Nghệ thuật đòi nợ (Phần 2) pdf

Nghệ thuật đòi nợ (Phần 2) Cần phải nhớ là trong những hoàn cảnh khác nhau, với những con người cụ thể khác nhau thì tác động của thư từ cũng sẽ khác. Và mặc dù phần lớn thư từ được viết ra một cách “ngẫu hứng”, song vẫn tồn tại một số những động tác tuần tự đơn giản để viết ra một bức thư tốt đẹp 1. Hãy viết ra hết những gì muốn nói rồi sửa lại cho đến khi bạn hài lòng. 2. Quẳng ngay tờ giấy đã sửa và mạnh dạn vứt bỏ nó đi. 3. Viết lại lần nữa. Chắc chắn lời văn phải mạch lạc, diễn đạt rõ ràng những gì bạn muốn nói. 4. Nhờ một người khác (bạn bè, đồng nghiệp…) đọc lại bản thảo cuối cùng của bạn, sau đó theo dõi người đó đọc trên bản copy và đánh dấu những chỗ người đó đọc bị vấp (giả thiết là người đó đọc bản in rõ ràng, không phải là đọc bị vấp do chữ viết tay cẩu thả). 5. Đọc lại bức thư lần nữa. Có lẽ nên sửa những chỗ mà người đọc bị vấp. 6. Sửa lại lần cuối. 7. Thư đã hoàn chỉnh Logic cấu trúc bức thư, cũng như khi nói chuyện, vẫn phải tuân theo nguyên tắc sau: 1. Chuẩn bị tinh thần (nêu các điểm tích cực trong công việc với khách hàng). a. Nêu các sự kiện đã liên kết bạn với khách hàng (con nợ). 2. Mở đầu (yêu cầu thanh toán hóa đơn, nợ nần). a. Trình bày hậu quả có thể (biện pháp trừng phạt). b. Trình bày cách tránh hậu quả đó (cần phải thanh toán) Vậy cấu trúc lời văn sẽ như thế nào? Mục cơ bản đầu tiên là chuẩn bị tinh thần. Thực tế ở giai đoạn chuẩn bị này, tôi thường nói tôi thích làm việc với khách hàng ra sao. Tôi nói là khách hàng rất tốt. Mục thứ hai sẽ là phần mở đầu. Vì anh tốt nên anh hãy làm như tôi đề nghị. Mục 2a nói về khả năng trừng phạt. “Phạt là do lỗi mà anh gây nên”. Tôi giải thích cho KHÁCH HÀNG biết họ sẽ bị phạt thế nào. Và lúc đó, tại mục 2b, tôi lại nói “làm thế nào để khỏi bị phạt?” Làm thế nào ư? Thực tế chỗ này tôi chỉ nói: “Anh là người tốt nên hãy thanh toán khoản nợ đi. Nếu không thanh toán thì chúng tôi buộc phải bắt đầu nhờ đến pháp luật để đòi, nhưng anh có thể ngăn việc đó lại bằng cách thanh toán nợ”. Tôi đề nghị anh ta thanh toán để tránh bị trừng phạt. Cần phải nói không chỉ về khả năng trừng phạt mà phải nói cả biện pháp để tránh bị trừng phạt nữa. Việc người đó biết được khả năng tránh bị trừng phạt là rất quan trọng. Xem lại mục 1a, đây cũng là phần quan trọng của bức thư – đó là sự tồn tại của hợp đồng. Tôi khẳng định là có hợp đồng rồi. Tức là anh đã thỏa thuận với chúng tôi là anh sẽ chấp nhận các điều kiện mà chúng tôi đưa ra khi cấp tín dụng. Chúng tôi có chứng cớ bản Hợp đồng đó. “Theo hợp đồng tín dụng, anh phải thanh toán khoản này. Vì anh không thanh toán nên buộc lòng chúng tôi phải có biện pháp trừng phạt. Nếu muốn tránh bị phạt thì anh phải thanh toán”. Đó, sơ đồ của cuộc trao đổi là thế đó. Có thể dùng sơ đồ này trong cuộc nói chuyện trực tiếp. Phần tái bút - PS (post scriptum) – cũng có tác động tốt. Bạn sẽ đọc đi đọc lại dòng tái bút mấy lần (ai cũng đọc dòng tái bút nhiều lần, có thể là vì nó ngắn). Tức là, người nhận thư sẽ đọc dòng tái bút, và đọc lại lần nữa. Hóa ra là trong tay bạn còn có một công cụ nữa cũng có tác dụng. Trong dòng tái bút ta sẽ viết: “Làm ơn thanh toán khoản nợ đó trước ngày này”. Hãy chú ý tới chi tiết: chúng ta kết thúc bức thư bằng câu có lời “làm ơn” này. Nếu làm theo đúng quy luật, nguyên tắc soạn thảo văn bản thì bạn không được phép dùng tái bút và phải đưa câu này vào chỗ tiêu đề. Phải làm sao để yêu cầu trả số tiền cụ thể trước một thời hạn cụ thể là một phần của tiêu đề. Điều đó cũng có tác dụng lắm. Hiện tôi có một số phương án viết thư liên quan đến việc sử dụng những những nguyên tắc mà tôi đã nêu ra ở đây (xem thư mẫu ở phần phụ lục). Ví dụ bức thư này được viết cho ngân hàng: “Ông Nguyễn Hay Quên kính mến! Rất cám ơn ông đã hợp tác với ngân hàng chúng tôi. Chúng tôi trân trọng và luôn ủng hộ mối quan hệ với những khách hàn như quý Ông. Chính vì thế, đề nghị quý Ông khẳng định cho chúng tôi là Hóa đơn số 44 ngày 12/10/2004 với số tiền 148 433 rúp đã được thanh toán. Xin cảm ơn. Phụ trách tín dụng” Đây chỉ là thư nhắc nhở. Rất nhiều động từ. Thư này viết theo sơ đồ: Chúng tôi vui lòng hợp tác với anh, chúng ta có hợp đồng. “Anh chưa trả tiền – cái này đang tồn tại. Đề nghị hãy khẳng định việc thanh toán – đó là mấu chốt cơ bản của bức thư này. Bức thư tiếp theo cũng tác động không kém (toàn văn bức thư nêu trong phụ lục). Thư này có tác động, mặc dù nó hơi dài (tức là vi hpạm nguyên tắc “hãy ngắn gọn”). Tôi phải dùng bức thư này vì nó hiệu quả. Bức thư này không nhắm vào người lãnh đạo mà nhắm vào chính người đang làm việc cụ thể trong công ty. “Kính gửi Đồng nghiệp Cho phép tôi được thông báo tới Ông là công ty đã nhận được Hóa đơn số 454 yêu cầu thanh toán cho dịch vụ đã được cung cấp ngày 30/06/2004. Chúng tôi đã nhiều lần liên lạc qua điện thoại (bằng văn bản, bằng Fax, thư điện tử…) nhưng rất tiếc, cho đến nay, chúng tôi vẫn không nhận được thông báo về việc thanh toán hóa đơn đó”… Ở đây có cả câu “Ông đã hứa…”. Trong thư có nói bóng gió đến việc “chúng tôi hiểu là tại sao lại có chuyện đó”. Tiếp theo đó là ám chỉ nhẹ nhàng về nguy cơ ảnh hưởng đến uy tín của công ty đó. “Chúng tôi thực sự hy vọng rằng đó không phải là do khó khăn tài chính của quý Công ty”. Thực ra thì ta hiểu là nguyên nhân của việc không thanh toán đúng hạn có thể là do họ có “khó khăn tài chính”. Tiếp theo, ta lại ám chỉ nữa đến quyền hạn. Sau đó ta đề nghị hoặc là thanh toán, hoặc là ra văn bản chính thức từ chối. Lúc đó họ sẽ nghĩ: Thà trả nợ còn hơn là suốt ngày phải nhức óc với chuyện thư từ nhắc nợ. Bức thư này trình bày rất rõ ràng suy luận sau: “Chúng tôi đã làm xong phần mình – mọi việc đều tốt đẹp. Chúng tôi đã làm đúng yêu cầu của các anh rồi, giờ thì các anh phải trả tiền đi”. Đây là lá thư thứ hai và nó sẽ tác động đúng. Còn giờ là bức thư khác, trong đó số nợ được nhắc lại vài lần. “Thưa Ông Nikodimov, Theo hợp đồng số 104/12, công ty Ông cần phải trả 10.482 rúp 22 cô pếch trước ngày 10/11/2004. Dù Ông đã hứa miệng ngày 13/11/2004, song chúng tôi vẫn chưa nhận được số tiền nói trên. Chúng tôi xin được thông báo rằng, chúng tôi buộc phải yêu cầu công ty Ông trả chúng tôi số tiền 10.482 rúp 22 cô pếch với sự giúp đỡ của các cơ quan chức năng. Để tránh biện pháp này, hãy làm ơn thanh tóan số tiền 10.482 rúp 22 cô pếch trước ngày 20/11/2004”. Khách hàng đọc thấy số tiền nhiều lần. Trước mắt anh ta đặt ra một nhiệm vụ rất bức bách. Ở đây chứng cứ hợp đồng cũng như yêu cầu trả tiền đã được sử dụng. Thư nói về hình phạt, số tiền và bao gồm đề nghị làm sao để tránh hình phạt. “Thưa ông Dzinoviev! Chúng tôi buộc phải cưỡng chế khoản tiền 102.486 rúp. Số tiền này phát sinh từ việc ông không thực hiện hợp đồng số 4312 ký ngày 10/11/2004 (xem điểm 1.34.). Ông vẫn có thể tránh được việc cưỡng chế này bằng cách thanh toán số tiền 102.486 rúp vào ngày nhận được bức thư này”. Tất cả đều rất rõ ràng: phạt do không thực hiện hợp đồng, và ông có thể tránh bị phạt, - bức thư nói về điều đó. Bức thư đầu tiên nói rằng chúng ta không nhận được thông tin. Yêu cầu là phải làm sáng tỏ. Bức thư thứ hai – đó là lời nhắc nhở nghiêm khắc, nhưng nó vẫn còn chưa quyết liệt. Đến bức thư thứ hai, chúng ta đã phải nhắc đến khỏan nợ. Bức thư thứ ba và thứ tư nói rằng hình phạt đã bắt đầu hiệu lực và nhiệm vụ của ông là trả tiền. Chúng tôi muốn nhận được tiền của ông. Một vài phương án viết thư sử dụng trong những hoàn cảnh khác nhau và đối với các tổ chức khác nhau được đưa vào phần phụ lục. Còn dưới đây, tôi sẽ nói về những gì không nên làm khi viết thư: 1. Nhất quyết không viết thư bằng giấy màu. Chữ đen trên nền thư màu đỏ sẽ khiến người đọc có cảm giác khó chịu. Các màu khác cũng không hay lắm để bức thư trông có vẻ “nghiêm túc”. Hơn nữa, điều này chứng tỏ người viết không chuyên nghiệp. 2. Tránh phân đoạn văn bản bằng chữ in đậm. Nếu làm như vậy, bạn buộc người đọc bắt đầu đọc từ chỗ “in đậm”, chứ không [...]... phần mình ông đã không trả số tiền này” Kết quả là số tiền này được tách ra một cách tự nhiên Và đấy sẽ tác động mạnh hơn nhiều so với việc tách bằng chữ in đậm 3 Nên viết thư bằng giấy dày (trên 80gr/m2), không sử dụng giấy có hình in chìm, in nổi, v.v Khi giải quyết những vấn đề nghiêm túc, bạn nên viết thư trên giấy trơn, không cần sử dụng giấy in chìm, dày hơn Hãy sử dụng giấy thường để viết, bởi . Nghệ thuật đòi nợ (Phần 2) Cần phải nhớ là trong những hoàn cảnh khác nhau, với những con người cụ thể khác. nên hãy thanh toán khoản nợ đi. Nếu không thanh toán thì chúng tôi buộc phải bắt đầu nhờ đến pháp luật để đòi, nhưng anh có thể ngăn việc đó lại bằng cách thanh toán nợ . Tôi đề nghị anh ta. với khách hàng). a. Nêu các sự kiện đã liên kết bạn với khách hàng (con nợ) . 2. Mở đầu (yêu cầu thanh toán hóa đơn, nợ nần). a. Trình bày hậu quả có thể (biện pháp trừng phạt). b. Trình