạo ra sản p hẩm và nguy en vật liệu phụ cho tùng công đoạn sản xuất.
T ất cả các vật tư phụ tùng dùng cho máy móc thiết bị, tiện nghi cơ sở hạ tầng.
Bộ p hận kho MM, kho vật tư p hụ tùng.
Bộ p hận bảo trì (M A).
Bộ p hận mua hàng (PU).
Bộ p hận kế toán, các bộ phận liên quan.
CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA HỆ THỐN G
Quản lý tích hợp số liệu: Vật tư đặt hàng, Vật tư sản xuất, vật tư p hụ tùng thay thế:
Đảm bảo tính ràng buộc chặt chẽ giữa các loại dữ liệu.
Đảm bảo sự nhất quán của dữ liệu xuy ên suốt toàn bộ hệ thống.
Lưu trữ lịch sử cập nhật dữ liệu để xác định trách nhiệm của NSD.
Cập nhật thông tin và p hát hành chứng từ liên quan tới các công việc trên thực tế vật tư phụ tùng.
Hỗ trợ NSD trong công tác cập nhập dữ liệu nhanh chóng và chính xác, tra cứu hướng dẫn sử dụng chương trình thuận tiện
Trang 27
Phục vụ các y êu cầu đa dạng của nhà cung cấp khi giao hàng trong quá trình xuất nhâp vật tư, p hụ tùng.
Cung cấp các loại số liệu cho công tác điều hành và thống kê.
Lập các báo cáo phục vụ cho công tác quản lý , gồm:
Trang 28
Trang 29
Trang 30
3/ Giải thích sơ đồ dòng dữ l iệu (DFD)
3.1 Cập nhật phiếu N-X kho:
A1: Ban quản lý yêu cầu cập nhật lưu chúng từ phaieu61 N-X.
A2: Cập nhật phiếu X-N (từ khách hàng, bộ phận sản xuất, p hòng bảo trì khi xuất vật tư. A3: Cập nhất nguồn hàng và t ính chất X-N.
A4: Dựa trên p hiếu X-N để kiểm kê hàng hóa. A5: Lưu t hông tin hàng hóa mới.
3.2 Điều chỉnh p hiếu N-X:
B1: Ban quản lý yêu cầu điều chính phiếu N-X.
B2: lấy p hiếu N-X cần điều chỉnh từ kho lưu ra điều chỉnh theo y êu cầu. 3.3 Cập nhật chứ ng từ N-X:
C1: Ban quản lý yêu cầu cập nhất chứng từ phiếu X-N cua khách hàng, bộ phận sản xuất và bộ phận bảo trì.
C2: khách hàng, bộ p hận sản xuất và bộ phận bảo trì cung cấp chứ ng từ để lưu. C3: sử dung phiếu X-N để kiểm kê.
C4: Sử dụng phiếu X-N để lưu kho. 3.4 Báo cáo tồn kho:
E1: Quản lý y êu cầu báo cáo t ồn kho.
E2: Lấy số tồn từ danh mục hàng hóa và tình hình nhâp xuất từ kho, dữ liệu p hiếu nhập xuất để xác định tồn kho cuối kỳ.
E3: Gởi ban quản lý báo cáo t ồn kho. 3.4 Báo cáo định kỳ và báo cáo quản trị: F1: Ban quản lý yêu cầu báo cáo định kỳ.
F2: T ổng kết phiếu xuất nhập báo cáo hàng còn tồn kho. F3: Gởi ban quản lý báo cáo tồn kho.
Trang 31
4/ S ơ đồ logi c – mối quan hệ gi ữa các thuộc tính:
Hinh 9: Mối quan h ệ của các t huộc tính – Vật t ư
Liệt kê các tập thực th ể và thuộc tính của từng thực thể trong bảng thực thể:
Nhà cung cấp : Mã nhà cung cấp . Số lượng. Ngày giao hàng. Tên khách hàng. Nhà cung cấp . Nhập kho: Tên hàng hóa. Số lượng. Ngày nhập . Người nhập. Xuất kho: Mã số hàng hóa. Ngày xuất. Bộ phận. Số lượng. Báo cáo.: Mã hàng tồn kho. Số lượng.
Trang 32