một số chuyên đề quan hệ công chúng

Đề cương bài giảng: MỘT SỐ CHUYÊN ĐỀ QUAN HỆ CÔNG CHÚNG 1- Quan hệ các nhóm công chúng 2- Quan hệ với nhà nước, chính quyền đòa phương 3- Quan hệ với đối tác trong và ngoài nước Trình bày: TS. Nguyễn Hữu Quyền TP. Hồ Chí Minh, năm 2005 Lưu hành nội bộ Đề cương một số chuyên đề về Quan hệ công chúng _______________________________________________________________________ QUAN HỆ CÁC NHÓM CÔNG CHÚNG 1- Các khái niệm: Có rất nhiều đònh nghóa về PR, nhưng nội dung chính của nó vẫn là cung cấp kiến thức cho công chúng, trong đó bao hàm mục đích thay đổi nhận thức của họ. Có thể tạm kết luận rằng PR ra đời cùng lúc với nền văn minh của nhân loại. Đònh nghóa 1: PR là một nỗ lực được lên kế hoạch và kéo dài liên tục để thiết lập và duy trì sự tín nhiệm và hiểu biết lẫn nhau giữa một tổ chức và công chúng. (Institute of Public Relations-IPR, British) Đònh nghóa 2: PR bao gồm tất cả các hình thức giao tiếp được lên kế hoạch,cả bên trong và bên ngoài tổ chức, giữa một tổ chức và công chúng của nó nhằm đạt được những mục tiêu cụ thể liên quan đến sự hiểu biết lẫn nhau. (Frank Jefkins, Public Relations Frameworks, Financial Times) Đònh nghóa 3: PR là một nghệ thuật và môn khoa học xã hội, phân tích những xu hướng, dự đoán những kết quả, tư vấn cho các nhà lãnh đạo của tổ chức, và thực hiện các chương trình hành động đã được lập kế hoạch để phục vụ quyền lợi của cả tổ chức và công chúng. (World Assembly of Public Relations Associates, Mexico City, 8-1978) 2. Người làm PR: Nói một cách dễ hiểu, đó là người tìm cách “đánh bóng” hoặc “làm rõ” những hình ảnh có thật của tổ chức trước công chúng. Một số loại chức danh thường thấy: − Giám đốc công vụ (Director of Public Affairs) − Giám đốc giao tế (Communication Manager) − Chuyên viên PR (Public Relations Officer) 3. Một số hoạt động PR chủ yếu: − Viết và phân bố các thông cáo báo chí, hình ảnh, … tin cho giới truyền thông − Duy trì bộ phận chuyên cung cấp thông tin cho các phương tiện truyền thông − Sắp sếp các buổi họp báo, các buổi đón tiếp và tham quan cơ sở vật chất − Sắp sếp các buổi trả lời phỏng vấn của lãnh đạo cho đài phát thanh, truyền hình, báo chí. − Hướng dẫn những người chụp ảnh và tổ chức một thư viện hình ảnh. − Biên tập và xuất bản tạp chí nội bộ cho nhân viên, tổ chức các hình thức thông tin nội bộ khác như chiếu phim, trình chiếu hoạt động, báo tường, − Biên tập và xuất bản tạp chí cho các đối tượng ngoài công ty như nhà phân phối, người sử dụng hay khách hàng,… Trình bày: Tiến só Nguyễn Hữu Quyền 2 Đề cương một số chuyên đề về Quan hệ công chúng _______________________________________________________________________ − Biên tập và xuất bản các tài liệu mang tính giáo dục, lòch sử công ty, các báo cáo thường niên, áp phích mang tính giáo dục cho các trường học,… − Tổ chức các cuộc triển lãm, trưng bày, hội thảo giới thiệu sản phẩm, hội nghò khách hàng, cũng như các sự kiện khác. − Thực hiện và duy trì các hình thức thể hiện văn hóa tổ chức (lo-go, màu sắc, trang trí, kiểu chữ, kiểu in, đồng phục,…) − Quản lý các chương trình tài trợ hoạt động PR. − Tham dự hội nghò của những người bán hàng và phân phối sản phẩm cho công ty. − Đại diện cho công ty trong các cuộc họp hợp tác thương mại. − Huấn luyện đội ngũ PR. − Tổ chức các cuộc thăm dò ý kiến hay các nghiên cứu khác. − Giám sát hoạt động quảng cáo, khuyến mãi của tổ chức. − Liên hệ với các chính trò gia hay nhân viên chính phủ. Sắp xếp cho các nhân vật VIP đến dự các sự kiện công ty tổ chức. − Tổ chức các buổi tham quan cho những nhân vật VIP, khách nước ngoài,… − Thu thập các bài báo hay mọi thông tin phản hồi về công ty mình trên các phương tiện truyền thông. − Phân tích những ý kiến phản hồi và đánh giá kết quả dựa trên các mục tiêu. 4. Lập kế hoạch PR 4.1. Sự cần thiết: − Vì cần có mục tiêu để đánh giá − Tính toán thời gian và chi phí − Chọn ưu tiên và lòch trình thực hiện các hoạt động − Quyết đònh tính khả thi của việc tiến hành các mục tiêu đã đề ra 4.2. Quá trình lập kế hoạch chương trình PR Bước 1- Đánh giá tình hình:  Nội dung đánh giá: − Chúng ta đang ở đâu trong tâm trí của công chúng? − Công chúng hiểu chưa chính xác ở những vấn đề nào?  Phương pháp đánh giá: − Thăm dò ý kiến, thái độ − Xem xét các báo cáo − Đánh giá môi trường nội bộ Trình bày: Tiến só Nguyễn Hữu Quyền 3 Đề cương một số chuyên đề về Quan hệ công chúng _______________________________________________________________________ − Xem xét các yếu tố bên ngoài Bước 2- Xác đònh các mục tiêu − Thay đổi hình ảnh − Thu hút nguồn nhân lực tốt − Công chúng biết và hiểu rõ công ty − Công bố thành tích − Công bố phạm vi thò trường mới − Cải thiện các đối nghòch, hiểu lầm − Gia tăng sức mạnh của tổ chức − Hướng dẫn tiêu dùng − Thiết lập một đặc điểm mới trong văn hóa tổ chức − Để công chúng biết về hoạt động xã hội của lãnh đạo công ty − Để ủng hộ một chương trình trao học bổng, tài trợ,… − Để công chúng biết đến hoạt động nghiên cứu của tổ chức. − Để các chính trò gia, quan chức chính phủ biết về hoạt động của tổ chức vì có thể bò ảnh hưởng của các luật, qui đònh mới,… Bước 3- Xác đònh các nhóm công chúng:  Sự cần thiết: − Xác đònh được những nhóm công chúng liên quan − Thiết lập ưu tiên chi ngân sách − Chọn phương tiệân truyền thông phù hợp − Chọn phương pháp truyền thông phù hợp − Chọn thông điệp phù hợp  10 nhóm công chúng cơ bản: − Cộng đồng − Nhân viênnhiện tại − Nhân viên tiềm năng − Nhà đầu tư góp vốn − Nhà cung cấp − Nhà phân phối − Giới truyền thông − Các giới có thể ảnh hưởng đến dư luận − Hiệp hội thương mại, đoàn thể Trình bày: Tiến só Nguyễn Hữu Quyền 4 Đề cương một số chuyên đề về Quan hệ công chúng _______________________________________________________________________ − Khách hàng, người tiêu dùng Bước 4- Chọn phương tiện truyền thông: − Báo chí − Phát thanh − Truyền hình − Băng hình − Bài phát biểu − n phẩm − Thư từ − Tập san nội bộ − Các loại ấn phẩm − Văn hóa công ty − Triển lãm − Tài trợ Bước 5- Hoạch đònh ngân sách:  Ích lợi: − Biết chi phí thực hiện một chương trình − Nên tiến hành các chương trình nào − Lập kế hoạch chi tiết chi phí − Đặt đònh mức chi tiêu và kiểm soát − Đánh giá sử dụng ngân sách  Các yếu tố: − Lao động − Chi phí quản lý − Nguyên vật liệu − Công tác phí Bước 6- Đánh giá kết quả: − Bằng số lượng phản hồi − Bằng số liệu thống kê − Bằng nguồn tài liệu − Thăm dò dư luận − Sự gia tăng hiểu biết − Kết quả mong muốn Trình bày: Tiến só Nguyễn Hữu Quyền 5 Đề cương một số chuyên đề về Quan hệ công chúng _______________________________________________________________________ QUAN HỆ VỚI NHÀ NƯỚC, CHÍNH QUYỀN ĐỊA PHƯƠNG 1. Sơ nét về nhà nước, chính quyền 1.1. Tổ chức nhà nước, chính quyền đòa phương:  Quốc hội: − Quốc hội là cơ quan đại biểu cao nhất của nhân dân, cơ quan quyền lực nhà nước cao nhất của nước Cộng hòa XHCN Việt Nam. − Quốc hội là cơ quan duy nhất có quyền lập hiến và lập pháp.  Chính phủ: − Chính phủ là cơ quan chấp hành của Quốc hội, cơ quan hành chánh nhà nước cao nhất của nước Cộng hòa XHCN Việt Nam. − Cơ cấu của Chính phủ bao gồm các Bộ và các cơ quan ngang Bộ.  Tòa án: − Tòa án Nhân dân tối cao, Tòa án Nhân dân đòa phương, Tòa án Quân sự, và các Tòa án khác là các cơ quan xét xử của nước Cộng hòa XHCN Việt Nam. − Tòa án có nhiệm vụ bảo vệ pháp chế XHCN, chế độ XHCN, quyền làm chủ của nhân dân, Tài sản nhà nước, tập thể, bảo vệ tính mạng, tài sản, quyền tự do, danh dự, nhân phẩm của công dân.  Viện kiểm sát (VKS): − VKS là cơ quan thực hành quyền công tố và kiểm sát các hoạt động tư pháp theo qui đònh của hiến pháp và pháp luật. − Có các loại VKS: VKS Nhân dân tối cao, VKS Nhân dân đòa phương, VKS Quân sự, VKS Kinh tế,…  Hội đồng Nhân dân và y ban Nhân dân: − Cấp Tỉnh, Thành phố thuộc TW − Cấp Huyện, Quận, Thò xã, Thành phố thuộc Tỉnh (cấp Huyện) − Cấp Xã, Phường, Thò trấn (cấp Xã) 1.2. Các lónh vực thể hiện chức năng quyền hạn của y ban nhân dân − Kế hoạch, ngân sách, tài chính − Nông, lâm, ngư nghiệp, thủy lợi, đất đai − Công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp − Giao thông vận tải − Quản lý và phát triển đô thò Trình bày: Tiến só Nguyễn Hữu Quyền 6 Đề cương một số chuyên đề về Quan hệ công chúng _______________________________________________________________________ − Thương mại, dòch vụ, du lòch − Giáo dục và đào tạo − Văn hóa thông tin, thể dục thể thao − Xã hội và đời sống − Khoa học, công nghệ và môi trường − Quốc phòng − An ninh, trật tự, an toàn xã hội − Chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo − Thi hành pháp luật − Xây dựng chính quyền, quản lý nhà nước đối với các tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, quản lý đòa giới đơn vò hành chính. 1.3. Các cơ quan chuyên môn thuộc UBND: Giúp UBND cùng cấp thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở đòa phương và bảo đảm sự thống nhất quản lý của ngành hoặc lónh vực từ trung ương đến cơ sở. 2. Ích lợi khi quan hệ với nhà nước, chính quyền đòa phương 2.1. Trên lónh vực pháp lý và quản lý nhà nước: − Hỗ trợ về các vấn đề về pháp lý − Kiểm tra, hướng dẫn các nguyên tắc quản lý nhà nước để giúp quá trình sản xuất kinh doanh đúng luật pháp − Bảo vệ quyền lợi pháp lý chính đáng cho doanh nghiệp 2.2. Trên lónh vực quản lý sản xuất, kinh doanh: − Cung cấp các thông tin kòp thời, phục vụ cho quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh bình thường − Hỗ trợ về mặt chuyên môn trong phạm vi quyền hạn cho phép, phù hợp với tình hình đòa phương − Hỗ trợ các nguồn lực tại đòa phương 2.3. Trên lónh vực an ninh và trật tự xã hội: − Cung cấp các thông tin cho công tác bảo vệ an ninh nội bộ doanh nghiệp − Hỗ trợ các biện pháp an ninh, trật tự tại đòa phương, thuận lợi cho hoạt động sản xuất kinh doanh − Hỗ trợ giải quyết các sự cố liên quan đến tình hình an ninh trật tự 3. Hoạt động tài trợ: 3.1. Mục đích tài trợ: − Phục vụ mục đích quảng cáo: Tài trợ cho một chương trình nào đó trên truyền hình, phát thanh, để được đưa thông điệp của mình và chương trình… Trình bày: Tiến só Nguyễn Hữu Quyền 7 Đề cương một số chuyên đề về Quan hệ công chúng _______________________________________________________________________ − Phục vụ mục đích tiếp thò: Tài trợ độc quyền cho một chương trình nào đó để được tuyên bố công lao nhằm nâng cao uy tín. − Phục vụ mục đích PR: Tài trợ cho một chương trình nào đó, đổi lại tổ chức được đưa tin qua các bài viết trên các phương tiện truyền thông 3.2. Các lónh vực tài trợ: − Thể thao − Các sự kiện văn hóa − n bản − Triển lãm − Giáo dục − Các hội từ thiện − Các giải thưởng chuyên nghiệp − Các sự kiện đòa phương 4. Vận động hành lang: 4.1. Khái niệm: Là tìm cách thuyết phục những tổ chức công chúng ủng hộ hay phản bác một vấn đề, chính sách, hoặc một luật lệ nào. Các tổ chức sử dụng phương tiện này để thực hiện mục tiêu của mình, bằng cách tác động đến đường lối và nội dung của các chủ trương của chính phủ. 4.2. Các kỹ năng cần thiết: − Gắn mục tiêu với lợi ích xã hội − Xem xét sự ảnh hưởng của các nhóm trong bộ máy − Tiếp cận một cách tích cực thay vì chỉ trích − Chú ý mối quan tâm của chính quyền đòa phương − Nắm rõ lòch trình làm việc và ngôn ngữ của chính quyền đòa phương − Lên kế hoạch tiếp cận cẩn thận − Xem xét việc kết hợp với các tổ chức khác cùng mục tiêu − Xác đònh và tập trung những người quan tâm đến mục tiêu của tổ chức 4.3. Thu hút một quan chức chính phủ − Cung cấp thông tin về những hiệu quả tiềm năng đều được chính phủ ủng hộ − Mời tham gia các sự kiện − Sắp xếp cho họ tiếp xúc với những nhân viên trực tiếp thực hiện mục tiêu hoặc những người hưởng lợi ích từ mục tiêu − Lưu ý thời gian của họ Trình bày: Tiến só Nguyễn Hữu Quyền 8 Đề cương một số chuyên đề về Quan hệ công chúng _______________________________________________________________________ 5. Kết nạp nhân vật nổi tiềng 5.1. Giá trò của các nhân vật nổi tiếng: − Thu hút sự quan tâm của công chúng − Thêm nhiều bài viết đăng tin ca ngợi − Giúp khẳng đònh lại hình ảnh của tổ chức trước công chúng − Tiếp sinh lực cho các chiến dòch thực hiện lâu dài 5.2. Cách thức thực hiện: − Tiếp cận các nhân vật nổi tiếng − Giải thích công việc của tổ chức − Trao đổi rõ ràng về quyền lợi của họ − Nêu rõ mong muốn họ làm gì − Sử dụng phương tiện truyền thông tốt để tăng uy tín cho họ 5.3. Vai trò của các nhân vật nổi tiếng: − Đề cao tổ chức trong chiến dòch vận động − Tham gia các sự kiện − Chụp hình ảnh − Phát ngôn viên khi họp báo, phỏng vấn − Tham gia các hoạt động quan trọng, giúp công chúng hiểu rõ. Trình bày: Tiến só Nguyễn Hữu Quyền 9 Đề cương một số chuyên đề về Quan hệ công chúng _______________________________________________________________________ QUAN HỆ VỚI ĐỐI TÁC TRONG VÀ NGOÀI NƯỚC 1. Lựa chọn đối tác hợp tác kinh doanh: 1.1. Các loại đối tác: − Đối tác góp vốn kinh doanh − Đối tác hợp tác quản lý − Đối tác giao dòch mua bán 1.2. Những lưu ý khi chọn đối tác hợp tác kinh doanh: − Tính trung thực, thủ đoạn của đối tác − Tính cẩn thận của đối tác − Năng lực của đối tác − Tư duy nhạy bén của đối tác − V.v… 2. Chuẩn bò cho một cuộc quan hệ giao dòch 2.1. Xác đònh mục tiêu: − Các mục tiêu theo thứ tự ưu tiên − Vấn đề nào cần phải thỏa hiệp − Phân biệt giữa cái muốn và cái cần − Những giới hạn của sự thỏa thuận 2.2. Lựa chọn ngôn ngữ: − Sử dụng ngôn ngữ của mình − Sử dụng ngôn ngữ của đối phương − Sử dụng ngôn ngữ trung gian 2.3. Thông tin về đối tác − Tiểu sử − Cá tính, phong cách, quan điểm − Các giao dòch (thành công và không) − Kỹ năng đàm phán − Các vụ từng tranh chấp 2.4. Thông tin về hàng hóa: − Tên gọi, giá trò, công dụng, qui cách, phân loại, bao bì, − Tình hình sản xuất (thời vụ, nguồn nguyên liệu, tay nghề, công nghệ, ) Trình bày: Tiến só Nguyễn Hữu Quyền 10 [...]... trong quan hệ: − Cả hai đều là những tổ chức trong xã hội và cả hai đều cần nhau − Thế tâm lý giao tiếp không cân giữa hai bên − Giới truyền thông có sẵn công cụ khi cần thiết và sức lan truyền của họ mạnh, nhanh hơn 18 Trình bày: Tiến só Nguyễn Hữu Quyền Đề cương một số chuyên đề về Quan hệ công chúng _ − Hình ảnh của tổ chức, doanh nghiệp quan trọng hơn uy tín của một. .. bài viết (đôi khi phần này rất quan trọng) − Thông tin bổ sung:  Số lượng từ của bài viết  Mô tả ngắn gọn về tổ chức  Thông tin và số liệu cơ bản  Nêu trang web, nếu có 20 Trình bày: Tiến só Nguyễn Hữu Quyền Đề cương một số chuyên đề về Quan hệ công chúng _ QUẢN TRỊ KHỦNG HOẢNG 1 Một số tình hình huống khủng hoảng − Tranh chấp liên quan đến luật pháp − Trộm cắp,... được sự thỏa thuận Anh dùng tách cà phê nữa nhé trong khi tôi ghi chép lại ? QUAN HỆ VỚI GIỚI TRUYỀN THÔNG 17 Trình bày: Tiến só Nguyễn Hữu Quyền Đề cương một số chuyên đề về Quan hệ công chúng _ 1 Sơ lược hoạt động của giới truyền thông: 1.1 Một số tiêu thức phân loại − Theo loại hình − Theo chuyên ngành − Theo đối tượng truyền tin − Theo thời gian − Theo mục đích phát... liệu kèm theo 3 Quan hệ trong đàm phán với đối tác 3.1 Đưa ra các yêu cầu và lắng nghe đối tác trình bày  Quá trình đưa ra những đề nghò của hai bên: − Đưa đề nghò nhưng đừng bộc lộ nhiều cảm xúc, dễ cho đối phương phán đoán 11 Trình bày: Tiến só Nguyễn Hữu Quyền Đề cương một số chuyên đề về Quan hệ công chúng _ − Đừng nói nhiều nếu không có gì liên quan đến mình −... báo chí là yếu tố quan trọng trong việc đưa tổ chức đến với công chúng Tuy nhiên, đây không phải là yếu tố đầu tiên để đưa hình ảnh của tổ chức ra công chúng, mà chỉ là yếu tố cuối cùng, thậm chí không nhất thiết phải có nó 3.2 Làm gì để bài viết được chú ý và chọn đăng: − Câu chuyện đáng được đưa tin 19 Trình bày: Tiến só Nguyễn Hữu Quyền Đề cương một số chuyên đề về Quan hệ công chúng ... nghiệp cùng sử dụng trên hệ thống đó Tôi muốn làm mọi thứ tôi muốn, dường như hệ thống của anh chưa nói lên sẽ làm được toàn bộ công việc trọn gói so với chi phí tôi phải bỏ ra Hay trong 14 Trình bày: Tiến só Nguyễn Hữu Quyền Đề cương một số chuyên đề về Quan hệ công chúng _ khi chờ nghiệm thu chính thức, hãng của anh có thể cho chúng tôi mượn một server dự phòng thứ... thúc: − Đưa ra đề nghò sau cùng − Nếu không hài lòng với cuộc thương lượng thì đừng ký kết gì cả − Gợi ý cho đối phương đưa ra đề nghò cuối cùng của họ − Nhấn mạnh lợi ích mang đến cho họ, hoan nghênh đề nghò xây dựng của họ, và giữ thể diện cho họ 4 Bài tập tình huống : đàm phán mua hệ thôùng máy tính 13 Trình bày: Tiến só Nguyễn Hữu Quyền Đề cương một số chuyên đề về Quan hệ công chúng .. .Đề cương một số chuyên đề về Quan hệ công chúng _ − Chu kỳ sống sản phẩmù 2.5 Thông tin về thò trường: − Môi trường vó mô − Những thông tin kinh tế cơ bản − Chiùnh sách ngọai thương − Hệ thống ngân hàng, tín dụng − Điều kiện vận tải, cước phí − Điều kiện bảo hiểm − Điều kiện về hàng hóa 2.6 Kỹ năng chung khi quan hệ với đối tác: − Đònh rõ... tôi giao hàng và lắp đặt P: Và anh sẽ mang hết mấy cái thùng đi chứ ? J: Thường chúng tôi không làm thế Chò không thể vứt chúng cho người đổ rác sao ? 15 Trình bày: Tiến só Nguyễn Hữu Quyền Đề cương một số chuyên đề về Quan hệ công chúng _ P: Ông Giám đốc của tôi hơi nghiêm khắc về vấn đề này Văn phòng của ông ta ở kế bên đây nè Thực vậy, ông ta muốn qua xem những... khác đều tốt Tôi có thể có một đề nghò chứ ? J: Gì vậy ? P: Một phóng viên nổi tiếng, chuyên trong lónh vực công nghệ thông tin, đề nghò tôi viết một bài về việc hệ thống thông tin trong quản lý Nếu tôi mua của anh, tôi sẽ lấy đây làm thí dụ, rốt cuộc đây là hãng duy nhất tôi chọn trong nhiều hãng! Nếu tôi hứa nêu tên công ty anh, anh có cho rằng sếp anh đồng ý huấn luyện tại đây không? Đó là một cách . Đề cương bài giảng: MỘT SỐ CHUYÊN ĐỀ QUAN HỆ CÔNG CHÚNG 1- Quan hệ các nhóm công chúng 2- Quan hệ với nhà nước, chính quyền đòa phương 3- Quan hệ với đối tác trong và. năm 2005 Lưu hành nội bộ Đề cương một số chuyên đề về Quan hệ công chúng _______________________________________________________________________ QUAN HỆ CÁC NHÓM CÔNG CHÚNG 1- Các khái niệm: Có. nghề, công nghệ, ) Trình bày: Tiến só Nguyễn Hữu Quyền 10 Đề cương một số chuyên đề về Quan hệ công chúng _______________________________________________________________________ − Chu kỳ sống