Đối với nước ta hiện nay, trong quá trình hội nhập kinh tế khu vực và thế giới, c ng với sự tác động của quá trình toàn cầu hóa, tự do hóa thương mại ùquốc tế, việc phát triển kinh doanh
M C TIÊU NGHIÊN C U 2 Ụ Ứ 3 ĐỐI TƯỢNG, PH M VI NGHIÊN C U 2 ẠỨ 4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
Công ty TNHH Dịch vụ giao nhận HDLinks chuyên cung cấp dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu qua đường biển bằng container Bài viết sẽ đánh giá thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa của công ty trong thời gian qua, phân tích tình hình kinh doanh và những thuận lợi cũng như hạn chế mà HDLinks đang gặp phải.
Phân tích, đưa ra nhận định về những điểm mạnh cũng như những tồn tại chủ yếu trong quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại HDLinks Logistics
Nghiên cứu các vấn đề cốt lõi trong quy trình và thực trạng giao nhận hàng hóa xuất khẩu tại HDLinks Logistics giúp tiếp cận và hiểu rõ hơn về các thủ tục giao nhận hàng xuất, bao gồm quy trình và chứng từ cần thiết.
Kết hợp lý thuyết và thực tiễn nhằm đề xuất các giải pháp và kiến nghị thực tiễn, giúp hoàn thiện và nâng cao hiệu quả quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu cũng như quy trình xử lý bộ chứng từ hàng xuất tại HDLinks Logistics.
3 ĐỐI TƯỢNG, PH M VI NGHIÊN C U Ạ Ứ Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu FCL tại HDLinks Logistics
Phạm vi đề tài nghiên cứu:
Về không gian: Công ty TNHH Dịch vụ giao nhận HDLinks
Chuyên đề này tập trung vào nghiên cứu thực trạng hoạt động giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường biển tại công ty, cùng với các nhân tố tác động đến hoạt động giao nhận trong thời gian ba năm trở lại đây.
Trong bài báo cáo này, tác giả áp dụng phương pháp quan sát và thu thập dữ liệu từ công ty, tham khảo giáo trình và tài liệu liên quan qua sách và internet Dữ liệu được thu thập từ bộ phận kế toán của công ty Tác giả sử dụng phương pháp so sánh và đối chiếu các số liệu thực tế, đồng thời tổng hợp, thống kê và phân tích dữ liệu.
Phương pháp thống kê thu thập thông tin, số liệu như thông tin về công ty, k t qu hoế ả ạt động kinh doanh của công ty trong 3 năm gần nh t 2020, 2021, ấ
Năm 2022, các chỉ số hàng hóa xuất khẩu và các chỉ số liên quan đã có sự biến động đáng kể Nguồn thông tin và dữ liệu được thu thập từ bộ phận kế toán, bộ phận xuất nhập khẩu của công ty, sách, báo, tạp chí và các trang báo kinh tế uy tín Những số liệu này cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình xuất khẩu và những yếu tố ảnh hưởng đến thị trường.
Phương pháp nghiên cứu tài liệu và cơ sở lý thuyết liên quan đến chủ đề nghiên cứu rất quan trọng Nó giúp tổng hợp nội dung và kết quả nghiên cứu từ các chuyên gia, đồng thời phân tích các chủ trương và chính sách có liên quan Việc này đảm bảo rằng nghiên cứu được thực hiện một cách có hệ thống và dựa trên nền tảng lý thuyết vững chắc.
- Phương pháp phân tích và tổng kết đánh giá.
Ý NGHĨA ĐỀ TÀI
* Trên phương diện lý luận
Bài báo cáo này trình bày chi tiết về công tác quản lý và quy trình giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển trong doanh nghiệp Tác giả đã làm rõ những kiến thức đã học và áp dụng vào thực tiễn, giúp nâng cao hiệu quả trong quản lý logistics và tối ưu hóa quy trình xuất khẩu.
* Trên phương diện thực tiễn
Bài báo cáo phân tích quy trình thực hiện nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu nguyên container bằng đường biển tại Công ty TNHH HDLinks Logistics Từ đó, tác giả đề xuất một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình, cải thiện hiệu quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
K T C Ế ẤU ĐỀ TÀI
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, Bố cục bài báo cáo được chia làm 3 chương chính:
Chương 1: Cơ sở lý luận về nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển
Chương 2: Thực trạng về nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu nguyên container (FCL) bằng đường biển tại Công ty TNHH Dịch vụ giao nhận HDLinks
Chương 3 trình bày các kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả trong nghiệp vụ giao hàng xuất khẩu nguyên container (FCL) qua đường biển tại công ty TNHH Dịch vụ giao nhận HDLinks Những đề xuất này tập trung vào việc cải thiện quy trình logistics, tăng cường đào tạo nhân viên, và áp dụng công nghệ mới để tối ưu hóa hoạt động vận chuyển Bên cạnh đó, việc xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với các đối tác vận tải và khách hàng cũng được nhấn mạnh như một yếu tố quan trọng để nâng cao chất lượng dịch vụ và giảm thiểu chi phí.
PH N N I DUNG 4 Ầ Ộ CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ QUY TRÌNH GIAO HÀNG XU T Ấ KHẨU FCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
TỔNG QUAN VỀ GIAO HÀNG XUẤT KHẨU FCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN
1.1.1 Một số khái niệm cơ bản
1.1.1.1 Khái niệm về giao nhận
Theo quy tắc của Hiệp Hội Giao Nhận Quốc Tế FIATA, dịch vụ giao nhận bao gồm tất cả các hoạt động liên quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói và phân phối hàng hóa Ngoài ra, dịch vụ này còn bao gồm các hoạt động tư vấn liên quan, như hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán và thu thập chứng từ liên quan đến hàng hóa (Đinh Thu Phương, 2021).
Theo Luật Thương mại Việt Nam, giao nhận là hành vi thương mại, trong đó người làm dịch vụ giao nhận nhận hàng từ người gửi và thực hiện các công việc như vận chuyển, lưu kho, làm thủ tục giấy tờ để giao hàng cho người nhận theo sự ủy thác Mua bán hàng hóa quốc tế có đặc điểm nổi bật là người mua và người bán đến từ các quốc gia khác nhau, và việc di chuyển hàng hóa do người vận tải đảm nhận Để hàng hóa đến tay người mua, cần thực hiện nhiều công việc liên quan đến quá trình vận chuyển như đưa hàng ra cảng, làm thủ tục gửi hàng và tổ chức xếp dỡ, tất cả đều được gọi là giao nhận.
Giao nhận là tập hợp các nghiệp vụ liên quan đến quá trình vận tải, nhằm di chuyển hàng hóa từ nơi gửi đến nơi nhận Các loại giao nhận rất đa dạng và đóng vai trò quan trọng trong chuỗi cung ứng.
- Căn cứ vào phạm vi hoạt động:
+ Giao nhận quốc tế: là hoạt động giao nhận phục vụ cho các tổ chức chuyên chở quốc tế
+ Giao nhận nội địa: là hoạt động giao nhận chuyên chở hàng hóa trong phạm vi một nước
- Căn cứ vào phương thức vận tải:
+ Giao nhận bằng đường biển
+ Giao nhận vận tải liên hợp, vận tải đa phương thức
- Căn cứ vào tính chất giao nhận:
+ Giao nhận riêng là hoạt động do người kinh doanh xuất nhập khẩu tự tổ chức, không sử dụng các lao vụ của người giao nhận
+ Giao nhận chuyên nghiệp là hoạt động giao nhận của các tổ chức, công ty chuyên kinh doanh dịch vụ giao nhận theo sự ủy thác của khách hàng
1.1.1.2 Khái niệm về người giao nhận
Theo Điều 164 của Luật Thương mại Việt Nam 2005 (sửa đổi), người kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa phải là thương nhân có giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh dịch vụ giao nhận.
Người giao nhận, hay còn gọi là người kinh doanh dịch vụ giao nhận, có thể là chủ hàng, chủ tàu, công ty xếp dỡ, kho hàng, hoặc bất kỳ cá nhân nào có đăng ký kinh doanh trong lĩnh vực giao nhận hàng hóa.
- Người giao nhận có thể là:
+ Chủ hàng: Khi chủ hàng tự đứng ra đảm nhận công việc giao nhận hàng hóa của mình
+ Chủ tàu: Khi chủ tàu thay mặt người chủ hàng thực hiện dịch vụ giao nhận
Đại lý hàng hóa, công ty xếp dỡ, kho hàng và người giao nhận chuyên nghiệp đều có vai trò quan trọng trong dịch vụ giao nhận hàng hóa Mặc dù tên gọi của người giao nhận có thể khác nhau ở các quốc gia (như Forwarder, Freight forwarder, Forwarding Agent), nhưng chúng đều được gọi chung là Người giao nhận hàng hóa quốc tế (International freight forwarder) và cung cấp các dịch vụ giao nhận tương tự.
1.1.1.3 Khái niệm container và gửi hàng nguyên container a Container
Theo định nghĩa của Tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hóa (ISO), container là một thiết bị được sử dụng để vận chuyển hoặc chứa hàng hóa.
Container có các đặc điểm sau
- Có kích thước đã được tiêu chuẩn hóa
- Có hình dạng cố định bền chắc dùng được nhiều lần
- Có cấu tạo đặc biệt để thuận tiện cho việc chuyên chở bằng một hoặc nhiều phương thức vận tải mà không phải xếp dỡ hàng học đường
- Có thiết bị riêng để thuận tiện cho việc xếp hàng vào và dỡ hàng ra
- Có thể tích chứa hàng bên trong 1m hoặc hơn 3 b Gửi hàng nguyên container
Gửi hàng nguyên container (FCL) là hình thức vận chuyển hàng hóa trong đó hàng được xếp nguyên trong một container, với người gửi và nhận hàng chịu trách nhiệm chi phí và công việc xếp dỡ Quy trình bắt đầu bằng việc người gửi điền vào booking note và giao cho đại diện hãng tàu để xin chữ ký, kèm theo danh mục hàng xuất Sau đó, họ mượn container rỗng, đóng hàng vào, thực hiện kiểm nghiệm và kiểm dịch nếu cần, làm thủ tục hải quan và niêm phong trước khi giao cho người giao nhận Cuối cùng, hàng được vận chuyển ra bãi container để giao lên tàu và đổi lấy vận đơn Vận tải container đóng vai trò quan trọng trong việc giao nhận hàng hóa, đặc biệt là trong lĩnh vực vận tải biển.
Container vận chuyển được thiết kế đặc biệt giúp tăng tốc độ vận chuyển hàng hóa Nhờ vào khả năng chở hàng bằng nhiều phương thức mà không cần dỡ ra, việc đóng hàng cũng trở nên dễ dàng hơn Hàng hóa có thể được xếp chồng lên nhau, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu thời gian xếp dỡ tại cảng.
Container là phương tiện vận chuyển hàng hóa được chế tạo từ kim loại bền vững, giúp giảm thiểu rủi ro cho người vận chuyển Với nhiều loại container phù hợp với từng loại hàng hóa, việc đảm bảo an toàn cho hàng hóa bên trong và giao hàng đúng hạn trở nên dễ dàng hơn Điều này không chỉ bảo vệ hàng hóa mà còn tạo sự tin tưởng cho người vận chuyển.
Giảm chi phí vận chuyển là một lợi ích quan trọng khi sử dụng container để giao hàng Chi phí giao hàng thường cao do các yếu tố như cước phí vận tải, chi phí xếp dỡ, và chi phí lưu kho, bảo quản Tuy nhiên, khi vận chuyển bằng container, tất cả những chi phí này đều được giảm đáng kể, giúp doanh nghiệp tiết kiệm hơn trong quá trình logistics.
Đối với chủ hàng, việc bảo vệ hàng hóa trong quá trình vận chuyển giúp tránh tổn thất, hư hỏng và mất mát, đồng thời tiết kiệm chi phí nhờ giảm thiểu thời gian kiểm đếm hàng Điều này không chỉ cải thiện việc giám sát mà còn tăng tốc độ chuyển tải, đơn giản hóa các thủ tục trung gian và giảm chi phí điều hành trong quá trình lưu thông Nhờ đó, hàng hóa được luân chuyển nhanh chóng và thuận tiện, tạo điều kiện cho việc kinh doanh đạt hiệu quả cao.
Chủ tàu có thể rút ngắn thời gian tàu đậu tại cảng, tăng nhanh vòng quay khai thác và tạo thuận lợi cho việc chuyển tải đa phương thức Điều này giúp giảm thiểu khiếu nại từ chủ hàng về hư hỏng trong quá trình vận chuyển, cho phép người vận tải tối ưu hóa trọng tải và dung tích tàu, từ đó nâng cao hiệu quả khai thác.
Đối với đại lý vận tải, việc cung cấp dịch vụ như gom hàng lẻ, dịch vụ từ kho đến kho và dịch vụ phát hàng tạo ra cơ hội để hoạt động như một người vận chuyển không khai thác tàu.
1.1.2 Đặc điểm của giao nhận
Dịch vụ giao nhận vận tải là một loại hình dịch vụ đặc thù, có những đặc điểm chung của dịch vụ như hàng hóa vô hình, không có tiêu chuẩn đánh giá chất lượng đồng nhất, không thể lưu trữ và quá trình sản xuất cùng tiêu dùng diễn ra đồng thời Chất lượng dịch vụ này chủ yếu phụ thuộc vào cảm nhận của người được phục vụ, đồng thời cũng mang những đặc điểm riêng biệt của hoạt động giao nhận.
CƠ SỞ PHÁP LÝ, NGUYÊN TẮC GIAO NHẬN HÀNG HÓA XNK TẠI CẢNG BIỂN
Việc giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu cần tuân thủ các quy định pháp lý, bao gồm quy phạm pháp luật quốc tế như công ước về vận đơn và vận tải, cũng như các văn bản pháp luật của Việt Nam liên quan đến giao nhận vận tải Ngoài ra, các hợp đồng, L/C, tập quán thương mại và luật tập tục của từng quốc gia cũng đóng vai trò quan trọng, nhằm bảo vệ quyền lợi của chủ hàng xuất nhập khẩu.
- Các quy phạm pháp luật quốc tế có thể kể ra như:
+ Công ước quốc tế để thống nhất một số quy tắc về vận đơn đường biển, ký tại Brussels ngày 25/08/1924
+ Nghị định thư sửa đổi Công ước quốc tế để thống nhất một số quy tắc về vận đơn đường biển (Nghị định thư Visby 1968)
+ Công ước Liên hiệp quốc về chuyên chở hàng hóa bằng đường biển, Hambuge 1978
+ Công ước Vienne 1980 về buôn bán quốc tế
Nhà nước Việt Nam đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật liên quan đến vận tải, xếp dỡ và giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu, trong đó có Bộ luật hàng hải 2005.
+ Luật Hải quan Luật thương mại năm 2005
Nghị định 140/2007/NĐ-CP ngày 05/09/2007 quy định chi tiết về Luật Thương mại, thiết lập các điều kiện kinh doanh dịch vụ Logistics và xác định giới hạn trách nhiệm của thương nhân trong lĩnh vực này.
+ Quyết định của bộ trưởng bộ giao thông vận tải;
+ Quyết định số 2106 (23/8/1997) liên quan đến việc xếp dỡ, giao nhận và vận chuyển hàng hóa tại cảng biển Việt Nam…
- Các tập quán thương mại quốc tế như: Incoterms 1936-2010, UCP 600 1.2.2 Nguyên tắc
Các văn bản hiện hành đã quy định những nguyên tắc giao nhận hàng hóa XNK tại các cảng biển Việt nam như sau:
Việc giao nhận hàng hóa được thực hiện theo các phương thức mà các bên đã thỏa thuận trong hợp đồng, đảm bảo lợi ích tối ưu Nguyên tắc chung là phương thức nhận hàng phải tương ứng với phương thức giao hàng Trách nhiệm giao nhận hàng hóa thuộc về chủ hàng hoặc người được ủy thác (cảng) với người vận chuyển (tàu) Chủ hàng cần tổ chức giao nhận hàng hóa theo định mức xếp dỡ của cảng; nếu không thể tự thực hiện, họ phải ủy thác cho cảng trong việc giao nhận với tàu và với chủ hàng nội địa.
Khi nhận hàng tại cảng, chủ hàng hoặc người được ủy thác cần xuất trình chứng từ hợp lệ để xác nhận quyền nhận hàng Đồng thời, việc nhận hàng phải được thực hiện liên tục trong một khoảng thời gian nhất định, tương ứng với khối lượng hàng hóa ghi trên chứng từ.
Cảng không chịu trách nhiệm về hàng hóa bên trong nếu bao bì, kiện hàng hoặc dấu niêm phong còn nguyên vẹn Ngoài ra, cảng cũng không chịu trách nhiệm về hư hỏng hoặc mất mát mà người nhận phát hiện sau khi đã ký nhận hàng.
Cảng là đơn vị tổ chức việc xếp dỡ hàng hóa trong khu vực của mình Nếu chủ hàng hoặc người vận chuyển có nhu cầu đưa người và phương tiện vào cảng để thực hiện xếp dỡ, họ cần phải được sự đồng ý của cảng và thanh toán các lệ phí cũng như chi phí liên quan.
Cảng có trách nhiệm bảo quản hàng hóa tại kho bãi theo đúng kỹ thuật và phù hợp với từng vận đơn Khi phát hiện tổn thất hàng hóa, cảng phải ngay lập tức thông báo cho chủ hàng và thực hiện các biện pháp cần thiết để ngăn ngừa và hạn chế thiệt hại.
Việc xếp dỡ, giao nhận và bảo quản hàng hóa tại cảng được thực hiện dựa trên hợp đồng đã ký giữa cảng và chủ hàng, người vận chuyển hoặc người được ủy thác.
QUY TRÌNH GIAO HÀNG XU T KH U FCL B Ấ Ẩ ẰNG ĐƯỜ NG BI N Ể
Hình 1.1 Quy trình giao hàng xuất khẩu nguyên container theo lý thuyết
(Nguồn: Tác giả tự tổng hợp, 2023)
1.3.2.1 Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng
Dựa vào nhu cầu xuất khẩu, chủ hàng sẽ liên hệ với công ty để trình bày yêu cầu của mình Công ty sẽ tiếp nhận và xem xét yêu cầu, nếu nằm trong khả năng thực hiện, sẽ tiến hành đàm phán thương lượng Ngược lại, nếu không thể đáp ứng, công ty sẽ từ chối yêu cầu của khách hàng.
1.3.2.2 Đàm phán ký kết hợp đồng
Sau khi xem xét yêu cầu và mong muốn của khách hàng, nếu hai bên đồng ý, sẽ tiến hành đàm phán các điều kiện như thời gian, địa điểm giao hàng, số lượng, giá cả dịch vụ và các điều kiện liên quan Nếu thỏa thuận được các điều kiện này, hai bên sẽ ký kết hợp đồng; nếu không, quá trình đàm phán sẽ kết thúc.
1.3.2.3 Ký Booking note với hãng tàu
Sau khi ký hợp đồng, công ty giao nhận cung cấp thông tin về số lượng, cảng đích và các điều kiện cho hãng tàu Hai bên đàm phán và ký kết Booking Note Hiện nay, hầu hết các công ty giao nhận đăng ký chỗ trên tàu qua điện thoại, Fax, Email hoặc internet, và đại lý hãng tàu sẽ chuyển Booking Note cho chủ hàng qua các phương tiện này.
1.3.2.4 Nhận container rỗng từ hãng tàu và giao cho chủ hàng Đúng thời gian, nhân viên công ty giao nhận đem lệnh cấp container rỗng đến phòng điều độ của hãng tàu (thường ở cảng/ bãi container) để đổi lệnh lấy container Phòng điều độ của hãng tàu sẽ giao cho nhân viên giao nhận một bộ hồ sơ gồm: packing list container, seal container (niêm phong container); vị trí cấp container… Nhân viên giao nhận sẽ giao bộ hồ sơ này lại cho tài xế phụ trách đến bãi chỉ định của hãng tàu xuất trình lệnh cấp container rỗng đã được duyệt, đóng phí nâng container cho phòng thương vụ bãi và lấy container rỗng vận chuyển về kho của người xuất khẩu đóng hàng
Trong quá trình này, chủ hàng thực hiện khai báo hải quan và đăng ký kiểm hóa cho lô hàng với cơ quan hải quan Hiện nay, nhiều công ty giao nhận thường đảm nhận luôn bước này cho khách hàng nhằm đảm bảo sự thống nhất trong các quy trình.
Theo quy định của Thông tư 38/2015 TT/BTC, bộ hồ sơ hải quan gồm:
- Tờ khai hải quan 2 bản chính
- Giấy phép xuất khẩu (nếu có) 1 bản chính
- Giấy thông báo miễn kiểm tra hoặc giấy thông báo kết quả kiểm tra của cơ quan kiểm tra chuyên ngành 1 bản chính
1.3.2.6 Tiến hành đóng hàng vào container và thanh khoản tờ khai hải quan
Sau khi hoàn tất thủ tục khai báo hải quan, chủ hàng sẽ tiến hành đóng gói hàng hóa vào container đã nhận từ công ty giao nhận, có thể có sự giám sát của cán bộ hải quan tùy thuộc vào phân luồng hàng hóa của cơ quan này.
Hoàn tất các biên bản và niêm phong container, trong đó hải quan thực hiện niêm phong trước, sau đó chủ hàng sẽ niêm phong theo yêu cầu của hãng tàu hoặc đại lý giao nhận.
Thanh khoản tờ khai với hải quan cảng, nhận thông báo thuế (nếu có) tại cơ quan hải quan nơi khai báo
1.3.2.7 Vận chuyển và giao container tại sân tập kết C/Y Đại lý giao nhận sẽ vận chuyển container đầy hàng đã được niêm phong kẹp chì dưới sự giám sát của cơ quan hải ra sân tập kết container (C/Y), hạ bãi tại cảng chờ xuất hàng và đóng phí hạ container cho cảng vụ Khi nhận container, người vận chuyển kiểm tra: số ký mã hiệu container, số seal của cont, số kẹp chì của hải quan Trách nhiệm hàng hóa thuộc về người vận chuyển kể từ khi nhận cont được kẹp seal trong suốt quá trình chuyên chở
Khi hàng hóa được lưu trữ tại bãi C/Y, việc nhận container để vận chuyển sẽ diễn ra theo lịch tàu cập bến Công việc giao hàng lên tàu thường do cảng thực hiện, và phí dịch vụ này sẽ được đại lý giao nhận kết toán và thu lại từ người chủ hàng.
1.3.2.9 Nhận vận đơn đường biển ( B/L)
Sau khi giao hàng lên tàu, đại lý giao nhận sẽ nhận biên lai thuyền trưởng, chứng minh việc giao nhận hàng hóa Biên lai này là căn cứ để người giao nhận đổi lấy B/L tại hãng tàu Người giao nhận sau đó sẽ chuyển B/L cho chủ hàng, giúp họ lập bộ chứng từ Việc lập chứng từ là một bước quan trọng trong hoạt động xuất khẩu, vì nó không chỉ là cơ sở để thực hiện các thủ tục cần thiết mà còn là giấy tờ chứng minh quyền sở hữu lô hàng của chủ hàng.
NK thanh toán cho người XK
1.3.2.10 Theo dõi quá trình vận chuyển và giải quyết khiếu nại (nếu có)
Sau khi hoàn tất các bước cần thiết, đại lý sẽ gửi fax các tài liệu quan trọng đến đại lý giao nhận tại cảng đến Họ sẽ theo dõi hành trình vận chuyển hàng hóa thông qua đại lý tàu và đại lý giao nhận ở nước ngoài cho đến khi hàng hóa được giao nhận tại cảng dỡ hàng.
Nếu có khiếu nại về hàng hóa, đại lý cần phối hợp với các bên liên quan để giải quyết vấn đề Sau 14 ngày kể từ khi hoàn tất giao hàng và nhận tiền, nếu không có khiếu nại nào được đưa ra, việc giao nhận lô hàng sẽ được coi là đã hoàn tất.
CÁC NHÂN TỐ ẢNH HƯỞNG ĐẾN VIỆC GIAO HÀNG XUẤT KHẨU
1.4.1 Tình hình chung thế giới
Tình hình thế giới đóng vai trò quan trọng trong mọi hoạt động kinh tế, đặc biệt là xuất nhập khẩu Những năm gần đây, thế giới liên tục biến động với các vấn đề như chiến tranh, khủng bố, dịch bệnh và khủng hoảng kinh tế Những yếu tố này đã ảnh hưởng sâu sắc đến nền kinh tế và cuộc sống của người dân toàn cầu.
Giao nhận hàng hóa quốc tế là một phần quan trọng trong hoạt động vận tải quốc tế, đặc biệt là vận tải hàng hóa bằng đường biển, vốn rất nhạy cảm với điều kiện tự nhiên Thời tiết xấu như mưa, bão hay sóng thần có thể gây thiệt hại cho hàng hóa hoặc làm chậm tiến độ giao nhận, dẫn đến hậu quả kinh tế cho các bên liên quan Mỗi loại hàng hóa có đặc điểm vật lý riêng, như hàng nông sản dễ hỏng và hàng máy móc cồng kềnh, điều này ảnh hưởng đến cách bao gói, xếp dỡ và chằng buộc hàng hóa Việc tuân thủ quy cách phù hợp giúp đảm bảo chất lượng hàng hóa trong suốt quá trình giao nhận và bảo vệ chúng khỏi tác động của thời tiết.
1.4.3 Giá cả vận tải biến động
Chi phí vận tải là yếu tố quan trọng ảnh hưởng trực tiếp đến giá thành sản phẩm, khi giá cước tăng sẽ kéo theo giá sản phẩm tăng, làm giảm sức cạnh tranh và hiệu quả kinh tế của doanh nghiệp Giá cả là nhân tố nhạy cảm tác động lớn đến tình hình giao nhận hàng hóa Hiện nay, các công ty giao nhận tự quy định mức giá dịch vụ dựa trên chi phí và giá thị trường, dẫn đến sự biến động giá cả theo thời gian và giữa các công ty Điều này cũng do thiếu quy định cụ thể từ nhà nước về mức giá ổn định.
Giá cước vận tải biển trong dịch covid 19
Khi dịch Covid-19 bùng phát, hầu hết các quốc gia đã giảm sản lượng vận chuyển đường biển và thực hiện phong tỏa, khiến năng lực xếp dỡ giảm mạnh Điều này dẫn đến tình trạng cung vận chuyển giảm, trong khi cầu vẫn ổn định hoặc thậm chí tăng, gây ra sự tăng cước vận chuyển Ngoài ra, Covid-19 cũng là nguyên nhân gây mất cân bằng thương mại hàng hóa toàn cầu và đứt gãy chuỗi cung ứng.
Sản lượng hàng hóa xuất khẩu của Việt Nam sang EU và Mỹ còn thấp so với Trung Quốc Khi Trung Quốc và một số quốc gia lân cận sẵn sàng trả giá cao hơn để có chỗ trên máy bay và tàu biển, Việt Nam cũng phải chấp nhận mức giá tương tự để đảm bảo chỗ vận chuyển Chi phí vận chuyển tăng cao do tình trạng tắc nghẽn và thiếu hụt container Từ cuối năm 2020, chi phí này đã gia tăng do sự khan hiếm container, khi nhiều container thường trở về rỗng sau khi vận chuyển hàng hóa Khi châu Á phục hồi, các quốc gia khác vẫn bị cấm vận, dẫn đến việc không thể trả lại container Những trở ngại này kéo dài thời gian lưu bãi container tại cảng và làm tăng chi phí vận chuyển, khi người gửi hàng phải trả phí cân bằng container để nhận lại Với tình trạng container khan hiếm và cảng bị tắc nghẽn, chi phí ngày càng cao cho các chủ hàng, nhà giao nhận và nhà nhập khẩu.
Từ năm 2020 đến 2021, phí lưu giữ tại hơn 20 cảng lớn nhất thế giới đã tăng gấp đôi, đạt mức trung bình 666 đô la, tương đương hơn 15 triệu VNĐ cho mỗi container (Container Change, 2021).
Giá cước vận tải sau dịch covid 19
Giá cước vận tải biển đã giảm xuống mức trước đại dịch sau khi tăng vọt trong giai đoạn 2020-2021 do tác động của COVID-19 Mặc dù ngành vận tải biển toàn cầu, đặc biệt là tại Việt Nam, đã đạt được nhiều kết quả tích cực trong năm 2021-2022, nhưng dự báo năm 2023 sẽ gặp khó khăn do suy thoái kinh tế Nhu cầu vận tải biển giảm mạnh tại các thị trường tiêu thụ lớn do lạm phát và phục hồi kinh tế chậm, trong khi lợi nhuận cao trong hai năm qua đã dẫn đến việc các hãng tàu gia tăng đóng mới Hiện tại, chỉ số giá vận tải biển thế giới đã trở về mức trung bình giai đoạn 2011-2020, khiến các công ty cung cấp dịch vụ vận tải biển phải đối mặt với cạnh tranh gay gắt và tỷ suất lợi nhuận thấp hơn.
Giá cước vận chuyển container đang giảm nhanh chóng do lạm phát cao tại nhiều quốc gia, ảnh hưởng đến nhu cầu chi tiêu của người dân Đồng thời, các vấn đề tắc nghẽn trong chuỗi cung ứng liên quan đến đại dịch COVID-19 đã được khắc phục.
Các hãng vận tải đang đối mặt với thách thức từ lượng tàu mới đóng quá lớn nhằm đáp ứng nhu cầu tăng vọt trong thời kỳ đại dịch Đến tháng 1, tổng công suất vận chuyển hàng hóa của các tàu đặt hàng đã chiếm 1/3 đội tàu toàn cầu Khi các tàu mới được bàn giao, công suất vận chuyển dư thừa sẽ gia tăng, dẫn đến việc giá cước vận chuyển tiếp tục giảm sâu.
Trong bối cảnh hội nhập toàn cầu, nhu cầu giao nhận tại Việt Nam đang gia tăng mạnh mẽ, với khoảng 1.200 doanh nghiệp và 25 trong số 30 tập đoàn giao nhận hàng đầu thế giới tham gia đầu tư Thị trường giao nhận, mặc dù còn non trẻ và phát triển tự phát, đang trở nên hấp dẫn nhưng cũng đối mặt với áp lực cạnh tranh gay gắt Giá cả dịch vụ trở thành yếu tố cạnh tranh chính do thiếu hụt dịch vụ giá trị gia tăng Nhiều công ty giao nhận nước ngoài đã tận dụng lợi thế này để tìm kiếm và mua lại các công ty nội địa có năng lực yếu hơn, gây khó khăn cho quản lý trong ngành.
1.4.5 Các nhân tố nội tại của doanh nghiệp
Các nhân tố nội tại của công ty, bao gồm nguồn vốn, cơ sở vật chất, cơ chế quản lý sản xuất kinh doanh, và chính sách đối với nhân viên và khách hàng, có ảnh hưởng lớn đến hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu Những yếu tố này tác động trực tiếp đến tiến độ, quy mô và hiệu quả của quá trình giao nhận.
Trình độ, kiến thức và kinh nghiệm của đội ngũ nhân viên đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả công việc Nhân viên cần thành thạo các kiến thức về luật pháp, thủ tục thương mại quốc tế và có kinh nghiệm chuyên môn để thực hiện nhiệm vụ một cách tốt nhất, từ đó mang lại giá trị cho doanh nghiệp.
THỰC TR NG V NGHI P V GIAO NH N HÀNG XU T Ạ Ề Ệ Ụ Ậ Ấ KHẨU NGUYÊN CONTAINER (FCL) B ẰNG ĐƯỜ NG BI N T I CÔNG ỂẠ
Quá trình hình thành và phát triển của công ty HDLinks
2.1.1.1 Lý do thành lập công ty
Góp phần phát triển ngành logistics và hoàn thiện chuỗi cung ứng hàng hóa xuất nhập khẩu tại Việt Nam
Nâng cao mức độ chuyên môn hóa các dịch vụ và đẩy mạnh nội địa hóa các dịch vụ đó
Tận dụng lợi thế văn phòng tại TP.HCM và văn phòng các Tỷnh lân cận (Bình Dương, Đồng Nai)
Tăng cường tinh thần đồng đội và xây dựng mối quan hệ với chính quyền địa phương và các bên liên quan khác
Bổ sung kiến thức và kinh nghiệm về logistics và chuỗi cung ứng
Vào ngày 19 tháng 9 năm 2019, HDLinks đã chính thức khai trương Doanh nghiệp này được thành lập bởi Võ Tấn Lực và một người bạn, cả hai đều có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực vận chuyển và hậu cần từ năm 2003, với mục tiêu phát triển như một doanh nghiệp vừa và nhỏ.
HDLinks t p trung vào các d ch v tr n gói cho t t c các hoậ ị ụ ọ ấ ả ạt động xuất nhập kh u và phân phẩ ối trong nước cũng như toàn cầu
Tháng 11/2019: Được Tổng c c H i quan Vi t Nam công nhụ ả ệ ận là đại lý hải quan t i quyạ ết định s ố 3264/QĐ-TCHQ ngày: 06/11/2019
Tháng 05/2021: M r ng kinh doanh HDLinks sang d ch v qu c t ở ộ ị ụ ố ế
HDLinks đang mở rộng hoạt động kinh doanh bằng cách triển khai các công ty giao nhận vận tải quốc tế, cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa đa dạng như vận tải hàng không, vận tải đường biển và giao nhận tận nơi Công ty cũng chú trọng đến việc hợp tác với các đại lý quốc tế để nâng cao hiệu quả dịch vụ.
Tháng 03/2022: Chuyển sang văn phòng mới v i không gian r ng rãi và ớ ộ văn phòng chuyên nghiệp hơn tại Thành Ph Th D u M t, Tố ủ ầ ộ ỷnh Bình Dương 08/2022: tr thành thành viên c a UNC ở ủ
Lĩnh vực hoạt động của công ty HDLinks
Dịch vụ hải quan (đại lý hải quan):
- Thủ tục hàng hóa xuất nhập khẩu
- Thủ tục hàng tạm nhập, tạm xuất
- Làm thủ tục giao hàng tại cảng
Vận tải nội địa bằng xe đầu kéo (container) và xe tải:
- Giao nhận hàng hóa theo nguyên tắc hàng nguyên container, nguyên seal
- Giao nhận hàng lẻ bằng xe tải với tất cả các tuyến đường
- Vận chuyển nội địa bằng đường bộ ưu tiên cho các mặt hàng cần thời gian vận chuyển ngắn
Môi giới kho bãi và trung tâm phân phối đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn lựa chọn vị trí địa lý thuận lợi cho kinh doanh, đặc biệt là gần các trung tâm trung chuyển và khu công nghiệp Ngoài ra, việc xem xét cơ sở hạ tầng cũng là yếu tố then chốt để đảm bảo hiệu quả hoạt động logistics.
- Nhà điều hành: khang trang trang thiết bị hiện đại
- Kho ngoại quan, kho lạnh, kho khô
- Công trình phụ trợ: Trạm cân, hệ thống điện, cấp thoát nước, PCCC
- Thiết bị xe nâng đủ tiêu chuẩn
Dịch vụ xin giấy phép kinh doanh:
Chúng tôi cung cấp tư vấn pháp lý liên quan đến việc đăng ký kinh doanh cho các loại hình doanh nghiệp, bao gồm hộ kinh doanh, doanh nghiệp tư nhân và công ty TNHH.
1 thành viên, công ty TNHH 2 thành viên trở lên, công ty cổ phần, công ty hợp danh
HDLinks cung cấp dịch vụ tư vấn cho khách hàng trong việc chọn lựa loại hình kinh doanh phù hợp và hỗ trợ soạn thảo hồ sơ pháp lý Sau khi hoàn tất, công ty sẽ tiến hành nộp hồ sơ, theo dõi tiến trình và nhận kết quả thay cho khách hàng.
Dịch vụ chứng nhận do bên thứ ba cấp phép:
- Giấy chứng nhận kiểm dịch động vật
- Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật
- Giấy chứng nhận khử trùng
- Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O)
- Chứng nhận an toàn thực phẩm
- Tính thuế và áp mã số thuế phù hợp
Tập trung chủ yếu vào các lĩnh vực sau:
- Thủ tục hải quan (HQ Bình Dương)
- Dịch vụ chứng nhận do bên thứ 3 cấp phép (Đặc biệt mạnh đối với khách hàng Nhật Bản, Trung Quốc, Úc)
Vận tải nội địa tại Bình Dương, Đồng Nai, TP.HCM và Long An bao gồm dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng xe container và xe tải nhỏ, phục vụ cả hàng nguyên container và hàng lẻ Chúng tôi cũng cung cấp dịch vụ hợp tác quốc tế để đáp ứng nhu cầu vận chuyển toàn cầu.
Công ty chúng tôi cung cấp dịch vụ vận tải đường biển với các đối tác hàng đầu như ONE, Maersk, OOCL, Hapag Lloyd và MSC cho thị trường Mỹ, Châu Âu và Châu Đại Dương Đối với khu vực Châu Á và Trung Đông, chúng tôi hợp tác với KMTC, Yang Ming, Interasia, TSLine và CKLine để đảm bảo dịch vụ vận chuyển hiệu quả và đáng tin cậy.
Vận chuyển hàng không: Do đặc thù nên tùy từng trường h p công ty ợ thuê m t s ộ ố hãng hàng không chính như: VNA, Cathay Paci ic, Korean Airline, China Southern Airline…
Dịch v chuy n phát nhanh: Công ty h p tác v i DHL express và Fedex ụ ể ợ ớThành viên U-Connect: k t n i v i th giế ố ớ ế ới
Mục đích, sứ mệnh và giá trị của công ty HDLinks
Xây dựng mối quan hệ lâu dài với các đối tác trong và ngoài nước, cùng phát triển đôi bên cùng có lợi
Trở thành thành viên quan trọng của chuỗi cung ứng và chuỗi giá trị logistics
Phát triển ngành logistics và chuỗi cung ứng trên địa bàn Tỷnh Bình Dương (đặc biệt với các nhà đầu tư Nhật Bản)
Chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng với các công ty, tập đoàn lớn nhỏ trong ngành logistics
Chúng tôi cung cấp dịch vụ kiểm soát quy trình và tư vấn toàn diện cho khách hàng về các hoạt động logistics cần thiết, bao gồm lưu kho, các loại thuế và phí cần thiết, cũng như thời gian vận chuyển hợp lý.
Xử lý công việc và làm việc với chính quyền địa phương để đạt được những thỏa thuận cần thiết
Để đảm bảo hiệu quả trong quá trình vận chuyển, cần dự trù tất cả các chi phí phát sinh ngoài dự kiến như phụ phí lưu cảng, điện, phí gia hạn D/O, gia hạn thanh toán rỗng và phụ phí kho bãi Đồng thời, việc bảo mật thông tin khách hàng là vô cùng quan trọng, nhằm đảm bảo rằng các dữ liệu nhạy cảm không bị lộ ra ngoài, ảnh hưởng đến quyền lợi của khách hàng.
❖ Những lợi ích mà HDLinks mang lại cho khách hàng:
Tận dụng mọi khả năng của đội ngũ HDLinks để mang đến cho khách hàng chất lượng dịch vụ tốt nhất
Hiểu rõ văn hóa địa phương và phát huy thế mạnh của từng vùng là điều quan trọng HDLinks không chỉ đại diện mà còn chịu trách nhiệm trực tiếp đối với toàn bộ quy trình và kết quả của lô hàng.
Hành động nhanh chóng và đáp ứng kịp thời với việc tăng thời gian làm việc cho các trường hợp khẩn cấp
Hợp tác, hỗ trợ cùng nhau, cùng nhau phát triển
Xây dựng mối quan hệ lâu dài với các đối tác dựa trên tiêu chí win-win
❖ Cạnh tranh với các đối thủ nhờ:
Chất lượng dịch vụ cao
Cam kết trách nhiệm với khách hàng.
Cơ cấu tổ chức và tình hình nhân sự của công ty HDLinks
Quy mô nhân sự: HDLinks hiện có tổng cộng 1 nhân viên chính thức 6
Vì là một công ty nhỏ và mới hoạt động được hơn 3 năm nên mỗi phòng ban còn ít nhân viên
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty HDLinks Logistics
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức của công ty HDLinks
(Nguồn: Phòng nhân sự công ty HDLinks Logistics, 2023) 2.1.4.3 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban
Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty, chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động và quyết định các chiến lược kinh doanh Họ tổ chức thực hiện các hoạt động của công ty, ban hành quy chế nội bộ và có quyền bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm các chức danh quản lý Bên cạnh đó, giám đốc cũng trực tiếp quản lý các phòng ban trong công ty.
Trưởng phòng Logistics chịu trách nhiệm khai báo hải quan và tổ chức vận tải nội địa, đồng thời quản lý các bộ phận khác trong công ty Vị trí này có thể đại diện cho giám đốc trong việc đưa ra quyết định và đặc biệt quản lý chặt chẽ bộ phận văn thư cùng với việc điều phối phương tiện.
Nhân viên dự án chịu trách nhiệm thực hiện các thủ tục giấy tờ quan trọng như chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O), chứng nhận kiểm dịch động thực vật, giấy phép hun trùng và giấy phép kinh doanh Họ cũng tiếp nhận các đơn hàng mới và mở rộng hoạt động kinh doanh để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Nhân viên hiện trường (OPS) thực hiện các nhiệm vụ quan trọng như thanh lý tờ khai, kiểm tra hàng hóa và thực hiện các thủ tục cần thiết tại hiện trường Họ tiếp nhận và xử lý thông tin lô hàng, tiến hành khai báo hải quan, đồng thời nhận D/O và giấy ủy quyền từ hãng tàu, đại lý Nhân viên OPS cũng theo dõi trực tiếp quá trình đóng gói và bốc hàng tại kho, phối hợp với các bộ phận khác để nhận chứng từ và giao cho khách hàng Họ còn huy động các phương tiện hỗ trợ cho việc vận chuyển hàng hóa.
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp dịch vụ thanh toán và hạch toán chi phí, doanh thu, nhằm đảm bảo nguồn vốn hoạt động của Công ty Ngoài ra, kế toán còn có chức năng tổng hợp dữ liệu tài chính để hỗ trợ quyết định quản lý.
Dịch vụ khách hàng (Cus) đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp tài chính kịp thời cho các bộ phận khác Bộ phận này thực hiện thống kê kế toán và theo dõi tình hình tài chính, từ đó đề xuất các biện pháp sử dụng vốn hiệu quả Ngoài ra, Cus còn cung cấp thông tin kinh tế nhanh chóng và chính xác theo quy định của Giám đốc.
Nhân viên kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc tư vấn và chăm sóc khách hàng, ghi chép các điều khoản hợp đồng và yêu cầu của khách hàng Họ tìm kiếm khách hàng mới, tiếp nhận nhu cầu xuất nhập khẩu và thực hiện chào giá Sau khi xem xét và báo giá, nhân viên kinh doanh sẽ tiến hành đàm phán để thống nhất các điều khoản và ký kết hợp đồng Họ cũng đảm nhiệm việc đàm phán hợp đồng vận chuyển, đảm bảo chất lượng dịch vụ, nhận thông tin đặt xe từ các bộ phận trong công ty, chuẩn bị chỗ và theo dõi quá trình cho đến khi hàng được lên tàu.
Nhân viên chứng từ và điều phối xe đảm nhiệm việc khai báo hải quan trên hệ thống, liên hệ với các hãng vận tải và quản lý thông tin đơn hàng Họ có trách nhiệm quản lý, lưu trữ chứng từ, công văn và soạn thảo các giấy tờ hải quan cần thiết để hỗ trợ bộ phận giao nhận hoàn thành nhiệm vụ Ngoài ra, nhân viên này còn theo dõi quá trình làm hàng, liên lạc với khách hàng để cung cấp thông tin cần thiết về lô hàng, theo dõi booking hàng và thông báo lịch trình tàu đến, tàu đi, đồng thời chịu trách nhiệm cấp vận đơn và lệnh giao hàng.
Bảng 2.1 Tình hình nhân sự Công ty theo giới tính, độ tuổi, trình độ Chỉ tiêu Số lượng (người) Tỷ trọng (%)
Trên đại học 3 18.75 Đại học 11 68.75
(Nguồn: Phòng nhân sự công ty HDLinks Logistics, 2023)
Bảng 2.1 cho thấy số lượng nhân viên của công ty không cao so với nhiều công ty khác, nhưng tỷ lệ nhân viên có trình độ đại học và trên đại học khá cao, đáp ứng tốt khối lượng công việc hàng ngày Mặc dù có một số nhân viên trình độ cao đẳng, năng lực của công ty vẫn không bị ảnh hưởng Đội ngũ nhân viên chủ yếu trẻ, năng động, và nhiệt huyết, với nhiều người có kinh nghiệm trong ngành Họ được đào tạo bài bản về nghiệp vụ và có sự phân công công việc rõ ràng, chuyên môn hóa theo từng lĩnh vực Đặc biệt, nhân viên giao nhận được đào tạo kỹ lưỡng và tích lũy nhiều kinh nghiệm, đóng góp tích cực vào sự phát triển của công ty Dù có một số nhân viên không đúng chuyên ngành, nhưng nhờ vào việc học nghiệp vụ và áp dụng chính sách vừa học vừa làm, họ vẫn hoàn thành tốt công việc.
Tình hình và kết quả kinh doanh của công ty HDLinks
2.1.5.1 Tình hình hoạt động của công ty
Hiện trạng ngành xuất nhập khẩu Bình Dương:
Đầu tư trực tiếp nước ngoài (FDI) tại Bình Dương đang gia tăng mạnh mẽ, đặc biệt là từ Nhật Bản và Hàn Quốc, với tổng vốn đạt hơn 3,1 tỷ USD trong năm 2022, bao gồm dự án lớn của Tập đoàn Lego trị giá hơn 1 tỷ USD Tỉnh này thu hút vốn từ 25 quốc gia và vùng lãnh thổ, nổi bật như Đan Mạch, Hà Lan, Singapore, Hàn Quốc, Nhật Bản và Trung Quốc Đáng chú ý, 67% tổng vốn đầu tư FDI được tập trung vào các khu công nghiệp.
Bình Dương dẫn đầu trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào thủ tục hải quan, với thời gian thông quan hàng xuất khẩu nhanh hơn 30 lần và hàng nhập khẩu nhanh hơn gần 4 lần so với mặt bằng chung cả nước Điều này mang lại lợi thế cạnh tranh hiếm có cho doanh nghiệp, giúp họ tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí Đồng thời, điều này cũng nâng cao tính chuyên nghiệp và gia tăng tính chuyên môn hóa của các đại lý hải quan, đưa Bình Dương đứng thứ 3 về sản lượng thông quan tại Việt Nam.
Một số khách hàng thân thiết và quan trọng của HDLinks:
- CÔNG TY TNHH ANAQ VIỆT NAM
- CÔNG TY TNHH KUMKANG KIND VIỆT NAM
- CÔNG TY TNHH GO-PARK VIỆT NAM
- CÔNG TY TNHH DSR VINA
2.1.5.2 Kết quả hoạt động của công ty
Bảng 2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty (2020-2022) ĐVT: Tỷ VND
(Nguồn: Phòng kế toán công ty HDLinks Logistics)
Biểu đồ 2.1 Kết quả hoạt động của công ty (2020-2022)
(Nguồn: Phòng kế toán công ty HDLinks Logistics)
Kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
Doanhthu Lợi nhuận trước thuế Lợi nhuận sau thuế
Lợi nhuận trước thuế 1.27 1.72 2.54 0.45 35.43 0.82 47.67 Lợi nhuận sau thuế 1.17 1.64 2.35 0.47 40.17 0.71 43.29
Năm 2020, mặc dù kinh tế bị ảnh hưởng nặng nề bởi dịch Covid-19, công ty đã nhanh chóng thích ứng với tình hình khó khăn Ban lãnh đạo đã thúc đẩy việc gia tăng đơn đặt hàng mới từ khách hàng, đồng thời điều chỉnh giá bán sản phẩm, dẫn đến doanh thu tăng đáng kể.
Năm 2021, doanh thu của công ty tăng 6.2 tỷ đồng (54.86%) so với năm 2020, và năm 2022 tiếp tục tăng 10.66 tỷ đồng (60.91%) so với năm 2021 Sự gia tăng doanh thu này phản ánh chiến lược kinh doanh thành công, đáp ứng nhu cầu thị trường, duy trì các đơn hàng lớn, và nhập hàng từ nhiều quốc gia để giảm giá thành nguyên vật liệu Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp cùng chính sách hỗ trợ và chăm sóc khách hàng tốt đã mang lại giá trị cho công ty Những nỗ lực này cho thấy công ty đã vượt qua khó khăn trong bối cảnh khủng hoảng kinh tế nhờ vào các chính sách đúng đắn.
Tình hình kinh doanh của công ty đang ngày càng khả quan nhờ vào sự lãnh đạo sáng suốt của Giám đốc và nỗ lực không ngừng của các nhân viên.
Năm 2021 chi phí tăng 5.75 tỷ đồng (tương đương 57.33%) so với năm
2020, và năm 2022 chi phí tăng 9.84 tỷ đồng (tương đương 62.36%) so với năm
Năm 2021, tình hình dịch bệnh đã khiến quy mô công ty và số lượng nhân viên tăng lên, kéo theo sự gia tăng đáng kể về chi phí doanh nghiệp như chi phí thuê ngoài, lương nhân viên và các chi phí khác Tuy nhiên, nhờ vào năng suất lao động được cải thiện và hiệu quả trong việc chi tiêu hợp lý, lợi nhuận của công ty vẫn cao hơn chi phí bỏ ra Công ty đang triển khai các chiến lược kinh doanh nhằm cung cấp giá thành hợp lý cho khách hàng.
Lợi nhuận sau thuế của Công ty trong năm 2021 tăng 0.47 tỷ đồng, tương đương 40.47% so với năm 2020, và năm 2022 tiếp tục tăng 0.71 tỷ đồng, tương đương 43.29% so với năm 2021 Mặc dù lợi nhuận vẫn tăng qua các năm, nhưng mức tăng chưa cao so với doanh thu do quản lý thu chi chưa hợp lý và một số sơ xuất trong quá trình thanh toán, dẫn đến khả năng thất thoát lợi nhuận.
Kết quả kinh doanh của công ty luôn ổn định, cho thấy sự quản lý và hoạt động hiệu quả của cả công ty và các phòng ban Điều này đã thúc đẩy sự phát triển của công ty, ký kết nhiều hợp đồng và thu hút một lượng khách hàng nhất định Công ty cũng đang mở rộng quan hệ kinh doanh ra các thị trường khác.
THỰC TRẠNG QUY TRÌNH GIAO HÀNG XUẤT KHẨU FCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY HDLINKS LOGISTICS
2.2.1 Sơ đồ quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường biển tại công ty
Sơ đồ 2.2 Quy trình giao hàng xuất khẩu nguyên container tại công ty HDLinks Logistics
( Ngu n:Phòng xu t nh p kh u Công ty HDLinks Logistics, 2023) ồ ấ ậ ẩ
Kí kết hợp đồng giao nhận
Quyết toán và lưu hồ sơ
Thanh lý tờ khai và vô s tàu ổ
Thông báo k t qu giao hàng ế ả
Làm th tủ ục tạ ải c ng Book tàu
Nhận và ki m tra các ch ng t ể ứ ừ
Kiểm tra và đóng hàng
Nộp h ồ sơ hải quan Kiểm hóa
2.2.2 Nội dung quy trình giao hàng xuất khẩu FCL/FCL bằng đường biển tại công ty HDLinks Logistics
2.2.2.1 Ký k t hế ợp đồng giao nh n ậ
Thông qua các kênh truyền thông như báo chí, Internet và mạng xã hội, khách hàng đã quen thuộc với công ty HDLinks Logistics và thường xuyên nhận báo giá Họ liên lạc thường xuyên với nhân viên Sales để ký kết hợp đồng dịch vụ xuất khẩu cho lô hàng của mình.
Khách hàng gửi thông tin lô hàng cho công ty qua fax hoặc email để đề nghị ký hợp đồng dịch vụ Công ty HDLinks Logistics sẽ thay mặt khách hàng thực hiện và hoàn thành các chứng từ, thủ tục hải quan cần thiết để xuất hàng Sau khi xem xét lô hàng, công ty sẽ thông báo thuần vẹn giá và các điều khoản trong hợp đồng sao cho có lợi cho cả hai bên HDLinks sẽ soạn thảo hợp đồng dịch vụ giao nhận gửi cho khách hàng tham khảo và hợp đồng sẽ được ký khi có sự chấp thuận từ hai bên Với hợp đồng này, công ty có nhiệm vụ thay mặt khách hàng tiến hành hoàn thành các chứng từ, thủ tục hải quan cần thiết để xuất hàng và thực hiện theo đúng quy định như trong hợp đồng đã ký.
2.2.2.2 Nh n và ki m tra b chậ ể ộ ứng t ừ a Ki m tra hể ợp đồng ngoại thương
Hợp đồng là cơ sở quan trọng cho các chứng từ liên quan, chứa đựng đầy đủ thông tin cơ bản về lô hàng Bên mua sẽ soạn thảo hợp đồng và gửi cho bên bán, kèm theo chữ ký của cả hai bên để xác nhận giao dịch mua bán hàng hóa Hóa đơn thương mại là chứng từ mô tả đặc điểm hàng hóa, bao gồm đơn giá, số lượng, tổng giá trị, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán và phương thức vận chuyển hàng hóa Nội dung chi tiết của hóa đơn thương mại có thể tham khảo trong Phụ lục 01.
Ngày phát hành hóa đơn: 03/12/2022
Xuất xứ tại Việt Nam
Về điều kho n Hàng hóa, S ả ố lượng, Đơn giá, Trị giá được quy định như trong hợp đồng
Cảng d hàng: SAVANNAH, GA ỡ c Ki m tra Packing List ể
Commercial Invoice và Packing List đều liên quan đến cùng một lô hàng xuất khẩu, nhưng chúng có chức năng khác nhau Commercial Invoice được lập thành nhiều bản và được sử dụng cho nhiều mục đích, như trình cho ngân hàng, làm bảo hiểm cho lô hàng, và trình cho hải quan để tính thuế và thông quan hàng hóa.
Packing List là danh sách chi tiết liệt kê tất cả các hàng hóa trong một kiện hàng (container), với chức năng chính là hướng dẫn cách thức đóng gói hàng hóa Bên cạnh đó, Packing List còn được sử dụng để tạo Bill of Lading, giúp quản lý và vận chuyển hàng hóa hiệu quả.
2.2.2.3 Book tàu Ở đây điều kiện xuất khẩu lô hàng này là FOB nên phía nhà nhập khẩu sẽ ch u trách nhi m book tàu, nên sau khi nhà nh p kh u nhị ệ ậ ẩ ận được Booking Confirmation h s g i l i cho phía nhà xu t kh u là công ty EAGLE WOOD ọ ẽ ử ạ ấ ẩ để đi lấy container r ng Vì công ty xu t kh u ủy thác cho công ty HDLinks ỗ ấ ẩ Logistics thay m t công ty th c hi n các th tặ ự ệ ủ ục liên quan đến lô hàng xu t ấ khẩu này nên phía công ty xu t kh u s cung cấ ẩ ẽ ấp b chộ ứng từ và Booking Confirmation cho công ty HDLinks Logistics th c hiự ện các bước ti p theo ế Một s thông tin cố ần lưu ý trên Booking (Xem Phụ lục 03):
Hạn chót nhận hàng là trước 12:00 giờ ngày 07/12/2022 Đây là thời điểm rất quan trọng, vì nếu không chú ý đến thời gian này, hàng hóa sẽ bị lưu tại cảng và hãng tàu sẽ không chịu trách nhiệm.
Cảng xếp hàng: CAI MEP PORT, VIETNAM
Cảng chuyển tải: SAVANNAH, GA
Nơi giao hàng cuối cùng: SAVANNAH, GA
2.2.2.4 Kiểm tra và đóng hàng Đến ngày đóng hàng, mang theo booking đã được hãng tàu duy t và gi y ệ ấ giới thiệu đến deport ho c c ng Cái Mép theo ch ặ ả ỉ định của booking để làm l nh ệ nâng Container và đóng tiền
Sau khi nhận container và xác định vị trí, cần kiểm tra tình trạng bên ngoài của container, bao gồm việc xem xét có bị trầy xước hay không Hãy chụp hình lại tình trạng container tại thời điểm kiểm tra Nếu container không đạt tiêu chuẩn, cần trở lại phòng điều độ để xin đổi container Nếu container còn tốt, hãy cấp phiếu rỗng cho xe kéo container để đưa về kho đóng hàng.
Trong lúc đóng hàng, nhân viên khai hải quan ti n hành m t khai xu t ế ở ờ ấ khẩu
2.2.2.5 Mở tờ khai Hải quan điện tử
Để đăng ký tham gia hệ thống VNACCS với cơ quan Hải quan, các doanh nghiệp cần chuẩn bị một bộ hồ sơ gồm có giấy giới thiệu, giấy phép đăng ký kinh doanh, mẫu đăng ký và nộp tại cơ quan Hải quan (tại Chi cục Hải quan nơi doanh nghiệp đặt trụ sở).
- Có ch ký s và tài kho n khai báo VNACCS ữ ố ả
- Ph n mầ ềm đăng ký (được cấp thẩm quy n ch ề ỉ định)
Nhân viên khai báo h i quan c a Công ty c n ph i có các ch ng t sau: ả ủ ầ ả ứ ừ Commercial Invoice, Packing List, Booking Note, Hợp đồng a Nh p li u t khai xu t kh u EDA ậ ệ ờ ấ ẩ –
Tại giao diện phần mềm VNACCS, người dùng cần chọn tab "T khai hải quan" và tiếp tục đăng ký mới tờ khai xuất khẩu (EDA) Hệ thống sẽ hiển thị tờ khai điện tử hải quan xuất khẩu với 95 tiêu chí, trong đó các ô có dấu sao “*” màu đỏ là bắt buộc phải điền, còn các ô xám không nhập và hệ thống sẽ tự động cập nhật Trong quá trình khai báo, nếu có bất kỳ thắc mắc nào, người khai báo có thể tham khảo hướng dẫn nhập liệu ở góc trái màn hình Doanh nghiệp chỉ cần khai báo ở 3 tab đầu, trong khi 3 tab sau dành cho hải quan để tra cứu thông tin.
Sau khi nhập xong thông tin và nhấn nút "Nghiệp vụ khai trước thông tin t khai (EDA)", hệ thống sẽ hiển thị một hộp thoại yêu cầu nhập chữ ký số Sau khi nhập chữ ký số, hệ thống sẽ trả về dữ liệu đã khai và bạn có thể sao chép toàn bộ nội dung khai báo, bao gồm các thông tin đã nhập và thuế do hệ thống tự động tính toán ở góc trái màn hình.
Sau khi kiểm tra các thông tin trả về từ người chọn khai chính thức (EDC), nếu kết quả không có sai sót, thông tin sẽ được xác nhận Ngược lại, nếu có thông tin sai lệch, người khai cần thực hiện nghiệp vụ lấy thông tin từ tờ khai hải quan (EDB) để khai lại chính xác.
Sau khi xác minh thông tin chính xác, người khai thuế cần thực hiện việc khai báo thuế bằng cách nộp tờ khai EDC Kết quả sẽ được thông báo về tình trạng khai báo, xác nhận việc khai thành công và cung cấp số tờ khai Đồng thời, kết quả phân luồng và thông quan sẽ được thực hiện theo quy định.
Sau khi hoàn tất việc khai báo chính thức, người khai tiếp tục thực hiện nghiệp vụ lấy kết quả phân luồng Dựa vào kết quả phân luồng (1 = xanh, 2 = vàng, 3 = đỏ), người khai sẽ tiến hành các nghiệp vụ tiếp theo để thông quan hàng hóa.
Sơ đồ 2.3 Kết quả phân lu ng thông quan hàng ồ
(Nguồn:Tác gi tả ự t ng h p, 2023) ổ ợ Nguyên t c phân lu ng: ắ ồ
M c 1 (lu ng xanh): Ch p nhứ ồ ấ ận thông quan trên cơ sở thông tin khai h i ả quan điện tử đối v i hàng xu t kh u ớ ấ ẩ
M c 2 (lu ng vàng): Ki m tra chi ti t ch ng t gi y thu c h ứ ồ ể ế ứ ừ ấ ộ ồ sơ hải quan trước khi thông quan hàng hóa
ĐÁNH GIÁ CHUNG VỀ CÔNG TY
2.3.1 Thuận lợi Ưu điểm nổi bật nh t c a công ty lấ ủ à luôn đảm bảo đầy đủ hàng hóa theo yêu c u cầ ủa khách hàng, đảm b o th i gian giao hàng chính xác, k p tiả ờ ị ến độ cho khách hàng Nh vi c duy trì t t m i quan h vờ ệ ố ố ệ ới các đối tác lâu năm, cũng như không ngừng tìm kiếm khách hàng mới nên doanh thu của công ty luôn tăng qua các năm
Với sự lãnh đạo của một giám đốc năng động và nhiệt huyết, HDLinks đã phát triển mạnh mẽ trong công tác quản lý và điều hành doanh nghiệp Sự nhạy bén trong giao thương cùng với mối quan hệ rộng rãi và hiểu biết sâu sắc về thị trường đã giúp công ty tìm kiếm được nhiều hợp đồng mới, nâng cao vị thế cạnh tranh.
Công ty sở hữu một đội ngũ nhân viên xuất nhập khẩu trẻ trung, năng động và sáng tạo, có khả năng tiếp thu nhanh chóng các kiến thức và kỹ năng cần thiết trong bối cảnh thị trường đang thay đổi liên tục Điều này giúp quy trình xuất khẩu diễn ra hiệu quả và nhanh chóng Đội ngũ nhân viên sales của HDLinks chủ yếu là những người có kinh nghiệm, làm việc tốt và có khả năng phối hợp nhịp nhàng, đảm bảo lượng hàng hóa của công ty luôn dồi dào, từ đó mang lại lợi nhuận cao Thị trường hoạt động của công ty trải dài từ Nam ra Bắc.
Dù nhân viên có trình độ và năng lực chuyên môn cao, vẫn không thể tránh khỏi sai sót trong công việc Một số lỗi thường gặp bao gồm việc chưa kiểm tra kỹ lưỡng các chứng từ hoặc tình huống khách hàng không được xem xét đầy đủ, dẫn đến việc không khớp thông tin giữa các chứng từ Điều này có thể gây ra sự chậm trễ trong quy trình làm việc, tốn thời gian và làm lỡ nhiều lô hàng khác.
Số lượng nhân viên bộ phận chứng từ của công ty hiện tại chỉ có 4 người, không đủ để đáp ứng khối lượng công việc khi có nhiều hợp đồng dịch vụ thực hiện cùng lúc Nhân viên thường gặp khó khăn trong việc kiểm tra chứng từ và khai báo hải quan, dẫn đến sai sót và chậm trễ trong quá trình xử lý đơn hàng Nhiều hợp đồng đã được ký kết nhưng chưa thực hiện kịp thời, gây ảnh hưởng đến uy tín của công ty với khách hàng.
Về cơ sở vật chất, trong thời gian cao điểm, nhiều tờ khai cần xử lý trong ngày thường gặp tình trạng quá tải, dẫn đến việc không kịp xử lý Trong quá trình làm thủ tục hải quan, nhân viên giao nhận còn thiếu sót trong việc xem xét tên hàng và số lượng hàng hóa Nhân viên thiếu kinh nghiệm trong việc làm hàng, không nắm rõ bản chất hàng hóa, và không hiểu rõ nguồn hàng, do đó thường mắc lỗi khai sai mã thuế, mã HS, và các thông tin thuế khác Điều này khiến khách hàng cảm thấy phiền phức và họ có xu hướng so sánh dịch vụ của công ty với các công ty khác trong cùng ngành.
ĐÁNH GIÁ VỀ CÔNG TÁC GIAO HÀNG XUẤT KHẨU FCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY HDLINKS LOGISTICS
Khách hàng của Công ty chủ yếu là những khách hàng quen thuộc, tin tưởng vào các dịch vụ của nhân viên Để đáp lại sự tin tưởng này, nhân viên Công ty luôn xem xét và lựa chọn các hãng tàu có tuyến đường phù hợp cho lô hàng của khách hàng Họ cũng lựa chọn cước phí vận tải hợp lý nhất từ các hãng tàu Ngoài ra, Công ty có mối quan hệ chặt chẽ với các đơn vị vận chuyển, nhờ đó mà chi phí vận chuyển trở nên ưu đãi, tạo uy tín và cạnh tranh về giá dịch vụ cho Công ty.
Trong thời gian qua, tiêu chí thực hiện nhanh chóng đã trở thành nhu cầu quan trọng trong việc lựa chọn dịch vụ giao nhận Sự nhanh chóng không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm bớt lượng hàng hóa lưu thông trên đường Phương châm "thực hiện sớm, chính xác, đầy đủ" được đặt lên hàng đầu tại Công ty, thể hiện rõ ràng qua việc ứng dụng công nghệ điện tử, đặc biệt là hệ thống khai báo hải quan điện tử VNACCS/VCIS của Thái Sơn Hệ thống này giúp kết nối các ngành qua phần mềm, cho phép gửi chứng từ như hóa đơn thương mại và vận đơn trực tiếp đến hải quan Nhờ vậy, thời gian và chi phí thực hiện khai báo hải quan được rút ngắn đáng kể, với luồng xanh chỉ mất khoảng 1-3 giây để hoàn tất.
Để đảm bảo an toàn cho hàng hóa, việc hiểu rõ an toàn ở đây là không xảy ra bất kỳ sự cố nào có thể ảnh hưởng xấu đến hàng hóa của khách hàng là rất quan trọng Các nhân viên giao nhận thường xuyên khảo sát các yếu tố liên quan đến an toàn trước khi quyết định lựa chọn dịch vụ vận chuyển của một hãng tàu cụ thể.
Công ty đã xây dựng được niềm tin vững chắc từ nhiều khách hàng và đại lý cả trong và ngoài nước, điều này là một ưu điểm thiết yếu cho bất kỳ công ty dịch vụ nào Mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng cùng với chất lượng dịch vụ ngày càng được cải thiện đã đảm bảo sự phù hợp với hợp đồng và thời gian giao hàng đúng hẹn, từ đó nâng cao đáng kể uy tín của Công ty.
Công ty chúng tôi sở hữu đội ngũ nhân viên năng động, có khả năng nắm bắt và cập nhật nhanh chóng các thay đổi về quy định pháp luật và chế tài liên quan đến hoạt động xuất nhập khẩu Điều này giúp chúng tôi điều chỉnh kịp thời các quy trình nghiệp vụ và tiêu chuẩn, đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật Sự linh hoạt này chính là yếu tố quan trọng góp phần vào thành công bền vững của Công ty.
2.4.2 Tồn tại và nguyên nhân
Hệ thống ECUS VNACCS/VCIS mang lại nhiều ưu điểm nhưng cũng tồn tại một số nhược điểm đáng chú ý Một trong những nhược điểm lớn nhất là độ phức tạp của hệ thống, yêu cầu người dùng phải khai báo tới 95 tiêu chí khác nhau đối với hàng xuất khẩu Bên cạnh đó, nhiều loại hàng hóa còn phải thực hiện các nghiệp vụ đi kèm như khai báo mã định danh và nghiệp vụ HYS Người khai hải quan cần sử dụng nghiệp vụ HYS để đính kèm file thông tin phương tiện Sau khi gửi thông tin tới hệ thống, doanh nghiệp sẽ nhận được phản hồi tự động Tuy nhiên, nếu người khai hải quan không được đào tạo bài bản và thực hành thường xuyên, việc khai báo có thể xảy ra sai sót, dẫn đến chi phí phát sinh cho việc điều chỉnh thông tin.
Khi thực hiện thủ tục hải quan, nhân viên giao nhận cần chú ý đến việc chuẩn bị đầy đủ các chứng từ cần thiết như giấy giới thiệu, tờ khai hải quan, hóa đơn thương mại, phiếu đóng gói và vận đơn Việc thiếu sót trong hồ sơ có thể gây ra sự chậm trễ trong quá trình thông quan Đặc biệt, đối với hàng hóa xuất khẩu thuộc diện phải kiểm tra chất lượng, nhân viên giao nhận cần nộp kèm giấy chứng nhận kiểm tra chất lượng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp Điều này đảm bảo rằng hàng hóa được thông quan nhanh chóng và hiệu quả.
Khi hàng hóa được phân luồng đỏ, thủ tục sẽ trở nên phức tạp và kéo theo nhiều rủi ro, đặc biệt đối với các lô hàng nhạy cảm về thời gian như nông sản và thủy hải sản đông lạnh Nhân viên giao nhận cần phải đăng ký chuyển bãi kiểm hóa trước khi thực hiện thủ tục cắt seal và tìm vị trí để kiểm tra hàng hóa Việc chấp hành quy trình kiểm tra container trước và sau khi cắt seal là rất quan trọng để tránh tình trạng hàng hóa hư hỏng hoặc container bị móp méo Trong nhiều trường hợp, hàng hóa có thể bị hỏng do quá trình vận chuyển hoặc việc cắt seal trước khi có mặt của nhân viên kiểm hóa, dẫn đến trách nhiệm thuộc về nhân viên giao nhận và làm tăng chi phí cũng như mất uy tín của công ty.
Điểm chưa hoàn thiện cuối cùng là vấn đề ở khâu nhận và kiểm tra chứng từ từ khách hàng Hầu hết các giai đoạn trong quy trình đều phải cần chứng từ để thực hiện Một số vấn đề thường xảy ra khi nhận chứng từ từ khách hàng như bộ chứng từ thiếu đối với một số mặt hàng nhất định yêu cầu thêm các chứng từ cần thiết có liên quan Hiện tại, việc này vẫn đang được thực hiện thủ công qua sự kiểm tra bằng một cách thức của nhân viên giao nhận, và có rất nhiều giấy tờ cần kiểm tra như hợp đồng, hóa đơn Mỗi loại chứng từ đều được kiểm tra từng mục một xem có hợp lệ hay không, nên rất khó để có thể tránh được sai sót dẫn đến các chênh lệch về thông tin giữa các chứng từ với nhau Khi đó, các khâu sau sẽ gặp khó khăn như không thể thông quan, xác suất “gặp” luồng đỏ rất cao hoặc cơ quan Hải quan sẽ không tiếp nhận hồ sơ này vì những mâu thuẫn về thông tin giữa các chứng từ.
MỘT SỐ KIẾN NGH NH M NÂNG CAO HI U QU GIAO Ị Ằ Ệ Ả HÀNG XU T KH U FCL BẤẨ ẰNG ĐƯỜNG BI N T I CÔNG TY HDLINKS ỂẠ
GIAO HÀNG XU T KH U FCL BẤ Ẩ ẰNG ĐƯỜNG BI N T I CÔNG TY Ể Ạ
Khi Việt Nam thực hiện chính sách mở cửa nền kinh tế, ngành dịch vụ giao nhận vận tải đã phát triển mạnh mẽ với sự gia tăng về kim ngạch, quy mô hoạt động và phạm vi thị trường quốc tế Đây là một loại hình dịch vụ thương mại không yêu cầu đầu tư lớn nhưng mang lại lợi nhuận ổn định.
Phát triển kinh doanh dịch vụ giao nhận ở nước ta đã mang lại hiệu quả kinh tế thiết thực Người làm dịch vụ đã nhanh chóng thâm nhập thị trường và mở rộng quan hệ hợp tác với nước ngoài Họ cũng đã tổ chức các tuyến đường vận tải, giúp đưa hàng hóa đi và đến, đáp ứng nhu cầu của người xuất nhập khẩu.
Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu là một mạch xích quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu hiện nay, góp phần vào sự tăng trưởng mạnh mẽ trong thương mại quốc tế của Việt Nam Sự phát triển nhanh chóng của dịch vụ giao nhận đã tạo ra nhiều cơ hội và thách thức cho các doanh nghiệp trong lĩnh vực này Do đó, cần thiết phải có những chính sách phù hợp trong hoạt động kinh doanh và không ngừng nỗ lực để các công ty có được vị thế vững chắc trên thị trường trong nước và quốc tế.
HDLinks là công ty dịch vụ vận tải và thương mại uy tín, hoạt động cả trong và ngoài nước, luôn nỗ lực khai thác tiềm năng để nâng cao chất lượng phục vụ Công ty đã khẳng định vị thế của mình trên thị trường nhờ vào chiến lược kinh doanh phù hợp và sự am hiểu sâu sắc về thị trường Với quy trình tổ chức thực hiện giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu chuyên nghiệp, HDLinks đảm bảo hàng hóa được giao nhận đúng thời gian và yêu cầu của khách hàng.
3.1.2 Định hướng phát tri n cể ủa Công ty trong năm 2023-2027
Công ty cam kết đẩy mạnh và phát triển hoạt động sản xuất, kinh doanh nhằm đạt được mục tiêu lọt vào top các doanh nghiệp có kim ngạch xuất khẩu cao nhất vào năm 2027.
- Đẩy mạnh việc tìm kiếm thêm các đối tác khách mới, đồng th i gi ờ ữ chân khách hàng cũ
- Tăng cường và m r ng ph m vi xu t kh u sang các th ở ộ ạ ấ ẩ ị trường lân c n, ậ đặc bi t là thị trường Châu Âu (EU) ệ
Đào tạo lao động lành nghề và chuyên viên có kinh nghiệm phong phú là cần thiết để đáp ứng yêu cầu chức năng và nhiệm vụ của từng phòng ban.
- Thành l p thêm nhiậ ều chi nhánh văn phòng
- Đầu tư xây dựng kho bãi, c i ti n trang thi t bả ế ế ị, các phương tiện v n t i ậ ả để phục vụ tốt cho hoạt động giao nh n ậ
3.2 MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ NGHIỆP VỤ GIAO HÀNG XUẤT KHẨU FCL BẰNG ĐƯỜNG BIỂN TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ GIAO NHẬN HDLINKS
3.2.1 Kiến nghị với công ty Để thành công trên thị trường hiện nay, các công ty dù lớn hay nhỏ, sản xuất hay d ch vị ụ đều cần quan tâm đến vi c phân phệ ối công vi c giệ ữa các bộ phận để phục vụ cho công việc suôn sẻ và thỏa mãn mọi nhu cầu của khách hàng Để hoàn thi n quy trình giao nh n là vi c không h ệ ậ ệ ề đơn giản, mà c n có ầ sự ph i h p hi u qu trong công tác qu n lý gi a các phòng ban v i nhau, trình ố ợ ệ ả ả ữ ớ độnăng lực kinh nghi m cệ ủa nhân viên, cơ sở vật chất kĩ thuậ ủa công ty t cHDLinks Logistics Nh n thậ ấy đượ ầc t m quan tr ng c a vi c giao nh n hàng ọ ủ ệ ậ hóa xu t kh u, tác gi xin ki n ngh quy trình m i v giao nh n hàng hóa xu t ấ ẩ ả ế ị ớ ề ậ ấ khẩu cho công ty v i hi vớ ọng để hoàn thiện hơn, giúp thu hút, tìm ki m thêm ế nhiều khách hàng m i, t o s uy tín và hài lòng vớ ạ ự ới khách hàng như sau:
Bảng 3.1 Hoàn thi n quy trình giao nh n hàng hóa xu t khệ ậ ấ ẩu FCL b ng ằ đường biển tại công ty TNHH D ch v giao nh n HDLinks ị ụ ậ
Quy trình Mô t ả Bộ ph n th c ậ ự hiện
Chứng từ u qu v i khách Đàm phán hiệ ả ớ hàng v ề các điề u kho n giá c ả ả trong h ợp đồ ng
Khi ki ểm tra trườ ng h p n u có ợ ế sai sót ho c c n ch nh s a ph i ặ ầ ỉ ử ả báo ngay cho khách hàng, trường hợp chứng từ h p l ợ ệ thì chuyển sang bước tiếp theo
Nhân viên ch ng ứ từ
-Sales Contract -Invoice -Packing List
Yes - Liên h ệ hãng tàu xin giá cướ c
- Book tàu và làm th t c l y v ủ ụ ấ ỏ container làm hàng xu t kh u ấ ẩ
- Nh n, ki m tra booking và tính ậ ể ngày đượ c l ấy container đóng hàng
No - Khi lấy container để đóng hàng phải ki m tra tình tr ng container ể ạ để đả m b o sạch s , an toàn cho ả ẽ hàng hóa trong su t quá trình v n ố ậ chuyển
Yes -Kiểm tra chính xác thông tin trên chứng từ khi khai báo
- Phân lo i hàng hóa, áp mã HS, ạ thuế suất
- Tra c u các thông tin liên quan ứ đế n chính sách, th t c h i quan, ủ ụ ả xnk, tư vấn th t c cho khách ủ ụ hàng,…
Nhân viên ch ng ứ từ
-Tờ khai hải quan -Invоicе -Bооking cоnfirm -Раcking list
Nhận và kiểm tra bộ chứng t ừ
Ký k t h ế ợp đồ ng giao nh n ậ Đóng hàng
- Chu n b ẩ ị đầy đủ gi y t c n ấ ờ ầ thiết khi làm thủ tục hải quan v i ớ các chi c c h i quan, cán b h i ụ ả ộ ả quan, nhân viên giám sát h i ả quan
Nhân viên sẽ nộp tờ khai đã thông quan cho hải quan, đồng thời ghi số container/seal và thông tin tàu chuyển lên tờ khai gốc Sau đó, họ sẽ nộp tờ khai tại khu vực thanh lý và vô số tàu ổ.
-Tờ khai hải quan -Packing list -Mã v ch ạ
Sau khi xác nhận hàng được giao tới c ng, hàng s n sàng giao lên ả ẵ tàu, nhân viên ti n hành ph i h p ế ố ợ làm B/L trên h th ng hãng tàu ệ ố
Nhân viên t p h p l ậ ợ ại đầ y b ộ chứng từ, gửi thông báo mô tả sơ lược về lô hàng cho phía nhà nhập khẩu tiện theo dõi lô hàng
Sau khi hoàn tất, công ty sẽ hợp nhất các chứng từ thành một bộ hoàn chỉnh và trả lại cho khách hàng, đồng thời lưu giữ một bản sao Cuối cùng, công ty sẽ tiến hành tính toán và tổng hợp chi phí để thực hiện quyết toán với khách hàng.
Nhân viên ch ng ứ từ, giao nh n, k ậ ế toán
Tác giả đã nghiên cứu những ưu nhược điểm tại công ty, được trình bày ở mục 2.3.2, và xin đề xuất với quý công ty áp dụng các biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả trong công tác giao nhận xuất khẩu.
3.2.1.1 Nâng cao trình độ đội ngũ nhân viên
Công việc của phòng xuất nhập khẩu trong thời gian cao điểm thường gặp nhiều áp lực, đặc biệt là đối với nhân viên xử lý chứng từ Việc này có thể ảnh hưởng đến lô hàng của khách, đặc biệt là khi hàng hóa là thực phẩm Để đảm bảo công việc được hoàn thành nhanh chóng và đúng thời hạn, việc bố trí đủ số lượng nhân viên, đặc biệt là trong bộ phận xử lý chứng từ, là rất quan trọng Điều này giúp đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng.
Thanh lý và vô sổ tàu
Tập h p b ợ ộ chứng từ và quy t toán v i ế ớ khách hàng
Để nâng cao hiệu quả công việc cho nhân viên xuất nhập khẩu, công ty cần thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo về chính sách nhà nước và quy tắc hải quan, giúp họ cập nhật thông tin mới nhất Ngoài ra, việc trau dồi ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Trung, là cần thiết do lượng khách hàng từ Trung Quốc ngày càng tăng Trong những thời điểm cao điểm như cuối năm, khi số lượng đơn hàng tăng cao, công ty nên xem xét việc tuyển dụng thực tập sinh chuyên ngành Logistics và Quản lý chuỗi cung ứng để bù đắp thiếu hụt nhân sự Điều này sẽ hỗ trợ nhân viên hiện tại trong các công việc như kiểm tra thông tin chứng từ, photo, sắp xếp và lưu trữ hồ sơ.
Các b ph n, phòng ban c n có k ho ch chi ti t, h tr l n nhau trong ộ ậ ầ ế ạ ế ỗ ợ ẫ quá trình làm việc như:
Phòng xuất nhập khẩu cần nhanh chóng thu thập thông tin cần thiết về lô hàng ngay khi nhận thông báo từ phòng kinh doanh Đối với từng lô hàng, cần chuẩn bị đầy đủ các chứng từ, giấy phép cần thiết để khi nhận được bốc dỡ từ khách hàng, mọi thủ tục xuất nhập khẩu sẽ được thực hiện nhanh chóng Đồng thời, phòng cũng cần thường xuyên liên lạc với các bên liên quan, bao gồm cả khách hàng và bộ phận kinh doanh của công ty, để thông báo tiến độ và giải quyết các vướng mắc phát sinh Việc này giúp sắp xếp và điều động phương tiện vận tải đúng theo kế hoạch đã đề ra.
Phòng kinh doanh cần thực hiện các bước cần thiết cho bộ phận xuất nhập khẩu Khi có hàng hóa cần giao nhận, bộ phận kinh doanh phải thông báo sớm cho phòng xuất nhập khẩu, kèm theo đầy đủ chứng từ liên quan đến lô hàng và gửi ngay lập tức để đảm bảo quy trình diễn ra suôn sẻ.
Phòng kế toán cần phối hợp nhịp nhàng với các bộ phận khác trong công ty, đặc biệt khi thực hiện một lô hàng, nhằm đảm bảo nhân viên giao nhận nhận tiền kịp thời Tuy nhiên, có những lúc nhân viên kế toán xử lý chậm, do đó công ty cần dự trữ tiền mặt để giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc Ngoài ra, nhân viên giao nhận cũng cần thông báo trước để bộ phận kế toán có thể nắm bắt và xử lý kịp thời.
Kết qu mong ả đợi từ giải pháp: Khi được nâng cao trình độ tay nghề,