̉ôn tập môn quản trị học (tt)

ƠN TÂ ̣ P MƠN QUA ̉ N TRI ̣ HO ̣ C (tt) Câu 1: Đònh nghóa quản trò, vai trò nhà quản trò, kỹ năng của nhà quản trò. 1. Các đònh nghóa khác nhau (thuật ngữ quản trò rất đa dạng và phức tạp) - Cách hiểu thuật ngữ quản trò rất đa dạng và phức tạp, vì vậy có nhiều đònh nghóa khác nhau. Tuy nhiên phổ biến các đònh nghóa đều có liên quan đến một số ý chính sau. + Làm việc với và thông qua người khác. + Hòan thành mục tiêu chung của tổ chức. + Khai thác tối đa nguồn tài nguyên có hạn. + Luôn xem xét đến kết quả và hiệu quả. + Đối phó và thích ứng với môi trừơng biến đổi. 2. Phân tích ý chính để đưa ra đònh nghóa phổ biến nhất. - Dựa trên các ý chính trên cho thấy rằng, quản trò là lãnh đạo trên cơ sở họach đònh, tổ chức, nhân sự, điều khiển và kiểm tra công việc nhằm đạt đựơc các mục tiêu đã đề ra. + Họach đònh là chức năng đầu tiên trong tiến trình quản trò, bao gồm công tác xác đònh mục tiêu họat động của tổ chức, xây dựng chiến lựơc tổng thể để thành đạt mục tiêu. + Tổ chức: nhà quản trò có nhiệm vụ thiết kế cơ cấu tổ chức, bao gồm xác đònh những việc phải làm, các bộ phận cần có, trách nhiệm của các bộ phận, bố trí người vào những công việc yêu cầu, phối hợp giữa người và người, công việc với công việc và hệ thống quyền hành trong tổ chức. + Nhân sự: Công việc trong tổ chức cần có người thực hiện, do vậy để đáp ứng nhu cầu đó phải thực hiện công tác nhân sự. Nhà quản trò phải tuyển chọn, thu dụng, bố trí, bồi dưỡng, sử dụng, động viên, kích thích, chỉ huy, lãnh đạo con người trong tổ chức. + Điều khiển: thiết lập một cách có hiệu quả sự lạnh đạo, động viên tinh thần làm việc của nhân viên để hòan thành mục tiêu + Kiểm tra: xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra và đo lường kết quả, thực hiện so sánh với tiêu chuẩn nhằm phát hiện những sai lệch, chệch hứơng và đưa ra các biện pháp điều chỉnh. - Quản trò là tác động có hứơng đích của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý nhằm đạt đựơc kết quả cao nhất với mục tiêu đã đònh trước. - Là tiến trình làm việc với con ngừơi và thông qua con ngừơi nhằm đạt mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn luôn thay đổi. Trọng tâm của quá trình này là sử dụng hiệu quả nguồn lực có giới hạn. Đònh nghóa phổ biến nhất: Là những họat động cần thiết phát sinh từ sự kết hợp của nhiều người với nhau một cách có ý thức trong một tổ chức nhằm hòan thành mục tiêu chung. Vai trò của nhà quản trò? Theo Henry Minterberg, nhà quản trò có những vai trò -Trong thực tiễn họat động, nhà quản trò phải làm nhiều việc khác nhau, thậm chí phải ứng xử theo nhiều cách khác nhau, đối với cấp trên, cấp dưới, với khách hàng, với cơ quan chủ quản…Nhằm làm sáng tỏ cách thức ứng xử khác nhau của nhà quản trò, Henry Minterberg nghiên cứu những họat động bình thừơng của nhà quản trò và cho rằng mọi nhà quản trò đều phải thực hiện 10 vai trò khác nhau. Mười vai trò đó có thể tập trung trong 3 nhóm lớn là (1) vai trò tương quan nhân sự (quan hệ con người),(2)vai trò thông tin và (3) vai trò quyết đònh. 1. Vai trò tương quan nhân sự:  Vai trò pháp nhân chính (vai trò đại diện): trong các họat động + Trong các cuộc nghi lễ, ký kết các văn bản, hợp đồng với khách hàng và các đối tác. + (Sách QTH) Xét trong mối tương quan giữa con người trong và ngòai tổ chức, vai trò của nhà quản trò cho thấy hình ảnh của tổ chức mà họ quản trò, ở một mức độ nhất đònh cũng cho ta thấy những nét cơ bản của tổ chức đó  Vai trò lãnh đạo: + Chỉ dẫn, ra lệnh, động viên tạo điều kiện thuận lợi để người dưới quyền thực hiện tốt công việc. + (Sách QTH) Đòi hỏi nhà quản trò phải phối hợp, kiểm tra công việc của nhân viên dưới quyền. Vai trò này có thể đựơc nhà quản trò thể hiện trực tiếp hay gián tiếp. Việc tuyển dụng, động viên có thể là những việc mà nhà quản trò trực tiếp làm. Trái lại khi ấn đònh tiêu chuẩn chất lựơng của công việc, phân chia trách nhiệm, làm quyết đònh, hay ấn đònh thời gian để cấp dưới hòan thành công việc, nhà quản trò đã thực hiện vai trò một cách gián tiếp đối với nhân viên.  Vai trò người liên lạc: + Phát huy các mối liên hệ, quan hệ nhằm gắn liền cả bên trong và bên ngòai (có thể sử dụng các phương tiện thư tín, điện đàm, hội họp) + (Sách QTH) Khi nhà quản trò có mối quan hệ rộng với ngừơi khác, bên trong hay bên ngòai tổ chức, để nhằm góp phần hòan thành công việc đựơc giao của đơn vò của họ hoặc thực hiện vai trò này. Xét cho cùng, nhà quản trò phát triển hệ thống thu thập thông tin bên ngòai hữu ích cho sự hòan thành nhiệm vụ. 2. Vai trò thông tin: thu thập, phổ biến thông tin và thay mặt tổ chức để phát biểu là những vai trò thông tin của nhà quản trò. Các vai trò này xuất phát từ những mối quan hệ với con người như trình bày ở trên.  Phát ngôn (đối ngọai) + Hiện thực hóa và cung cấp các thông tin cho các nhân vật có liên quan (khách hàng, công chúng, phóng viên báo đài…) + (Sách QTH) Thay mặt cho tổ chức cung cấp thông tin cho các bộ phận trong cùng một đơn vò, hay các cơ quan bên ngòai. Mục tiêu của sự thay mặt phát biểu này có thể là để giải thích, bảo vệ hay tranh thủ thêm sự ủng hộ cho tổ chức.  Phổ biến thông tin (đối nội) + Thông tin được truyền đi một cách nguyên xi họăc có thể đựơc xử lý bởi người lãnh đạo, các thông tin này sẽ giúp cho cấp dưới thực hiện tốt nghóa vụ của họ. + (Sách QTH) Phổ biến thông tin liên hệ đến những người có liên quan, có thể là thuộc cấp, đồng cấp hay thựơng cấp.  Thu thập và tiếp nhận thông tin + Thiết lập hệ thống thu thập thông tin có hiệu quả cho phép biết đựơc diễn biến của môi trừơng bên trong và bên ngòai. + (Sách QTH) Nhà quản trò đảm nhiệm vai trò thu thập thông tin bằng cách thường xuyên xem xét, phân tích bối cảnh xung quanh tổ chức để nhận ra những tin tức, những sự kiện, những họat động có thể đem lại cơ hội hay sự đe dọa đối với tổ chức. Công việc này thực hiện qua việc đọc báo chí, văn bản, qua trao đổi tiếp xúc với mọi người. 3. Vai trò quyết đònh:  Doanh nhân + Khởi xứơng các dự án mới về họat động sản xuất kinh doanh, chòu trách nhiệm cuối cùng về kết quả họat động sản xuất kinh doanh, chấp nhận rủi ro. + Xuất hiện khi nhà quản trò tìm cách cải tiến họat động của tổ chức. Việc này đựơc thể hiện bằng cách áp dụng một kỹ thuật mới vào một tình huống cụ thể, hoặc nâng cấp một kỹ thuật đang áp dụng  Người hòa giải các xung đột + Hòa giải các xung đột, mâu thuẩn trong nội bộ giữa các thuộc cấp. + Nhà quản trò kòp thời đối phó với những biến cố bất ngờ nhằm đưa tổ chức sớm trở lại sự ổn đònh.  Phân bổ tài nguyên + Quyết đònh về vòêc phân bổ và sử dụng nguồn lực (cơ sở vật chất, máy móc thiết bò, tài chính, nhân sự) cho các họat động sản xuất kinh doanh. + Khi nhà quản trò ở trong tình huống phải quyết đònh nên phân bố tài nguyên cho ai và số lượng như thế nào, thì lúc đó nhà quản trò đóng vai trò ngừơi phân bổ tài nguyên. Tài nguyên có thể là tiền bạc, thời gian, quyền hành, trang bò hay con người. Thông thường, khi tài nguyên dồi dào, mọi nhà quản trò đều có thể thực hiện vai trò này một cách dễ dàng. Nhưng khi tài nguyên khan hiếm, quyết đònh của nhà quản trò trong vấn đề có thể ảnh hưởng lớn đến kết quả họat động của một đơn vò hay thậm chí của cả tổ chức.  Thương thuyết + Thay mặt tổ chức trong các cuộc thương nghò về các hợp đồng kinh tế hay các quan hệ với các đối tác và các tổ chức có liên quan. + Thực ra nhà quản trò cũng như mọi người khác, chỉ có thể thương thuyết khi trong tay có tài nguyên của tổ chức để có thể đem ra trao đổi, chuyển nhượng. Vì vậy nhà quản trò càng lên cao trong hệ thống cấp bậc của các nhà quản trò, họ đóng vai trò thương thuyết càng nhiều. Theo Robert Kazt, nhà quản trò cần có đầy đủ 3 kỹ năng, bạn hãy nêu các yêu cầu và ảnh hưởng của từng kỹ năng? Vẽ sơ đồ kỹ năng quả nhà quản trò các cấp trong tổ chức? Nhận xét của bạn. - Theo Robert Kazt, nhà quản trò cần có đầy đủ 3 kỹ năng, cụ thể là kỹ năng nhận thức (tư duy- Conceptual Skills), kỹ năng nhân sự (Human Skills) và kỹ năng kỹ thuật (Technical Skills). * Kỹ năng tư duy: là cái khó tiếp thu nhất và quan trọng đặc biệt đối với các nhà quản trò. Yêu cầu: đòi hỏi nhà quản trò phải có năng lực phân tích, suy nghó logic, thành thạo trong việc khái niệm và khái quát hóa những quan hệ phức tạp giữa các sự vật và hiện tượng. Hiểu rõ mức độ phức tạp của hòan cảnh và biết cách giảm thiểu sự phức tạp đó xuống mức độ có thể chấp nhận đựơc. Sáng tạo trong việc đề ra các ý tưởng và giải quyết các vấn đề. Có khả năng phân tích các sự kiện hiện tượng và các xu thế để đóan trứơc đựơc những thay đổi và nhận diện được thời cơ. Ảnh hưởng: Vì những hiện tượng của môi trường xảy ra xung quanh tổ chức, môi trừơng có thể tạo ra nguy cơ hoặc thời cơ, nhà quản trò lường trứơc đựơc nguy cơ sẽ có biện pháp chấn chỉnh trứơc khi ảnh hưởng quá nhiều và gây khó khăn cho tổ chức, ảnh hưởng mục tiêu chung. Và ngược lại, thời cơ đến thì nhà quản trò phải đón lấy và tạo mọi điều kiện để thời cơ đó đựơc phát huy tác dụng trong tổ chức, đạt đựơc mục tiêu chung và những mục tiêu phát triển thêm khi cơ hội đến. Nhờ tư duy tốt, nhà quản trò có thể họach đònh (đặc biệt là xác đònh mục tiêu và lập kế họach chiến lược) được hòan thiện và có lợi cho tổ chức. Hòan thành các mục tiêu chiến lựơc đã đề ra và cơ hội để quyết đònh chiến lựơc mới. * Kỹ năng nhân sự: là tài năng đặc biệt của nhà quản trò trong việc quan hệ với người khác liên quan đến khả năng cùng làm việc, điều khiển con người và tập thể dù người đó là thuộc cấp, đồng nghiệp hay cấp trên để nhằm tạo thuận lợi và thúc đẩy sự hòan thành công việc chung. Kỹ năng nhân sự cần thiết cho nhà quản trò là biết cách thông đạt hữu hiệu (viết và nói), có thái độ quan tâm tích cực đến người khác và khung cảnh làm việc, xây dựng không khí hợp tác giữa mọi người cùng làm việc và biết cách động viên nhân viên dưới quyền. Yêu cầu: nhà quản trò phải có kiến thức về hành vi con người, có năng lực trong việc hiểu biết, cảm giác, thái độ và động cơ của người khác từ những điều họ nói và những cái họ làm (trình bày rõ ràng và có tính thuyết phục cao). Có năng lực trong việc thiết lập các mối quan hệ, hợp tác có hiệu quả (khéo léo, ngọai giao và hiểu biết về các hành vi đựơc chấp nhận bởi xã hội. Ảnh hưởng: giúp cho việc thiết lập các mối quan hệ có hiệu quả với cấp trên, cấp dưới, đồng sự và những người bên ngòai tổ chức. Kỹ năng này phải trở thành một họat động thừơng xuyên, liên tục và nhất quán của nhà quản trò. * Kỹ năng kỹ thuật: là những khả năng cần thiết để thực hiện công việc cụ thể, hay nói các khác là trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhà quản trò. Yêu cầu: Nhà quản trò phải có kiến thức về phương pháp, quy trình, thủ tục và kỹ thuật để thực hiện công việc chuyên môn. Có năng lực trong việc sử dụng các công cụ và thiết bò. Chẳng hạn trong việc sọan thảo hợp đồng kinh tế, nhà quản trò phải biết sử dụng các thiết bò văn phòng và cách thức trình bày bố cục nội dung, hình thức văn bản….để có thể sọan thảo đựơc hợp đồng hòan chỉnh từ nội dung đến hình thức. Nhà quản trò có đựơc trình độ chuyên môn này qua việc học ở trường đại học hoặc các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn. Ảnh hưởng: Giúp cho việc chỉ đạo, điều hành công việc, kiểm sóat và đánh giá năng lực cấp dưới. Nhận xét: Tất cả các nhà quản trò phải có đầy đủ 3 lọai kỹ năng trên, hiển nhiên là mỗi lọai kỹ năng tùy theo cấp bậc của nhà quản trò trong tổ chức. - Nói chung kỹ năng kỹ thuật giảm dần sự quan trọng khi lên cao dần trong hệ thống cấp bậc của các nhà quản trò. cấp càng cao nhà quản trò cần phải có nhiều kỹ năng tư duy chiến lược hơn. Ở cấp quản trò thấp, kỹ năng kỹ thuật là cần thiết vì ở cấp này nhà quản trò làm việc chặt chẽ với tiến trình sản xuất, là nơi mà kỹ năng kỹ thuật đặc biệt quan trọng. - Kỹ năng tư duy chiến lựơc thì trái lại, rất cần thiết đối với nhà quản trò cấp cao bởi những kế họach, chính sách và quyết đònh ở cấp này đòi hỏi nhà quản trò phải có năng lực hiểu mức độ ảnh hưởng với một sự thay đổi trong lónh vực này đối với nhiều lónh vực khác trong tổ chức. Nhà quản trò cấp cao là người chòu trách nhiệm về mọi mặt để thực hiện mục tiêu chiến lựơc của tổ chức, do vậy phải nhìn xa trông rộng, phải am hiểu về những biến đổi của môi trường, phải thừơng xuyên cập nhật thông tin để có thể hòan thành mục tiêu chung. - Kỹ năng nhân sự cần thiết với mọi cấp quản trò, vì nhà quản trò nào cũng làm việc với con người và thông qua con ngừơi. Câu 2: Môi trừơng quản trò? Phân lọai và cho biết nội dung từng yếu tố ảnh hưởng môi trừơng vó mô và môi trường vi mô. Khái niệm môi trừơng quản trò: - Môi trừơng quản trò là tổng hợp các yếu tố, các lực lựơng và thể chế từ bên trong và bên ngòai tổ chức, chúng thừơng xuyên tác động làm ảnh hưởng khách quan đến họat động của doanh nghiệp. Phân lọai:  Môi trừơng vó mô: - Ảnh hưởng đến tất cả các doanh nghiệp, tuy nhiên tính chất và mức độ ảnh hưởng không giống nhau. Tuy nhiên doanh nghiệp ít có ảnh hưởng và kiểm sóat đến nó. - Doanh nghiệp bò ảnh hưởng bởi môi trừơng vó mô qua các yếu tố như: + Kinh tế: Tốc độ GDP, GNP, lãi suất, tỉ giá ngọai tệ + Dân số: tỉ lệ tăng dân số, xu hứơng tuổi tác, giới tính, cơ cấu dân số… + Công nghệ: tốc độ phát triển sản phẩm mới, công nghệ mới, khả năng chuyển giao công nghệ. + Văn hóa xã hội: những lựa chọn nghề nghiệp, tập quán, những ưu tiên và những quan tâm của XH. + Chính trò pháp luật: những ưu tiên của chính phủ, luật thuế quy đònh về môi trừơng…  Môi trừơng vi mô:  Môi trừơng ngành - Gắn liền với từng ngành, từng doanh nghiệp - Tác động trực tiếp, rất năng động. - Do các yếu tố như sau: + Khách hàng: gồm những người tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp, quyết đònh đầu ra của doanh nghiệp. + Những nhà cung cấp: các nhà sản xuất cung ứng vật tư, công nghệ, các ngân hàng, cổ đông. + Các đối thủ cạnh tranh: các doanh nghiệp hiện hữu trong ngành, các đối thủ tiềm ẩn mới, các sản phẩm thay thế. + Các nhóm áp lực: cộng đồng xã hội, dân cư đòa phương.  Môi trừơng nội bộ: - Thể hiện những mặt mạnh, mặt yếu hiện tại của doanh nghiệp. - Có ảnh hửơng trực tiếp đến năng suất, chất lượng các sản phẩm và dòch vụ, vò thế cạnh tranh của doanh nghiệp. - Doanh nghiệp có thể kiểm sóat và điều chỉnh nó. - Dựa trên các yếu tố như sau: + Sản xuất: năng lực sản suất, trình độ công nghệ + Tài chính: dòng tiền tệ, cơ cấu vốn đầu tư, tình hình công nợ. + Nhân lực: trình độ lực lượng nhân sự, vấn đề sắp xếp, bố trí, đào tạo, các chính sách đãi ngộ. + Marketing: nghiên cứu thò trừơng, khách hàng, hệ thống phân phối, quảng cáo. + Nghiên cứu và phát triển: khả năng nghiên cứu sản phẩm mới, công nghê mới. + Văn hóa: đặc tính, dạng văn hóa, mức độ thích ứng hiện tại và trong tương lai.  Xu hướng ảnh hửơng của môi trừơng đến họat động của doanh nghiệp. - Môi trừơng quản trò là tổng hợp các yếu tố, các lực lượng và thể chế từ bên trong và bên ngòai tổ chức. Môi trừơng thường xuyên tác động làm ảnh hưởng đến họat động doanh nghiệp một cách khách quan. Câu 3: Tổ chức bộ máy hữu hiệu: Tổ chức bộ máy là q trình xác định những cơng việc cần phải làm; thiết lập các phòng ban, bộ phận và phân cơng cho các đơn vị, cá nhân đảm nhận các cơng việc đó; tạo ra mối quan hệ ngang dọc trong nội bộ tổ chức nhằm thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức một cách hiệu quả. Bộ máy tổ chức còn được gọi là cơ cấu tổ chức quản trị là tổng hợp các bộ phận hoặc các khâu khác được chun mơn hóa và có những trách nhiệm quyền hạn nhất định được bố trí theo những cấp nhằm đảm bảo thực hiện chức năng quản trị và phục vụ mục tiêu chung đã xác định. Vậy bộ máy tổ chức hữu hiệu là đảm bảo thực hiện tốt các chức năng quản trị và phục vụ có hiệu quả mục tiêu chung đã xác định. Để có một bộ máy tổ chức hữu hiệu nhà quản trị cần nhận thức rõ mục tiêu, nắm rõ bốn yếu tố làm cơ sở cho việc tổ chức bộ máy:  Mục tiêu và chiến lược hoạt động của doanh nghiệp  Bối cảnh kinh doanh hay bối cảnh xã hội  Cơng nghệ sản xuất hoặc kỹ thuật kinh doanh của doanh nghiệp  Năng lực, trình độ của con người trong doanh nghiệp Ngồi những yếu tố cơ sở trên nhà quản trị cần chú ý đến những ngun tắc như: chun mơn hóa, khoa học, hợp lý, phù hợp với hồn cảnh thực tiễn và đặc biệt là ngun tắc cơ bản của cơ cấu tổ chức quản trị. Nội dung của ngun tắc này bao gồm:  Gắn với mục tiêu: mục tiêu và cơ cấu tổ chức phải phù hợp, vì cơ cấu bộ máy được tổ chức trên cơ sở thực hiện các mục tiêu đã được xác định.  Ngun tắc hiệu quả: bộ máy tổ chức phải xây dựng trên ngun tắc giảm chi phí, chọn lựa đúng người, bố trí đúng việc. Để thực hiện được điều này doanh nghiệp cần phân tích cơng việc, thíết lập các phòng ban với số lượng nhiên viên thích hợp theo u cần cơng việc, Sau đó bố trí nhân viên đó vào vị trí cơng tác theo khả năng và u cầu cơng việc cần đáp ứng.  Ngun tắc cân đối: hay là sự tương quan phù hợp giữa quyền hành và trách nhiệm, sự phân bố nhiệm vụ phải rõ ràng hợp lý và hợp với khả năng. Nếu trách nhiệm nhiều hơn quyền hành thì sẽ gây áp lực khơng thể thực hiện cơng việc, ngược lại nếu quyền hạn nhiều hơn trách nhiệm sẽ có hiện tượng lạm dụng quyền hành chuộc lợi cá nhân đồng thời gây bất mãn cho cấp dưới dẫn đến khó hòan thành cơng việc đựơc giao.  Nguyên tắc linh hoạt: linh hoạt (mềm dẻo, dễ thích ứng, dễ thay đổi, phản ứng nhanh). Nhà quản trị phải linh hoạt trong hoạt động tổ chức, bộ máy tổ chức linh hoạt sẽ giúp cho nhà quản trị đối phó kịp thời trước những thay đổi của môi trừơng liên quan đến hoạt động tổ chức. Như ta đã biết tổ chức bộ máy doanh nghiệp là để thực hiện mục tiêu chiến lược đề ra, mà hoạt động của doanh nghiệp luôn chịu tác động của yếu tố môi trường làm ảnh hưởng đến mục tiêu. Do vậy muốn tồn tại và phát triển thì doanh nghiệp phải thích ứng nhanh để phù hợp với môi trường biến đổi. Khi môi trường biến đổi tạo ra thời cơ thì doanh nghiệp phải biết tận dụng cơ hội, thay đổi mục tiêu kịp thời nhằm đạt doanh thu cao. Ngược lại, khi môi trường biến đổi tạo ra nguy cơ thì doanh nghiệp cần thu hẹp mục tiêu, điều chỉnh kế hoạch hay thay đổi trong cơ cấu tổ chức để bộ máy hoạt động hiệu quả đảm bảo nguyên tắc đi đúng với mục tiêu.  Nguyên tắc thống nhất chỉ huy: mỗi cấp dưới chỉ chịu sự chỉ huy của một cấp trên trực tiếp mà thôi. Các cấp chỉ huy cần phải coi trọng nguyên tắc này để đảm bảo tránh các mâu thuẫn hoặc ưu tiên công việc trái ngược nhau khi cấp dưới có nhiều cấp trên chỉ huy. Tầm hạn quản trị và phân chia tổ chức là một trong những vấn đề thường xuyên được quan tâm nhất, là cơ sở khoa học để tổ chức bộ máy. Tầm hạn quản trị còn gọi là phạm vi quản trị, là số lượng nhân viên mà có thể quản lý được một cách trực tiếp. Việc xác định tầm hạn quản trị và thiết lập các tầng nấc quản trị trong tổ chức được dựa trên các nguyên tắc tổ chức bộ máy. Tầm hạn quản trị có hiệu quả trực tiếp đến việc xây dựng thiết kế bộ máy tổ chức, đặc biệt là các tầng nấc trong tổ chức. Tầng nấc quản trị là cấp bậc quản trị trong tổ chức như : ban giám đốc, trưởng phòng,… số tầng nấc quản trị liên quan đến tầm hạn quản trị. Tầm hạn quản trị rộng là quản lý số lượng nhân viên nhiều. Tầm hạn quản trị hẹp là quản lý số lượng nhân viên ít hơn. Tầng nấc quản trị càng nhiều, tầm hạn quản trị càng hẹp và thông thường thì tốn kém hơn, đồng thời hoạt động kém hiệu quả. Để xác định tầm hạn quản trị cần căn cứ vào 6 yếu tố:  Năng lực nhà quản trị : là khả năng tác động vào người khác. Nếu nhà quản trị có năng lực giỏi : có khả năng phối hợp nhiều cấp dưới, tầm hạn quản trị rộng. Ngược lại, nhà quản trị năng lực kém : tầm hạn quản trị hẹp, chi phí cao.  Trình độ cấp dưới : trình độ nhân viên kém thì tầm hạn quản trị hẹp, trình độ nhân viên khá tầm hạn quản trị rộng.  Mức độ ủy quyền của cấp trên cho cấp dưới : khi được ủy quyền thì tầm hạn quản trị rộng, người ủy quyền tầm hạn quản trị hẹp.  Tính chất kế hoạch công việc: o Tính kế hoạch : tầm hạn quản trị rộng thì tính phức tạp giảm nên tốn chi phí ít. o Tính tác nghiệp cụ thể : tầm hạn quản trị hẹp, nếu tầng nấc quản trị nhiều thì doanh nghiệp tốn chi phí lương, cơ sở vật chất nhiều hơn gây tốn kém. Nhà quản trị làm việc thông qua người khác vì vậy nếu không có người làm việc tác nghiệp sẽ giải quyết công việc chậm hơn. Vậy tầng nấc quản trị nhiều thì tầm hạn quản trị hẹp gây tốn kém hơn. Từ đó ta thấy tầng nấc quản trị có ảnh hưởng đến tổ chức bộ máy hiệu quả là công việc được giải quyết phù hợp với điều kiện năng lực của nhân sự, tính chất công việc phụ thuộc vào mục tiêu của doanh nghiệp.  Sự thay đổi của công việc : nếu công việc ổn định, thường xuyên thì tầm hạn quản trị rộng. Nếu công việc không ổn định , có tính phức tạp cao thì tầm hạn quản trị hẹp.  Kỹ thuật và phương tiện : đầy đủ kỹ thuật và phương tiện thông đạt thì tầm hạn quản trị rộng. Sau khi xác định tầm hạn quản trị ta tiến hành phân chia tổ chức còn gọi là cấu tạo các đơn vị nhỏ. Một phần công việc tổ chức là việc thiết lập các bộ phận. Sự tồn tại các đơn vị nhỏ trong một tổ chức là tất yếu và sự phân chia đơn vị nhỏ ấy phải đặt trên các tiêu chuẩn khoa học. Phân chia theo tầm hạn quản trị, theo thời gian, theo chức năng, theo lãnh thổ, theo sản phẩm, theo khách hàng, theo quy trình hay thiết bị. Tùy theo nhiệm vụ trong mối tương quan của doanh nghiệp mà các mô hình tổ chức được chọn lựa để thiết lập như : mô hình trực tuyến, mô hình chức năng, mô hình hỗn hợp. Tiếp theo, nhà quản trị thực hiện tiến trình tổ chức bộ máy gồm 7 bước:  Bước 1: Xác định mục tiêu của doanh nghiệp Nhận thức rõ mục tiêu về doanh số, lợi nhuận; căn cứ vào 4 yếu tố : mục tiêu chiến lược kinh doanh, bối cảnh xã hội, công nghệ sản xuất và khả năng nhân sự làm cơ sở để tiến hành tổ chức bộ máy.  Bước 2: Phân tích công việc Xác định những công việc cần làm để thực hiện mục tiêu, phân loại các hoạt động theo nhóm chức năng, đặt ra yêu cầu thực hiện từng nhóm công việc theo chức năng.  Bước 3: Thiết lập phòng ban Kết hợp các chức năng quan trọng thành một hệ thống, hình thành bộ khung tổ chức gồm các phòng ban và bộ phận. Để thực hiện bước này nhà quản trị cần dựa trên cơ sở công nghệ sản xuất của doanh nghiệp và năng lực, trình độ của con người trong doanh nghiệp.  Bước 4: Định biên nhân viên Xác định số lượng nhân viên cần thiết theo yêu cầu công việc của từng phòng ban và bộ phận, căn cứ vào 6 yếu tố để xác định tầm hạn quản trị.  Bước 5: Phân công phân nhiệm Trên cơ sở số lượng nhân viên đã được xác định cho mỗi phòng ban, dựa vào tính chất công việc, tầm hạn quản trị để bố trí nhân sự. Để đảm bảo bộ máy hữu hiệu nhà quản trị phối hợp nhiều cấp dưới, đánh giá kết quả thực hiện so với kế hoạch nếu có gì sai lệch thì điều chỉnh nhân viên hay tổ chức lại bộ máy.  Bước 6: Tổ chức phối hợp thực hiện nhiệm vụ Từng phòng ban thực hiện chức năng để triển khai công việc cho mỗi cá nhân. Quan hệ phối hợp giữa các cá nhân, phòng ban và bộ phận để thực hiện nhiệm vụ.  Bước 7: Thẩm định và tái tổ chức Kiểm tra kết quả hoạt động của từng cá nhân, bộ phận và phòng ban để đánh giá kết quả hoạt động của bộ máy. Nhận biết rõ các sai lệch và nguyên nhân để có biện pháp điều chỉnh. Tổ chức lại bộ máy theo hướng hoàn thiện trên cơ sở khắc phục những mặt hạn chế. Định biên lại, điều chỉnh tầm hạn quản trị, thu hẹp hoặc mở rộng chức năng, quy mô hoạt động của các phòng ban, bộ phận… Vậy khi nhà quản trị nhận thức rõ mục tiêu, tn thủ đầy đủ ngun tắc cơ bản của cơ cấu tổ chức quản trị, nắm rõ các yếu tố cơ sở cho việc tổ chức bộ máy, cũng như việc xác định tầm hạn quản trị và phân chia tổ chức hợp lí thì sẽ xây dựng được một bộ máy tổ chức hữu hiệu. Câu 4: Vì sao họach đònh là chức năng cơ bản đầu tiên quan trọng nhất và là cơ sở để nhà quản trò triển khai các chức năng khác? Nói đến quản trò, chúng ta nói đến một tiến trình họat động bao gồm các việc họach đònh (planning), tổ chức (organization), lãnh đạo-quản trò con người (staffing) và kiểm tra (controlling). Do vậy, nhà quản trò cần thực hiện các chức năng sau: họach đònh – tổ chức – lãnh đạo – kiểm tra. Có thể đònh nghóa từng chức năng như sau: Họach đònh: - Quyết đònh trước xem phải làm gì? Làm như thế nào? Khi nào làm và Ai làm. - Chức năng họach đònh là những họat động quản trò nhằm xác đònh mục tiêu trong tương lai và những phương tiện thích hợp để thực hiện mục tiêu. - Họach đònh là chức năng đầu tiên cơ bản quan trọng nhất và là cơ sở để triển khai các công việc còn lại. Và là quá trình ấn đònh mục tiêu và đề ra phương pháp nhằm thực hiện các mục tiêu chiến lược một cách hiệu quả. Tổ chức: - Chức năng tổ chức là những họat động xác đònh các công việc cần phải làm, thiết lập các phòng ban, bộ phận; phân công cho các đơn vò, cá nhân thực hiện các công việc đó. Tạo ra mối quan hệ ngang dọc trong tổ chức để phối hợp và thực hiện các mục tiêu chiến lược của tổ chức một cách hiệu quả. Lãnh đạo: - Chức năng lãnh đạo đựơc các đònh như sự tác động, như một nghệ thuật hay quá trình tác động đến con người sao cho họ sẽ tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu để hòan thành nhiệm vụ đựơc giao góp phần hòan thành mục tiêu chung của tổ chức. Kiểm tra: - Kiểm tra là thiết lập các tiêu chuẩn, số liệu và các sự kiện cơ bản để đo lường và đánh giá kết quả họat động của các cấp dưới nhằm hòan thành mục tiêu của tổ chức và hòan thành kế họach đã đề ra.  Vì sao họach đònh là chức năng cơ bản đầu tiên quan trọng nhất: - Vì họach đònh là những họat động quản trò nhằm xác đònh các mục tiêu trong tương lai và những phương tiện thích hợp để hòan thành mục tiêu. - Bên cạnh đó, các mục tiêu và kế họach đựơc hoặc đònh là cơ sở để tổ chức bộ máy, nhân sự, công việc nhằm đáp ứng yêu cầu mục tiêu đã xác đònh. - Lãnh đạo là sự chỉ dẫn, đôn đốc, động viên thúc đẩy và phân công cho cấp dưới thực hiện công việc. Phối hợp các họat động trong tổ chức và động viên tinh thần làm việc nhằm thực hiện đúng tiến độ công việc và đạt hòêu quả. - Kiểm tra là đo lường, đối chiếu giữa mục tiêu kế họach và kết quả họat động các cấp, phòng ban, bộ phận trong tổ chức nhằm phát hiện ra những sai lệch chệch hướng và có biện pháp chấn chỉnh kòp thời đúng lúc. Kiểm tra thường xuyên để đảm bảo thực hiện mục tiêu kế họach không chệch hướng và đạt hiệu quả cao. - Nhờ làm tốt công tác họach đònh, tổ chức tạo đựơc sự chủ động trong quá trình thực hiện mục tiêu đã xác đònh, cụ thể là các tác dụng sau. + Tập trung sự chú ý vào các mục tiêu. + Ứng phó với sự bất đònh và sự thay đổi + Tạo khả năng tác nghiệp kinh tế + Làm cơ sở cho vòêc thực hiện các chức năng còn lại (tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra), đặc biệt là chức năng kiểm tra. Kết luận: Quan tâm và thực hiện tốt công tác họach đònh, tổ chức sẽ xác đònh đựơc hướng họat động đúng đắn. Nhà quản trò hòan thành các chức năng tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra sẽ mang lại hiệu quả thắng lợi cho mục tiêu đã họach đònh trên cơ sở phối hợp sử dụng hợp lý các yếu tố nguồn lực. Mục tiêu và kế họach đònh hướng là cơ sở để nhà quản trò triển khai thực hiện các chức năng tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra. Câu 5: Thông tin trong quản trò là gì? Trình bày mối quan hệ giữa thông tin và ra quyết đònh quản trò? 1. Khái niệm thông tin: * Thông tin liên quan đến việc chuyển giao và hiểu đựơc ý nghóa, một thông tin thành công khi nào nghóa đựơc chuyển đi và phải đựơc hiểu. Do vậy thông tin là sự truyền đạt các tin tức từ người gởi đến ngừơi nhận. Thông tin có thể là lời nói qua trao đổi, chữ viết (văn bản) hoặc phương pháp truyền đạt khác. * Thông tin có lợi đến công tác quản trò sẽ đựơc nhà quản trò thu thập, tiếp nhận, lưu giữ, xử lý hoặc chuyển đi và đựơc sử dụng trong các khâu các cấp quản trò. * Thông tin phải đầy đủ, kòp thời, phải là thông tin mới và có ích cho doanh nghiệp hoặc tổ chức mà nhà quản trò đang phụ trách. Nhưng không phải thông tin nào cũng đựơc thu thập, xử lý và sử dụng mà phải là thông tin có logic và cô động, chính xác. 2. Khái niệm quyết đònh: - Quyết đònh quản trò là hành vi sáng tạo của nhà quản trò nhằm đònh ra chương trình và tính chất họat động của một tổ chức để giải quyết các vấn đề đã chín mùi, trên cơ sở hiểu biết thông tin và các quy luật. - Quyết đònh còn là một quá trình, trong đó có hai hay nhiều phương án để lựa chọn. Đối với mọi người làm việc gì cũng có quyết đònh, quyết đònh chọn trừơng đại học nào để theo học chẳng hạn. Nhà quản trò quyết đònh cũng vậy, nên làm thế nào để đạt mục tiêu của tổ chức, và quyết đònh là một phần chủ yếu trong công việc của nhà quản trò. 3. Mối quan hệ giữa thông tin và ra quyết đònh quản trò: *** Theo Henry Mintzberg -1973, nhà quản trò cần phải đảm nhiệm 3 vai trò: vai trò tương quan nhân sự, vai trò thông tin và vai trò quyết đònh. Ba vai trò này luôn luôn tồn tại và nhà quản trò giải quyết các vấn đề xảy ra cũng như những vấn đề cần thực hiện đều xoay quanh 3 vai trò này. Muốn ra quyết đònh phải căn cứ vào những thông tin có được, thực hiện các quyết đònh cũng phải có con người thực hiện, có thông tin để trao đổi với mọi người trong tổ chức… [...]... lường trứơc đựơc *** Nhà quản trò có nhiệm vụ thu thập, phổ biến thông tin và thay mặt cho tổ chức để phát biểu đó chính là vai trò mà nhà quản trò phải thực hiện Chính vì là vai trò cũng như các mối quan hệ có liên quan đến nhà quản trò như trao đổi với thuộc cấp và các cá nhân bên ngòai tổ chức mà nhà quản trò sẽ trở thành trung tâm đầu não cho việc thu thập thông tin *** Nhà quản trò có vai trò thừơng... mối liên hệ hữu cơ với thông tin, không có thông tin, nhà quản trò không thể lãnh đạo có hiệu quả Thông tin là mạch máu của tổ chức và là mạch để gắn liền có bộ phận trong tổ chức lại với nhau - Như nói ở phần trên, quyết đònh theo học ở 1 trừơng đại học nào đó, bản thân chúng ta phải căn cứ vào những thông tin có được như trừơng ĐH nào có ngành học phù hợp với yêu cầu, thời gian, đòa thế, danh tiếng... vụ của các cấp quản trò và vò trí của các thành viên trong tổ chức, nhờ đó đưa ra quyết đònh điều phối công việ c, điều động nhân sự để hòan thành những kế họach một cách hiệu quả với thời gian và chi phí thấp nhất * Thông tin liên lạc là những phương tiện để liên hệ với nhau trong một tổ chức nhằm đạt mục tiêu chung Họat động quản trò cũng vì mục tiêu chung cần đạt đến, do vậy muốn quản trò có hiệu...*** Bất cứ hành động nào mà nhà quản trò làm đều có liên quan đến thông tin Nhà quản trò không thể quyết đònh mà không có thông tin Một khi quyết đònh đã làm ra lại cần phải có thông tin nếu không thì chẳng ai biết có quyết đònh Một ý kiến hay nhất, một kế họach đẹp nhất cũng không thể hình thành mà không có thông tin Vì vậy những nhà quản trò cần phải có những thông tin hiệu quả nếu... tiêu đạt đựơc là mục tiêu của cá nhân và 1 phần cho xã hội Nhà quản trò cũng vậy, ra quyết đònh là vì bản thân và tổ chức, vì mục tiêu chung và là mục tiêu của nhiều người, nên thu thập thông tin, tìm kiếm những thông tin có lợi cho mục tiêu chung cần hứơng đến là công việc hàng đầu trước khi nhà quản trò ra quyết đònh Tóm lại, Quyết đònh quản trò và thông tin là mối quan hệ hữu cơ không thể tách rời . tổ chức. Tầng nấc quản trị là cấp bậc quản trị trong tổ chức như : ban giám đốc, trưởng phòng,… số tầng nấc quản trị liên quan đến tầm hạn quản trị. Tầm hạn quản trị rộng là quản lý số lượng. hạn quản trị cần căn cứ vào 6 yếu tố:  Năng lực nhà quản trị : là khả năng tác động vào người khác. Nếu nhà quản trị có năng lực giỏi : có khả năng phối hợp nhiều cấp dưới, tầm hạn quản trị. Ngược lại, nhà quản trị năng lực kém : tầm hạn quản trị hẹp, chi phí cao.  Trình độ cấp dưới : trình độ nhân viên kém thì tầm hạn quản trị hẹp, trình độ nhân viên khá tầm hạn quản trị rộng. 