Báo cáo thực tập tốt nghiệp: Tìm hiểu vị trí nhân viên quản lý tổ chức sự kiện tại Cụm nhà hàng khách sạn Đông Xuyên

Tôi xin trân thành gửi lời cảm ơn đến các thành viên tại Cụm nhà hàng khách sạn Đông Xuyên đã nhiệt tình tiếp nhận và hỗ trợ, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi có nhiều cơ hội để tiếp

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG

KHOA KINH TE - QUAN TRI KINH DOANH

SINH VIÊN THỰC HIỆN: HÒ THỊ KIM NGÂN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG

KHOA KINH TE - QUAN TRI KINH DOANH

An Giang, Ngày 06 Tháng 05 Năm 2024

LỜI CẢM ƠN Trong quá trình thực tập tại Cụm nhà hàng khách sạn Đông Xuyên, được học hỏi và làm việc trong môi trường tốt là một trong những cơ hội quý báu của sinh viên Trong môi trường làm việc chuyên nghiệp đã giúp tôi nâng cao kiến thức chuyên môn

cũng như cách thức làm việc tại một doanh nghiệp lớn.

Trong thời gian thực tập tại Cụm nhà hàng khách sạn Đông Xuyên, với tôi đây

không chỉ là những trải nghiệm hữu ích mà còn được mở rộng tầm nhìn, tiếp thu và

vận dụng nhiều kiến thức thực tế Tôi xin trân thành gửi lời cảm ơn đến các thành viên tại Cụm nhà hàng khách sạn Đông Xuyên đã nhiệt tình tiếp nhận và hỗ trợ, tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tôi có nhiều cơ hội để tiếp cận với công việc một cách nhanh chóng nhất Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến các anh chị ở các bộ phận đã giúp

đỡ, chỉ dạy tôi trong quá trình thực tập, luôn tạo cơ hội cho tôi có thé hòa nhập được với môi trường làm việc một cách nhanh chóng và thoải mái nhất từ những ngày đầu tiên và đồng thời đã cung cấp thông tin dé tôi có thể hoàn thành bài báo cáo này.

Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban giám hiệu nhà trường Đại học An Giang, tập thể các thầy cô đã khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh đã tận tâm giảng dạy

và trang bị cho tôi những kiến thức và định hướng nghề nghiệp tương lai.

Cuối cùng, không biết nói gì hơn | ngoài lời cảm ơn sâu sắc đến giảng viên ThS.

Lê Thị Ngọc Tiền là người đã hướng dẫn cho tôi trong suốt quá trình hoàn thành bài báo cáo thực tập Nhờ sự tận tình và luôn hỗ trợ điều chỉnh tôi những lúc gặp khó khăn trong thời gian thực tập, giúp tôi biết cách tận dụng những kiến thức đã học trên

lớp dé áp dụng vào thực tế và bài báo cáo thực tập.

An Giang, ngày 06 tháng 05 năm 2024

Sinh viên thực tập

Hồ Thị Kim Ngân

ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO THỰC TẬP

MỤC LỤCDANH MỤC CAC TỪ VIET TẮTT - 2 5£+SE+2EE+EE+EEE2EEtEEEEEEE2E127112212711221711271 71.2 Xe I

2.4 Chức năng - nhiệm vụ các phịng ĐđH c3 68318 111195119511 1111111111111 1 E1 key 4

b0 1i n6 5

3 BAO CAO KET QUA TIM HIEU VE HOAT DONG CHUYEN NGANH VA MOI

TRƯỜNG LAM VIỆC CUA DON VỊ THUC TẬP 2:¿222+++2222vvvstrrrrrrrrrrrerrree 6

3.1 Hoạt Động Chuyên Ngành Quan Ly Tổ Chức Sự Kiện Tại Cụm Nhà Hàng Khách Sạn

DO1g XUVEN, P0 00nn0Ẽ0Ẽ0808688Ẻ6 Ầ.Ầ.- A aAậẦ 6

3.1.1 M6 th CONG a na 6

3.1.2 Quy trinh lén kế hoạch và tổ chức sự KiGM ceceeccccsseccssescssssescssescssesesssvsuecssvesssesuessavseseeneees 6 3.1.3 Quy trình thực hiện chiến lược 4P nhằm mục đích thu hút khách hàng và gia tăng

doanh thu và lợi nhuận cho Cụm nhà hàng khách sạn Đơng XUyEn c- 5555 <5s<S<5+ 7

3.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của Cụm nhà hàng khách sạn Đơng Xuyên trong 2 năm:9

K2,(00, 24 n.e 93.2.1 G8128 /8./8 08 dang 9

3.2.2 Cơ sở vật chất tại đơn vị thực lậ|D -©5: 5c ExEEE 2121121121121 re 10

3.2.3 Quy 6.01800 17anốố.ee 113.2.4 Thai AG trong CONG VIEC anaaố.ốốẦốỐốỐỐ < 11

3.3.1 Nhận xét vê hoạt động chuyên ngành -22-©2s2Stc2EtcSEEEEEE2EE22112211 211211211 xe 11

3.3.2 Nhận xét về mơi fƯỜNg IAM VIEC - << tk kiện ¬ 12

4 NOI DUNG CƠNG VIỆC DUGC PHAN CƠNG HOẶC LỰA CHỌN TIM HIẾU 12

4.1 Nội dung cơng việc được phân CƠNg che 12

5 PHUONG PHAP THUC HIEN CONG VIỆC DUOC PHAN CONG HOAC LUA CHON

08:00 13

5.1 Phương pháp thực hiện cơng việc được phân CƠHg -cccccccccseseceeererererei 13

5.2 Phương pháp thực hiện cơng việc chon tìm hiểu — 14

6 KET QUÁ ĐẠT ĐƯỢC QUA DOT THỰC TẬP - 2-5 222E£2E£EE£2EeEE2EEerxerrxee 156.1 Những nội dung kiến thức nào đã được vận dụng, : :+ce+cs+csrkerererkerkerkerrees 156.1.1 Kiến thức về quan hệ cơng ChNg cc-ccctcetththettihtirthhtihriiiiiriee 156.1.2 Kiến thức về quản trị thương hiiỆU 55c St EEEEEEEE E11 1122112112111 e 156.1.3 Kiến thức tư duy sáng ẠO - 5+5 SESE‡EE‡EEEEEEE221211211211211211211211211.11.1 11a 16

6.1.4 Kiến thức quản trị mối quan hệ khách hàng (CiRÌM) - 2-52 25s+£ee£e£erxereereeres 16

6.1.5 Kiến thức ngoại lổ/ ỀỢ uuo 1 4 16

6.1.6 kiến thức phát trién san DIGI eescesccscescssessessessessessessvesessessessesssssessesssssessessessessessesaeeasees 166.1.7 Kiến thức về quản trị hành chính văn Phong veeccecccsscessssssesseessesseessessessesssessesssessesssessesse 176.2 Những kỹ năng thực hành nào đã được NOC hỏii cà +siseekseersrrseersee 17J927090(/17,./-8918,1/,1-14./8,),1 ,000NNnnưntâẳ 176.2.2 Những kỹ năng giữa các Cả HhẬN - ác St St TT ng HH tiệt 186.2.3 Những kỹ năng thực hành nghề NGHIỆP va ceecekkHi104434481104001021140164013013118009023cpee 186.3 Những kinh nghiệm hoặc bài hoc thực tiễn nào đã tích lity QUOC ceccescescescescescessesseeseesees 19

6.3.1 Những bài học thực tiễn đã AUOC tÍCH ÏÏV SG ninh riệp 19

6.4 Các kết quả công việc đã đóng góp cho đơn vị thực tập và Những vấn đề chưa thực hiệnđược hoặc cân tiếp tục tìm hiểu, phát triỂN 2+- 22 ©5++22+‡2EEtSEESEEEEEEEEEEEEEECEExrzrkrerkeee 20

6.4.1 Hỗ trợ bộ phận nhà hàng trong những buổi tiỆC ©5c- 5e cSeEeEEEEeEEEEerrrrves 20

6.4.2 Hỗ trợ bộ phận le tÂH +: ©5£+S+ SE EEEEEE2E1271211 7121122121111 e 20

6.4.3 Hỗ trợ giữ vệ sinh CHUN ceccscccscsscsscssssssessessessessessessecsecsessessussussussussusssssssssessessessesseesesseess 20

6.4.4 Lau kính và tHỚI CÂY cc-ccScctétététthtthtthttht hưng ghghrie 20

7 KET LUẬN VÀ KIÊN NGHỊ, 22-22 ©2£+2EE+2EEt2EE2EE2271127112711711211211 211211 xe 20

7.1.1 Tóm tắt những nội dung đã thực hiện được trong quá trình thực tập 20

7.1.2 Tóm tắt các điểm mạnh, điểm hạn chế của vấn đề thực tập tại đơn vị - 217.2 Kiến 1h cescccscesccsscessesssessesssessesssesssssesssessessuessessuessesssessesssessesssessesssesssessesasessecssessesssesseeasecs 21

TÀI LIEU THAM KHẢO -222¿¿£2222222++222211112122222 re 22 PHỤ LỤC HÌNH ẢNH

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

1 ĐHAG: Đại học An Giang

DANH SÁCH HÌNH

Hình 1: Sơ đồ về khách sạn Đông Xuyên 2: 2- 2SE£9EE£EE2E19E112E12711211111211 12.11 xe 3 Hình 2: Sơ đồ tổ chứ - +: ©2+¿+2+2EE29EE12E1122512211122112711271121111112112112112112 11 11.1 xe 4

Hình 3: Sinh viên thực tập setup bàn tIỆC - 2c 2 2122132112113 1 251112117111 re 13

Hình 4: Vé buffet sáng và báo cáo số lượng khách đến dùng bữa -2- 5 2+2 14 Hình 5: Cách bày trí một buổi tiỆC 2- 2© SS‡SE9EEEEE92E2E1211211211211211211711 111111111 23 Hình 6: Hình ảnh minh họa về buỗi tiỆc - 22-252 %2E£2EE2E££EEtEEEEEE2EEEEEE SE zxzrxrrei 23 Hình 7: Nhân viên decor trước DUG tiỆC ¿- - St t+EEE‡EE2EEEEEEEEEEEEEEEEE SE EEEEEEEEEEEkrErkrrrrer 23 Hình 8: Quá trình buổi tiệc được diễn ra 2-52 St S2EE2EE2E12E1211511211111111 11111111 xe 23

Hình 9 Dịch vụ trong tIỆC CƯỚII - - SG 3c 3211921199119 111 30 111911 911 vn ng nh nếp 23Hình 10 Poster của một tiỆC CƯỚI - ¿E221 1E1222%02 9223111119311 111191110 eee 2119821111122 xxg 23Hình 11 Giá phòng - - (2c 22213211391 1391 835135118311 1 118111 1112 881 1 vn nh nh nh cá các ssl

DANH SÁCH BANG

- Dat ra những câu hỏi van còn thac mắc

- Tham quan nơi tô chức tiệc, sự kiện

- Quan sat cách setup ban tiệc, đón chào các thực

khách đên tham dự buôi tiệc Tuần 2 (từ ngày

04 - 10/03/2024)

- Tìm hiểu công việc của bộ phận kinh doanh trong Cụm nhà hàng khách sạn

- Nghiên cứu các sô liệu và kêt quả kinh doanh

- Tìm hiêu công việc của bộ phận kinh doanh và

quan sát công việc nhân viên phòng kinh doanh Tuần 3 (Từ ngày

11 - 17/03/2024)

- Chup hình các buôi su kiện, tiệc

- Quan sát công việc của nhân viên nhà hàng

- Quan sát cách vận hành tại một buôi tiệc Tuần 4 (Từ ngày

18 - 24/03/2024)

- Hỗ trợ đãi tiệc tại nhà hàng

- Sap xép ban ghế, vệ sinh, lau kính khu vực

khách chờ

- Hướng dẫn khách đến khu vực ngồi chờ

- Quan sát cách nhân viên phòng kinh doanh tư

- Quan sát hướng dẫn và thực hiện setup ban tiệc

- Phục vu buổi tiệc tại nhà hàng

- Don dep sau khi budi tiệc kết thúc Tuần 6 (Từ ngày

01 - 07/04/2024)

- Phuc vu buffet sáng tai nhà hàng

- Chuan bi các dung cu cho budi tiệc nội bộ

- Setup bản tiệc và phục vụ khách du lịch

- Dọn đẹp sau buổi ăn của khách hàng

- Lau sàn nhà

Tuần 7 (Từ ngày | - Tìm hiểu công việc của bộ phận lễ tân

08 - 14/04/2024) | Đặt các câu hỏi thắc mắc về công việc của bộ

phận lễ tân

- Mở cửa cho khách hàng và hướng dẫn khách

đên quây lé tân

- Hỗ trợ khách hàng di chuyền vali, túi, balo lên phòng

Tuần 8 (Từ ngày | - Tưới nước cho chậu cây, lau kính

2 GIỚI THIỆU VE DON VỊ THỰC TAP

_ Tên doanh nghiệp: CHI NHÁNH CONG TY CP DU LICH AN GIANG - CUM

KHACH SAN DONG XUYEN

Mã số thuế: 1600191767-034

Địa chỉ: Số 09A Lương Văn Cù, Phường Mỹ Long, Thành phố Long Xuyên, Tỉnh An

Giang, Việt Nam

Người đại diện: CHAU HOANG MINH

Điện thoại: 02963942260-3942269Ngày hoạt động: 2005-12-09

Quản lý bởi: Cục Thuế Tỉnh An Giang Loại hình Doanh nghiệp: Công ty cổ phần ngoài NN Cụm Khách sạn Đông Xuyên tọa lạc ngay tại trung tâm thành phố Long Xuyên Được

đưa vào hoạt động ngày 26 tháng 04 năm 2002 (Địa chỉ: 9A Lương văn Cù, P.Mỹ Long Long Xuyên - An Giang), tiếp giáp với ba mặt đường lớn Với thiết kế hiện đại và cảnh quanluận tiện cho việc chào đón các du khách, các khách du lịch đến từ nhiều nơi khác nhau Hệ

-thống đạt chuẩn 3 sao bao gồm 117 phòng, có 4 loại phòng từ Suite đến Standard Riêng các phòng được thiết kế sang trọng, không gian thoải mái, cửa số hướng ra mặt đường chính và

đầy đủ tiện nghi như: máy điều hòa hiện đại, minibar, internet wifi tốc độ cao, tivi truyền hìnhcap, dich vu don phòng phục vụ 24/24h và có ham xe rộng rãi

Bên cạnh đó, Cụm Khách sạn Đông Xuyên còn có hệ thống nhà hàng chuyên nghiệp,phục vụ tổ chức các buổi tiệc cưới, cơm đoàn du lịch, hội nghị - hội thảo, Với đội ngũ nhânviên tận tâm, chuyên nghiệp

Khách sạn có 6 tầng với nhiều mục đích thương mại khác nhau Mỗi tầng sẽ có nhiệm

vụ riêng như:

Tang 1: Sanh lễ tân, phòng kinh doanh, đại lý bán vé máy bay Vietnam Airlines, massage,

VIP Lounge, Cafe, phòng tô chức hội nghị có sức chứa 150 khach.a

Tt ang 2: Nha hang, nơi tô chức tiệc cưới và hội nghị có sức chứa 600 - 700 khách.

Trong giai đoạn hình thành và phát triển Cụm nhà hàng khách sạn Đông Xuyên trải

qua 4 giai đoạn phát triên chính:

s* Giai đoạn hình thành (1975 - 2000)

Bắt đầu hình thành và phát triển từ năm 1975 khởi đầu với tên gọi “Nhà khách Đông Xuyên”

chuyên phục vụ các cán bộ, công chức và khách VIP du khách trong nước Quy mô khách sạn

thời gian ban đầu với 20 phòng ngủ Năm 1995 khi nhu cầu lưu trú tại địa bàn tỉnh Long Xuyên tăng cao, khách sạn Đông Xuyên đã mở rộng quy mô, nâng cao cơ sở vật chất và dịch

vu.

1%

Giai đoạn phát triển và mở rộng (2001 - 2015)

'Vào năm 2005, khách sạn Đông Xuyên đã đạt được tiêu chuẩn 3 sao, đồng thời đầu tư,

nâng cấp phòng ốc, nhiều tiện nghi hiện đại như quây bar, phòng massage, spa, hội nghi Đến năm 2010 khách sạn lại tiếp tục mở rộng thêm 60 phòng, nâng tông số phòng lên 100

phòng Ở giai đoạn này khách sạn Đông Xuyên đã khăng định được vị thế của mình trên thị trường là một khách sạn có uy tín và chất lượng hang đầu tai Long Xuyên, có thé đáp ứng mọi

nhu cầu của khách hàng và thu hút được lượng lớn khách hàng trong và ngoài nước.

vẰ%

%% Giai đoạn đổi mới và phát triển bên vững (2016 đến nay)

Năm 2016 khách sạn tiến hành cải tạo và nâng cấp các hệ thống, cơ sở hạ tầng, các trang thiết bị đồng thời cũng thay đổi tên là “Cụm nhà hàng khách sạn Đông Xuyên” Đến

thời gian hiện tại, Cụm nhà hàng khách sạn đã sở hữu cho mình hơn 117 phòng ngủ cao cấp

từ Suite đến Standard Ngoài ra, còn có các hệ thống dịch vụ như nhà hang, bar mini, cafe, spa,

phòng hội nghị, có thé đáp ứng được mọi nhu cầu của các du khách khi đến va sử dụng cácdịch vụ tại khách sạn Luôn đặt chất lượng khách hàng lên hàng đầu nên đội ngũ nhân viên

được đào tạo một cách chuyên nghiệp, luôn hướng về khách hàng.

2.2 Lĩnh vực kinh doanh

Cụm nhà hàng khách sạn Đông Xuyên - An Giang hoạt động trong lĩnh vực du lịch,dịch vụ và âm thực với hơn 100 phòng Khách sạn luôn đặt chât lượng dịch vụ lên hàng đâu

3

đảm bảo cho các du khách tận hưởng được cảm giác thoải mái nhất khi sử dụng các dịch vụ

tại Cụm nhà hàng khách sạn

Chức năng: Cung cấp dịch vụ lưu trú với hệ thống phòng nghỉ hiện đại và tiện nghi,ung cấp dịch vụ ăn uống với nhà hàng sang trọng cùng với tự đơn vô cùng đa dạng Cung câpcho khách hàng dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo, sự kiện, tiệc cưới và các dịch vụ khác nhưmassage, spa, đưa đón

Nhiệm vụ: Dap ứng các nhu cầu lưu trú, ăn uống, tổ chức sự kiện cho du khách và dan

địa phương, góp phần thúc đây phát triển ngành du lịch tại tỉnh An Giang, nâng cao chất

lượng dịch vụ, đảm bảo sự hài lòng cho khách hàng cùng với đó là xây dựng thương hiệu uy

tín, khẳng định vị thế của bản thân trên thị trường du lịch hiện nay.

GIÁM ĐÓC

2.3 Bộ máy tô chức

Hình 2: So đồ tổ chức

2.4 Chức năng - nhiệm vụ các phòng ban

Giảm Doc điều hành: có nhiệm vụ điều hành, đưa ra các quyết định quan trong cho

công ty, quản lý tong thê và nguon lực trong công ty

Phó giám đốc: hỗ trợ giám đốc điều hành công ty

Bộ phận kinh doanh:

Nhận đặt phòng và đặt tiệc Chịu trách nhiệm tìm kiếm các cơ hội kinh doanh cho khách sạn và duy trì các mối quan hệ với khách hàng, đây cũng là bộ phận nhận đặt phòng qua điện thoại của khách sạn Các cuộc hội nghị, tiệc cưới, sự kiện, điều được nhận đặt phòng từ bộ phận này Khi làm việc tại bộ phận này cần phải có kỹ năng giao tiếp tốt, kỹ năng

thuyết phục khách hàng, khả năng làm việc nhóm, khả năng tổ chức và quản lý thời gian,thích nghỉ với môi trường và luôn có niềm đam mê với công việc

Bộ phận lễ tân:

Chịu trách nhiệm về tiền sảnh, bao gồm tất cả các thủ tục nhận và tra phòng cua khách hàng, giải quyết các vấn đề, thắc mắc của khách hàng và cung cấp, các dịch vụ văn

phòng, hỗ trợ khách làm thủ tục check in - check out, tổng đài, quầy cung cấp thông tin Yêu

cầu ở vị trí này cần có kỹ năng sử dụng thành thạo tin học văn phòng, khả năng sử dụng tiếnganh cơ bản, kiến thức chuyên môn

Bộ phận an ninh: chịu trách nhiệm về an toàn va an ninh cho khách hàng, nhân viên

và tài sản của khách sạn

Bộ phận buông: chịu trách nhiệm về vệ sinh sạch sẽ các buồng của các khách hàng và

các khu vực liên quan, bảo vệ các tài sản được tìm thây trong quá trình dọn đẹp

Bộ phận bảo vệ: kiểm soát ra vào, ngăn chặn các hành vi xâm nhập trái phép Xử lý

các tình huống khan cấp như: cháy, nỗ, trộm cắp, gây rối trật tự công cộng Hỗ trợ khách hang

khi cần thiết

Bộ phận kỹ thuật: sửa chữa và bảo trì các thiết bị trong khách sạn

Bộ phận nhà hàng:

Chịu trách nhiệm về các sự kiện, tiệc, hội nghị, được tổ chức trong khu vực khách

sạn Giúp khách hàng nhận được dịch vụ tốt nhất, tạo hình ảnh cho nhà hàng, gop phan gia

tăng doanh số cho nhà hàng Nhìn chung nhân viên sẽ đảm nhiệm vai trò giao tiếp, tương tác,

nhận order, phục vụ thức ăn và đồ uông cho khách Yêu cầu tại vị trí này cần có là kỹ năng

làm việc nhóm tốt, khả năng giao tiếp và thái độ tốt với khách hàng, có tinh thần và tráchnhiệm cao, tác phong chuyên nghiệp, kỹ năng ứng xử chuyên nghiệp

Bộ phận bếp: Phục vụ nhu cầu ăn uống của khách hàng tại nhà hàng, phục vụ tiệc

buffet miễn phí cho khách phòng vào môi buôi sáng

Bo phận thu mua: Tìm kiếm, lựa chọn và mua sắm các nguyên vật liệu, thực phẩm, đồ

dùng cần thiết cho hoạt động trong Cụm nhà hàng khách sạn Đảm bảo chất lượng nguyên vật

liệu, đồ dùng theo tiêu chuẩn, thương lượng giá cả và ký hợp đồng với nhà cung cấp Quản lý

kho hàng và kiểm tra chất lượng của các nguyên vật liệu, báo cáo tình hình thu mua cho banlãnh đạo

Khi đến và thực tập tại đơn vị, tôi đã được đến và thực tập tại ba bộ phận chính như:

bộ phận kinh doanh (trong 4 tuần đầu tiên), tiếp đó là tại bộ phận nhà hàng (trong 2 tuần ) và

cudi cùng là tại bộ phận lễ tân (trong 2 tuần).

Bảng 2: Số liệu về nhân sự tại ba bộ phận đã thực tập tại Cụm nhà hàng khách

Với mục tiêu trở thành Cụm nhà hàng khách sạn hàng đầu tại An Giang, cung cấp dịch

vụ lưu trú và ăn uống chất lượng cao cho du khách, góp phân thúc đây nhu cau thị trường dulịch trong nước phát triển

vẰ%

s*_ Sư mệnh

Mang đến cho du khách những trải nghiệm mới lạ, góp phan tạo ấn tượng tốt đẹp về

An Giang cũng như góp phần thúc đây ngành du lịch tại địa phương phát triển, tạo ra côngviệc và nâng cao đời sông cho người dân

vẰ%

s* Giá trị cốt lõi

Luôn cam kết cung cấp chất lượng dịch vụ cao, đảm bảo sự hài lòng cho các du khách

gân xa Cùng với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, nhiệt tình, luôn sẵn sàng phục vụ du

5

khách Tạo dựng niềm tin đối với khách hàng và đối tác Từ đó, tạo dựng một thương hiệu dulịch bền vững, bảo vệ môi trường và cộng đồng.

3 BAO CAO KET QUÁ TÌM HIẾU VE HOAT ĐỘNG CHUYEN NGÀNH VA MOI

TRUONG LAM VIEC CUA DON VI THUC TAP

3.1 Hoạt Động Chuyên Ngành Quản Lý Tổ Chức Sw Kiện Tại Cụm Nhà Hàng Khách SanĐông Xuyên

3.1.1 Mô tả công việc

> Hoạt động chuyên ngành: nhân viên quản lý tô sự kiện tại đơn vị thực tap

Xác định mục tiêu yêu cầu của khách, ngân sách và đối tượng tham dự của sự kiện

Điều này bao gồm lựa chọn địa điểm, đặt lịch trình và tạo ý tưởng sáng tạo đề làm nỗi bận sự

kiện

Thiết lập kế hoạch chỉ tiết cho các khâu của sự kiện, điều phối và quản lý các hoạt

động trong quá trình tô chức sự kiện Các khâu chuân bị bao gôm:

- Xác định địa điểm, thời gian của buổi tiệc.

- Thiết kế, setup và thi công sân khấu, âm thanh, ánh sáng, trang trí.

- Lựa chọn và đặt các món ăn do khách hàng yêu cầu.

- Lập kế hoạch chương trình, kịch bản.

- Xác định nhân sự cần thiết và phân công các nhiệm vụ cần làm.

Theo dõi tiến độ thực hiện theo đúng kế hoạch và điều chỉnh khi cần thiết trước và sau khi sự kiện diễn ra, giám sát và đánh giá kết quả của sự kiện trong quá trình diễn ra và lúc kết

thúc Giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình diễn ra sự kiện, đảm bảo sự kiện đượcdiễn ra an toàn, suôn sẻ và đạt được hiệu quả tốt nhất

Thu thập các phản hồi từ phía khách hàng, đối tác và nhân viên để đánh giá hiệu quả

công việc trong sự kiện va báo cáo kết quả cho ban lãnh đạo đê điêu chỉnh các lôi cũng như

nâng cao kiên thức và kỹ năng tránh lặp lại những lỗi sai phạm

3.1.2 Quy trình lên kế hoạch và tổ chức sự kiện

“ Giai đoạn trước khi lên kế hoạch tổ chức một sự kiện.

Giai đoạn 1: khách hàng liên hệ với doanh nghiệp để đặt tiệc qua những hình thức như

gửi email, Zalo, facebook, điện thoại hoặc đến trực tiếp tại doanh nghiệp để đặt lịch hẹn.Khách hàng sẽ đến và liên hệ với bộ phận kinh doanh tại khu vực quây bar mini nơi khu vực

chăm sóc khách hàng Nhân viên bộ phận phòng ban sẽ tư vấn tận tình về không gian của

từng chỉ tiết nơi sẽ diễn ra budi tiệc cho khách hàng dựa vào số lượng khách do khách hàng

mời, sau đó nhân viên sẽ tư vấn mức giá, Menu, những ưu đãi và tiện ích khác trong quá trình

diễn ra budi tiệc.

Giai đoạn 2: Sau khi tư vẫn và có được sự đồng ý từ khách hàng thì nhân viên sẽ yêu

cầu khách đặt cọc (từ ít nhất 3.000.000 - 9.000.000 đồng) theo đúng như quy định của doanh

nghiệp Sau cùng sẽ là biên nhận cho khách bao gồm ba bảng trong đó khách hàng một bản,

kế toán một bản và kinh doanh 1 bản Do tính chất là sản phẩm dịch vụ nên khách hàng bắt

buộc phải đặt cọc cho đơn vị Vì các kế hoạch thường sẽ được sắp xếp trước hơn nửa tháng,

đơn vị sẽ giữ phòng tiệc và thực hiện các công việc, sắp xếp tô chức sự kiện.

Giai đoạn 3: Thỏa thuận và chốt dịch vụ trước 20 ngày cụ thể về thời gian, hình thức,

số lượng khách mời, thực đơn, giá, và các dịch vụ khuyến mãi ưu đãi Khách hàng sẽ cọcthêm 30% giá trị dịch vụ Hợp đồng sẽ bao gồm thông tin người đặt, thông tin về buổi tiệc vàhình thức thanh toán

Giai đoạn 4: Dự thao hợp đồng khi khách hàng yêu cầu, chuyên cho quản lý bộ phận

dé yêu cầu cũng như xin ý kiến về các điều khoản chính sách các khuyến mãi ưu đãi dành chokhách hàng Sau đó lập thủ tục ký kết hợp đồng, lập hồ sơ lên bản chính, và một bản cho

Giai đoạn 8: Theo dõi thanh toán từ khách hàng

% Giai đoạn lên kế hoạch tổ chức sự kiện sau khi tiếp nhận thông tin từ phía bộ phận

kinh doanh

Giai đoạn 1: Xác định thông tin và loại hình sự kiện

- Xác định mục tiêu sự kiện là gì? (tiệc cưới, sinh nhật, hội nghị )

- Xác định quy mô, loại hình của sự kiện

- Xác định mục tiêu khách mời của buổi tiệc

- Xác định ngân sách sự kiện

- Các yêu cầu khác do khách mời yêu cầu Giai đoạn 2: Lên kế hoạch một cách chỉ tiết

- Xác định địa điểm tổ chức cho phù hợp với số lượng khách mời

- Xác định thời gian budi tiệc

- Lên menu

- Bố trí không gian, setup bàn tiệc

- Lên kế hoạch xác định chi phí dự trù cho từng hạng mục

Giai đoạn 3: triển khai kế hoạch tô chức sự kiện

- Lên kịch bản chỉ tiết cho từng phần của sự kiện ( tiết mục văn nghệ, trò chơi, )

- Lên kế hoạch bé trí nhân sự phù hợp

- Hướng dẫn nhân sự về quy trình phục vụ khách hàng

- Theo dõi và giám sát hoạt động của sự kiện

Giai đoạn 4: Tông kết và đánh giá sau sự kiện

- Đánh giá mức độ thành công của sự kiện

- Thu dọn và vệ sinh sau buổi tiệc

- Rút kinh nghiệm và tránh mắc lại sai lầm cho sự kiện sau

3.1.3 Thực trạng hoạt động của Cụm khách sạn Đông Xuyên

KP

“* Phân tích thị trường

Thị trường nội địa

Khách du lịch trong tỉnh An Giang: Cụm nhà hàng khách sạn Đông Xuyên là điểm đến quen thuộc của các du khách địa phương, đặc biệt là người dân trên địa bàn tỉnh An Giang và thu hút nhiều du khách tại các tỉnh lân cận như Đồng Tháp, Cần Thơ, Kiên Giang,

Long An, Nhờ vào vi trí thuận lợi, chất lượng dịch vụ tốt và giá cả hợp lý.

Thị trường quốc tế

Cụm nhà hàng khách sạn Đông Xuyên đang nỗ lực thu hút khách du lịch quốc tế bằng

cách nâng cao chât lượng dịch vụ, đa dạng hóa các sản phâm và dịch vụ, đông thời tăngcường quảng bá hình ảnh du lịch tại An Giang ra thị trường quôc tê

Khách hàng mục tiêu

Cụm nhà hàng khách sạn Đông Xuyên cũng chú trọng khai thác thị trường với khách

hàng mục tiêu là các khách hàng trong nước và quốc tế, các khách hàng doanh nghiệp và thực

khách Khách sạn có hệ thống phòng hội nghị, hội thảo hiện đại và dịch vụ chuyên nghiệp,

phù hợp cho khách hàng có nhu cầu trong những hoạt động du lịch, hội nghị, hội thảo, khen

thưởng, sự kiện

“ở

% Chiến lược marketing 4P

Sản phẩm (Product)

- Dịch vụ lưu trú: Cung cấp đa dạng các loại phòng nghỉ từ bình dân đến cao cấp, đáp ứng nhu

câu của nhiêu đôi tượng khách hang trong và ngoai nước

Dịch vụ nhà hàng: Phục vụ các món ăn đa dạng như đặc sản An Giang và các món ăn Á

-Âu đa dạng, phong phú ngoài ra không nhà hàng không ngừng nâng cao chất lượng món ăn,

dam bao chat lượng an toàn vệ sinh thực phẩm.

- Dịch vụ tô chức sự kiện: Cung cấp dịch vụ tổ chức hội nghị, hội thảo, tiệc cưới, sinh nhật, sự

kiện, Luôn cung cap dịch vụ đi kèm như trang trí phòng tiệc, ca sĩ, vũ công, quay phim,chụp hình, với trang thiệt bị hiện đại cùng đội ngũ nhân viên phục vụ chuyên nghiệp, nhiệttình

- Dịch vụ khác: Dịch vụ spa, massage, đặt vé máy bay,

Giá cả (Price)

- Cụm nhà hàng khách sạn Đông Xuyên có mức giá khá cạnh tranh so với các khách sạn cùng

phân khúc trong khu vực hiện tại

- Luôn triển khai các chương trình khuyến mãi, ưu đãi thường xuyên để thu hút các khách

hàng Đặc biệt vào các ngày lê lớn

- Áp dụng các chính sách giá linh hoạt theo mùa và phân khúc khách hàng.

Kênh phân phối (Place)

- Trực tiếp: Nằm trên đường Lương Văn Cu tại trung tâm thành phố Long Xuyên nên việc di

chuyên vô cùng dễ dàng cho du khách khi đến các địa điểm tham quan trong và ngoài tỉnh.

Đồng thời Cụm nhà hàng khách sạn Đông Xuyên còn có những hoạt động tham gia các hội

nghị triển lãm tại địa phương tô chức nhằm day mạnh hình ảnh của khách san

- Trực tuyến: Hệ thống đặt phòng trực tuyến, tiện lợi cho khách hàng đặt phòng nhanh chóng

và dễ dàng Mở rộng phân phối, quảng bá các dịch vụ trên website, fanpage, và các trang

mạng xã hội dé dé dàng tiếp cận nhiều hơn với những khách hàng mới

Ngoài ra, Cụm nhà hàng khách sạn Đông Xuyên còn hợp tác với các công ty du lịch lữ hành

đê mở rộng thị trường khách hàng

Khuyến mãi (Promotion)

- Cụm nhà hàng khách sạn Đông Xuyên thường xuyên tô chức các chương trình khuyến mãi,

ưu đãi như quà tặng, giảm giá, boc thăm trúng thưởng, đê tri ân các khách hang trong vàngoài tỉnh

- Hợp tác với các đối tác đề triển khai các chương trình liên kết.