bến đỗ xe đưa đón khách tham gia sự kiện tổ chức

Bến đỗ xe đưa đón khách tham gia sự kiện tổ chức Điểm đỗ xe là rất quan trọng và cần thiết đối với công tác tổ chức sự kiện, góp phần không nhỏ vào sự thành công của sự kiện..  Sức ch

Bến đỗ xe đưa đón khách tham gia

sự kiện tổ chức

Điểm đỗ xe là rất quan trọng và cần

thiết đối với công tác tổ chức sự kiện,

góp phần không nhỏ vào sự thành công của sự kiện Nhà

tổ chức cần chuẩn bị điểm đỗ xe thuận lợi cho khách tham

dự Công việc không hề đơn giản vì các bến xe tĩnh ngày

càng khan hiếm, công suất không đáp ứng được nhu

cầu.Trong đó các đô thị lớn, quan hệ cung cầu càng mất

cân đối hơn Thông thường các điểm đỗ xe đã quá tải, khi

có sự kiện càng quá tải hơn

Bến đỗ xe phải bảo đảm sử dụng được, an toàn, dự kiến

sự cố và giải pháp khắc phục Kho6g những thế, điểm đỗ

xe còn phải sẵn sàng đón nhận xe trong các tình huống

khác nhau

 Không để khách mất thời gian chờ đợi khi vào cũng

như khi ra nơi đỗ Cũng không để khách mất thời gian

đi vòng vèo tới bến đỗ xe

 Sức chứa của bến đỗ: Nhà tổ chức phải nắm chắc

được điểm đỗ có thể chứa được bao nhiêu xe, bao

nhiêu chỗ phải dành lại cho chủ xe gửi theo tháng

vào những giờ cụ thể nào? Để tránh lãng phí và tăng

hiệu quả sử dụng, cần phân nơi đỗ thành các khu cho

các loại xe khác nhau đồng thời phải có quy định

thống nhất, tránh lộn xộn

Đối với bến đỗ xe, sự việc tuy đơn giản song phải bổ sung

thêm những thứ cần thiết như biển chỉ dẫn, dựng vật phân

cách khu cho các loại xe hoặc bổ sung thêm ánh sang,

bảo vệ, v.v… Ngược lại đối với các điểm đỗ xe trong nhà,

xe sẽ được đỗ trong các nhà chứa xe công nghiệp với

nhiều tầng để khai thác khoảng không gian, tiết kiệm diện

tích Điểm đỗ này thường ở nội đô các đô thị lớn, được

thiết kế kỹ thuật hoàn chỉnh nên sử dụng rất thuận lợi Tuy

nhiên chi phí thuê điểm đỗ loại này sẽ cao hơn

Cần xem xét những vấn đề đặc thù, yêu cầu nơi đỗ phải

thỏa mãn chẳng hạn vấn đề lên xuống xe đối với người

tàn tật, hiện tại bến đỗ đã giải quyết thế nào? Hướng phục

vụ sự kiện ra sao? Hãy kiểm tra lại các thiết bị kỹ thuật và

phương tiện như hệ thống cửa và lối lên xuống dành riêng

cho người tàn tật, các nút bấm tự động còn hoạt động

không, hệ thống xe lăn thế nào, v.v… không được để vấn

đề này ảnh hưởng tới sự kiện

Thời gian sử dụng bến đỗ phải cụ thể, từ ngày giờ nào tới

ngày giờ nào Tùy khả năng ngân sách của công ty, tùy

theo giờ khai mạc, giờ kết thúc của sự kiện để quyết định

thời gian sử dụng điểm đỗ Không nhất thiết thời gian sử

dụng điểm đỗ phải tương ứng với thời gian diễn ra sự

kiện, có thể ngắn hơn hoặc dài hơn Cần nắm chắc giờ

mở cửa, đóng cửa của điểm đỗ xe Nếu thấy cần thiết và

bảo đảm thuận lợi cho khách trong việc năng động sử

dụng xe trong thời gian nghỉ, có thể kéo dài thêm thời gian

đỗ xe để tránh tình trạng những nhân viên bến đỗ gây khó

dễ cho khách khi gửi cũng như khi lấy

Mục tiêu của các sự kiện là mang mọi người lại với nhau

để có thể hòa đồng trò chuyện và thư giãn mà không lo

lắng gì đến xe của họ đang được cất giữ qua đêm

Nhà tổ chức cần thông báo thời gian cụ thể diễn ra sự

kiện cho Ban quản lý điểm đỗ xe biết để họ chủ động thu

xếp công việc

Tác động do sử dụng bến đỗ: Các điểm đỗ xe đều đã tồn

tại trước sự kiện Do vậy đã hình thành quy luật hoạt động

riêng của nó như nhận xe, trả xe, thời gian mở, đóng cửa

bến, những quy chế, quy tắc của bến bãi Với hoạt động

như vậy đã tác động vào thị trường, vào xã hội đã kéo

theo hàng loạt các hoạt động hưởng ứng và hỗ trợ khác

nhằm thỏa mãn nhu cầu do sự vận hành của điểm đỗ xe

tạo nên

Khi điểm đỗ xe phục vụ sự kiện phải thay đổi quy luật hoạt

động so với thường ngày sẽ tác động rất lớn tới nhiều

thành phần có liên quan và có thể có những phản ứng

Nhà tổ chức phải dự đoán trước những vấn đề đó và phải

có giải pháp dự phòng

Chi phí giữ xe: Phải xác định rõ người sở hữu các điểm

đỗ xe để thực hiện các hoạt động giao dịch Chi phí đậu

xe thanh toán trước hay sau khi sử dụng? Nhà tồ chức sự

kiện thanh toán hay khách tham dự thanh toán

Bạn cần lưu ý rằng nơi đỗ xe thường khan hiếm và phải

cạnh tranh với các sự kiện khác mới có được nơi đỗ xe

phù hợp Do vậy chi phí đậu xe không thấp lại có khuynh

hướng tăng nếu sử dụng vào ban đêm Khi hợp đồng bãi

đậu xe có thể thuê luôn cả đội ngũ nhân viên quản lý điều

hành bến bãi, bảo đảm cho việc vận hành được thuận tiện

và chi phí cụng được hạch toán vào hợp đồng thuê bến

đậu Cần thông báo cụ thể số lượng xe các loại để ban

quản lý bố trí số nhân viên cụ thể cho phù hợp

Nếu Nhà tổ chức sự kiện thanh toán thì mọi chi phí đều

tính vào hợp đồng Ngược lại, do khách thanh toán (trả

sau), Nhà tổ chức phải hợp đồng nguyên tắc với điểm đỗ

Sau đó cung cấp phiếu gửi, sơ đồ hướng dẫn tận tay từng

lái xe

Cần thỏa thuận với các điểm đỗ, bố trí riêng khu vực đỗ

xe dành cho khách VIP và nhân viên đơn vị tổ chức Như

vậy trật tự mới được thiết lập và nhân viên yên tâm làm

việc, sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch Nếu nhân viên

không yên tâm với công việc hoặc có sự cố sẽ chi phối

trực tiếp vào sự kiện, sư kiện sẽ không an toàn và kết quả

sự kiện sẽ không cao Ngoài ra cần phải miễn phí cho các

đối tượng này

Giấy phép đỗ xe: Đây cũng là nội dung rất quan trọng

Mặc dù bãi đỗ vẫn hoạt động thường ngày song chỉ đối

với một số loại xe nhất định Thực tế có nhiều loại xe

không được phép dừng đỗ ở nội đô và cả trong bến đỗ

Do vậy, phải xin giấy phép đỗ xe cho sự kiện Ai là người

xin giấy phép đỗ xe? Nhà tổ chức sự kiện hay Ban quản lý

bến bãi? Cần bàn bạc kỹ, xác định cụ thể và ghi vào hợp

đồng

Cần thông báo cho nhân viên trong bến đỗ xe biết thời

gian biểu của sự kiện để Ban quản lý bến trông giữ có thể

sắp xếp thay ca và nghỉ ngơi