+ Tổ chức: nhà quản trị có nhiệm vụ thiết kế cơ cấu tổ chức, bao gồm xác định những việc phải làm, các bộ phận cần có, trách nhiệm của các bộ phận, bố trí người vào những công việc yêu c
Trang 1ƠN TẬP MƠN QUẢN TRI ̣ HỌC (tt) Câu 1: Định nghĩa quản trị, vai trò nhà quản trị, kỹ năng của nhà quản trị
1 Các định nghĩa khác nhau (thuật ngữ quản trị rất đa dạng và phức tạp)
- Cách hiểu thuật ngữ quản trị rất đa dạng và phức tạp, vì vậy có nhiều định nghĩa khác nhau Tuy nhiên phổ biến các định nghĩa đều có liên quan đến một số ý chính sau
+ Làm việc với và thông qua người khác
+ Hòan thành mục tiêu chung của tổ chức
+ Khai thác tối đa nguồn tài nguyên có hạn
+ Luôn xem xét đến kết quả và hiệu quả
+ Đối phó và thích ứng với môi trừơng biến đổi
2 Phân tích ý chính để đưa ra định nghĩa phổ biến nhất
- Dựa trên các ý chính trên cho thấy rằng, quản trị là lãnh đạo trên cơ sở họach định, tổ chức, nhân sự, điều khiển và kiểm tra công việc nhằm đạt đựơc các mục tiêu đã đề ra
+ Họach định là chức năng đầu tiên trong tiến trình quản trị, bao gồm công tác xác định mục tiêu họat động của tổ chức, xây dựng chiến lựơc tổng thể để thành đạt mục tiêu
+ Tổ chức: nhà quản trị có nhiệm vụ thiết kế cơ cấu tổ chức, bao gồm xác định những việc phải làm, các bộ phận cần có, trách nhiệm của các bộ phận, bố trí người vào những công việc yêu cầu, phối hợp giữa người và người, công việc với công việc và hệ thống quyền hành trong tổ chức
+ Nhân sự: Công việc trong tổ chức cần có người thực hiện, do vậy để đáp ứng nhu cầu đó phải thực hiện công tác nhân sự Nhà quản trị phải tuyển chọn, thu dụng, bố trí, bồi dưỡng, sử dụng, động viên, kích thích, chỉ huy, lãnh đạo con người trong tổ chức
+ Điều khiển: thiết lập một cách có hiệu quả sự lạnh đạo, động viên tinh thần làm việc của nhân viên để hòan thành mục tiêu
+ Kiểm tra: xây dựng các tiêu chuẩn kiểm tra và đo lường kết quả, thực hiện so sánh với tiêu chuẩn nhằm phát hiện những sai lệch, chệch hứơng và đưa ra các biện pháp điều chỉnh
- Quản trị là tác động có hứơng đích của chủ thể quản lý đến đối tượng quản lý nhằm đạt đựơc kết quả cao nhất với mục tiêu đã định trước
- Là tiến trình làm việc với con ngừơi và thông qua con ngừơi nhằm đạt mục tiêu của tổ chức trong một môi trường luôn luôn thay đổi Trọng tâm của quá trình này là sử dụng hiệu quả nguồn lực có giới hạn
Định nghĩa phổ biến nhất: Là những họat động cần thiết phát sinh từ sự kết hợp của nhiều
người với nhau một cách có ý thức trong một tổ chức nhằm hòan thành mục tiêu chung
Vai trò của nhà quản trị?
Theo Henry Minterberg, nhà quản trị có những vai trò
-Trong thực tiễn họat động, nhà quản trị phải làm nhiều việc khác nhau, thậm chí phải ứng xử theo nhiều cách khác nhau, đối với cấp trên, cấp dưới, với khách hàng, với cơ quan chủ quản…Nhằm làm sáng tỏ cách thức ứng xử khác nhau của nhà quản trị, Henry Minterberg nghiên cứu những họat động bình thừơng của nhà quản trị và cho rằng mọi nhà quản trị đều phải thực hiện 10 vai trò khác nhau Mười vai trò đó có thể tập trung trong 3 nhóm lớn là (1) vai trò tương quan nhân sự (quan hệ con người),(2)vai trò thông tin và (3) vai trò quyết định
Trang 21 Vai trò tương quan nhân sự:
Vai trò pháp nhân chính (vai trò đại diện): trong các họat động
+ Trong các cuộc nghi lễ, ký kết các văn bản, hợp đồng với khách hàng và các đối tác + (Sách QTH) Xét trong mối tương quan giữa con người trong và ngòai tổ chức, vai trò của nhà quản trị cho thấy hình ảnh của tổ chức mà họ quản trị, ở một mức độ nhất định cũng cho ta thấy những nét cơ bản của tổ chức đó
Vai trò lãnh đạo:
+ Chỉ dẫn, ra lệnh, động viên tạo điều kiện thuận lợi để người dưới quyền thực hiện tốt công việc
+ (Sách QTH) Đòi hỏi nhà quản trị phải phối hợp, kiểm tra công việc của nhân viên dưới quyền Vai trò này có thể đựơc nhà quản trị thể hiện trực tiếp hay gián tiếp Việc tuyển dụng, động viên có thể là những việc mà nhà quản trị trực tiếp làm Trái lại khi ấn định tiêu chuẩn chất lựơng của công việc, phân chia trách nhiệm, làm quyết định, hay ấn định thời gian để cấp dưới hòan thành công việc, nhà quản trị đã thực hiện vai trò một cách gián tiếp đối với nhân viên
Vai trò người liên lạc:
+ Phát huy các mối liên hệ, quan hệ nhằm gắn liền cả bên trong và bên ngòai (có thể sử dụng các phương tiện thư tín, điện đàm, hội họp)
+ (Sách QTH) Khi nhà quản trị có mối quan hệ rộng với ngừơi khác, bên trong hay bên ngòai tổ chức, để nhằm góp phần hòan thành công việc đựơc giao của đơn vị của họ hoặc thực hiện vai trò này Xét cho cùng, nhà quản trị phát triển hệ thống thu thập thông tin bên ngòai hữu ích cho sự hòan thành nhiệm vụ
2 Vai trò thông tin: thu thập, phổ biến thông tin và thay mặt tổ chức để phát biểu là những vai trò thông tin của nhà quản trị Các vai trò này xuất phát từ những mối quan hệ với con người như trình bày ở trên
Phát ngôn (đối ngọai)
+ Hiện thực hóa và cung cấp các thông tin cho các nhân vật có liên quan (khách hàng, công chúng, phóng viên báo đài…)
+ (Sách QTH) Thay mặt cho tổ chức cung cấp thông tin cho các bộ phận trong cùng một đơn vị, hay các cơ quan bên ngòai Mục tiêu của sự thay mặt phát biểu này có thể là để giải thích, bảo vệ hay tranh thủ thêm sự ủng hộ cho tổ chức
Phổ biến thông tin (đối nội)
+ Thông tin được truyền đi một cách nguyên xi họăc có thể đựơc xử lý bởi người lãnh đạo, các thông tin này sẽ giúp cho cấp dưới thực hiện tốt nghĩa vụ của họ
+ (Sách QTH) Phổ biến thông tin liên hệ đến những người có liên quan, có thể là thuộc cấp, đồng cấp hay thựơng cấp
Thu thập và tiếp nhận thông tin
+ Thiết lập hệ thống thu thập thông tin có hiệu quả cho phép biết đựơc diễn biến của môi trừơng bên trong và bên ngòai
+ (Sách QTH) Nhà quản trị đảm nhiệm vai trò thu thập thông tin bằng cách thường xuyên xem xét, phân tích bối cảnh xung quanh tổ chức để nhận ra những tin tức, những sự kiện, những họat động có thể đem lại cơ hội hay sự đe dọa đối với tổ chức Công việc này thực hiện qua việc đọc báo chí, văn bản, qua trao đổi tiếp xúc với mọi người
Trang 33 Vai trò quyết định:
Doanh nhân
+ Khởi xứơng các dự án mới về họat động sản xuất kinh doanh, chịu trách nhiệm cuối cùng về kết quả họat động sản xuất kinh doanh, chấp nhận rủi ro
+ Xuất hiện khi nhà quản trị tìm cách cải tiến họat động của tổ chức Việc này đựơc thể hiện bằng cách áp dụng một kỹ thuật mới vào một tình huống cụ thể, hoặc nâng cấp một kỹ thuật đang áp dụng
Người hòa giải các xung đột
+ Hòa giải các xung đột, mâu thuẩn trong nội bộ giữa các thuộc cấp
+ Nhà quản trị kịp thời đối phó với những biến cố bất ngờ nhằm đưa tổ chức sớm trở lại sự ổn định
Phân bổ tài nguyên
+ Quyết định về vịêc phân bổ và sử dụng nguồn lực (cơ sở vật chất, máy móc thiết bị, tài chính, nhân sự) cho các họat động sản xuất kinh doanh
+ Khi nhà quản trị ở trong tình huống phải quyết định nên phân bố tài nguyên cho ai và số lượng như thế nào, thì lúc đó nhà quản trị đóng vai trò ngừơi phân bổ tài nguyên Tài nguyên có thể là tiền bạc, thời gian, quyền hành, trang bị hay con người Thông thường, khi tài nguyên dồi dào, mọi nhà quản trị đều có thể thực hiện vai trò này một cách dễ dàng Nhưng khi tài nguyên khan hiếm, quyết định của nhà quản trị trong vấn đề có thể ảnh hưởng lớn đến kết quả họat động của một đơn vị hay thậm chí của cả tổ chức
Thương thuyết
+ Thay mặt tổ chức trong các cuộc thương nghị về các hợp đồng kinh tế hay các quan hệ với các đối tác và các tổ chức có liên quan
+ Thực ra nhà quản trị cũng như mọi người khác, chỉ có thể thương thuyết khi trong tay có tài nguyên của tổ chức để có thể đem ra trao đổi, chuyển nhượng Vì vậy nhà quản trị càng lên cao trong hệ thống cấp bậc của các nhà quản trị, họ đóng vai trò thương thuyết càng nhiều
Theo Robert Kazt, nhà quản trị cần có đầy đủ 3 kỹ năng, bạn hãy nêu các yêu cầu và ảnh hưởng của từng kỹ năng? Vẽ sơ đồ kỹ năng quả nhà quản trị các cấp trong tổ chức? Nhận xét của bạn
- Theo Robert Kazt, nhà quản trị cần có đầy đủ 3 kỹ năng, cụ thể là kỹ năng nhận thức (tư duy- Conceptual Skills), kỹ năng nhân sự (Human Skills) và kỹ năng kỹ thuật (Technical Skills)
* Kỹ năng tư duy: là cái khó tiếp thu nhất và quan trọng đặc biệt đối với các nhà quản trị
Yêu cầu: đòi hỏi nhà quản trị phải có năng lực phân tích, suy nghĩ logic, thành thạo
trong việc khái niệm và khái quát hóa những quan hệ phức tạp giữa các sự vật và hiện tượng Hiểu rõ mức độ phức tạp của hòan cảnh và biết cách giảm thiểu sự phức tạp đó xuống mức độ có thể chấp nhận đựơc Sáng tạo trong việc đề ra các ý tưởng và giải quyết các vấn đề Có khả năng phân tích các sự kiện hiện tượng và các xu thế để đóan trứơc đựơc những thay đổi và nhận diện được thời cơ
Trang 4Ảnh hưởng: Vì những hiện tượng của môi trường xảy ra xung quanh tổ chức, môi
trừơng có thể tạo ra nguy cơ hoặc thời cơ, nhà quản trị lường trứơc đựơc nguy cơ sẽ có biện pháp chấn chỉnh trứơc khi ảnh hưởng quá nhiều và gây khó khăn cho tổ chức, ảnh hưởng mục tiêu chung Và ngược lại, thời cơ đến thì nhà quản trị phải đón lấy và tạo mọi điều kiện để thời cơ đó đựơc phát huy tác dụng trong tổ chức, đạt đựơc mục tiêu chung và những mục tiêu phát triển thêm khi cơ hội đến Nhờ tư duy tốt, nhà quản trị có thể họach định (đặc biệt là xác định mục tiêu và lập kế họach chiến lược) được hòan thiện và có lợi cho tổ chức Hòan thành các mục tiêu chiến lựơc đã đề ra và cơ hội để quyết định chiến lựơc mới
* Kỹ năng nhân sự: là tài năng đặc biệt của nhà quản trị trong việc quan hệ với người khác liên quan đến khả năng cùng làm việc, điều khiển con người và tập thể dù người đó là thuộc cấp, đồng nghiệp hay cấp trên để nhằm tạo thuận lợi và thúc đẩy sự hòan thành công việc chung Kỹ năng nhân sự cần thiết cho nhà quản trị là biết cách thông đạt hữu hiệu (viết và nói), có thái độ quan tâm tích cực đến người khác và khung cảnh làm việc, xây dựng không khí hợp tác giữa mọi người cùng làm việc và biết cách động viên nhân viên dưới quyền
Yêu cầu: nhà quản trị phải có kiến thức về hành vi con người, có năng lực trong việc
hiểu biết, cảm giác, thái độ và động cơ của người khác từ những điều họ nói và những cái họ làm (trình bày rõ ràng và có tính thuyết phục cao) Có năng lực trong việc thiết lập các mối quan hệ, hợp tác có hiệu quả (khéo léo, ngọai giao và hiểu biết về các hành vi đựơc chấp nhận bởi xã hội
Ảnh hưởng: giúp cho việc thiết lập các mối quan hệ có hiệu quả với cấp trên, cấp dưới,
đồng sự và những người bên ngòai tổ chức Kỹ năng này phải trở thành một họat động thừơng xuyên, liên tục và nhất quán của nhà quản trị
* Kỹ năng kỹ thuật: là những khả năng cần thiết để thực hiện công việc cụ thể, hay nói các khác là trình độ chuyên môn nghiệp vụ của nhà quản trị
Yêu cầu: Nhà quản trị phải có kiến thức về phương pháp, quy trình, thủ tục và kỹ thuật
để thực hiện công việc chuyên môn Có năng lực trong việc sử dụng các công cụ và thiết bị Chẳng hạn trong việc sọan thảo hợp đồng kinh tế, nhà quản trị phải biết sử dụng các thiết bị văn phòng và cách thức trình bày bố cục nội dung, hình thức văn bản….để có thể sọan thảo đựơc hợp đồng hòan chỉnh từ nội dung đến hình thức Nhà quản trị có đựơc trình độ chuyên môn này qua việc học ở trường đại học hoặc các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn
Ảnh hưởng: Giúp cho việc chỉ đạo, điều hành công việc, kiểm sóat và đánh giá năng
lực cấp dưới
Nhận xét: Tất cả các nhà quản trị phải có đầy đủ 3 lọai kỹ năng trên, hiển nhiên là mỗi lọai kỹ năng tùy theo cấp bậc của nhà quản trị trong tổ chức
- Nói chung kỹ năng kỹ thuật giảm dần sự quan trọng khi lên cao dần trong hệ thống cấp bậc của các nhà quản trị Ơû cấp càng cao nhà quản trị cần phải có nhiều kỹ năng tư duy chiến lược hơn Ở cấp quản trị thấp, kỹ năng kỹ thuật là cần thiết vì ở cấp này nhà quản trị làm việc chặt chẽ với tiến trình sản xuất, là nơi mà kỹ năng kỹ thuật đặc biệt quan trọng
- Kỹ năng tư duy chiến lựơc thì trái lại, rất cần thiết đối với nhà quản trị cấp cao bởi những kế họach, chính sách và quyết định ở cấp này đòi hỏi nhà quản trị phải có năng lực hiểu mức độ ảnh hưởng với một sự thay đổi trong lĩnh vực này đối với nhiều lĩnh vực khác trong tổ chức Nhà quản trị cấp cao là người chịu trách nhiệm về mọi mặt để thực hiện mục
Trang 5tiêu chiến lựơc của tổ chức, do vậy phải nhìn xa trông rộng, phải am hiểu về những biến đổi của môi trường, phải thừơng xuyên cập nhật thông tin để có thể hòan thành mục tiêu chung
- Kỹ năng nhân sự cần thiết với mọi cấp quản trị, vì nhà quản trị nào cũng làm việc với con người và thông qua con ngừơi
Câu 2: Môi trừơng quản trị? Phân lọai và cho biết nội dung từng yếu tố ảnh hưởng môi trừơng vĩ mô và môi trường vi mô
Khái niệm môi trừơng quản trị:
- Môi trừơng quản trị là tổng hợp các yếu tố, các lực lựơng và thể chế từ bên trong và bên ngòai tổ chức, chúng thừơng xuyên tác động làm ảnh hưởng khách quan đến họat động của doanh nghiệp
Phân lọai:
Môi trừơng vĩ mô:
- Ảnh hưởng đến tất cả các doanh nghiệp, tuy nhiên tính chất và mức độ ảnh hưởng không giống nhau Tuy nhiên doanh nghiệp ít có ảnh hưởng và kiểm sóat đến nó
- Doanh nghiệp bị ảnh hưởng bởi môi trừơng vĩ mô qua các yếu tố như:
+ Kinh tế: Tốc độ GDP, GNP, lãi suất, tỉ giá ngọai tệ
+ Dân số: tỉ lệ tăng dân số, xu hứơng tuổi tác, giới tính, cơ cấu dân số…
+ Công nghệ: tốc độ phát triển sản phẩm mới, công nghệ mới, khả năng chuyển giao công nghệ
+ Văn hóa xã hội: những lựa chọn nghề nghiệp, tập quán, những ưu tiên và những quan tâm của XH
+ Chính trị pháp luật: những ưu tiên của chính phủ, luật thuế quy định về môi trừơng…
Môi trừơng vi mô:
Môi trừơng ngành
- Gắn liền với từng ngành, từng doanh nghiệp
- Tác động trực tiếp, rất năng động
- Do các yếu tố như sau:
+ Khách hàng: gồm những người tiêu thụ sản phẩm của doanh nghiệp, quyết định đầu
ra của doanh nghiệp
+ Những nhà cung cấp: các nhà sản xuất cung ứng vật tư, công nghệ, các ngân hàng, cổ đông
+ Các đối thủ cạnh tranh: các doanh nghiệp hiện hữu trong ngành, các đối thủ tiềm ẩn mới, các sản phẩm thay thế
+ Các nhóm áp lực: cộng đồng xã hội, dân cư địa phương
Môi trừơng nội bộ:
- Thể hiện những mặt mạnh, mặt yếu hiện tại của doanh nghiệp
- Có ảnh hửơng trực tiếp đến năng suất, chất lượng các sản phẩm và dịch vụ, vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp
- Doanh nghiệp có thể kiểm sóat và điều chỉnh nó
- Dựa trên các yếu tố như sau:
+ Sản xuất: năng lực sản suất, trình độ công nghệ
+ Tài chính: dòng tiền tệ, cơ cấu vốn đầu tư, tình hình công nợ
Trang 6+ Nhân lực: trình độ lực lượng nhân sự, vấn đề sắp xếp, bố trí, đào tạo, các chính sách đãi ngộ
+ Marketing: nghiên cứu thị trừơng, khách hàng, hệ thống phân phối, quảng cáo
+ Nghiên cứu và phát triển: khả năng nghiên cứu sản phẩm mới, công nghê mới
+ Văn hóa: đặc tính, dạng văn hóa, mức độ thích ứng hiện tại và trong tương lai
Xu hướng ảnh hửơng của môi trừơng đến họat động của doanh nghiệp
- Môi trừơng quản trị là tổng hợp các yếu tố, các lực lượng và thể chế từ bên trong và bên ngòai tổ chức Môi trừơng thường xuyên tác động làm ảnh hưởng đến họat động doanh nghiệp một cách khách quan
Câu 3: Tổ chức bộ máy hữu hiệu:
Tổ chức bộ máy là quá trình xác định những cơng việc cần phải làm; thiết lập các phịng ban,
bộ phận và phân cơng cho các đơn vị, cá nhân đảm nhận các cơng việc đĩ; tạo ra mối quan hệ ngang dọc trong nội bộ tổ chức nhằm thực hiện mục tiêu chiến lược của tổ chức một cách hiệu quả
Bộ máy tổ chức cịn được gọi là cơ cấu tổ chức quản trị là tổng hợp các bộ phận hoặc các khâu khác được chuyên mơn hĩa và cĩ những trách nhiệm quyền hạn nhất định được bố trí theo những cấp nhằm đảm bảo thực hiện chức năng quản trị và phục vụ mục tiêu chung đã xác định
Vậy bộ máy tổ chức hữu hiệu là đảm bảo thực hiện tốt các chức năng quản trị và phục vụ cĩ hiệu quả mục tiêu chung đã xác định
Để cĩ một bộ máy tổ chức hữu hiệu nhà quản trị cần nhận thức rõ mục tiêu, nắm rõ bốn yếu
tố làm cơ sở cho việc tổ chức bộ máy:
Mục tiêu và chiến lược hoạt động của doanh nghiệp
Bối cảnh kinh doanh hay bối cảnh xã hội
Cơng nghệ sản xuất hoặc kỹ thuật kinh doanh của doanh nghiệp
Năng lực, trình độ của con người trong doanh nghiệp
Ngồi những yếu tố cơ sở trên nhà quản trị cần chú ý đến những nguyên tắc như: chuyên mơn hĩa, khoa học, hợp lý, phù hợp với hồn cảnh thực tiễn và đặc biệt là nguyên tắc cơ bản của cơ cấu tổ chức quản trị Nội dung của nguyên tắc này bao gồm:
Gắn với mục tiêu: mục tiêu và cơ cấu tổ chức phải phù hợp, vì cơ cấu bộ máy được tổ chức trên cơ sở thực hiện các mục tiêu đã được xác định
Nguyên tắc hiệu quả: bộ máy tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc giảm chi phí, chọn lựa đúng người, bố trí đúng việc Để thực hiện được điều này doanh nghiệp cần phân tích cơng việc, thíết lập các phịng ban với số lượng nhiên viên thích hợp theo yêu cần cơng việc, Sau đĩ bố trí nhân viên đĩ vào vị trí cơng tác theo khả năng và yêu cầu cơng việc cần đáp ứng
Nguyên tắc cân đối: hay là sự tương quan phù hợp giữa quyền hành và trách nhiệm, sự phân bố nhiệm vụ phải rõ ràng hợp lý và hợp với khả năng Nếu trách nhiệm nhiều hơn quyền hành thì sẽ gây áp lực khơng thể thực hiện cơng việc, ngược lại nếu quyền hạn nhiều hơn trách nhiệm sẽ cĩ hiện tượng lạm dụng quyền hành chuộc lợi cá nhân đồng thời gây bất mãn cho cấp dưới dẫn đến khĩ hịan thành cơng việc đựơc giao
Trang 7 Nguyên tắc linh hoạt: linh hoạt (mềm dẻo, dễ thích ứng, dễ thay đổi, phản ứng nhanh) Nhà quản trị phải linh hoạt trong hoạt động tổ chức, bộ máy tổ chức linh hoạt sẽ giúp cho nhà quản trị đối phó kịp thời trước những thay đổi của môi trừơng liên quan đến hoạt động tổ chức Như ta đã biết tổ chức bộ máy doanh nghiệp là để thực hiện mục tiêu chiến lược đề ra, mà hoạt động của doanh nghiệp luôn chịu tác động của yếu tố môi trường làm ảnh hưởng đến mục tiêu Do vậy muốn tồn tại và phát triển thì doanh nghiệp phải thích ứng nhanh để phù hợp với môi trường biến đổi Khi môi trường biến đổi tạo
ra thời cơ thì doanh nghiệp phải biết tận dụng cơ hội, thay đổi mục tiêu kịp thời nhằm đạt doanh thu cao Ngược lại, khi môi trường biến đổi tạo ra nguy cơ thì doanh nghiệp cần thu hẹp mục tiêu, điều chỉnh kế hoạch hay thay đổi trong cơ cấu tổ chức để bộ máy hoạt động hiệu quả đảm bảo nguyên tắc đi đúng với mục tiêu
Nguyên tắc thống nhất chỉ huy: mỗi cấp dưới chỉ chịu sự chỉ huy của một cấp trên trực tiếp mà thôi Các cấp chỉ huy cần phải coi trọng nguyên tắc này để đảm bảo tránh các mâu thuẫn hoặc ưu tiên công việc trái ngược nhau khi cấp dưới có nhiều cấp trên chỉ huy
Tầm hạn quản trị và phân chia tổ chức là một trong những vấn đề thường xuyên được quan tâm nhất, là cơ sở khoa học để tổ chức bộ máy Tầm hạn quản trị còn gọi là phạm vi quản trị,
là số lượng nhân viên mà có thể quản lý được một cách trực tiếp Việc xác định tầm hạn quản trị và thiết lập các tầng nấc quản trị trong tổ chức được dựa trên các nguyên tắc tổ chức bộ máy Tầm hạn quản trị có hiệu quả trực tiếp đến việc xây dựng thiết kế bộ máy tổ chức, đặc biệt là các tầng nấc trong tổ chức Tầng nấc quản trị là cấp bậc quản trị trong tổ chức như : ban giám đốc, trưởng phòng,… số tầng nấc quản trị liên quan đến tầm hạn quản trị
Tầm hạn quản trị rộng là quản lý số lượng nhân viên nhiều
Tầm hạn quản trị hẹp là quản lý số lượng nhân viên ít hơn
Tầng nấc quản trị càng nhiều, tầm hạn quản trị càng hẹp và thông thường thì tốn kém hơn, đồng thời hoạt động kém hiệu quả
Để xác định tầm hạn quản trị cần căn cứ vào 6 yếu tố:
Năng lực nhà quản trị : là khả năng tác động vào người khác Nếu nhà quản trị có năng lực giỏi : có khả năng phối hợp nhiều cấp dưới, tầm hạn quản trị rộng Ngược lại, nhà quản trị năng lực kém : tầm hạn quản trị hẹp, chi phí cao
Trình độ cấp dưới : trình độ nhân viên kém thì tầm hạn quản trị hẹp, trình độ nhân viên khá tầm hạn quản trị rộng
Mức độ ủy quyền của cấp trên cho cấp dưới : khi được ủy quyền thì tầm hạn quản trị rộng, người ủy quyền tầm hạn quản trị hẹp
Tính chất kế hoạch công việc:
o Tính kế hoạch : tầm hạn quản trị rộng thì tính phức tạp giảm nên tốn chi phí ít
o Tính tác nghiệp cụ thể : tầm hạn quản trị hẹp, nếu tầng nấc quản trị nhiều thì doanh nghiệp tốn chi phí lương, cơ sở vật chất nhiều hơn gây tốn kém Nhà quản trị làm việc thông qua người khác vì vậy nếu không có người làm việc tác nghiệp sẽ giải quyết công việc chậm hơn Vậy tầng nấc quản trị nhiều thì tầm hạn quản trị hẹp gây tốn kém hơn
Trang 8Từ đó ta thấy tầng nấc quản trị có ảnh hưởng đến tổ chức bộ máy hiệu quả là công việc được giải quyết phù hợp với điều kiện năng lực của nhân sự, tính chất công việc phụ thuộc vào mục tiêu của doanh nghiệp
Sự thay đổi của công việc : nếu công việc ổn định, thường xuyên thì tầm hạn quản trị rộng Nếu công việc không ổn định , có tính phức tạp cao thì tầm hạn quản trị hẹp
Kỹ thuật và phương tiện : đầy đủ kỹ thuật và phương tiện thông đạt thì tầm hạn quản trị rộng
Sau khi xác định tầm hạn quản trị ta tiến hành phân chia tổ chức còn gọi là cấu tạo các đơn
vị nhỏ Một phần công việc tổ chức là việc thiết lập các bộ phận Sự tồn tại các đơn vị nhỏ trong một tổ chức là tất yếu và sự phân chia đơn vị nhỏ ấy phải đặt trên các tiêu chuẩn khoa học Phân chia theo tầm hạn quản trị, theo thời gian, theo chức năng, theo lãnh thổ, theo sản phẩm, theo khách hàng, theo quy trình hay thiết bị Tùy theo nhiệm vụ trong mối tương quan của doanh nghiệp mà các mô hình tổ chức được chọn lựa để thiết lập như : mô hình trực tuyến,
mô hình chức năng, mô hình hỗn hợp
Tiếp theo, nhà quản trị thực hiện tiến trình tổ chức bộ máy gồm 7 bước:
Bước 1: Xác định mục tiêu của doanh nghiệp
Nhận thức rõ mục tiêu về doanh số, lợi nhuận; căn cứ vào 4 yếu tố : mục tiêu chiến lược kinh doanh, bối cảnh xã hội, công nghệ sản xuất và khả năng nhân sự làm cơ sở để tiến hành tổ chức bộ máy
Bước 2: Phân tích công việc
Xác định những công việc cần làm để thực hiện mục tiêu, phân loại các hoạt động theo nhóm chức năng, đặt ra yêu cầu thực hiện từng nhóm công việc theo chức năng
Bước 3: Thiết lập phòng ban
Kết hợp các chức năng quan trọng thành một hệ thống, hình thành bộ khung tổ chức gồm các phòng ban và bộ phận Để thực hiện bước này nhà quản trị cần dựa trên cơ sở công nghệ sản xuất của doanh nghiệp và năng lực, trình độ của con người trong doanh nghiệp
Bước 4: Định biên nhân viên
Xác định số lượng nhân viên cần thiết theo yêu cầu công việc của từng phòng ban và bộ phận, căn cứ vào 6 yếu tố để xác định tầm hạn quản trị
Bước 5: Phân công phân nhiệm
Trên cơ sở số lượng nhân viên đã được xác định cho mỗi phòng ban, dựa vào tính chất công việc, tầm hạn quản trị để bố trí nhân sự Để đảm bảo bộ máy hữu hiệu nhà quản trị phối hợp nhiều cấp dưới, đánh giá kết quả thực hiện so với kế hoạch nếu có gì sai lệch thì điều chỉnh nhân viên hay tổ chức lại bộ máy
Bước 6: Tổ chức phối hợp thực hiện nhiệm vụ
Từng phòng ban thực hiện chức năng để triển khai công việc cho mỗi cá nhân Quan hệ phối hợp giữa các cá nhân, phòng ban và bộ phận để thực hiện nhiệm vụ
Bước 7: Thẩm định và tái tổ chức
Kiểm tra kết quả hoạt động của từng cá nhân, bộ phận và phòng ban để đánh giá kết quả hoạt động của bộ máy Nhận biết rõ các sai lệch và nguyên nhân để có biện pháp điều chỉnh Tổ chức lại bộ máy theo hướng hoàn thiện trên cơ sở khắc phục những mặt hạn chế Định biên lại, điều chỉnh tầm hạn quản trị, thu hẹp hoặc mở rộng chức năng, quy mô hoạt động của các phòng ban, bộ phận…
Trang 9Vậy khi nhà quản trị nhận thức rõ mục tiêu, tuân thủ đầy đủ nguyên tắc cơ bản của cơ cấu tổ chức quản trị, nắm rõ các yếu tố cơ sở cho việc tổ chức bộ máy, cũng như việc xác định tầm hạn quản trị và phân chia tổ chức hợp lí thì sẽ xây dựng được một bộ máy tổ chức hữu hiệu
Câu 4: Vì sao họach định là chức năng cơ bản đầu tiên quan trọng nhất và là cơ sở để nhà quản trị triển khai các chức năng khác?
Nói đến quản trị, chúng ta nói đến một tiến trình họat động bao gồm các việc họach định (planning), tổ chức (organization), lãnh đạo-quản trị con người (staffing) và kiểm tra (controlling) Do vậy, nhà quản trị cần thực hiện các chức năng sau: họach định – tổ chức – lãnh đạo – kiểm tra Có thể định nghĩa từng chức năng như sau:
Họach định:
- Quyết định trước xem phải làm gì? Làm như thế nào? Khi nào làm và Ai làm
- Chức năng họach định là những họat động quản trị nhằm xác định mục tiêu trong tương lai và những phương tiện thích hợp để thực hiện mục tiêu
- Họach định là chức năng đầu tiên cơ bản quan trọng nhất và là cơ sở để triển khai các công việc còn lại Và là quá trình ấn định mục tiêu và đề ra phương pháp nhằm thực hiện các mục tiêu chiến lược một cách hiệu quả
Tổ chức:
- Chức năng tổ chức là những họat động xác định các công việc cần phải làm, thiết lập các phòng ban, bộ phận; phân công cho các đơn vị, cá nhân thực hiện các công việc đó Tạo ra mối quan hệ ngang dọc trong tổ chức để phối hợp và thực hiện các mục tiêu chiến lược của tổ chức một cách hiệu quả
Lãnh đạo:
- Chức năng lãnh đạo đựơc các định như sự tác động, như một nghệ thuật hay quá trình tác động đến con người sao cho họ sẽ tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu để hòan thành nhiệm vụ đựơc giao góp phần hòan thành mục tiêu chung của tổ chức
Kiểm tra:
- Kiểm tra là thiết lập các tiêu chuẩn, số liệu và các sự kiện cơ bản để đo lường và đánh giá kết quả họat động của các cấp dưới nhằm hòan thành mục tiêu của tổ chức và hòan thành kế họach đã đề ra
Vì sao họach định là chức năng cơ bản đầu tiên quan trọng nhất:
- Vì họach định là những họat động quản trị nhằm xác định các mục tiêu trong tương lai và những phương tiện thích hợp để hòan thành mục tiêu
- Bên cạnh đó, các mục tiêu và kế họach đựơc hoặc định là cơ sở để tổ chức bộ máy, nhân sự, công việc nhằm đáp ứng yêu cầu mục tiêu đã xác định
- Lãnh đạo là sự chỉ dẫn, đôn đốc, động viên thúc đẩy và phân công cho cấp dưới thực hiện công việc Phối hợp các họat động trong tổ chức và động viên tinh thần làm việc nhằm thực hiện đúng tiến độ công việc và đạt hịêu quả
- Kiểm tra là đo lường, đối chiếu giữa mục tiêu kế họach và kết quả họat động các cấp, phòng ban, bộ phận trong tổ chức nhằm phát hiện ra những sai lệch chệch hướng và có biện pháp chấn chỉnh kịp thời đúng lúc Kiểm tra thường xuyên để đảm bảo thực hiện mục tiêu kế họach không chệch hướng và đạt hiệu quả cao
- Nhờ làm tốt công tác họach định, tổ chức tạo đựơc sự chủ động trong quá trình thực hiện
Trang 10mục tiêu đã xác định, cụ thể là các tác dụng sau
+ Tập trung sự chú ý vào các mục tiêu
+ Ứng phó với sự bất định và sự thay đổi
+ Tạo khả năng tác nghiệp kinh tế
+ Làm cơ sở cho vịêc thực hiện các chức năng còn lại (tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra), đặc biệt là chức năng kiểm tra
Kết luận: Quan tâm và thực hiện tốt công tác họach định, tổ chức sẽ xác định đựơc hướng
họat động đúng đắn Nhà quản trị hòan thành các chức năng tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra sẽ mang lại hiệu quả thắng lợi cho mục tiêu đã họach định trên cơ sở phối hợp sử dụng hợp lý các yếu tố nguồn lực
Mục tiêu và kế họach định hướng là cơ sở để nhà quản trị triển khai thực hiện các chức năng tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra
Câu 5: Thông tin trong quản trị là gì? Trình bày mối quan hệ giữa thông tin và ra quyết định quản trị?
1 Khái niệm thông tin:
* Thông tin liên quan đến việc chuyển giao và hiểu đựơc ý nghĩa, một thông tin thành công khi nào nghĩa đựơc chuyển đi và phải đựơc hiểu Do vậy thông tin là sự truyền đạt các tin tức từ người gởi đến ngừơi nhận Thông tin có thể là lời nói qua trao đổi, chữ viết (văn bản) hoặc phương pháp truyền đạt khác
* Thông tin có lợi đến công tác quản trị sẽ đựơc nhà quản trị thu thập, tiếp nhận, lưu giữ, xử lý hoặc chuyển đi và đựơc sử dụng trong các khâu các cấp quản trị
* Thông tin phải đầy đủ, kịp thời, phải là thông tin mới và có ích cho doanh nghiệp hoặc tổ chức mà nhà quản trị đang phụ trách Nhưng không phải thông tin nào cũng đựơc thu thập, xử lý và sử dụng mà phải là thông tin có logic và cô động, chính xác
2 Khái niệm quyết định:
- Quyết định quản trị là hành vi sáng tạo của nhà quản trị nhằm định ra chương trình và tính chất họat động của một tổ chức để giải quyết các vấn đề đã chín mùi, trên cơ sở hiểu biết thông tin và các quy luật
- Quyết định còn là một quá trình, trong đó có hai hay nhiều phương án để lựa chọn Đối với mọi người làm việc gì cũng có quyết định, quyết định chọn trừơng đại học nào để theo học chẳng hạn Nhà quản trị quyết định cũng vậy, nên làm thế nào để đạt mục tiêu của tổ chức, và quyết định là một phần chủ yếu trong công việc của nhà quản trị
3 Mối quan hệ giữa thông tin và ra quyết định quản trị:
*** Theo Henry Mintzberg -1973, nhà quản trị cần phải đảm nhiệm 3 vai trò: vai trò tương quan nhân sự, vai trò thông tin và vai trò quyết định Ba vai trò này luôn luôn tồn tại và nhà quản trị giải quyết các vấn đề xảy ra cũng như những vấn đề cần thực hiện đều xoay quanh
3 vai trò này Muốn ra quyết định phải căn cứ vào những thông tin có được, thực hiện các quyết định cũng phải có con người thực hiện, có thông tin để trao đổi với mọi người trong tổ chức…