Lập báo cáo Hàng tháng người quản lý đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản của mình,lấy báo cáo từ nhân viên gồm: báo cáo doanh thu, báo cáo tình trạng nhà, danh sách khách hàng thuê nhà
Tổng quan
Mô tả
Khách hàng có nhu cầu thuê nhà cần thông báo trước cho nhân viên qua điện thoại hoặc trực tiếp Để đặt nhà, khách hàng phải cung cấp thông tin cá nhân chính xác như họ tên, địa chỉ, CMND và số điện thoại Khách có thể đăng ký các dịch vụ trước hoặc sau khi thuê Sau khi nhận đủ thông tin, nhân viên sẽ kiểm tra tình trạng nhà trống, đón khách và lập phiếu thuê Khi khách muốn trả nhà, họ cần thông báo trước để nhân viên đến kiểm tra Cuối cùng, nhân viên sẽ lập hóa đơn thanh toán, khách có thể thanh toán bằng tiền mặt hoặc thẻ.
1.2 Đăng ký sử dụng dịch vụ
Khách hàng có nhu cầu sử dụng dịch vụ có thể đăng ký thông qua bộ phận nhân viên Nhân viên sẽ lập phiếu đăng ký và thông báo cho các bộ phận liên quan để đáp ứng nhu cầu Trong trường hợp xảy ra sự cố, khách hàng cần báo cho bộ phận nhân viên Khi thực hiện thanh toán, nhân viên có trách nhiệm lập và cung cấp phiếu thu cho khách hàng.
Mỗi tháng, người quản lý sử dụng tài khoản của mình để đăng nhập vào hệ thống và thu thập các báo cáo từ nhân viên, bao gồm báo cáo doanh thu, tình trạng nhà và danh sách khách hàng thuê nhà Ngoài ra, họ cũng có thể thực hiện thống kê theo yêu cầu của cấp trên bất kỳ lúc nào.
Phân tích thiết kế hệ thống
Tác nhân và cách sử dụng
- Khách hàng: Là người có nhu cầu thuê nhà, sử dụng dịch vụ của nhà thuê
- Nhân viên: Là người trực tiếp quản lý hầu hết các hoạt động trong 1 tòa nhà:QL nhà,QL khách hàng, QL dịch vụ, QL thuê dịch vụ
- Người quản trị:Là người điều hành, kiểm soát nhân viên, tổng hợp, thống kê, báo cáo hàng tháng
Các chức năng
- Quản lý thuê nhà (đặt nhà, hủy đặt nhà, trả nhà, kiểm tra nhà trống, lập phiếu thuê nhà)
- Quản lý nhân viên (thêm, sửa, xóa nhân viên).
- Quản lý khách hàng (thêm, sửa, xóa khách hàng).
- Lập báo cáo (báo cáo doanh thu, tình trạng nhà, danh sách khách thuê nhà) - Quản lý nhà (thêm, sửa, xóa nhà).
- Quản lý dịch vụ (thêm, sửa, xóa dịch vụ).
- Quản lý thuê dịch vụ (Đăng ký, hủy đăng ký sử dụng dịch vụ).
- Quản lý tài khoản (Đăng nhập, kiểm tra tài khoản, thêm, sửa, xóa tài khoản nhân viên).
Đặc tả sử dụng
Mô tả quy trình thuê/trả nhà:
- Ca sử dụng này được sử dụng được dùng khi có khách thuê nhà
- Nhân viên kiểm tra danh sách các nhà trống
- Khách hàng lựa chọn nhà muốn thuê, nhân viên lựa chọn chức năng lập phiếu thuê.
- Khách hàng cung cấp đầy đủ thông tin để nhân viên điền đầy đủ vào phiếu thuê.
- Nhân viên lưu phiếu thuê, in và sao lưu, giao cho khách 1 bản.
- Nếu đồng ý khách hàng nhận phiếu thuê, nhân viên cử người đưa khách đi nhận nhà Nếu không, khách có quyền đổi nhà hoặc không thuê nữa\
Quản lý nhà Ca sử dụng được dung để quản lý nhà cho thuê.
- Nhân viên đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản của mình, lựa chọn từng chức năng phù hợp với yêu cầu: thêm/sửa/xóa.
Khi bạn muốn thêm hoặc sửa đổi thông tin về nhà, hãy đảm bảo nhập đầy đủ và chính xác Sau khi hoàn tất điều chỉnh, nhân viên chỉ cần nhấn vào nút cập nhật để thông tin mới tự động được thêm vào cơ sở dữ liệu.
Nếu nhân viên quyết định xóa một nhà, họ cần nhập chính xác mã nhà cần xóa Sau khi nhập, nhân viên sẽ xác nhận thông tin về nhà đó trước khi nó bị xóa khỏi cơ sở dữ liệu của hệ thống.
Quản lý khách hàng Ca sử dụng được dùng dể quản lý thông tin về khách thuê nhà, sử dụng dịch vụ.
- Ca sử dùng được dùng khi muốn thêm khách hàng hoặc có sự thay đổi về thông tin khách hàng, hoặc xóa thông tin và tìm kiếm thông tin.
- Nhân viên đăng nhập vào hệ thống bằng tài khản của mình lựa chọn từng chức năng phù hợp với yêu cầu: thêm/ sửa/ xóa/ tìm kiếm.
- Nếu thêm hoặc sửa, sau khi nhập đầy đủ thông tin về khách thuê nhà, nhân viên click cập nhật để lưu thông tin vào bảng CSDL.
Khi nhân viên quyết định xóa thông tin khách hàng, họ cần nhập chính xác mã khách hàng và sau đó chọn tùy chọn xóa Sau khi thực hiện, thông tin liên quan đến khách hàng sẽ được xóa khỏi cơ sở dữ liệu.
Để tìm kiếm thông tin khách hàng, bạn cần nhập chính xác mã khách hàng vào hệ thống Sau khi chọn tìm kiếm, hệ thống sẽ hiển thị thông tin liên quan đến khách hàng đó.
Ca sử dụng dùng để người quản trị quản lý nhân viên.
Ca sử dụng là công cụ hữu ích cho việc thêm tài khoản mới, cập nhật thông tin tài khoản hiện tại, cũng như quản lý thông tin nhân viên bằng cách xem hoặc xóa các dữ liệu cần thiết.
Người quản trị có thể đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản cá nhân và sử dụng quyền quản trị để lựa chọn các chức năng cần thiết như thêm, sửa, xóa và tìm kiếm.
Để cập nhật thông tin tài khoản, quản trị viên cần điền đầy đủ thông tin và nhấn nút cập nhật để lưu vào cơ sở dữ liệu Trong trường hợp muốn xóa tài khoản, quản trị viên phải nhập chính xác thông tin tài khoản cần xóa; sau khi xác nhận, tài khoản đó sẽ bị xóa khỏi cơ sở dữ liệu.
- Người quản trị có thể xem chi tiết về tài khoản, về quyền hạn, nhân viên đó
Quản lý nhân viên Giúp người quản trị có thể quản lý nhân viên của mình
- Ca sử dùng này được dùng khi muốn thêm nhân viên hoặc có sự thay đổi về thông tin của nhân viên hoặc sa thải nhân viên
Người quản trị có thể đăng nhập vào hệ thống bằng tài khoản cá nhân và sử dụng quyền quản trị để thực hiện các chức năng như thêm, sửa, xóa và tìm kiếm theo yêu cầu cụ thể.
Sau khi nhập đầy đủ thông tin về nhân viên cần cấp phát hoặc sửa đổi, quản trị viên chỉ cần nhấn nút cập nhật để lưu thông tin vào cơ sở dữ liệu.
Để xóa nhân viên, quản trị viên cần nhập chính xác mã nhân viên Sau khi xác nhận mã, hãy chọn tùy chọn xóa, hệ thống sẽ tự động cập nhật danh sách nhân viên.
- Người quản trị có thể xem chi tiết về tài khoản, về quyền hạn, nhân viên đó.
Lập hóa đơn Ca sử dụng này cho phép lập và in hóa đơn tính tiền, chi phí mà khách hàng phải trả.
- Ca sử dụng được dùng khi nhân viên lựa chọn chức năng này.
Nhân viên cần nhập đầy đủ thông tin của khách thuê nhà, bao gồm số nhà, tên người lập hóa đơn, ngày thuê và trả, cùng các giấy tờ liên quan Hệ thống sẽ tự động tính toán chi phí dựa trên giá thuê nhà, thời gian thuê và số lượng dịch vụ đã sử dụng.
- Sau đó nhân viên có nhiệm vụ in vào sao lưu hóa đơn, giữ lại 1 bản và giao cho khách.
Báo cáo Ca là công cụ hữu ích cho người quản trị, giúp thu thập thông tin và báo cáo từ nhân viên Nó cho phép tổng hợp báo cáo hàng tháng và cung cấp thông tin theo yêu cầu về doanh thu, tình trạng nhà hoặc danh sách các đối tác thuê khác.
Người quản trị sử dụng tài khoản của mình để đăng nhập vào hệ thống, từ đó có quyền truy cập vào các chức năng thống kê và lấy bản báo cáo từ nhân viên một cách dễ dàng.
- Lựa chọn các tổng hợp, có thể theo tháng, tuần hoặc theo thời gian
- Người quản trị có thể chọn lưu và in báo cáo.
Quản lý dịch vụ Ca sử dụng này dùng để quản lý dịch vụ có trong nhà.
- Nhân viên đăng nhập vào hệ thống bằng tài khản của mình lựa chọn từng chức năng phù hợp với yêu cầu: thêm/ sửa/ xóa
Khi bạn chọn thêm hoặc chỉnh sửa dịch vụ, hãy nhập đầy đủ thông tin về các dịch vụ trong nhà Nhân viên chỉ cần nhấn vào nút cập nhật thông tin, và dữ liệu sẽ tự động được thêm vào cơ sở dữ liệu.
Nếu nhân viên quyết định xóa dịch vụ, họ cần nhập chính xác mã dịch vụ cần xóa Sau khi xác nhận thông tin, dịch vụ sẽ được xóa khỏi cơ sở dữ liệu.
- Nếu sai sót trong quá trình nhập hệ thống có hiển thị thông báo cho nhân viên biết
3.9 Quản lí thuê dịch vụ
Ca sử dụng này dùng để quản lý việc cho thuê dịch vụ có trong nhà.
Mô hình nghiệp vụ
4.2 Biểu đồ phân rã chức năng
5 Các chức năng chi tiết
1.Tiếp nhận yêu cầu và tìm nhà
2 Thông báo có nhà tìm nhà
3.Nhận thông tin khách và cập nhật
4.Lập đơn kí hợp đồng với khách
5.Bản giao nhà và đánh số
6.Lập phiếu thu hàng tháng
7.Ghi số thu Quản lý cho thuê Thiết kế phân tích hệ thống quản lí cho thuê nhà trọ
8 Lập biên bản thanh lí hợp đồng
9.Lập biên bản sự cố
10.Lập hóa đơn bồi thường
4.2.2 Danh sách hồ sơ dữ liệu được sử dụng
- Phiếu thông tin khách hàng
- Biên bản thanh lí hợp đồng
4.2.3 Ma trận thực thể chức năng
Danh sách các thực thể bao gồm: nhà cho thuê, thông tin khách hàng, số lượng khách hàng, hợp đồng thuê nhà, số hợp đồng, phiếu thu, số tiền thu, biên bản thanh lý hợp đồng, biên bản sự cố, và hóa đơn bồi thường.
Các chức năng nghiệp vụ a b c d e f g h j k l m
4.2.4 Biểu đò phân rã chức năng
1.1 Tiếp nhận yêu cầu và tìm nhà: Khi khách tới yêu cầu thuê nhà, nhân viên sẽ tiếp nhận yêu cầu của khách hàng muốn thuê và tìm nhà theo yêu cầu của khách xem còn nhà theo yêu cầu của khách không và báo cho khách.
1.2 Thông báo có nhà, giới thiệu nhà để khách chọn: Khi còn nhà mà khách có thể thuê thì thông báo và cho khách xem các nhà với các thông tin cụ thể (catalog) về nhà để chọn.
1.3 Nhận thông tin khách và cập nhật: Sau khi đã chọn được nhà muốn thuê, nếu khách muốn kí hợp đồng thì yêu cầu khách điền đầy đủ thông tin cá nhân của mình vào trong phiếu yêu cầu kí hợp đồng Nhân viên10 kiểm tra phiếu thông tin khách hàng, nếu đúng thì cập nhật thông tin khách hàng vào sổ.
1.4 Lập và kí hợp đồng với khách: Nhân viên lập hợp đồng để khách ký. Hợp đồng gồm 2 bản, 1 bản giao cho khách hàng giữ, và một bản còn lại công tu hoặc chủ nhà sẽ giữ Trong hợp đồng sẽ ghi rõ quyền lợi và nghĩa vụ của khách hàng, nếu vi phạm một trong các điều khoản, khách hàng hoàn toàn chịu trách nhiệm bời thường cho công ty hoặc chủ nhà.
1.5 Bàn giao nhà và đánh dấu sổ: Tiến hành bàn giao nhà cho khách hàng theo đúng hợp đồng và ghi sổ nhà đã bàn giao cho khách thuê.
2.1 Lập phiếu thu tiền nhà hàng tháng: Đầu tháng, nhân viên kế toán sẽ dựa vào sổ thu tiền nhà, lập phiếu thu tiền, dựa vào phiếu đó, nhân viên sẽ đi thu tiền nhà.
2.2 Ghi sổ thu: Sau khi đã thu tiền thì nhân viên đưa cho khách kí, giao cho khách 1 bản và nhân viên giữ một bản nộp cho bộ phận kế toán để lưu vào sổ thu tiền.
2.3 Lập biên bản thanh lý hợp đồng: Sau khi hết hạn hợp đồng, nếu người thuê có yêu cầu ở lại thì kí thêm 1 bản hợp đồng mới, ngược lại khách hàng sẽ phải thanh toán nốt tiền nhà và làm thủ tục bàn giao nhà Nhân viên kiểm tra, nhận lại nhà và lập biên bản thanh lý hợp đồng với khách.
3.1 Lập biên bản sự cố: Khi nhận hay phát hiện xảy ra sự cố, nhân viên quản lý đến để kịp thời xử lý, khắc phục và lập biên bản bồi thường.
3.2 Lập hóa đơn bồi thường: Dựa vào biên bản sự cố, kế toán viết hóa đơn để bồi thường cho khách hàng hay thu tiền khách hàng phải bồi thường.
4 Báo cáo Định kỳ (tháng, quý,…) nhân viên dựa vào các sổ theo dõi để lập báo cáo về số nhà cho thuê, số người thuê, doanh thu, sự cố và những số liệu phân tích theo yêu cầu của cấp trên
4.2.7.1 Biểu đồ luồng giữu liệu tiến trình “1.0 Cho thuê nhà”
4.2.7.2 Biểu đồ luồng dữ liệu tiến trình “2.0 Quản lí thuê nhà”
4.2.7.3 Biểu đồ luồng dữ liệu “3.0 Giải quyết sự cố”
4.2.7.4 Biểu đồ luồng dữ liệu tiến trình “4.0 báo cáo “
4.3.1 Liệt kê, chính xác hóa và lựa chọn thông tin
Tên được chính xác của các đặc trưng
Viết gọn tên đặc trưng Đánh dấu loại ở mỗi bước
- Số căn cước công dân
- Số điện thoại người thuê
- Đại diện làm hợp đồng bên cho thuê
- Chức vụ người làm hợp đồng
-Mã số nhà cho thuê
-Số PH -Tên KH -Mã nhà -Tháng -Thành tiền -Ngày thu -Người thu
- Mã số nhà chô thuê
-Số PH -Tên KH -Mã nhà -Tháng
-Thành tiền -Ngày thu -Người thu
-Số biên bản sự cố
-Số BBSC -Tên SC -Ngày lập -Tên KH -Số ĐTKH
-Mã số nhà cho thuê
-Trưởng ca tiếp nhận sự cố
-Số BBSC -Tên SC -Ngày lập -Tên KH -Số ĐTKH -Mã nhà -Tên NV -ND sự cố -Tiền phạt
-Số HĐTT -Ngày HĐ -Tên KH -Mã nhà -Lý do -Hồ sơ kèm -Ngày TT -Tiền TT
4.3.2 Xác định thực thể, thuộc tính, và định dạng của chúng
Thuộc tính tên gọi tìm được
- Số ĐT -Địa chỉ liên hệ
Tên nhân viên, kế toán,
4.3.3 Xác định các mối quan hệ và thuộc tính cảu chúng
Các động từ: (hợp đồng thuê), ký Thu tiền (nhà), lập biên bản (sự cố), thanh toán (hóa đơn, bồi thường).
A.Các mối quan hệ tương tác
Câu hỏi cho “lập BB” Câu trả lời nhận được từ
Về cái gì? SỰ CỐ
Bằng cách nào? Số BBSC
Phạt bồi thường bao nhiêu? Tiền phạt
Câu hỏi cho “ ”ký Câu trả lời nhận được từ
Ký cái gì? HỢP ĐỒNG
Ký về cái gì? NHÀ
Bằng cách nào? Số HĐ
Ký như thế nào? Tiền đặt
Giá thuê Thời gian thuê Điều khoản khác
Câu hỏi cho “thu tiền” Câu trả lời nhận được từ
Thu tiền của ai? KHÁCH
Thu tiền về gì? NHÀ
Bằng cách nào? Số phiếu
Cho thời gian nào? Các tháng
B.Các mối quan hệ phụ thuộc
4.3.4 Biểu đồ của mô hình dữ liệu quan niệm
4.3.6 Biểu diễn các liên kết
4.3.7 Chuẩn hóa các quan hệ nhận được
-Tất cả các quan hệ trên đã là chuẩn 3 nên không cần thuần hóa
4.3.8 Mô hình dữ liệu quan hệ
4.4 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lí
4.4.1 Phân tích phi chuẩn các quan hệ
Quan hệ SỰCỐ chỉ có 2 thuộc tính, nên có thể gộp vào quan hệ
BIÊNBẢNSỰCỐ, bỏ đi mãSC và lấy tên là SỰCỐ không làm mất tính chuẩn 3 của quan hệ mới nhận được:
BBSỰCỐ(sốBBSC, Mãnhà, MãKH, MãNV, TênSC, NgàyBB, NộiDungSC,
Làm như vậy ta giảm được một quan hệ
Như vậy ta chỉ còn lại 7 quan hệ (1), (2), (3), (5), (6), (7’), (8)
4.4.2 Tạo các bảng quan hệ
Khi lựa chọn hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL cho việc lưu trữ dữ liệu, chúng ta có thể thiết kế các bảng dữ liệu phù hợp với hệ thống này.
Thiết kế giao diện
Phiếu thu Tên Mã phiếu thu
PT001 MKH DV001 Điện 4000 40 NV01 10000 PT002 MKH1 DV002 Nước 5000 20 NV02 10000
Dịch vụ Tên Mã dịch vụ Tên dịch vụ Giá dịch vụ Thông tin dịch vụ
PT002 Nước 5000 CTTP Nước sạch