đưa đón khách và vận hành bến đỗ xe trong tổ chức sự kiện

Đưa đón khách và vận hành bến đỗ xe trong tổ chức sự kiện Đưa đón khách: Đưa đón khách trước hết phải xác định rõ khách tham dự từ địa điểm nào tới địa điểm tổ chức sự kiện?. cụm khách

Đưa đón khách và vận hành bến

đỗ xe trong tổ chức sự kiện

Đưa đón khách: Đưa đón khách trước hết

phải xác định rõ khách tham dự từ địa điểm

nào tới địa điểm tổ chức sự kiện? Điểm xuất phát của khách sẽ

ảnh hưởng tới địa điểm đến (nơi đỗ xe) của họ Yêu cầu việc vận

chuyển phải bảo đảm khách đến dự đông đủ, không bị tắc nghẽn

giao thông giờ cao điểm

Tổ chức vận chuyển phụ thuộc vào địa điểm tập kết, vào nơi ăn

nghỉ của khách tham dự Nếu khách ở tập trung tại một hoặc một

cụm khách sạn để tới trung tâm hội nghị, có thể tổ chức đưa đón

theo thời gian thống nhất, hành trình đó cho phép hình thành

những đoàn xe dài sẽ tạo nên hình ảnh đậm nét về sự kiện

Ngược lại, nơi ăn nghỉ của khách phân tán trong thành phố cần tổ

chức vận chuyển theo các đoàn, mỗi đoàn hoặc một số đoàn do

một nhân viên trực tiếp phụ trách đưa đón

Trên đường tới sự kiện cần có những dịch vụ hỗ trợ cho dịch vụ

vận chuyển này, có thể đưa các chương trình nghe nhìn tạo

không khí hào hứng vui nhộn trước khi bước và vào sự kiện Dù

là sự kiện nào thì vấn đề này vẫn là vấn đề rất cần thiết Với

không khí vui nhộn tạo cho người sử dụng cởi mở, thân thiện

Người ta có xu hướng tiếp cận, muốn gần gũi tiếp xúc với nhau,

tiếp xúc và khám phá sự kiện Đó cũng là yếu tố quan trong đưa

sự kiện tới thành công

Vận hành bến đỗ: Trên cơ sở đã phân chia chi tiết, qui định các

đoàn khách, nhóm khách đỗ xe vào những khu vực cụ thể Mỗi

khu vực đó đã được thông báo tới tận các lái xe đưa đón các

đoàn khách tương ứng Ngoài ra mỗi khu vực cụ thể phải bố trí

những nhân viên phụ trách để hướng dẫn xe ra vào khu vực

mình quản lý Như vậy nhân viên quản lý phải nắm chính xác

được số xe trong khu vực mình quản lý và hành trình của nó, giờ

nhập bến, giờ xuất bến, số giờ đậu tại bến, yêu cầu lái xe phải

tuân thủ Người quản lý khu vực phải nắm được lịch trình xe

Những nhân viên điều hành này có thể sử dụng những trang

phục đặc thù vừa tạo hình ảnh riêng biệt cho sự kiện vừa giúp

khách tham quan dễ nhận biết sẽ tiện cho việc tiếp nhận hoặc trả

phương tiện cho khách Thông thường những người phục vụ

mặc quần đen áo trắng Nhưng để làm cho vui nhộn hoặc thoải

mái, có thể cho họ mặc áo in chữ theo yêu cầu của chủ sự kiện

Số người phục vụ và điều hành một lượng xe cũng khác nhau

giữa các khu vực, phụ thuộc vào địa điểm nơi đỗ xe, vào các

tuyến đón trả khách, các lối đi riêng rẻ, khoảng cách tới khu vực

đỗ xe, độ dài thời gian và các yếu tố khác

Xây dựng hệ thống tín hiệu trợ giúp điều hành Ngoài thông tin

trực tuyến theo dòng chảy quản trị, nhà cung cấp dịch vụ còn

phải xây dựng hệ thống tín hiệu trợ giúp cho hoạt động vận hành

bãi đỗ như: Bảng hướng dẫn đường đi vào nơi đỗ từng khu vực

theo các đoàn, bảng kí hiệu thông báo bãi đỗ đã chật, không còn

chỗ trống, kí hiệu phân chia các khu vực và tín hiệu qui định khu

vực cấm

Yêu cầu đối với hệ thống tín hiệu là phải rõ ràng mạch lạc giữa

các tín hiệu Phải sử dụng kí hiệu, tín hiệu phỗ cập mà mọi người

đều hiểu được Tránh đưa ra tín hiệu mới xây dựng riêng cho sự

kiện

Làm bến đỗ khác biệt gắn với sự kiện Có thể là bến đỗ khác biệt

so với ngày thường không xảy ra sự kiện Ngoài đội ngũ nhân

viên quản lý vận hành với quần áo đồng phục đặc thù, ngoài hệ

thống tín hiệu trợ giúp còn có thể là bến đỗ khác biệt với sự thay

đổi đường ra vào bến đỗ, bố trí hệ thống chiếu sáng và thậm chí

có thể thực hiện một số hoạt động sự kiện ngay tại bến đỗ

Trường hợp cho phép đi bộ được, cần có đội ngũ nhân viên mặc

đồng phục hướng dẫn chu đáo, bảo đảm sao cho không một vị

khách nào bở ngỡ về đường tới nơi diễn ra sự kiện Bên cạnh đội

ngũ nhân viên nhiệt tình, ban tổ chức cần có bảng sơ đồ tổng thể

khu vực sự kiện, đặc biệt từng nơi đỗ xe tới địa điểm tổ chức

Trường hợp cự ly lớn không cho phép đi bộ, cần có các phương

tiện vận chuyển khác hỗ trợ Với sự vận chuyển nối chặng này

cần chủ động và tạo ra những nét khác biệt, làm hài lòng khách

Hãy xem xét việc vận chuyển khách và điều hành bến đỗ của sự

kiện ảnh hưởng tới giao thông công cộng tới mức nào và cần có

những giải pháp xử lý

Cần chú ý các điểm dừng xe buýt, g axe điện, v.v… có khu vực

nào tắc nghẽn không? Cần nghiên cứu kỹ và giải quyết vấn đề

này với chính quyền sở tại Ngoài ra Nhà tổ chức cần chú ý tới

ảnh hưởng của các hoạt động khác trong khu vực cùng thời gian

với sự kiện chẳng hạn kỳ thi hết học kỳ của trường đại học gần

đó hoặc có đoàn làm phim đang thực hiện cảnh quay trên đường

gần khu vực v.v… Trong những trường hợp đó có thể phải nhờ

đến lực lượng cảnh sát tham gia giữ gìn trật tự giao thông và an

ninh trong khu vực, nhằm mang lại hiệu quả cao trong duy trì trật

tự và khẳng định vị trí quan trọng của sự kiện trong công chúng