Môn quản lý thông tin bài tập thực hành 1

Tìm hiểu các tính năng với vai trò là người admin và thành viên của một HH2 ï000AEEEnei.... Tao thư trỏ lời tự động Thư trả lời tự động là một tính năng trả lời những email 1 cách tự độ

Trang 1

DAI HOC QUOC GIA THANH PHO HO CHI MINH TRUONG DAI HQC CONG NGHE THONG TIN KHOA KHOA HOC VA Ki THUAT THONG TIN

MON QUAN LY THONG TIN BAI TAP THUC HANH 1

GVHD: ThS Ta Thu Thuy

Sinh viên thực hiện: Bùi Thanh Phong — 22521082

Trang 2

IE103-Quăn lý Thông tin

NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DAN

" =- tháng nắm 2024

Người nhận xét

(Ký tên và ghi rõ họ tên)

2|Page

Trang 3

1E103-Quan ly Théng tin

17 EäiILIlLllllWI [ VWIIIIU(UUUUlIUHMIWII[UIUWIIIWUIMIU[(IVUIUUIILIMNIMI[NIIIINIUIM 5

A Gmail đã cung cấp các tính năng øì để phục vụ cho việc tổ chức tốt các

mails (dữ liệu, thông tin)? c1 c1 ng HH nh HH Hà Hà HH ra 5

B Hãy tạo thêm các thư mục sau trong gmail (Giai Tri, Suc Khỏe, Thẻ Thao, Học Tập) (LH ng H1 HH HT HH HH HH ta 8

C Hãy đánh dấu và đi chuyển các mails vào các thư mục vừa tạo tương ứng 8

D Một account hiện tại có dung lượng tối đa bao nhiêu .-.s sec sec: 8

E Tìm hiểu các tính năng với vai trò là người admin và thành viên của một HH2 ï0)0)0AEEEnei 9

F Để tìm kiếm vải mails trong vô số các mails đã tồn tại trong một account, gmail đã cung cấp các tính năng gì 5c che Hee 10

G Tìm hiểu tinh nang: Filter message like this 52-5 ccccEczEreereersee 11

H Hãy soạn l email với nội dung thắc mắc, câu hỏi đến 1 giảng viên môn học

bất kỳ nào của bạn? ch HH n2 H2 n1 ng ngu 12

I Bao lau ban kiém tra gmail 1 lần? Theo bạn, những thông tin quan trong gi

mà bạn cần nhận/ l301:85ì::1iHaiÝỶ 12

2) HA107,1.10/002020010)2100//0020010011/10001/10010/1011040100104012001111/11003101020101101100037010310103011 13

A Explorer dùng mô hình øì đề tổ chức đữ liệu? -ccccccereseeeg 13

B Explorer mô tả một 6 dia, folder, file bang những thuộc tính gi? Ích lợi các thuộc tính này? Phân biệt sự giống và khác nhau giữa các thuộc tính của ỗ

dia, folder va file? Chu y tinh năng; Read-only và hidden 13

C Các chức năng xử lý một folder, ñle mà explorer đã cung cấp 14

Si DẠI) //1(0000//0/00/0)70//02.)/0200/000nu/2//144vv0001/01v62n00/10/01/030/1011041/11003011017010011119v00100 16

": na 5 17

3|Page

Trang 4

MỤC LỤC HÌNH ẢNH

Hình 1: Tạo thư trả lời tự động

Hình 3: Tính năng định dạng, chèn f|E St tk vn HT TH TH nh HT hệt 6 Hinh 4: Tinh nang CAG KY “da ỐốỐố.ố 6 Hình 5: Tính năng chặn thư rác, mail SDAIm cu cv tk vn TH Tà KH Hyệt 7

Hình 6: Tính năng sắp xếp, phân loại bằng Nhãn 7

Hình 7: Thư mục Giải Trí, Học Tập, Sứcc Khỏe, Thể Tha0 cccccccccscsssseessseeecssesesesaseseseensesesecsvaseeesasesesens 8 Hình 8: Các mail đã được phân loại vào các thư mục tương Ứng co nh nhan na ren 8 Hình 9: Dung lượng của mail sinh viên UIT hiện tạÏ LH HH1 8

Hình 10: Mailgroup về trường

Hình 11: Kết quả trả về mailgroup trường 9

Hình 12: Các tính năng tìm kiếm trong email

Hình 13: Những mail muốn Filter messages like thÌỉS c- cv tk kh ki 11 nÌlbbWEsie-iio) 0:04: 1n eea ỐốỐ 11 Hình 15: Muốn phân loại vào mail này .- cv tk k HH HH TH HH HH 12 Hình 16: Email về việc xin tham gia nghiên cứu khoa học „ 12

Hình 17: Mô hình của Exp|Or€r ác tk St kh HH HH 1111111111111 ks 13 Hình 18: Thông tin cỦa 1 fil c6 1E HH HH Hà hà 11x He 14

Hình 19: Tạo thư mục mới

Hình 20: Các tính năng khác có thể thao tác trên thư mỤC tt tt tết gthhrrerrireoroe 15 Hình 21: Các tính năng có thể thao tác trên file

Hình 22: Hệ thống quản lý file - cv tk SE HH TH HH HH Ho Hi

4|Page

Trang 5

1 Bail

4

NỘI DUNG BÀI LÀM

Gmail đã cung cấp các tính năng gì đề phục vụ cho việc tổ chic tot cde mails (dữ liệu, thông tin)?

A Tao thư trỏ lời tự động

Thư trả lời tự động là một tính năng trả lời những email 1 cách tự động đã được thiết

lập từ trước Những lợi ích khi sử dụng thư trả lời tự động trong Gmail là:

- Giúp bạn thông báo cho người khác khi bạn không thể sử dụng Gmail

- Giúp bạn tập trung được cho các kỳ nghỉ của mình mà vẫn có thể trả lời thư khi người khác gửi

Vacation @ Vacation responder off

responder: =

r Vacation responder on

(sends an

automated reply to First day: March 15, 2024 Last day: (optional)

incoming messages

if a contact sends Subject:

you several

Message: — messages, this sansseif ~ We BLY Ay OD Bre = automated reply will

be sent at most « Plain Text

once every 4 days)

Learn more

Hình 1: Tạo thư trả lời tự động

B Tính năng tự động sửa lỗi chính tả, ngữ phúp

Tính năng tự động sửa lỗi chính tả, ngữ pháp sẽ giúp:

- Hạn chế việc bị sai lỗi chính tả khi gửi thư, đặc biệt là các thư quan trọng như xin

việc, trao đổi với khách hàng

- Giúp người dùng tiết kiệm thời gian để tra cứu ngữ pháp, lỗi chính tả

Draft saved

Recipients

Subject

tính năng sữa lối

sửa @

Hình 2: Tính năng sửa lỗi

5|Page

Trang 6

C Tính năng định dạng văn bản, chèn dnh, tép, lién kết

Định dạng văn bản, chèn ảnh, tệp, liên kết là những tính năng được sử dụng thường

xuyên mà bạn cần phải biết khi sử dụng email Các tính năng này sẽ giúp bạn:

- Trao đổi thông tin qua nhiều dạng tệp, hình ảnh, file PDF, dễ dàng hơn

- Định dạng văn bản để làm rõ hơn bố cục của thư, giúp người đọc dễ dàng tiếp cận

nội dung chính mà bạn muốn truyền tải

@ Open

€

Organize * New folder

L Downloads #

GB Documents #

WR Pictures

@Musc

GB Videos

* + 7) Meme

‘TB Screenshots

S8 Cơ sở dữ liệu

1D Phan tich thiết ke

File name:

x

P decked Addresses Forwarding and POP/IMAP Add-ons Chat and Mee

Pictures > Meme

o- ae

I New Message -e

= “ Recipient:

002761¢80e9131 1íe2b28dcð4l3a 2ca2aa33/564b6 3dcôdc92dc0553 749eB848ee83ldf 62a9alc2led6b2 d90a03513280de S8be6f68đ8440c dbaa ccb4

J

=

5a11412801f11 11412801f111 ?cøac6be8e135L owe 135b 7e48e865415b0 554151 Đe77(638683bc f638683beck © SansSerif v Y[x BI U Ae - i

Tất cả Tép tin

e,

Open Cancel AUoOOBBZB:

Hình 3: Tĩnh năng định dạng, chèn file

D Tạo chữ chữ ký

Gmail cung cấp chức năng tạo chữ ký cho người dùng để có thể chèn vào cuối email

Chữ ký có thể cung cấp thông tin như: địa chỉ email, số điện thoại, website công ty,

Ngoài ra còn có thể chỉnh sửa phông chữ, màu sắc, kích cỡ, hình ảnh đính kèm

create contacts @ When | send a message to a new person, add them to Other Contacts so that | can auto-complete tc

or auto-

:omplete:

signature:

appended at the

nd of all outgoing

1essages)

earn more

them next time I'll add contacts myself

Z W

Phong

+ Create new

Bui Thanh Phong Lớp CNTT2022.2 - Khoa KH&KTTT - Đại học công nghệ thông tin Email: 22521082@gm.uit.eclu.vn

œ [G]

Sans Serif

Hình 4: Tính năng chữ ký

Cấu trúc đầy đủ của một mail

A Địa chỉ email người gửi và người nhận

Địa chỉ email của người gửi được hiển thị ở trên cùng, sau đó là địa chỉ email của

người nhận

6|Page

Trang 7

B Chu dé (Subject)

Phần này mô tả nội dung chính của email Chủ đề cần được viết một cách ngắn gọn

và rõ ràng để người nhận dễ hiểu

C Phan tién dé (Salutation)

Một câu chào hỏi như "Dear [Tên người nhận]" hoặc "Hello [Tên người nhận]"

D._ Nội dung chính (Body)

Phần này chứa nội dung chính của email Nó có thể bao gồm văn bản, hình ảnh, liên

kết, tập tin đính kèm và bất kỳ thông tin nào mà người gửi muốn chia sẻ với người

nhận

+,

Phân loại mails

A Chan email, thu’ rdc, mail qudng cdo

Khi chặn được email, thư rác, mail quảng cáo sẽ có các lợi ích như:

- Tránh việc bị làm phiền từ các email không mong muốn

- Giúp tiết kiệm thời gian hơn khi xóa các thư không mong muốn

- Tăng dung lượng trống cho hòm thư

fi HẠ, , ® Lugt nhac trên Face SéEial) Trao Yêu Thương đã nhắc đến bạn trên Facebook - Bay oi, hd

TU, cư >›_ Gợi ý kết bạn trên SöEBil @ Minh Anh là gợi ý kết bạn mới dành cho bạn - Bay oi, hy x

2 Social ® Facebook Séeial) Cho may anh fuji xa2, xa3, xaS, xa7, xa10, xa20, xt10, xt20, x

A Less Facebook Sela) Vito Puzo da dang ban gi dé trong Chợ m43 - Bay oi, hay xem D_ Important * Mentioned by Tan Th Are you the “P, Bui Thanh” mentioned in Computer Science papers?

= pines ® Academia.edu Last day 50% off the improved Academia Premium - Academia.edu

¬ g »_ Academia.edu Are you the “P Bui Thanh” mentioned in Computer Science papers?

BW trash ® Academia.edu 50% Off, 2 days only - Are you the “P Bui Thanh” mentioned in Co

Fy Forums » Facebook Séeial) Giang Duy Dat Camera Store - Giangduydat.vn và Trần Thy

{8 Managolabols

Hinh 5: Tinh nang chan thu rac, mail spam

B Sdp xép, phan logi thu bang Tab va Nhan

Sắp xếp và phân loại thư, điều đó sẽ mang lại nhiều lợi ích như:

- Giúp bạn tiết kiệm thời gian khi tìm kiếm lại các thư, email

- Tránh việc lạc mất thông tin email, thư đã cũ

- Giúp bạn quản lý được việc nhận thư từ các email dễ dàng

Labels + » Google

s-_ Côngviệc » Amazon Web Services

Google » Facebook

® = Không quan tâm ® Google Forms

® Rac

® Trường ®) Thinking School

Amazon Web Services

Tell us about your AWS signup experience - Your feedback he

§@68@[ ` Thanh Phong đã chia sở bài viết của Trao Yêu Thương - Bay ơi

S bài tập - Thanks for filling out IS bài tập Here Kiếp trước làm gì mà kiếp này làm thấy giáo, giảng viên? - TỈNH TẢ Activate 12 months of AWS Free Tier - St vices and app Cong việc Folder shared with you: "Đại hội Chỉ đoàn 2023-2024

Hình 6: Tĩnh năng sắp xếp, phân loại bằng Nhãn

7|Page

Ma

Trang 8

o Gmail cho phép người dùng tạo và quản lý các nhóm email, được gọi là "mailing lists" hoặc "groups" Những nhóm này có thể được sử dụng để gửi email đến một nhóm lớn người dùng một cách thuận tiện

B Hãy tạo thêm các thư mục sau trong gmáil (Giải Trí, Sức Khỏe, Thể

te

Hình 7: Thư mục Giải Trí, Học Táp, sứcc Khỏe, Thẻ Thao

C Hãy đánh dấu và di chuyển các mails vào các thự nưục vừa tạo tương

“ Khai niém mailgroup

Thao, Hoc Tap)

a oe

“ov *

a

ung

O * ® Facebook

Q inbox » Google Forms

W Starred Nguyén Ngoc Thanh - = T

& Sent

D Drafts

»D Categories 5 Spotify

wae ® Thuvién, Trudng OH

Labels or

® = GiaiTri ® Phong, CTSV

® HọcTập ® Nguyễn Tấn, Cầắm

Sức Khỏe

® ThếThao

x_ More Trường Đại học Công

® Nguyễn Ngọc, Qui

S bài tập - Thanks for filing out IS bai ưa

_Công việc Folder shared with you: “Dai hdi Chi doan 2 M

_Công việc [CNTT2022.2) KHẢO SÁT THỜI GIAN TỐ CH KHAO SAT NGA

Nhiing podcast chic chan ban sé thich - Nhiing podcast Mar 9 MỜI ĐĂNG KỶ THAM GIÁ TRAINNING KỸ NĂNG THÔN M

KN 4 ig Cong vide Thông báo chiêu sinh khỏa luyện thi TOEIC _Công việc Mời sinh viên đăng ký tham gia các hoạt độ 'Côngvệc (SE (TU) (105 NMBDANTT) Để tài - Link mới các em

ore :

{P.ĐTĐH] - V/ Lịch học bủ lớp IE1O3.O21 của giảng vie [SE (1€105.021.1] - THONG BAO CHON NHOM THUC HANH HT2 - C

Hình 8: Cae mai! đã được phân loại vào các thư mục tương ứng

D Một accoumt hiện tại có dụng lượng toi đa bao nhiễu

3.14 GB

Hình 9: Dung lượng của mail sinh viên UIT hiện tại

Hiện tại dung lượng tối đa của 1 tài khoải email sinh viên UIT là 10GB

e_ Hãy tạo ra một mailgroup trong gmail và cho biết lợi ích của nó? Lợi ích việc tạo nhóm trên Gmail

8|Page

Trang 9

IE103-Quản lý Thông tin

o Bạn có thể nhanh chóng gửi nhanh email cho một nhóm người cố định, tránh

thiếu sót khi phải tìm mail từng người

Trường ®

Name

@ no-reply@uit.edu.vn

& thuvien@uit.edu.vn

Email

cfl@uit.edu.vn

ctsv@gm.uit.edu.vn

no-reply@uit.edu.vn

smtp3@uit.edu.vn

thuvien@uit.edu.vn Hình 10: Mallgroup về trường

New Message

To trường

Ep 5 members

Hình 11: Kết quả trả về mailgroup trường + Tìm hiểu các tính năng với vai trò là người admin và thành viên của một mailgroup

A Đối với Admin:

Quản lý nhóm:

e _ Tạo và xóa nhóm: Admin có thể tạo nhóm mới và xóa nhóm không còn sử dụng

e Thêm và xóa thành viên: Admin có thể thêm người dùng mới vào nhóm và xóa người

dùng khỏi nhóm

e _ Chỉnh sửa cài đặt nhóm: Admin có thể thay đổi tên nhóm, mô tả, logo, v.v

e _ Quyền truy cập: Admin có thể thiết lập quyền truy cập cho các thành viên, ví dụ như:

e Xem nhóm: Ai có thể xem nhóm và danh sách thành viên

e _ Tham gia nhóm: Ai có thể tham gia nhóm

e _ Gửi email: Ai có thể gửi email cho nhóm

e - Quản lý nhóm: Ai có thể chỉnh sửa cài đặt nhóm và thêm/xóa thành viên

Quản lý email:

9|Page

Trang 10

e Duyệt email: Admin có thể xem tất cả email được gửi đến nhóm

e _ Xóa email: Admin có thể xóa email khỏi hộp thư nhóm

e _ Chuyển tiếp email: Admin có thể chuyển tiếp email đến một địa chỉ email khác

e _ Trả lời email: Admin có thể trả lời email thay mặt cho nhóm

B Đối với Thanh vién:

e _ Gửi và nhận email:

e _ Gửi email: Thành viên có thể gửi email đến nhóm

e _ Nhận email: Thành viên có thể nhận email được gửi đến nhóm

e _ Trả lời email: Thành viên có thể trả lời email được gửi đến nhóm

e _ Chuyển tiếp email: Thành viên có thể chuyển tiếp email được gửi đến nhóm

e _ Tham gia và rời khỏi nhóm:

e Tham gia nhóm: Thành viên có thể tham gia nhóm bằng cách đăng ký với địa chỉ email của họ

e Rời khỏi nhóm: Thành viên có thể rời khỏi nhóm bất cứ lúc nào

e - Xem thông tin nhóm

F Đề tìm kiém vai mails trong vô số các mails đã tốn tại trong một

account, gmail dd cung cấp các tính năng gì?

From

trường Doesn't have

Size greater than v MB x Date withir 1day v Ø9

Search All Mail v

oO Has attachment

Create filter | Search) Hình 12: Các tính năng tìm kiếm trong email

Các chức năng được cung cấp để tìm kiếm mail trong Gmail:

e _ Từ địa chỉ mail gửi

e_ Từ địa chỉ mail đến

e_ Tên tiêu đề,

e Có chứa từ

e Không chứa từ

e Dung lượng ra sao

10|Page

Tiêu đề	Quản lý thông tin bài tập thực hành 1
Tác giả	ThS. Ta Thu Thuy, Bựi Thanh Phong
Trường học	Đại Học Quốc Gia Thành Phố Hồ Chí Minh
Chuyên ngành	Công Nghệ Thông Tin
Thể loại	Bài tập thực hành
Năm xuất bản	2024
Thành phố	Thành phố Hồ Chí Minh