LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy cô Trường Đại học Công nghệ Đồng Nai, đặc biệt là các thầy cô khoa Kinh tế – Quản trị của trường đã tạo điều
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ ĐỒNG NAI KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ
BÀI TẬP GIỮA KÌ
ĐỀ TÀI: HOẠCH ĐỊNH CHUYẾN CÔNG TÁC HAI NGÀY TẠI ĐÀ
NẴNG CHO LÃNH ĐẠO NHÓM THỰC HIỆN: BUSINESS OFFICE
Đồng Nai, Tháng 04/2022
Trang 2LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, chúng em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy cô Trường Đại học Công nghệ Đồng Nai, đặc biệt là các thầy cô khoa Kinh tế – Quản trị của trường đã tạo điều kiện cho chúng em được học tập và rèn luyện dưới mái trường với những điều kiện vật chất cũng như tinh thần tốt nhất để chúng em có thể thoải mái học tập và phát huy khả năng của bản thân Chúng em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành
và sâu sắc nhất tới cô Nguyễn Thị Kim Tín đã hướng dẫn cho chúng em rất tận tình, chỉ bảo từ những điều nhỏ nhặt nhất để chúng em có thể hoàn thành bài báo cáo một cách tốt nhất
Trong quá trình làm báo cáo, vì trình độ lý luận và kinh nghiệm thực tiễn còn hạn hẹp nên bài làm khó tránh khỏi những sai sót Chúng em rất mong nhận được những ý kiến, góp ý của thầy cô để có thể rút ra bài học kinh nghiệm quý báu, để từ đó chúng em có thể trau dồi, phát triển trình độ lý luận của bản thân hơn để hoàn thành tốt hơn những bài báo cáo sắp tới Chúng em chân thành cảm ơn!
Đồng Nai, ngày 07 tháng 04 năm 2022
Trang 3NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
Nhóm: Business Office
Về đề tài: Hoạch định chuyến công tác 2 ngày tại Đà Nẵng cho lãnh đạo
Họ và tên giảng viên nhận xét: Nguyễn Thị Kim Tín
1 Về nội dung
1.1 Những ưu điểm
1.2 Những nhược điểm
2 Về thái độ, tinh thần thực hiện báo cáo
3 Điểm số:…… điểm
NGƯỜI HƯỚNG DẪN (ký và ghi rõ họ tên)
Trang 4BÀI KIỂM TRA GIỮA KỲ Môn: Quản trị văn phòng
Giảng viên: Nguyễn Thị Kim Tín
Nhóm thực hiện: Business office
làm bài
Trang 5Mục Lục
LỜI CẢM ƠN 2 NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN 3
1 Sắp xếp, chuẩn bị 6 1.1 Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác 6
1.2 Giải quyết các thủ tục giấy tờ 7
1.3 Chuấn bị tài liệu chuyên môn và phương tiện
nghe nhìn 7 1.4 Chuấn bị kinh phí 8
1.5 Lên kế hoạch công việc ở công ty trong thời
gian lãnh đạo vắng mặt 8 1.6 Kiểm tra lại tất cả mọi thứ một lần nữa 8
2 Trách nhiệm của thư ký trong thời gian lãnh
đạo vắng mặt 9
3 Trách nhiệm của thư ký khi lãnh đạo trở về 9
Trang 61 Sắp xếp, chuẩn bị
Kế hoạch chuyến đi bao gồm các họat động sau đây:
- Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác
- Giải quyết các thủ tục giấy tờ
- Chuẩn bị phương tiện đi lại cho chuyến công tác
- Liên hệ với các đơn vị, sắp xếp chỗ ăn ở, ngủ nghỉ
- Chuẩn bị tài liệu chuyên môn và phương tiện nghe nhìn
- Chuẩn bị kinh phí
- Lên kế hoạch đảm nhận trách nhiệm ở công ty khi lãnh đạo đi vắng
- Kiểm tra lại mọi thứ một lần nữa để đảm bảo chuyến công tác được diễn ra suôn sẻ
1.1 Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác
Mục tiêu chuyến đi:
- Ký kết hợp đồng với công ty A
- Ghé thăm một số khách hàng cũ
Số lượng người tham gia: 2 người, 1 nam 1 nữ
Trang 7Liên hệ với đối tác: Thư ký phải điện thọai đến các nơi lãnh đạo đến công tác để thông báo nội dung, đặt lịch hẹn ngày, giờ làm việc cụ thể và đăng ký nơi ăn, nơi ở
Các địa điểm đến:
- Sân bay Tân Sơn Nhất
- Sân bay Đà Nẵng
- Khách sạn
Thời gian lịch trình:
- Thời gian đi: 07h ngày 08/04/2022
- Thời gian về: 07h ngày 10/10/2022
Phương tiện đi lại: máy bay, taxi
Sắp xếp các cuộc gặp gỡ, trao đổi, ghé thăm:
- Lịch trình sắp xếp di chuyển và các cuộc hẹn
Ngày 08/04/2022
o9h – 9h30: di chuyển từ công ty – sân bay Tân Sơn Nhất
o9h30 – 10h30: làm thủ tục check in
o10h45 – 12h: bay từ sân bay Tân Sơn Nhất – sân bay Đà Nẵng
o12h – 13h30: di chuyển từ sân bay Đà Nẵng – khách sạn đã liên hệ đặt phòng trước đó, ăn uống, nghỉ ngơi tại khách sạn
o13h45 – 16h: di chuyển tới công ty đối tác, làm việc và ký kết hợp đồng
o16h: nghỉ ngơi và sinh hoạt cá nhân
Ngày 09/04/2022
o6h45: dùng bữa sáng tại khách sạn
o8h – 10h: ghé thăm công ty khách hàng B
o11h – 12h30: dùng bữa trưa cùng khách hàng C
o12h30 – 14h: nghỉ ngơi, sinh hoạt cá nhân
o14h – 16h: ghé thăm công ty khách hàng D
Trang 8o18h – 20h: dùng bữa tối cùng khách hàng E
1.2 Giải quyết các thủ tục giấy tờ
Các giấy tờ cần thiết cho chuyến đi công tác bao gồm:
- Giấy giới thiệu đi công tác
- Giấy đi đường
- Chứng minh nhân dân
- Các giấy tờ khác về chức danh khoa học, chính trị…
Chuấn bị phương tiện đi lại
- Đặt vé máy bay khứ hồi
- Chuẩn bị xe đưa đón từ công ty – sân bay và ngược lại
- Chuẩn bị taxi di chuyển giữa các địa điểm đã hẹn trước tại Đà Nẵng
1.3 Chuấn bị tài liệu chuyên môn và phương tiện nghe nhìn
- Các tài liệu pháp quy, pháp luật hiện hành thuộc lĩnh vực chuyên môn
- Các tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, các sách tham khảo có liên quan
- Các dữ liệu liên quan nên được sao chép trong đĩa CD-ROM và mang theo máy vi tính xách tay
- Mang theo điện thoại di động có khả năng kết nối mạng với máy tính xách tay để có thể gửi fax, Email, truy cập internet, chat, hội thọai với các bộ phận cần liên hệ, hoặc nhận và xử lý thông tin từ doanh nghiệp chuyển đến
1.4 Chuấn bị kinh phí
Dựa vào kế hoạch công tác, lập dự trù kinh phí Trong bản dự trù gồm có các khoản chi phí cơ bản sau đây:
- Chi phí di chuyển: vé máy bay, taxi,…
Trang 9- Chi phí ăn uống, nghỉ ngơi tại khách sạn trong suốt chuyến đi
- Tiền lệ phí khi giải quyết các thủ tục hành chính
- Chi phí cho các buổi gặp mặt, tặng quà, ghé thăm khách hàng cũ
- Một số chi phí khác như: thuốc men, mở tiệc chiêu đãi, kinh phí dự phòng…
1.5 Lên kế hoạch công việc ở công ty trong thời gian lãnh đạo vắng mặt
- Thông báo về thời gian lãnh đạo vắng mặt
- Lãnh đạo phải ủy thác quyền hạn và trách nhiệm cho nhân viên trong công ty
- Những việc khác cần phải thực hiện như: hủy bỏ và lên lịch lại các cuộc họp đã ấn định trong thời gian lãnh đạo vắng mặt 1.6 Kiểm tra lại tất cả mọi thứ một lần nữa
- Vé máy bay, taxi
- Xác nhận về đăng ký khách sạn và các biên nhận đặt chỗ
- Ngân quỹ du lịch, thẻ tín dụng
- Giấy giới thiệu đi công tác
- Các lọai bảo hiểm
- Sổ tay địa chỉ, danh sách các đối tác, khách hàng cần gặp mặt
- Thông tin chuyến bay thay thế hoặc các chuyên chở khác
- Bản sao các hồ sơ, tài liệu cần thiết
- Lộ trình chuyến đi, bản đồ đi đường
- Các hướng dẫn của khách sạn
- Các tài liệu để đọc
- Lộ trình chuyến đi
Trang 102 Trách nhiệm của thư ký trong thời gian lãnh đạo vắng mặt
- Hoạch định và sắp xếp chuyến đi
- Dự buổi họp của lãnh đạo bàn giao cho người được ủy nhiệm
- Nắm vững nội dung công việc của thủ trưởng giao lại cho cấp phó
- Ghi lại những công việc lãnh đạo ủy quyền cho thư ký giải quyết và mức độ thẩm quyền giải quyết
- Làm việc với người được ủy thác xem công việc đã được thực hiện chưa
- Đối với công tác thư tín, phân lọai thư tín theo tầm quan trọng
- Chuyển các văn thư trên cho các cá nhân đã được ủy quyền
xử lý Cần phải xem qua các lọai thư từ mặc dù cấp quản trị là người duy nhất trả lời thư đó Trong trường hợp cần thiết, phải viết thư trả lời cho đối phương biết rằng lãnh đạo đã đi công tác, thư sẽ được chuyển tiếp và sẽ trả lời khi lãnh đạo về
- Công cụ để theo dõi những công việc phải làm đối với thư tín
là sổ tóm tắt thư tín và sổ nhật ký các họat động cần lưu ý Nhật ký các họat động nên bao gồm một bản tóm tắt các họat động hành chính tổng quát, nhằm gíup cho nhà quản trị cập nhật hóa thông tin lúc trở về
3 Trách nhiệm của thư ký khi lãnh đạo trở về
- Báo cáo tóm tắt những diễn biến trong công ty
- Trình bày những công văn, sách báo, thư từ cho thủ trưởng Báo cáo sổ tóm tắt thư tín, sổ nhật ký các họat động hành chánh
- Nhận giấy tờ, chứng từ chi phí công tác để làm thủ tục thanh tóan
Trang 11- Sọan thảo các thư cám ơn những người đã tiếp và gíup đỡ tạo điều kiện thuận lợi trong chuyến đi
- Lưu trữ các tài liệu, hồ sơ của chuyến đi