Nâng cao tỷ lệ cán bộ nhân viên thực hiện lưu trữ điện tử tại Bệnh viện Bãi Cháy, năm 2021

Đề án tập trung nâng cao tỷ lệ cán bộ nhân viên (CBNV) thực hiện lưu trữ điện tử từ 0,5% lên ≥20% tại Bệnh viện Bãi Cháy, qua đó cải thiện hiệu quả quản lý và sử dụng tài liệu điện tử trong công tác hành chính. Giải pháp: Đào tạo và tập huấn: Tổ chức lớp tập huấn kỹ năng lưu trữ điện tử, cung cấp quy trình chi tiết. Xây dựng và hoàn thiện quy trình: Ban hành các quy định và bước lưu trữ điện tử cụ thể, áp dụng đồng bộ. Tăng cường giám sát: Áp dụng kiểm tra định kỳ qua phần mềm và hỗ trợ trực tiếp. Tuyên truyền nâng cao nhận thức: Đẩy mạnh truyền thông nội bộ về lợi ích của lưu trữ điện tử. Kết quả: Tỷ lệ CBNV thực hiện lưu trữ điện tử tăng từ 0,5% (2020) lên 21,7% (9/2021). Kiến thức và kỹ năng của CBNV về lưu trữ điện tử được cải thiện đáng kể. Hệ thống lưu trữ điện tử dần đi vào hoạt động hiệu quả, đồng bộ với các quy trình quản lý tài liệu. Kết luận: Đề án đã đạt được mục tiêu đặt ra, khẳng định vai trò quan trọng của công nghệ thông tin trong quản lý tài liệu tại bệnh viện. Đề xuất nhân rộng mô hình và tiếp tục nâng cao nhận thức, kỹ năng cho toàn bộ nhân viên.

Quảng Ninh, năm 2021

7 1 1 1 h c tr ng công tác lưu trữ điện tử t i Việt am 7

8 1 1 2 h c tr ng công tác lưu trữ điện tử t i ệnh viện i h y 8

33 4 1 hu n l i trong qu tr nh triển hai nhiệm vụ 19

34 4 2 h h n trong qu tr nh triển hai nhiệm vụ 19

ĐẶT VẤN Đ

iện nay, s ph t triển nhanh ch ng của ỹ thu t c ng nghệ th ng tin đ hỗ

tr đắc l c cho nhu cầu truy n tin v hai th c th ng tin, ữ liệu của nh n lo i rong đ , hệ th ng th ng tin điện tử đư c m i ngư i quan t m sử ụng nhi u nh t

nh t nh th ng ụng trong việc giao ti p, t m i m v đ c th ng tin ằng t nh n ng

ưu việt của c c phần m m ng ụng v qu n l v n n điện tử ra đ i của t i liệu điện tử đ l m cho ho t đ ng qu n l v c ng t c h nh ch nh tr nên nhanh

ch ng, ng v ti t iệm h n l ưu th chu chuyển v n n nhanh ch ng trong m i trư ng điện tử m o qu tr nh t m i m v xử l th ng tin v n n

đư c i n ra nhanh ch ng, thu n l i v hệ th ng t n i giữa c c c nh n v các chi nhánh trong cùng m t c quan, t ch c, giữa c quan trung t m với c c chi

nh nh, ph n c ch xa v đ a l ho phép đ m o an to n th ng tin, ằng c ch

sử ụng chữ s , h n ch đ i tư ng ti p c n t i liệu ( ằng c ch đặt passwor ), đặt ch đ iểm tra t nh to n vẹn của ữ liệu m o việc qu n l v n n từ hi chúng đư c s n sinh ra đ n hi chuyển giao v o lưu trữ (trong su t “vòng đ i t i liệu”);

Việc lưu trữ t i liệu điện tử gi m thiểu phần lớn h ng gian v ho t ng so với t i liệu gi y rang hệ th ng chu chuyển v n n điện tử cho phép ti t iệm phần lớn chi ph v n phòng ph m cho việc in n, photocopy, ti t iệm th i gian v

ti n c cho v n đ v n chuyển v n n ằng đư ng ưu điện, ti t iệm s c lao

đ ng v t ng hiệu su t lao đ ng, đ m o an to n t i liệu

Trên c s đ , chúng t i quy t đ nh l a ch n v n đ “ n , nh n chưa

th c hiện c ng t c lưu trữ điện tử t i ệnh viện i h y n m 2020” để ti n h nh can thiệp, c i ti n

ươ g 1

T N QU N

1.1 ơ s t ực t ễn

1.1.1.T ực trạ g lưu trữ đ tử V t Nam

g y nay, với s ng ụng c ng nghệ th ng tin trong c c c quan, t ch c đ

s n sinh ra m t lo i h nh t i liệu đ l t i liệu điện tử h c với t i liệu truy n

th ng l th ng tin đư c ghi trên c c v t mang tin v con ngư i c thể đ c đư c

tr c ti p th đ i với t i liệu điện tử, th ng tin đư c ghi trên c c v t mang tin v

ch c thể hai th c, sử ụng đư c th ng qua m y t nh c ch a phần m m tư ng

th ch thể n i, t i liệu điện tử đ v đang đư c s n sinh với h i lư ng r t lớn rong i c nh hiện nay, qu n l v n n, t i liệu với h i lư ng lớn l m t trong những nhiệm vụ c n của c quan nh nước nhằm đ m o hiệu qu c i

c ch h nh ch nh, ch ng minh t nh minh ch v tr ch nhiệm gi i tr nh c c ho t

đ ng ằng th ng tin v n n uy nhiên, nhiệm vụ n y đang gặp nhi u h h n trong th c t triển hai t i c c c quan nh nước

t qu h o s t 264 c ng ch c, viên ch c đ n từ 132 c quan nh nước cũng cho th y 85% c c c quan, t ch c nh nước đang lúng túng hi đ i mặt với việc

qu n l c v n n gi y v v n n điện tử, t nh tr ng qu n l v n n, t i liệu t i

nhi u c quan, t ch c đư c đ nh gi m c trung nh, th m ch y u, ém

ua c ng t c iểm tra, h o s t v ng ụng c ng nghệ th ng tin trong c ng

t c v n thư, lưu trữ t i c c ng nh v c c đ a phư ng cho th y hầu h t 100% c c

đ n v đư c iểm tra, h o s t đ u chưa th c hiện đư c việc l p v qu n l hồ s điện tử V v y h i lư ng t i liệu điện tử h lớn h nh th nh trong ho t đ ng của

c c c quan nh nước h lớn nhưng chưa đư c xử l , l a ch n để o qu n v hai th c sử ụng hiệu qu ừ đ nh hư ng r t lớn đ n qu n l đi u h nh trong

c c c quan nh nước v phục vụ nhu cầu của ngư i n v oanh nghiệp

g y 03 th ng 4 n m 2020 hủ tướng h nh phủ đ an h nh uy t đ nh s 458/ -TTg v việc phê uyệt n “ ưu trữ t i liệu điện tử của c quan nh nước giai đo n 2020- 2025” với mục tiêu qu n l th ng nh t, o qu n an to n v

t ch c sử ụng c hiệu qu t i liệu lưu trữ điện tử h nh th nh trong qu tr nh ho t

đ ng của c c c quan nh nước, Nâng cao hiệu qu ho t đ ng của c c c quan nh nước, t o đi u iện thu n l i cho ngư i n, oanh nghiệp trong việc ti p c n v

sử ụng t i liệu lưu trữ của c c c quan nh nước

ệnh viện i h y tr c thu c t t nh u ng inh l ệnh viện đa hoa

h ng tuy n t nh, quy m 1 000 giư ng ệnh Mỗi ng y ti p nh n v xử l v i chục v n n h nh ch nh o v y mỗi n m ph t sinh h ng chục mét t i liệu gi y

Với s hướng ẫn, ch đ o quy t liệt v nghiệp vụ v n thư lưu trữ của Ủy an nh n

n t nh u ng inh, i vụ, y t , ệnh viện i h y đ đư c ti p c n v từng ước triển hai c ng t c lưu trữ điện tử trên ệ th ng qu n l v n n h nh quy n điện tử rong n m 2020, ệnh viện đ t ch c c c u i t p hu n cho to n

c n , viên ch c,ngư i lao đ ng v c ng t c v n thư lưu trữ th o gh đ nh s 30/ - ng y 05 th ng 3 n m 2020, lồng nghép giới thiệu v hướng ẫn c ng

t c lưu trữ điện tử Tuy nhiên, hiện nay c t ng s 1/179 c n , nh n viên ệnh viện th c hiện l p hồ s lưu trữ điện tử ,việc triển hai lưu trữ điện tử mới ch ừng l i t i ph n v n thư lưu trữ, nguyên nhân do:

- hưa hiểu r quy tr nh, quy đ nh v lưu trữ điện tử

- Chưa đư c t p hu n th c h nh v c ng t c lưu trữ điện tử

- hưa hiểu đư c tầm quan tr ng của c ng t c lưu trữ điện tử: oi việc lưu trữ t i liệu l việc của v n thư

- Công t c gi m s t chưa đư c chú tr ng

Do v y cần x c đ nh đư c tầm quan tr ng của c ng t c lưu trữ điện tử nh t

l việc đồng c ng t c lưu trữ điện tử trong to n viện nhằm n ng cao hiệu qu

ho t đ ng của c quan cũng như việc o qu n v hai th c sử ụng t i liệu m t

- Quy trình ti p nh n, ph n lo i, xử l , qu n l v an h nh v n n (Ban hành kèm th o uy t đ nh s 26/ -BVBC ngày 18 tháng 02 n m 2016 của ệnh

viện i h y);

- uy đ nh l p hồ s v n p lưu hồ s , t i liệu v o lưu trữ c quan ( an h nh

th o uy t đ nh s 601/ -BVBC ng y 13/08/2020 của ệnh viện i h y

ưu trữ điện tử l c ng t c quan tr ng hỗ tr cho ng

t c v n thư lưu trữ đặc iệt l c ng t c o qu n, lưu giữ v hai th c sử ụng t i liệu

guồn s liệu hi u đi u tra th c hiện lưu trữ điện tử n m 2021

ng đ nh gi th c hiện lưu trữ điện tử n m 2021

hu th p v t ng h p

s liệu ng h p t qu th c hiện lưu trữ điện tử

i tr của s liệu ch nh x c v đ tin c y trung bình

ần xu t o c o hư ng xuyên

2.1 T êu c u đ g

i tư ng nghiên c u của chúng t i l những c n , nh n viên đang c ng

t c t i ệnh viện i h y iện t i, cán , nh n viên ệnh viện i h y đang

th c hiện lưu trữ t i liệu th o uy tr nh ti p nh n, ph n lo i, xử l , qu n l v an

h nh v n n ( an h nh èm th o uy t đ nh s 42/ -BVBC ngày 02 tháng 4

n m 2016 của ệnh viện i h y) và uy đ nh l p hồ s v n p lưu hồ s , t i liệu

v o lưu trữ c quan ( an h nh th o uy t đ nh s 601/ - V ng y 13/08/2020 của ệnh viện i h y

V v y, tiêu chu n đ nh gi là c n , nhân viên th c hiện lưu trữ điện tử trên ệ th ng qu n l v n n h nh quy n điện tử t i ệnh viện i h y

2.2 P â t ch nguyên nhân

húng t i ti n h nh th o lu n, ph n t ch nguyên nh n th o s đồ hung

xư ng c , như sau:

Quy trình

Tâm lý CBNV

hưa c hệ

th ng qu n l đồng

Công tác hướng ẫn, t p

Chưa đư c ph i n thư ng xuyên v

c c quy đ nh, quy trình

Ý th c tu n thủ quy

đ nh ém

hưa t ch c iểm tra, gi m sát

m l chủ quan coi

l của V

T c

s (HQ

M lớp t p hu n công tác lưu trữ cho c c đ i

Tháng 03/2020

2.5 ạc t e d v tổ g

2.5.1 T g a tổ g

- rước can thiệp: ừ th ng 01/2020 đ n th ng 12/2020

- Sau can thiệp: ắt đầu th ng 03/2021 đ n th ng 10/2021

2.5.2 P ƣơ g tổ g : ng h p a trên ng đ nh gi th c tr ng

lưu trữ t i ệnh viện i h y 03 /2021 đ n th ng 09/2021

ươ g 3

Ự N T QUẢ 3.1 Tổ g t uả t ực Lưu trữ đ tử trước v sau ca t

ả g 3.1 ng h p t qu th c hiện ưu trữ điện tử trước v sau can thiệp

T g a

Các cá nhân

t ực LTĐT

Các cá nhân

ô g t ực LTĐT

Tổ g

lư ng

ỷ lệ (%)

lư ng

ỷ lệ (%)

lư ng

ỷ lệ (%)

N t ng 3 1 cho th y tỷ lệ c n , nh n viên ệnh viện th c hiện

lưu trữ điện tử c xu hướng t ng ần đ u, trước hi can thiệp ch c v n thư th c hiện c ng tác lưu trữ điện tử, sau hi can thiệp th c n , nh n viên ệnh viện đ

th c h n v đ n h t th ng 9/2021 tỷ lệ c n , nh n viên th c hiện lưu trữ đ đ t 39/179 t i ho n, đ t 21,7%

N t ng 3 2 cho th y tỷ lệ c n , nhân viên ệnh viện đư c t p

hu n l 86 ngư i, chi m 48,1%,tỷ lệ c n , nh n viên ênh viện h ng tham gia

t p hu n l 93 ngư i, chi m tỷ lệ 51,9% o m t s c n ngh thai s n, ngh m,

đi h c v tham gia ch ng ch t i h nh ph ồ h Minh

3.3 Một s ả tr ể a đề

ƣơ g 4

N LU N

4.1 T u l tr g u tr tr ể a đề t N

- ư c s hỗ tr chuyên môn của cán b S y t

- ư c s quan tâm, ủng h của an l nh đ o bệnh viện, nh đ o các phòng

ch c n ng

- S h p tác của NVYT trong quá trình kh o sát

4.2 tr g u tr tr ể a đề t N

- Do t p trung v o c ng t c phòng ch ng ch nên th i gian t p trung v o đ

n chưa thư ng xuyên

4.3 ả g g dụ g c a đề t N

- t qu nghiên c u đ n cho th y r hiệu qu của c ng t c l p anh mục v lưu trữ điện tử, đ y l m t trong những nhiệm vụ quan tr ng trong c ng t c v n thư lưu trữ n i chung v c ng t c qu n l v n n n i riêng t i ệnh viện i Cháy

T L U T M ẢO

1 u t ưu trữ n m 2011

2 uy t đ nh s 458/ - g v việc phê uyệt n “ ưu trữ t i liệu điện

tử của c quan nh nước giai đo n 2020- 2025”

3 h m h hu o i, rần Minh hư ng n m 2020 “ ng cao tỷ lệ nh n viên y t t gi c hai o c o s c y hoa t i ệnh viện i h y